Informator Grupy Robocze 2017

EUROPEJSKI PARLAMENT MŁODZIEŻY EYP POLAND

Grupy Robocze kadencja 2017

Drodzy Członkowie oraz Członkinie, Jesteśmy zaszczyceni mogąc otworzyć nabór na członków grup roboczych w roku 2017! Mamy nadzieję, na Wasze zainteresowanie oraz liczne zgłoszenia, postaramy się dołożyć wszelkich starań, aby praca w grupach roboczych była niepowtarzalną możliwością rozwoju, na zupełnie nowej płaszczyźnie w EYP Poland, którą otwieramy specjalnie dla Was. Wierzymy, że wspólnie będziemy w stanie kształtować działalność EYP Poland znacznie lepiej!

Pomysł utworzenia grup roboczych powstał z wielu powodów. Po pierwsze wiąże się to z ogromem pracy, która zawsze spoczywała wyłącznie na barkach Zarządu, a ze wzrostem naszej organizacji, naturalnie pracy tej przybywa. Stąd też pomysł, aby część obowiązków, w obrębie każdego portfolio, oddelegować zainteresowanym i usprawnić całość działania stowarzyszenia, budując fundamenty pod stabilniejszy wzrost. Ponadto wierzymy, że poprzez decentralizację i sformalizowane wsparcie zarządzaniem EYP Poland, stworzymy również siatkę wykwalifikowanych osób, które będą miały możliwość rozwoju swoich umiejętności w danym kierunku i tym samym będa bardziej zaitneresowane kandydowaniem do Zarządu na funkcję z nim związaną. Mamy więc nadzieję, że bycie członkiem grupy roboczej da Wam możliwość pracy na rzecz naszego Stowarzyszenia, wdrażania własnych pomysłów w zakresie danego portfolio.

Planujemy w tym roku rozpocząć pracę z czterema grupami roboczymi, koordynowanymi przez poszczególnych Członków Zarządu:

- - - -

grupa robocza ds. administracji (Zuzanna Laudańska) grupa robocza ds. koordynacji międzynarodowej (Klara Birchley) grupa robocza ds. koordynacji wewnętrznej (koordynacji regionalnej) (Dominika Piosik) grupa robocza ds. komunikacji (Alicja Turakiewicz)

O wizji, celach i zadaniach każdej z grup roboczych będziecie mogli przeczytać na kolejnych stronach.

Znajdziecie tam również pytania, które znajdują się w formularzu zgłoszeniowym i są różne dla każdej z grup roboczych. W razie pytań zachęcam również do kontaktu z poszczególnymi Członkami Zarządu. Nabór na członków grup roboczych potrwa do niedzieli, 26 lutego 2017 r., a pracę z grupami roboczymi planujemy rozpocząć 1 marca 2017 r.

Liczymy na Waszą pomoc oraz zainteresowanie!

Pozdrawiamy, Wasz Zarząd

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

grupa robocza ds. administracji Celem grupy jest rozwijanie EYP Poland jako organizacji pozarządowej oraz tworzenie wirtualnej biblioteki plików.

Zadania grupy: 1. EYP Poland jako organizacja pozarządowa EYP Poland jest nie tylko częścią sieci siostrzanych organizacji EYP, ale także jest zarejestrowaną w Polsce organizacją pozarządową - stowarzyszeniem należącym do “trzeciego sektora”. W związku z tym zadaniem Grupy Roboczej byłoby dbanie o stabilność administracyjną i finansową Stowarzyszenia i wspieranie Zarządu w działaniach bieżących (wypełnianie wniosków o granty, aplikacje w konkursach, pomoc organizatorom sesji w zakresie finansów i administracji) oraz długoterminowych, związanych z ogólnym kierunkiem rozwoju stowarzyszenia (np. działalność gospodarcza).

2. EYP Poland jako NGO ogólnopolskie W różnych polskich miastach istnieją systemy wspierania organizacji pozarządowych, które często dają możliwość znacznego poszerzenia wiedzy w zakresie administracji i finansów. Zadaniem Grupy Roboczej byłoby tworzenie kalendarza najciekawszych ofert i informowanie członków EYP Poland o możliwości dalszego rozwoju.

3. EYP Poland jako NGO warszawskie Ze względu na to, że EYP Poland jest zarejestrowane na terenie miasta st. Warszawa, to możemy korzystać z oferty SCWO - Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (warszawa.ngo.pl), oferującego liczne szkolenia, webinaria, seminaria i konsultacje. Zadaniem członków Grupy Roboczej byłoby wyszukiwanie ofert pasujących profilem do EYP Poland, analizowanie ich i w zależności o typu aktywności i możliwości własnych uczestniczenie w nich lub promowanie aktywności wśród Członków Stowarzyszenia.

4. Biblioteka EYP Poland Ze względu na charakter aktywności EYP Poland, opierającej się na organizowaniu wielu wydarzeń w różnych częściach kraju, do profesjonalizacji naszego NGO niezbędne jest gromadzenie i katalogowanie materiałów dotyczących wydarzeń. Zdaniem Grupy Roboczej byłoby tworzenie wirtualnej “Biblioteki EYP Poland”, czyli bazy danych plików do wykorzystania przez Officials. Pisma do partnerów, umowy o catering, maile do uczestników, wnioski o objęcie patronatem medialnym czy honorowym - dobrze jest w czasie przygotowań do sesji przyjrzeć się, jak było to wypełniane przez poprzedników. Dodatkowo monitorowanie na bieżąco list partnerów i patronów z podziałem na regiony kraju, a także nawiązywanie kontaktu z poprzednimi Głównymi Organizatorami, w celu opracowania puli sprawdzonych rozwiązań, a także proponowania innowacji organizacyjnych.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

grupa robocza ds. koordynacji międzynarodowej Celem grupy jest przybliżenie działalności EYP na poziomie międzynarodwym, członkom i członkiniom EYP Poland oraz promowanie i wspieranie wyjazdów naszych członków na sesje zagraniczne.

Zadania grupy: 1. Administracja: prowadzenie baz danych na temat wysyłanych delegatów na sesje zagraniczne.

2. Statystyka: zbieranie statystyk na temat uczestnictwa naszych członków w sesjach zagranicznych.

3. Sesje Zagraniczne: Tworzenie Calli dla delegatów na sesje zagraniczne oraz promowanie sesji zagranicznych poprzez np. posty na Facebooku czy maile.

4. Wsparcie przy wyjazdach: Stworzenie bazy pism dotyczących dotacji na wyjazdy dla naszych delegatów i officialsów. Stały kontakt i pomoc przy sprawdzeniu takich pism i szukania sponsorów 5. Newsletter: Prowadzenie comiesięcznego newslettera, który przybliżyłby obecną działalność EYP international oraz poruszał sprawy związane ze środowiskiem EYP.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

grupa robocza ds. koordynacji wewnętrznej Celem grupy jest utrzymanie zainteresowania Organizacją i bezpośrednie wspieranie aktywności Członków w różnych częściach kraju.

Zadania Koordynatorów Regionalnych: 1. Promocja wydarzeń EYP Poland: • Udostępnienie calli w grupach regionalnych na Facebooku.

• Zapraszanie uczniów przez kontakt z samorządami szkolnymi i aktywnymi nauczycielami • Aktualizowanie danych szkół w dokumencie zbiorczym 2. Wspieranie zainteresowanych osób i nowych Członków poprzez informowanie ich o tym, czym się zajmujemy oraz jakie są nadchodzące wydarzenia i jakie mają możliwości, gdy już wezmą udział w sesji.

3. Administrowanie grupami regionalnymi EYP Poland na Facebooku.

4. Koordynowanie nowych projektów w początkowym etapie, informowanie organizatorów o procesie przygotowania sesji, pomoc w przygotowaniu formularza zgłoszeniowego dla Głównych Organizatorów Sesji EYP Poland.

5. Wspieranie organizatorów podczas wydarzeń odbywających się w regionie.

Kompetencje i możliwości: 1.

2.

3.

4.

Reprezentowanie EYP Poland na spotkaniach i prezentacjach w szkołach.

Organizowanie nieformalnych spotkań EYPers z regionu (EYP Cafe).

Organizowanie krótkich wydarzeń outreachowych.

Pozyskiwanie kontaktów z nowymi szkołami zainteresowanymi działalnością EYP Poland.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

grupa robocza ds. komunikacji Celem grupy jest dostarczanie materiałów wizualnych dla Stowarzyszenia, dokumentów niezbędnych dla organizatorów wydarzeń oraz przygotowywanie materiałów dla innych grup roboczych.

Zadania grupy: 1. Przygotowywanie materiałów wizualnych zgodnych z wytycznymi Communication Manual dla EYP takich jak grafiki na facebooka/stronę internetową czy krótkie booklety informacyjne.

2. Tworzenie dokumentów dla organizatorów wydarzeń np. ofert sponsorskich.

3. Współtworzenie bazy dokumentów EYP Poland, gotowych do przekazywania kolejnym organizatorom naszych wydarzeń.

4. Pisanie tekstów do umieszczenia na stronę internetową/postów na facebooku.

5. Przygotowywanie prezentacji dla szkół przed Sesją Selekcyjną dla koordynatorów regionalnych.

6. Wsparcie przy realizacji newslettera grupy roboczej ds. koordynacji międzynarodowej.

7. Tworzenie infografik dot. wyjazdów naszych Członków na sesje poza granicami naszego kraju.

8. Pomoc organizatorom sesji przy pisaniu notek prasowych lub spełnianiu innych wymagań patronatów medialnych.

9. Odświeżenie treści na stronie internetowej.

Możliwości: 1.

2.

3.

4.

Pozyskanie nowych umiejętności (np. narzędzia pakietu Adobe, WordPress).

Przyczynienie się do rozwoju EYP Poland w mediach społecznościowych.

Zaangażowanie w bieżące wydarzenia Stowarzyszenia Współtworzenie wzorów dokumentów, które usprawniają bieżącą pracę organizatorów.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland ul. Nowogrodzka 31 00-511 Warszawa KRS:0000255473 facebook.com/EYPPoland eyppoland.com info@eyppoland.com