HO Guide - Przewodnik dla Głównych Organizatorów wydarzeń EYP Poland

HO GUIDE Przewodnik dla Głównych Organizatorów wydarzeń EYP Poland sierpień 2020

Wstęp Poniższy HO guide powstał z inicjatywy Antka Tomkowiaka - Członka Zarządu do projektów w latach 2018-2019. Wyszedł on z pomysłem na projekt, chcąc ułatwić troszkę życie przyszłym organizatorom - jako osoby, które same organizowały w przeszłości wydarzenia, obydwoje wiedzieliśmy, jak ciężka i chaotyczna może być to praca.

Nie uważam jednak, by rola HO na jednej sesji nie uprawniało mnie do wypowiadania się w każdym z aspektów organizacji. Stąd poprosiłam o pomoc, mniejszą lub większą, całą rzeszę młodych, fajnych i niesamowicie mądrych osób, które poznałam w ciągu trzech lat działania w EYP. Współpracując z nami, zupełnie bezinteresownie poświęcając swój wolny czas, w ogromnej mierze przyczynili się do powstania tej broszury, za co chciałbym im jeszcze raz podziękować. Jesteście świetni! Autorzy czy współautorzy poszczególnych rozdziałów wymienieni są na ich początku (przed lekturą koniecznie sprawdźcie, kto stoi za czytanym przez Was artykułem). Wam natomiast - czytelnikom i przyszłym HOs - życzę powodzenia i szczęścia w najbliższych miesiącach.

Alicja Matusiak Członek Zarządu EYP Poland ds. Projektów (2020) Główna Organizatorka Regionalnej Sesji we Wrocławiu (2018) Organizatorka Regionalnej Sesji w Poznaniu (2018)

Współautorzy: Antoni Tomkowiak Członek Zarządu EYP Poland ds.

Projektów w 2018 i 2019 Główny Organizator RSC w Poznaniu (2017 i 2018)

Agnieszka Sieczek Główna Organizatorka Daya w Rzeszowie (2018) Organizatorka RSC w Rzeszowie, Poznaniu i Wrocławiu (2018)

2

HO Guide | 

Aleksandra Daniluk Organizatorka NSC w Opolu (2017) Główna Organizatorka NSC w Białystoku (2018)

Dominika Strzelecka Główna Organizatorka NSC Katowicach (2020) Organizatorka NSC w Trójmieście (2020)

Patrycja Furmaniuk Główna Organizatorka RSC we Wrocłąwiu (2018) Organizatorka RSC w Poznaniu (2018)

Mateusz Więsyk Główna Organizator Daya we Wrocławiu (2018) Organizator RSC w Rzeszowie i Wrocławiu (2018)

Marcin Mochnacki Główny Organizator Daya w Gliwicach (2018) Organizator NSC w Trójmieście (2019)

Spis Treści 0. Wstęp

2

1.3 Food management 9

2. Na sesji

17

2.4 Wellbeing 22

1. Przed sesją 4

1.1 Organizacja pracy 5

1. 4. Accommodation & venues 12

1.5 Formularze 15

1.6 Kontakt z Zarządem EYP Poland 16

2. 1. Legal briefing i kompetencje organizatorów 18

2. 2. Masterplan 18

2.3 Orga meetings 21

2.5 Sustainability

23

1. 2. Fundraising

3. Check-listy 27

5

TYTUL ROZDZIALU Przed sesją

Alicja Matusiak, Marcin Mochnacki

1.1 Organizacja pracy w Orga Teamie (w formie filmu) 1. 2. Fundraising Pieniędzy na sesje EYP nigdy nie za wiele - zawsze znajdzie się coś, za co można zapłacić. Dlatego tak istotne jest, aby podczas organizacji wydarzenia zabezpieczyć się od strony finansowej najwcześniej, jak to możliwe.

Jak to zrobić, żeby się nie narobić, a żeby coś zarobić?

Wydaje mi się, że najlepiej jest stosować się do prostego, dziesięciopunktowego schematu: 1. 2. 1.Przygotowanie pisma z ofertą współpracy.

Krąży gdzieś w EYP Poland w zasadzie gotowe pismo (przykłady dostępne są również poniżej), w którym opisana jest nasza Organizacja, to, czym się zajmujemy, jak wyglądają sesje, co możemy zaoferować w ramach współpracy.

Mimo tego, że to pismo jest w zasadzie już gotowe, musisz pamiętać żeby zawsze zmienić adresata, adres i wszystkie formy (Pani/Pan/Państwo) w zależności do kogo piszesz.

Warto też wpisać w tym piśmie osoby, które już objęły Twoje/ Wasze wydarzenie Patronatem Honorowym Dodatkowo, jeśli chcesz zabłysnąć, możesz oczywiście modyfikować pismo i dodawać zdania, w których odwołujesz się do misji/celów/założeń konkretnej firmy czy instytucji, które można w bardzo łatwy sposób znaleźć w Internecie, najczęściej na ich stronie. Im bardziej personalne jest pismo, tym bardziej CEO danej firmy widzi, że zaangażowaliście się w proces researchu. przykład:

Jestem przekonany, że misja Europejskiego Centrum Solidarności, której wyznacznikami są demokracja, społeczeństwo otwarte i solidarne oraz kultura dialogu to idee, które my młodzi parlamentarzyści realizujemy w bardzo praktyczny sposób podczas obrad Europejskiego Parlamentu Młodzieży.

2. Telefon do potencjalnego sponsora Pierwszy telefon. Halo, dzień dobry, nazywam się [wstaw imię] jestem jednym z organizatorów [wstaw nazwę sesji], która odbędzie się w [wstaw nazwę miasta], [wstaw datę], czy mógłbym z Panią porozmawiać o proponowanej przez nas ofercie współpracy między naszą organizacją a Państwa firmą? Potem gadacie sobie o EYP, sesji itd. O co wstępnie chodzi, że szukamy partnerów i sponsorów i że bardzo chętnie wyślesz maila z odpowiednią ofertą i pismem. Ta osoba powinna wtedy podać maila i Wy albo w trakcie rozmowy, albo po rozmowie od razu wysyłacie maila. Mail powinien być w wersji roboczej, gotowy do wysłania przed rozmową.

Potem tylko dodanie adresata i wysłanie.

Pomyślcie sobie przed rozmową, co moglibyście powiedzieć o EYP, gdyby Was zapytano. Postawcie się też w pozycji sponsora. Ogólnie fajnie przygotować sobie to, co się będzie chciało powiedzieć 3. Mail Treść maila jest w zasadzie dowolna. Ważne, żeby mail nie był nader długi i nie powielał dokładnie tego, co znajduje się w ofercie. Napisanie go jest jednak kluczowe i powinien tworzyć swoisty wstęp do oferty. W przypadku 16th NSC of EYP Poland w Trójmieście wysyłaliśmy coś takiego: Szanowni Państwo, w nawiązaniu do dzisiejszej rozmowy, zwracam się do Państwa z serdeczną prośbą o nawiązanie współpracy przy organizacji Narodowej Sesji Selekcyjnej EYP Poland, która odbędzie się w Trójmieście w dniach 3-7 września 2019 roku.

Europejski Parlament Młodzieży (EYP) jest obecnie największą platformą edukacyjną w Polsce.

Narodowa Sesja Selekcyjna to spotkanie około 200 młodych Europejczyków, którzy będą mieli okazję, poprzez udział w symulacji obrad Parlamentu Europejskiego, dyskutować nad bieżącymi problemami Unii Europejskiej. Takie spotkania poszerzają horyzonty i uczą efektywnej współpracy ponad podziałami światopoglądowymi. Nowoczesne społeczeństwo jest zróżnicowane i opiera się na demokracji. Demos kratos, z greckiego, oznacza rządy ludu - od wspólnie podejmowane dzisiaj decyzje definiują nasze jutro. Zależy nam na dobrej przyszłości, dlatego też wierzymy w potrzebę tworzenia świadomego społeczeństwa zdolnego krytycznie podchodzić do rzeczywistości.

Sesja organizowana jest wyłącznie przez wolontariuszy - uczniów liceów z całej Polski. Nasza inicjatywa jest wyzwaniem logistycznym, ale przede wszystkim finansowym - w sumie potrzebujemy około 25 000 złotych. Jako organizacja non profit nie dysponujemy takimi środkami, w związku z czym zwracamy się do Państwa z prośbą o udzielenie wsparcia finansowego lub rzeczowego. Współpraca z nami daje możliwość szerokiej promocji, zarówno wśród licealistów oraz studentów z Trójmiasta, jak i całego kraju a nawet Europy, gdyż uczestnicy pochodzą z kilkunastu krajów naszego kontynentu.

Zachęcam do zapoznania się z ofertą umieszczoną w załączniku, w której przedstawione zostały szczegóły propozycji współpracy. Przesyłam również prezentację, która dokładnie opisuje samą Sesję.

6

HO Guide | 1. 2. Fundraising

Z wielką chęcią odpowiem na wszelkie Państwa pytania. Mam szczerą nadzieję, że będą Państwo zainteresowani współtworzeniem tego wydarzenia.

Z wyrazami szacunku

[imię i nazwisko] [numer telefonu]

TUTAJ DOŁĄCZACIE W ZAŁĄCZNIKU PLIK PDF Z PISMEM (A.D. 1). Nazwijcie je po prostu nazwą firmy, do której piszecie. Gdyby tą firmą było na przykład Sonko, to pismo miałoby nazwę Sonko.pdf.

Edytowanie i dodawanie osobistych komentarzy jest nadal mile widziane, see example above. Pamiętajcie też, żeby zmieniać Pan/Pani/Państwo. Dodatkowo, możecie sobie pogrubić fajne słowa :) 4. Gdy nie dostaniecie odpowiedzi po 2-3 dniach... ...dzwonicie jeszcze raz i się przypominacie i tak w kółko, dopóki ktoś po drugiej stronie nie podejmie decyzji.

Nie miejcie wrażenia, że się komuś narzucacie. Naprawdę warto jest zadzwonić te kilka razy - sprawdźcie też, w jakich godzinach czynne jest biuro/dostępna jest osoba, z którą chcecie rozmawiać.

5. Jak ktoś się nie zgodzi... ...to trudno, at least you tried ;) 6. Jeśli ktoś się zgodzi... ...to należy przygotować umowę (przykład również znajduje się poniżej). Wystarczy tylko pozmieniać dane i kwotę w umowie.

7. Wysyłacie umowę w mailu do zatwierdzenia.

8. Wnosicie ewentualne poprawki a następnie informujecie Członka Zarządu, że umowa jest gotowa i musi zostać podpisana. Oni wiedzą, co z nią dalej zrobić.

9. Good job, you have just fundraised some money!

10.

Repeat ;)

11.

Some tips: Co możemy zaoferować? (jeśli cokolwiek innego wymyślicie to git)

Ѐ Nadanie tytułu PARTNERA/SPONSORA [wstaw nazwę sesji]. Możecie doprecyzować, że przy szczególnie hojnym wsparciu (i najlepiej określić, jakim), będzie to jeden honorowy partner - na przykład z bardziej widocznym logo, obszerniejszymi podziękowaniami,

Ѐ Bezpośredni kontakt około 200 młodych ludzi z Państwa marką podczas trwania sesji, Ѐ Pośredni kontakt 2 000 młodych ludzi z Państwa marką za pośrednictwem strony internetowej oraz stron EYP Poland na portalach społecznościowych (Facebook,Twitter, platforma Europejskiego Parlamentu Młodzieży) poprzez zamieszczenie logotypów i podziękowanie, Ѐ Umieszczenie logo Państwa firmy w raporcie podsumowującym roczną działalności EYP Poland, Ѐ Umieszczenie stojących materiałów promocyjnych Państwa firmy w miejscach odbywania się oficjalnych elementów sesji (np. roll-up, plakaty), Ѐ Słowne podziękowanie dla Państwa firmy w trakcie oficjalnych czeéci Sesji, Ѐ Umieszczenie logo Państwa firmy we wszystkich materiałach i publikacjach dotyczących Sesji, Ѐ Dystrybucja materiałów promocyjnych Państwa firmy wśród uczestników Sesji, Ѐ Przeprowadzenie kampanii promocyjnej Państwa firmy z udziałem uczestników Wydarzenia (np. wykonanie zdjęć/filmu z uczestnikami Sesji z Państwa materiałami promocyjnymi), Ѐ Można też zaproponować wymyślenie tematu związanego z działalnością sponsora (pamiętajcie, żeby uzgodnić to z Prezydentem Sesji).

Do kogo pisać: Ѐ Znajomi/rodzina - to smutna prawda, ale niestety personalne koneksje są dosyć mocno pomocne przy fundraisingowaniu Ѐ Lokalne firmy związane z młodzieżą Ѐ Lokalne firmy w ogóle - na przykład spożywcze. Z reguły będą oferować więcej niż firmy z innych części kraju. Ѐ Samorządy miast - może nie dadzą pieniędzy, ale mogą zapłacić za jakiś wydatek (jedzenie, accomodation). Warto prosić o takie rzeczy, ponieważ do miasta należy wiele schronisk młodzieżowych. Ѐ Szkoły językowe Ѐ Młodzieżowa rada miasta - choć oni również może nie dadzą pieniędzy, za patronat mogą w stanie pomóc zdobyć honorowy patronat prezydenta miasta oraz na przykład pomóc zorganizować darmowe bilety komunikacją miejską. Ѐ Szkoły Nauki Jazdy Ѐ Cokolwiek co ma jakieś pieniądze Ѐ Firmy produkujące artykuły spożywcze, które mogą być przydatne przy Coffee Breakach

O co prosimy: Ѐ pieniądze Ѐ materiały do pracy (długopisy/notesy/etc.) Ѐ artykuły spożywcze (kawa, ciastka, słone przekąski)

8

HO Guide | 1. 2. Fundraising

Ѐ zapłacenie za coś - pokrycie jakiejś faktury. Warto podać kilka konkretnych propozycji. “Tyle, ile mogą Państwo zaoferować” jest uprzejme, ale niestety często będzie działać na Waszą niekorzyść. autor: Dominika Strzelecka

1.3 Food management 1. Kosztorys Szykowanie kosztorysu jest bardzo ważne - żeby wiedzieć dokładnie co, ile, dla kogo, czy mieścimy się w budżecie i na czym możemy przyoszczędzić. Poniżej znajdują się dwa świetne przykłady dobrze zorganizowanego dokumentu. Warto zająć się tym już na początku pracy nad sesją - accomodation, jedzenie i venues to podstawy. Nie zostawiajcie sobie trzech tygodni na sporządzenie kosztorysu, znalezienie firmy, ustalenie oferty i złożenie zamówienia. Zanim zapoznacie się ze wszystkimi możliwościami, minie sporo czasu, a firmy cateringowe potrafią mieć zarezerwowane terminy na tak duże zamówienia na długo przed samym wydarzeniem.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gqZaNt_mUgUpc9Pm3ZHX_Pxeyyb_3zcfhbiKjWg9cG4/edit?usp=sharing

2. Mail do firm cateringowych: Jeśli wiecie, że jesteście w stanie samemu zapłacić za posiłki, przykładowy mail może wyglądać tak:

Zwracam się do Państwa z prośbą o wycenę usługi cateringowej na Sesję Europejskiego Parlamentu Młodzieży, która odbędzie się w Opolu od 4-7 kwietnia 2019 r: 4.04- obiad dla 30 osób 5.04- śniadanie dla 30 osób obiad dla 100 osób 6.04- śniadanie dla 100 osób obiad dla 100 osób

kolacja dla 100 osób 7.04- śniadanie dla 100 osób obiad dla 100 osób Proszę, aby uwzględnić wszystkie posiłki bez dodatkowych napojów i zapakowane w pojemniki, a nie w formie szwedzkiego stołu. Proszę o dodatkową informację, jak zmienią się koszty, jeżeli część posiłków (ok.30) będzie wegańska/wegetariańska, niestety na tę chwilę jeszcze nie znam dokładnej ilości.

lub na przykład - jeśli szukacie dopiero firmy, która zajmie się cateringiem i orientujecie się, kto jest Wam w stanie dać najlepszą ofertę:

Dzień dobry, Piszę do Państwa w imieniu organizacji EYP Poland, w sprawie zamówienia śniadań dla uczestników konferencji Europejskiego Parlamentu Młodzieży, która odbędzie się w marcu tego roku. Jesteśmy zainteresowani Pańską ofertą śniadaniową. Ilość kanapek, które chcielibyśmy zamówić, to: 3.03 - 37 sztuk 4.03 - 97 sztuk 5.03 - 97 sztuk Czy cena promocyjna kanapek śniadaniowych (wymienione na Pańskiej stronie internetowej 2zł za sztukę) będzie obowiązywać w zamówieniu na te daty? Czy są Państwo również otwarci na modyfikacje, dostosowane do potrzeb uczestników naszej konferencji (np. pojedyncze sztuki śniadań wegańskich bądź bezglutenowych)?

Możecie też na przykład zapytać, co dana firma jest w stanie zaoferować na obiad w cenie odpowiadającej Waszemu budżetowi - x-y PLN (np. 8-10 PLN) Jeśli macie problem z budżetem i szukacie firm cateringowych jako partnera: Szanowni Państwo, W imieniu Europejskiego Parlamentu Młodzieży EYP Poland zwracamy się do Państwa z serdeczną prośbą o nawiązanie współpracy przy organizacji 16. Sesji Selekcyjnej EYP Poland, która odbędzie się w Trójmieście w dniach 2-7 września 2019 roku.

Europejski Parlament Młodzieży (EYP) jest obecnie największą platformą edukacyjną w Polsce. Co roku organizujemy Sesję Selekcyjną, która jest naszym flagowym wydarzeniem. Każda Sesja Selekcyjna stanowi spotkanie ponad 180 młodych Europejczyków, którzy mają okazję poprzez udział w symulacji obrad Parlamentu Europejskiego dyskutować nad bieżącymi problemami Unii Europe-

10

HO Guide | 1.3 Food management

jskiej. Patronat honorowy nad naszym wydarzeniem objęli m.in. Przewodniczący Parlamentu Europejskiego Antonio Tajani, Premier RP Jerzy Buzek, Marszałek Województwa Pomorskiego Mieczysław Struk, Rektor Uniwersytetu Gdańskiego Jerzy Piotr Gwizdała.

Nasze wydarzenie jest w całości zorganizowane przez wolontariuszy – studentów i uczniów. Organizacja tego typu konferencji wymaga od nas bardzo wielu zasobów. W związku z tym zwracamy się do Państwa z prośbą o objęcie naszego wydarzenia patronatem oraz udzielenia wsparcia rzeczowego, w postaci obsługi cateringowej Sesji.

Podczas pięciu dni trwania sesji potrzebować będziemy śniadań dla uczestników. Szczegółowe informacje podane są w załączonym pliku. Bardzo prosimy o wycenę i przedstawienie Państwa oferty.

Istotny jest dla nas także dowóz na miejsce w cenie posiłków. 4, 5 września Uniwersytet SWPS Sopot.

6,7 września PPNT Gdynia.

W ramach naszej współpracy proponujemy wsparcie na dwóch poziomach: Wejście jako partner i zaoferowanie nam atrakcyjnych cen posiłków, w zamian za co oferujemy: promocję w kanałach medialnych EYP Poland (umieszczenie logotypu Państwa firmy na publikacjach związanych z wydarzeniem, na jego oficjalnej stronie na portalu Facebook oraz na stronie internetowej EYP Poland), promowanie Państwa firmy w trakcie trwania wydarzenia (umieszczenie materiałów promocyjnych, np. roll-up, ulotki itp., w miejscu odbywania się elementów wydarzenia; złożenie podziękowań w trakcie przemówienia Głównej Organizatorki przed wszystkimi uczestnikami); Zostanie partnerem głównym i zaoferowanie nam symbolicznych cen lub sfinansowanie całości posiłków, co wiązałoby się ze wszystkimi wyżej wymienionymi przez nas sposobami promocji Państwa firmy oraz ponadto: zaproszenie Państwa przedstawiciela do wygłoszenia przemówienia podczas Ceremonii Otwarcia Sesji, w celu zaprezentowania Państwa instytucji i działalności przed zaproszonymi gośćmi oraz uczestnikami zaangażowanie sesyjnych dziennikarzy w przeprowadzenie projektu medialnego, promującego Państwa firmę na jeszcze większą skalę.

Co więcej, pragniemy dodać, że duża część uczestników - uczniów oraz nauczycieli pochodzi z Trójmiasta, toteż promocja Państwa firmy wśród nich na pewno osiągnęłaby wymierne korzyści.

Ponadto są to również potencjalni organizatorzy kolejnych sesji EYP Poland w Trójmieście oraz okolicach, a więc nasza korzystna współpraca, mogłaby zaowocować długoterminową kooperacją.

Dziękujemy za poświęcony nam czas. Liczymy na nawiązanie owocnej współpracy. https://docs.google.com/document/d/1vpl1PUpIf-6rqo0Ykr3cp9ckJQuCQPK1gWpBvYwR22U/edit?usp=sharing

3. Co, kiedy już masz firmę cateringową? dla firmy: Wysłać dokładną liczbę posiłków danego typu, miejsce dowozu, godzinę o której, jaki posiłek. Jeśli macie możliwość, miło jest też przejść jeszcze raz przez alergie uczestników i upewnić się, że w posiłkach nie ma danych alergenów. Pamiętajcie, że jeśli jesteście w kontakcie z jakąś firmą, musicie regularnie sprawdzać maila, mieć go podłączonego pod telefon czy laptop. Chcecie uniknąć sytuacji, w której ktoś nie odpisał, ktoś zapomniał, ktoś myślał, że to nie jego broszka. Jeśli coś się zepsuje, znalezienie cateringu dla 100 osób na ostatnią chwilę nie będzie łatwe i z pewnością nie będzie przyjemne dla budżetu. https://docs.google.com/document/d/1brh9hYguRLdvDAFPdpgkHsj5vzhMAR5ywWrggNlmBcw/edit?usp=sharing

dla Ciebie: Ѐ rozpisać jaki komitet, officials team ma ile posiłków omni, vege, gluten- free itp. Ѐ Dobrze oznaczyć, które posiłki są wege, które nie (zwłaszcza przy roznoszeniu jedzenia do komitetów) Ѐ co potrzebujesz na dany posiłek: warnik, soki, kawa, herbata itp. https://docs.google.com/document/d/1JwgYaYABx1vIGpyEK9WqnkLIif5QtPu4Mg0ywZo6n0M/edit?usp=sharing

1. 4. Accommodation & venues

autor: Aleksandra Daniluk

1. Dlaczego trzeba zacząć szukać już teraz?

Wiele osób na samym początku swojej przygody z organizowaniem wydarzenia z ramienia Europejskiego Parlamentu Młodzieży nie jest świadomych, jak ważne jest znalezienie miejsc, w których odbywać się będą poszczególne części eventu. Czas jest tutaj kluczowym czynnikiem, gdyż im szybciej znajdziemy zakwaterowanie dla uczestników, tym spokojniejsi będziemy, a nasza stabilna sytuacja na tym polu pozwoli nam w pełni skupić się na pozostałych kwestiach.

Co więcej, im później zabierzemy się za poszukiwanie tym mniejszy wybór będziemy mieli, ponieważ wiele instytucji planuje swój kalendarz udostępnienia własnej przestrzeni z dużym wyprzedzeniem i może nie być zainteresowanych współpracą na ostatnią chwilę.

Mogą także zdarzyć się przypadki zniesienia współpracy w trakcie rozmów i planowania z przyczyn zależnych lub niezależnych od danej instytucji. Przykład: Wydział Prawa Uniwersytetu w Białymstoku wstępnie zgodził się na udostępnienie 12 sal w terminie pierwszego tygodnia września, jednak z powodu sesji poprawkowej ustalonej w kalendarzu akademickim pod koniec czerwca i odbywającej się dokładnie w tym samym czasie co konferencja współpraca została 12

HO Guide | 1. 4. Accommodation & venues

zakończona.

Podsumowując, powierzchnie powinny być przez nas zarezerwowane najlepiej na 4-5 miesięcy przed większym wydarzeniem lub 1-2 przed mniejszym. Ostatnią rzeczą jakiej byśmy chcieli jest zostanie na lodzie bez noclegu czy sal na pracę w komitetach miesiąc przed konferencją.

2. Proces szukania Organizatorami EYP Days oraz RSC najczęściej bywają osoby nastoletnie, wciąż uczęszczające do szkoły średniej i to właśnie tam planują rozpocząć swoje poszukiwania przestrzeni na konferencję. Jest to odpowiedni wariant pod paroma względami. Organizator czy organizatorka zna dobrze dane miejsce oraz ludzi, od których zależy udzielenie zgody, a przestrzeń może być udostępniona bez ponoszenia żadnych opłat. Ponadto, jest to także promocja dla danej szkoły średniej, która może pochwalić się współpracą z organizacją pozarządową.

Inną propozycją są uniwersytety oraz szkoły wyższe. Jednakże, nie wszystkie instytucje będą skłonne użyczyć swoją powierzchnię bez poniesienia odpowiedniej opłaty. Tę barierę można spróbować pokonać zwracając się bezpośrednio do samorządów studentów z prośbą o współpracę i pomoc przy bezpłatnym wypożyczeniu przestrzeni uniwersytetu czy szkoły wyższej. W powyższej sytuacji przedstawiciele samorządu sami zwracają się do władz uczelnianych z prośbą o udostępnienie, jednocześnie będąc we współpracy z Europejskim Parlamentem Młodzieży.

3. Umowy Przede wszystkim, należy pamiętać, że sama umowa słowna nie wystarczy, gdyż nie jest dostatecznie wiążąca, a dana instytucja może w ostatniej chwili uznać, że jednak nie pasuje im współpraca z nami i tym sposobem postawić nas w trudnej sytuacji. O dokładną strukturę i treść umowy pisemnej, która powinna być zawarta, powinniśmy zapytać Członka Zarządu ds. Projektów, jednakże na pewno powinny w niej być informacje o terminie udostępnienia przestrzeni, ilości sal oraz ich wyposażenia, a także ewentualnej kwoty, którą będziemy musieli ponieść.

4. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę: a) Odległość

Najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie miejsc położonych jak najbliżej siebie, aby nie tracić zbyt wiele czasu na przemieszczanie wszystkich uczestników z miejsca na miejsce. Dzięki tej wersji nie tylko zyskamy na czasie, ale także na ewentualnych kosztach transportu publicznego. Warto także zadbać, aby w trakcie trwania konferencji przemieszczać się między jednym a drugim miejscem jak najmniejszą ilość razy. Przykład: Jeśli udało nam się zarezerwować przestrzeń w budynku Wydziału Mechanicznego Politechniki Białostockiej, optymalnym rozwiązaniem byłoby nawiązanie współpracy odnośnie noclegu z Akademikami Politechniki znajdującymi się parę kroków dalej. b) Transport

Jeśli uda nam się nawiązać współpracę z Urzędem Komunikacji Miejskiej i otrzymać w niższej cenie bądź nawet bezpłatne przejazdy transportem publicznym, powinniśmy zastanowić się czy nie lepiej i taniej byłoby poszukać noclegu w dalszej części miasta. Akademiki czy domy studenckie to ekonomiczne możliwości noclegowe, jednak im bliżej są one umiejscowione centrum miasta, tym ceny za

noc mogą być wyższe. Dodatkowo, niektóre wydziały uczelni znajdują się na obrzeżach miasta, gdzie jedynym wyjściem jest dojazd właśnie komunikacją miejską. Współpraca z Komunikacją Miejską otwiera nam także bramę do większego wyboru miejsc na części programu. Przykład: Ceremonia Otwarcia zamiast odbyć się w tym samym budynku co Zgromadzenie Generalne może przebiec w miejscu bardziej wyszukanym i odpowiednim do zaproszenia ważnych osobistości przyczyniających się do powstania całego wydarzenia. c) Okres w roku Kwestią charakterystyczną wydarzeń Europejskiego Parlamentu Młodzieży jest czas, w którym odbywają się one dla uczestników, czyli delegatów: EYP Day: najczęściej sobota (oraz piątek dla wolontariuszy) Regional Selection Conference: piątek, sobota, niedziela (oraz czwartek dla wolontariuszy) bądź sobota, niedziela, poniedziałek (oraz piątek dla wolontariuszy) National Selection Conference: na przełomie lat te konferencje przeważnie zaczynały się w połowie tygodnia roboczego (dla wolontariuszy na początku tygodnia) i kończyły w niedzielę lub poniedziałek Co więcej, musimy uwzględnić fakt, iż NSC odbywa się na przełomie wakacji i rozpoczęcia roku szkolnego.

Pozostałe typy wydarzeń mogą odbywać się w dowolnym momencie roku kalendarzowego, choć EYP Poland na przełomie ostatnich dwóch lat wprowadziło w życie system wiosennych RSC oraz jesiennych i letnich EYP Days. Dzięki temu można łatwo wywnioskować, iż szkoły średnie świetnie nadają się do konferencji regionalnych oraz jednodniowych, odbywających się w weekendy. Z kolei uczelnie wydają się być idealnym wyborem do zorganizowania wydarzeń podczas wakacji, a także przerw międzysemestralnych.

Mając na uwadze powyższe informacje należy zastanowić się nad dostosowaniem się do pogody panującej w danym okresie w roku. Jeśli planujemy konferencję regionalną na początku marca, musimy wykluczyć możliwość przebywania na zewnątrz przez dłuższy czas z powodu niskich temperatur bądź nawet śniegu czy deszczu. Z drugiej strony, jeśli organizujemy sesję narodową pod koniec sierpnia, musimy mieć alternatywne zadaszone miejsce do wszystkich aktywności zaplanowanych na świeżym powietrzu.

d) Elementy wydarzenia: resotyping, śniadania, godziny otwarcia obiektów

Planując konferencję dłuższą niż jeden dzień, trzeba wziąć pod uwagę różne elementy wydarzenia, przykładowo czy miejsce zakwaterowania oferuje możliwość śniadania dla uczestników bądź czy budynek, w którym odbywają się prace w komitetach jest otwarty wystarczająco długo by przeprowadzić tam również proces ostatecznych poprawek w rezolucjach z moderatorami i prezydentem sesji. Należy także wziąć pod uwagę konieczność przygotowania sal przed zgromadzeniem generalnym, które w wielu przypadkach zaczyna się między godziną dziewiątą a dziesiątą rano, co oznacza, że organizatorzy wyznaczeni do tego zadania powinni pojawić się w danym miejscu minimum godzinę wcześniej, a to może okazać się problematyczne jeśli godziny otwarcia obiektu nie są kompatybilne z planem naszej konferencji.

14

HO Guide | 1. 4. Accommodation & venues

1.5 Formularze

autor: Alicja Matusiak

Ważną częścią organizacji poprzedzającej sesję jest zbieranie informacji na temat uczestników, co najczęściej wykonywane jest za pomocą Google Forms. Przesłanie ankiety odpowiednio wcześnie pozwala na ustalenie systemu odbioru uczestników z lotnisk i stacji, ustalenie jadłospisu z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb czy sporządzenie łatwo dostępnej i prostej w użyciu listy numerów kontaktowych.

1. Kiedy wysłać formularz?

Czas wysyłania formularzy jest zależny od harmonogramy pracy organizatorów.

Należy to zrobić na tyle wcześnie, żeby informacje na temat wymagań dietetycznych uczestników były dostępne w momencie sporządzania dokładnego zamówienia posiłków. Z kolei wysyłanie formularzy zbyt wcześnie skutkuje tym, że większość uczestników nie będzie w stanie podać konkretnych dat i godzin przyjazdów lub nie będzie wiedzieć czy potrzebuje dodatkowego noclegu. Dodatkowo, należy wziąć pod uwagę to, że znaczna część respondentów nie odpowie na ankietę przed ustalonym deadlinem. Warto skontaktować się wówczas z pozostałymi członkami leadershipu i poprosić ich o zwrócenie uwagi członkom swoich teamów.

2. Jak powinien wyglądać formularz?

Przykładowy Personal Data Form: https://forms.gle/gmSYQUTwYo5JLF1A7 Przykładowy Travel Form: https://forms.gle/z7LJtBuGVptDfSJa9

a) Liczba formularzy Przykładowe formularze pod nazwą “Personal Data Form Example” oraz “Travel Form Example” zbierają informacje zarówno na temat danych osobowych, wymagań dietetycznych oraz godzin przyjazdów i odjazdów uczestników. Podział na dwa formularze jest najpopularniejszą metodą używaną przy organizacji sesji.

Ostateczny podział zależny jest od Głównego Organizatora i jego preferencji. Ważne jest jednak to, by liczba formularzy nie była zbyt duża i by wysyłano je przez tę samą platformę (Slack, email itd.). Zapewni to nie tylko porządek i ułatwi zbieranie informacji organizatorom, ale będzie też proste w znalezieniu i użyciu dla pozostałych uczestników.

b) Ilość zbieranych informacji

Poza podstawowymi informacjami, z reguły zbiera się również dane, które z pozoru wydawać się mogą mniej potrzebne. Prosi się więc o kontakty, których należy użyć w sytuacjach awaryjnych czy numeru kursu samolotu, którym uczestnik ma przylecieć na sesję. Zwrócenie uwagi na te szczegóły może okazać się bardzo przydatne w sytuacji kryzysowej. Ponieważ łatwo o nich zapomnieć, warto przy tworzeniu formularza mieć otwartą ściągę, np. załączony poniżej plik. Ważne jest natomiast to, by zadawać pytania związane z pracą organizatorów czy takie, które rzeczywiście mogą okazać się przydatne. Nadmiar zbędnych pytań, które nie zostaną użyte nawet w kryzysowej sytuacji, skutkuje tym, że uzupełnianie formularza będzie męczące, a w zebranych informacjach będzie panował chaos. Dodatkowo, warto pamiętać o tym, że będą korzystali z nich również inni organizatorzy, więc wszystko powinno być możliwie czytelne.

1.5 Formularze | HO Guide 15

3. Odpowiedzialność

Oferowanie odbioru z miejsca przyjazdu oraz organizacja dodatkowych noclegów nie jest wymagane i zależy od Was. Dodatkowy nocleg w zarezerwowanym przez Was hostelu bądź propozycja hostowania mogą być bardzo przydatne dla wielu osób i są często oferowane, jednak nie zawsze istnieje możliwość zorganizowania ich. Jeśli decydujecie się umieścić informacje na ten temat w formularzu, ponosicie odpowiedzialność za to, aby osoby, które poprosiły o nocleg miały gdzie zostać na noc, a te, które poprosiły o odebranie z miejsca przyjazdu, nie zostały same. Nigdy nie należy składać nierealnych obietnic oraz propozycji.

4. Przetwarzanie danych

Przed wysłaniem formularza upewnijcie się, że zbieracie i przetwarzacie dane w sposób legalny i niełamiący np. RODO. W załączonych formularzach znajdziecie przykłady klauzul, które użyte zostały przez nas do zbierania danych przy pracy nad RSCs 2019. Upewnijcie się z współczesnym Wam Zarządem, jak powinna wyglądać podobna klauzula w momencie zbierania przez Was danych.

1.6 Kontakt z Zarządem EYP Poland

autor: Alicja Matusiak

Podczas organizowania sesji, praca HOs jest stale koordynowana przez reprezentantów Zarządu EYP Poland. Choć team organizacyjny ma bardzo dużą decyzyjność, kontakt z Project Managerem należy do obowiązków HO i jest niezbędny w celu uniknięcie pomyłek i nieporozumień. Warto pamiętać o tym, że ze strony Zarządu można liczyć na wsparcie we wszystkich sytuacjach.

W komunikacji z Zarządem ważne są raporty, których detale i treść będą omawiane są ze szczegółami z Project Managerem. Stały kontakt należy utrzymywać z osobą pełniącą tę funkcję również poza okresami raportów. Przede wszystkim, ważne jest informowanie o jakichkolwiek kryzysach czy niespodziewanych sytuacjach, a więc pełna przejrzystość. Nikt nie wymaga od HOs pełnej wiedzy na temat koordynacji wydarzeń, a małe błędy są jak najbardziej naturalne. Stały kontakt z Zarządem pozwala na wyeliminowanie lub naprawienie ich na etapie, w którym nie stanowią jeszcze znacznej przeszkody. Stąd jest dla nas bardzo ważne, aby pomiędzy Zarządem a HO było zaufanie i regularna komunikacja.

1. Konto Google

Ważnym środkiem komunikacji pomiędzy Zarządem a Organizatorami jest Dysk Google. Przed rozpoczęciem pracy nad sesją HOs udostępniony zostaje konto Google miasta, w którym odbywać się będzie sesja, w domenie EYP Poland. Wszystkie zbierane informacje, formularze, arkusze, budżety i faktury powinny znajdować się w tym folderze, celem usprawnienia komunikacji i jawności działań. Co więcej, wszystkie maile organizacyjne (w tym umowy lub mniej oficjalne ustalenia) powinny być wysyłane z maili w domenie EYP Poland, nie z maili prywatnych.

16

HO Guide | 1.6 Kontakt z Zarządem EYP Poland

2. Umowy

HO koordynują organizację sesji z ramienia EYP Poland. Pomimo dużej autonomii w podejmowaniu decyzji w kwestii samej organizacji wydarzenia, organizatorzy nie powinni sami podpisywać umów (accomodation, venue, zamówienia na jedzenie). Umowa podpisana przez jedną ze stron powinna zostać wysłana na adres ustalony z koordynatorem projektu z ramienia EYP Poland, żeby zostać podpisaną przed dwóch członków Zarządu. Oryginał zostaje następnie wysłany z powrotem listownie, a jego skan mailem.

Na sesji 18

HO Guide | 1.6 Kontakt z ZarzÄ…dem EYP Poland

autor: Alicja Matusiak

2. 1. Legal briefing i kompetencje organizatorów 1. Legal notes Powinny być wysyłane przed sesją i zbierane mailem (skany) bądź przy rejestracji. Nie można dopuścić do sytuacji, w której delegaci lub Officials przebywają na sesji nie podpisawszy tego dokumentu. W przypadku Officials, można wydrukować dodatkowe kopie legal notes +18 na czas rejestracji - zawsze się przydają i pozwalają zapobiec sytuacji, w której jakich uczestnik do końca sesji nic nie podpisał. Posegregujcie legal notes na delegatów i Officials i trzymajcie w teczce.

2. Zasady i kompetencje organizatorów Przebywający na sesji reprezentant Zarządu EYP Poland przedstawi Wam dokładnie obowiązujące w naszym NC oraz narzucone przez Governing Body prawa i zasady. Jeśli ich nie znacie, a nikt się do Was w tej sprawie nie zwrócił - nie bójcie się o to zapytać. Z najważniejszych i dotyczących Was, organizatorów: Ѐ zakaz konsumpcji alkoholu powyżej 15%; do tego dbajcie o to, żeby przynajmniej jeden lub dwóch organizatorów (minimum!) było trzeźwych - to mogą być dyżury, zmiany, cokolwiek. Bądźcie odpowiedzialni i pamiętajcie, że w przypadku kryzysu inni uczestnicy zwrócą się do Was; Ѐ zakaz konsumpcji narkotyków; Ѐ obowiązkowa obecność Safe Person na wydarzeniu - przydziela ją Zarząd. Upewnijcie się, że wiecie odpowiednio wcześniej, kim jest przydzielona osoba; Ѐ zakaz podawania delegatom bezpośrednio leków - jeśli ktoś ma problem, przydzielcie konkretnego organizatora, który zabierze go do apteki i wróci z nim do miejsca obrad; Ѐ zakaz wypuszczania delegatów samych - do sklepu, na spacer po mieście, do baru. Delegaci podpisali legal notes, są pod opieką EYP Poland. Nie ma potrzeby trzymać delegatów na siłę w ośrodku i miło jest organizować shifty np. do sklepu. Upewnijcie się, że nie jesteście potrzebni na miejscu, zapytajcie HO i zorganizujcie takie wyjście w ciągu dnia lub wieczorem; Ѐ zakaz spożywania alkoholu przez delegatów. autor: Agnieszka Sieczek

2. 2. Masterplan - organizacja pracy na sesji 1. Obowiązki HOs a) przygotowania przed sesją Rzeczą, która najbardziej ułatwia pracę organizatorów na sesji jest Masterplan jest to dokument, w którym zawarty jest cały program sesji. Ma on umożliwiać wszystkim organizatorom szybkie sprawdzenie, za co są w danej chwili odpowiedzialni, gdzie muszą być i czego będą tam potrzebować.

Warto zacząć przygotowanie Masterplanu już na etapie wybierania venues w czasie sesji. Organizatorzy powinni się wtedy zastanowić nad formą przeprowadzania shiftów - czy mogą odbywać się pieszo? Czy istnieje konieczność skorzystania z komunikacji miejskiej? Ile trwałby jeden shift?

Nie można też pominąć niezwykle prostej, ale podstawowej kwestii - godzin rozpoczęcia i zakończenia sesji. Pod uwagę trzeba wtedy wziąć nie tylko czas dostępności venues, ale również godziny przyjazdu i odjazdu Officials, ponieważ jaki byłby sens w przeprowadzaniu Team buildingu na CJO, jeśli brakowałoby prezydenta sesji?

Co więcej, warto poświęcić trochę czasu na skonsultowanie Masterplanu z prezydentem, co pozwoli na uzgodnienie najbardziej efektywnego programu sesji. b) podział zadań Istnieje jedna czynność, której przyswojenie sprawia Głównym Organizatorom niemałą trudność - jest nim rozdzielanie zadań. Niestety większość z nas dochodzi do wniosku, że powodzenie sesji zależy w całości od naszego zaangażowania i przez to boimy się rozdzielać zadania pomiędzy innych organizatorów. Nic bardziej mylnego.

Umiejętny podział zadań przyśpiesza przygotowanie sesji i pozwala nam głównym organizatorom na zajęcie się sprawami najbardziej pilnymi.

W czasie pisania Masterplanu warto rozdzielić pomiędzy organizatorów czynności, którymi będą się zajmować przez cały czas trwania sesji. Niech jednym przypadnie przygotowanie kawiarenek, a innym roznoszenie potrzebnych materiałów. Nie tylko zapobiegnie to powstawaniu chaosu, ale również zapewni to organizatorom przerwy. c) planowanie shiftów Planowanie shiftów w czasie sesji jest zawsze jednym z jej najbardziej stresujących aspektów. Czas samego wydarzenia już jest bardzo ograniczony, dlatego wszystkim zależy na jak najszybszym i pewniejszym shifcie.

Już na etapie wczesnego planowania warto się zastanowić, czy można zorganizować venues, które byłyby osiągalne na piechotę lub poprzez krótką podróż komunikacją miejską.

Oczywiste jest, że do przeprowadzania shiftów najlepiej się nadają miejscowi organizatorzy, dobrze znający miasto i różne “skróty”, jednak nie skreśla to całkowicie innych organizatorów, gdyż należy pamiętać o istnieniu aplikacji “JakDojade” i “Google Maps”.

Warto poprosić chairów, aby przed przeprowadzeniem shifta poinformowali o nim delegatów, a później ich przeliczyli.

Ważną sprawą jest rozmiar shiftów, ponieważ łatwiej przypilnować małą grupę(złożoną max z 2 komitetów) niż całą sesję. d) ciągłe modyfikowanie Masterplanu Żadna sesja nie jest niestety pewna w 100% i musimy liczyć się z możliwością wystąpienia niespodzianek. W związku z tym powinniśmy modyfikować nasz Masterplan w zależności od występujących okoliczności. Należy upewnić się wówczas, że wszyscy organizatorzy są świadomi zmian i je akceptują. Warto też zachęcić organizatorów do samodzielnego sprawdzania Masterplanu co jakiś czas. Co więcej, należy organizować obszerne spotkania, na których Masterplan będzie omawiany i modyfikowany w oparciu o doświadczenia poprzednich dni, zmiany w planie itd.

20

HO Guide | 2. 2. Masterplan - organizacja pracy na sesji

2. Orga meetings Orga meetingi są najlepszym czasem na omówienie i przedyskutowanie Masterplanu z innymi członkami orga team’u. Ważne jest, aby wszyscy organizatorzy brali w nim udział oraz aby były przeprowadzane w ciszy i spokoju. Warto poprosić innych Officials o nieprzeszkadzanie w orga meetingu, aby organizatorzy mogli skupić całą swoją uwagę na sprawach organizacyjnych.

Należy wówczas przejść krok po kroku przez cały dokument na kolejny dzień, upewniając się, że każdy element współgra ze sobą, każdy organizator otrzymuje odpowiednią ilość odpoczynku, zadania są rozdzielane na tyle równo, na ile pozwalają na to okoliczności oraz że każdy wie dokładnie, co, z kim i kiedy ma zrobić.

3. Jak wygląda Masterplan?

Masterplan jest przygotowywany w formie tabelek w Excelu lub arkusza Google - co jest polecane, ponieważ jest wówczas stale aktualizowany i dostępny dla każdego. Na każdą kategorię powinno się przygotować osobny arkusz. Kolejność tematów jest dowolna, ale warto przeznaczyć pierwszą stronę na dane osobowe organizatorów. Do takich danych należy zaliczać ich Imię i Nazwisko, numer telefonu, oraz inicjały. Inicjały nie tylko zaoszczędzają miejsce na kolejnych tabelkach, ale również ułatwiają pracę.

Co więcej, przed pisaniem szczegółowego planu sesji, warto podzielić arkusze poszczególnych dni na kolumny(czas, zajęcie, gdzie kto, materiały, komentarze), ponieważ dzięki temu unikniemy przeoczenia jednej z tych informacji. Przykładowy Masterplan z sesji regionalnej znajduje się w poniżej.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OOHmGS_dbHopMiVu5Z2G9qnnYHazveLeiREo1HNDsLg/edit#gid=0

2.3 Orga meetings

autor: Mateusz Więsyk

Orga meetings są spotkaniami HO ze swoimi organizatorami w czasie sesji. W trakcie sesji kilkudniowych, odbywają się codziennie. HO powinien uprzednio zaplanować orga meetings w masterplanie tak, aby ich godziny były dla organizatorów z góry wiadome. Ponadto, inne teamy na sesji powinny zostać również poinformowane o planowanych czasach spotkań. Jest to szczególnie ważne, gdyż umożliwia to sprawne przeprowadzenie spotkania bez tracenia cennego czasu. Należy zwrócić uwagę na to, żeby wszyscy wiedzieli, że nie mogą przeszkadzać organ

torom w trakcie spotkania, oczywiście za wyjątkiem bardzo ważnych kryzysowych sytuacji. Pamiętajcie, że to jest czas dla Was. Organizatorzy są potrzebni na sesji; im dłużej “wyciągnięci” będą, tym większe mogą powstać opóźnienia lub niepotrzebne problemy. Planując meeting należy pamiętać o tym, aby nie planować go w pobliżu elementów sesji, w których rola organizatorów jest kluczowa — jeśli meeting jest o 13:30, a lunch jest zaplanowany na 14:00, istnieje duża szansa opóźnienia lunchu, co spowoduje zakłócenie pracy innych teamów na sesji i całego masterplanu. Z tego powodu, najlepiej przewidzieć takie spotkanie po posiłkach, a w czasie committee worku.

1. Jak wyglądają orga meetings?

Celem orga meetingów jest szybkie objaśnienie masterplanu, rozdzielenie bieżących zadań nieprzewidzianych w dokumencie, zdanie krótkich raportów o wykonanych zadaniach przez organizatorów, rozmowa o samopoczuciu orga teamu, a także zapytanie o feedback — zasłyszany zarówno od uczestników sesji, jak i na temat samej pracy orga teamu. Orga meeting powinien poruszyć na początku najbardziej naglące kwestie, a mniej ważne z biegiem spotkania — pamiętaj, że skupienie Twojego teamu może spadać z biegiem czasu. Należy również pamiętać o tym, że nawet w momencie “kryzysu” na sesji, HO powinien zawsze zachować spokój, a przynajmniej nie pokazywać paniki swoim organizatorom — jeśli lider jest poddenerwowany, z pewnością udzieli się to jego podwładnym. Za wszelką cenę należy unikać podnoszenia głosu i krzyczenia na swój team, gdyż może to spowodować niepotrzebny konflikt, a także spadek morale całego teamu.

Atmosfera tychże spotkań powinna być półformalna — niezbyt luźna, aby nie powodować rozproszenia teamu, ale także nie do końca formalna, gdyż chodzi po prostu o rozmowę ze swoim teamem. Prowadzić spotkanie powinien zawsze HO, jednocześnie utrzymując autorytet lidera w grupie i nawigując kierunek poruszanych tematów. HO powinien być otwarty na sugestie i konstruktywną krytykę, odpowiadać na pytania, jednocześnie nie dając się przekrzyczeć przez swoich organizatorów, a w przypadku sporów i konfliktów próbować je rozwiązać.

Rolą HO jako lidera teamu jest również wsparcie mentalne swoich organizatorów. HO powinien zapytać się o samopoczucie teamu, a także zapewnić o swojej otwartości na pytania i uwagi. Jeśli zauważysz, że któryś z Twoich organizatorów wygląda na zestresowanego lub smutnego, po zakończonym orga meetingu podejdź do niego i zapytaj się jak się czuje, i czy wszystko w porządku. Nie wszyscy bowiem chcą się dzielić swoimi zmartwieniami lub problemami na forum większej grupy osób.

Będąc głową teamu pamiętaj, że wszyscy jesteście organizatorami. Jesteś odpowiedzialny za swoich organizatorów, ale nie traktuj ich nigdy z góry.

Jesteś tam, aby przewodniczyć meetingowi, a nie być jego najwyższym imperatorem.

2.4 Wellbeing (w formie filmu)

22

HO Guide | 2.4 Wellbeing (w formie filmu)

2.5 Sustainability 1. Wstęp Rozdział ten nie znajdował się w pierwotnej wersji przewodnika, a zostaje do niego dopisany po upływie niemal roku. Zarząd kadencji 2020 był zdania, że poszukiwanie bardziej ekologicznych oraz zrównoważonych metod organizowania wydarzeń jest kwestią niezwykle ważną w świetle zmian klimatycznych i zależy nam, aby zwracano na nią jak największą uwagę. W poniższym rozdziale dzielimy się naszymi pomysłami na wprowadzanie małych i większych zmian w procesie organizacyjnym, do czego bardzo zachęcamy. Chciałabym też bardzo podziękować Klarze Birchley za ogrom świetnych i sprawdzonych pomysłów, a także Patrykowi Sapale-Niedzinowi - przede wszystkim za pomysłu odnośnie “uekologiczniania” Committee Work.

2. Przygotowania Bardzo wiele zmian mających realny wpływ na bardziej ekologiczny kształt sesji opiera się na wcześniejszym planowaniu, co zauważycie podczas lektury tego rozdziału. O wielu rzeczach myślimy po nie w czasie, a w organizacyjnym szale podczas trwania sesji nie mamy głowy do tego, żeby je przemyśleć ani wolnych rąk organizatorów, które mogłyby nagle przejąć te zadania. W efekcie możemy skończyć z nadmierną ilością odpadów po obiadach, ogromem jednorazowych reklamówek po ciągłych spontanicznych zakupach czy koniecznością dokupywania plastikowych kubków, ponieważ zapomnieliśmy zwrócić uczestnikom uwagę na to, żeby wzięli swoje. Stąd dobrym pomysłem i zmianą jest zwrócenie uwagi na ekologiczne rozwiązania we wczesnym procesie planowania, a nawet wyznaczenie organizatora odpowiedzialnego za przygotowanie alternatywnych rozwiązań, które będą realnie możliwe do wprowadzenia.

Największym wyzwaniem może okazać się wprowadzanie małych, świadomych zmian oraz myślenie o rozwiązaniach, na które zwykle nie zwrócilibyśmy uwagi. Może być to odpowiednio wczesne zwrócenie uwagi na to, że na Coffee Break’ach możemy używać wielorazowych sztućców i tac, a nie jednorazowych łyżeczek i plastikowych talerzy; zaopatrzenie się w dzbanki filtrujące wodę, a nie dziesiątki jednorazowych butelek; przemyślenie użyteczności gadżetów dla uczestników. Wracamy tu znów do planowania oraz konieczności zadawania sobie jednego, krótkiego pytania na każdym z etapów organizacji wydarzenia: “czy jest coś, co moglibyśmy zrobić, żeby być w naszym działaniu przyjaźniejszymi dla planety?”

3. Posiłki, przekąski i napoje Jeśli macie taką możliwość, najlepszym sposobem na zredukowanie odpadów przy serwowaniu obiadów jest wybranie szkolnej stołówki zamiast osobnej firmy cateringowych. Wiele szkół oferuje taką możliwość, nie zawsze jest ona jednak łatwa do zorganizowania, dostępna czy korzystna cenowo. W przypadku wyboru cateringu warto porozmawiać z firmą na temat możliwości serwowania jedzenia na miejscu, przez organizatorów (przywiezienia go w większych, np. metalowych kontenerach zamiast jednorazowych opakowaniach z wydzielonymi już porcjami) lub kierować się taką możliwością podczas wyboru usługi. Są również cateringi oferujące bardziej ekologiczne czy biodegradowalne opakowania na jedzenie, a w ostatnich latach na polskim rynku pojawia się więcej firm sprzedających takie produkty - jeśli macie możliwość, warto spróbować nawiązać współpracę z takimi podmiotami sprawiając tym samym, że Wasze Coffee Breaki czy przerwy obiadowe będą przyjaźniejsze dla środowiska.

Coraz popularniejszym rozwiązaniem stają się również w pełni bezmięsne sesje. Poza pozytywnym wpływem na środowisko i popularyzacją większego udziału produktów roślinnych w diecie, opcja ta jest często korzystniejsza dla budżetu. Nie zawsze jest jednak możliwość i chęć wprowadzenia dań wegetariańskich bądź w pełni roślinnych do jadłospisu. Jeśli nie przemawia do Was idea w pełni wegańskiej sesji, możecie rozważyć wprowadzenie opcji mięsnych dla osób, które zgłoszą taką potrzebę (np. poprzez food form), a wszystkie posiłki dodatkowe, zapasowe czy dla osób, które nie odpowiedziały na formularz, pozostawić roślinne.

Podczas przygotowywania Coffee Breaków dobrym pomysłem jest wcześniejsze dokładne rozplanowanie zakupów, przygotowanie pojemnych, wielorazowych toreb na zakupy (które z pewnością macie w domu Wy lub Wasi organizatorzy) i zminimalizować dodatkowe dojeżdżanie do sklepu. Będzie to z korzyścią dla środowiska, ale i dla Waszego czasu. Jeśli przyjdzie Wam udać się na dodatkowe nieduże zakupy w trakcie sesji, upewnijcie się, że macie zawsze przygotowane kilka wielorazowych toreb, by nie kupować plastikowych reklamówek. Postarajcie się również kupować w dużych opakowaniach, hurtowo (in bulk), minimalizując tym samym odpady. Nierzadko da się również w tej kwestii umówić ze sponsorem, jeśli udało Wam się nawiązać współpracę z firmą oferującą produkty na Coffee Breaki.

Zminimalizujcie również używanie jednorazowych sztućców oraz naczyń. Szkoły mogą być chętne udostępnić Wam warniki, tacki na ciasta bądź łyżeczki (np. do cukru, słoika z kawą), których używają podczas własnych uroczystości. Jeśli nie ma takiej możliwości, można użyć jeszcze prostszej metody - pożyczyć kilka sztuk z domu na czas trwania wydarzenia. Ciastka czy chrupki można serwować również bezpośrednio w opakowaniach (lub postarać się kupować takie, które na to pozwalają).

Jeśli pozwala Wam na to budżet, warto także zainwestować w wielorazowe kubki dla uczestników. Można spróbować nawiązać współpracę ze sponsorem w tej materii i np. umieścić jego logo na produkcie. Zawsze warto również podkreślić wagę wzięcia własnego kubka na sesję (zarówno w Welcoming Booklet, jak i w mailu - żeby mieć pewność, że informacja dotrze do wszystkich) i zaznaczyć, że liczba tych jednorazowych będzie ograniczona. Kolejną opcją jest kupienie niedużej ilości (dla zapominalskich) kupienia większych, nieco droższych kubków, które mogą starczyć uczestnikowi do końca wydarzenia.

Coraz popularniejszym sposobem na zredukowanie ilości wyrzucanego plastiku jest zaprzestanie kupowania jednorazowych butelek na wodę. W tym celu można zainwestować w większe szklane czy plastikowe słoje czy dzbanki (np. z filtrem) i uzupełniać je wodą kranową (po sprawdzeniu, czy jest ona zdatna do picia). Jeśli niemożliwe jest kupienie po jednym na każdy komitet, dobrym rozwiązaniem może być kupienie mniejszej liczby i uzupełnianie ich podczas Coffee Breaków. Co więcej, niektóre miasta (np. Warszawa) prowadzą kampanie promocyjne popularyzujące picie wody kranowej i mogą być chętne wspomóc Waszą inicjatywę.

4. Transfery i transport Przy planowaniu wydarzenia warto zwrocić uwagę na to, żeby venues i accomodation znajdowały się w niedużych odległościach możliwych do przebycia pieszo. Oczywiście nie zawsze będzie taka możliwość i często będzie istniała konieczność korzystania z komunikacji miejskiej. Często możliwe jest uzyskanie od miasta darmowych biletów lub dodatkowych ulg. Warto o to zabiegać, a w przypadku uzyskania rzeczonej ulgi upewnić się również, że obowiązuje ona do dnia odjazdu, co zachęci uczestników do korzystania z komunikacji miejskiej podczas samodzielnych powrotów z wydarzenia. Nierzadko zdarza się też, że część Officials Team’u korzysta z usług Ubera, by szybciej dotrzeć na miejsce wydarzenia. Choć niewątpliwie jest to oszczędność

24

HO Guide | 2.5 Sustainability

czasu, warto (np. za pośrednictwem Slacka) poprosić o rozważenie korzystania z autobusów, kolejek czy tramwajów zwracając uwagę na aspekt środowiskowy (i przypominając o ulgach na bilety, jeśli jest to adekwatne do Waszej sytuacji) i przygotowując kilka możliwości dojazdu do venue czy pokazując, w jaki sposób korzystać z aplikacji i stron takich jak jakdojade.pl czy Mobile MPK. Coraz częściej organizatorzy zwracają również uwagę na promowanie bardziej zrównoważonych metod transportu do i z kraju, w którym odbywa się wydarzenie. Dodatkowe informacje oraz dane statystyczne na temat przewagi niektórych środków transportu pod względem emitowanych zanieczyszczeń znajdziecie w przewodniku “Sustainability Guide” dostępnym na members.eyp.org.

5. Zarządzanie odpadami W kwestii zarządzania odpadami warto przede wszystkim zwrócić uwagę na to, żeby kosze do recyklingu były szeroko dostępne - najlepiej przy komitetach i miejscu podawania obiadów i Coffee Breaków. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na kosze na papier ze względu na to, jak dużo zużywa się go podczas prac w komitetach.

Jeśli uda Wam się zadbać o dostępność rzeczonych koszy, pamiętajcie, by zwracać uczestnikom uwagę na to, by z nich korzystali. Nie tylko unikniecie mieszania się odpadów i zaoszczędzicie czasu organizatorom, ale przyczynicie się też do szerzenia świadomości ekologicznej. Warto przemyśleć też system segregowania materiałów i przekazywania ich kolejnym sesjom. Często zdarza się, że w ferworze robienia porządków 15 minut przed opuszczeniem venue w śmieciach lądują zdatne do użytku materiały do pracy, które mogłyby zostać przekazane organizatorom kolejnych sesji.

Kolejną rzeczą, na którą niewątpliwie warto zwrócić uwagę jeszcze przed sesją, jest zarządzanie resztkami obiadów, śniadań czy Coffee Breaków. Dobrym rozwiązaniem może okazać się wyznaczenie spośród organizatorów osoby odpowiedzialnej za realizację zadania zminimalizowania odpadów spożywczych. W wielu miastach znajdują się lodówki społeczne, schroniska czy domy opieki chętne przyjąć posiłki, które Wam zostaną. Organizatorzy często mają chęć przekazania ich, jednak przez brak zamieszczenia tej czynności w masterplanie bądź brak osób odpowiedzialnych plany spełzają na niczym. Jest to kwestia nie tylko ekologiczna, ale i etyczna, dlatego bardzo zachęcamy do tego, by starać się przekazywać posiłki dalej zamiast je wyrzucać.

6. Inne drobne zmiany Drobne pomysły i zmiany, na które nie znalazło się miejsca w poprzednich podrozdziałach, a które warto rozważyć: Ѐ próba nawiązania współpracy z ekologicznymi inicjatywami lub sponsorami Ѐ zwracanie uwagi na to, żeby dodatki czy gadżety były użyteczne. Być może warto rozważyć zakup małych, wielorazowych (np. bambusowych) kubków z logo zamiast notesów czy koszulek Ѐ zakup biodegradowalnych bransoletek z logo zamiast gumowych Ѐ zredukowanie papierowych dodatków do pakietów rejestracyjnych dla delegatów, takich jak teczki czy długopisy Ѐ wprowadzanie małych, lepszych wyborów, jeśli pozwala Wam na to budżet - np. zakup papierowych taśm, drewnianych sztućców, papieru wykonanego częściowo z materiałów pochodzących z recyklingu, biodegradowalnych naczyń Ѐ zwrócenie się do HOs poprzednich wydarzeń o udostępnienie pozostałości materiałów i zachowanie własnych na poczet kolejnych sesji

7. Wprowadzanie zmian do elementów sesji Choć wprowadzanie drobnych zmian do elementów sesji takich jak Teambuilding, Committee Work czy GA nie zawsze jest kwestią stricte związaną z organizacją wydarzenia, warto zwrócić na nią uwagę czy poruszyć temat ekologii z resztą członków Leadershipu.

Sprawą, która na pierwszy rzut oka zwraca uwagę, jest często poruszany ostatnio temat redukowania ilości zużywanego papieru. Zmniejszenie odpadów można rozpocząć od udostępnienia uczestnikom sal wyposażonych w tablice (whiteboards, tablice szkolne) i zachęcenia uczestników sesji do częstszego korzystania z nich (pamiętajcie, żeby upewnić się, że używają do tego odpowiednich markerów, bo może się to dla Was skończyć sporym problemem!). Warto zachęcić do korzystania z tego rozwiązania także Leadership w trakcie CJOJ i w miarę możliwości udostępnić im odpowiednio wyposażone sale. Dodatkowo, zawsze warto zachęcać uczestników do oszczędnego gospodarowania flipchartami i podkreślać to - wiele osób umie przeprowadzić efektywne prace w komitecie ze zmniejszonym użyciem papieru, nie jest to jednak rzecz, o której myślą czy na którą zwracają uwagę w ferworze pracy.

Z kolei metodą na ograniczenie zbędnych odpadów przy Teambuldingu jest odpowiednio wcześnie przygotowany plan materiałów. Jest to praktyka przede wszystkim wygodna i ekonomiczna, a przy tym zebranie od Chairpersons informacji o tym, z czego i w jakich ilościach będą korzystać, pozwoli Wam na zredukowanie zbędnych materiałów. Wówczas zamiast dodatkowo je kupować będziecie również w stanie pożyczyć je np. z domu czy wykorzystać pozostałości po treningach. Po raz kolejny wracamy więc do odpowiedniego rozplanowania działania. Dobrym pomysłem może okazać się również odpowiednie skoordynowanie wymiany materiałów pomiędzy Chairpersons. Uważajcie jednak, żeby nie zburzyło to ich pracy.

26

HO Guide | 2.5 Sustainability

3. Check-listy 1. Pre-session □ Odpowiednio rozdzielona praca w Orga Team □ Przygotowany budżet sesji □ Zorganizowane accomodation, venues i jedzenie □ Podpisane umowy □ Wysłane pisma o sponsoring i patronat □ Zorganizowany folder Google □ Zapisane skany faktur □ Regularne raporty □ Transparentna współpraca z Zarządem □ Regularna współpraca z Prezydentem □ Wysłane formularze □ Przygotowane Travel i Welcome Booklet □ Przygotowany Masterplan 2. Session □ Zintegrowany Orga Team □ Ustalone zasady pracy w Orga Team □ Ustalone zasady organizacji komunikacji na sesji □ Oraz w Orga Team □ Omówiony w Orga Team Masterplan □ Plan dnia ustalony z Prezydentem □ Zapisane kontakty Organizatorów □ Przygotowany posiłków

system

rozdzielania

□ Oraz przeprowadzania shiftów □ Dopięty i kontrolowany budżet □ Zbierane na bieżąco faktury □ Codzienne spotkania

Europejski Parlament ModzieĹźy EYP Poland ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa info@eyppoland.com www.eyppoland.com www.facebook.com/EYPPoland