UT 4 Postkorb

Umsetzungstipp Postkorb Eine effektive Form zur Überprüfung von Methodenkompetenz

vorwort

In unserem Vademecum «ÜberPrüfen» haben wir die Heraus­ forderungen kompetenzorientierter Prüfungen vorgestellt und ein Spektrum verschiedener Prüfungsformen aufgezeigt, welche das Überprüfen von Handlungskompetenzen möglich machen.

Die Umsetzungstipps knüpfen am Vademecum an und ver­ tiefen jeweils eine der darin aufgeführten Prüfungsmetho­ den. Fokus der Umsetzungstipps – sie tragen ihn bereits im Namen – ist die Umsetzung. Während im Vademecum vor allem das WAS ins Zentrum gestellt wurde, so geht es in den Umsetzungstipps nun um das WIE bei den zentralen Prüfungsmethoden.

Wir hoffen, Ihnen mit den Umsetzungstipps wertvolle, praxis­ nahe und vor allem hilfreiche Impulse für die Umsetzung der Prüfungsmethoden in die «Prüfungsrealität» geben zu können.

einführung

In einer Postkorb-Aufgabe – gerne auch nur Postkorb ge­ nannt – priorisieren die Kandidat/innen verschiedene Tätig­ keiten aus einem Arbeitstag. Diese zu ordnenden Tätigkeiten werden ihnen in Form unterschiedlichster Dokumente wie Briefe, E-Mails, Telefonnotizen, Nachrichten sowie Hinter­ grundmaterial wie Terminkalender oder ein Organigramm zugänglich gemacht. Mit der Postkorb-Methode wird über­ prüft, wie gut die Kandidat/innen unter Zeitdruck in der Lage sind, die Informationen zu analysieren, ihre Arbeit sinnvoll zu organisieren und zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und Informationen an andere weiterzuleiten oder Arbeiten zu delegieren. Das heisst, beim Postkorb müssen wichtige von unwichtigen Informationen unterschieden, die Dringlichkeit eingeschätzt und entsprechend sinnvolle Massnahmen ge­ troffen werden. Aus der Bewältigung dieser Aufgabe können Rückschlüsse auf Stressresistenz, Entscheidungsfähigkeit, Konzentrationsfähigkeit und Arbeitsorganisation gezogen werden.

Postkorb-Aufgaben eignen sich hauptsächlich für schriftliche Prüfungen. Nach Bedarf kann ein mündlicher Teil vorgesehen werden, in welchem die Kandidat/innen ihre Lösung erläutern.

4I5

theoretischer einblick

Die Postkorb-Aufgabe hat ihre Wurzeln in der Arbeitsund Organisationspsychologie und ist beispielsweise fester Bestandteil von Assessment-Centern.

Folgende Literatur ermöglicht einen theoretischen Einblick in die Prüfungsmethode: Höft, S. & Funke, U. (2006): Simulationsorientierte Ver­ fahren der Personalauswahl. In: Schuler, H. (Hrsg.): Lehrbuch Personal­psychologie. Göttingen: Hogrefe. S. 147–187.

Musch, J. & Lieberei, W. (1997): Entwicklung und Validierung einer auswertungsobjektiven Postkorbübung für die Personalauswahl. http://psydok.sulb.uni-saarland.de/ volltexte/2004/321/pdf/BoBe1997_1.pdf Wolz, S. (2008): Darstellung ausgewählter Verfahren des Assessment Centers. Handout zum Referat im Rahmen der Lehrveranstaltung: Personalmarketing und Personalauswahl Sommersemester 2008.

Eine Auswahl der aufgeführten Artikel ist auf unserer Home­ page www.ectaveo.ch im Themenfokus unter dem Stichwort «Kompetenzmessung» aufgeschaltet.

anforderungen an die prüfungsform

Die Qualität dieser Prüfungsform hängt entscheidend davon ab, ob die Aufgabenstellung praxisnah und komplex aufgebaut ist. Der Postkorb ist so zu konstruieren, dass die Kandidat/innen realistische und alltägliche Informationen erhalten. Dabei ist es möglich, dass sich Informationen wi­ dersprechen oder zu Terminkollisionen führen. Ausserdem sind auch Informationen aus dem persönlichen Umfeld (wie Zahnarzttermin, Geburtstag der Tochter etc.) einzubeziehen.

Bei der Konstruktion der Aufgabenstellung ist auf Folgendes zu achten: > Der Postkorb beinhaltet eine Fülle an Schriftstücken und Informationen unterschiedlichster Art. > Der Postkorb ist in einen Kontext eingebunden. > Die zu lösenden Probleme sind vielfältig und nicht nur ­beruflicher Natur. > Der Postkorb wird unter Zeitdruck ausgeführt. > Die Aufgabenstellung enthält einen Aktionsplan, bei erhöhter Schwierigkeit auch einen Zeitplan, in welchem die Kandidat/innen die Arbeiten planen.

Ausserdem: Die Informationen und Tätigkeiten … > sind miteinander vernetzt. > sind unterschiedlich relevant und dringlich. > haben einen Einfluss auf die Arbeitsgestaltung der Kandidaten/innen.

6I7

tipps für die entwicklung der prüfungsaufgaben

Eine Postkorb-Aufgabe dauert in der Regel zwischen 30 und 120 Minuten. In der Aufgabenstellung wird der Postkorb zunächst in einen Kontext eingebettet. Das bedeutet, dass in der Ausgangslage beschrieben wird, in welcher (fiktiven) Firma die Kandidat/innen arbeiten, in welcher Rolle sie han­ deln und wie ihr Terminplan für diesen Tag aussieht. Weiter erhalten die Kandidat/innen ein Organigramm, aus welchem ersichtlich wird, in welcher hierarchischen Position ihre Funk­ tion angesiedelt ist. Anhand der beschriebenen Ausgangslage und des Organigramms können die Kandidat/innen einschätzen, welche Führungs- und Delegationskompetenzen sie haben und innerhalb welcher Rahmenbedingungen sie aufgefordert sind, die vorliegenden Meldungen und Vorgän­ge zu bewältigen.

Je nach Schwierigkeitsgrad enthält der Postkorb 15 bis 40 Schriftstücke. Er kann verschieden komplex sein, wobei die Verbindungen der Informationen untereinander nicht allzu offensichtlich sein dürfen. Versteckte Informationen hingegen sind eher zu vermeiden. Die Kandidat/innen müs­ sen nach der Analyse der Informationen die einzelnen Vor­ gänge in einem Aktionsplan priorisieren, die zu treffenden Massnahmen bestimmen und diese plausibel begründen. Bei erhöhtem Schwierigkeitsgrad, müssen die Kandidat/innen zudem eine zeitliche Planung erstellen und darin aufführen, wann sie welche Massnahme treffen und wie viel Zeit dies in Anspruch nimmt.

Die Komplexität eines Postkorbs wird vor allem durch die Art der Schriftstücke erzeugt. Dabei ist zu beachten: Merkmale der Schriftstücke > Es handelt sich um verschiedene Schriftstücke: Briefe, E-Mails, Telefonnotizen, Anliegen von Kunden, Rechnungen, Mahnungen, vertrauliche Mitteilungen u. ä. > Die Art der Schriftstücke muss in der Praxis tatsächlich vorkommen. > Die Schriftstücke sollen echt aussehen (z. B. mit Briefkopf, mit Unterschrift, mit Datum u. ä.). > Die Schriftstücke können Informationen zu organisations­ spezifischen Problemen enthalten. > Die Dringlichkeit und die Relevanz der Schriftstücke sind unterschiedlich. > Die Inhalte der Schriftstücke stehen untereinander in Zusammenhang und können sich auch widersprechen. > Die Inhalte der Schriftstücke haben Auswirkungen auf den Terminplan der Kandidat/innen. > Die Dokumente sind nummeriert, damit die Kandidat/ innen bei der Lösung auf die Nummern referenzieren kön­ nen und Missverständnisse bei der Korrektur vermieden werden. > Die Anzahl der Schriftstücke und die Komplexität der Verbindung unter den einzelnen Schriftstücken sind der Prüfungszeit und dem Prüfungsniveau angepasst.

8I9

fortsetzung

tipps für die entwicklung der prüfungsaufgaben

Für die Lösung des Postkorbs können folgende Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden: > Aktionsplan > Je nach Anforderungsniveau auch ein Zeitplan > Organigramm der Firma > Terminkalender, in welchem Sitzungen u. Ä. eingetragen sind > Je nachdem eine kurze Beschreibung der Mitarbeitenden im Team Musterlösung Bei Postkorb-Aufgaben gibt es nicht die richtige oder falsche Lösung, sondern geeignete und weniger geeignete Lösun­ gen. Entscheidend ist, dass die Kandidat/innen ihr Vorgehen begründen. Damit dies möglich ist, muss im Aktionsplan deshalb immer auch eine Spalte «Begründung» vorgesehen werden. Für die Erstellung der Musterlösung hilft die Über­ legung, welche Aufgaben warum prioritär zu behandeln sind und welche Vorgänge nicht relevant sind.

Test Es ist zu empfehlen, den Postkorb zu testen, bevor er für die Prüfung freigegeben wird. Idealerweise übernimmt diese Aufgabe eine Person, die an der Entwicklung des Postkorbs nicht beteiligt war, mit der Materie aber gut vertraut ist.

Diese Test-Prüfung ist unter denselben Bedingungen (gleiche Hilfsmittel, Zeitlimit) durchzuführen, wie sie auch für die Prü­ fung angedacht sind. Anhand des Tests lässt sich überprüfen, ob die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit lösbar ist und die Unterscheidung zwischen dringend / nicht dringend sowie relevant / nicht relevant aus den vorliegenden Schriftstücken deutlich wird.

hinweise zur umsetzung

Der Postkorb wird schriftlich durchgeführt, wobei die Mög­ lichkeit besteht, die Aufgabe anschliessend zu besprechen.

Es gibt keine eindeutige und richtige Lösung. Meist ist der Postkorb auch so angelegt, dass er nicht zu hundert Prozent lösbar ist, will heissen: Um Zeitdruck zu schaffen, wird den Kandidat/innen mehr Material bereitgestellt, als sie in der vorgegebenen Zeit bewältigen können. Die Prüfungsexpert/ innen schauen bei der Bewertung vor allem darauf, wie die Bearbeitung vorgenommen wurde und nach welchen Krite­ rien die Entscheidungen erfolgten. Hier ist vor allem der Weg das Ziel!

Während der Durchführung besteht die Möglichkeit, weitere Dokumente abzugeben, um den Zeitdruck und den Stressfak­ tor zusätzlich zu erhöhen. Rückfragen während der Prüfung sind hingegen in der Regel nicht erlaubt.

Ist ein anschliessendes Gespräch geplant, müssen die Kan­ didat/innen ihre Lösung erläutern und verteidigen. Es geht vor allem auch hier um die Frage, warum sie so vorgegangen sind und welches die dahinterliegenden Überlegungen sind.

Beim Gespräch sollte der Fokus immer wieder auf die Dring­ lichkeit und Wichtigkeit der Informationen und Aufgaben gelegt werden.

10 I 11

abonnement «umsetzungstipps»

In unserer Reihe «Umsetzungstipps» unterstützen wir Sie bei der Ausgestaltung kompetenzorientierter Prüfungen. Wir zei­ gen Ihnen, wie Sie kompetenzorientierte Prüfungsmethoden punktgenau im Prüfungsalltag umsetzen können.

Unsere Publikationsreihe «Umsetzungstipps» umfasst fol­ gende Prüfungsmethoden: Prüfungsmethode «Critical Incidents» Prüfungsmethode «Praxisprüfungen» Sozialkompetenz prüfen – Utopie oder Realität?

Prüfungsmethode «Postkorb» Prüfungsmethode «Mini-Cases» Prüfungsmethode «Geleitete Fallarbeit» Prüfungsmethode «Fallstudie» Prüfungsmethode «Wissensfragen» Prüfungsmethode «Gesprächsanalyse» Prüfungsmethode «Fachgespräch» Mündliche Prüfungen Prüfungsmethode «Rollenspiel» Prüfungsmethode «Handlungssimulation» Prüfungsmethode «Präsentation» Bewerten mit Kriterien Prüfungsmethode «Gruppendiskussion» Prüfungsmethode «Projektarbeit» Prüfungsmethode «Praxisarbeit» Prüfungsmethode «Werkschau» Prüfungsmethode «Kompetenzstatus» Prüfungsmethode «Statusgespräch»

Möchten Sie die Umsetzungstipps in gedruckter Form ­beziehen, tragen Sie sich ein unter: www.ectaveo.ch/abonnement-umsetzungstipps

12 I 13

Herausgeberin Ectaveo AG Riedtlistrasse 15a CH-8006 Zürich info@ectaveo.ch www.ectaveo.ch Autorin Ectaveo AG Gestaltung und Satz dezember und juli gmbh www.dezemberundjuli.ch Auflage 2. Auflage, Dezember 2022

Wünschen Sie weitere Exemplare?

Bitte bestellen Sie diese via E-Mail an info@ectaveo.ch oder über unsere Website www.ectaveo.ch

Copyright © uneingeschränkt bei der Herausgeberin 14 I 15

E C TAV E O A G R I E D T L I S T R A S S E 15 A CH-8006 ZÜRICH T + 41 4 4 360 4 0 60 I N F O @E C TAV E O. C H W W W. E C TAV E O. C H