Digitalminister Dirk Schrödter spricht über Schleswig-Holsteins Digitalisierungsprogramm 3.0.
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Berlin
Das Kiezlabor will die digitale Transformation mit Leben füllen und die Verwaltung nahbar machen.
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In dieser Ausgabe
Politik & Verwaltung
4 | Fedor Ruhose und Valentina Kerst über den „schleichenden Blackout“.
5 | Bürger fordern mehr Handlungsfähigkeit vom Staat.
6 | Der Arbeitskreis „Design Thinking“ des NEGZ beschreibt moderne Projektmethoden.
7 | Künstliche Intelligenz und das Problem mit dem „Übervertrauen“.
10 | Das Ausweiswesen wird überarbeitet.
Praxis & Innovation
12 | Der Einsatz von Open Source als wegweisende Entscheidung.
13 | Hilfestellung für mehr digitale Barrierefreiheit in der Öffentlichen Verwaltung.
15 | Die Positionen der Verbände zum geplanten Gesundheitsdatennutzungsgesetz.
15 | KI soll bei der ArztbriefErstellung unterstützen.
16 | Bildungsangebote rund um eGovernment beim eGovCampus.
17 | Relevante Termine für Gesundheitsbranche und Public Sector.
Impressum Seite 28
Change Management bei der Digitalisierung
Kommunikation statt
Desinformation
Die Aufregung um die Kürzungen des Digitalbudgets sowie die offenen Fragen um die nun doch zur Verfügung stehenden 300 Millionen Euro machen eines deutlich: Die Verwaltung hat kein Finanzierungs-, sondern ein Kommunikationsproblem.
Es war der Schocker dieses Sommers: Nur noch 3,3 Millionen Euro sollen für die Digitalisierung vorgesehen sein. Auch bei den zusätzlichen Mittel für die Registermodernisierung wurde der Rotstift angesetzt: Im kommenden Jahr sollen Medienberichten zufolge nur noch 70 statt 83 Millionen Euro zur Verfügung stehen, das Budget für die Digitalen Identitäten schrumpft von 60 auf 40 Millionen Euro.
Ein neuer Beweis, dass die Ampel-Koalition Zukunft einfach nicht könne, so etwa die Reaktion von Bayerns Digitalministerin Judith Gerlach. „Den großen Wurf bei Digitalisierung hat die sogenannte ‚Fortschrittskoalition’ versprochen – und gebrochen. Digitalisierung muss über Haushaltsjahre geplant werden“, erklärte sie. Daran ändern auch die weiteren 300 Millionen Euro, die, wie sich sich herausstellte, zusätzlich zur Verfügung stehen, nichts.
„Nach unserem Kenntnisstand handelt es sich bei den 300 Millionen Euro um Ausgabereste, die
Kurz gemeldet
Der Weg in die Basisabsicherung
Noch immer stellt der ITGrundschutz für Kommunen einen enormen Aufwand dar. Um diesem Problem zu begegnen, initiierte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) das Projekt „Weg in die Basis-Absicherung“ (WiBA). Das Amt erhofft sich, Aufwände bei der Grundabsicherung so zu verringern und Kommunen den Eintritt zu erleichtern. „Insbesondere für kleine Kommunen bieten wir
von 2022 auf 2023 übertragen wurden. Die weitere Finanzierung ab 2024 ist allerdings völlig unklar. Hier hat der Bund den Ländern gegenüber bislang keine Zusage gemacht“, so Gerlach. „Die genannte Summe von weiteren 300 Millionen Euro ist uns bisher nur aus der Presse bekannt und lässt viele Fragen offen. Wir erwarten detaillierte Informationen im fachlichen Austausch zwischen Bund und Ländern in den nächsten Wochen“, erklärte Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung in Sachsen, diesbezüglich – und macht damit auf eine wiederkehrende Problematik bei der Verwaltungsdigitalisierung aufmerksam: Die unzureichende beziehungsweise oftmals verspätete Kommunikation zwischen den Beteiligten. Das betrifft nicht nur Bund und Länder, auch die Kommunen sowie Bürger und Bürgerinnen leiden darunter. Dabei ist die Goldene Regel beim Change- beziehungsweise Veränderungsmanagement die umfang-
reiche Kommunikation mit den einzelnen Stakeholdern – und zwar die aktive. Denn wie Paul Watzlawick bereits festgestellt hat:
„Man kann nicht nicht kommunizieren, denn jede Kommunikation (nicht nur mit Worten) ist Verhalten und genauso, wie man sich nicht nicht verhalten kann, kann man nicht nicht kommunizieren.“
Das heißt, die Beteiligten schließen eventuelle Lücken in der Kommunikation mit eigenen Entwürfen und Ideen. Dass diese den Intentionen des Sprechers gleichkommen, ist dabei nicht sicher, oftmals sogar eher unwahrscheinlich. Im vorliegenden Fall führte es lediglich zu der Annahme, die Digitalisierung sei nicht wichtig, nur ein Randprojekt – und das, obwohl der Bund bereits große Summen in die OZG-Umsetzung und andere Digitalisierungsprojekte gesteckt hat.
Die digitale Transformation der Verwaltung muss daher einen Kulturwandel mit sich ziehen und die Kommunikation mit allen Ebenen des föderalen Systems als
28.August 2023
SPEZIAL
Lösungen und Infos rund um die E-Akte sowie das Outputund Dokumentenmanagement.
Prof. Thomas Popp, Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung in Sachsen
essenzieller Baustein in den Veränderungsprozess integriert werden – und damit ist nicht nur das Verbreiten von Informationen gemeint. Es braucht eine ebenenübergreifende Arbeits- und Führungskultur, Möglichkeiten zu Kollaboration. Dafür müssen auch Feedback- und Austauschmöglichkeiten etabliert und es muss frühzeitig die Diskussion mit den Beteiligten gesucht werden. Die Bereitschaft dazu ist da: „Wir sollten uns immer wieder bewusst machen, dass wir mitten in einem grundlegenden Veränderungsprozess stecken. Da dürfen und müssen wir um die besten Lösungen ringen. Das schließt die Debatte um die erforderlichen Ressourcen ein“, so Popp. na
Debatte um Bundesmittel [ voge.ly/vglHZu2 ]
mit WiBA eine neue Einstiegsebene in den IT-Grundschutz an. Anhand von Checklisten mit einfachen Prüffragen und Hilfsmitteln können Kommunen die dringlichsten Maßnahmen selbst identifizieren und umsetzen. So kann ein erster, aber wesentlicher Schritt in Richtung systematischer Informationssicherheit erfolgen“, erklärt BSI-Präsidentin Claudia Plattner. 18 solcher Checklisten hat das BSI deswegen entwickelt und bereits mit sechs Modellkom-
munen auf ihre Praxistauglichkeit überprüft. Dabei umfassen die Themen sowohl technisch orientierte Elemente wie beispielsweise Serversysteme oder Backups als auch organisatorisch orientierte wie die Vorbereitung für IT-Sicherheitsvorfälle. Bevor die finale Version von WiBA zur Verfügung steht –geplant ist das für Oktober 2023 – haben Interessierte noch bis zum 15. September Zeit, die Entwürfe der Listen, die sogenannten Community
Drafts, zu kommentieren. Durch das Feedback sollen sie so praxisgerecht wie möglich gestaltet werden. „Cyber-Angriffe auf Kommunen verdeutlichen die Notwendigkeit, einfache Lösungen gemeinsam zu entwickeln und es den Kommunen zu ermöglichen, Informationssicherheit systematisch und nachhaltig aufzubauen. Das ist in Form der Checklisten geschehen. Ich rufe deshalb alle Interessierten dazu auf, die Drafts zu kommentieren“, so Plattner. cm
NEGZ: Moderne Projektmethoden auch in kleinen Behörden nutzen.
Schleswig-Holstein
„Digitalisierung ist ein fortwährender Prozess“
Schleswig-Holstein treibt die Digitalisierung stetig voran. Dirk Schrödter, Digitalisierungsminister und Chef der Staatskanzlei, spricht im Interview über das neu aufgelegte, ressortübergreifende Digitalisierungsprogramm 3.0 und die Digitalstrategie seines Landes.
Schleswig-Holstein hat das Digitalisierungsprogramm 3.0 aufgelegt und nimmt für die Umsetzung rund zehn Millionen Euro in die Hand. Was sind die Schwerpunkte des Programms?
Schrödter: Das Programm flankiert die durch das Kabinett beschlossenen digitalpolitischen Leitlinien unserer künftigen Digitalstrategie. Mit konkreten Projekten
„Die Zukunft der Verwaltung ist automatisiert, algorithmisiert, cloudifiziert und datenbasiert“
Dird Schrödter Digitalisierungsminister Schleswig-Holstein
und Maßnahmen füllen wir die Digitalstrategie so mit Leben. Dass wir das alles nicht sequentiell abarbeiten, sondern das Programm parallel zur Strategieentwicklung auflegen, zeigt, wie agil wir in Schleswig-Holstein die Digitalisierung vorantreiben. Zu den Themenclustern zählen eine grundsätzliche Offenheit gegenüber neuen digitalen Technologien, die Förderung der Nutzung Künstlicher Intelligenz, die konsequente Digitalisierung der Prozesse der Öffentlichen Verwaltung und der Unterstützung des damit verbundenen Kulturwandels. Wir räumen der Informationssicherheit und dem Ausbau unserer technischen Infrastruktur einen hohen Stellenwert ein und wollen die Nutzung von Daten u.a. mit der Förderung von OpenData vorantreiben. Und wir wollen auch die internen Daten der Verwaltung einer breiteren Nutzung zur Verfügung stellen. Damit schaffen wir den Weg zum Data Driven Government, d.h. Entscheidungen der Öffentlichen Verwaltung werden noch umfassender auf vorhandenen Daten basieren.
Durch all dies wollen wir unsere digitale Souveränität stärken. In diesem Kontext sind auch unsere Bestrebungen zu sehen, eine vielfältige Anbieterlandschaft zu fördern und dadurch einseitige Abhängigkeiten zu reduzieren. Wir wollen in diesem Zusammenhang die Verwendung von Open-Source-Lösungen in der öffentlichen IT-Infrastruktur stärken. Zugleich schaffen wir damit einen Katalysator für Wachstum und Beschäftigung in unserem Land. Wir stärken den Digitalstandort Schleswig-
Holstein und unsere kleinen und mittelgroßen Unternehmen sowie unsere Start-ups. Und zu guter Letzt möchten wir mit einer „Green IT“ Schleswig-Holsteins Weg zu einem klimaneutralen Industrieland unterstützen.
Die Projekte kommen aus fast allen Ministerien – wird die Öffentliche Verwaltung zum Vorreiter?
Schrödter: Ja, exakt das ist unser Anspruch. Wir fördern natürlich auch die Unternehmen und Forschungseinrichtungen in Schleswig-Holstein mit einem KI-Sondervermögen beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Aber gleichzeitig wollen wir die Öffentliche Verwaltung zum Treiber von Innovation machen und ein digitales Ökosystem entstehen lassen. In diesem sollen innovative Ideen zu Lösungen führen, die in der Öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen und dann wiederum auch Mehrwerte und Nutzen in der Wirtschaft zur Folge haben.
Wie unterstützen Sie die Kommunen bei ihren Digitalisierungsbemühungen?
Schrödter: Das Land stellt den Kommunen eine moderne, hochleistungsfähige eGovernment-Infrastruktur zur Verfügung, die die Kommunen kostenfrei nutzen können. Das Land entwickelt und betreibt zudem für jede durch die Kommunen digital anzubietende Verwaltungsleistung einen Referenz-Onlinedienst zur ebenfalls kostenfreien Nutzung durch die Kommunen. Damit die hierdurch
eingehenden Antragsdaten auch vollständig digital durch die kommunalen Behörden bearbeiten werden können, haben wir zusammen mit dem ITV.SH und durch Einsatz von Bundesmitteln die OZGCloud entwickelt. Diese dient der einfachen Antragsbearbeitung. Kurz zusammengefasst, wir stellen die erforderlichen technischen Strukturen zur Verfügung, damit die Kommunen ihre Verwaltungsleistungen Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen umfassend digital anbieten können. Und das klappt. Mehr als 30 Kommunen bieten mehr als 500 digitale Leistungen an. Die größte Herausforderung ist, dass die Kommunen die vom Land bereit gestellten Leistungen auch tatsächlich einsetzen. Das tun längst noch nicht alle.
Derzeit wird in Schleswig-Holstein auch an einer ministeriumsübergreifenden Digitalstrategie gearbeitet. In welche Richtung soll es gehen? Schrödter: Ich kann noch nicht allzu viel dazu verraten. Wir befinden uns gerade in den letzten Abstimmungen zu der von mir vorgelegten Strategie, und das Kabinett hat Ende September das letzte Wort. Aber wir werden die von mir bereits zum Programm ausgeführten Leitlinien mit Umsetzungszielen konkretisieren und einen kontinuierlichen Strategie- und Umsetzungsprozess initiieren. Das gab es bislang nicht. Dahinter steht, dass wir Digitalisierung nicht als endendes Projekt, sondern als fortwährenden Prozess begreifen. Es geht nicht nur darum, Onlinedienste zu entwickeln oder die Software von Fachverfahren zu modernisieren. Es geht darum, die Prozesse innerhalb der Verwaltung durchgängig digital und damit medienbruchfrei zu gestalten und dabei immer die neuesten Technologien zum Einsatz zu bringen. Wir zielen zudem auf einen Kulturwandel und eine Modernisierung der Verwaltung in Schleswig-Holstein. Die Zukunft der Verwaltung ist automatisiert, algorithmisiert, cloudifiziert und datenbasiert. Mit der Strategie legen wir für diesen Wandel die Grundlagen. Dazu zählt auch, den Prozess der Veränderung zusammen mit den Beschäftigten der Verwaltung aktiv zu gestalten.
Auf Bundesebene wird bei der Verwaltungsdigitalisierung eher gespart. Wie bewerten Sie die Haushaltspläne für 2024?
Schrödter: Wir haben auf den verschiedensten Ebenen sehr deutlich gemacht, dass Digitalisierung ein Prozess ist, der alle staatlichen Ebenen betrifft und in der gemeinsamen Verantwortung der Kommunen, der Länder und des Bundes liegt. Das funktioniert aber nur, wenn alle Ebenen miteinander kooperieren und sich ihrer gesamtstaatlichen Verantwortung stellen, indem sie im Rahmen ihrer Leistungsfähigkeit den Umsetzungsprozess des Onlinezugangsgesetzes unterstützen.
Schleswig-Holstein hat seine Verantwortung übernommen und im
Die Beantragung und der Erhalt von Ausweisen sollen vereinfacht werden.
Übrigen mit eigenem Personal und eigenen Mitteln sehr früh begonnen, gemeinsam mit den Kommunen die Aufgabe umzusetzen. Wir geben dafür ca. 30 Millionen Euro im Jahr an Landesmitteln aus und legen zusätzliche Programme, wie das Digitalisierungsprogramm oder ein Sondervermögen für den Einsatz von KI, das auch Projekte für die Verwaltungen finanziert, auf. Wir haben daher auch als eines der ersten Länder seinerzeit zugestimmt, nach dem Einer-fürAlle-Prinzip mit Mitteln des Bundes z. B. das Wohngeldverfahren oder die Verwaltungsleistung Anlagengenehmigung und -zulassung zu digitalisieren und den anderen Ländern zur Verfügung zu stellen – im Übrigen im Vertrauen darauf, dass sich der Bund seiner Mitfinanzierungsverantwortung strukturell dauerhaft stellt. Daher habe ich auch sehr deutlich den finanziellen Rückzug des Bundes kritisiert. Ich bin sehr froh, dass meine Kritik aufgegriffen wurde und wir nun eine Diskussion über die Fragen führen. Meine Kritik scheint teilweise auf fruchtbaren Boden gefallen zu sein. Ich habe mit Interesse zur Kenntnis genommen, dass Frau Ministerin Geywitz die Fortsetzung des Wohngeldverfahrens in Aussicht gestellt hat. Das sind erste gute Signale, ich hoffe, dass sich diese auch in anderen Bereichen, z.B. bei den Umweltdiensten zeigen. Das Interview führte Susanne Ehneß
Digital first statt Digitalisierung ohne Sinn und Verstand
Wir steuern in Deutschland auf einen schleichenden Blackout zu. Verwaltungen sind überlastet, es fehlen digitale Lösungen und der demographische Wandel verstärkt diese Situation zunehmend. Doch was tun, um den Super-GAU zu verhindern? Ein Gastbeitrag von Fedor Ruhose und Valentina Kerst.
Der Aufreger des Sommers war die Nachricht, dass die Bundesmittel für die Digitalisierung der Verwaltung zum Ende diesen Jahres wirklich auslaufen. Nach der Übertragung von Mitteln ins Jahr 2023 war damit die Botschaft: Jetzt ha-
einfache Bereitstellen von Finanzmitteln führt nicht dazu, dass wir vorankommen.
Die Gefahr dabei: Wir geraten in die Situation eines schleichenden Blackouts. Das Fehlen digitaler Lösungen bei wichtigen politischen
Personen, denen Unterstützung zusteht, zeigen, dass wir einen sehr langen Atem brauchen. Nicht nur wegen des Datenschutzes ein Mammutprojekt. Da aber die Erfahrungen in Deutschland mit Mammutprojek-
ben wir das Ende erreicht. Schon einmal, nämlich Ende des Jahres 2022, mussten wir feststellen, dass wir in Deutschland unsere zu hohen Ziele nicht erreichen. Schauen wir auf die Bilanz der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes: Viele der geforderten staatlichen Leistungen sind zwar digital verfügbar, von einem flächendeckenden Einsatz sind wir allerdings weit entfernt. Und auch bei einer vollständigen Umsetzung gilt leider viel zu oft: Wenn wichtige Funktionen des Staates immer noch persönliches Erscheinen und drei Durchschläge erfordern, ist das Wasser auf die Mühlen populistischer Stimmungen. Vor allem dann, wenn die Verwaltungen auf allen Ebenen mit den Herausforderungen unserer Zeit an die Grenzen ihrer Arbeitsfähigkeit geraten. Gleichzeitig wird unsere eigene Lebenserfahrung tagtäglich immer digitaler. Ja, wir leben eigentlich schon in einer postdigitalen Zeit, in der wir wie selbstverständlich in nahezu allen Lebenslagen eine digitale Unterstützung nutzen. Das verändert die Erwartungshaltung hinsichtlich der Dienstleistungen des Staates. Das Auseinanderfallen von eigenem Erleben digitaler Möglichkeiten und dem Digitalisierungsgrad des Staates führt zu einem weiteren Vertrauensverlust. Gleichzeitig steigt die Gefahr einer digitalen Projektwüste. Klassische politische Instrumente wie beispielsweise die Gesetzgebung haben kaum noch Wirkung. Auch das
„Erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung braucht ein starkes Umsetzungsökosystem, welches vernetzt und kooperativ agiert“
Fedor Ruhose, CIO Rheinland-Pfalz, und Valentina Kerst, Staatssekretärin a.D. und Unternehmerin
Vorhaben führt zur Überlastung der sowieso schon durch den demografischen Wandel geprägten Verwaltungen auf der einen und der Unternehmensseite oder der Bevölkerung auf der anderen. Beispiele sind die Grundsteuererhebung, aber auch die Wohngeldreform. Die Liste ließe sich mühelos verlängern. Politische Versprechen können auf der Vollzugsebene kaum noch erfüllt werden.
Was also tun, damit wir aus dieser Situation herauskommen? Auf Bundesebene wurde dadurch reagiert, dass ein Änderungsgesetz zum Onlinezugangsgesetz auf den Weg gebracht wurde, das sich aktuell in der Beratung im Bundestag befindet. Und in der Tat gibt es darin viele Ansätze, die an den Problemen ansetzen. Schon bei einem guten Vorhaben zeigt sich aber, dass ein gutes Gesetz noch keine Digitalisierung macht. Bürgerinnen und Bürger sollen ihre Daten bei der Inanspruchnahme von digitalen Verwaltungsdienstleistungen nur einmal angeben müssen, das so genannte Once-Only-Prinzip. Damit dies Realität wird, müssen aber die gesamten Datenbestände der Verwaltungen, gut verwahrt in so genannten Registern, digitalisiert und eindeutig den Menschen zugeordnet werden. Die Beispiele aus der jüngsten Vergangenheit, wie die Auszahlungen an
ten in der Digitalisierung nicht von Erfolgsgeschichten geprägt sind, müssen wir besonders achtgeben, ob dieser Weg Erfolge bringt. Eins ist allerdings sicher: Schnelle Erfolge werden es jedenfalls nicht. Damit diese gelingen, brauchen wir ein neues Betriebssystem unserer Verwaltung: Bei jedem Digitalisierungsprojekt muss zunächst geprüft werden, ob es den Vorgang überhaupt noch bedarf. Der beste digitale staatliche Prozess ist der, der wegfallen kann. Dann müssen wir in den Blick nehmen, ob entsprechende staatliche Leistungen ohne Antrag oder aufwändige Nachweiserbringung bewilligt werden können. Wir müssen einen Fokus legen auf die Automatisierung von regelbasierten Verfahren. Dafür können auf die Kommunen übertragene Auftragsangelegenheiten zurückgenommen und durch die Bundesregierung für diese Leistungen zentrale digitale Verfahren bereitgestellt werden. In Zeiten von Fachkräfte- und Personalmangel bietet die Automatisierung von regelbasierten Verwaltungsverfahren sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung wie auch für die Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen durch mehr Nutzerfreundlichkeit große Vorteile. Mit dem bereits genannten kommenden Fachkräftemangel in der Verwaltung werden wir Wege finden müs-
AKTUELL
Vier Milliarden für eine digitale Bundeswehr
sen, wie diese ihre Aufgaben dennoch erfüllen können. Hier plädieren wir wiederholt intensiv dafür, sich die einzelnen Prozesse nochmals anzuschauen. Denn mit dem Fachkräftemangel öffnet sich eine sehr große Tür, um Prozesse zu hinterfragen. Das „Das haben wir immer so gemacht“-Prinzip wird argumentativ nicht mehr Bestand haben. Wenn alle an einem Strang ziehen – diejenigen, die das fachliche Know-how besitzen und diejenigen, die die „Digitalisierungskompetenz“ mitbringen – kann der deutsche Staat den Rückstand aufholen, digitale Blackouts vermeiden und das Vertrauen der Bürger und Bürgerinnen sowie der Unternehmen zurückgewinnen. Gleichzeitig braucht Verwaltung interne Digitalisierungsexpertise. Hier ist die Abhängigkeit von TechUnternehmen des deutschen Staates und der deutschen Wirtschaft an vielen Stellen zu hoch. Wir brauchen eine Offensive zur Wiedergewinnung der digitalen Souveränität unseres Staates. Dafür braucht es die Vernetzung der bestehenden Digitalisierungsinstitutionen, seien es nun Behörden, Agenturen oder staatliche Dienstleister. Erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung braucht ein starkes Umsetzungsökosystem, welches vernetzt und kooperativ agiert. Vorbilder wie die Digital Service GmbH auf Bundesebene sollten auch in den Ländern geprüft werden oder ihr Auftrag entsprechend erweitert werden. Es geht nicht darum, alles selbst zu machen. Es geht darum, auf Augenhöhe agieren und Vor- und Nachteile digitaler Projekte selbst abwägen zu können. Wir sehen aktuell, dass es sich trefflich darüber streiten lässt, wie viel Budget für die Digitalisierung zur Verfügung gestellt werden soll. Wichtiger ist jedoch, dass es ein kontinuierliches Budget gibt. Wir sollten uns davon verabschieden, dass Digitalisierung ein Projekt ist. Es ist vielmehr ein fortlaufender Prozess, der sich und mit dem wir uns stetig weiterentwickeln. Der Beitrag basiert auf dem Buch „Schleichender Blackout. Wie wir das digitale Desaster verhindern“, das gerade im Dietz Verlag erschienen ist.
Die Autoren
Fedor Ruhose ist Staatssekretär im Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung Rheinland-Pfalz.
Valentina Kerst ist Staatssekretärin a.D., Gründerin und Unternehmerin.
Die BWI GmbH fungiert als IT-Systemhaus der Bundeswehr und ist gleichzeitig öffentlicher Auftraggeber. Aus diesem Grund muss sich der Dienstleister an das stringente EU-Vergaberecht halten. Um die Transparenz bei den kommenden Vergabeverfahren möglichst zu gewährleisten, hat BWI auf den BWI Industry Days eine aktualisierte VergabeRoadmap vorgestellt, die Vergabeverfahren bis ins Jahr 2028 berücksichtigt. Das geplante Auftragsvolumen beläuft sich dabei auf rund vier Milliarden Euro. Die langfristige Konzeption der Roadmap bietet externen Wirtschaftspartnern eine verbesserte Planungssicherheit und ermöglicht den Aufbau eines resilienten Partner-Ökosystems. Ein solches Ökosystem bringe, nach Ansicht von Frank Leidenberger, CEO der BWI, ausschließlich Vorteile für alle Beteiligten mit sich. Neben klassischen Vergabeverfahren sollen Unternehmen aus der Wirtschaft zusätzlich die Möglichkeit erhalten, auch mit ausländischen Firmen – etwa nach dem Fremdvergleichsgrundsatz oder im Stile eines Joint Ventures – zusammenzuarbeiten, um die digitale Resilienz der Bundeswehr schnellstmöglich und nachhaltig sicherzustellen. jk
bwi.de
Erfolgsmarke für ELSTER „ELSTER ist die erfolgreichste eGovernment-Anwendung in Deutschland –und die Nutzerzahlen wachsen ständig weiter“, gab Bayerns Finanz- und Heimatminister Albert Füracker kürzlich bekannt. Über 20 Millionen Nutzer und Nutzerinnen haben sich bis August 2023 angemeldet. Füracker betont, dass das Angebot des Online-Dienstes stetig erweitert und verbessert werde. „Wir setzen auf komplett papierlose, schnelle und zeitgemäße Kommunikation mit dem Finanzamt. Außerdem kann das ELSTER-Konto auch für nichtsteuerliche Zwecke genutzt werden, beispielsweise für Anträge zur Gewährung der Forschungszulage oder des Kindergeldes“, erläutert der Minister. Damit entwickele sich ihm zufolge ELSTER immer mehr zum „zentralen Zugang für sichere Verwaltungsleistungen“. su
elster.de
dbb-Bürgerbefragung
Das Vertrauen in den Staat erreicht Tiefpunkt
Der anhaltende Unmut über das Krisenmanagement der AmpelKoalition spiegelt sich auch in der aktuellen Bürgerbefragung des Beamtenbunds wider. Doch die Bürger wissen nicht nur genau, was sie stört, sie haben auch konkrete Vorstellungen, wie die Handlungsfähigkeit des Staats verbessert werden kann.
Es ist ein erschreckendes Bild, das die aktuelle dbb-Bürgerbefragung zeichnet: Das Vertrauen in die Handlungsfähigkeit des Staates ist so niedrig wie nie zuvor: Nur noch 27 Prozent der Bürgerinnen und Bürger gehen davon aus, dass der Staat in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen. Gerade in den Bereichen Asyl- und Flüchtlingspolitik (26 Prozent), der Schul- und Bildungspolitik (19 Prozent) sowie dem Klima- und Umweltschutz (17 Prozent) und der Gesundheitsversorgung (13 Prozent) gilt er bei den Befragten als überfordert. „Das ist alarmierend“, so Ulrich Silberbach, dbb-Bundesvorsitzender.
Entsprechend fällt auch die Bewertung der Einrichtungen der Öffentlichen Hand aus. Während die Straßenreinigung beziehungsweise Müllabfuhr (2), Bibliotheken (2), Museen (2,1) und Kindergärten (2,5) wie auch in den vergangenen Jahren mit guten Noten bedacht werden, fällt das Urteil bei Stadtund Gemeindeverwaltungen, Finanzämtern und Schulen schon deutlich schlechter aus. Die ran-
gieren mittlerweile nur noch im Bereich 3,1 bis 3,2 – 2022 lagen sie noch bei 2,8 bis 2,9. Am schlechtesten schneiden jedoch die Landes- und Bundesministerien ab. Sie erhielten lediglich die Note 3,6 beziehungsweise 3,8.
Die wichtigsten Aufgaben des Staates
Doch was ist den Bürgerinnen und Bürgern überhaupt wichtig?
Höchste Priorität hat in ihren Augen die Aufrechterhaltung der
sozialen Gerechtigkeit in der Gesellschaft (63 Prozent). Doch auch die Verbesserung der Infra- und Verkehrsstruktur (47 Prozent), Investitionen in den Klimaschutz – etwa in den Ausbau der erneuerbaren Energien (46 Prozent) –sowie der Ausbau und die Modernisierung beziehungsweise Digitalisierung des öffentlichen Dienstes (44 Prozent) werden von den Befragten als „sehr wichtig“ eingestuft.
Bei genauerem Blick auf die Ergebnisse werde jedoch klare Unterschiede zwischen Ost und West deutlich: Während die Westdeutschen Investitionen in den Klimaschutz, die Integration von Geflüchteten und Migranten sowie die Unterstützung der Ukraine durch zivile und humanitäre Hilfeleistungen oder die Lieferung schwerer Waffen häufiger als „sehr wichtig“ ansehen, priorisieren die Ostdeutschen hingegen die Entlastung der Bürger aufgrund der gestiegenen Preise und die Schaffung gleicher Lebensverhältnisse in Stadt und Land. Unterschiedlich bewerten auch Beamte und Tarifbeschäftigte die wichtigsten Aufgaben des Staates: Beamte halten Investitionen in den Klimaschutz, die Bewältigung der Herausforderungen zur Integration von Migranten und Flüchtlingen sowie die Unterstützung der Ukraine häufiger für „sehr wichtig“ als Tarifbeschäftigte. Letztere hingegen legen den Fokus häufiger als Beamte auf die Entlastung der Bürger aufgrund der gestiegenen Preise.
Digitalisierung als Teil der Lösung
Um die Leistungsfähigkeit des Öffentlichen Dienstes aufrechtzu-
erhalten beziehungsweise zu verbessern, braucht es nach Auffassung der Befragten vor allem eine schnellere und bessere Terminvergabe (71 Prozent), eine konsequente Digitalisierung aller Aufgaben des Öffentlichen Dienstes (69 Prozent) sowie eine Verbesserung von Beratung und Service (66 Prozent). Doch auch eine ausreichend gute und leistungsgerechte Bezahlung der Beschäftigten (43 Prozent), eine Ausweitung der Öffnungszeiten der Behörden (41 Prozent) sowie die Verjüngung des Öffentlichen Dienstes (37 Prozent) sind ihrer Ansicht nach notwendig. „Was die Bürgerinnen und Bürger – und übrigens auch die Beschäftigten im Öffentlichen Dienst –wollen, ist ganz einfach: Der Staat soll seine Aufgaben erfüllen und für die Menschen da sein. Sie wollen keinen anderen Staat, sondern einen effizienten“, fasst der dbbBundesvorsitzende Ulrich Silberbach die Ergebnisse zusammen. Statt die Mittel für die Digitalisierung zu kürzen und ständig immer neue, immer kompliziertere Gesetze zu verabschieden, sollte die Bundesregierung ihm zufolge das Gegenteil tun: „Mehr Digitalisierung, mehr Bürokratieabbau und mehr Serviceleistungen im Öffentlichen Dienst.“ na
Weiterlesen
Die Umfrage wurde im Auftrag des dbb Beamtenbund und Tarifunion durch die Forsa durchgeführt. Befragt wurden dafür im Juni 2023 2.008 repräsentativ ausgewählte Bürgerinnen und Bürger. Die Auswahl der Befragten erfolgte nach einem systematischen Zufallsverfahren, um sicherzustellen, dass die befragten Bürgerinnen und Bürger ein Spiegelbild der Gesamtbevölkerung in Deutschland darstellen.
Wird in der ein oder anderen Behördenstube noch beharrlich der Amtsschimmel geritten, wenden andere bereits agile, menschzentrierte und kreative Arbeitsweisen zur Entwicklung von Verwaltungsdienstleistungen an. Kennzeichnend für den MethodenGap ist nicht selten die Größe der Behörde. Doch wie lassen sich auch in kleineren Verwaltungseinheiten moderne Methoden
nutzen?
Mehr als nur ein Klischee? Beispiele rechtskonformer Lösungen, die wenig nutzungsfreundlich, zu umständlich oder gar völlig am Ziel vorbei sind, lassen sich vielfach finden. Neue Methoden wie Design Thinking versuchen Abhilfe zu schaffen und Services zu entwickeln, die Nutzenden einen Mehrwert bringen. Dafür bietet ein umfassendes Problemverständnis zu Beginn des Prozesses einen hilfreichen Ausgangspunkt. In der digitalen Produktentwicklung wird der spätere Nutzende beispielsweise
weitere Nutzergruppen. Auch sollten Prozesse ganzheitlich gedacht werden – sie hören oftmals nicht an Rathaustüren auf, sondern führen zu weiteren Prozessen oder es müssen Dritte mit eingebunden werden, um eine Dienstleistung überhaupt erbringen zu können. Iteratives, umfassendes Von-A-bisZ-Gestalten kann hier helfen! Dieses Verständnis schafft eine wichtige Grundlage für weitere Überlegungen, wie eine bestimmte Dienstleistung konzeptioniert werden sollte, um einen größtmöglichen Erfolg zu versprechen. Also zum einen sehr gute und hohe
Verwaltungen zu nutzen. Idealerweise bekommen die Mitarbeitenden nützliche Praktiken an die Hand, die sie in ihrem direkten Alltag anwenden können und ihre Neugier für die Methoden wecken. Einen guten Start bieten überschaubare Pilotprojekte, um die neuen Methoden an realen Herausforderungen auszuprobieren und deren Wirksamkeit zu demonstrieren. Zusätzlich können Arbeitskreise, Handbücher und Methodenkarten einen ersten Eindruck vermitteln, um sich mit Prinzipien und Vokabular vertraut zu machen. Wenn interne Personal-
Die Einführung moderner Projektmethoden im Verwaltungskontext erfordert Zeit, Engagement, Adaptionsfähigkeit, Geduld und Ausdauer
eines Bürger-Service in den Mittelpunkt gestellt. Das heißt, man versucht die Perspektive der Nutzenden einzunehmen, ihre Bedürfnisse, Hürden und Handlungsweisen kennenzulernen, um das Problem erst einmal möglichst umfassend zu verstehen, bevor an Lösungen gedacht wird.
Nutzende im Fokus
Als kreativer und menschzentrierter Ansatz, widmen sich moderne Methoden komplexen Problemen und dienen als Hilfsmittel, um innovative Ideen zu entwickeln. Indem man sich zunächst auf die Herausforderungen der Nutzenden konzentriert, kann man ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger und darauf aufbauend passende Lösungen entwickeln.
Wichtig dafür ist, dass man sich zunächst klarmacht, welche Stakeholder in einer Dienstleistung (= Prozess) überhaupt eine und auch welche Rolle spielen und diese mit einbezieht. Manchmal sind es Bürger, häufig sind es auch noch
Nutzerzahlen – zum anderen zufriedene Beschäftigte und Entlastung dieser.
„Handlungsorientiert bleiben“ muss das Ziel sein
Moderne Methoden sind im Verwaltungskontext überall sinnvoll, aber insbesondere im kommunalen Kontext, wo die Nähe zu den Bürgern besonders ausgeprägt ist. Jedoch fehlt es dort häufig an Ressourcen. In vielen kleineren Verwaltungen besteht eine hohe Verdichtung diverser Rollen und Tätigkeitsfelder auf einer einzigen Stelle. Nicht selten ist die OZGBeauftragte zugleich Datenschutzbeauftragte, Orga-Abteilungsleiterin und vertritt sogar die Standesbeamtin. Es braucht daher besonders in kommunalen Verwaltungen viel Mut und Engagement, die ohnehin knappen Ressourcen für Experimente mit unbekannten Methoden einzusetzen. Trotz dieser Herausforderungen gibt es erfolgversprechende, praktische Ansätze, um moderne Methoden erfolgreich auch in kleinen
ressourcen begrenzt sind, können externe Experten unterstützen oder auch Fellowship-Programme wie beispielsweise Work4Germany (z.B. das Projekt GIRAFFE, bei dem nutzerzentriert ein KI-Prototyp entwickelt wird) oder auch die Initiative Lokalprojekte, die Menschen mit fundierten Methodenkenntnissen einige Monate in Ministerien und Kommunen anstellt, um Mitarbeitende mit neuen Arbeitsweisen bekannt zu machen.
Lernen, aus Fehlern zu lernen
Im Umgang mit modernen Methoden und der Nutzerzentrierung ist eins besonders wichtig: Das Experimentieren und Ausloten des passenden Lösungsweges. Denn jedes Team, jede Verwaltung und jede Problemstellung ist unterschiedlich. Das heißt auch, dass die modernen Methoden so angepasst werden müssen, dass sie agil, menschzentriert und lösungsorientiert bleiben, aber in erster Linie helfen, das Problem bestmöglich zu lösen.
Beim Experimentieren geht es nicht darum, die Fehlerquote in einer Behörde zu erhöhen, sondern einen Experimentierraum und eine offene Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der Fehler als Lernchance betrachtet werden, um zukünftige Fehler zu vermeiden und die Qualität der Arbeit zu verbessern.
Das Ausprobieren gilt auch für Lösungsideen, die stetig getestet werden, um im Prozess zu lernen, was verbessert werden könnte –statt zu spät zu bemerken, dass zum Beispiel die Navigation nicht intuitiv verständlich ist. Dabei müssen natürlich die Grundsätze der Rechtsstaatlichkeit und die Verantwortung für die Nutzung öffentlicher Gelder stets eingehalten werden. Auch hier gilt das Prinzip: Es geht nicht darum, Risiken zu minimieren oder Entscheidungen abzuwägen. Sondern zunächst sehr gut zu verstehen, was gebraucht wird, um die geeignete Lösung zu entwickeln. Dabei hilft es Mitarbeitenden in der Verwaltung, sich zu öffnen, die Nutzenden einzubinden, zu beobachten oder zu befragen, statt in eigenen Annahmen zu verharren. Das klingt erstmal aufwändig(er), führt aber zu Lösungen, die nachhaltig positiv wirken können – und digital sind. Insgesamt ist es wichtig, Verwaltungsmitarbeitende für solche Methoden zu sensibilisieren. Allerdings lässt sich die Offenheit für Neues nur bedingt in Seminaren schulen. Um die Kultur einer Organisation zu verändern, braucht es ein Zielbild für die veränderte Verwaltung, das im Idealfall von der Führungsebene unterstützt und vorgelebt wird. Nur wenn echte Partizipation möglich ist, wird gegenseitiges Verständnis für die gemeinsamen Herausforderungen geschaffen und Lösungsorientierung gefördert. Eine transparente Kommunikation schafft eine lernförderliche Umgebung und unterstützt den notwendigen Methodenwandel. Beispiel: Stadtentwicklung als ko-kreativer Urban-DesignThinking-Prozess bei der „Migrants4Cities“-Quartiersentwicklung (Überwindung von Sprachbarrieren mit der Zielgruppe Migranten und Migrantinnen).
Neue Wege statt altem Trott
Die Öffentliche Verwaltung agiert in einem immer komplexer werdenden Umfeld. Dafür braucht es kreative und innovationsschaffendes Denken und Handeln in Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden, wobei der Einsatz nutzerzentrierter Ansätze für die Kommunalbehörden am naheliegendsten, aber ressourcentechnisch auch am herausfordernds-
ten sind. Viele Kommunen haben inzwischen Prozessmanagement eingeführt oder beschäftigen sich mit Föderalem Informationsmanagement, kurz FIM. Aus Sicht der Organisationsentwicklung ein durchaus guter Weg. In Sachen Digitalisierung jedoch ist dies nur Grundlagenarbeit. Die Digitalisierung, also die Transformation eines alten Prozesses (= alter Trott) in eine neue digitale Anwendung (= neuer Weg) beginnt erst im Anschluss an diese Arbeiten. Die Einführung moderner Projektmethoden im Verwaltungskontext erfordert Zeit, Engagement, Adaptionsfähigkeit, Geduld und Ausdauer. Doch die Bemühungen können sich lohnen, wenn kleinere Verwaltungen die Flexibilität und Effizienz gewinnen, und Kosten und Zeitaufwand in einem sinnvollen Verhältnis stehen. Denkt man, dass aufgrund neuer Kräfte in der Verwaltung ein frischer Wind einkehren wird, sieht man häufig kaum Veränderungen. Insofern wundert es nicht, dass lieber analog statt digital gedacht wird. Wer jedoch (weiterhin) analog denkt, wird die Vorteile der Digitalisierung niemals sehen. Deshalb tun sich Bund, Länder und Kommunen auch so schwer, vom Status quo abzurücken. Ein agiles, gestaltendes Denken und Handeln – also auch einmal Dinge zu hinterfragen – ist Teil einer offenen Arbeitskultur. Daher wird es Zeit, dass die neuen Praktiker von Praktikerinnen lernen, wie die Verwaltung von morgen aussieht. Die Anwendung der modernen Methoden könnte den so notwendigen Wandel fördern, indem sie neue Formen der Zusammenarbeit, Kommunikationswege und Prinzipien in die Verwaltung einbringen. Bisher erleben wir häufig ein Reden über wichtige Themen wie neue Arbeitsweisen oder den digitalen Wandel im öffentlichen Sektor, ein Handeln bleibt aber aus. Es braucht eine gesamtheitliche, menschzentrierte Betrachtung, um möglichst medienbruchfreie Prozesse zu generieren und dadurch eine Handlungsfähigkeit – gerade der kommunalen Landschaft – sicherstellen zu können. Machen ist wie reden, nur genialer!
Die Autoren
Dr. Andrea Augsten, BMZ digilab und Vorständin der Deutschen Gesellschaft für Designtheorie und -forschung e.V.,
Barbara Hilgert, Public Sector Business Consulting, msg systems ag,
Andreas Mattlener, Hochschule für öffentliche Verwaltung Rheinland-Pfalz, Jörg Möllenbrock, Geschäftsführer Möllenbrock Consulting,
Nicole Röttger, Geschäftsführerin Apiarista GmbH
Design Thinking in der Verwaltung
Alle Autoren und Autorinnen sind Mitglieder des NEGZ-Arbeitskreises„Design Thinking in der öffentlichen Verwaltung“.
[ voge.ly/vglyATd ]
In Kürze erscheint eine ausführliche Reihe zum Thema„Design Thinking in der Verwaltung“ vom NEGZ. Bei Interesse für den NEGZ-Rundbrief eintragen und informiert werden:
[ negz.org/rundbrief-abonnieren ]
Kolumne
Sie sind ein
Steuerbetrüger!
Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht immer objektiv: Der Kindergeldskandal in den Niederlanden liefert einen Beweis. Wie können wir uns vor den Fallstricken des sogenannten „Übervertrauens“ schützen? Ein wissenschaftlicher Blick auf Vertrauen, Übervertrauen und KI in der Öffentlichen Verwaltung.
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein Schreiben, ausgedruckt natürlich, vom Finanzamt. Der Inhalt? Sie hätten erheblichen Steuerbetrug begangen. Natürlich wissen Sie, dass Steuererklärungen oft komplexe Angelegenheiten sind, aber Betrug? Das geht zu weit. Entschlossen setzen Sie alles daran, die Angelegenheit zu klären: Sie korrigieren, erläutern und legen dar. Doch all Ihre Bemühungen stoßen auf taube Ohren. Das maschinelle System hat Sie bereits als Betrüger identifiziert, und bis das widerlegt ist, behält es recht. Die Rückforderungen bleiben, die Zahlungsinformationen finden Sie praktischerweise direkt im Brief. Schließlich ist das System, das solch gravierende Entscheidungen trifft, teuer und umfassend – es berücksichtigt schließlich alle Daten und sollte objektiv sein, oder? Ähnlich, auch wenn es sich nicht um Steuern, sondern um Kindergeldzahlungen handelte, ist es real Zehntausenden Eltern im Rahmen der Kindergeldaffäre in den Niederlanden ergangen. Ein auto-
matisiertes System, das zur Identifizierung möglicher Betrugsfälle im Kindergeldbereich entwickelt wurde, klassifizierte Eltern ohne triftigen Grund als Betrüger. Diese Eltern standen plötzlich vor massiven Rückforderungen, oft im fünfstelligen Bereich. Ungeachtet ihrer Versuche, das Gegenteil zu beweisen und ihre Unschuld zu bekräftigen, wurden sie durch ein System, dem fast blind vertraut wurde, in eine Ecke gedrängt. Viele Familien gerieten in Folge dessen in finanzielle Not und einige verloren ihre Wohnungen. Der aus dem Skandal resultierende massive Vertrauensverlust in die staatlichen Institutionen führte sogar 2021 zum Regierungsrücktritt. Der Skandal zeigt leider sehr eindrücklich die Risiken eines blinden Vertrauens in automatisierte Systeme und KI. In der Wissenschaft sprechen wir von „Übervertrauen“ (engl. overtrust). Dies bedeutet, dass wir maschinellen Systemen mehr Glauben schenken, als sie tatsächlich verdienen. Doch keine KI ist fehlerfrei. Überver-
trauen kann dazu führen, dass menschliche Kontrollen und Intuitionen in den Hintergrund treten, was den Weg für Fehlentscheidungen und Ungerechtigkeiten ebnet. Vertrauen in automatisierte Systeme – mitarbeitenden- und bürgerseitig – ist natürlich ein notwendiger Faktor, damit KI in der Verwaltung überhaupt akzeptiert wird. Und dieses gewünschte Vertrauen, hier hat die Wissenschaft zahlreiche Forschungsergebnisse zu bieten, entsteht zunächst einmal aus dem Kontext, in dem die KI eingesetzt wird. Technische Aufgaben wie Datenanalysen sind dafür oft prädestiniert, da sie rasch und präzise riesige Datenmengen verarbeiten kann. In solchen Szenarien tendieren wir dazu, der Technologie mehr Vertrauen zu schenken. Die Art der Aufgabe und die Expertise des Einzelnen – Experten sind hier oft kritischer als Laien – beeinflussen maßgeblich, wie sehr wir KI vertrauen. Das Design von KI-Systemen kann ebenfalls unser Vertrauen beeinflussen. Physische Roboter beispielsweise,
die wir sehen und anfassen können, werden oft als vertrauenswürdiger empfunden. Wenn diese Roboter menschenähnliche Züge oder Verhaltensweisen aufweisen (Anthropomorphismus), kann das Vertrauen weiter gestärkt werden. Ein „sympathisches“ Erscheinen von KI-Systemen kann ihre Akzeptanz tatsächlich steigern. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Transparenz der Entscheidungsfindung. Wenn wir nachvollziehen können, wie eine Entscheidung zustande kommt, steigt unser Vertrauen. Das Gegenteil tritt ein, wenn KI-Systeme wie „Black Boxes“ agieren. Deshalb gibt es einen starken Trend hin zu sogenannter erklärbarer KI, die ihre Entscheidungswege offenlegt. Schließlich spielen auch die Sicherheit und Regulierung eine Rolle. Wir fühlen uns sicherer, wenn wir wissen, dass es Regulierungen gibt, die sicherstellen, dass KI ethisch und korrekt arbeitet. Zertifikate und Gütesiegel von vertrauenswürdigen Institutionen können weiterhin dazu beitragen, dieses Vertrauen zu stärken, eine Art „KI-TÜV“. Doch wie können wir verhindern, dass das notwendige Vertrauen in KI zu einem schädlichen Übervertrauen wird? Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen menschlicher Intuition und maschineller Präzision ist hier ganz entscheidend. 1. Es sollten klare Richtlinien für den KI-Einsatz definiert werden, die besagen, in welchen Bereichen KI agieren darf und wo menschliche Kontrolle unerlässlich ist (siehe EU AI Act). Gerade in sensiblen Bereichen sollte das Konzept des „Human-inthe-Loop“ verankert werden, wodurch stets eine menschliche Überprüfung und Intervention
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möglich ist. Etwas, das in obigem Fall nicht in ausreichendem Maße vorhanden war.
2.KI-Kompetenzen sind ebenfalls zentral. Sowohl Bürger als auch die Mitarbeitenden der Verwaltung müssen über die Fähigkeiten und Limitierungen von KI informiert werden. Ein kritisches Verständnis ermöglicht es den Menschen, KI-Empfehlungen im richtigen Kontext zu betrachten. Ohne KI-Kompetenz in der Verwaltung ist die Einführung und Nutzung ein hochriskantes Unterfangen!
3.Transparenz und Erklärbarkeit sind ebenfalls essenziell. Es geht hierbei nicht nur darum, wie Entscheidungen getroffen werden, sondern auch um den Umgang mit den zugrunde liegenden Daten. Externe Audits können helfen, die Integrität des KI-Systems sicherzustellen. Es gibt noch viel zu lernen über Vertrauen und Übervertrauen in KI, und die Wissenschaft hat hier bereits wichtige Grundlagen gelegt. Diese Erkenntnisse können in die Verwaltungspraxis einfließen, um Systeme zu entwickeln, die wirklich für uns, die Bürgerinnen und Bürger, arbeiten. Damit sich nur diejenigen als Steuerbetrüger bezeichnen lassen müssen, die es auch wirklich sind.
Der Autor Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves ist Informatikprofessor und Politikwissenschaftler, leitet die Arbeitsgruppe„Digitale Transformation öffentlicher Dienste“ an der Universität Bremen und berichtet in der wissenschaftlichen Kolumne über aktuelle Forschungsergebnisse zur digitalen Verwaltung.
[ voge.ly/vglaCrp ]
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Von Personalausweis bis Aufenthaltstitel
Schneller und einfacher zum Ausweisdokument
Das Bundeskabinett hat Vereinfachungen bei der Beantragung und dem Erhalt von Ausweisdokumenten beschlossen. Die Neuerungen werden bis Mai 2025 stufenweise umgesetzt – vorausgesetzt der Bundesrat stimmt zu.
Das Bundeskabinett hat Mitte August die „Verordnung zur Änderung der Personalausweisverordnung, der Passverordnung, der Aufenthaltsverordnung sowie weiterer Vorschriften“ beschlossen. Was kompliziert klingt, bringt jedoch einige Erleichterungen für Bürger und Bürgerinnen, aber auch für die Mitarbeitenden in den Verwaltungen mit sich, denn einige Termine beim Amt könnten dadurch entfallen.
Die Neuerungen sollen dabei stufenweise eingeführt werden. Geplant ist, W ab November 2023 die Abholung des PIN-Briefs für den Online-Ausweis an speziell dafür eingerichteten Automaten zu ermöglichen. Auch die Ausweisdokumente selbst können dann
von den Behörden an diesen Automaten zur Abholung hinterlegt werden. Das Prinzip ähnelt dabei dem der Poststationen: Sobald das Ausweisdokument zur Abholung bereit liegt, wird der Bürger oder die Bürgerin von der Behörde informiert und erhält einen persönlichen PIN-Code. Mit diesem kann dann das Fach geöffnet werden.
W ab November 2024 die rechtlichen Voraussetzungen für eine direkte Übergabe des PIN-Briefs bei der Beantragung des Ausweises zu schaffen. Da die technische und organisatorische Umstellung des Verfahrens jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen wird, rechnet das Bundesinnenministerium damit, dass die direkte Übergabe erst ab dem Frühjahr 2025 möglich sein wird.
W zum 1. November 2024 die rechtliche Grundlage für den Direktversand der Ausweisdokumente zu schaffen. Ist der Antragsteller damit einverstanden, wird ihm das beantragte Dokument dann direkt an die Meldeadresse geschickt – der Gang zur Behörde oder zum Ausgabeautomaten entfällt so. Dieser Service wird allerdings gebührenpflichtig sein.
W ab Mai 2025 zudem nur noch digital vorliegende biometrische Lichtbilder zuzulassen. Diese können entweder in den Behör-
Lichtbilder
Medienbruchfrei vor Ort
Von Juni bis Oktober 2023 wird in einem Pilotprojekt eine neu entwickelte Technik zur bürgerfreundlichen Aufnahme von Lichtbilder direkt in den Behörden in Berlin-Reinickendorf, Bielefeld, Haldensleben, Herne, Hildesheim, München, Rostock und Stuttgart getestet. Die durchgehend digitale Bearbeitung soll dabei die Sicherheit erhöhen, da Bilder so nicht manipuliert werden können. Gleichzeitig spart sie Zeit, da die Bilder automatisch darauf überprüft werden, ob sie Biometrie-konform sind –und gegebenenfalls sofort ein neues erstellt werden kann. Alternativ können die Bilder beim Fotografen erstellt und digital an die Behörde übertragen werden. Dort werden sie medienbruchfrei weiterverarbeitet.
den selbst oder beim Fotografen erstellt werden. Die Neuerungen müssen nun noch vom Bundesrat verabschiedet werden. Damit ist im September 2023 zu rechnen. na
Praxis & Innovation
Berlin
Open Source als Teil eines Ökosystems für die Öffentliche Verwaltung.
Gesundheitsdaten nutzen: Verbände positionieren sich zum Gesetzentwurf.
Kiezlabor: ein offener Ort für Bürger und Verwaltung
Auf dem diesjährigen Sommerfest des Berliner CityLAB wurde das sogenannte Kiezlabor offiziell eröffnet. Das energieautarke Tiny House, das aus einem alten Schiffscontainer entstanden ist, soll die Bürger bei der digitalen Transformation mit an Bord holen – gemäß dem Motto „Ohne dich sind wir nur ein Container“.
Auf der Digitalkonferenz re:publica wurde das Kiezlabor des CityLAB getestet, nun lässt das Projekt seinen Beta-Status hinter sich, ab sofort sind die Bürger zum Mitmachen eingeladen. „Ohne dich sind wir nur ein Container“, lautet das Motto des Projekts, das von der Senatskanzlei Berlin gefördert wird und ein Projekt der Technologiestiftung Berlin ist. Und genau dieses Motto soll hier gelebt werden, wobei der lokale Ansatz entscheidend ist: Vielseitige Veranstaltungen wollen Bürger und Initiativen aus dem Stadtviertel – dem Kiez –mit der Öffentlichen Verwaltung zusammenbringen und zu Diskussionen einladen. Dabei soll nicht nur mit, sondern auch von den Kiezen gelernt werden – um eine bedarfsgerechte digitale Stadtentwicklung zu fördern.
„Das Kiezlabor ist ein Projekt, das im Rahmen der Smart-City-Strategie ‚Gemeinsam Digital: Berlin‘ umgesetzt und vom Land Berlin finanziert wird“, kommentiert Berlins CDO Martina Klement. „Deshalb freue ich mich über die Einweihung des Kiezlabors und hoffe, dass es von den Berlinerinnen und Berlinern – egal ob jung, alt, digitalaffin oder nicht – als offener Ort angenommen und als Zukunftswerkstatt, Workshop, Bühne, interaktive Ausstellung, Netzwerktreffen oder auch einfach zum gemütlichen Austausch genutzt wird.”
Dr. Benjamin Seibel, Leiter des CityLAB, erläutert im Interview, was das Kiezlabor kann und wie es von den Bürgern angenommen wird.
Das Kiezlabor wurde kürzlich offiziell eröffnet. Was sind die Ziele dieses Projekts?
Seibel: Im CityLAB führen wir regelmäßig Partizipationsprojekte durch – bislang zumeist in unseren eigenen Räumen direkt im ehemaligen Flughafengebäude in Berlin-Tempelhof. Mit dem mobilen Kiezlabor können wir unser Angebot nun auch zu den Menschen vor Ort bringen. Das gibt uns die Möglichkeit, ganz neue Zielgruppen zu erreichen und mit neuen Formaten zu experimentieren. Wir arbeiten dabei an jedem Standort mit lokalen Initiativen zusammen, aber auch mit der Öffentlichen Verwaltung. So gab es an unserem ersten Teststandort vor den Toren der
„Wir arbeiten an jedem Standort mit einem eigenen Themenschwerpunkt und immer mit einem starken lokalen Bezug“
Dr. Benjamin Seibel, Leiter des CityLAB
labor digitale Prototypen, die bei uns im CityLAB entstanden sind. Das Feedback nutzen wir dann, um unser Angebot zu verbessern.
Wie wird das Kiezlabor bisher von den Berlinern angenommen?
Musik. Wenn sich jemand nur ein wenig ausruhen und eine Limo trinken möchte, ist das auch völlig okay. Zudem setzen wir auf zielgruppenspezifische Formate, machen also auch mal Workshops speziell für Kinder oder Senioren. Das ist wichtig, weil Bedürfnisse und Interessen, aber auch die Art der Ansprache eben sehr unterschiedlich sind.
Welche Projekte sind in naher Zukunft geplant?
re:publica zum Beispiel ein mobiles Bürgeramt, wo quasi im Vorbeigehen ein Ausweis verlängert oder eine Wohnungsummeldung erledigt werden konnte.
Wie können sich die Bürger konkret beteiligen?
Seibel: Wir arbeiten an jedem Standort mit einem eigenen Themenschwerpunkt und immer mit einem starken lokalen Bezug. Wenn im Kiez aktuell zum Beispiel über Verkehrsberuhigung diskutiert wird, dann greifen wir so etwas auf. Menschen vor Ort können dabei unsere Workshopangebote nutzen oder eigene Ideen für Formate einbringen und umsetzen. Nicht zuletzt zeigen wir im Kiez-
Seibel: Durchgehend sehr gut. Der schön gestaltete Container weckt natürlich Neugier und Interesse, und wenn die Leute dann noch merken, dass wir nicht einfach irgendwas verkaufen wollen, sondern zum Mitgestalten einladen, nehmen sie sich gerne etwas Zeit. Gerade auch bei den mobilen Bürgerdiensten war die Begeisterung sehr groß. In Berlin ist es ja notorisch schwierig, zeitnah einen Termin beim Amt zu bekommen. Als die Leute hörten, dass sich das im Kiezlabor mal eben so erledigen lässt, konnten viele das kaum glauben.
Wie schafft man es, auch jene Bürger anzusprechen und mitzunehmen, die bisher kein Interesse an einer Mitgestaltung gezeigt haben oder wenig digitalaffin sind?
Seibel: Ganz zentral ist die niedrigschwellige Gestaltung des Angebots. Das Kiezlabor wirkt einfach einladend, es gibt Liegestühle, Schatten, kühle Getränke und
Seibel: Wir haben weitere Berliner Standorte in diesem Jahr geplant und experimentieren dabei ständig mit neuen Angeboten. Auf dem Tempelhofer Feld haben wir uns zuletzt mit lokalen Strategien zum Umgang mit der Klimakrise befasst, nun geht es für uns vom 4.9. bis 18.9. in den Graefekiez mit dem Fokus auf die Neugestaltung öffentlicher Plätze. Anschließend steht ein Besuch in Marzahn-Hellersdorf an. Das Kiezlabor ist auch Teil der Berliner Smart-City- und Digitalstrategie „Gemeinsam Digital: Berlin“. Hier entstehen in den nächsten Monaten und Jahren zahlreiche Smart-City-Projekte, die im Kiezlabor erprobt und mitgestaltet werden können.
Kooperieren Sie mit anderen Städten oder Kommunen?
Seibel: Wir haben uns während der Konzeption mit verschiedenen anderen Städten und Kommunen ausgetauscht, die bereits Erfahrungen im Bereich mobiler Partizipationsangebote gemacht haben. Daraus ist die Idee für ein „Netzwerk mobile Stadtlabore“ entstanden, in dem wir uns nun regelmäßig austauschen wollen. Das Interview führte Susanne Ehneß
Standorte
Im Laufe des Jahres wird das Kiezlabor an mehreren Orten in Berlin zu finden sein. Bisher bestätigt sind folgende Standorte:
• Friedrichshain-Kreuzberg: Im Graefekiez, voraussichtlich Dieffenbachstraße, 04.09. bis 18.09.2023
• Marzahn-Hellersdorf: Am Alice-SalomonPlatz, 16.10. bis 20.10.2023
[ www.citylab-berlin.org ]
Das Kiezlabor bei
Dr. Benjamin Seibel mit Berlins CDO Martina Klement
Die digitale Transformation in deutschen Behörden hat in den letzten Jahren große Schritte getan. Doch natürlich ist die To-Do-Liste noch immer lang. Eine der wichtigsten Richtungsentscheidungen: Der Einsatz von Open Source, um die großen Baustellen anzugehen.
Die gute Nachricht zuerst: Deutschland ist digitaler, als man denkt. Die digitale Transformation der Öffentlichen Verwaltung hat in den letzten Jahren große Schritte nach vorn gemacht. Strukturen und Standards wurden geschaffen, Wege der Zusammenarbeit ausgehandelt und erprobt, zahlreiche Dienste sind in den Produktivbetrieb gegangen. Kfz-Anmeldung, Wohngeldantrag, Gewerbeanmeldung, Baugenehmigung und Melderegisterauskunft – diese zentralen Dienste lassen sich heute im Schnitt doppelt so oft digital erledigen als noch vor zwei Jahren. Das zeigt der Deutschland-Index des Kompetenzzentrums für Öffentliche IT. Insgesamt 127 OZG-Leistungen sind inzwischen flächendeckend verfügbar. Zahlreiche weitere Dienste warten allerdings noch auf ihren bundesweiten Rollout. Für Bürger und Bürgerinnen, Unternehmen sowie Verwaltungsmitarbeitende sind viele dieser Fortschritte noch nicht sichtbar. Zurecht erwarten sie mehr Tempo und vor allem spürbare Entlastungen durch nutzerzentrierte Angebote. Die To-Do-Liste der Digitalisierer in der Verwaltung und bei ihren Dienstleistern ist noch lang. In der Praxis zeigten sich vor allem beim „Einer für alle“-Prinzip, das eine schnelle Verbreitung digitaler Services ermöglichen sollte, hohe Hürden. Umso mehr müssen nun Verwaltung und Digitalisierungs-Spezialisten gemeinsam alles für schnelle, sichtbare Fortschritte tun. Die zentrale Frage: Wie kann es gelingen, mehr Tempo in die Digitalisierung der Verwaltung zu bringen und gleichzeitig aus den Erfahrungen des ersten OZG-Anlaufs zu lernen?
Wichtige Entscheidungen für eine zukunftsfähige Verwaltung
Die letzten Jahre haben gezeigt: Der Weg zum digitalen Deutschland ist gepflastert mit intensiven Diskussionen. Aber öffentlicher Diskurs ist kein Bremsklotz, sondern unverzichtbar. Denn es geht – bei allem Fokus auf mehr Tempo – um Entscheidungen von enormer Tragweite. Die Strukturen, die wir heute aufbauen, entscheiden darüber, ob und wie gut unsere Ämter und Verwaltungen für die Zukunft gerüstet sind. Eine der wichtigsten Richtungsentscheidungen, die erforderlich ist: Ein klares Commitment von Politik und Verwaltungsentschei-
dern beziehungsweise -entscheiderinnen, bei den zentralen Bauteilen des digitalen Deutschlands, die gerade in Konzeption oder Entwicklung sind, konsequent auf Open Source zu setzen – von Registern über OZG-Komponenten und Ende-zu-Ende digitalisierten Verfahren bis zur Verwaltungscloud.
Open-Source-Software kann den Knoten lösen
Open-Source-Software bringt entscheidende Vorteile mit sich und verhindert, dass wir über die gleichen Fallstricke stolpern, die die
en Lizenzen allen zur Verfügung. Sie können schnell und kostengünstig übernommen, erweitert und an neue Kontexte angepasst werden. Damit kommt Tempo in den Digitalisierungsprozess.
Open Source sorgt für Entscheidungsfreiheit – der Staat behält die Hoheit darüber, die besten Anbieter und Lösungen zu beauftragen, sie von den besten Experten und Expertinnen weiterentwickeln und im Support betreuen zu lassen und wenn nötig Komponenten auszutauschen oder Dienstleister zu wechseln.
Open Source fördert Interoperabilität – offene Software, Standards
ger und Bürgerinnen selbst prüfen können? Das trägt auch zur Sicherheit der Software bei: Mögliche Schwachstellen werden bereits im Entwicklungsprozess erkannt, da viele Entwickler weltweit gemeinsam den Code überprüfen und verbessern.
Erste Schritte auf dem Weg zum Open-SourceÖkosystem sind getan
All diese Vorteile sind kein Geheimnis. Auch Politik und Verwaltungen öffnen sich immer mehr für Open Source. Die Zahl der Fürsprecher, ein Open-Source-Ökosystem für die Verwaltungsdigitalisierung aufzubauen und zu fördern, steigt. Das zeigen nicht nur die Bekenntnisse zum Vorrang von Open Source im Ampel-Koalitionsvertrag oder im Entwurf zum OZG 2.0. Auch konkrete Schritte wurden unternommen – so ging die Plattform Open CoDE im April 2022 als zentrales Repository und Austauschplattform für OpenSource-Projekte der öffentlichen Verwaltung an den Start. Und damit sind wir bei der schlechten Nachricht: Immer noch halten sich hartnäckig Missverständnisse über Open-Source-Software. Die Lösungen seien aufgrund des offenen Quellcodes unsicher oder es
Umsetzung des OZG 1.0 gebremst haben:
Open Source sorgt für echte Nachnutzbarkeit – die Schwierigkeiten beim flächendeckenden Rollout von OZG-Lösungen zeigen, dass das EfA-Prinzip bei proprietärer Software oft an seine Grenzen stößt. Lizenzrechtliche Fallstricke, hohe Kosten, Abhängigkeiten bei SaaS-Angeboten und die Gefahr eine Monopolbildung bei privaten oder auch öffentlichen Anbietern verhindern die schnelle Übernahme von entwickelten Lösungen in weitere Kommunen und Ländern.
Open-Source-Lösungen verbleiben dagegen nicht beim Entwickler oder der auftraggebenden Behörde, bis die Modalitäten der Nachnutzung ausgehandelt sind, sondern stehen nach dem Prinzip „Public Money – Public Code“ verbunden mit entsprechenden frei-
und Schnittstellen gehen Hand in Hand. Damit bewegen wir uns weg von inkompatiblen Insellösungen und hin zur vernetzten Verwaltung. So rückt die Vision eines modernen Staats näher, der den Bürgern und Bürgerinnen proaktiv seine Leistungen anbietet und Verwaltungsmitarbeitende spürbar entlastet. Und das, ohne dass alle Komponenten vom selben Anbieter stammen müssen.
Open Source fördert Transparenz – digitale Dienste bringen nur einen Mehrwert für Verwaltung und Gesellschaft, wenn sie auch breit genutzt werden. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken halten immer noch zu viele Menschen davon ab, digitale Möglichkeiten zu nutzen. Transparent zu zeigen, was mit Daten passiert, schafft Vertrauen – wie ginge das besser als mit einem offenen Code, den Akteure der Zivilgesellschaft sowie alle Bür-
fehle an Professionalität in Entwicklung und Support – dahinter verbirgt sich oft die falsche Vorstellung, Open Source sei gleichzusetzen mit kostenloser Software. Zu den bestehenden Vorbehalten trägt auch das sogenannte Open Washing bei. Einige Anbieter nutzen den Begriff „Open Source“ als Buzzword, mit dem man sich schmücken kann, obwohl die eigenen Lösungen nicht wirklich quelloffen sind und man sie nicht im aktiven Austausch mit der Community entwickelt.
Kompetenz und Kultur stärken für ein kooperatives Ökosystem
Um gemeinsam das enorme Potenzial von Open Source für die Verwaltung zu heben, ist mehr als ein virtueller Ort wie Open CoDE erforderlich, an dem man sich
technisch mit Open Source auseinandersetzt. Kompetenz und Kultur werden gebraucht. Beide Seiten – Behörden und Dienstleister – brauchen Menschen, die über ein tiefes Verständnis der Technologien, ihrer Leistungsfähigkeit und ihrer Grenzen verfügen. Ebenso wichtig ist ein geteiltes Bewusstsein dafür, dass Open Source mehr ist als Code und Technologien. Sie beruht nämlich auf einem gemeinsamen Grundverständnis und einer Kultur der offenen Zusammenarbeit. Wir müssen eine Basis gegenseitigen Verständnisses aufbauen – mit Menschen, die sich sowohl mit Arbeitsweisen und Kulturen von Behörden als auch mit der von Open-Source-Communities auskennen. Nur so kann voneinander gelernt und sich gegenseitig vorangebracht werden. Die Gründung des Zentrums für digitale Souveränität (ZenDiS) ist ein wichtiger Schritt. Denn das Zentrum wird den Austausch zwischen Open-Source-Communities und staatlichen Akteuren verbessern und die Betreuung von Open CoDE übernehmen. Die Bundesregierung unterstreicht damit, dass sie es ernst meint mit ihrem Commitment zu Open Source und zur Community. Auch in den Ländern gibt es Rückenwind für Open Source: Mit seiner neuen OpenSource-Strategie hat sich beispielsweise Sachsen vorgenommen, Abhängigkeiten von proprietären Anbietern zu ermitteln und konkrete Pfade zu entwickeln, wie diese mit Open-Source-Lösungen verringert werden können. Gleichzeitig werden Entscheider und Entscheiderinnen gezielt für die Vorteile von Open Source sensibilisiert. Es braucht mehr solcher Signale und konsequenter Entscheidungen für die Stärkung von Open Source, zum Beispiel im OZG 2.0, in den E-Government-Gesetzen der Länder, im Vergaberecht und in den Entscheidungen des IT-Planungsrats. Das Beispiel Sachsens muss Schule machen und weitergedacht werden: In Zukunft sollten alle Länder und der Bund klaren, konkreten und verbindlichen Fahrplänen zu mehr Open Source folgen. In die Erarbeitung solcher Strategien müssen Stakeholder sowie Experten und Expertinnen aus der Verwaltung, von Digitalisierungs-Dienstleistern, Open-Source-Communities, Wissenschaft und Zivilgesellschaft eingebunden werden – dann schlagen wir gemeinsam den richtigen Pfad ein. Mit einer solchen fortlaufenden Stärkung von technologischer Kompetenz und gegenseitigem Verständnis für Open-Source- und Verwaltungskultur kann es gelingen, ein neuartiges Ökosystem für die deutsche Verwaltung zu schaffen, das Technologien, Menschen und neue Formen der Zusammenarbeit verbindet. Nicht als Selbstzweck, sondern um dem großen Ziel, die Öffentliche Verwaltung bürgernäher und zukunftsfähiger zu machen, schnellstmöglich näher zu kommen.
Barrierefreiheit
Öffentliche Verwaltung: Digital und für alle
Menschen mit Behinderung sind im täglichen Leben unterrepräsentiert und Dinge, die für viele als selbstverständlich gelten, liegen für sie oftmals in weiter Ferne. Ab 2025 soll der European Accessibility Act (EAA) die digitale Teilhabe sicherstellen.
Repräsentanz, Akzeptanz und Toleranz sind Grundvoraussetzungen zur Teilhabe am öffentlichen Leben. Im digitalen Raum gibt es allerdings oftmals Angebote, die für die Mehrheit der Bürgerinnen und Bürger zwar niederschwellig nutzbar sind, für Menschen mit Behinderung aber große Hürden darstellen.
Im Sozialgesetzbuch ist in Paragraph drei des Gesetzes zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen definiert, dass „Menschen mit Behinderungen [...] langfristige körperliche, seelische, geistige oder Sinnesbeeinträchtigungen haben, welche sie [...] an der gleichberechtigten Teilhabe an der Gesellschaft hindern können.“ Dieser Gesetzestext existiert seit 2002 und wurde letztmalig im Mai 2022 abgeändert. Ergänzend dazu gelten – Stand jetzt – die EURichtlinie 2016/2102 sowie die Barrierefreiheit Informationstechnik-Verordnung 2.0 (BITV 2.0) , die beide im Kern sehr ähnlich die barrierefreie Nutzungsmöglichkeit digitaler Angebote im Netz und außerhalb fordern und für Bundesbehörden sogar vorschreiben. Die Standardisierung von sämtlichen digitalen Angeboten wird jedoch erst ab 2025 mit Inkrafttreten der EU-Richtlinie EN 2019/882 verpflichtend und bei Nichtbeachtung sanktionierbar. Die Richtlinie, die häufig auch als European Accessibility Act (EAA) bezeichnet wird, verpflichtet alle Mitgliedsstaaten der EU, die Barrierefreiheit in nationales Recht umzuwandeln. Bereits jetzt gibt es schon zahlreiche Online-Angebote, die sich am Bedürfniskatalog von behinderten Menschen orientieren und diesen so die digitale Teilhabe ermöglicht.
Entscheidungshilfe durch Databund
Die Arbeitsgruppe Barrierefreiheit des Databund hat mit ihrer neuesten Handreichung „Erläuterung der rechtlichen Anforderungen an die Erklärung zur Barrierefreiheit einschließlich der zugrundeliegenden Bewertung“ einen Leitfaden veröffentlicht, der Entscheiderinnen und Entscheidern im Public Sector und darüber hinaus auf ihrem Weg zur Barrierefreiheit begleitet, ihnen Schritt für Schritt die Implementierung entsprechender Maßnahmen erklärt und diesbezüglich juristisch geprüfte Handlungsempfehlungen bereitstellt. Darüber hinaus werden in der neuen Handreichung umfassend die verschiedenen Prüfmöglichkeiten vorgestellt, die für
den zertifiziert barrierefreien Betrieb von Onlineangeboten – spätestens ab 2025 – unabdingbar sein werden.
Das zeichnet barrierefreie Angebote aus
Vorneweg: Für die barrierefreie Darstellung einer Webseite gibt es per se kein Patentrezept. Laut einer Erhebung des statistischen Bundesamts waren Ende 2021 etwa 334.600 Personen schwer sehbehindert. Das entspricht etwa 0,4 Prozent der Gesamtbevölkerung Deutschlands. Auf beiden Augen blind hingegen waren – laut dieser Erhebung – rund 66.000 Personen. Gerade im Bereich der Sehbehinderungen gibt es zahlreiche Abstufungen, und die Schwelle, ab der eine Person tatsächlich als sehbehindert gilt, ist verhältnismäßig hoch angesetzt. Man gilt per Definition erst als sehbehindert, wenn – trotz Sehhilfe – eine Sehschärfe von weniger als 30 Prozent des Normalwerts erreicht wird. Hochgradig sehbehindert gilt man bei einer Sehschärfe kleiner fünf Prozent und als blind, wenn diesbezüglich die Zwei-Prozent-Marke unterschritten wird. Die Dunkelziffer derjenigen Personen, die von einer barrierefreien Darstellung von Texten und Grafiken im digitalen Raum merklich profitieren können, wird hingegen wohl deutlich höher liegen, als es die Erhebung der Destatis vermuten lassen könnte.
Eine barrierefreie Darstellung kann auf verschiedene Arten erfolgen. Personen mit extremen Sehbehinderungen oder Blinde können bereits seit mehreren Jahrzehnten von Hilfsmitteln wie etwa Screenreadern, die den Bildschirminhalt interpretieren, vertonen und vorlesen können, oder sogenannten Braille-Zeilen, mit deren Hilfe blinde Menschen am digitalen Leben via Tastsinn partizipieren können, zurückgreifen.
Damit diese Geräte ordnungsgemäß ihren Dienst verrichten, müssen die Betreiber von Online-Angeboten einige Faktoren berücksichtigen:
W Inhalt, Struktur und Design müssen stets strikt getrennt werden.
W Die Inhalte müssen stufenlos skalierbar sein und auch in übergroßer Darstellungsform sinnvoll funktionieren.
W Formulare und Textfelder müssen gewissen Logiken folgen, damit sie von Menschen mit Sehbehinderungen mittels ihrer Geräte erkannt und ohne fremde Hilfe bearbeitet werden können.
Digital barrierefrei im Public Sector
Barrierefreiheit stellt auch bei der Verwaltungsdigitalisierung ein großes Thema dar. Formulare und Textfelder sind – so sieht es der EAA vor – im Idealfall bereits bei der Erstellung so konzipiert worden, dass die eigenbestimmte Bearbeitung zu jedem Zeitpunkt möglich ist.
Darüber hinaus ist es von großer Bedeutung, dass die Verwaltung allgemein einen gewissen Grad der Barrierefreiheit erreicht. Dazu zählt – nicht zuletzt – die Ausspielung von Formular- und Antragsvarianten sowie von erklärenden Texten in leichter Sprache. Auf diese Art und Weise sollen alle Bürgerinnen und Bürger eigenständig Verwaltungsgeschäften nachgehen können. Zudem wird es mit hoher Wahrscheinlichkeit einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Öffentlichen Verwaltung geben, die eines Tages oder auch schon jetzt auf eines der genannten Hilfsmittel zurückgreifen müssen und dementsprechend selbst von einer durchwegs inklusiven und medienbruchfreien Verwaltung profitieren. Die Grenzen der Barrierefreiheit sind durchaus semipermeabel. Was dem Einen hilft, kann der Anderen keinerlei Hilfestellung bieten. Die Entscheiderinnen und Entscheider in den Kommunen und Behörden sind deswegen – nicht zuletzt aufgrund des demographischen Wandels, infolgedessen eher mehr als weniger Personen zukünftig mit Beeinträchtigungen jeglicher Art zu kämpfen haben werden – nicht schlecht beraten, eher zu viel als zu wenig Möglichkeiten der barrierefreien Darstellung anzubieten. Dabei kann die neue Handreichung von Databund eine solide Grundlage zur Entscheidungsfindung darstellen und zur zeitnahen Ausgestaltung einer – längst überfälligen – inklusiven Öffentlichen Verwaltung beitragen. jk
Handreichung
Die Handreichung„Erläuterung der rechtlichen Anforderungen an die Erklärung zur Barrierefreiheit einschließlich der zugrundeliegenden Bewertung“ wurde von der AG Barrierefreiheit von Databund erarbeitet und steht zum Download bereit.
Bei dem Begriff „Verschlüsselung” denken viele an den komplizierten Austausch von Schlüsseln und Zertifikaten –undschiebendasThemadeswegengernenocheinmal zurSeite.DochnichtnurvordemHintergrundderDSGVO muss die digitale Kommunikation umfassend geschützt werden. Gerade Behörden, die mit Bürgerinnen und BürgernsensibleInformationenaustauschen,solltenaufVerschlüsselungstechnologiensetzen,umdieBehördenkommunikationentsprechendabzusichern.
Das Thema Anwendbarkeit spielt dabei eine große Rolle: Um eine weitreichende Akzeptanz und effektive Nutzung vonverschlüsselterKommunikationinnerhalbvonBehörden zu gewährleisten, müssen die verwendeten Verschlüsselungstechnologien benutzerfreundlich gestaltet sein.EineguteUsabilitysorgtdafür,dassdieVerschlüsselung nahtlos in den Arbeitsablauf integriert werden kann, ohnedieEffizienzundProduktivitätderBenutzerzubeeinträchtigen.
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Positionen der Verbände zum Gesundheitsdatennutzungsgesetz (GDNG)
Daten nutzen, aber das Vertrauen erhalten
Die Zielrichtung stimmt, an der Umsetzung ist noch zu arbeiten –so lassen sich die Stellungnahmen der Verbände zum Entwurf des GDNG zusammenfassen. Eine geplante medizinische Beratung durch die Krankenkassen lehnen Ärzteverbände aber strikt ab.
Die Arbeit an den neuen Gesetzentwürfen des Bundesgesundheitsministeriums ging auch während des Sommers weiter. Nach der Verbände-Anhörung zum Entwurf des Digitalgesetzes folgte eine Woche später der zweite Teil des „Gesetzesdoppelschlags“: Die Verbände bezogen Stellung zum Entwurf des Gesundheitsdatennutzungsgesetzes (GDNG).
Dass die Nutzung von Gesundheitsdaten geregelt werden muss, um eine bessere Versorgung zu erreichen und die Forschung voranzubringen, war dabei Konsens. Den mit dem GDNG unternommenen „Versuch, die schon vorhandenen Daten für die Versorgung endlich zu nutzen“, begrüßten die Krankenhäuser ausdrücklich, heißt es etwa in der Stellungnahme der DeutscheKrankenhausgesellschaft (DKG). Da das Potenzial von Gesundheitsdaten bisher viel zu wenig ausgeschöpft werde, sei es „grundsätzlich richtig, dass der Gesetzge-
ber den Zugang zu Gesundheitsdaten für Forschungszwecke jetzt erleichtern will“, sagt auch der Präsident der Bundesärztekammer (BÄK) Dr. Klaus Reinhardt, merkt aber zugleich an, das System müsse für alle an der Versorgung Beteiligten praktikabel bleiben.
Wer darf die Patienten medizinisch beraten?
Deutlichere Zustimmung nicht nur zur Intention des Entwurfs, sondern auch zu den vorgeschlagenen Regelungen kam von den Krankenkassenverbänden. Mit dem neuen Gesundheitsdatennutzungsgesetz werde die Versorgung in Deutschland qualitätsorientiert weiterentwickelt, Gesundheitsdaten würden stärker und datenschutzkonform erschlossen und verwendet, befindet Ulrike Elsner, Vorstandsvorsitzende des VerbandesderErsatzkassen e. V. (vdek). Eine Regelung findet ihren besonderen
Natural Language Processing in der Medizin
Zuspruch: „Sehr gut ist, dass die Kranken- und Pflegekassen nun endlich mehr Möglichkeiten erhalten, Gesundheitsdaten für die gezielte Beratung ihrer Versicherten zu verwenden", so könnten sie beispielsweise über besondere Versorgungsangebote informieren oder auf Präventionsangebote hinweisen.
Doch in diesem Punkt widersprechen die Ärzteverbände energisch: „Krankheitsfrüherkennung oder gar die Identifikation akuter Gesundheitsgefährdungen allein auf Basis von Abrechnungsdaten ist sehr unzuverlässig und kann medizinisch sogar fahrlässig sein“, warnt BÄK-Präsident Reinhardt. Die umfassende Befugnis der Kranken- und Pflegekassen, die bei ihnen vorhandenen Daten ohne Einwilligung zur Ermittlung individueller Gesundheitsrisiken auszuwerten, Versicherte direkt zu informieren und damit medizinisch zu beraten, sei komplett abzuleh-
KI soll Arztbriefe schreiben
Ein Team des Fraunhofer IASI arbeitet derzeit gemeinsam mit Medizinern an einem KI-basierten „Arztbriefgenerator“. Bis Ende 2024 soll ein Prototyp an der Uniklinik Essen erprobt werden.
Arztschrift mag als unleserlich gelten; die eigentliche Herausforderung bei der Verarbeitung medizinischer Informationen aber ist eine andere: Ein großer Teil dieser DatensindTexte,wieetwaBefunde, Arztbriefe, klinische Dokumentationen oder medizinische Leitlinien, und das Auswerten und Zusammenführen dieser Informationen ist mühsam und fehleranfällig. Die Zeit, die Pflegende und Ärzte da-
für aufbringen müssen, fehlt ihnen für die Patientenversorgung.
„In den meisten Krankenhäusern werden jeden Tag Unmengen an Texten händisch ausgewertet, was sich – in unterschiedlichen Abteilungen oder nach der Entlassung beim Haus- und Facharzt – wiederholt“, erklärt Dario Antweiler, Leiter des Teams „Healthcare Analytics“ am Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informa-
nen, sagt Prof. Dr. Henriette Neumeyer, stellvertretende Vorstandsvorsitzende der DKG: „Krankenund Pflegekassen haben nicht das medizinisch pflegerische Knowhow, um dies zu tun. Mit solchen Empfehlungen würden sie in die Therapiegestaltung von Leistungserbringern eindringen und das zentrale Vertrauensverhältnis zwischen Arzt und Patienten zerstören.“
Ebenso klar äußert sich auch die Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände (ABDA): „Die Absicht, den Kranken- und Pflegekassen als neue freiwillige Aufgabe eine automatisierte datengestützte Auswertung zwecks individualisierter Ansprache ihrer Versicherten zuzuweisen (§ 287a SGB V (neu)), lehnen wir als schwerwiegenden Eingriff in das persönliche Beratungsverhältnis zwischen Patientinnen und Patienten und den Leistungserbringern strikt ab.“ Begründet wird das mit der resultierenden Verunsicherung bei den Versicherten und auch damit, dass die Datenbestände bei den Krankenkassen weder vollständig noch aktuell seien. Zudem wird die Qualität der Empfehlungen erheblich angezweifelt.
Die BÄK beschränkt sich nicht auf Kritik, sondern unterbreitet auch einen Vorschlag: In Pilotprojekten mit der ärztlichen Selbstverwaltung sollte zunächst evaluiert werden, ob sich durch solche automatisierten Datenauswertungen Risiken tatsächlich besser identifizieren ließen und wie diese Informationen dann sinnvoll in den Behandlungsprozess eingebracht werden können.
Gesundheitsdaten für die Forschung nutzen
Auch die Bestimmungen, wie und unter welchen Bedingungen Gesundheitsdaten für die Forschung genutzt werden können, wurden in den Stellungnahmen aktiv kommentiert. So begrüßt der Bundesverband Medizintechnologie (BVMed) die im GDNG vorgesehen Regelungen als eine erste Weichenstellung zu einer besseren Nutzung von Gesundheitsdaten: ,„Es lassen sich gute Ansätze für Forschung und Entwicklung von
Medizintechnologien erkennen, die den Versorgungs- und Forschungsstandort Deutschland fördern könnten“, heißt es. Optimierungsbedarf sieht der BVMed bei der ausreichenden Ausstattung der Datenzugangs- und Koordinierungsstelle, bei den Schutzmechanismen für IP-Rechte, Geschäftsgeheimnisse und Patentanmeldungen und vor allem bei einem gleichberechtigten Zugang für alle Datennutzenden. „Die Ausrichtung nach dem Nutzungszweck im Sinne der Forschung und Entwicklung sollte im Vordergrund stehen. Eine Widerspruchslösung für bestimmte Akteursgruppen steht im Gegensatz zum eigentlichen Ziel des GDNG“, so die BVMed-Digitalexpertin Natalie Gladkov, öffentlich-private Kooperationsprojekte, wie sie in der Medizin häufig vorkämen, könnten sonst erschwert oder verhindert werden. Ähnlich sieht es der Spitzenverband Digitale Gesundheitsversorgung: Die Möglichkeit, bestimmte „Gruppen von Akteuren“ von der Nutzung von Gesundheitsdaten auszuschließen“, sei bedenklich, denn es sei zu befürchten, „dass gerade Forschungsvorhaben der Arzneimittel- und Medizinprodukteindustrie, aber auch von forschenden Unternehmen aus dem Bereich der digitalen Gesundheits-/Pflegeanwendungen von den Versicherten regelmäßig ausgeschlossen werden“. Dadurch würde der Gesetzeszweck des GDNG – die Datennutzung zur Gewinnung neuer Erkenntnisse für Therapien, Neu- und Weiterentwicklung von Arzneimitteln und Medizinprodukten sowie für digitale Versorgungsprozesse – weitgehend unterlaufen. Kritisiert wird auch das grundsätzliche Verbot einer Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte – etwa von der DKG und besonders vom Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA), der sich für eine Streichung oder zumindest eine Anpassung dieser Bestimmung ausspricht. nh
Weitere Informationen
Den Gesetzentwurf zum GDNG finden Sie als PDF unter folgendem Link: [ voge.ly/vglrfsu ]
tionssysteme IAIS. Sein Team untersucht, wie Natural Language Processing (NLP) die medizinische Datenverarbeitung erleichtern kann, und entwickelt entsprechende Anwendungen. Dabei nutzen sie moderne Algorithmen und künstliche Intelligenz: Die Algorithmen werden darauf trainiert, selbstständig Informationen aus Texten zu extrahieren und in strukturierter Form zur Verfügung zu
stellen. Das erleichtert die nachfolgenden Prozesse wie die Erstellung von Auswertungen, Statistiken oder auch Abrechnungen. Mit Hilfe von Large Language Models – das bekannteste Beispiel dafür ist sicher ChatGPT – lassen sich aber auch „auf Knopfdruck“ Texte in natürlicher, gut lesbarer Sprache generieren. Diese Möglichkeit nutzt das Team aktuell für die Entwicklung eines „Arztbriefgenerators“: Dabei soll die KI alle vorliegenden Dokumente und strukturierten Daten zum jeweiligen Krankenhausaufenthalt auswerten und daraus einen Entlassbrief erstellen, der zusätzlich auch leicht verständliche Erklärungen für die Patienten beinhaltet. Diesen Entlassbrief müssen die behandelnden Medizinern dann nur noch prüfen und gegebenenfalls
ergänzen oder anpassen. Auf diese Weise könnten die Prozesse zur Textauswertung automatisiert, schnell, präzise und auch datenschutzkonform umgesetzt werden, wie Dario Antweiler erläutert. Bei der Entwicklung dieser Anwendung arbeitet das Healthcare-Analytics-Team eng mit den Universitätskliniken zusammen; ein Prototyp des Arztbriefgenerators soll bis Ende 2024 im Rahmen des Projekts SmartHospital.NRW in der Uniklinik Essen erprobt werden. Welche Möglichkeiten KI für die medizinische Datenverarbeitung insgesamtbietet,habendieWissenschaftler in dem neuen Whitepaper „Natural Language Processing in der Medizin“ zusammengefasst. DarinbeschreibensieAnwendungsszenarien in den Krankenhäusern und geben Empfehlungen. nh
OrganisationendesGesundheitswesensänderndieArtund Weise,wiesieindigitaleToolsundTechnologieninvestieren, mit patientenorientierten Ansätzen, die ein besseres Patientenerlebnis bieten. Automatisierung, künstliche Intelligenz und sichere Cloud-basierte Lösungen ermöglichen eine Datenverwaltung, die verwertbare Erkenntnisse über die Patienten liefert und so eine schnellere Behandlung, bessere Ergebnisse und innovativere Formen der Pflege ermöglicht.
•wieSieeinoptimiertesNetzwerkfüralleNutzer,Geräteund Anwendungen, vom Client bis zur Cloud, bereitstellen können,
•wie Sie KI-gesteuerte Einblicke und anpassbare Service Levels nutzen können, um diese für Kliniken, Mitarbeiter, PatientenundGästezuoptimieren,basierendaufdensich ständigänderndenAnforderungenundStandorten,
•wie Sie Connected Health, Telemedizin und IoT-fähige Einrichtungenunterstützenkönnen
Der eGov-Campus
Digitale Weiterbildung im eGovernment
Mit dem eGov-Campus ist eine Lernplattform entstanden, die auf Hochschulniveau Bildungsangebote rund um das Thema eGovernment und Verwaltungsmanagement anbietet. Beteiligt sind Hochschulen im gesamten Bundesgebiet. Alles über die Lernplattform, das aktuelle Modulportfolio und die Möglichkeiten, die sich Verwaltungsmitarbeitenden für die Weiterbildung bieten.
Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors bleibt in den nächsten JahreneinzentralesThemainDeutschland. Laut einer Studie von McKinsey fehlen in der Öffentlichen Verwaltung aktuell bereits 40.000 IT-Fachkräfte und Digital-Experten im Bereich Digitalisierung, eGovernment und der Umsetzung digitaler Technologien. Bis 2030 sollen über 800.000 Vollzeitfachkräfte in verschiedenen Bereichen der Öffentlichen Verwaltung gesucht werden. Die öffentlichen Verwaltungen benötigen dringend IT-Kompetenzen, etwa für die nächsten Schritte der digitalen Transformation, für die Standortsicherung und insbesondere für die Umsetzungen des Onlinezugangsgesetzes. DerAufbauvonDigitalkompetenzen und die gezielte Aus- und Weiterbildung von Fachkräften mit eGovernment-Expertise im öffentlichen Dienst sind essenziell. Bislang fehlte es jedoch an einem flexiblen Weiterbildungsformat, welches ganzheitlich unterschiedliche eGovernment-Lehrinhalte vermitteln kann.
Der eGov-Campus
Auf Vorschlag des Landes Hessen wurde 2020 das Projekt „eGovCampus“ durch den IT-Planungsrat ins Leben gerufen und aufgebaut. 2023 ist der eGov-Campus in das Produkt-Management der FITKO überführt worden. Der eGov-Campus ist in Deutschland die Aus- und Weiterbildungsplattform rund um eGovernment und die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung und bietet unterschiedliche frei zugängliche Online-Lernmodule (sogenannte Massive Open Online Courses, MOOCs): von technischen über prozessbezogene bis hin zu rechtlichen und organisatorischen Themenstellungen. Das Gesamtprojekt wurde durch die HS RheinMain mit Unterstützung der WWU Münster koordiniert und bringt ein flächendeckendes Netzwerk an Universitäten und Hochschulen zusammen, um verschiedene MOOCs und Lernformate zu entwickeln. Ein weiteres Format sind regelmäßige OnlineRingvorlesungen von Professuren zu aktuellen Fragestellungen der Verwaltungsdigitalisierung, welche durch politische Schlüsselakteure eingeführt und im Nachgang als Video bereitgestellt werden. Der eGov-Campus und seine Bildungsinhalte sind kostenlos auf
einer zentralen Plattform zugänglich. Nutzende können sich jederzeit und völlig ortsunabhängig in Kurse einschreiben und diese konsumieren, um sich weiterzubilden. Jedes einzelne Lernmodul ist in kleine Lerneinheiten aufgeteilt. Jede davon besteht aus mehreren kurzen Videosequenzen (5-15 Minuten pro Einheit) sowie verschiedenen Quizzes, Fallstudien und Abschlusstests. Damit können die Lernenden flexibel bspw. auch in der Mittagspause eine kurze Lerneinheit einlegen und die gelernten Inhalte durch ein Quiz vertiefen. Zum Abschluss kann eine Teilnahmebestätigung oder, wenn Abschlusstests und Prüfungen erfolgreich abgeschlossen sind, eine Leistungsbescheinigung abgerufen werden, die mittlerweile von einigen IT-Dienstleistern als Weiterbildung anerkannt wird.
Die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des eGov-Campus und seiner Module erfolgen durch den Beirat, dem zu gleichen Teilen Professuren von Universitäten und HAWs sowie Praktiker angehören.
Die Lernmodule und Hochschulen im Überblick
Am eGov-Campus sind mittlerweile über zwanzig Hochschulen und Universitäten an der Entwicklung von Lernmodulen im Bereich eGovernment und Digitalisierung des öffentlichen Sektors beteiligt. 2021 gingen die ersten vier Module online:
W Prozessmanagement im öffentlichen Sektor (Prof. Becker, WWU Münster)
W Verwaltungsportale (Prof. Proeller, Uni Potsdam & Prof. Schuppan, SHI)
W Open Government (Prof. von Lucke, Zeppelin Universität)
W IT-Architekturrahmenwerke und -konzepte des öffentlichen Sektors (Prof. Wimmer, Uni Koblenz)
Seit 2022 angebotene Module sind:
W KI in öffentlichen Verwaltungen (Prof. Heine, Uni Lübeck)
W ERP-Systeme in der öffentlichen Verwaltung (Prof. Hemker, HS des Bundes)
W Digitale Plattformen als Motor der Digitalisierung in der Verwaltung (Prof. Krcmar, TU München)
W Informationsmanagement im öffentlichen Sektor (Prof. Krcmar, TU München)
W Human Factors im eGovernment-Design – Durch menschen-
zentrierte Gestaltung zu besseren Services (Prof. Lück-Schneider, HWR Berlin)
W Innovative digitale Technologien für die öffentliche Verwaltung (Prof. Meinel, HPI)
W Neues Arbeiten und Führen in digitalisierten Verwaltungsstrukturen (Prof. Proeller, Uni Potsdam & Prof. Schuppan, SHI)
W Informationssicherheitsmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Prof. Rätz, HS Meißen)
W Gestaltung der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel des OZG (Prof. Seckelmann, ehem. DUV & Prof. Daum, DHBW)
W Rechtliche Grundlagen von eGovernment (Prof. Sorge, Uni Saarland & Prof. Spiecker, Goethe Uni Frankfurt)
W Digitale Barrierefreiheit – Teilhabe für alle (Prof. Tannert, HS Bremen & Prof. Meyer zu Bexten, LBIT)
W Interoperabilität und Standardisierung in eGovernment (Prof. Wimmer, Uni Koblenz)
Ausblick
Seit 2023 arbeitet das Lehrendennetzwerk auch daran, die Angebote weiter zu modularisieren, sodass bestehende Lernangebote als Microcontents oder in Verbindung mit Study Days noch kleinteiliger und zielgruppengerechter bereitgestellt werden. Weiterhin erfolgt die schrittweise Überführung der Koordination und Weiterentwicklung des eGov-Campus an die Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften in Speyer. Hierzu finanziert die FITKO seit Anfang 2023 eine Professur mit Fokus Verwaltungsinformatik und Verantwortung der Verstetigung des eGov-Campus und des deutschlandweiten Lehrenden-Netzwerks.
Die Autoren Vera Spitzer, Wissenschaftliche Mitarbeiterin und Doktorandin in der Forschungsgruppe eGovernment am Fachbereich Informatik der Universität Koblenz.
Prof. Dr. Maria A. Wimmer, Professorin und Leiterin der Forschungsgruppe eGovernment am Fachbereich Informatik der Universität Koblenz.
Prof. Dr. Holger Hünemohr, Professor für Verwaltungsinformatik, Hochschule RheinMain, Wiesbaden.
[ egov-campus.org ]
DavidSimon SeniorConsultantJuniperNetworks
Hauptmann Redakteurin Healthcare Digital
18. und 19. Oktober
Kommunale 2023
Die Kommunale ist eine Fachmesse für den kommunalen Bedarf im deutschsprachigen Raum und findet im zweijährigen Turnus in der Messe in Nürnberg statt. In diesem Jahr werden dort zum ersten Mal die Digital-Awards verliehen, die digitale Exzellenzprojekte auszeichnen sollen.
Neuigkeiten aus der Welt der Öffentlichen Verwaltung, die Vorstellung von Best Practices sowie Podiumsdiskussionen mit hochrangigen Politikern zu den Kernfragen der Verwaltungsdigitalisierung sind nur einige der Programmpunkte der Kommunale. Das Hauptaugenmerk liegt bei der Fachmesse stets auf der Wissensvermittlung hinsichtlich aktueller und zukünftiger Problemstellungen innerhalb des Verwaltungsapparates. Durch die Einbindung von lokalpolitischen Stimmen, Meinungen und Projekten wird auch der direkte Praxisbezug in den Messealltag integriert. Neben dem begleitenden Kongressprogramm bilden die Foren auch 2023 valide
Möglichkeiten für den intensiven Austausch. Neben etablierten Herstellern präsentieren auch etliche Start-ups ihre Lösungen rund um die Themenbereiche Digitalisierung, IT-Sicherheit, Nachhaltigkeit, Energiewende, öffentlicher Raum sowie Mobilität.
Die Besucherinnen und Besucher der Kommunale können sich auch in diesem Jahr auf eine Vielzahl hochkarätiger Referentinnen und Referenten freuen.
Unter anderem wird beispielsweise Dr. Brigitte Klamroth, Leiterin der Gesamtsteuerung Registermodernisierung, über die Fortschritte und Fallstricke in ihrem Ressort berichten, und Markus Keller von der AKDB wird seine
10. bis 12. Oktober
Intergeo 2023
Nachdem sie im vergangenen Jahr in Essen stattgefunden hat, kehrt die Intergeo 2023 in die Bundeshauptstadt Berlin zurück. Mitte Oktober wird sich in diesem Rahmen das Who is Who der Geospatial-Branche treffen und die Innovationen ihres Sektors diskutieren.
Getreu dem Motto „Digitalisierung braucht Geoinformationen“ findet Anfang Oktober in der Messe Berlin mit der Intergeo eine der weltweit bedeutendsten Fachausstellungen der Geospatial-Branche statt. In der Opening Keynote wird Prof. Dr. Paul Becker vom Bundesamt für Kartographie und Geodäsie über die Zukunft der Geoinformationen in Deutschland sprechen und diese hinlänglich geltenden Datenschutzbestimmungen und sonstigen Regularien einordnen. Weiterhin wird Jack Dangermond, einer der langjährigen Vorreiter der Branche, über seine Erfahrungswerte berichten. Neben Vorträgen zu den Themenschwerpunkten „Digital City“ und „Digital Twins“ können die Besucherinnen und Besucher auch an diversen Podiumsdiskussionen
rund um die Einsatzmöglichkeiten von Geodaten in der Verwaltungsdigitalisierung teilnehmen. Die Veranstaltungen werden, aufgrund der internationalen Publikums- und Referentenstruktur, zumeist auf Englisch oder zweisprachig in Deutsch und Englisch abgehalten.
Besonders stark wird in diesem Jahr das Themenfeld der unbemannten Drohnen und Vehikel im urbanen Raum vertreten sein. Zahlreiche Herstellerfirmen aus dem In- und Ausland werden an den drei Messetagen ihre Produktneuheiten dem interessierten Fachpublikum präsentieren. Ebenfalls werden auf der Intergeo 2023 etliche Vorträge und Präsentationen rund um den Bereich der KI-gestützten Auswertung von Sensordaten stattfinden. Dieser
it-sa 2023
Erfahrungswerte aus dem flächendeckenden Rollout der EfA-Leistungen teilen. jk
Überblick
Kommunale 2023 18. und 19. Oktober
Messezentrum 90471 Nürnberg
Öffnungszeiten: 9 bis 18 Uhr (Tag 1) bzw. 9 bis 17 Uhr (Tag 2)
Veranstalter
NürnbergMesse GmbH
Eintrittspreise: Tageskarten: 20 Euro, Dauerkarten: 25 Euro [ kommunale.de ]
Themenbereich, der in den vergangenen Monaten durch Phänomene wie ChatGPT enormes Interesse erfahren hat, wird – Brancheninsidern zufolge – das Stadtbild der Zukunft nachhaltig prägen und unter Umständen Synergieeffekte erzeugen, die zum jetzigen Zeitpunkt keinerlei tragende Rolle bei der Stadtplanung und Verwaltung spielen. jk
Überblick
Intergeo 2023 10. bis 12. Oktober
Messedamm 22 14055 Berlin
Öffnungszeiten: 10 bis 17.30 Uhr
Veranstalter: HINTE Expo und Conference GmbH
Eintrittspreise: Tagesticket: ab 20 Euro
3-Tages-Ticket: ab 50 Euro [ intergeo.de ]
Termine kompakt
Bei der it-sa handelt es sich um eine der größten europäischen Fachmessen im Bereich der IT-Sicherheit. Neben den allgegenwärtigen Themen Cloud und Sicherheitsstrategien für Unternehmen werden auf der diesjährigen it-sa, getreu dem Motto „Play Hard. Protect Smart“, innovative Produkte und Dienstleistungen von rund 700 Ausstellern in Bezug auf die Resilienz gegenüber Cyberangriffen dem anwesenden Fachpublikum vorgestellt. Seit 2020 existiert in Ergänzung zur it-sa mit „it-sa365“ ein ganzjähriger Satellit, der IT-Sicherheitsanbietern über das Jahr hinweg Öffentlichkeit und regelmäßige Onlineveranstaltungen rund um die IT-Security bietet.
10. bis 12. Oktober 2023 Messezentrum 1 90471 Nürnberg
itsa365.de
eHealth Summit
3-Tages-Ticket: 90 Euro Tagesticket: 55 Euro
Wie sieht eine moderne und nachhaltige Digitalisierungsstrategie im Gesundheitswesen aus? Welche Standards und Schnittstellen werden im Krankenhausalltag verwendet? Was hat man aus dem Krankenhauszukunftsgesetz gelernt? Diese und weitere Fragen werden von bis zu 30 ausgewählten Top-Entscheiderinnen und Entscheidern aus dem Gesundheitssektor sowie Experten aus der Politik und der Wissenschaft bei einem zweitägigen Gipfeltreffen in Berlin behandelt. Dabei sollen konkrete Insights sowie Feedback zu Umsetzungsständen ebenso wie zukünftige Anwendungsmöglichkeiten und Limits künstlicher Intelligenz zur Diskussion kommen.
21. und 22. November 2023
Titanic Chaussee Berlin & Baltic Berlin 10115 Berlin
Regular Tickets: 250 Euro (CxOs)
Early Bird (bis 11.9.): 0 Euro Dienstleister: 750 Euro ehealth-summit.de
FIT Kongress
Get Ready for the NextGen Business – unter diesem Motto findet der diesjährige FIT-Kongress im Herzen Augsburgs statt. Der Kongress soll 2023 insbesondere die Herausforderungen und Chancen des multiperspektivischen Generationswechsels behandeln und weiblichen Role Models aus der IT-Branche eine Plattform bieten. Erstmalig werden in diesem Jahr zudem im Rahmen der Abend-Gala die WIN-Awards an herausragende Frauen aus der IT, dem Public Sector sowie dem Healthcare-Bereich verliehen. Bis zum 1. Oktober können Sie noch für die Gewinnerinnen der jeweiligen Kategorien „Start Up“, „Digital Transformation“ und „Leadership“ abstimmen.
Kongress: 159 Euro
Kongress und Gala: 250 Euro
fit-kongress.de
9. November 2023 Hotel Maximilian's Maximilianstraße 40 86150 Augsburg
Lösungspartner
CONSULTING
Unsere Stärke liegt in der Lösung komplexer Aufgabenstellungen für unsere Kunden. Seit über 20 Jahren realisieren wir erfolgreich große IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft. Neben der Beratung, der Entwicklung und dem Betrieb sind die fachlichen Schwerpunkte • Digitalisierung, • eHealth, • Finanzen/ePayment, • eGovernment, • eRechnung.
Nortal AG
Ansprechpartner: Martin Rebs Knesebeckstraße 1 10623 Berlin Tel. 030/31 80 509-00 info.de@nortal.com www.nortal.com/de
Mit der Lösungsplattform VIS-Suite zählt die PDV GmbH zu den renommiertesten E-Akte-Anbietern in Deutschland. Die mit dem E-Akte-Award bereits 7-mal ausgezeichnete Produktfamilie hält Module gemäß dem Organisationskonzept E-Verwaltung bereit und ist in Bundesbehörden, Landesund Kommunalverwaltungen sowie im kirchlichen Umfeld, in der Polizei und in der Justiz erfolgreich im Einsatz. Das standardbasierte System erlaubt eine schnelle und allen voran wirtschaftliche Umsetzung der E-Verwaltung.
xSuite Group GmbH
Ansprechpartner: Daniel Petersen Hamburger Str. 12 22926 Ahrensburg Tel. 0173/7208949 info@xsuite.com www.xsuite.com
Als Softwarehersteller der SAP-zertifizierten xSuite® bieten wir für öffentliche Auftraggeber eine standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung. Angesprochen werden die SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie der Kommunalmaster Finanzen. Es können alle Rechnungsformate wie Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, etc. verarbeitet werden.
ECM & DMS
OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
OPTIMAL SYSTEMS Hannover ist seit 1997 die treibende Kraft für ein optimales Enterprise Content Management System in Öffentlichen Verwaltungen. In dem ECM enaio® werden Dokumente digital erfasst, ausgewertet, verwaltungsweit für alle berechtigten Mitarbeiter*innen bereitgestellt und rechtssicher archiviert. Dank der ausgeprägten Schnittstellenvielfalt zu kommunalen Fachverfahren ist ein reibungsloser Datentransfer möglich.
Seit über 30 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH innovativer Partner der öffentlichen Verwaltung für einfaches, sicheres und intelligentes Informationsmanagement. Die E-Akte-Lösung nscale eGov ist passgenau auf die Anforderungen der digitalen Verwaltung abgestimmt. Sie gibt den Pulsschlag des abteilungsübergreifenden Informationsflusses vor und führt Städte, Kommunen und Länder ins digitale Zeitalter.
Interessiert?
Hier können Sie sich in die Liste der Lösungspartner eintragen lassen: Tel. 0821/2177-212 oder -182
E-GOVERNMENT & DIGITALISIERUNG
Form-Solutions ist seit mehr als 20 Jahren der Digitalisierungspartner deutscher Behörden bei der Errichtung von Onlinediensten. Mit der Produkt- & Servicewelt rund um das Antragsmanagement 4.0 werden medienbruchfreie Prozesse von der Antragstellung bis zum archivierten Bescheid problemlos möglich.
Form-Solutions GmbH
Ansprechpartner: Olaf Rohstock Bahnhofstraße 10 76137 Karlsruhe Tel 0721/7540550 Fax 0721/754055-717 info@form-solutions.de www.form-solutions.de
FORMCYCLE (XIMA MEDIA GmbH) Sudhausweg 9 01099 Dresden
FORMCYCLE ist eine Low-Code-Lösung, die Verwaltungen dabei hilft, ihre Verwaltungsdienstleistungen zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit FORMCYCLE können Verwaltungen, mit nur wenigen Klicks und ohne Programmierkenntnisse, PDF-Formulare durch digitale Formulare ersetzen, Daten weiterverarbeiten und Prozesse automatisieren. Testen Sie FORMCYCLE unverbindlich oder vereinbaren Sie einen kostenfreien Präsentationstermin unter www.formcycle.eu!
ELEKTRONISCHE VERWALTUNGSARBEIT
Fabasoft ist als Produktanbieter und bei der erfolgreichen Umsetzung der Partner für die öffentliche Verwaltung. Nahezu drei Jahrzehnte Erfahrung in Sachen E-Government-Lösungen machen die Fabasoft eGov-Suite zu einem führenden
Fabasoft Deutschland GmbH THE SQUAIRE 13, Am Flughafen 60549 Frankfurt/Main
Produkt im deutschsprachigen Raum. Flexible Nutzungsformen und die Integration in den Standardarbeitsplatz sorgen für hohe Anwenderzufriedenheit. Die Fabasoft eGovSuite unterstützt alle Module des Konzepts E-Verwaltungsarbeit.
33 Millionen Kunden in Deutschland vertrauen bereits auf PayPal, denn sie bezahlen weltweit einfach, sicher und schnell. Bieten auch Sie Ihren Bürgern ein neues Maß an Service und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter. Mit PayPal können Dienstleistungen im Verwaltungsbereich online, mobil und rund um die Uhr bezahlt werden.
IT-SICHERHEITSTECHNOLOGIE
procilon – Technologie für Informationssicherheit und Datenschutz
Der Name procilon steht seit mehr als 20 Jahren für sichere Softwaretechnologie in der öffentlichen Verwaltung.
Heute nutzen mehr als 850 Kommunen, Landes- und Bundesbehörden procilonSoftware und strategische Beratungsleistungen für sicheres E-Government
Hansastraße 12-16, 80686 München Tel. 089/5903-1533 Fax 089/5903-1845 presse@akdb.de www.akdb.de
Der Marktführer für kommunale Software: Die AKDB bietet Entwicklung, Pflege und Vertrieb qualifizierter Lösungen für alle Bereiche der Kommunalverwaltung. Zur Angebotspalette gehören im BSI-zertifizierten Rechenzentrum gehostete Fachverfahren für das Finanz-, Personal-, Verkehrs-, Sozial- und Grundstückswesen. Das BürgerservicePortal ist die bundesweit modernste und reichweitenstärkste E-Government-Plattform für Online-Verwaltungsdienste
Governikus KG
Ansprechpartner: Stefan Rauner
Die Governikus KG ist ein führender Anbieter von ITLösungen für den gesamten Zyklus elektronischer Kommunikation von der Authentisierung über den sicheren Datentransport bis hin zur Beweissicherung elektronischer Daten. Gesetzeskonformität, Sicherheit und Innovation stehen für das in Deutschland und EU agierende Unternehmen im Vordergrund.
Mit innovativen Lösungen, praxisorientierter Qualifizierung und hoher Beratungskompetenz ist PROSOZ Herten seit über drei Jahrzehnten das führenden Softwareund Beratungshaus für kommunale Verwaltungen. Als Vordenker für die Digitalisierung in den Kommunen stehen wir Ihnen als strategischer Partner zur Seite.
Telecomputer ist Ihr Komplett-Dienstleister für Software und IT-Projekte im kommunalen Umfeld. Als einer der Marktführer im Bereich Verkehrswesen bieten wir flexible, zuverlässige IT- und eGovernment-Lösungen mit einem hohen Maß an Integration und Interoperabilität – für eine moderne, schnelle und zukunftssichere Sachbearbeitung.
SPEZIAL – VERLAGSSONDERVERÖFFENTLICHUNG
E-AKTE , DOKUMENTEN& OUTPUTMANAGEMENT
DSGVO
Archivierung
RESISCAN & Scanner
Aktenvernichtung
Elektronische Signatur
Managed Printing Services
Secure Printing
Elektronische Formulare
Besonderes Behörden-Postfach
Registermodernisierung
Information
Lifecycle Management
Berechtigungsmanagement
Beim Scannen der Akte – wie sich die Öffentliche Verwaltung selbst im Weg steht
Too big to fail?
Deutschlandweit bremsen tausende Regalkilometer an Altlasten den Fortschritt in Sachen E-Akte. Am Beispiel Berlin zeigt sich: Anlassbezogenes Scannen ist immer noch State-of-the-Art und trotz mehr als einem Jahrzehnt der Vorbereitung biegen sich nach wie vor die Tische der Verwaltungsangestellten unter der immensen Last der Aktenberge. Wie realistisch ist es also, dass nach Jahren des Müßiggangs plötzlich der „Digitalisierungs-Turbo“ gezündet wird? Und ist die E-Akte „too big to fail“?
Die Bürgermeisterin von Berlin Mitte untersagt bis auf Weiteres den Einsatz der E-Akte innerhalb ihres Hauses. Diese Meldung schlug ein wie ein Paukenschlag. Berlin – als größte Kommune Deutschlands und in der Doppelrolle als Stadt und Land – gilt nach wie vor als eine Art Testballon und Gradmesser für die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland. Man könnte sich also fragen, an welcher Stelle sich die Öffentliche Verwaltung auf dem Weg der Verwaltungsdigitalisierung verlaufen hat.
Der ursprüngliche Anforderungskatalog
Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit wurde im Mai 2012 vom Bundesministerium des Innern (BMI) veröffentlicht und ist bis zum heutigen Tag in unveränderter Form gültig. Um diesen Zeitpunkt einmal in Relation zu setzen:
W Zum ersten Mal seit 1998 verkaufte Nokia – weltweit betrachtet – nicht mehr die meisten Mobiltelefone.
W Das Betriebssystem der Wahl war Windows XP.
W Die Drogeriekette Schlecker musste Insolvenz anmelden. All diese Gegebenheiten klingen sehr weit entfernt, da sich insbesondere die technischen Möglichkeiten innerhalb der letzten Dekade rasend – um nicht zu sagen exponentiell – weiterentwickelt haben und die Anforderungen von damals heutzutage hochgradig antiquiert anmuten. In der ursprünglichen Fassung dieses Konzepts war vorgesehen, dass zunächst diejenigen Akten digitalisiert werden, die für die alltägliche Verwaltungsarbeit benötigt werden. In einer idealen Welt sollten die restlichen Regalkilometer – im laufenden Betrieb und quasi nebenbei – peu à peu veraktet, verschlagwortet und je nach Aufbewahrungsfrist früher
oder später der thermischen Verwertung zugeführt werden. Abschließend hätte die Zusammenführung der Scans mit einer (neuangelegten) digitalen Akte auf der Agenda gestanden. So weit der
Form entsprechen. Manche davon sind – laut Mitarbeitern der Berliner Stadtverwaltung – zudem entweder per Hand verfasst und/oder derart unleserlich gestaltet, dass die händische Bearbeitung dieser
letzten Jahrzehnts und sind offenbar nicht mit der 2020 erworbenen Software „nscale“ des Herstellers Ceyoniq, die in mehreren Bundesländern, wie etwa Nordrhein-Westfalen erfolgreich eingesetzt wird, im vollen Umfang kompatibel. Aufgrund dessen müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedes gescannte Dokument mehrere Male anklicken und im Nachgang manuell per E-Mail versenden. Dadurch entsteht – im Vergleich zur direkten Bearbeitung der Papierversion – ein derart hohes Arbeitsaufkommen, dass alleine in Berlin Mitte elf Vollzeitkräfte ausschließlich mit diesem Aufgabenbereich beschäftigt sind. Bis zu 20.000 Dokumente wurden auf diese Art und Weise bislang täglich verarbeitet. Die Bezirksbürgermeisterin Stefanie Remlinger (B’90/Die Grünen) hat im Juli 2023 deswegen der Verwendung der E-Akte den Riegel vorgescho-
Plan. Doch wie sieht die Umsetzung in der Realität aus?
Der Stand der Dinge
Das aktuelle Prozedere bei der Digitalisierung von Bestandsakten ist bis dato verhältnismäßig aufwändig und nur mäßig reglementiert. Jede Behörde und Kommune verfolgt dabei – je nach Stärke der Personaldecke – ein differenziertes Vorgehen. Die Berliner Verwaltung beispielsweise verfügt über mehr als 80 Behörden und diese wiederum teilweise über dutzende Außenstellen. Jede dieser Behörden erhält auf täglicher Basis hunderte Briefe, Formulare und sonstige Schriftstücke, die jedoch nicht immer einer normierten
einen enormen Zeitaufwand nach sich zieht. Aus diesem Grund wurde bereits vor einigen Jahren pro Behörde eine zentrale Bearbeitungsstelle für eingehende Post und Schriftverkehr im Allgemeinen eingerichtet. In diesen Zentralstellen werden diese Dokumente gesammelt und anlassbezogen gescannt und dann im weiteren Verlauf den jeweiligen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zugewiesen. Was wie ein solide geplantes System klingt, entpuppt sich auf den zweiten Blick jedoch als verwaltungstechnische Mammutaufgabe. Die verwendeten Geräte der Marke PFU (Fujitsu) – und insbesondere der mitgelieferte Scannertreiber – stammen aus einer Ausschreibung von Anfang des
ben und sie bis auf Weiteres ausgesetzt. Aus dem Berliner Abgeordnetenhaus drangen zudem Stimmen des Zweifels an die Öffentlichkeit, ob die E-Akte in ihrer jetzigen Form zukunftsfähig und dass der angepeilte Termin zur verpflichtenden Einführung zum Januar 2025 – Stand jetzt – mehr als nur sportlich zu betrachten sei. Und das obwohl die E-Akte eigentlich als Grundlage der Verwaltungsdigitalisierung und demnach als „too big to fail“ gilt. Einzelne Abgeordnete – unter anderem der Linken – forderten sogar eine vollständige Neuausschreibung des Basissystems E-Akte. Dies würde europaweit für Aufsehen sorgen und die Verwaltungsdigitalisierung Berlins um Jahre zurückwerfen.
Mögliche Lösungsansätze
An welchem Punkt die Öffentliche Verwaltung den geradlinigen Pfad der Verwaltungsdigitalisierung verlassen hat und was geschehen muss, damit sie diesen wieder betritt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt jedoch verschiedene Lösungsansätze. Zum einen muss – nach Aussagen einiger Brancheninsider – eine strukturelle Verschlankung und ein generelles Umdenken in Sachen E-Akte in der Öffentlichen Verwaltung stattfinden. Alte Muster – insbesondere bezüglich der Querfinanzierung von kommunalen Projekten durch Landesmittel und aus föderalen Fördertöpfen des Bundes – müssten aufgebrochen werden, fordern wiederum andere. Der Königsweg könnte jedoch viel eher darin liegen, dass die kommunalen Verwaltungen einen Blick über den Tellerrand wagen und die Lösungen anderer, staatlicher Behörden adaptieren und nachnutzen. Es gibt nämlich durchaus funktionierende E-Akten Systeme in Deutschland – auch in Berlin. Um der Situation die Krone aufzusetzen muss erwähnt werden, dass es diese funktionalen Systeme sogar in Berlin-Mitte gibt.
Das Jobcenter Berlin Mitte setzt bereits seit einigen Jahren auf den erfolgreichen Einsatz der E-Akte und kann beinahe den gesamten Büroalltag vorwiegend papierlos gestalten. Alle eingehenden Dokumente, Formulare und Bescheide werden zwar auch dort manuell in den Scanner gelegt – nach dem Beginn des Scanvorgangs geschieht der „Rest“ jedoch weitestgehend vollautomatisch.
Ein Zustand, den sich wohl auch Stefanie Remlinger für ihr Ressort wünschen würde. Der regierende Bürgermeister von Berlin Kai Wegner (CDU) hat im Verlauf der Debatte angekündigt, die Causa EAkte zur „Chefsache“ machen zu wollen und bis zum Ende der Sommerpause konkrete Lösungsvorschläge darzubieten, um das Schreckgespenst Neuausschreibung aus der Welt zu schaffen. Allem Anschein nach wird nun der E-Akte, dem Grundstein der Verwaltungsdigitalisierung, nach Jahren des Müßiggangs endlich die gebotene – und ehrlicherweise längst überfällige – Aufmerksamkeit entgegengebracht. Eine erfolgreiche Umsetzung in Berlin könnte in Folge dafür sorgen, dass man dadurch auch deutschlandweit der flächendeckenden Einführung der E-Akte ein gutes Stück näher kommt. Schlussendlich ist jede Berliner Erfolgsgeschichte auch eine Erfolgsgeschichte für Deutschland. jk
Die nächste Ausgabe der eGovernment erscheint am Montag, den 25. September 2023.
Das SPEZIAL dieser Ausgabe widmet sich dem Thema Public IT-Security & Cyber Crime Protection Anzeigenschluss ist der 11. September 2023.
Anzeigenhotline: 0821/2177-212
Lesertelefon: 0821/2177-194
Governikus-Lösungen für sichere elektronische Siegel und Signaturen
Flexibilität und Sicherheit in der Digitalen Verwaltung
Moderne und intuitive Arbeitsplatzlösungen sind die Voraussetzung, um schnelle und effiziente Vorgänge zu ermöglichen. Hierbei sind Themen wie die „Digitale Unterschrift“ bzw. das „Digitale Siegel“ essentiell und können so manche Behörde vor eine Herausforderung stellen. Die Frage, die sich viele stellen, ist u.a., wie man weiterhin medienbruchfrei und rechtskonform signieren und siegeln kann, wenn man einen Ortswechsel, das mobile Arbeiten und zeitliche Flexibilität mitberücksichtigt. Seit der Pandemie ist das flexible und ortsunabhängige Arbeiten ein wichtiges Kriterium bei der Arbeitsplatzsuche geworden, dem sich Unternehmen stellen müssen.
Wichtigkeit elektronischer Siegel und Signaturen
Im Zuge der Digitalisierung wird deutlich, dass die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes nur mit elektronischen Signaturen bzw. Siegeln möglich ist. Hierbei müssen bei digitalen Dokumenten zwei elementare Eigenschaften erhalten bleiben: Integrität und Authentizität. Hinzu kommen die Themen Rechtsverbindlichkeit bzw. Willenserklärung im juristischen Sinn. Um dem Effizienzprinzip und der Wirtschaftlichkeit Rechnung zu tragen, sollen keine Insellösungen geschaffen werden. Vielmehr ist es das Ziel, eine nachhaltige Nutzung in vielfältigen Szenarien sicherzustellen.
Unter der „echten Digitalisierung“ versteht sich dabei der Anspruch, nicht nur bestehende Abläufe ohne Veränderung in digitaler Form umzusetzen, sondern die Prozesse, deren Zweck und Nutzen als
Ganzes zu betrachten. Damit verändern sich Fokus und Perspektiven: Neue Anwendungsfälle, fachliche Szenarien und Nutzerbetrachtungen werden in den Vordergrund gestellt. Hier geht es hauptsächlich um die Umsetzung zentraler Siegel- und Signaturlösungen mit einer flächendeckenden Verfügbarkeit für eine hohe Anzahl von Nutzenden. Zudem muss der wachsende und immer komplexere IT-Betrieb berücksichtigt werden, was oftmals zur Konsolidierung von Betriebsszenarien führt. Ein integriertes Rechte- und Rollenmanagement erlaubt dabei die effiziente Steuerung der immer größer werdenden Gruppen von Nutzer:innen.
Verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten anhand des Projektziels
Es werden sowohl Szenarien unterstützt, die eine Erstellung von Signatur/Siegel und auch das Validieren kontextfrei aus einem Fachverfahren heraus erlauben, als auch über eine eigene graphische Oberfläche, bedienbar durch die Nutzenden. Bereits mehrere Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung sowie Partner verwenden schon diese Schnittstelle von Governikus und ermöglichen eine nahtlose Integration. Folgende Kategorien von Geschäftsszenarien können unter Beachtung der jeweiligen organisatorischen Rahmenbedingungen und des Rollenprofils abgedeckt werden:
W Nutzende können direkt und mobil kontextfrei über eine Webapplikation auf das Siegeln und Signieren zugreifen.
W Durch die Integration in die
jeweiligen Fachverfahren und DMS-Lösungen werden unsere fachlichen Funktionen direkt in das führende System eingebettet. Dies ermöglicht einen präzisen und effizienten Zugriff für die Nutzenden.
W Als autarker Client ermöglicht die Anwendung DATA Boreum von Governikus einfach, schnell und sicher die Signatur direkt am Arbeitsplatz.
Siegel- und Signaturen können dabei auf verschiedene Arten angebracht werden, wobei jede Variante ihre eigene Charakteristik aufweist, und aufgrund des jeweiligen Projektes bzw. Ausgangssituation ausgewählt werden:
W Siegel- und Signaturkarten Die „klassische“ Variante ist die Verwendung von Siegel- und Signaturkarten (Smart Cards). Dabei ermöglicht Governikus die Verwendung von individuellen Signa-
tur- und Siegelkarten, die direkt am Arbeitsplatz verwendet werden können. Aber auch Massensiegelkarten bzw. -signaturkarten, die direkt am Server angeschlossen sind, werden unterstützt. Durch das Zusammenschalten von mehreren Karten können mehrere 100.000 Dokumente in kürzester Zeit elektronisch geschützt werden –auch lassen sich so Scanstraßen realisieren.
W Fernsiegel und Fernsignaturen Über einen Fernsignaturdienstleister besteht die Möglichkeit, Dokumente zu siegeln bzw. zu signieren, ohne dabei eine physikalische Karte benutzen zu müssen. Ideal geeignet um auch große Anwendergruppen mit der „elektronischen Unterschrift“ auszustatten. Wir stellen dabei sicher, dass nur ein Fingerabdruck (Hash) vom Dokument erzeugt und an den Anbieter übermittelt wird, der diesen Abdruck signiert zurückgibt, und wir diesen dann wiederum in das Dokument einbetten. Die Vorteile liegen hier in der Hardwareunabhängigkeit (keine Signatur-/Siegelkarte als auch Kartenlesegerät für die Anwendenden notwendig), die Dokumente verbleiben in ihrer Infrastruktur und keine kritischen Informationen werden an den Anbieter übermittelt. Lediglich der Fingerabdruck, ergänzt um ein paar wenige Metadaten wie den Dateinamen, werden nach extern übermittelt. Das bedeutet, dass neben dem Datenschutz auch die Performance im Netzwerk profitiert, da nicht die mitunter mehrere Megabyte großen Quelldateien hin und her gesendet werden.
W HSM und SoftToken In vielen Fällen werden keine quali-
fizierten Signaturen benötigt, sondern lediglich Signaturen mit fortgeschrittenem Niveau. Das kann dann sowohl organisatorische wie kostenoptimierte Vorteile in der eigenen IT bedeuten. Denn dafür könnenauchsogenannteSoftToken über einen Vertrauens-Diensteanbieter eingekauft oder aber über eine hauseigene PKI bereitgestellt werden. Auch über die Verwendung einer dedizierten Hardware Sicherheits-Lösung (HSM) können fortgeschrittene Signaturen und Siegel erstellt werden. SoftToken dienen als Schlüssel, mit denen Dokumente fortgeschritten signiert werden können. Besonders sicher ist dabei die Anbindung der HSM, da hier die Schlüssel niemals die sichere Umgebung der HSM verlassen, auch nicht beim Signieren der Dokumente. Zu beachten ist bei allen Szenarien aber Folgendes: Nur durch eine vertrauenswürdige Validierung bspw. der elektronischen Signatur eingereichter Unterlagen (wie etwa die Einreichung eines digitalen Bauantrages) – können die Integrität des Inhalts und die Authentizität des Antragstellers sicher und zutreffend festgestellt werden. Die Validierung digitaler Signaturen schützt so vor Missbrauch und schafft Rechtssicherheit. Wie das Signieren und Siegeln können Sie die Validierung direkt aufrufen oder über die technischen Schnittstellen einbinden. So schließt sich der medienbruchfreie Kreis und ganzheitliche Lösungen können realisiert werden. Governikus stellt im Rahmen des Produktes des IT-Planungsrates „Anwendung Governikus“ seit vielen Jahren Bund, Ländern und KommunenrundumdieErzeugung und Validierung von Signaturen und Siegeln alle notwendigen ITKomponenten zur Verfügung, die sie für sichere, rechtsverbindliche und durchgängig digitale Verwaltungsarbeit benötigen. Alle 16 Bundesländer sind dem Vertrag zur „Anwendung Governikus“ beigetreten und in enger Kooperation mit Vertreter:innen aus diesen Ländern und deren Kommunen werden diese Komponenten und Produkte kontinuierlich angepasst, erweitert und gepflegt. Kommunen können die „Anwendung Governikus“ bzw. einzelne Komponenten daraus über die sog. Benannten Stellen beziehen.
Der Siegel- und Signaturserver von Governikus dient als Basisdienst in der landesinternen Verwaltung und Infrastruktur und bietet eine ganzheitliche Lösung für die Nutzung in vielfältigen Fachszenarien und für vielfältige Fachanwendungen
Die elektronische Signatur
Der fehlende Baustein in digitalen Prozessen
Bereits 2017 verpflichtete das Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen online anzubieten. Während etwa Bürger in Spanien oder Dänemark Behördenangelegenheiten längst online erledigen können, ist der Digitalisierungsfortschritt in deutschen Ämtern auch sechs Jahre später überschaubar.
Digitale Signaturen als Prozesstreiber
„Dabei sind digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung – Stichwort IT-Fachverfahren – durchaus gängige Praxis“, so Anke Nienhoff, Produktmanagerin bei der Ceyoniq Technology GmbH. „Doch die Integration manch elementarer Bausteine zur Prozessoptimierung lässt nach wie vor auf sich warten.“ Ein solches Beispiel ist die elektronische Unterschrift. Sie kann in deutschen Behörden die handschriftliche Signatur ersetzen – und bietet darüber hinaus weitere Vorteile:
W Optimierung bestehender Prozesse und Workflows
W Digitales Prozessmanagement ohne Medienbrüche
W Einsparung von Druck- und
Versandkosten und Minimierung von Prozesszeiten
W Verbesserung der Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit durch digitale Dokumentenverwaltung
W Hohe Sicherheits- und Datenschutzlevel bei digitalen Prozessen
Die drei Signaturlevel digitaler Unterschriften
Die seit 2014 europaweit geltende eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) klassifiziert drei verschiedene Signaturlevel. „Diese unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Einsatzgebiete, Sicherheit und Beweiskraft“, so Anke Nienhoff.
Die einfache elektronische Signatur (EES) eignet sich nur sehr eingeschränkt für den Einsatz in der
öffentlichen Verwaltung und sollte nur dort zur Anwendung kommen, wo die Unterschrift keine Bedeutung für ein eventuelles Gerichtsverfahren hat. Denn sie stellt keinerlei Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners, bietet keine Fälschungssicherheit und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zeichnet sich durch ein höheres Sicherheitslevel aus: Sie ist dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen, ermöglicht seine Identifizierung und ist fälschungssicher. Mit der klassischen analogen Unterschrift ist sie aber nicht gleichzusetzen, in juristischen Verfahren liegt ihre Beweiskraft im Ermessen des jeweiligen Gerichtes.
Die qualifizierte elektronische
Signatur (QES) ist die einzige Variante, die die Schriftformerfordernis nach §§ 126, 126a BGB erfüllt. Denn „(s)oll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“
Die QES wird von qualifizierten Vertrauensdienstanbietern ausgestellt und erfordert zwingend eine Zwei-Faktor-Identifizierung seitens des Unterzeichners.
Digitale Signaturen problemlos in bestehende Systeme integrieren
Die technische Umsetzung digitaler Signaturen geschieht entweder durch Signaturkarten oder durch Fernsignaturen, wobei letztere auch den Einsatz auf mobilen Geräten ermöglichen. „Informationsplattformen für die öffentliche Verwaltung, beispielsweise nscale eGov von Ceyoniq, erlauben es Behörden, digitale Signaturen problemlos in ihr bestehendes System zu integrieren“, so Produktmanagerin Anke Nienhoff.
Daten und Metadaten: der Schlüssel für digitales Dokumentenmanagement
Raus aus dem Digitalisierungskeller der öffentlichen Verwaltung
Die Zufriedenheit der Deutschen mit den Online-Diensten von Behörden ist gegenüber 2020 weiter gesunken. Und die war damals schon gering. Dieses Ergebnis der Studie von der Boston Consulting Group (BCG) löst höchstens ein Schulterzucken aus. Denn viel hat sich ja hierzulande beim E-Government nicht geändert. Die BCG-Umfrage kommt damit im Übrigen zu ähnlich desaströsen Erkenntnissen wie die Studie der Europäischen Union „Desi – Digital Public Services“ für 2022. Man fragt sich: Kommt Deutschland jemals aus dem digitalen Keller zumindest mal ins Erdgeschoss?
Die BCG hat im Juni 2023 ihre repräsentative Umfrage unter Bürgerinnen und Bürgern in 41 Ländern veröffentlicht. In Deutschland wurden 2.000 Personen befragt, wie zufrieden sie mit den OnlineDiensten der Verwaltung sind.
Durch Corona ploppten die digitalen Defizite auf Nicht nur der Status quo ist ernüchternd, sondern auch der Ausblick. Zurückgefallen ist Deutschland bei digitalen Verwaltungsdiensten, obwohl die CoronaPandemie in vielen Ländern einen enormen Digitalisierungsschub ausgelöst hat. Nicht so hierzulande. Die BCG fasst es so zusammen: „In Deutschland hat die Pandemie dagegen den massiven Rückstand in Sachen digitale Verwaltung schonungslos offengelegt.“
Volker Wissing, Bundesminister für Digitales und Verkehr (FDP), nicht mehr, in 30 Monaten in die Riege der Top 10 in Europa vorzustoßen. Und seit Anfang Juli stehen massive Investitionen sowieso nicht mehr auf dem Programm: Von den geplanten 377 Millionen Euro stehen 2024 nur noch 3,3 Millionen zur Verfügung – also nichts. Wie geht’s weiter?
Der Digitalisierungs-Torso: nichts Halbes, nichts Ganzes
Wenn es sein muss, kann dieses Land Großes leisten, sich aus dem Nichts komplett neu gestalten. Ist der Aufbau einer digitalisierten öffentlichen Verwaltung wirklich so schwierig? Es ist kaum zu glauben, aber die erzielten Fortschritte sind nicht wirklich Schritte, sie gleichen
Nun läge es nahe, mit dem Verweis auf die Anstrengungen der Bundesregierung, den vielen Ausschüssen, Fachkreisen und klangvollen Programmen rund um die digitale Verwaltung, Hoffnung zu schöpfen, dass sich alles noch richten lässt, dass sich Deutschland wie einst Phönix aus der Asche vom Bodensatz des Rankings in die Lüfte der führenden Nationen erhebt. Indes, an den PhönixEffekt glauben die Analysten nicht: „Deutschland ist in den vergangenen zwei Jahren bei digitalen Verwaltungsdiensten entgegen dem globalen Trend weiter zurückgefallen. Das in der Digitalstrategie der Bundesregierung ausgegebene Ziel, im DESI bis 2025 einen Platz unter den Top Ten zu belegen, dürfte auch mit massiven Investitionen in digitale Infrastruktur, technische Ausstattung und Personal kaum noch zu erreichen sein.“ Das klingt nicht gut. Selbst „massives“ Tun hilft
eher einem Stolpern und selbst das nur in ausgewählten Enklaven, regional und thematisch. Häufig erschöpft sich die Digitalisierung im TorsoFormat. Vorn ein OnlineFormular für die Bürgerin und den Bürger, doch im Backend sind Bearbeitungsprozesse weiterhin analog. Das wahrt zwar den Schein, bringt de facto aber wenig Erleichterung. Das OZG 2.0 soll ja gerade Abläufe verschlanken, nicht aufblähen, es soll die Fehleranfälligkeit reduzieren durch automatisierte Abläufe im Dokumentenmanagement und den Austausch von Daten und Informationen manipulationssicher machen, selbst zwischen Dienststellen und Homeoffices.
Standardlösungen statt Eigenentwicklungen
Nun wäre die BCG keine Unternehmensberatung, würde sie nicht
mit Tipps aufwarten. Teile ihrer Empfehlungen sind auch bereits im OZG 2.0 vorgesehen. Von ihren Forderungen ist unter anderem diese von Belang: „Konsequentes Verwenden von zentralen, standardisierten Basislösungen, um Aufwand bei der Entwicklung, der Wartung und dem Betrieb gesamthaft zu reduzieren.“
Dieser Ratschlag ist nicht nur deshalb völlig korrekt, weil neben den Investitionskosten für Softwarelösungen auch und vor allem die Folgekosten für Betrieb und Wartung berücksichtigt werden müssen. Denn Fakt ist, dass für die laufende Pflege von Informationstechnologie nicht ansatzweise ausreichend ITExperten zur Verfügung stehen. Laut einer Studie von McKinsey werden dem öffentlichen Dienst mit rund 5,1 Millionen Beschäftigten bis zum Jahr 2030 rund 140.000 ITSpezialisten fehlen; Stand 2023 mangelt es an rund 39.000 ITFachkräften. Wer also soll Individuallösungen mit spitzfindigen Schnittstellen überhaupt betreuen? Deshalb gilt bei Kaufentscheidungen für Software der gleiche Slogan wie bei der Altersvorsorge: Heute schon an morgen denken.
Die ideale Software ändert am Frontend wenig, aber viel im Hintergrund
In Anbetracht dieses Personalmangels ist es hilfreich, erst gar nicht auf umfassende ITServices angewiesen zu sein. Das ist durchaus möglich, wenn die Software einfach zu installieren ist, sie viele offene Schnittstellen bietet und tief in das bestehende System integriert werden kann. Remote durchgeführte Updates machen jedes händische Eingreifen komplett überflüssig. Selbst für den laufenden Betrieb sind ITExperten dann nicht notwendig, wenn der SoftwareAnbieter einen kompetenten, schnell erreichbaren und deutschsprechenden Service anbietet; ob direkt vom Hersteller oder über Partner.
Das Leitmotto: kompliziert wird automatisiert
Welche Antwort hat die deutsche Softwareindustrie auf diese Herausforderungen? Der Berliner Hersteller von Hard und Software, die Ferrari electronic AG, liefert seit bald 25 Jahren bewährte UnifiedCommunicationsLösungen an
ration Document Exchange“, kurz NGDX. Dokumente werden dabei EndtoEnd, revisions und rechtssicher sowie DSGVOkonform versendet und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das EMailPostfach des Empfängers übertragen. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen.
Hochgradig verschlüsselt, aber einfach für den User
Organisationen jeder Größe, darunter auch Versicherungen, Krankenhausverbunde oder Banken. Vor allem aber zählen zahlreiche Behörden zu den Stammkunden der Berliner und ihrer AllinoneLösung, der OfficeMaster Suite. Das hat gute Gründe.
Usability oder Inseln sind nur schön im Meer
In der Informationstechnologie sind proprietäre Insellösungen selten schön. Sie verhindern, dass ein Dokument über alle Kanäle, alle Kommunikationsdienste zwischen allen beteiligten Personen hinweg problemlos ausgetauscht werden kann. Dabei gibt es eine Vielzahl an gebräuchlichen Kommunikationsdiensten wie Lösungen zum Dokumentenaustausch, VoiceMail, Instant Messaging, SMS oder Fax. Mit der OfficeMaster Suite 8 werden im EMailSystem des Users verschiedene Kommunikationsdienste gebündelt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten folglich mit ihrer gewohnten Oberfläche.
Erst durch Daten und Metadaten werden Dokumente digital
Im Hintergrund laufen hingegen Prozesse, die alles andere als das Gewohnte sind. Ein Beispiel ist die XRechnung. Seit Oktober 2021 sind Unternehmen verpflichtet, in der Korrespondenz mit Bundesbehörden Rechnungen in rein digitaler Form zu verwenden. Die XRechnung ist jedoch mehr als ein eindimensionales PDF. Es ist ein Datenmodell. Das hat den Vorteil, dass Systeme die im Dokument enthaltenen Daten und Metadaten lesen und beliebig verarbeiten können. Über Dokumente, die von der OfficeMaster Suite zum Beispiel per Fax empfangen werden, legt die Software einen OCRTextlayer, liest den Inhalt aus und digitalisiert ihn für die Weiterverarbeitung. Das ist der Ausgangspunkt einer jeden echten Digitalisierung.
Safety first: Dokumente auf einem sicheren Weg
Dokumente bleiben aber selten an Ort und Stelle, sondern werden vielfach ausgetauscht. Um den Versand absolut sicher zu gestalten, nutzt Ferrari electronic das Datenaustauschverfahren „Next Gene
Zusätzlich hat Ferrari electronic die asynchrone und synchrone Verschlüsselung direkt in die Software integriert. Damit sind sowohl das Dokument als auch der Transportweg kodiert. Schlüssel müssen nicht ausgetauscht werden. Vor Manipulationen sind Dokumente außerdem durch integrierte Hashes geschützt. Sind die Hashes für ein Dokument beim Versender und Empfänger identisch, ist klar, dass das Dokument auf dem Versandweg nicht illegal abgefangen und bearbeitet wurde.
Neues Sicherheitsfeature: zerstückelt und wieder zusammengesetzt
Ein ganz neues Feature der OfficeMaster Suite 8 widmet sich dem sicheren Transfer von großen Dokumenten. Er ist jetzt noch schneller und sicherer durch eine zusätzliche NGDXBetriebsart, nämlich den Filetransfer ähnlich CloudRelay, das von Ferrari electronic betrieben wird. Dabei werden die digitalen Dokumente in Stücke – sogenannte Shards – zerlegt und auf CloudDrives hinterlegt. Diese Shards wiederum sind einzeln verschlüsselt. Der Schlüsselaustausch mit dem Empfänger erfolgt auf der Telefoniestrecke, wiederum verschlüsselt. Mit dieser Methode, die einer 2FaktorAuthentifizierung gleicht, entsteht eine der sichersten Übertragungsmöglichkeiten.
Integration in ERP- und BPM-Systeme
Die Grundlage all dieser Prozesse im Sinne einer durchgängigen Digitalisierung ist die Erfassung von Dokumentinhalten in Form von DatenundMetadaten.Erstdadurch können papiergebundene Prozesse mit digitalen verknüpft werden. Wird NGDX zudem mit einem BusinessProcessManagementSystem gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERPSystemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich frei von Medienbrüchen bearbeiten, versenden und verwirklichen am Ende die zwei zentralen Ziele der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung: Für Bürgerinnen und Bürger die Interaktion mit Behörden angenehmer zu gestalten und verwaltungsintern die Arbeitsabläufe zu automatisieren und um ein Vielfaches zu beschleunigen – das alles rechts und manipulationssicher.
Nach dem Scanner der Schredder
Der Akten-Appendix
Deutschland spricht von Digitalisierung, Registermodernisierung, der E-Akte – doch was passiert eigentlich mit den Papierakten, nachdem sie digitalisiert wurden? Der Lebenszyklus deutscher Dokumente.
Seit rund einem halben Jahrzehnt reguliert die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nun schon die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Verantwortliche, also private sowie öffentliche Stellen – und mindestens genauso lang stellt sie sowohl Unternehmen als auch die Öffentliche Hand immer wieder vor große Herausforderungen.
Schrank, Schredder, Abfalleimer
Dabei geht es jedoch nicht nur um die Erfassung, Speicherung und Nutzung von Daten. Durch die DSGVO ist auch das Thema der Vernichtung und Entsorgung sowie die Löschung von Akten abgedeckt, sowohl als Papierakten als auch auf Datenträgern. Gerade vor dem Hintergrund der Verwaltungsmodernisierung und der Digitalisierung zahlreicher Papierakten tritt dieses Thema in den Fokus. Dabei kommt es vor allem darauf an, dass die Daten in den Akten nach ihrer Vernichtung nicht wiederherstellbar sind. Oftmals werden deshalb meist speziell zertifizierte Unternehmen mit komplexen Schreddern und, gegebenenfalls, nachfolgender Verbrennung beauftragt. Weshalb eine Akte vernichtet wird – entweder, weil die rechtliche Aufbewahrungsfrist abläuft, oder weil sie digitalisiert wurde – spielt dabei keine Rolle. Jedoch erklärt das Informations-Technik-Zentrum Bund (ITZBund), eine der Pilotbehörden der E-Akte des Bundes:
„Die Vernichtung ist ein Verarbeitungsvorgang im Sinne der DSGVO. Damit gelten für diesen Vorgang die gesamten Voraussetzungen und Anforderungen, die sich aus der DSGVO und gegebenenfalls weiteren datenschutzrelevanten Vorschriften ergeben. Wenn es sich zum Beispiel um Daten besonderer Kategorien nach Artikel 9
Überblick
Vernichtung vs. Löschung
DSGVO handelt, sind entsprechende Vorkehrungen für die Sicherheit der Daten bis zu ihrer Vernichtung zu treffen – genau so, wie diese Daten auch vorher im Rahmen ihrer Verarbeitung und Verwendung geschützt werden mussten.“
Datenvernichtung nach DIN
Im Umgang mit unterschiedlichen Datenträgern bestimmen in Deutschland die Sicherheitsstufen nach DIN 66399, wie klein diese zerkleinert werden müssen, bevor man sie rechtlich sicher entsorgen darf.
Anders als die DSGVO umfasst diese jedoch auch Anforderungen beim Vernichten und Löschen von
Daten, die auf digitalen oder elektronischen Datenträgern gespeichert sind.
W Produkte wie Papier in Originalgröße, W Informationen in verkleinerter Form wie Mikrofilme oderFolien, W optische Datenträger wie CDs, DVDs, W magnetische Datenträger wie Ausweise, W Festplatten mit magnetischen Datenträgern, W elektronische Datenträger wie Chipkarten.
Die Normenreihe mit dem Namen „Büro- und Datentechnik – Vernichten von Datenträgern“ definiert die unterschiedlichen Schutzklassen, denen die jeweiligen Datenträger zugeordnet werden
können, je nachdem, wie sensibel die enthaltenen Daten sind. Dabei unterscheidet sie in insgesamt drei Schutzklassen. Klasse 1 definiert den normalen Schutzbedarf für personenbezogene Daten, Klasse 2 einen hohen Schutzbedarf für vertrauliche Daten und Schutzklasse 3 sehr hohen Schutzbedarf für geheime Daten.
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) erklärt: „Die Norm beschreibt, welche Vernichtungsstufen für die jeweiligen Schutzklassen geeignet sind. Zu jeder Vernichtungsstufe gibt es Vorgaben, abhängig davon, um welche Art Datenträger es sich handelt. Für den Datenträger Papier sind beispielsweise Teilchengrößen und Schnittart vorgegeben. Für den Datenträger Festplatte beispielsweise geht es von mechanisch unbrauchbar (z.B. durch eine Beule) bis zu mehrfach gestanzt (z.B. mit Löchern). Es bleibt aber laut Norm immer der Verantwortliche in der Pflicht, die passende Stufe für seine Datenträger zu bestimmen. Hier gilt: Je niedriger die Stufe, desto kostengünstiger, je höher die Stufe, desto sicherer. “ Insgesamt wurden sieben dieser Sicherheitsstufen definiert, die in ihrer Anwendung freiwillig sind:
Nach Sicherheitsstufe 1 und 2 vernichtete Dokumente sind mit moderatem Aufwand wieder reproduzierbar
Nicht nur der Lebenszyklus von Papierakten oder Datenträgern ist zeitlich bemessen, auch verschiedene digitalisierte Akten müssen vernichtet werden. Bei digitalen Daten, wie sie in der E-Akte verarbeitet werden, ist dabei jedoch der Begriff des Löschens gebräuchlich, wie das Bundesamt für Justiz (BfJ) auf Nachfrage erklärt. Wie jedoch auch bei Papierakten und Datenträgern, gelten bei der Löschung gesetzliche Vorgaben – allen voran die DSGVO.
Bei der Löschung der E-Akte Bund erfolgt die Löschung über eine zentral bereitgestellte Funktionalität, wie das BfJ, als erste Pilotbehörde der E-Akte des Bundes, erklärt. Weitere Behörden, in der die E-Akte Bund pilotiert wird, sind das Bundesministerium der Finanzen, die Bundeszentrale für politische Bildung und das ITZBund. Das Bundesverwaltungsamt (BVA) ergänzt dazu, dass bei der Nutzung der E-Akte Bund der jeweilige Fachbereich darüber entscheide, was mit Akten passiert, ob sie also gelöscht
oder ausgesondert werden. Ein Löschprotokoll dokumentiere dabei alles, was gelöscht wurde. „Zukünftig erfolgt die Aussonderung der E-Akte-Bund-Bestände (Abgabe ans DZAB/ Bundesarchiv) mit einem Aussonderungsprotokoll“, so das BVA. Die jeweils für die Akte zuständige Behörde muss dazu zunächst in den Metadaten jeder digitalen Akte eine Transferfrist sowie eine Aufbewahrungsfrist hinterlegen. Nach Ablauf der Transferfrist wird die Akte über eine derzeit entwickelte Schnittstelle an das digitale Zwischenarchiv des Bundes abgegeben, wo sie noch bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Zugriff der abgebenden Stelle steht. Ist auch diese abgelaufen, wird die Akte vollständig datenschutzkonform gelöscht. Bei der E-Akte Bund bestehe mindestens ein Vier-Augen-Prinzip, bevor etwas gelöscht werde, erklärt das BVA dazu abschließend. Durch die Implementierung der geplanten Schnittstelle an das digitale Zwischenarchiv kann die Löschung vollständig automatisch durch das E-Akte-System erfolgen. Somit müssen keine externen Dritten mit dem Vorgang beauftragt werden.
W Sicherheitsstufe 1: Allgemeines Schriftgut (z.B. Kataloge oder Prospekte),
W Sicherheitsstufe 2: Internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut (z.B. Reiserichtlinien oder Formulare),
W Sicherheitsstufe 3: empfohlen für vertrauliches Schriftgut (z.B. Angebote oder Bestellungen mit Adressen),
W Sicherheitsstufe 4: geheimzuhaltendes Schriftgut (z.B. Personaldaten oder Steuerunterlagen),
W Sicherheitsstufe 5: bei maximalen Sicherheitsanforderungen (z.B. medizinische Berichte oder Strategiepläne),
W Sicherheitsstufe 6: geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen (z.B. Forschungs- oder Entwicklungsunterlagen) und
W Sicherheitsstufe 7: Datenträger mit streng geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind (z. B. Daten aus geheimdienstlichen oder militärischen Bereichen).
Dabei erfordert Schutzklasse 1 die Dokumentenvernichtung der Sicherheitsstufen 1, 2 und 3, während es bei Schutzklasse 2 bereits der Vernichtung nach Stufe 3, 4 und 5 bedarf. Datenträger der Schutzklasse 3 fallen unter die Sicherheitsstufen 5, 6 und 7. Die Sicherheitsstufen sind für alle Interessensgruppen ausgelegt. Verwaltungen können sie also nutzen, müssen das jedoch nicht. Dazu erklärt das Bundesverwaltungsamt mit Verweis auf DIN 66399: „Wenn Akten vernichtet werden sollen, wird aufgrund der Masse an Akten regelmäßig ein DSVGO-konformer Dienstleister mit der Vernichtung beauftragt. Grundsätzlich kann eine Behörde dies auch selbst erledigen.“ Die Crux: Beinhalten Akten personenbezogene Daten, müssen sie mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden. Viele handelsübliche Schredder sind jedoch nur auf die Sicherheitsstufen 1 und 2 ausgelegt. Zum Vergleich: Kleine elektrische Schredder, wie sie in vielen Haushalten zu finden sind, zerkleinern Dokumente meist in Streifen mit etwa 5,8 mm Breite. Ein Schredder mit höchster Sicherheitsstufe hingegen verarbeitet Dokumente in kleine Partikel mit Maßen von etwa 0,8 mal 5mm – das entspricht bei einem DIN-A4-Blatt ungefähr 15.000 Partikeln.
Digitalisierung, oder:
Operation Papiermüll?
Das große Vorhaben Verwaltungsdigitalisierung verlangt die Verfügbarkeit digitaler Akten. Dazu muss, was bisher nur in Papierform vorhanden ist, digitalisiert werden. Doch was passiert mit den analogen Akten, sobald sie auch in digitaler Form vorhanden sind? Das ITZBund erklärt: „Grundsätzlich bedeutet eine Digitalisierung, eine Kopie der Daten anzufertigen. Eine damit einhergehende doppelte Aktenführung ist im Rahmen der Datenminimierung nach DSGVO verboten. Insofern sind die Ursprungsakten nach erfolgreicher und vollständiger Digitalisierung grundsätzlich zu vernichten.“ cm
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Der Autor
Dennis Drohmann, E-Government Experte RUBICON IT GmbH Wien [ www.rubicon.eu ]
MFP, OCR & Co.
Die Macht des Scannens
Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH, beschreibt in seinem Kommentar, wie effizientes Scannen den Digitalisierungsprozess in Krankenhäusern bereits forciert hat. Und er beschreibt die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche optische Texterkennung
In einer Zeit, in der Technologie jeden Aspekt unseres Lebens durchdringt, macht die Digitalisierung natürlich auch vor dem Gesundheitswesen nicht Halt. Unter den verschiedenen Fortschritten, die diesen Wandel vorantreiben, spielen durch Scansoftware optimierte Multifunktionsgeräte (MFP) eine entscheidende Rolle. In vielen Einrichtungen lässt sich bereits beobachten, wie effizientes Scannen den Digitalisierungsprozess in Krankenhäusern revolutioniert hat.
Die Transformation des Gesundheitswesens hat einen langen Weg hinter sich und verändert die Landschaft der Patientenversorgung und des Aktenmanagements. In der Vergangenheit wurden Krankenhäuser mit Stapeln von Papierdokumenten überschwemmt, was den Zugriff, die Organisation und den Austausch von Patienteninformationen zu einer Herausforderung machte. Dieser manuelle Prozess erwies sich als zeitaufwändig, fehleranfällig und behinderte den nahtlosen Fluss wichtiger Daten zwischen den Abteilungen.
Mit dem Aufkommen von MFPs und durch Software ergänzte fortschrittliche Scanfunktionen änderte sich das Paradigma jedoch erheblich. Inzwischen lässt sich ohne Weiteres sagen: Effektives Scannen mit Multifunktionsgeräten hat die Verwaltung von Patientendokumenten in Krankenhäusern revolutioniert.
Gut gescannt ist halb gemanagt
Nehmen wir zum Beispiel ein Szenario, in dem ein Patient in einer Gesundheitseinrichtung eintrifft und sofortige Hilfe benötigt. In der Vergangenheit hätte das Krankenhauspersonal für die Beschaffung der medizinischen Unterlagen die physischen Akten durchstöbern und relevante Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen müssen. Durch effizientes Scannen können Mitarbeiter nun jedoch Patientendokumente schnell digitalisieren und in elektronische Patientenakten integrieren. Die Stärken dieses Systems liegen nicht nur in der Digitalisierung von Dokumenten, sondern auch in ihrer nahtlosen Integration in Krankenhaussysteme. Gescannte Informationen lassen sich sofort in die besagte Akte aufnehmen, wodurch ein umfassendes und leicht zugängliches digitales Profil entsteht. Diese Verknüpfung verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Leistungserbringern im Gesundheitswesen, da relevante Auskünfte ohne Weiteres abteilungsübergreifend ausgetauscht
werden können – ein ganzheitlicher Ansatz für die umfassende Versorgung der Patienten.
Safety first
Genaue und sichere Datenverwaltung erweist sich zudem vor allem im Gesundheitswesen als von größter Bedeutung. Effektives Scannen auf Multifunktionsgeräten garantiert die Echtheit von Patienteninformationen. Indem sich jedes Detail mit voller Genauigkeit erfassen lässt – einschließlich handschriftlicher Notizen, Bildgebungsergebnissen und Einverständniserklärungen – wird das Risiko von Datenverlusten oder Fehlinterpre
der Spitze der digitalen Transformation im Gesundheitswesen.
Optical Character Recognition (OCR)
Bei der Durchführung von Scanvorgängen entstehen häufig Bilddateien im JPEGFormat, die sich aus einer Vielzahl unterschiedlicher Bildpunkte zusammensetzen. Das Problem: Diese Dateien beinhalten nur Informationen zur grafischen Wiedergabe von Abbildungen. Wörter und Zahlen erkennt der Computer nicht als solche, sodass sich das Dokument nicht zur effizienten Weiterverarbeitung eignet – Text lässt sich nicht kopie
sprechen von problemloser Umsetzung. Häufig fehlt aber ein Hinweis darauf, dass trotz aller Technologie noch immer das analoge Papier zu den Hauptprotagonisten zählt. Weist das Ausgangsdokument geringe Qualität auf – ist es beispielsweise geknickt oder beschmutzt –, fallen die Ergebnisse von OCR in der Regel nicht wie gewünscht aus. In vielen Anwendungsfällen bedarf es allerdings zwingend lückenloser Resultate.
Geschichten aus dem Alltag
Neue, teils verschmierte Adressaufkleber auf dem Personalausweis, Kaffeeflecken auf wichtigen Dokumenten oder ein zerknickter, vielleicht sogar mitgewaschener Reisepass – all diesen Konstellationen sehen sich zum Beispiel Banken und Behörden täglich gegenüber. Gerade in Bezug auf das Geldwäschegesetz und die damit zusammenhängende Legitimation benötigen Finanzinstitute korrekte Angaben, die von den Dokumenten erfasst werden. In Kombination mit einer nicht hochleistungsfähigen Software entstehen keine guten OCRErgebnisse – das ist
tationen auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus lassen sich digitalisierte Dokumente durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen, wodurch die Privatsphäre der Patienten gewahrt bleibt und auch strenge Datenschutzbestimmungen kein Problem darstellen. Außerdem eröffnet sich durch erfolgreiche Digitalisierung von Patientendokumenten eine ganz neue Welt an Möglichkeiten für Analyse und Forschung. Mit riesigen Datenbanken digitalisierter Aufzeichnungen können Krankenhäuser leistungsstarke Algorithmen und künstliche Intelligenz nutzen, um Muster zu erkennen, Trends zu entdecken und unschätzbare Erkenntnisse zu gewinnen. Dieser datengesteuerte Ansatz kann den Weg für personalisierte Behandlungspläne, die frühzeitige Erkennung von Krankheiten und evidenzbasierte Verfahren im Gesundheitswesen ebnen. Während sich das digitale Zeitalter weiter entfaltet, bleibt effektives Scannen somit an
ren, durchsuchen oder bearbeiten. An dieser Stelle setzt OCR an. Mit der Technologie zur automatischen Texterkennung gelingt es, diese gescannten Files in bearbeitbare und durchsuchbare Texte zu konvertieren. Besonders im Dokumentenmanagement spielt dieser Vorgang eine wichtige Rolle. Das Verfahren zeichnet sich vor allem durch eine Mustererkennung aus, die Buchstaben, Ziffern und Satzzeichen durch Abgleich erkennt und anschließend sinnvoll zusammenfügt.
Mithilfe von OCR kommt es zu großen Ersparnissen von Zeit und Aufwand. Denn umfangreiches manuelles Suchen oder ewiges Scrollen durch Dokumente entfällt dank der automatischen Texterkennung und der dadurch möglichen Suchfunktion. Für die Digitalisierung von Papier bringt dies große Vorteile mit sich, da die Dateien nicht einfach nur abgelegt, sondern für eine nützliche Verwendung verfügbar sind. Viele Lösungen werben mit ebendiesen Pluspunkten und
AKTUELL
Die E-Akte in der hessischen Justiz
Die hessische Justizstaatssekretärin Tanja Eichner bewertet die Fortschritte bei der Einführung elektronischer Akten positiv. „Die am 23.Mai begonnene Pilotierung der elektronischen Akte beim Arbeitsgericht Gießen verläuft ausgesprochen erfolgreich“, kommentiert Eichner. Das Arbeitsgericht Gießen bearbeite bereits mehr als 1.300 Verfahren in elektronischer Form, täglich kämen weitere hinzu. „Alle Kammern des Gerichts arbeiten schon mit der E-Akte“, betont Eichner.
Die Pilotierung der digitalen Akte verlaufe sogar so gut, dass das Arbeitsgericht Gießen die Pilotierung früher als geplant abschließen kann: Bereits ab Anfang Oktober statt wie geplant zum Jahresende soll nun selbstständig mit der E-Akte gearbeitet werden.
Eichner: „Der erfolgreiche Pilot beim Arbeitsgericht Gießen macht zugleich den Weg für den geplanten Rollout bei den übrigen Arbeitsgerichten erster Instanz, den Arbeitsgerichten Darmstadt, Frankfurt, Fulda, Kassel, Offenbach und Wiesbaden frei.“ Der dortige Rollout sei für den Sommer 2024 geplant.
erst ab 85 bis 90 Prozent erkannter Texte aus einem Dokument der Fall.
Oftmals greifen Anwender aber auf OpenSourceLösungen zurück, die mit der Performance von proprietären Technologien nicht mithalten. Zur Orientierung: Liegt die Quote gar bei 99 Prozent, erkennt das System dennoch von 1.000 Texten zehn nicht. Je tiefer der Anteil also liegt, desto mehr geht verloren. Besonders wichtige Angaben sollten darüber hinaus auf Korrektheit geprüft beziehungsweise manuell erfasst werden. Zudem geben die Qualität der zu erfassenden Dateien und deren korrekte, gerade Ausrichtung im Scanvorgang den Ausschlag für den Erfolg.
Der Autor
Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH. Er beschäftigt sich mit der dezentralen Digitalisierung durch Scanner und entwickelt individuelle Software für Multifunktionsgeräte.
[ www.exapture.de ]
Beim Hessischen Landesarbeitsgericht geht es einstweilen zunächst in die Pilotierung. Ab Ende August/ Anfang September wird es dort mit der E-Akte testweise losgehen. Auch bei den anderen hessischen Fachgerichtsbarkeiten stehen die Zeichen auf digitale Akte „Neben der Sozialgerichtsbarkeit, die schon seit dem 1.Juni dieses Jahres vollständig auf die führende elektronische Akte umgestellt wurde, wird die gesamte hessische Verwaltungsgerichtbarkeit zum 1. August 2023 auf die führende E-Akte umgestellt. Die Pilotierung des hessischen Finanzgerichts ist für das 4 Quartal 2023 geplant“, erläutert Eichner.
„Unser E-Justice Programm schreitet mit großen Schritten voran“, freut sich auch Hessens Justizminister Roman Poseck. Zum 1. August 2023 nutzten über 30 Gerichte die elektronische Akte. Wie Poseck erläutert, bearbeiten die Amtsgerichte Bensheim, Darmstadt und Dieburg seit Anfang August Neueingänge mit der elektronischen Akte in Zivilsachen, und auch das Amtsgericht Langen steht kurz vor der Einführung. su justizministerium. hessen.de
Innovative Behörden
Resilienz durch intelligente Automatisierungen
Mitarbeitende entlasten, Zeit sparen und die Servicequalität verbessern: Mit der Unterstützung von innovativen Technologien kann die öffentliche Verwaltung Potenziale ausschöpfen und auf aktuelle Entwicklungen am Arbeitsmarkt reagieren.
Eine effizient funktionierende und resiliente öffentliche Verwaltung spielt eine zentrale Rolle für unsere Gesellschaft – besonders in Anbetracht der Herausforderungen der vergangenen Jahre. Aktuell ist der im Zuge des demografischen Wandels entstehende Fachkräftemangel auch in der Verwaltung zu spüren: Weniger Mitarbeitende
müssen de facto mehr Leistung erbringen. Hinzu kommen alternative Arbeitszeitmodelle, Teilzeitbeschäftigung und ähnliche Tendenzen am Stellenmarkt. Die Automatisierung verschiedener Verwaltungsprozesse stellt ein wirksames Mittel dar, diesem Mehraufwand entgegenzuwirken und Potenziale auszuschöpfen. Die
öffentliche Verwaltung kann Angestellte von repetitiven Aktivitäten entlasten, wodurch mehr Zeit für wesentliche inhaltliche Aufgaben bleibt.
Geeignete Tätigkeiten für die Automatisierung sind all jene rund um die Datenerfassung und verarbeitung – also eine korrekte Übernahme der Daten ins System
und in weiterer Folge eine entsprechende Klassifizierung und Zuweisung zu einer Adressatin oder einem Adressaten. „Die Automatisierung von Fabasoft Done! unterstützt Angestellte, indem sie beispielsweise Metadaten selbstständig extrahiert und übernimmt sowie einen Vorschlag für eine bestimmte Kategorisierung liefert. Das spart den Mitarbeitenden Zeit, da sie vorausgewählte Bearbeitungsoptionen nur noch kontrollieren und nicht mehr selbst eingeben müssen“, so Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied bei Fabasoft. Maschinelles Lernen und Algorithmen ermöglichen eine kontinuierliche Anpassung des Systems und eine automatische Verbesserung durch manuelles Feedback.
Mehr Servicequalität durch Automatisierung
Die öffentliche Verwaltung ist durch den Einsatz von intelligenten Technologien in der Lage, enorme Potenziale zu heben: Wenn beispielsweise eine Landesverwaltung jährlich etwa zwei Millionen
Posteingänge verzeichnet und effiziente Beschäftigte pro zu bearbeitendem Eingang rund eine Minute brauchen, lassen sich schon bei der Automatisierung der Hälfte dieser Eingänge mehr als neun Angestellte pro Jahr freispielen, die ihre gewonnenen Kapazitäten für zentrale Tätigkeiten einsetzen können. Durch die verkürzte Laufzeit im Hintergrund erhöht sich die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Das steigert auch die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber. Digital transformierte Behörden relativieren das häufig noch vorherrschende „verstaubte“ Image und zeigen, dass dahinter zahlreiche fachlich fordernde Jobs stecken. Wenn die öffentliche Verwaltung weniger Ressourcen in die Datenverarbeitung stecken muss, bleibt mehr Zeit und Geld für die wesentlichen Anforderungen. „Besonders wichtig ist ein niederschwelliger Zugang zu intelligenten Technologien – Behörden können die Automatisierung prinzipiell von heute auf morgen, ohne großen personellen oder zeitlichen Aufwand einsetzen. Das System lernt selbstständig und schnell, weshalb es nur wenig Begleitung benötigt“, erklärt Matthias Wodniok. Um den Wohlstand der Gesellschaft zu erhalten, braucht es zukunftsfitte Behörden, die die Potenziale der digitalen Transformation für sich nutzen – etwa in Form von intelligenten Automatisierungen.
Susanne Ehneß / su (CvD, -180) Natalie Ziebolz / na (-145) Redaktion Nicola Hauptmann / nh (-260) Johannes Kapfer / jk (-181) Chiara Maurer / cm (-146)
Weitere Mitarbeiter dieser Ausgabe
Dr. Andrea Augsten, Barbara Hilgert, Prof. Dr. Holger Hünemohr, Valentina Kerst, Dr. Christian Knebel, Andreas Mattlener, Jörg Möllenbrock, Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves, Nicole Röttger, Myrko Rudolph, Fedor Ruhose, Vera Spitzer, Prof. Dr. Maria A. Wimmer, Daniela Schilling / ds
Co-Publisher Harald Czelnai (verantwortlich für den Anzeigenteil, -212), harald.czelnai@vogel.de Fax 0821/2177-152
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