PM magazine 8-2024

DE FINANCIERING VAN EEN INVESTERING

FUNCTIONERINGSGESPREKKEN Investeren in je medewerkers

Opleiding Management & leidinggeven

8-daagse opleiding voor de ervaren praktijkmanager

Tijdens deze opleiding - gegeven door Liesbeth den Hollander - leer je onder andere hoe je meer invloed uit kunt oefenen tijdens een gesprek en welke handvatten je kunt gebruiken om op een succesvolle manier leiding te geven aan je team. Hoe stuur je veranderingen op een effectieve manier aan? En hoe zorg je ervoor dat de medewerkers gemotiveerd en tevreden zijn?

Deze en nog meer dan 20 management vraagstukken komen aan de orde tijdens de opleiding. Deze opleiding is een mooi vervolg op onze opleiding Praktijkmanager. Ga voor meer informatie en inschrijven naar onze website.

Personeel!

Veel collega’s weten het Platform praktijkmanager inmiddels wel te vinden. Dat merken we aan de hoeveelheid vragen en reacties die daar voorbijkomen. Onder andere over afspraken die worden afgezegd per mail, evalueren van processen, audits, contracten met zorgverzekeraars en uiteraard allerhande personeelsvraagstukken. Want personeel is wel de hoofdmoot van de werkzaamheden van een praktijkmanager. Belangrijk dan ook om je aandacht te vestigen op werving en behoud van medewerkers. Een stabiel en tevreden team is immers essentieel voor het goed functioneren van de praktijk.

In deze nieuwe editie van PM Magazine besteden we dan ook weer ruim aandacht aan personeelszaken. Valesca Nederlof gaat uitgebreid in op functioneringsgesprekken en investeren in je medewerkers: “In de praktijk gaat veel aandacht naar de werving en selectie van tandheelkundig personeel, begrijpelijk, maar nog belangrijker is het echter om de goede werknemers die je hebt te behouden.” Dat inzicht had Guus Vreeswijk ook toen hij een AI gestuurde benchmarking tool ontwikkelde. “AI kan op een makkelijke en snelle manier een onschatbare bron van inzicht geven in medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en welzijn,” zoals hij zegt. Zo doet AI ook zijn intrede in het werk van de praktijkmanager. Hij zal hier overigens op het Event voor de Praktijkmanager ook wat over komen vertellen!

‘Personeel is wel de hoofdmoot van de werkzaamheden van een praktijkmanager. Belangrijk dan ook om je aandacht te vestigen op werving en behoud van medewerkers.’

Personeel behoud je ook door aandacht te hebben voor lichamelijke werkgerelateerde klachten. Waar mondzorgprofessionals tegenaan lopen ziet orofaciaal fysiotherapeut Saskia Vrickx in haar eigen praktijk. Ze deelt haar tips om lichamelijke klachten te voorkomen en vitaal aan het werk te zijn én te blijven. Verder gaat HR-strateeg Gracita Linger in op conflicten in de praktijk. Hoe ontstaan ze en hoe los je ze op?

Naast personeelszaken hebben we in dit nummer van PM Magazine ook nog aandacht voor: de acceptatie van behandelplannen, de financiering van investeringen, een ‘tekortkoming’ tijdens een audit en uiteraard hét Event voor de praktijkmanager op vrijdag 19 april. Jij komt toch ook?

Veel leesplezier!

Lies Ligtvoet

Ilko Alink

Redactie

Ilko Alink en Lies Ligtvoet

Redactieadres

Molenstraat 3C, 7437 Z,H Bathmen

Contact: Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl

Aan dit nummer werkten mee

Sjoerd Kuiken, Valesca Nederlof, Saskia Vrickx, Gracita Linger, Janet Besten, Kim van der Kuijl, Fridus van der Weijden, Guus Vreeswijk en Caroline Cuppens

Vormgeving

Laura van Leijenhorst

Adreswijzigingen

Per e-mail: pm@dentalbestpractice.nl

Vermeld zowel je oude als nieuwe adres.

Adverteren en marketing

Concetta Scibona, pm@dentalbestpractice.nl, Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl

Volg ons ook op Facebook en Instagram @Praktijkmanager_magazine

Copyright © 2024 Dental Best Practice. Niets in deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van Dental Best Practice of andere auteursrechthebbenden.

Dental Best Practice kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid en volledigheid van alle in deze uitgave opgenomen teksten en beelden.

5 Stappenplan voor betere acceptatie van behandelplannen

Inclusief tips en valkuilen

11 Functioneringsgesprekken Investeren in je medewerkers

16 Vitaliteit in de tandartspraktijk Tips om lichamelijke klachten te voorkomen

21 Conflicten in je praktijk

Hoe ontstaan ze en hoe los je ze op?

26 De financiering van een investering

30 Hét Event voor de praktijkmanager

19 april 2024

33 Tekortkoming

Fridus van der Weijden

36 Management in de mondzorg

38 AI in de mondzorg

Het verbeteren van medewerkers betrokkenheid

Sjoerd Kuiken

Stappenplan voor betere acceptatie van behandelplannen 05

Valesca Nederlof

Functioneringsgesprekken; investeren in je medewerkers. 11

Inclusief tips en valkuilen

Stappenplan voor betere acceptatie van behandelplannen

Sjoerd Kuiken

De manier van communiceren met de patiënt is van grote invloed op de acceptatie van behandelplannen. Bij grotere behandelplannen die een grote financiële investering vragen van de patiënt – wat zeker het geval is bij implantologie –vraagtditomeffectievecommunicatievandebehandelaar. De patiënt bepaalt uiteraard zelf, maar zeker ook in samenspraak met jou als behandelaar. Een goede communicatie vanuit de behandelaar draagt sterk bij aan de acceptatie vanbehandelplannen.Onderstaandstappenplanzorgtvoor een heldere aanpak. De aanvullende informatie met tips en valkuilen draagt bij aan de effectiviteit van de communicatie met jouw patiënt.

Stappenplan

Als mondzorgverlener beslis je samen met de patiënt over welke behandeling het beste past. Samen beslissen is onderdeel van de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en gaat over het gezamenlijke beslissingsproces tussen zorgverlener en patiënt. Het advies is gebaseerd op jouw ideeën en geldende richtlijnen. De keuze van de patiënt is gebaseerd op zijn of haar wensen en behoeften, waar de financiële ruimte ook onderdeel van is. Het is aan de behandelaar om bij het bespreken van behandelplannen een advies

te koppelen aan de wensen en behoeften van de patiënt. Het volgende stappenplan zorgt voor duidelijkheid over de aanpak:

1. Wensen vastleggen

2. Diagnose stellen

3. Oplossingen aandragen

4. Advies geven

5. Behandelplan afsluiten

Valkuilen

Het stappenplan is in hoofdlijnen duidelijk en evident. Bij de praktische invulling komen echter meerdere valkuilen om de hoek kijken. Een effectieve uitvoering van deze stappen is in de praktijk dan ook niet altijd eenvoudig. Redenen hiervoor zijn dat je als behandelaar wordt beïnvloed door:

• De respons van de patiënt;

• Plus dat je belemmerd kunt worden door eigen beperkende overtuigingen en aannames.

Om die reden zijn hieronder bij elke stap de veelvoorkomende valkuilen uitgeschreven, dan wel tips voor een goede uitvoering van de betreffende stap.

De stappen

Stap 1 - Wensen vastleggen

Regelmatig zijn de wensen van de patiënt niet bekend bij de behandelaar, doordat er niet actief naar wordt gevraagd of doordat de geuite wensen niet worden opgepakt. Vraag actief naar de wensen van de patiënt en leg deze goed vast in het patiëntendossier.

TIP : Tandarts Rolf van Mierlo adviseert om bij elke halfjaarlijkse controle de volgende vragen te stellen aan de patiënt om goed de wensen van de patiënt te inventariseren:

a) Hoe gaat het kauwen? (Deze vraagt gaat in op de functie van het gebit)

b) Zijn er nog tanden of kiezen gevoelig geweest? (Deze vraag gaat over de mondgezondheid.)

c) Bent u nog tevreden over hoe uw tanden eruitzien? (Deze vraag gaat over de esthetiek.)

TIP : Ashley Latter – trainer van tandartsen in Engeland – adviseert om de volgende vragen te stellen:

a) Welk cijfer geeft u de huidige situatie van uw gebit op een schaal van 1 t/m 10?

b) Wat zijn uw wensen?

c) Waarom heeft u deze wensen nu? Zijn er specifieke redenen waarom u dit nu wilt?

d) Wat levert het u op als u deze behandeling nu zou doen?

Stap 2 - Diagnose stellen

Na de periodieke controle en het inventariseren van de wensen van de patiënt, kun je een diagnose stellen. Binnen deze

“Vraag actief naar de wensen van de patiënt en leg deze goed vast in het patiëntendossier”

stap is het dan ook belangrijk om de patiënt te informeren over de gestelde diagnose.

VALKUIL : Praten voordat de diagnose is gesteld. Te vaak worden al mogelijke oplossingen opgeworpen, zonder dat een duidelijke diagnose is gesteld. Bijvoorbeeld de volgende opmerking “We zouden een kroon kunnen overwegen”, als de patiënt nog niet geïnformeerd is over de diagnose. Dit leidt tot onduidelijkheid over de behandelopties. Kortom, stel eerst de diagnose en draag daar vervolgens behandelopties/oplossingen voor aan.

Stap 3 - Oplossingen aandragen

De volgende stap is om de mogelijke oplossingen voor te stellen aan de patiënt. Daarbij is het belangrijk, dat de oplossingen – uiteraard – volgen uit (1.) de wensen van de patiënt en (2.) de gestelde diagnose. Verder is het belangrijk daarbij niet te veel oplossingsmogelijkheden voor te stellen, want dit geeft keuzestress.

TIP : Herhaal de wensen en de diagnose.

Het behandelplan is altijd een oplossing voor de wensen van de patiënt en/of de gestelde diagnose. Daarom is het goed deze altijd eerst te herhalen alvorens de oplossing te benoemen: “U heeft eerder aangegeven graag uw tanden en kiezen te willen behouden. Om dat te realiseren kunt u …”.

VALKUIL: Te veel tandheelkundige praat.

De patiënt is niet tandheelkundig geschoold en zit hier ook niet op te wachten. De aangedragen oplossingen dienen dan ook helder en in patiëntentaal te worden gecommuniceerd. Dat is waar de patiënt behoefte aan heeft.

VALKUIL: Te veel nadruk op het product.

Te vaak wordt alleen de ‘kroon’ of het ‘implantaat’ aangeboden. Uiteraard krijgt de patiënt dan ook een kroon of implantaat, maar de patiënt is veel meer geïnteresseerd in de voordelen/de oplossing die de kroon of het implantaat hem of haar gaat opleveren. Benoem dan ook vooral de oplossing en niet zozeer het product zelf. Op deze manier stel je de patiënt ook beter in staat een goede kosten-baten afweging te maken.

Stap 4 - Advies geven

De patiënt wil graag samen met de behandelaar beslissen en is hierbij – veelal – geholpen met jouw advies. Bij dit advies

herhaal je weer de geuite wens van de patiënt, want daarop is jouw advies gebaseerd. “In jouw situatie en met jouw wens voor behoud van jouw gebit, adviseer ik je te kiezen voor …”

TIP: Geef aan wat de meeste patiënten doen.

Mensen – en dus ook patiënten – zijn kuddedieren en kiezen graag wat anderen ook kiezen. Jouw advies kan worden versterkt met de volgende toevoeging: “De meeste patiënten kiezen in deze situatie voor …”

VALKUIL : Doen van veronderstellingen.

Te vaak worden behandelingen te laag gediagnosticeerd vanuit de veronderstelling: “Dat kan de patiënt niet betalen”. Dit is een beperking die tandartsen zichzelf maar al te vaak opwerpen. Taak van de behandelaar is om de patiënt volledig te informeren over de mondgezondheid én de best mogelijke behandelopties die daaraan bijdragen. Vervolgens is het aan de patiënt hierin een keuze te maken.

Stap 5 - Behandelplan afsluiten

‘Samen beslissen’ houdt in dat er een beslissing wordt genomen. De laatste stap is dan ook om het hele gesprek af te sluiten en samen tot een besluit te komen. Dit vraagt soms wat lef van de behandelaar.

TIP : Stel de juiste afsluitende vraag.

“Wat vindt u ervan?”, “Wat wilt u?” of “Zullen we hiervoor de afspraken gaan inplannen?”. Met één van deze vragen sluit je het advies af en stopt jouw communicatie. Het is nu aan de patiënt om te reageren op het gegeven advies en wees zelf

daarom stil. Ga op dit moment dus vooral niet verder uitweiden over de opties of het tarief verantwoorden, want het is nu de beurt aan de patiënt. Je wilt namelijk weten wat hij of zij ervan vindt. Uiteraard kun je de patiënt nog van verdere informatie voorzien waar nodig, maar alleen op verzoek van de patiënt.

VALKUIL: Te veel focus op de prijs.

Bij het bespreken van de verschillende behandelopties wordt te vaak door de tandarts de koppeling gemaakt met de prijs (“Het is wel duur”) zonder dat de behandelopties met bijbehorende voordelen duidelijk worden gecommuniceerd. Het is aan de patiënt een keuze te maken tussen de behandelopties, waarbij de prijs in zijn of haar keuze wordt meegewogen. De keuze van de patiënt is gebaseerd op de afweging tussen wat hij of zij krijgt - bijvoorbeeld een stralend nieuw gebit en extra zelfvertrouwen - tegenover de prijs.

VALKUIL : Gebruik van het woord ‘kosten’.

De betekenis van ‘kosten’ is ‘wat je moet betalen voor iets’. Dit benadrukt alleen het te betalen bedrag. Bij gebruik van het woord ‘investering’ daarentegen komt de nadruk te liggen op het voordeel dat de patiënt ermee behaalt. De betekenis van ‘investering’ is namelijk ‘aanschaf van iets ter verkrijging van een meeropbrengst’.

Algemene valkuilen

Naast bovengenoemde valkuilen kom ik ook regelmatig de volgende algemene valkuilen tegen, die ook een grote negatieve invloed hebben op de acceptatie van het behandelplan.

Geen of slechte voorbereiding van het gesprek

Het bespreken van het behandelplan wordt vaak even snel tussen de behandelingen door gedaan zonder een goede voorbereiding vooraf. De voorbereiding hoeft niet lang te duren en is erop gericht dat de tandarts de lijn van zijn of haar verhaal helder heeft.

Presentatie zonder enthousiasme

De manier van presenteren heeft invloed op het effect van de boodschap. Behandelplannen die met enthousiasme worden besproken, zullen beter overkomen en meer vertrouwen opwekken bij de patiënt. Met als resultaat dat de patiënt het behandelplan eerder zal accepteren.

De beste oplossing achterwege laten

In het aandragen van oplossingen en het adviseren van de patiënt wordt de beste behandelmogelijkheid nogal eens op voorhand weggelaten. Persoonlijke overtuigingen als: ‘dit vindt de patiënt te ingrijpend’, ‘dit kan de patiënt niet betalen’ of ‘dit past niet bij hem’ liggen hier vaak aan ten grondslag. Echter, als je het beste met de patiënt voor hebt, dan ben je verplicht om hem of haar in ieder geval ook de beste oplossing aan te dragen, want anders onthoud je de patiënt van de beste mogelijke zorg.

De entourage is verkeerd

Bij grote behandelplannen kan het zijn dat patiënten toestemming geven voor een investering van duizenden euro’s. De entourage bepaalt mede het vertrouwen van de patiënt en dus de keuze. De entourage moet overeenstemmen met de omvang van het behandelplan. Dus als uitgebreide behandelopties

worden aangeboden, dient het vertrouwen van de patiënt te worden versterkt door de goede uitstraling van de praktijk en het team.

Tot slot

Met het volgen van dit stappenplan speel je beter in op de wensen van de patiënt en zal de acceptatie van jouw behandelplannen toenemen. Echter, de grote uitdaging zit niet zozeer in het volgen van deze stappen als wel in een effectieve communicatie tijdens deze stappen. Jouw manier van communiceren kan een grote positieve invloed hebben op de acceptatie van behandelplannen. Dan wel dat persoonlijke belemmeringen en valkuilen een grote negatieve invloed kunnen hebben

Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement (www. kuikenpraktijkmanagement.nl). Voor objectieve praktijkanalyses, intensieve begeleidingstrajecten en online cursussen voor praktijkhouders en -managers.

Al 40 jaar de snelle én voordelige leverancier met meer dan 15.000 producten direct uit voorraad leverbaar. Bestel snel en eenvoudig via MailMix.nl

De kunst van zien wat anderen niet kunnen zien.

Handgemaakte loepbrillen & LED verlichting

Een echt ergonomische oplossing is een oplossing die het werk voor de arts of behandelaar doet.

Dit revolutionaire loepbrilontwerp doorbreekt voor het eerst het concept van de declinatiehoek, waardoor het niet langer nodig is om naar beneden te kijken en voorover te bukken om iets goed te kunnen zien. Ergo-loepbrillen stellen je in staat om een neutrale, rechte houding aan te nemen en met ontspannen ogen recht vooruit te kijken. Zoals we van nature doen gedurende het grootste deel van de tijd dat we wakker zijn. Rug, nek en ogen worden zo minder belast, waardoor je gezondheid wordt beschermd.

Een ergonomisch ontwerp met de hoogste vergroting in de markt. Voor de uiterste nauwkeurigheid die jij nodig hebt.

Het probleem

Een statische, vaak verkrampte houding veroorzaakt microtrauma’s aan spieren, gewrichten en gewrichtsbanden;

Onze oplossing

dagelijkse schade die sneller toeneemt dan het lichaam ze kan herstellen. Een slechte werkhouding kan op termijn ernstige gevolgen hebben voor je belastbaarheid en in het ergste geval leiden tot structurele uitval en blijvende schade. Je kunt je functie niet meer uitoefenen en zal je loopbaan wellicht voortijdig moet beëindigen.

Ergo-loepbrillen zijn de eerste echte ergonomische loepbrillen die op maat gemaakt worden. Daarom passen ze perfect bij de biomechanica van elk individu. Hierdoor werkt de bril mee, in plaats van tegen het lichaam, door een natuurlijke houding stopt de overbelasting van het lichaam en zorg je voor een gezonde werkhouding.

Voor verdere hulp bij het kiezen van jouw loepbril de best bijbehorende lamp, raden we je aan contact met ons op te nemen of onze website te raadplegen.

Investeren in je medewerkers;

functioneringsgesprekken

Het blijft de grootste uitdaging van de praktijkhouder en -manager: hoe krijg en behoud ik goede medewerkers. In de praktijk gaat veel aandacht naar de werving en selectie van tandheelkundig personeel, begrijpelijk. Nog belangrijker is het echter om de goede werknemers die je hebt te behouden. Een belangrijk middel daarvoor is het regelmatig voeren van evaluatie-, beoordelings- of functioneringsgesprekken.

Valesca Nederlof

Beoordelings- en functioneringsgesprekken hebben de belangrijke functie om feedback te geven, prestaties te beoordelen en samen (persoonlijke) doelstellingen voor de toekomst te formuleren. Steeds meer worden dergelijke gesprekken gezien als het middel om de motivatie en betrokkenheid van medewerkers te bevorderen, hun werkplezier te peilen en samen stil te staan bij de toekomst- en ontwikkelingswensen van de werknemer.

KNMT

Veel Mondzorgpraktijken beoordelen (nog) volgens het model van de KNMT, zoals laatst omschreven in de bijlage van de KNMT-Arbeidsvoorwaardenregeling van 2022. Deze regeling wordt inmiddels niet meer geadviseerd door de KNMT, maar nog wel door praktijken gebruikt. De KNMT adviseerde tweemaal per jaar een persoonlijk gesprek te voeren met je werknemers. Het eerste gesprek om

de medewerker te beoordelen, waarbij een slechte beoordeling kan resulteren in geen salarisverhoging. Dit beoordelingsgesprek is gericht op het voorgaande jaar en heeft vooral een eenzijdig karakter, de praktijkhouder ofmanager beoordeelt de prestaties van de werknemer. Behaalde een werknemer een onvoldoende voor 6 van de 14 beoordelingscriteria, dan kan de werkgever besluiten geen periodieke verhoging toe te passen.

Naast het beoordelingsgesprek adviseerde de KNMT eens per jaar een functioneringsgesprek te voeren. Dit gesprek is informeler van karakter, wordt tweezijdig gevoerd en is gericht op de toekomstige samenwerking. In een opbouwende sfeer bespreken beide partijen wat gedaan kan worden om tot een betere samenwerking en beter functioneren te komen.

Modernere Beoordelingsvormen

Kritiek op de traditionele beoordelingof functioneringsgesprekken is dat ze medewerkers niet altijd motiveren. Vooral in het bedrijfsleven wordt geëxperimenteerd met nieuwe beoordelingsmethodes. Bijvoorbeeld om ieder kwartaal of iedere maand een gesprek te hebben. Er is steeds meer een verschuiving naar niet alleen het evalueren op taak niveau, maar meer op resultaten en de bijdrage aan de bredere organisatiedoelen. Soms wordt ook feedback ingewonnen niet alleen van de leidinggevende, maar ook van collega’s, ondergeschikten en relaties of klanten. Ook worden werknemers aangemoedigd actief deel te nemen aan hun eigen evaluatie en eigenaar te worden van hun eigen groei, door hen eerst zichzelf te laten beoordelen.

Het is aan de praktijkhouder in de Mondzorg om zelf te kiezen welke stijl van gesprekken past bij hem of haar en de praktijkvoering. Ook is er keuze in de criteria die worden gehanteerd om functioneren te beoordelen. Aan welke eisen

van behandelingen. Dat vereist het volgen van strikte werkwijzen en procedures, maar ook wederzijdse afstemming op de millimeter. Dit bereikt men enkel door goede, efficiënte communicatie, maar ook door de lijnen kort te houden en de ruimte voor eigen oordeelsvorming te beperkend. Beoordeling middels een wat schoolse beoordelingsmethodiek dan op haar plaats.

vinden we dat het personeel moet voldoen, wat moeten zij onder de knie hebben? Realiseer je dat je daarin een keuze hebt in de richting van jouw gewenste droompraktijk.

Ook in de manier van de gespreksvoering en beoordeling, kun je bewust een keuze maken voor een werkwijze die jouw doelen en wensen reflecteert. Wees niet bang een stijl te kiezen die past bij jouw manier van leidinggeven en jouw praktijkvoering. Dus wat betreft frequentie van de gesprekken, beoordelingscriteria en gesprekvoering valt er af te wijken van de traditioneel bekende vormen.

Mijn mening is dat in sommige branches, zo ook de Mondzorg waarin ondersteunend personeel werkt in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van, in dit geval de BIG-geresisteerde, een klassieke beoordelingsmethode op haar plaats is. Denk bijvoorbeeld aan taakdelegatie waarin steeds stappen worden gemaakt. Als een werknemer voorbehouden handelingen of niet-voorbehouden handelingen uitvoert namens de werkgever, die soms niet in de ruimte zelf aanwezig is, vergt dat een nauwe afstemming. Binnen de Mondzorg is de Orthodontie al ver met het delegeren

Beoordelingsinstrument

Als je kiest voor beoordelen op de traditionele manier, gebruik dan voor elke functie een vast beoordelingsformulier. Een voorbeeld daarvan zie je hier je hiernaast. Je bepaalt ten eerste welke competenties* belangrijk zijn voor de functie of voor jouw praktijk. Welke talenten en kwaliteiten moet de ideale stoel- of balie assistente bezitten? Wees je ervan bewust dat je door deze kwaliteiten te kiezen, je het streefdoel van je assistentes definieert. Bedenk ook dat de volgorde en het gewicht van deze kenmerken veelzeggend is. Persoonlijk vind ik het opmerkelijk dat er bij stoel assistentes weinig aandacht is voor de handvaardigheid, de fijne motoriek. De souplesse en het “in de vingers hebben” van de tandheelkundige handelingen zijn even belangrijk als theoretisch vakkennis of communicatieve vaardigheden. Voor een baliekracht geldt juist weer dat schriftelijke communicatievaardigheden veel gewicht hebben, voor een stoelassistent is dat eigenlijk niet zo belangrijk. Door een beoordelingsformulier te gebruiken zorg je enerzijds ervoor dat ieder personeelslid naar dezelfde criteria wordt beoordeeld, en anderzijds is het een mooi middel om de jaarlijkse vooruitgang bij te houden. Niets stimuleert werknemers meer dan het boeken van vooruitgang. Maar ook gebrek is hierdoor te signaleren. Je kunt dit vervolgens samen bespreken en een plan maken.

ZZP’ers beoordelen?

Met ZZP’ers heb je geen arbeidsrelatie en ook geen gezagsverhouding. Betekent dit dan dat beoordelingsgesprekken niet mogelijk zijn? Inderdaad is het niet aan een praktijkhouder, - manager of collega zorgverlener, om een oordeel te vormen over het functioneren van een zelfstandig werkende zorgverlener. Er wordt evengoed wel samengewerkt, en samenwerking vereist afstemming. Bovendien volgt uit de Modelovereenkomsten van de Belastingdienst** dat ZZP’-ers zich moeten houden aan de regels en procedures die in de praktijk gelden om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Wanneer een ZZP’er zich niet aan deze procedures houdt, ook niet na een herinnering daartoe, dan is de ZZP’er in gebreke, doordat hij of zij de overeenkomst niet nakomt. Dit kan reden zijn de overeenkomst op te zeggen. Dit is natuurlijk geen aantrekkelijke route. Je voorkomt dit door te zorgen voor regelmatige afstemming zodat de verstandhouding goed blijft en de wederzijdse verwachtingen nog passend zijn. De titel functionerings- of beoordelingsgesprek is

dan misschien niet van toepassing en competenties worden niet beoordeeld, maar in een evaluatiegesprek gezamenlijke doelen stellen bevordert de samenwerking en de prestaties.

Verdere adviezen en praktische tips

Nodig je personeel ten minste twee weken van tevoren per email uit voor de gesprekken. Schrijf daarin wat er besproken wordt, voeg eventueel een beoordelingsformulier toe, en nodig uit ook bespreekpunten aan te dragen. Bedenk dat voor veel werknemers functionerings- of beoordelingsgesprekken spannend zijn. Door de stress is het menselijk brein vooral gespitst op het negatieve, ofwel het eventuele “gevaar”. Teveel nadruk op “verbeterpunten” kan juist demotiverend werken, en dan schiet het gesprek haar doel voorbij.

Bedenk ook altijd wat je met het gesprek wil bereiken, volg negatieve feedback meteen op door een verbeter- of actieplan. Arbeidsrechtelijk is het aan de werkgever om een training aan te bieden indien onvoldoende presteren een gevolg is van een gebrek daaraan. Blijf bij de uitvoering daarvan betrokken en laat je medewerker jouw oprechte steun en betrokkenheid voelen. Dat zorgt ervoor dat zij ook betrokken zijn en blijven bij jou en de praktijk. En dat ze gemotiveerd blijven. Vaak wordt aangeraden verbeterpunten af te spreken volgens de SMART-Methode. Afspraken moeten dan specifiek zijn, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zo voorkom je dat een wens voor de toekomst blijft bij een loos voornemen zonder daadwerkelijk resultaat.

In geval van ondermaats functioneren, geldt nog meer dat de inhoud en de afspraken schriftelijk worden vastgelegd en zorgvuldig in het personeelsdossier worden opgeslagen. Is er sprake van ernstig disfunctioneren, dan is een verbetertraject aan de orde, maar dat gaat de reikwijdte van dit arti-

kel te buiten.

Laat de praktijkmanager een verslag van het gesprek maken. Het is gebruikelijk een werknemer te vragen het verslag van het gesprek te tekenen voorgelezen. Zelf nodig ik ook altijd uit om een eventueel weerwoord toe te voegen aan het verslag of aan het dossier. Weigert een werknemer te tekenen, dan raad ik aan daar geen probleem van te maken, stuur het verslag per email en ga vooral in gesprek hierover. Een goed gesprek, welke label je er ook aan hangt of in welke vorm je deze ook giet, heeft als doel je werknemer te helpen ontwikkelen en ze gemotiveerd en betrokken te houden. Houd dit doel steeds voor ogen, houd een open en nieuwsgierige houding en bespreek eventuele verbeterpunten totdat er een plan is dat door beide partijen wordt dragen. Zo haal je het maximale uit de gesprekken en geven ze een boost aan de kwaliteit van je zorgverlening en de betrokkenheid van je medewerkers.

* Competenties zijn specifieke eigenschappen, vaardigheden of gedragingen die een werknemer in staat stelt om goed te presteren in een bepaalde functie. Vaardigheden zijn het vermogen een specifieke handeling te verrichten

** Uit artikel 1.4 en 8.2 van de modelovereenkomst van opdracht voor praktijkwaarneming of-medewerking en artikel 1, 2 en 8 van de modelovereenkomst voor ZZP Mondhygiënisten

Auteur: Valesca Nederlof, is jurist en voormalig advocaat. Daarnaast was zij praktijkmanager in een mondzorgonderneming. Hierdoor weet zij heel goed wat er komt kijken bij het managen van een mondzorgonderneming

Your path to the apex

Elevate your confidence while enhancing patient safety.

Betere zichtbaarheid en uitzonderlijke betrouwbaarheid tijdens elke kanaalpreparatieprocedure. Voeg vertrouwen toe aan uw vormgeving, met elements Connect and Apex Connect. Het onderling verbonden systeem is ontworpen om hamonieus samen te werken en draagt bij aan de veiligheid van patiënten, terwijl u uw procedures vereenvoudigt. Het intuïtieve display biedt real-time feedback over de werklengte om fouten te minimaliseren, terwijl de motor betrouwbare prestaties levert met vrijwel elk vijlsysteem. Alles wat u nodig heeft om het succes van uw preparatieprocedure van begin tot eind te ondersteunen.

Voor meer informatie of een demo in uw praktijkl scan de QR Code of bezoek to.kerrdental.com/en/elements-connect-apex-connect

Dental Coach; jouw partner in preventieve mondgezondheid

Het veranderen van de patiënt zijn gebitsverzorging; het blijft een lastige taak voor jou als mondzorgprofessional. Maar niet met de Dental Coach app. Deze gebruiksvriendelijke en makkelijk te installeren app maakt de patiënt bewust van zijn gedrag, biedt online coaching mogelijkheden én complementeert jouw zorg!

Probeer Dental Coach nu 3 maanden gratis uit!

Wat levert het op?

Tijdsbesparing

Kostendeclaratie (code M01)

Gemotiveerde patiënten

Gezonde patiënten

Moderne uitstraling van de praktijk

Tips om lichamelijke klachten te voorkomen

Vitaliteit in de tandartspraktijk

Orofaciaal fysiotherapeut Saskia Vrickx werkt in haar praktijk ‘fysio de hoofdzaak’ veel samen met tandartsen en mondhygiënisten. Ze herkent daardoor problemen waar mondzorgprofessionals tegenaan lopen in hun dagelijkse praktijk.

In dit artikel deelt ze haar tips om lichamelijke klachten te voorkomen en vitaal aan het werk te zijn én te blijven!

Fit en gezond aan het werk, dat willen we eigenlijk allemaal. Maar in de dagelijkse mondzorgpraktijk is het soms best een uitdaging om de vitaliteit te bewaken. Naast volle agenda’s en werkdruk heeft de werkhouding een grote invloed op het welzijn tijdens het werk. Twee op de drie tandartsen en mondhygiënisten geven werkgerelateerde lichamelijke klachten aan zoals pijn en dysfunctie aan rug, nek, schouders, pols en handen. Dit gaat ten koste van het welzijn en werkplezier maar kan ook tot uitval leiden. Voorkomen is dan beter dan genezen. Je wacht toch ook niet met tandenpoetsen totdat je cariës hebt?!

De goede werkhouding

Er zijn veel instructies over goed zitten. Maar er bestaat niet zoiets als de perfecte houding. Geen enkele houding is fout; als je het maar niet te lang achter elkaar doet. Dan is het namelijk statische belasting. Er zijn houdingen die gunstiger zijn voor nek- rug en schouders.

Hierbij enkele richtlijnen:

• Beide voeten op de grond; je beenspieren geven je stabiliteit en maken het makkelijker om rechtop te zitten

• Zit op je zitbotjes (of je kruis) dus niet of je billen/onderrug

• Schouders laat en ontspannen en recht boven je heupen;

je hebt dan een lichte holling in je onderrug; een bolling van de bovenrug en weer een holling in de nek. Dit is de zogenaamde S bocht. In de S bocht is de wervelkolom het meest stabiel zonder dat het je spierkracht kost.

• Hoofd recht boven je schouders

• Vanuit de heupen kunt je – indien nodig - nog iets naar voren komen om goed zicht te verkrijgen.

• Probeer echter niet tegelijk te buigen en te draaien. Dit is zwaar voor nekschouders en rug. Zeker omdat je dit meestal vaker naar één kant doet; namelijk de kant van je dominante hand. Draai zoveel mogelijk tussendoor ook eens de andere kant op.

• Stel de je eigen stoel/kruk en de patiënten stoel goed in; zet de zadelkruk zo hoog dat je knieën een hoek van 100 tot 110 graden maken. Met andere woorden je heupen zijn iets hoger dan je knieën.

• Bij een goede werkhoogte zijn je handen iets hoger geplaatst dan je ellebogen.

• Een geschikte werkstoel of zadelkruk heeft een lendesteun die de onderrug ondersteunt aan de bovenrand van het bekken.

• Zit afwisselend mét maar ook eens zonder steun. Dit stimuleert jouw balans en activeert je eigen spierkracht.

Saskia Vrickx

Verdere tips voor een goede werkhouding

Zorg dat de patiënt goed in de zichtlijn ligt

Stel je voor dat je volgens het ‘klokprincipe’ werkt, het hoofd van de patiënt is daarbij 12 uur. Rechtshandige behandelaars werken dan in alle posities tussen 9-12 uur, linkshandige behandelaars tussen 12-15 uur. Natuurlijk mag je wel eens van de optimale positie afwijken maar probeer dat niet teveel te doen. Zo blijft er ook ruimte voor een assistent.

Het hoofd van je patiënt kan ook bewegen

Het is bijna vanzelfsprekend, maar toch wordt het in de praktijk vaak vergeten. De patiënt kan met jou meebewegen. Denk niet alleen aan de JA beweging om naar de boven- of onderkaak te kijken. Maar de patiënt kan ook in de NEE richting bewegen en - helemaal vaak vergeten - het oor naar de schouder bewegen (lateroflexie hoofd). Zo kan je makkelijker achterin kijken.

Verlichting

Daglicht in de werkkamer zorgt voor goed zicht en houdt je alert. Een lamp bij de stoel geeft je extra zicht. De lamp kan het beste vlak boven het hoofd van de behandelaar gezet worden. Probeer deze zoveel mogelijk loodrecht op je werkveld en ongeveer parallel lopend met de blikrichting te richten. Zo voorkom je onnodige schaduwen en strijklicht.

Ogen

Check regelmatig je ogen. Als je het eigenlijk niet goed kunt zien zal dit - ondanks alle tips, adviezen en jouw goede voornemens - je werkhouding niet ten goede komen. Ook een prismabril of loepbril kunnen een positieve bijdrage leveren, zolang de versterking van de loepbril niet te groot is. Een ontspannen zithouding als gevolg van optimaal zicht, creëer je ook eenvoudig met een microscoop, maar deze is meestal niet bij elke patiënt bruikbaar.

Instrumentarium

Gebruik ergonomische instrumentaria. Een iets lichter instrument met dikkere handgreep zorgt dat je minder kracht hoeft te leveren met de hand- en onderarmspieren. Denk ook aan de gemodificeerde pengreep om overbelasting van de hand en vingers te voorkomen. Bij deze greep plaats je de toppen van de eerste drie vingers (duim, wijsvinger en middelvinger) in een driepuntscontact rond het instrument. Op internet is veel informatie/filmpjes te vinden hoe deze uit te voeren.

Administratie

Plan hier voldoende tijd voor in, zo voorkom je dat je aan het einde van de dag nog alles snel moet afraffelen. Dit ‘nog even snel doen’ verhoogt de frustratie hierover en heeft meestal geen goede invloed op je werkhouding. Vergeet ook de plek waar je de administratie doet niet. Vaak doen we dit op een plek die wordt gedeeld met andere gebruikers. Voor je begint; Staat de stoel, het bureau en beeldscherm wel op de juiste hoogte voor jou? Het kost even een paar minuten maar kan je een hoop klachten schelen.

Bewegen, bewegen en bewegen!

Compenseer de voorkeurskant

Als mondzorgverlener zit je vaak langdurig asymmetrisch voorover; in de richting van je voorkeurshand. Draai daarom regelmatig even de andere zijde op om te compenseren.

Doe kleine oefeningen tussen iedere patiënt door Schud je schouders los. Draai regelmatig je hoofd in alle richtingen. Doe de ‘zwemslagen’ dan beweeg je met je hele arm en rug, draai rondjes met je polsen en open je handen en strek je vingers maar knijp ook even je handen en speel piano met de vingers.

Voorkom lang zitten

Zitten is het nieuwe roken, dus probeer zoveel mogelijk te lopen of staan. Is het mogelijk om uitleg aan patiënten, vergaderen of je administratie (hoog/laag bureau) staand te uit te voeren? Dan doen!

Zelf lopen

Haal je eigen koffie of je patiënten op uit de wachtkamer. Zo loop je even. Dit maakt de spieren los en hiermee breng je de bloedsomloop op gang.

Lunchwandeling

Fit en gezond aan het werk, dat willen we eigenlijk allemaal.

Ga in de pauze even naar buiten om te wandelen. Het heeft vele voordelen. Je longen kunnen zich opschonen en vullen met zuurstofrijke lucht. Je bent letterlijk even weg van de werkplek en dat geeft ook mentale afstand. Ook je ogen kunnen even verder wegkijken. Dit brengt ze tot rust en voorkomt hoofdpijn. Door zon- of daglicht maak je meer vitamine D aan dat wonderen doet voor je humeur. Maar het is ook belangrijk voor je slaap/waak ritme en je nachtrust. Waardoor je de volgende dag meer uitgerust op de werkplek verschijnt.

Slim agendabeheer

Neem de leiding over je agenda. Het is niet altijd makkelijk maar pauzes zijn belangrijk in het voorkomen van klachten. Dus maak duidelijke afspraken met je collega’s en het secretariaat over de behandeltijd die patiënten of behandelingen nodig hebben. Zo voorkom je dat je steeds onder tijdsdruk staat, je uitloopt of dat de pauze erbij in schiet.

Let eens op je werkdagen. Door de dagen goed te verdelen over de week en niet te lange dagen te werken voorkom je uitputting en piekbelasting. Indien mogelijk, probeer je werktijden zo te plannen dat je rekening kunt houden met jouw voorkeur en bioritme. Dus niet om zeven uur starten als je eigenlijk geen vroege vogel bent. Maar ook het soort behandelingen kun je sturen. Ben je na de lunch niet op je best? Plan niet de moeilijke of zwaardere behandelingen op dat moment.

Lifestyle

Het is een inkopper maar daarom niet minder waar; Leef en eet gezond. Daarmee voorkom je klachten en bevorder je het natuurlijke herstelvermogen van lichaam en geest. Dus…

Wees matig met alcohol en koffie. Eet rustig gevarieerd en matig; denk eens aan de 80% regel. Eet 80% ‘gezond’ en eet tot je 80% vol zit. Zo krijg je alle vitamines en bouwstoffen, geniet je van je eten en hoef je niets te laten staan.

Voldoende slaap; het is een mythe dat iedereen 8 uur nodig heeft maar de meeste Nederlanders hebben tussen de zeven à acht uur wel nodig om voldoende te herstellen. Zorg daarbij voor een goede slaaphygiëne (slaaproutine).

Bezuinig niet op leuke dingen en sociale contacten - naast je werk - die je opladen en energie geven.

Sporten zorgt voor spierkracht en conditie. Het maakt eigenlijk niet uit wat je doet - alle sporten hebben voor- en nadelen - als je er maar lol aan beleeft. Zo houd je het langer vol.

Tot slot

Als orofaciaal fysiotherapeut kan ik het niet nalaten. Doe je kaken los. Bruxisme (klemmen, fixeren of knarsen) activeert namelijk spierspanning in nek en schouders. Dus glimlach, fluit, neurie of zing. Zo maak je er niet alleen een productieve, maar ook een leuke dag van.

Saskia Vrickx is orofaciaal en mindful fysiotherapeut en eigenaar van praktijk ‘fysio de hoofdzaak’ in Woerden. Daarnaast werkt ze als gecertificeerd intervisiecoach en is gastdocent voor verschillende organisaties waaronder Dental Best Practice waar zij een cursus TMD-klachten en orofaciale fysiotherapie verzorgt.

Referentie:

https://www.rug.nl/research/ctm/kenniscentrum/ergonomie/ pdfergonomie/1innemenvaneengezondezittendewerkhoudingbijdepatientenbehandeling.(jan2009).pdf

Conflicten in je praktijk

Hoe ontstaan ze en hoe los je ze op?

Conflicten tussen medewerkers: je doet er als praktijkmanager natuurlijk alles aan om ze te voorkomen. Maar soms lopen discussies toch hoog op. En dan kan je er niet omheen: er ontstaat een conflict dat moet worden opgelost. Voor praktijkmanagers is het waardevol om te weten hoe conflicten op de werkvloer precies ontstaan, en welke stappen je kunt zetten om ze te de-escaleren. En, hoe zit het met conflicten waar je zelf onderdeel van bent?

Gracita Linger

Hoe ontstaan conflicten op de werkvloer in specialistische werkomgevingen?

In de aard van het werk in een tandartspraktijk zit veel werkplezier, maar er zijn ook genoeg redenen voor conflicten op de werkvloer. Je werkt bijvoorbeeld nauw samen als team, waarbij je letterlijk dicht op elkaar staat. Daarnaast ben je als team van elkaar afhankelijk. Specialisten en operationele medewerkers, zoals tandartsassistenten, moeten heel goed op elkaar zijn ingespeeld. En daar begint het soms al.

Wanneer er onduidelijkheden zijn over rollen en verantwoordelijkheden kan er in de snelkookpan die een tandartspraktijk soms is, relatief snel ongenoegen ontstaan. Wel zo belangrijk dus om conflicten op tijd en grondig op te lossen.

Verschillende typen conflicten

In tandartspraktijken kunnen verschillende typen conflicten op de werkvloer ontstaan. Van conflicten tussen teamleden tot conflicten tussen management en medewerkers.

Conflicten tussen assistenten kunnen bijvoorbeeld ontstaan door misverstanden over taken, verantwoordelijkheden of werkprocessen. Ook kan het soms lastig zijn om intern een

groep te vormen of groepen bij elkaar te brengen, vooral wanneer er veel verschillende persoonlijkheden in de praktijk werken. Daarnaast is het steeds vaker zo dat verschillende generaties samen in een tandartspraktijk werken. En je raadt het al, verschillende generaties denken over het algemeen verschillend over de invulling van werk.

Conflicten kunnen ook ontstaan tussen medewerkers en de maatschaphouders, of specialisten. Dit gaat dan meestal over beleidsbeslissingen, werkverdeling of beloningsstructuren. Kenmerkend voor conflicten tussen medewerkers en maatschaphouders is dat het vanwege een hiërarchische cultuur vaak lang duurt voordat deze conflicten echt besproken. Daardoor sudderen conflicten langer door dan nodig.

Jouw verantwoordelijkheid als praktijkmanager

Als praktijkmanager draag je de verantwoordelijkheid voor het creëren van een positieve werkomgeving waarin teamleden effectief kunnen samenwerken en hun beste werk kunnen leveren.

Je kunt dan ook stellen dat jij als praktijkmanager een belangrijke verantwoordelijkheid hebt in het oplossen van conflic-

ten op de werkvloer. En los van je formele verantwoordelijkheid, vinden maatschaphouders het prettig als jij het voortouw neemt in het oplossen van conflicten. Zeker wanneer je binnen je praktijk een cultuur hebt waarin partijen elkaar niet snel aanspreken.

Als praktijkmanager kan je verschillende dingen doen om conflicten goed op te lossen. Een personeelshandboek of een gedragscode waarin gedragsregels staan vastgelegd is, om te beginnen, erg handig. Veel praktijken hebben dit soort regels echter niet. Dan kan het slim zijn om vooraf goed na te denken over de aanpak van het conflict en achteraf te evalueren hoe je deze situatie naar de toekomst toe kunt voorkomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een laagdrempelige lunchsessie waarbij je de vuistregels van feedback geven en feedback ontvangen centraal stelt.

Wat als jij onderdeel bent van het conflict?

Je hebt een spilfunctie en dus veel invloed op de sfeer in de praktijk. Het is alleen niet ondenkbaar dat je direct of indirect onderdeel bent van het conflict bent, bijvoorbeeld vanwege je leidinggevende positie. Daarom is het extra goed om vooraf te bedenken hoe je het conflict zo goed mogelijk oplost, zonder dat je er emotioneel te veel in wordt meegezogen. Het kan helpen om zoveel mogelijk vragen te stellen, aandachtig te luisteren en je persoonlijke mening even uit te stellen. Juist in conflicten waar je zelf onderdeel van bent, is het extra belangrijk om positief en constructief te blijven.

Conflicten op tijd signaleren

Conflicten op de werkvloer los je gemakkelijker op wanneer je situaties op tijd signaleert. Een aantal aanwijzingen voor conflicten binnen jouw praktijk, zijn:

• Onderlinge communicatie: Valt het je op dat een medewerker duidelijk minder communiceert met collega’s en zichtbaar minder plezier in het werk beleeft? Dan is dat een reden om eens verder te onderzoeken of er sprake kan zijn van een conflict met een ander.

• Verandering in stemming: merk je dat de sfeer op de werkvloer negatief is? Dan is er grote kans dat zich iets heeft voorgedaan waar onvrede over heerst. Tijd om uit te zoeken waar de onvrede zit.

• Groepsvorming: Valt het je op dat collega’s duidelijke groepen vormen, en niet onderling met elkaar communiceren? Onderzoek eens wat daarachter zit. Het kan een kwestie van persoonlijke voorkeur zijn, maar er kan ook sprake zijn van een onderling conflict.

• Negatieve houding vanuit de specialisten: merk je dat specialisten veel klagen over de kwaliteit of inzet van assistenten? Dan is er grote kans dat zich een conflict heeft voorgedaan. Probeer bij verschillende partijen te onderzoeken of er zich een incident heeft voorgedaanof mogelijk sluimert er iets anders?

Voorkom dat de hele praktijk zich in het conflict mengt

Vooral wanneer emoties hoog oplopen, kan het zijn dat een conflict onderwerp van gesprek wordt in de hele praktijk. Maar een roddelcultuur kan het probleem alleen maar erger maken en de werksfeer negatief beïnvloeden. Dus, hoe kun je ervoor zorgen dat niet de hele praktijk zich in het conflict mengt? Communiceer, zeker bij een openlijk conflict, goed over wat er gaande is, waarbij je meteen duidelijk maakt dat roddelen niet constructief is. Moedig teamleden aan om jou de nodige vragen te stellen. En anders kunnen ze natuurlijk ook rechtstreeks met de betrokkenen in gesprek, in plaats van achter hun rug om over ze praten.

Wat ook kan helpen is de focus verleggen naar positieve aspecten van het werk en teambuildingactiviteiten te organiseren om de banden binnen het team te versterken.

Hoe start je met conflictoplossing?

Een conflict goed aanpakken - het is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe start je nou echt goed met het oplossen van een probleem? Het ene conflict is het andere niet, en de ene medewerker heeft iets anders nodig dan de ander. Iedere eerste stap naar conflictoplossing is dus ook anders.

Het allerbelangrijkste in conflictoplossing, is dat je niet te snel naar een oplossing zoekt. Dat klinkt misschien tegenstrijdig, maar in de kern van vrijwel alle conflicten zit de behoefte om gehoord te worden. Door iedere partij - wat zijn of haar uitvoerende werk ook is. Specialisten willen graag begrepen worden door hun assistenten, en assistenten willen graag gezien en gehoord worden door specialisten. Dus, de start van iedere succesvolle conflictoplossing is: ga samen om tafel.

De vraag achter de vraag

Vaak schuilen er onder de oppervlakte van een conflict diepere behoeften of zorgen. Het is belangrijk om de vraag achter de vraag te herkennen door actief te luisteren en te proberen de werkelijke behoeften van de betrokkenen te begrijpen.

Zo kan een conflict tussen twee tandartsassistenten over het niet halen van deadlines voor het afronden van patiëntendossiers diepere zorgen blootleggen over een gebrek aan duidelijke verwachtingen, training of ondersteuning bij het uitvoeren van taken.

Een conflict tussen tandartsen en assistenten over het gebruik van bepaalde behandelmethoden kan eigenlijk voortkomen uit een gebrek aan open communicatie en samenwerking binnen het team, waarbij assistenten mogelijk meer betrokkenheid wensen bij behandelbeslissingen.

En een conflict over wijzigingen in het beleid van de praktijk kan in werkelijkheid angst of onzekerheid weerspiegelen onder het personeel over hun toekomst binnen de praktijk, wat kan voortkomen uit een gebrek aan transparante communicatie over de redenen achter de veranderingen.

Pas als je weet wat er écht speelt, kun je het conflict gericht oplossen.

Hoe kom je uit een conflict?

Ook het zoeken van een oplossing voor een conflict doe je in een persoonlijk gesprek. Dat kan een tweede gesprek zijnnadat je in een eerste gesprek de kern van het probleem goed hebt ontleed. Zo’n tweede gesprek kun je als volgt begeleiden:

1. Vind gemeenschappelijke doelen: zoek naar doelen die alle partijen delen. Dit vormt de basis voor een oplossing waar iedereen achter kan staan.

2. Bedenk creatieve oplossingen: moedig iedereen aan om ideeën te delen voor mogelijke oplossingen. Benadruk dat iedereen die betrokken is bij het conflict, zich mag mengen in de oplossing.

3. Bekijk de praktische kant: kijk naar wat haalbaar is en wat niet. Denk aan tijd, middelen en mogelijke obstakels bij het uitvoeren van de oplossing.

4. Maak duidelijke afspraken: zodra er een oplossing is gevonden, zorg dan voor heldere afspraken over wie wat doet. Zorg dat iedereen begrijpt wat er van hen wordt verwacht.

5. Volg regelmatig op om te zien hoe het gaat. Bespreek eventuele problemen en zorg dat ze snel worden opgelost.

Een derde partij bij conflictbemiddeling: wanneer wel en wanneer niet?

Terwijl je dit leest, hoor ik je denken: dit wil ik allemaal heel graag doen, maar ik heb helemaal geen tijd voor (of geen zin in) uitgebreide conflictoplossing.

In sommige gevallen kan het nuttig zijn om een neutrale derde partij, in te schakelen om te helpen bij het oplossen van een conflict. Dat scheelt je tijd, en je weet zeker dat je tot een goede oplossing komt. Zo’n derde partij is vooral nuttig bij complexe of vastgelopen conflicten, en bij het creëren van een cultuur waarin conflicten overall verdwijnen.

‘‘

“Pas als je weet wat er écht speelt, kun je het conflict gericht oplossen.”

Deze derde partij kan objectief en onpartijdig optreden, waardoor ze in staat zijn om te bemiddelen tussen de betrokken partijen en te helpen bij het vinden van een oplossing die voor iedereen acceptabel is. Het inschakelen van, bijvoorbeeld een externe mediator of HR-adviseur, kan conflicten effectief oplossen, helpen om de communicatie te verbeteren en de relatie tussen teamleden te herstellen.

Als praktijkmanager is het belangrijk om te weten wanneer het nodig is om externe hulp in te schakelen. De stelregel daarvoor is: weet je even niet wat je moet doen - of loopt je plan niet zoals gewenstspar dan in ieder geval met iemand die verstand heeft van conflictoplossing in kleine praktijken. Samen kun je beoordelen welke inzet er verder nodig is.

Gracita Linger, HR-strateeg voor tandartspraktijken via www.devirtuelepersoneelsadviseur.nl

D De financiering van een investering

In de praktijk kan er door verschillende oorzaken een financieringsbehoefte ontstaan. Enkele voorbeelden hierbij: een apparaat is aan vervanging toe en de middelen zijn niet voorhanden; een extra behandelstoel zou de toenemende klantvraag kunnen beantwoorden (groei van de onderneming). In dit artikel probeer ik je als lezer handvaten mee te geven om dit proces efficiënt aan te pakken. Er zijn veel vragen die beantwoord dienen te worden, voordat de juiste financieringsoplossing gevonden is.

Janet Besten

Stap 1: Bepaal de hoogte van de investeringsbehoefte

De eerste vraag die gesteld kan worden; is de investering noodzakelijk? Dient het apparaat vervangen te worden of is een reparatie ook nog mogelijk/wenselijk? Levert een extra behandelstoel daadwerkelijk meer klantomzet op of word ik ook met meer kosten geconfronteerd?

Indien vervanging en/of uitbreiding gewenst is, is het raadzaam om minimaal drie offertes aan te vragen. Beoordeel deze offertes op prijs, levertijd, garanties, onderhoudskosten, betalingsvoorwaarden etc. Denk hierbij ook aan de afvoerkosten van de oude behandelstoel of misschien kan deze nog verkocht worden. Tevens is het raadzaam om de leverancier te screenen, zodat u met een betrouwbare partner in zee gaat. Als er een akkoord is met de leverancier is het raadzaam om te kijken of er fiscale regelingen of subsidiemogelijkheden zijn.

Fiscale regelingen

Een onderneming komt in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) indien:

• Er een bedrijfsmiddel wordt aangeschaft voor een bedrag van minimaal á € 450;

• De investering in het boekjaar in gebruik genomen is, of er is een betaling verricht (investeringsaftrek ten hoogte van deze betaling);

• Het bedrijfsmiddel geen personenauto (tenzij gebruikt

voor beroepsvervoer), woonhuis, grond, dieren, vaartuigen voor representatieve doeleinden, effecten, vorderingen, goodwill en publiekrechtelijke vergunningen is;

• Het bedrijfsmiddel niet voor meer dan 70% verhuurd wordt of niet gebruikt wordt in het buitenland;

• De investering niet is aangegaan met uw eigen BV, familieleden, gerechtigden uit een nalatenschap of vanuit uw eigen privévermogen.

Stel dat een BV een behandelstoel aanschaft voor € 25.000 en dat het belastbaar resultaat 2024 voor investering € 205.000 bedraagt, dan kan onderstaande berekening worden gemaakt.

Het belastingvoordeel bedraagt € 39.290 minus 37.620 = € 1.670

De investeringsaftrek kan gecombineerd worden met de energie-investeringsaftrek (EIA) (40% van het investeringsbedrag). De extra voorwaarden zijn dat de investering meer bedraagt dan € 2.500 en dat deze voorkomt op de energielijst van het RVO (denk aan zonnepanelen etc.). Deze energie-investeringsaftrek dient binnen drie maanden nadat de koopovereenkomst is gesloten gemeld te worden bij het RVO.

Subsidiemogelijkheden

Over de subsidiemogelijkheden van je investering kun je meer informatie vinden op de website: ondernemersplein.kvk.nl/subsidies-en-regelingen of je kunt contact opnemen met het RVO via telefoonnummer: 088-0424242

Want zeg nou

zelf,

wij

Stap 2: Is er sprake van een financieringsbehoefte?

Door de voorgaande stap weten we het investeringsbedrag en wanneer deze betaald dient te worden. Indien de eigen administratie op orde is, kan worden gekeken of (een deel van) de investering vanuit de eigen middelen gefinancierd kan worden. Het in gesprek gaan met de leverancier over de betalingsvoorwaarden of een leverancierskrediet kan ook een uitkomst bieden.

Tevens dient de vraag gesteld te worden of het wenselijk is om de investering te kopen of te huren. Indien er gehuurd wordt of er gebruik is gemaakt van de mogelijkheid tot operational lease dan is er geen financieringsbehoefte.

hebben toch het leukste vak!

Stap 3: Bepaal de mate van de financieringsbehoefte

Indien duidelijk is dat er een financieringsbehoefte is, dan is de vraag op welke van de onderstaande manieren het vermogen aangetrokken wordt. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de levensduur van de investering:

1. Indien je wilt investeren in bijvoorbeeld voorraden, dan is dit veelal tijdelijk (minder dan 1 jaar). Voor deze investering is een (verhoging) van het rekening courant krediet een passende financieringsvorm. Indien de extra voorraad wordt aangeschaft spreek je het krediet aan. Indien de extra voorraad is verkocht dan los je het extra krediet weer in. Hierdoor betaal je alleen over deze korte periode extra financieringslasten.

2. Indien er geïnvesteerd wordt in een bedrijfsmiddel dat een langere periode meegaat (bijvoorbeeld 5 jaar) dan zal er ook veelal een financiering voor 5 jaar aangegaan worden.

De bij punt 2 genoemde lening kan in verschillende vormen plaatsvinden:

1. Lening met rente- en aflossingsverplichting

2. Lening conform punt 1 maar met zekerheidsstelling-> Een object kan als zekerheid dienen, maar ook een derde (persoon) kan borg staan voor de lening. Indien niet aan de renteen aflossingsverplichting wordt voldaan kan het object worden verkocht om aan de verplichting te voldoen of de derde persoon kan aangesproken worden om de verplichtingen te voldoen. Deze zekerheid kan onder andere geboden worden door een pand/vastgoed als zekerheid te stellen-> hypotheek. Naast een 1e hypotheek kan ook een 2e of 3e hypotheek gevestigd worden. Indien bijvoorbeeld het pand € 600.000 waard is kan het als 1e hypotheek op een lening van € 100.000 verstrekt worden en als 2e hypotheek op een andere lening. Deze zekerheid kan onder andere geboden worden door roerende zaken als zekerheid te geven-> pandrecht op bijvoorbeeld voorraden etc. of financial lease.

3. Achtergestelde lening. Deze lening is achtergesteld bij andere schuldeisers. Indien er een faillissement is, dan worden eerst alle andere schuldeisers betaald voordat de achterge-

stelde lening wordt ingelost. Doordat de kredietverstrekker minder zekerheid heeft zal er een hogere rentevergoeding betaald dienen te worden Enkele voorbeelden van financiers:

• Banken

• Leasemaatschappijen

• Familie, vrienden

• Vermogende particulieren

• Leverancierskrediet

• Factoring (de financiering betaalt aan jouw onderneming het bedrag van jouw openstaande nota’s bij jouw klanten en de financier neemt de inning bij jouw klanten over. Dit alles tegen een vergoeding voor de overname van het debiteurenrisico)

• Crowdfunding (dit gaat middels een online platform)

• Het verkopen van aandelen (en dus veelal ook zeggenschap in jouw onderneming) aan een investeerder

Indien de onderneming een laag risicoprofiel heeft (financieel gezond is) zal veelal de traditionele weg behandeld worden en zal contact gezocht worden met een bank of een leasemaatschappij. Indien het risicoprofiel hoger is dan kunnen vermogende particulieren of het

HOOFDPIJN VAN AL DAT HR-GEDOE?

KOST HET JE TEVEEL TIJD EN HEB JE ER

GEEN GRIP OP?

DAT KAN ANDERS.

Doe de test en ontdek in minder dan 2 minuten of jij je HR zaken slimmer en makkelijker kunt regelen.

De Virtuele Personeelsadviseur ondersteunt en adviseert praktijkmanagers bij indiensttreding, verzuim, (dis)functioneren en uitdiensttreding. Wij nemen HR gedoe uit handen en zorgen samen met jou voor grip op je HR zaken.

platform van crowdfunding aangesproken worden. Hoe meer risico een kredietverstrekker loopt en hoe minder zekerheid hij/zij heeft, hoe hoger de rentevergoeding. Dit is een afweging die gemaakt dient te worden.

Stap 4: Voorbereiden gesprek met financier

Ter voorbereiding op het gesprek met een financier zijn de volgende stukken van belang:

• Bedrag van de investering en de balans na investering

• Jaarcijfers van de laatste twee jaren

• Rentabiliteitsprognose en liquiditeitsprognose (-> benodigd om de aflossingscapaciteit van de onderneming te bepalen)

• Eventueel aangifte inkomstenbelasting van de laatste twee jaren

• Welke objecten kunnen als zekerheid verstrekt worden of kan er desgewenst iemand borg staan

• Uittreksel Kamer van Koophandel

• Kopie legitimatiebewijs

Tip

Reserveer elk jaar een bedrag, zodat er aan het einde van de levensduur een nieuw activum uit de eigen middelen aangeschaft kan worden

Indien er in de loop van het jaar een investering gedaan wordt, waardoor er recht is op investeringsaftrek dan kan de voorlopige aanslag Vennootschapsbelasting misschien naar beneden bijgesteld worden

Indien de BV een lening aangaat met een geldverstrekker kan het zijn dat de geldverstrekker vraagt om vanuit privé borg te staan voor een bepaald bedrag. Bedenk of dit gezien de persoonlijke situatie wenselijk is. Wat zijn de gevolgen voor jou indien de borg wordt aangesproken?

Janet Besten is klantadviseur bij Van Oldeniel bedrijfs- en belastingadviseurs in Deventer.

De Virtuele Personeelsadviseur

SCAN EN DOE DE TEST!

Hét Event voor de praktijkmanager Zie

‘Een hele leuke en inspirerende dag’

Ook dit jaar heeft Dental Best Practice specifiek voor de praktijkmanager weer een gevarieerd en inhoudelijk programma samengesteld. De aftrap vindt plenair plaats waarna er weer veel individuele aandacht is door middel van specifieke workshops waaruit je zelf kunt kiezen. Kim van der Kuijl, marketing manager bij Dental Best Practice en betrokken bij het samenstellen van het programma, vertelt meer over de Hét Event voor de praktijkmanager.

Is er behoefte vanuit het werkveld voor het event?

“Dit jaar organiseren we wederom dit goed bezochte event. We merken dat er vanuit praktijkmanagers nog altijd behoefte is aan een inhoudelijk programma dat actuele onderwerpen behandelt. Ook dit jaar verwelkomen we weer aardig wat praktijkmanagers die al vaker zijn geweest, maar ook nieuwe praktijkmanagers die zich willen laten verrassen door het event.”

Hoe stel je het programma samen?

“Bij de samenstelling van het event kijken we uiteraard wat er speelt onder praktijkmanagers. Omdat we veel contact met ze hebben kunnen we dat ook goed inschatten. Dat contact hebben we onder andere door de opleidingen die we voor praktijkmanagers organiseren, maar we halen ook veel informatie van het door onszelf opgezette PM Platform waar veel kennisuitwisseling tussen praktijkmanagers plaatsvindt.

Tevens kijken we altijd goed naar evaluaties van afgelopen jaren, waar we input en ideeën uithalen voor volgende edities. Sommige sprekers staan zelfs al een aantal edities op het programma omdat dit de wens

van de praktijkmanagers zelf is. Uiteraard ieder jaar wel weer met een actueel onderwerp.”

Wat is de opzet van de dag?

“We hebben de afgelopen jaren ervaren dat de opzet waarbij we zowel plenair als ook kleinere workshops aanbieden het beste werkt. Plenair hebben we weer een hele mooie aftrap dit jaar en daarna kunnen de bezoekers hun eigen programma vaststellen door 3 van de 4 workshops te kiezen. Zo is er ook veel individuele aandacht tijdens de verschillende workshops en kun je kiezen wat het beste bij je past.”

Welke onderwerpen komen aan bod?

“Zoals gezegd kijken we ieder jaar naar de behoefte vanuit de markt en de actuele ontwikkelingen. Zo hebben we dit jaar weer een hele mooie mix van communicatie, leiderschap (motiveren & positieve beïnvloeding), arbeidsrecht anno 2024 en aandacht voor tools & technieken die zorgen voor tijdsbesparing en minder werkdruk aan de balie.”

Wat is er nieuw dit jaar?

“Nieuw dit jaar is dat we het event gaan openen met ‘’lanceringen binnen de tandheelkunde’’. We hebben weer een paar hele mooie initiatieven vanuit de tandheelkundige markt die we graag willen delen met alle praktijkmanagers.”

Wat mag de bezoeker zeker niet missen?

“Alles! Het wordt een hele leuke en inspirerende dag. En tijdens de lunch en de borrel na afloop kun je meteen weer even bijkletsen met je collega praktijkmanagers!

We hopen je dan ook te mogen verwelkomen op 19 april. We zitten inmiddels al bijna vol, maar mocht je jezelf nog willen verzekeren van een plekje, meld je dan snel nog aan via de site.

Hét Event voor de praktijkmanager

Miele Experience Center

Vianen

19 april 2024

Meld je vandaag

Kies 3 workshops

gedurende de dag!

Tekortkoming

Fridus van der Weijden

Dit jaar was het weer zover. De praktijk werd onderworpen aan een her-audit voor het ISO 9001:2015 certificaat. Dat betekent dat alle processen geaudit werden waaronder het kritisch proces sterilisatie. En daar liepen we volgens de auditor tegen een ‘tekortkoming’ aan omdat wij een stempel met datum op de sterilisatiezakken hadden gezet. Tja, de inkt zou het sterilisatieproces/ zakken aantasten en daarmee zou de steriliteit van ons instrumentarium niet gewaarborgd zijn. Nu was dit geen onbekend punt voor ons omdat we het ooit al eens eerder hadden gehoord en het toentertijd hadden uitgezocht. De ‘richtlijn infectiepreventie in mondzorgpraktijken’ is erg vaag over dit punt en verwijst voor verdere details naar NEN R8101, een norm die helaas niet te lezen is zonder ervoor te moeten betalen. In een eerdere analyse van ons sterilisatieproces - zoals gepubliceerd in het Nederlands Tijdschrift voor Tandheelkunde (NTvT) over de toegevoegde waarde van additioneel testen tijdens het sterilisatieproces - liepen we tegen hetzelfde fenomeen aan. Namelijk dat wat betreft het monitoren van het sterilisatieproces voor details wordt verwezen naar een norm die tegen betaling moet worden aangeschaft; NEN EN13060. Dit lijkt voor de bruikbaarheid een aandachtspunt mocht de richtlijn in de toekomst ooit worden herzien.

Maar terugkomend op de tekortkoming, de richtlijn infectiepreventie in mondzorgpraktijken beschrijft dat de steriliteit verloopt en dat daarom de ‘houdbaarheidsdatum’ moet worden genoteerd. Er wordt echter niet beschreven hoe je dat moet doen. Op de website van het Nederlands Huisartsen

Genootschap (NHG) over reiniging en desinfectie/sterilisatie van instrumentarium staat dat gesteriliseerd instrumentarium moet worden voorzien van een ‘steriliteit-verloopdatum’ maar ook hier zonder verdere uitleg. Ook op de website van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) staat iets over het dateren van een sterilisatieverpakking maar hier wordt aangegeven dat de ‘sterilisatiedatum’ moet worden vermeld. Dit moet dan met een stickertje op de laminaatzijde van de sterilisatiezak geplakt worden. Dezelfde informatie vind je via de link waarnaar verwezen wordt over reiniging, desinfectie en sterilisatie in de openbare gezondheidszorg. In de WIPRichtlijn ‘Reiniging, Desinfectie & Sterilisatie: Beleid voor ziekenhuizen’ waar het RIVM ook naar verwijst staat niets over houdbaarheid of hoe dat te noteren. Ook na een intensieve zoektocht op internet komt er niets naar boven over inkt en sterilisatie zakken.

Nu had ik in het kader van het artikel over validatie van het sterilisatieproces op advies het boek ‘Sterilisatie van medische hulpmiddelen met Stoom’ (auteur: J. Huys) gekocht, wat wordt gezien als een gouden standaard. Daarin staat dat je op het sterilisatie verpakkingsmateriaal niet mag schrijven omdat het materiaal daardoor kan beschadigen. Dat klinkt logisch. Echter in het boek ‘Infectiepreventie van A tot Z’ (auteur D.M. Voet) uit de Standby praktijkreeks, lees ik dat de verpakking moet worden voorzien van de ‘sterilisatiedatum’ ondermeer door deze te beschrijven met een speciale sterilisatie (vilt)stift.

Kortom onze keuze om de ‘verloopdatum’ er met een stempel ná het sterilisatieproces op te printen zodat de inkt niet uitloopt of samen met de stoom door het papier naar binnendringt, lijkt een goede en weloverwogen keuze te zijn geweest. Al met al voldoende om de ‘tekortkoming’ te weerleggen. Maar ook dit punt verdient in een revisie van de ‘Richtlijn infectiepreventie in mondzorgpraktijken’ verduidelijking en nadere precisering. Bijvoorbeeld door toe te voegen, net zoals beschreven in de norm voor tatoeëren en permanente make-up (NEN-EN 17169), die trouwens zonder te betalen toegankelijk is op de site van het RIVM dat: ‘Een sticker, onuitwisbare stempel of markeerstift die de verpakking niet beschadigt, is geschikt om informatie op de verpakking te schrijven.’

Fridus van der Weijden, Paro Praktijk Utrecht.

Referentie

• Van Heusden CYA, Welling L, Slot DE, van der Weijden GA. De toegevoegde waarde van additioneel testen tijdens het sterilisatieproces. Ned Tijdschr Tandheelkd. 2022 Feb;129(2):81-86. Dutch. doi: 10.5177/ntvt.2022.02.20102. PMID: 35133738.

• https://www.rivm.nl/sterilisatie

• https://www.rivm.nl/documenten/standaardmethoden-reiniging-desinfectie-en-sterilisatie-0

• https://www.rivm.nl/documenten/wip-richtlijn-reiniging-desinfectie-sterilisatie-beleid-zkh

• https://www.rivm.nl/hygienerichtlijnen/EU-norm-tatoeeren#64-sterilisatieproces

• https://knmt.nl/praktijkzaken/veilig-werken/infectiepreventie

• https://www.nhg.org/praktijkvoering/inrichting-instrumentarium/richtlijn-infectiepreventie/reiniging-en-desinfectie-of-sterilisatie-van-instrumentarium/

En daar liepen we volgens de auditor tegen een ‘tekortkoming’ aan omdat wij een stempel met datum op de sterilisatiezakken hadden gezet. ‘‘

Marketingondersteuning

nodig voor jouw tandheelkundige producten of diensten?

Wil je mondzorgprofessionals

bereiken met jouw product of dienst, maar mis je de tijd, het personeel, de kennis of de toegang tot de eindgebruiker? Of heb je hier als praktijk ondersteuning bij nodig?

Dental Product Promotions

biedt je de ondersteuning, de kennis, de middelen én het bereik om dat voor elkaar te krijgen. We verzorgen je totale marketingcommunicatieactiviteiten, van social media campagnes tot product gerelateerde workshops.

Hebben we je interesse gewekt?

Wil je meer weten, of een vrijblijvende offerte aanvragen? Kijk dan snel op onze website!

Content maken? Een product workshop? Wij regelen het!

Management in de mondzorg

Hoe is het idee ontstaan voor dit boek?

Sinds een aantal jaren geef ik het vak Praktijkmanagement bij Dental Best Practice. Tijdens het lesgeven merkte ik dat er veel behoefte is aan bepaalde informatie is, en ik begon de steeds terugkerende vragen te verzamelen. Dat is de basis geworden van dit boek.

Ik merkte dat iedere praktijk zijn best doet maar toch tegen bepaalde zaken aanloopt.

Vaak hebben ze geen weet van hoe andere praktijken het doet, wat er wel werkt, welke tegenslagen ze kunnen verwachten, hoe ze hun praktijk kunnen inrichten. Iedere praktijk is uniek, net zoals de praktijkhouder en de medewerkers, de patiënten, de regio, de specialismen die aangeboden worden, maar toch zijn er allerlei principes die op alle praktijken van toepassing zijn.

Ik heb ervaren dat een soort roadmap die laat zien wat de opties zijn voor de cursisten beter werkt dan alleen maar advies geven, al is het in een leeromgeving wel noodzakelijk om voldoende handvaten te bieden. Daarom zeg ik in mijn boek ook niet: ‘Het moet zo’, maar beschrijf ik wat er mogelijk is en wat bewezen goed werkt.

Het jaar daarna bedacht ik tijdens het lesgeven dat ik graag een naslagwerk zou willen bieden aan mijn cursisten. Ik herstructureerde mijn concept in zes hoofdstukken, vulde de tekst aan, herschreef hier en daar wat, maar daar bleef het bij. In 2022, bij het uitschrijven van mijn eigen doelen voor de komende drie jaar, kwam toch weer het boek in de top 3 terecht. Tijdens het verder schrijven aan het boek kwam de gedachte dat ik voldoende materiaal had voor een aanvulling op de cursus Praktijkmanagement. Ik ging in gesprek met Dental Best Practice en algauw stond Praktijkmanagement II in het opleidingsaanbod, compleet met de data. Maar het boek was nog niet af. Toen mijn cursisten PM II startten, kwam weer de vraag naar een naslagwerk. Het boek móést nu wel af worden gemaakt!

Heb je het helemaal zelf opgezet of hebben er nog anderen aan meegewerkt?

Hoe heb je de inhoud bepaald?

Ik ben in 2016 op het idee gekomen om een boek te schrijven waarin ik mijn ervaringen als manager in de mondzorg kon delen en toen heb ik vol enthousiasme zo’n 30.000 woorden geschreven, maar daar bleef het op dat moment bij.

Ik heb steun gezocht bij een redacteur. Via via kwam ik uit bij Margreet de Roo van Maneno tekstredactie. Zij heeft mij door het hele proces heen begeleid, stap voor stap. Ze heeft scherpe vragen gesteld en mijn Vlaamse woorden tot een vloeiend, vlot lezend geheel gemaakt. De oorspronkelijke 30.000 woorden werden er al snel 92.000. Voor de vormgeving heb ik Suzan Beijer en Janno Heck in de arm genomen. Zij hebben er met hun ervaring en professionaliteit een visueel aansprekend geheel van gemaakt.

Wat waren de belangrijkste onderwerpen die je naar voren wilde laten komen?

Ik heb gefocust op vier onderwerpen: de praktijk, de agenda,

het personeel en geldzaken. Per onderwerp bespreek ik van alles. In het hoofdstuk over de praktijk, komen bijvoorbeeld zaken als prioriteiten stellen, timemanagement, praktijkstructuur, doelen bepalen, hardware en software, en de huisregels aan de orde. Bij de agenda gaat het om onder andere taakdelegatie, een internetagenda en de kamerplanning. Bij het personeel ga ik in op de optimale bezetting, ziekmeldingen, arbeidsovereenkomsten, functies binnen de praktijk, het proces van werving en selectie, het inwerken van nieuwe medewerkers, het (de)briefen aan het begin en eind van de dag en, heel belangrijk, kwaliteitsmanagement. En bij geldzaken behandel ik bijvoorbeeld de berekening van de kamerkosten, het financiële resultaat en hoe je dat kunt beïnvloeden, de omzet en hoe je die kunt verhogen en het declaratieproces.

Wat onderscheidt het van andere boeken/ informatie?

Door mijn achtergrond als bedrijfskundige met een Master in de Zorg in combinatie met mijn eigen ervaring in de mondzorg en als adviseur en docent weet ik wat er in de branche speelt, wat het managen van een mondzorgpraktijk inhoudt en dat de invulling hiervan voor iedere praktijk anders is. In het boek leg ik aan de hand van voorbeelden uit de mondzorg uit hoe theorie vertaald kan worden naar de praktijk.

Is het een theoretisch of praktisch boek?

Ik heb bewust gekozen voor een leer-en-doe-formule: ik bespreek de theorie en bied oefeningen die ervoor zorgen dat de theorie eenvoudig door de lezer in de praktijk gebracht kan worden.

Kun je een aantal tips geven die in het boek voorbij komen?

Ik geef talloze tips in het boek over allerlei onderwerpen. Ik deel er hier drie. De eerste gaat over de agendabezetting: hoe zorg je ervoor dat de agenda goed volgepland is en blijft? De tweede gaat over het beperken van het ziekteverzuim en de derde kan je veel ongewenste e-mail besparen tijdens het proces van werving en selectie. Deze tips zijn natuurlijk onderdeel van een groter geheel, ze zijn gebaseerd op de theorie en de praktijkvoorbeelden die ik in het boek geef. Ik raad aan om de agendabezetting elke maand tijdens het managementoverleg te bespreken als een KPI (zie 2.2.3). Als de agendabezetting te laag is, moet dit onderzocht worden.

Tips!

Hoe komt het dat de agenda voor 20% of meer leeg is?

Komt dit door een verkeerde agendaverdeling (staat er bijvoorbeeld te veel tijd open voor preventie, zie 3.1.1) of wordt er te weinig geïndiceerd (minder vervolgafspraken) door de behandelaars? Zijn de oproepen aan patiënten niet uitgestuurd, is er iets misgegaan met de herinneringen, heeft de receptie een achterstand? Wat heeft de praktijk nodig om ervoor te zorgen dat de kamers gevuld kunnen worden? Het antwoord op deze vraag wisselt per praktijk en per situatie.

Bevordert de praktijk de gezondheid van de collega’s, dan zal er doorgaans minder verzuim zijn. Voorziet de praktijk bijvoorbeeld in een abonnement bij de sportschool of is er een ‘sportteam’ dat ervoor zorgt dat er iedere week een gezamenlijke loopactiviteit is? Heeft de praktijk vers fruit in de personeelsruimte? Als de praktijk dit overweegt, is het belangrijk dat eerst de stress (zie 2.1.1) of werkdruk (zie 3.1) gemeten wordt, dat de collega’s zich gehoord voelen, want deze zaken wegen zwaarder mee in het voorkomen van ziekteverzuim.]

Het is aan te raden om onderaan de vacature te vermelden: ‘Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld’, zodat derden (uitzendbureaus of headhunters) hun diensten niet ongevraagd aanbieden.]

Wanneer verschijnt het boek?

Het boek wordt op 19 april 2024 gelanceerd bij het Event voor de Praktijkmanager van Dental Best practice in Vianen.

AI in de mondzorg

Het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid

‘‘

verborgen

”Door gebruik van AI worden patronen en trends blootgelegd die voor het menselijk oog verborgen zouden blijven”

In de mondzorg is het essentieel om de aandacht niet alleen te richten op patiëntenzorg, maar ook op het welzijn en de betrokkenheid van je personeel. Een stabiel en tevreden team is immers belangrijk voor het goed functioneren van een praktijk. MedicPlek en MediQflow hebben zich gericht op het

meten en verbeteren van medewerkersbetrokkenheid en ontwikkelde een AI gestuurde benchmarking tool hiervoor. Hoe werkt dit en wat zijn de voordelen voor mondzorgpraktijken? Guus Vreeswijk, oprichter en eigenaar van Medicplek legt het uit.

Opkomst AI

Hoe werkt het?

De opkomst van Artificial Intelligence of kunstmatige intelligentie (AI) is één van de meest significante technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia. AI vindt zijn weg al in vrijwel elk aspect van ons leven, van de manier waarop we communiceren en informatie consumeren tot hoe we winkelen en ons verplaatsen. In de gezondheidszorg transformeert AI de sector door processen efficiënter te maken, diagnoses te verfijnen en gepersonaliseerde zorgpaden mogelijk te maken.

ben op de zorg die we leveren. Dus is het belangrijk om een goede sfeer op de werkvloer te hebben en dat iedereen zicht betrokken voelt. Door echt te luisteren naar wat medewerkers nodig hebben en samen te werken aan verbeteringen, kan een praktijk een fijne werkplek zijn met weinig verloop. En dat is precies waar een tool met AI kan helpen.

De rol van AI voor HR

Toepassing binnen de mondzorg

In de mondzorg staan praktijken vaak voor de uitdaging om een stabiel en tevreden team te onderhouden. Het is hard werken en de verwachtingen van patiënten zijn hoog. Praktijken moeten ervoor zorgen dat hun teamleden zich gewaardeerd en ondersteund voelen. Als personeel vertrekt, kost dat tijd en geld om nieuwe mensen te vinden en in te werken. Dit kan ook invloed heb-

Of je nu werkt als HR-manager binnen een grote zorgorganisatie of een eigen praktijk hebt zonder een vaste HR-medewerker, AI kan op een makkelijke en snelle manier een onschatbare bron van inzicht geven in medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en welzijn. Door het gebruik van AI worden gegevens niet alleen snel en efficient geanalyseerd, maar worden er ook patronen en trends blootgelegd die voor het menselijk oog verborgen zouden blijven. Dit leidt tot scherpere inzichten en stelt een HR-afdeling in staat om proactief te handelen, de medewerkerstevredenheid te verhogen en de organisatie als geheel te versterken.

Door middel van een AI gestuurde tool kun je conversaties hebben met jouw medewerkers. Deze conversaties zijn essentieel voor het onbevooroordeeld verzamelen van waardevolle feedback. Vervolgens wordt de data door AI geanalyseerd, wat diepe inzichten verschaft in patronen, prioriteiten en feedback van het personeel. Deze informatie wordt omgezet in geclusterde rapportages, die inzicht geven in de sterke punten van de praktijk en de gebieden die verbetering behoeven. Na een half jaar komt er een nieuwe ronde en wordt er voortgeborduurd op de eerder ingegeven data van de medewerker. Hierdoor is ook goed te ontdekken of er in het afgelopen half jaar, daadwerkelijk stappen zijn gezet richting het verbeteren van de betrokkenheid in de praktijk. Dit geeft vele male rijkere informatie dan ieder jaar hetzelfde formulier, met dezelfde vragen te hanteren. De praktijken profiteren verder van benchmarking om hun prestaties te vergelijken met regionale en landelijke data. Zo kunnen ze niet alleen intern verbeteren, maar ook zien waar ze staan in een

“Belangrijk is dat de anonimiteit van de individuele medewerkers gewaarborgd blijft” ‘‘

groter landschap. Belangrijk is dat de anonimiteit van de individuele medewerkers gewaarborgd blijft, wat zorgt voor een veilige omgeving voor open feedback.

Implementatie in de dagelijkse werkzaamheden

Eén van de belangrijkste vragen die mondzorgpraktijken hebben over nieuwe tools is hoe gemakkelijk deze te implementeren zijn in hun dagelijkse werkzaamheden. Huidige tools die gebruik maken van AI worden zo ontwikkeld dat gebruiksgemak voorop staat. Systemen werken intuïtief en vaak is er geen extra training nodig om deze nieuwe tools te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat we minder lang bezig zijn met bepaalde taken of processen wat resulteert in tijd en geld besparing.

Voordelen voor de praktijk

Het gebruik van een AI gestuurde benchmarking tool biedt tal van voordelen voor tandheelkundige praktijken, waaronder:

• Verbeterde medewerkerstevredenheid en betrokkenheid

• Hogere kwaliteit van patiëntenzorg door gemotiveerde medewerkers

• Duidelijk zicht op verbeterpunten binnen de praktijk.

• Minder ziekteverzuim en personeelsverloop

• Mogelijkheid om te benchmarken tegenover landelijke gegevens

• Creëren van een open feedbackcultuur dankzij gewaarborgde anonimiteit.

Getest binnen de tandheelkunde

Er zijn al verschillende mondzorgpraktijken, waarbij positieve resultaten zijn behaald met het gebruik van AI om de medewerkerstevredenheid te verbeteren. Deze praktijken rapporteren dat ze nu beter snappen wat er aan de hand is op de werkvloer.

Door de geanalyseerde feedback zijn er verdiepende en open gesprekken gevoerd waar het team echt wat aan had. Zo konden de praktijken samen de sfeer en de dagelijkse werkzaamheden verbeteren. Deze resultaten onderstrepen de effectiviteit en relevantie van een AI gestuurde tool.

Tips and Tricks voor praktijken om met AI te werken

• Start met een open houding: Sta open voor wat de AI je gaat vertellen over je praktijk. Het kan je verrassen!

• Betrek het hele team: Laat iedereen meedoen aan de gesprekken met de AI. Hoe meer inzichten, hoe beter.

• Wees klaar voor verandering: De feedback die je krijgt, kan leiden tot veranderingen. Wees klaar om aanpassingen te doen die het werk leuker maken.

• Neem de tijd: Ga niet te snel. Neem de tijd om alle informatie goed door te nemen en te begrijpen wat het onderzoek je vertelt.

• Privacy is belangrijk: Zorg ervoor dat iedereen weet dat hun antwoorden anoniem zijn. Zo krijg je de meest eerlijke feedback.

• Gebruik de data: Laat de verzamelde informatie niet zomaar liggen. Gebruik het om je praktijk te verbeteren.

• Regelmatige check-ins: Gebruik AI niet eenmalig, maar maak het een regelmatig deel van je praktijk om continu te blijven verbeteren.

• Communiceer duidelijk: Vertel je team wat je met de resultaten gaat doen. Dit zorgt voor vertrouwen en betrokkenheid.

Hoe uit te proberen?

De komst van AI maakt het werk in de zorg vooral een stuk efficiënter. En het mooie is, we staan nog maar aan het begin; AI gaat ons in de toekomst nog veel meer helpen. Ben je ook geïnteresseerd in de mogelijkheden voor jouw praktijk? Kijk dan op de website van MedicPlek.

De benchmarking tool biedt een gestructureerde methode aan om de betrokkenheid van jouw medewerkers te meten en te verbeteren. De tool omvat verschillende stappen:

1. Slimme Gesprekken: Deze gesprekken zijn gericht op het onbevooroordeeld, verzamelen van feedback over verschillende aspecten van de werkomgeving. Tweemaal per jaar kunnen praktijken deze gesprekken met hun medewerkers voeren via een gemakkelijke chat functie.

2. Analyse door AI: De verzamelde gespreksdata wordt geanalyseerd door geavanceerde AI-algoritmen. Deze analyse identificeert patronen, prioriteiten en feedback van medewerkers.

3. Rapportage: De resultaten van de analyses worden gerapporteerd in de vorm van geclusterde informatie, zoals medewerkerspersona’s en succesfactoren die goed gaan of verbetering behoeven.

4. Benchmarking: Praktijken kunnen hun prestaties vergelijken met landelijke en regionale gegevens. Hierdoor krijg je inzicht in hoe de praktijk presteert en kunnen verbeteringen worden geïdentificeerd.

5. Anonimiteit van individuele data: De individuele data van medewerkers blijft anoniem, waardoor een veilige omgeving wordt gecreëerd voor open feedback.

6. Adviesgesprekken: Indien nodig kunnen praktijken adviesgesprekken voeren met specialisten van MedicPlek op basis van de resultaten van de benchmarking.

Guus Vreeswijk, oprichter en eigenaar van Medicplek

Anesthesia & Intensive Care Services B.V.:

AIC is gespecialiseerd in het verzorgen van hoogwaardige medische zorg binnen de anesthesiologie en intensive care geneeskunde.

Met ons VOLWAARDIG MOBIEL ANESTHESIETEAM inclusief apparatuur, monitoring, medicatie, gasvoorziening, disposables en al het nodige personeel kunnen wij op een voor u wenselijke locatie op 4 behandelkamers tegelijk algehele anesthesie toedienen aan uw cliënten, zonder dat u ook maar iets hoeft aan te passen aan de inrichting van uw kliniek.

Tandheelkundige klinieken die behandelingen onder algehele anesthesie willen aanbieden:

Als u aan uw cliënten behandelingen onder algehele anesthesie wilt aanbieden zonder dat u dure investeringen hoeft te doen in uw kliniek, dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij kunnen met ons MOBIEL ANESTHESIETEAM in elke kliniek op 4 behandelkamers tegelijk volledig de anesthesie verzorgen zonder dat u daar naar hoeft om te kijken. Wij zijn volledig selfsupporting. Wij kunnen in elke tandartspraktijk de anesthesie verzorgen. Uw praktijk hoeft dus niet aan speciale voorwaarden te voldoen!!

Bel voor een gratis en vrijblijvende offerte:

Schroom niet om te bellen of te emailen voor een gratis en vrijblijvende offerte. Zonder enige verplichting komen wij graag bij u langs om de situatie in uw kliniek te beoordelen en de wensen en mogelijkheden met elkaar te bespreken.

Verder lezen?

Platform Praktijkmanager

Het online platform voor praktijkmanagers in de mondzorg!

Naast het PM magazine bleek er veel behoefte om met elkaar te sparren en kennis te delen. En dus hebben we een mooi platform neergezet. Het PM platform is een unieke online kennisbank speciaal voor praktijkmanagers waar je een scala van informatie kunt vinden en delen, artikelen kunt lezen én interessante podcasts en video’s kunt beluisteren en bekijken. Is dit voor jou ook interessant of heb je zelf kennis die je graag wilt delen. Neem dan snel een kijkje!

www.platformpraktijkmanager.nl