PM magazine 8-2024

DE FINANCIERING VAN EEN INVESTERING FUNCTIONERINGSGESPREKKEN Investeren in je medewerkers

Vakblad voor praktijkmanagers in de mondzorg

No08 april 2024

Conf licten hoe los je ze op?

nne

ment o

p

t Pr

lusief jaa

bo

he

ra

Start 3 septem ber Nijkerk

ag

•

an

Inc

aktijkm

e rs

p l a t fo r m

!

Opleiding Management & leidinggeven 8-daagse opleiding voor de ervaren praktijkmanager Tijdens deze opleiding - gegeven door Liesbeth den Hollander - leer je onder andere hoe je meer invloed uit kunt oefenen tijdens een gesprek en welke handvatten je kunt gebruiken om op een succesvolle manier leiding te geven aan je team. Hoe stuur je veranderingen op een effectieve manier aan? En hoe zorg je ervoor dat de medewerkers gemotiveerd en tevreden zijn?

Deze en nog meer dan 20 management vraagstukken komen aan de orde tijdens de opleiding. Deze opleiding is een mooi vervolg op onze opleiding Praktijkmanager. Ga voor meer informatie en inschrijven naar onze website.

2

www.dentalbestpractice.nl

Personeel!

Veel collega’s weten het Platform praktijkmanager inmiddels wel te vinden. Dat merken we aan de hoeveelheid vragen en reacties die daar voorbijkomen. Onder andere over afspraken die worden afgezegd per mail, evalueren van processen, audits, contracten met zorgverzekeraars en uiteraard allerhande personeelsvraagstukken. Want personeel is wel de hoofdmoot van de werkzaamheden van een praktijkmanager. Belangrijk dan ook om je aandacht te vestigen op werving en behoud van medewerkers. Een stabiel en tevreden team is immers essentieel voor het goed functioneren van de praktijk.

In deze nieuwe editie van PM Magazine besteden we dan ook weer ruim aandacht aan personeelszaken. Valesca Nederlof gaat uitgebreid in op functioneringsgesprekken en investeren in je medewerkers: “In de praktijk gaat veel aandacht naar de werving en selectie van tandheelkundig personeel, begrijpelijk, maar nog belangrijker is het echter om de goede werknemers die je hebt te behouden.” Dat inzicht had Guus Vreeswijk ook toen hij een AI gestuurde benchmarking tool ontwikkelde. “AI kan op een makkelijke en snelle manier een onschatbare bron van inzicht geven in medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en welzijn,” zoals hij zegt. Zo doet AI ook zijn intrede in het werk van de praktijkmanager. Hij zal hier overigens op het Event voor de Praktijkmanager ook wat over komen vertellen!

Personeel behoud je ook door aandacht te hebben voor lichamelijke werkgerelateerde klachten.

Waar mondzorgprofessionals tegenaan lopen ziet orofaciaal fysiotherapeut Saskia Vrickx in haar eigen

‘Personeel is wel de hoofdmoot van de werkzaamheden van een praktijkmanager.

Belangrijk dan ook om je aandacht te vestigen op werving en behoud van medewerkers.’

praktijk. Ze deelt haar tips om lichamelijke klachten te voorkomen en vitaal aan het werk te zijn én te blijven. Verder gaat HR-strateeg Gracita Linger in op conflicten in de praktijk. Hoe ontstaan ze en hoe los je ze op?

Naast personeelszaken hebben we in dit nummer van PM Magazine ook nog aandacht voor: de acceptatie van behandelplannen, de financiering van investeringen, een ‘tekortkoming’ tijdens een audit en uiteraard hét Event voor de praktijkmanager op vrijdag 19 april. Jij komt toch ook?

Veel leesplezier!

Lies Ligtvoet Ilko Alink

3

Ilko Alink en Lies Ligtvoet

Redactieadres Molenstraat 3C, 7437 Z,H Bathmen Contact: Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl

Aan dit nummer werkten mee Sjoerd Kuiken, Valesca Nederlof, Saskia Vrickx, Gracita Linger, Janet Besten, Kim van der Kuijl, Fridus van der Weijden, Guus Vreeswijk en Caroline Cuppens

Vormgeving Laura van Leijenhorst

Adreswijzigingen

Inhoudsopgave

Redactie

05 21 Gracita Linger Conflicten in je praktijk

Per e-mail: pm@dentalbestpractice.nl Vermeld zowel je oude als nieuwe adres.

Adverteren en marketing Concetta Scibona, pm@dentalbestpractice.nl, Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl

Volg ons ook op Facebook en Instagram @Praktijkmanager_magazine

Copyright © 2024 Dental Best Practice. Niets in deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van Dental Best Practice of andere auteursrechthebbenden.

Dental Best Practice kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid en volledigheid van alle in deze uitgave opgenomen teksten en beelden.

26 Janet Besten De financiering van een investering

05 Sjoerd Kuiken Stappenplan voor betere acceptatie van

5

behandelplannen

tappenplan voor betere S acceptatie van behandelplannen Inclusief tips en valkuilen

11 F unctioneringsgesprekken Investeren in je medewerkers

16 Vitaliteit in de tandartspraktijk Tips om lichamelijke klachten te voorkomen

21 Conflicten in je praktijk

Hoe ontstaan ze en hoe los je ze op?

26 De financiering van een investering 30 Hét Event voor de praktijkmanager 19 april 2024

33 T ekortkoming

Fridus van der Weijden

36 Management in de mondzorg 38 AI in de mondzorg

Het verbeteren van medewerkers betrokkenheid

11 Valesca Nederlof Functioneringsgesprekken; investeren in je medewerkers.

4

Inclusief tips en valkuilen

Stappenplan voor betere acceptatie van behandelplannen Sjoerd Kuiken

De manier van communiceren met de patiënt is van grote

te koppelen aan de wensen en behoeften van de patiënt.

invloed op de acceptatie van behandelplannen. Bij grotere

Het volgende stappenplan zorgt voor duidelijkheid over de

behandelplannen die een grote financiële investering vra-

aanpak:

gen van de patiënt – wat zeker het geval is bij implantologie – vraagt dit om effectieve communicatie van de behandelaar.

1. Wensen vastleggen

De patiënt bepaalt uiteraard zelf, maar zeker ook in samen-

2. Diagnose stellen

spraak met jou als behandelaar. Een goede communicatie

3. Oplossingen aandragen

vanuit de behandelaar draagt sterk bij aan de acceptatie

4. Advies geven

van behandelplannen. Onderstaand stappenplan zorgt voor

5. Behandelplan afsluiten

een heldere aanpak. De aanvullende informatie met tips en valkuilen draagt bij aan de effectiviteit van de communica-

Valkuilen

tie met jouw patiënt.

Het stappenplan is in hoofdlijnen duidelijk en evident. Bij de praktische invulling komen echter meerdere valkuilen om de

Stappenplan

hoek kijken. Een effectieve uitvoering van deze stappen is in

Als mondzorgverlener beslis je samen met de patiënt over

de praktijk dan ook niet altijd eenvoudig. Redenen hiervoor

welke behandeling het beste past. Samen beslissen is onder-

zijn dat je als behandelaar wordt beïnvloed door:

deel van de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst

•

De respons van de patiënt;

(WGBO) en gaat over het gezamenlijke beslissingsproces

•

Plus dat je belemmerd kunt worden door eigen beperken-

tussen zorgverlener en patiënt. Het advies is gebaseerd op

de overtuigingen en aannames.

jouw ideeën en geldende richtlijnen. De keuze van de patiënt is gebaseerd op zijn of haar wensen en behoeften, waar de

Om die reden zijn hieronder bij elke stap de veelvoorkomende

financiële ruimte ook onderdeel van is. Het is aan de behan-

valkuilen uitgeschreven, dan wel tips voor een goede uitvoe-

delaar om bij het bespreken van behandelplannen een advies

ring van de betreffende stap.

5

De stappen

stap is het dan ook belangrijk om de patiënt te informeren

Stap 1 - Wensen vastleggen

over de gestelde diagnose.

Regelmatig zijn de wensen van de patiënt niet bekend bij de behandelaar, doordat er niet actief naar wordt gevraagd of

VALKUIL: Praten voordat de diagnose is gesteld.

doordat de geuite wensen niet worden opgepakt. Vraag actief

Te vaak worden al mogelijke oplossingen opgeworpen, zon-

naar de wensen van de patiënt en leg deze goed vast in het

der dat een duidelijke diagnose is gesteld. Bijvoorbeeld de

patiëntendossier.

volgende opmerking “We zouden een kroon kunnen overwegen”, als de patiënt nog niet geïnformeerd is over de diagnose.

TIP: Tandarts Rolf van Mierlo adviseert om bij elke halfjaar-

Dit leidt tot onduidelijkheid over de behandelopties. Kortom,

lijkse controle de volgende vragen te stellen aan de patiënt

stel eerst de diagnose en draag daar vervolgens behandelop-

om goed de wensen van de patiënt te inventariseren:

ties/oplossingen voor aan.

a) Hoe gaat het kauwen? (Deze vraagt gaat in op de functie van het gebit) b) Zijn er nog tanden of kiezen gevoelig geweest? (Deze vraag gaat over de mondgezondheid.) c) Bent u nog tevreden over hoe uw tanden eruitzien? (Deze vraag gaat over de esthetiek.)

Stap 3 - Oplossingen aandragen De volgende stap is om de mogelijke oplossingen voor te stellen aan de patiënt. Daarbij is het belangrijk, dat de oplossingen – uiteraard – volgen uit (1.) de wensen van de patiënt en (2.) de gestelde diagnose. Verder is het belangrijk daarbij niet te veel oplossingsmogelijkheden voor te stellen, want

TIP: Ashley Latter – trainer van tandartsen in Engeland – advi-

dit geeft keuzestress.

seert om de volgende vragen te stellen: a) Welk cijfer geeft u de huidige situatie van uw gebit op een

TIP: Herhaal de wensen en de diagnose.

schaal van 1 t/m 10?

Het behandelplan is altijd een oplossing voor de wensen van

b) Wat zijn uw wensen?

de patiënt en/of de gestelde diagnose. Daarom is het goed

c) Waarom heeft u deze wensen nu? Zijn er specifieke rede-

deze altijd eerst te herhalen alvorens de oplossing te benoe-

nen waarom u dit nu wilt?

men: “U heeft eerder aangegeven graag uw tanden en kiezen

d) W at levert het u op als u deze behandeling nu zou doen?

te willen behouden. Om dat te realiseren kunt u …”.

Stap 2 - Diagnose stellen

VALKUIL: Te veel tandheelkundige praat.

Na de periodieke controle en het inventariseren van de wen-

De patiënt is niet tandheelkundig geschoold en zit hier ook

sen van de patiënt, kun je een diagnose stellen. Binnen deze

niet op te wachten. De aangedragen oplossingen dienen dan ook helder en in patiëntentaal te worden gecommuniceerd.

Dat is waar de patiënt behoefte aan heeft.

“Vraag actief naar de wensen van de patiënt en leg deze goed vast in het patiëntendossier”

VALKUIL: Te veel nadruk op het product.

Te vaak wordt alleen de ‘kroon’ of het ‘implantaat’ aangeboden. Uiteraard krijgt de patiënt dan ook een kroon of implantaat, maar de patiënt is veel meer geïnteresseerd in de voordelen/de oplossing die de kroon of het implantaat hem of haar gaat opleveren. Benoem dan ook vooral de oplossing en niet zozeer het product zelf. Op deze manier stel je de patiënt ook beter in staat een goede kosten-baten afweging te maken.

Stap 4 - Advies geven De patiënt wil graag samen met de behandelaar beslissen en is hierbij – veelal – geholpen met jouw advies. Bij dit advies

6

herhaal je weer de geuite wens van de patiënt, want daarop

daarom stil. Ga op dit moment dus vooral niet verder uitwei-

is jouw advies gebaseerd. “In jouw situatie en met jouw wens

den over de opties of het tarief verantwoorden, want het is

voor behoud van jouw gebit, adviseer ik je te kiezen voor …”

nu de beurt aan de patiënt. Je wilt namelijk weten wat hij of zij ervan vindt. Uiteraard kun je de patiënt nog van verdere

TIP: Geef aan wat de meeste patiënten doen.

informatie voorzien waar nodig, maar alleen op verzoek van

Mensen – en dus ook patiënten – zijn kuddedieren en kiezen

de patiënt.

graag wat anderen ook kiezen. Jouw advies kan worden versterkt met de volgende toevoeging: “De meeste patiënten

VALKUIL: Te veel focus op de prijs.

kiezen in deze situatie voor …”

Bij het bespreken van de verschillende behandelopties wordt te vaak door de tandarts de koppeling gemaakt met de prijs

VALKUIL: Doen van veronderstellingen.

(“Het is wel duur”) zonder dat de behandelopties met bijbe-

Te vaak worden behandelingen te laag gediagnosticeerd van-

horende voordelen duidelijk worden gecommuniceerd. Het is

uit de veronderstelling: “Dat kan de patiënt niet betalen”. Dit is

aan de patiënt een keuze te maken tussen de behandelop-

een beperking die tandartsen zichzelf maar al te vaak opwer-

ties, waarbij de prijs in zijn of haar keuze wordt meegewogen.

pen. Taak van de behandelaar is om de patiënt volledig te

De keuze van de patiënt is gebaseerd op de afweging tussen

informeren over de mondgezondheid én de best mogelijke

wat hij of zij krijgt - bijvoorbeeld een stralend nieuw gebit en

behandelopties die daaraan bijdragen. Vervolgens is het aan

extra zelfvertrouwen - tegenover de prijs.

de patiënt hierin een keuze te maken.

VALKUIL: Gebruik van het woord ‘kosten’.

Stap 5 - Behandelplan afsluiten

De betekenis van ‘kosten’ is ‘wat je moet betalen voor iets’.

‘Samen beslissen’ houdt in dat er een beslissing wordt geno-

Dit benadrukt alleen het te betalen bedrag. Bij gebruik van

men. De laatste stap is dan ook om het hele gesprek af te

het woord ‘investering’ daarentegen komt de nadruk te liggen

sluiten en samen tot een besluit te komen. Dit vraagt soms

op het voordeel dat de patiënt ermee behaalt. De betekenis

wat lef van de behandelaar.

van ‘investering’ is namelijk ‘aanschaf van iets ter verkrijging van een meeropbrengst’.

TIP: Stel de juiste afsluitende vraag.

“Wat vindt u ervan?”, “Wat wilt u?” of “Zullen we hiervoor de

Algemene valkuilen

afspraken gaan inplannen?”. Met één van deze vragen sluit je

Naast bovengenoemde valkuilen kom ik ook regelmatig de

het advies af en stopt jouw communicatie. Het is nu aan de

volgende algemene valkuilen tegen, die ook een grote nega-

patiënt om te reageren op het gegeven advies en wees zelf

tieve invloed hebben op de acceptatie van het behandelplan.

7

Geen of slechte voorbereiding van het

worden aangeboden, dient het vertrouwen van de patiënt te worden versterkt

gesprek

door de goede uitstraling van de praktijk en het team.

Het bespreken van het behandelplan wordt vaak even snel tussen de behan-

Tot slot

delingen door gedaan zonder een goede

Met het volgen van dit stappenplan speel je beter in op de wensen van de patiënt

voorbereiding vooraf. De voorberei-

en zal de acceptatie van jouw behandelplannen toenemen. Echter, de grote uitda-

ding hoeft niet lang te duren en is erop

ging zit niet zozeer in het volgen van deze stappen als wel in een effectieve commu-

gericht dat de tandarts de lijn van zijn of

nicatie tijdens deze stappen. Jouw manier van communiceren kan een grote posi-

haar verhaal helder heeft.

tieve invloed hebben op de acceptatie van behandelplannen. Dan wel dat persoonlijke belemmeringen en valkuilen een grote negatieve invloed kunnen hebben

Presentatie zonder enthousiasme De manier van presenteren heeft

Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement (www.

invloed op het effect van de boodschap.

kuikenpraktijkmanagement.nl). Voor objectieve praktijkanalyses, intensieve

Behandelplannen die met enthousi-

begeleidingstrajecten en online cursussen voor praktijkhouders en -managers.

asme worden besproken, zullen beter overkomen en meer vertrouwen opwekken bij de patiënt. Met als resultaat dat de patiënt het behandelplan eerder zal accepteren.

De beste oplossing achterwege laten In het aandragen van oplossingen en het adviseren van de patiënt wordt de beste behandelmogelijkheid nogal eens op voorhand weggelaten. Persoonlijke overtuigingen als: ‘dit vindt de patiënt te ingrijpend’, ‘dit kan de patiënt niet betalen’ of ‘dit past niet bij hem’ liggen hier vaak aan ten grondslag. Echter, als je het beste met de patiënt voor hebt, dan ben je verplicht om hem of haar in ieder geval ook de beste oplossing aan te dragen, want anders onthoud je de patiënt van de beste mogelijke zorg.

De entourage is verkeerd Bij grote behandelplannen kan het zijn dat patiënten toestemming geven voor een investering van duizenden euro’s.

De entourage bepaalt mede het ver-

De voordelige dental supplier Al 40 jaar de snelle én voordelige leverancier met meer dan 15.000 producten direct uit voorraad leverbaar. Bestel snel en eenvoudig via MailMix.nl

trouwen van de patiënt en dus de keuze.

De entourage moet overeenstemmen met de omvang van het behandelplan.

Dus als uitgebreide behandelopties (0345) 47 00 80

8

verkoop@mailmix.nl

www.mailmix.nl

De kunst van zien

wat anderen niet kunnen zien.

Handgemaakte loepbrillen & LED verlichting Een echt ergonomische oplossing is een oplossing die het werk voor de arts of behandelaar doet.

Dit revolutionaire loepbrilontwerp doorbreekt voor het eerst het concept van de declinatiehoek, waardoor het niet langer nodig is om naar beneden te kijken en voorover te bukken om iets goed te kunnen zien. Ergo-loepbrillen stellen je in staat om een neutrale, rechte houding aan te nemen en met ontspannen ogen recht vooruit te kijken. Zoals we van nature doen gedurende het grootste deel van de tijd dat we wakker zijn. Rug, nek en ogen worden zo minder belast, waardoor je gezondheid wordt beschermd.

Een ergonomisch ontwerp met de hoogste vergroting in de markt. Voor de uiterste nauwkeurigheid die jij nodig hebt.

Het probleem

dagelijkse schade die sneller toeneemt dan het lichaam ze kan herstellen. Een slechte werkhouding kan op termijn ernstige gevolgen hebben voor je belastbaarheid en in het ergste geval leiden tot structurele uitval en blijvende schade. Je kunt je functie niet meer uitoefenen en zal je loopbaan wellicht voortijdig moet beëindigen.

Onze oplossing Ergo-loepbrillen zijn de eerste echte ergonomische loepbrillen die op maat gemaakt worden. Daarom passen ze perfect bij de biomechanica van elk individu. Hierdoor werkt de bril mee, in plaats van tegen het lichaam, door een natuurlijke houding stopt de overbelasting van het lichaam en zorg je voor een gezonde werkhouding.

Een statische, vaak verkrampte houding veroorzaakt microtrauma’s aan spieren, gewrichten en gewrichtsbanden;

Voor verdere hulp bij het kiezen van jouw loepbril de best bijbehorende lamp, raden we je aan contact met ons op te nemen of onze website te raadplegen.

+31 6 15 04 18 25

info@admetec.nl

9 www.admetec.nl

Investeren in je medewerkers;

functioneringsgesprekken Het blijft de grootste uitdaging van de praktijkhouder en -manager: hoe krijg en behoud ik goede medewerkers. In de praktijk gaat veel aandacht naar de werving en selectie van tandheelkundig personeel, begrijpelijk. Nog belangrijker is het echter om de goede werknemers die je hebt te behouden. Een belangrijk middel daarvoor is het regelmatig voeren van evaluatie-, beoordelings- of functioneringsgesprekken.

Valesca Nederlof

Beoordelings- en functioneringsgesprek-

de medewerker te beoordelen, waarbij

ken hebben de belangrijke functie om

een slechte beoordeling kan resulteren

Modernere Beoordelingsvormen

feedback te geven, prestaties te beoor-

in geen salarisverhoging. Dit beoor-

Kritiek op de traditionele beoordeling-

delen en samen (persoonlijke) doelstel-

delingsgesprek is gericht op het voor-

of functioneringsgesprekken is dat ze

lingen voor de toekomst te formuleren.

gaande jaar en heeft vooral een een-

medewerkers niet altijd motiveren.

Steeds meer worden dergelijke gesprek-

zijdig karakter, de praktijkhouder of -

Vooral in het bedrijfsleven wordt geëx-

ken gezien als het middel om de motiva-

manager beoordeelt de prestaties van

perimenteerd met nieuwe beoorde-

tie en betrokkenheid van medewerkers

de werknemer. Behaalde een werkne-

lingsmethodes. Bijvoorbeeld om ieder

te bevorderen, hun werkplezier te peilen

mer een onvoldoende voor 6 van de 14

kwartaal of iedere maand een gesprek

en samen stil te staan bij de toekomst- en

beoordelingscriteria, dan kan de werk-

te hebben. Er is steeds meer een ver-

ontwikkelingswensen van de werknemer.

gever besluiten geen periodieke verho-

schuiving naar niet alleen het evalueren

ging toe te passen.

op taak niveau, maar meer op resulta-

KNMT

ten en de bijdrage aan de bredere orga-

Veel Mondzorgpraktijken beoordelen

Naast het beoordelingsgesprek advi-

nisatiedoelen. Soms wordt ook feed-

(nog) volgens het model van de KNMT,

seerde de KNMT eens per jaar een

back ingewonnen niet alleen van de lei-

zoals laatst omschreven in de bijlage van

functioneringsgesprek te voeren. Dit

dinggevende, maar ook van collega’s,

de KNMT-Arbeidsvoorwaardenregeling

gesprek is informeler van karakter,

ondergeschikten en relaties of klan-

van 2022. Deze regeling wordt inmiddels

wordt tweezijdig gevoerd en is gericht

ten. Ook worden werknemers aange-

niet meer geadviseerd door de KNMT,

op de toekomstige samenwerking. In

moedigd actief deel te nemen aan hun

maar nog wel door praktijken gebruikt.

een opbouwende sfeer bespreken beide

eigen evaluatie en eigenaar te worden

De KNMT adviseerde tweemaal per jaar

partijen wat gedaan kan worden om tot

van hun eigen groei, door hen eerst

een persoonlijk gesprek te voeren met

een betere samenwerking en beter func-

zichzelf te laten beoordelen.

je werknemers. Het eerste gesprek om

tioneren te komen.

11

Het is aan de praktijkhouder in de

van behandelingen. Dat vereist het volgen van strikte werkwijzen en procedures,

Mondzorg om zelf te kiezen welke stijl

maar ook wederzijdse afstemming op de millimeter. Dit bereikt men enkel door

van gesprekken past bij hem of haar en

goede, efficiënte communicatie, maar ook door de lijnen kort te houden en de

de praktijkvoering. Ook is er keuze in de

ruimte voor eigen oordeelsvorming te beperkend. Beoordeling middels een wat

criteria die worden gehanteerd om func-

schoolse beoordelingsmethodiek dan op haar plaats.

tioneren te beoordelen. Aan welke eisen

vinden we dat het personeel moet vol-

Beoordelingsinstrument

doen, wat moeten zij onder de knie heb-

Als je kiest voor beoordelen op de traditionele manier, gebruik dan voor elke func-

ben? Realiseer je dat je daarin een keuze

tie een vast beoordelingsformulier. Een voorbeeld daarvan zie je hier je hiernaast.

hebt in de richting van jouw gewenste

Je bepaalt ten eerste welke competenties* belangrijk zijn voor de functie of voor

droompraktijk.

jouw praktijk. Welke talenten en kwaliteiten moet de ideale stoel- of balie assistente bezitten? Wees je ervan bewust dat je door deze kwaliteiten te kiezen, je het

Ook in de manier van de gespreksvoe-

streefdoel van je assistentes definieert. Bedenk ook dat de volgorde en het gewicht

ring en beoordeling, kun je bewust een

van deze kenmerken veelzeggend is. Persoonlijk vind ik het opmerkelijk dat er bij

keuze maken voor een werkwijze die

stoel assistentes weinig aandacht is voor de handvaardigheid, de fijne motoriek.

jouw doelen en wensen reflecteert.

De souplesse en het “in de vingers hebben” van de tandheelkundige handelingen

Wees niet bang een stijl te kiezen die

zijn even belangrijk als theoretisch vakkennis of communicatieve vaardigheden.

past bij jouw manier van leidinggeven

Voor een baliekracht geldt juist weer dat schriftelijke communicatievaardigheden

en jouw praktijkvoering. Dus wat betreft

veel gewicht hebben, voor een stoelassistent is dat eigenlijk niet zo belangrijk.

frequentie van de gesprekken, beoorde-

Door een beoordelingsformulier te gebruiken zorg je enerzijds ervoor dat ieder per-

lingscriteria en gesprekvoering valt er af

soneelslid naar dezelfde criteria wordt beoordeeld, en anderzijds is het een mooi

te wijken van de traditioneel bekende

middel om de jaarlijkse vooruitgang bij te houden. Niets stimuleert werknemers

vormen.

meer dan het boeken van vooruitgang. Maar ook gebrek is hierdoor te signaleren.

Je kunt dit vervolgens samen bespreken en een plan maken.

Mijn mening is dat in sommige branches, zo ook de Mondzorg waarin onder-

ZZP’ers beoordelen?

steunend personeel werkt in opdracht

Met ZZP’ers heb je geen arbeidsrelatie en ook geen gezagsverhouding. Betekent

van en onder verantwoordelijkheid van,

dit dan dat beoordelingsgesprekken niet mogelijk zijn? Inderdaad is het niet aan

in dit geval de BIG-geresisteerde, een

een praktijkhouder, - manager of collega zorgverlener, om een oordeel te vormen

klassieke beoordelingsmethode op haar

over het functioneren van een zelfstandig werkende zorgverlener. Er wordt even-

plaats is. Denk bijvoorbeeld aan taak-

goed wel samengewerkt, en samenwerking vereist afstemming. Bovendien volgt

delegatie waarin steeds stappen wor-

uit de Modelovereenkomsten van de Belastingdienst** dat ZZP’-ers zich moeten

den gemaakt. Als een werknemer voor-

houden aan de regels en procedures die in de praktijk gelden om de kwaliteit van

behouden handelingen of niet-voorbe-

de zorg te verbeteren. Wanneer een ZZP’er zich niet aan deze procedures houdt,

houden handelingen uitvoert namens

ook niet na een herinnering daartoe, dan is de ZZP’er in gebreke, doordat hij of zij

de werkgever, die soms niet in de ruimte

de overeenkomst niet nakomt. Dit kan reden zijn de overeenkomst op te zeggen.

zelf aanwezig is, vergt dat een nauwe

Dit is natuurlijk geen aantrekkelijke route. Je voorkomt dit door te zorgen voor

afstemming. Binnen de Mondzorg is de

regelmatige afstemming zodat de verstandhouding goed blijft en de wederzijdse

Orthodontie al ver met het delegeren

verwachtingen nog passend zijn. De titel functionerings- of beoordelingsgesprek is

12

dan misschien niet van toepassing en competenties worden

kel te buiten.

niet beoordeeld, maar in een evaluatiegesprek gezamenlijke

Laat de praktijkmanager een verslag van het gesprek maken.

doelen stellen bevordert de samenwerking en de prestaties.

Het is gebruikelijk een werknemer te vragen het verslag van het gesprek te tekenen voorgelezen. Zelf nodig ik ook altijd

Verdere adviezen en praktische tips

uit om een eventueel weerwoord toe te voegen aan het ver-

Nodig je personeel ten minste twee weken van tevoren per

slag of aan het dossier. Weigert een werknemer te tekenen,

email uit voor de gesprekken. Schrijf daarin wat er bespro-

dan raad ik aan daar geen probleem van te maken, stuur het

ken wordt, voeg eventueel een beoordelingsformulier toe, en

verslag per email en ga vooral in gesprek hierover.

nodig uit ook bespreekpunten aan te dragen. Bedenk dat voor

Een goed gesprek, welke label je er ook aan hangt of in welke

veel werknemers functionerings- of beoordelingsgesprekken

vorm je deze ook giet, heeft als doel je werknemer te helpen

spannend zijn. Door de stress is het menselijk brein vooral

ontwikkelen en ze gemotiveerd en betrokken te houden. Houd

gespitst op het negatieve, ofwel het eventuele “gevaar”. Teveel

dit doel steeds voor ogen, houd een open en nieuwsgierige

nadruk op “verbeterpunten” kan juist demotiverend werken,

houding en bespreek eventuele verbeterpunten totdat er

en dan schiet het gesprek haar doel voorbij.

een plan is dat door beide partijen wordt dragen. Zo haal je

Bedenk ook altijd wat je met het gesprek wil bereiken, volg

het maximale uit de gesprekken en geven ze een boost aan

negatieve feedback meteen op door een verbeter- of actie-

de kwaliteit van je zorgverlening en de betrokkenheid van je

plan. Arbeidsrechtelijk is het aan de werkgever om een trai-

medewerkers.

ning aan te bieden indien onvoldoende presteren een gevolg is van een gebrek daaraan. Blijf bij de uitvoering daarvan betrok-

* Competenties zijn specifieke eigenschappen, vaardigheden of

ken en laat je medewerker jouw oprechte steun en betrok-

gedragingen die een werknemer in staat stelt om goed te preste-

kenheid voelen. Dat zorgt ervoor dat zij ook betrokken zijn en

ren in een bepaalde functie. Vaardigheden zijn het vermogen een

blijven bij jou en de praktijk. En dat ze gemotiveerd blijven.

specifieke handeling te verrichten

Vaak wordt aangeraden verbeterpunten af te spreken volgens de SMART-Methode. Afspraken moeten dan specifiek

** Uit artikel 1.4 en 8.2 van de modelovereenkomst van opdracht

zijn, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zo

voor praktijkwaarneming of-medewerking en artikel 1, 2 en 8 van

voorkom je dat een wens voor de toekomst blijft bij een loos

de modelovereenkomst voor ZZP Mondhygiënisten

voornemen zonder daadwerkelijk resultaat.

In geval van ondermaats functioneren, geldt nog meer dat

Auteur: Valesca Nederlof, is jurist en voormalig advocaat.

de inhoud en de afspraken schriftelijk worden vastgelegd en

Daarnaast was zij praktijkmanager in een mondzorgonderne-

zorgvuldig in het personeelsdossier worden opgeslagen. Is

ming. Hierdoor weet zij heel goed wat er komt kijken bij het mana-

er sprake van ernstig disfunctioneren, dan is een verbeter-

gen van een mondzorgonderneming

traject aan de orde, maar dat gaat de reikwijdte van dit arti-

elements™ Connect & Apex Connect Draadloze endodontische motor en elektronische apex locator

Your path to the apex Elevate your confidence while enhancing patient safety.

Betere zichtbaarheid en uitzonderlijke betrouwbaarheid tijdens elke kanaalpreparatieprocedure.

Voeg vertrouwen toe aan uw vormgeving, met elements Connect and Apex Connect. Het onderling verbonden systeem is ontworpen om hamonieus samen te werken en draagt bij aan de veiligheid van patiënten, terwijl u uw procedures vereenvoudigt. Het intuïtieve display biedt real-time feedback over de werklengte om fouten te minimaliseren, terwijl de motor betrouwbare prestaties levert met vrijwel elk vijlsysteem. Alles wat u nodig heeft om het succes van uw preparatieprocedure van begin tot eind te ondersteunen.

Voor meer informatie of een demo in uw praktijkl scan de QR Code of bezoek to.kerrdental.com/en/elements-connect-apex-connect

kerrdental.com ©2024 Kerr Corporation. All Rights Reserved. MKT-24-0127

14

Scan mij voor meer informatie

Dental Coach; jouw partner in preventieve mondgezondheid Het veranderen van de patiënt zijn gebitsverzorging; het blijft een lastige taak voor jou als mondzorgprofessional. Maar niet met de Dental Coach app. Deze gebruiksvriendelijke en makkelijk te installeren app maakt de patiënt bewust van zijn gedrag, biedt online coaching mogelijkheden én complementeert jouw zorg!

Wat levert het op?

Probeer Dental Coach nu 3 maanden gratis uit!

www.dentalcoach.app

Tijdsbesparing Kostendeclaratie (code M01) Gemotiveerde patiënten Gezonde patiënten Moderne uitstraling van de praktijk

15

Tips om lichamelijke klachten te voorkomen

Vitaliteit in de tandartspraktijk Orofaciaal fysiotherapeut Saskia Vrickx werkt in haar praktijk ‘fysio de hoofdzaak’ veel samen met tandartsen en mondhygiënisten. Ze herkent daardoor problemen waar mondzorgprofessionals tegenaan lopen in hun dagelijkse praktijk.

In dit artikel deelt ze haar tips om lichamelijke klachten te voorkomen en vitaal aan het werk te zijn én te blijven!

Saskia Vrickx

Fit en gezond aan het werk, dat willen we eigenlijk allemaal.

je hebt dan een lichte holling in je onderrug; een bolling

Maar in de dagelijkse mondzorgpraktijk is het soms best een

van de bovenrug en weer een holling in de nek. Dit is de

uitdaging om de vitaliteit te bewaken. Naast volle agenda’s

zogenaamde S bocht. In de S bocht is de wervelkolom het

en werkdruk heeft de werkhouding een grote invloed op het

meest stabiel zonder dat het je spierkracht kost.

welzijn tijdens het werk. Twee op de drie tandartsen en mond-

•

Hoofd recht boven je schouders

hygiënisten geven werkgerelateerde lichamelijke klachten

•

Vanuit de heupen kunt je – indien nodig - nog iets naar

aan zoals pijn en dysfunctie aan rug, nek, schouders, pols en handen. Dit gaat ten koste van het welzijn en werkplezier

voren komen om goed zicht te verkrijgen.

•

Probeer echter niet tegelijk te buigen en te draaien. Dit is

maar kan ook tot uitval leiden. Voorkomen is dan beter dan

zwaar voor nekschouders en rug. Zeker omdat je dit

genezen. Je wacht toch ook niet met tandenpoetsen totdat

meestal vaker naar één kant doet; namelijk de kant van je

je cariës hebt?!

dominante hand. Draai zoveel mogelijk tussendoor ook eens de andere kant op.

De goede werkhouding

•

Stel de je eigen stoel/kruk en de patiënten stoel goed in;

Er zijn veel instructies over goed zitten. Maar er bestaat niet

zet de zadelkruk zo hoog dat je knieën een hoek van 100

zoiets als de perfecte houding. Geen enkele houding is fout;

tot 110 graden maken. Met andere woorden je heupen

als je het maar niet te lang achter elkaar doet. Dan is het

zijn iets hoger dan je knieën.

namelijk statische belasting. Er zijn houdingen die gunstiger

•

zijn voor nek- rug en schouders.

Hierbij enkele richtlijnen: •

plaatst dan je ellebogen.

•

Beide voeten op de grond; je beenspieren geven je stabiliZit op je zitbotjes (of je kruis) dus niet of je billen/onderrug

•

Schouders laat en ontspannen en recht boven je heupen;

16

Een geschikte werkstoel of zadelkruk heeft een lendesteun die de onderrug ondersteunt aan de bovenrand

teit en maken het makkelijker om rechtop te zitten •

Bij een goede werkhoogte zijn je handen iets hoger ge-

van het bekken.

•

Zit afwisselend mét maar ook eens zonder steun. Dit stimuleert jouw balans en activeert je eigen spierkracht.

17

Verdere tips voor een goede werkhouding Zorg dat de patiënt goed in de zichtlijn ligt Stel je voor dat je volgens het ‘klokprincipe’ werkt, het hoofd van de patiënt is daarbij 12 uur. Rechtshandige behandelaars werken dan in alle posities tussen 9-12 uur, linkshandige behandelaars tussen 12-15 uur. Natuurlijk mag je wel eens van de optimale positie afwijken maar probeer dat niet teveel te doen. Zo blijft er ook ruimte voor een assistent.

Het hoofd van je patiënt kan ook bewegen Het is bijna vanzelfsprekend, maar toch wordt het in de praktijk vaak vergeten. De patiënt kan met jou meebewegen. Denk

Administratie

niet alleen aan de JA beweging om naar de boven- of onder-

Plan hier voldoende tijd voor in, zo voorkom je dat je aan het

kaak te kijken. Maar de patiënt kan ook in de NEE richting

einde van de dag nog alles snel moet afraffelen. Dit ‘nog even

bewegen en - helemaal vaak vergeten - het oor naar de schou-

snel doen’ verhoogt de frustratie hierover en heeft meestal

der bewegen (lateroflexie hoofd). Zo kan je makkelijker ach-

geen goede invloed op je werkhouding. Vergeet ook de plek

terin kijken.

waar je de administratie doet niet. Vaak doen we dit op een plek die wordt gedeeld met andere gebruikers. Voor je begint;

Verlichting

Staat de stoel, het bureau en beeldscherm wel op de juiste

Daglicht in de werkkamer zorgt voor goed zicht en houdt je

hoogte voor jou? Het kost even een paar minuten maar kan

alert. Een lamp bij de stoel geeft je extra zicht. De lamp kan

je een hoop klachten schelen.

het beste vlak boven het hoofd van de behandelaar gezet worden. Probeer deze zoveel mogelijk loodrecht op je werkveld

Bewegen, bewegen en bewegen!

en ongeveer parallel lopend met de blikrichting te richten. Zo

Compenseer de voorkeurskant

voorkom je onnodige schaduwen en strijklicht.

Als mondzorgverlener zit je vaak langdurig asymmetrisch voorover; in de richting van je voorkeurshand. Draai daarom

Ogen

regelmatig even de andere zijde op om te compenseren.

Check regelmatig je ogen. Als je het eigenlijk niet goed kunt zien zal dit - ondanks alle tips, adviezen en jouw goede voor-

Doe kleine oefeningen tussen iedere patiënt door

nemens - je werkhouding niet ten goede komen. Ook een

Schud je schouders los. Draai regelmatig je hoofd in alle rich-

prismabril of loepbril kunnen een positieve bijdrage leveren,

tingen. Doe de ‘zwemslagen’ dan beweeg je met je hele arm

zolang de versterking van de loepbril niet te groot is. Een ont-

en rug, draai rondjes met je polsen en open je handen en strek

spannen zithouding als gevolg van optimaal zicht, creëer je

je vingers maar knijp ook even je handen en speel piano met

ook eenvoudig met een microscoop, maar deze is meestal

de vingers.

niet bij elke patiënt bruikbaar.

Voorkom lang zitten Instrumentarium

Zitten is het nieuwe roken, dus probeer zoveel mogelijk te

Gebruik ergonomische instrumentaria. Een iets lichter instru-

lopen of staan. Is het mogelijk om uitleg aan patiënten, ver-

ment met dikkere handgreep zorgt dat je minder kracht hoeft

gaderen of je administratie (hoog/laag bureau) staand te uit

te leveren met de hand- en onderarmspieren. Denk ook aan

te voeren? Dan doen!

de gemodificeerde pengreep om overbelasting van de hand en vingers te voorkomen. Bij deze greep plaats je de toppen

Zelf lopen

van de eerste drie vingers (duim, wijsvinger en middelvinger)

Haal je eigen koffie of je patiënten op uit de wachtkamer. Zo

in een driepuntscontact rond het instrument. Op internet

loop je even. Dit maakt de spieren los en hiermee breng je de

is veel informatie/filmpjes te vinden hoe deze uit te voeren.

bloedsomloop op gang.

18

Fit en gezond aan het werk, dat willen we eigenlijk allemaal.

Lunchwandeling

Wees matig met alcohol en koffie. Eet rustig gevarieerd en

Ga in de pauze even naar buiten om te wandelen. Het heeft

matig; denk eens aan de 80% regel. Eet 80% ‘gezond’ en eet

vele voordelen. Je longen kunnen zich opschonen en vullen

tot je 80% vol zit. Zo krijg je alle vitamines en bouwstoffen,

met zuurstofrijke lucht. Je bent letterlijk even weg van de

geniet je van je eten en hoef je niets te laten staan.

werkplek en dat geeft ook mentale afstand. Ook je ogen kunnen even verder wegkijken. Dit brengt ze tot rust en voorkomt

Voldoende slaap; het is een mythe dat iedereen 8 uur nodig

hoofdpijn. Door zon- of daglicht maak je meer vitamine D aan

heeft maar de meeste Nederlanders hebben tussen de zeven

dat wonderen doet voor je humeur. Maar het is ook belangrijk

à acht uur wel nodig om voldoende te herstellen. Zorg daarbij

voor je slaap/waak ritme en je nachtrust. Waardoor je de vol-

voor een goede slaaphygiëne (slaaproutine).

gende dag meer uitgerust op de werkplek verschijnt.

Bezuinig niet op leuke dingen en sociale contacten - naast je Slim agendabeheer

werk - die je opladen en energie geven.

Neem de leiding over je agenda. Het is niet altijd makkelijk

Sporten zorgt voor spierkracht en conditie. Het maakt eigen-

maar pauzes zijn belangrijk in het voorkomen van klachten.

lijk niet uit wat je doet - alle sporten hebben voor- en nade-

Dus maak duidelijke afspraken met je collega’s en het secre-

len - als je er maar lol aan beleeft. Zo houd je het langer vol.

tariaat over de behandeltijd die patiënten of behandelingen nodig hebben. Zo voorkom je dat je steeds onder tijdsdruk

Tot slot

staat, je uitloopt of dat de pauze erbij in schiet.

Als orofaciaal fysiotherapeut kan ik het niet nalaten. Doe je kaken los. Bruxisme (klemmen, fixeren of knarsen) activeert

Let eens op je werkdagen. Door de dagen goed te verdelen

namelijk spierspanning in nek en schouders. Dus glimlach,

over de week en niet te lange dagen te werken voorkom je

fluit, neurie of zing. Zo maak je er niet alleen een productieve,

uitputting en piekbelasting.

maar ook een leuke dag van.

Indien mogelijk, probeer je werktijden zo te plannen dat je rekening kunt houden met jouw voorkeur en bioritme. Dus

Saskia Vrickx is orofaciaal en mindful fysiotherapeut en eigenaar

niet om zeven uur starten als je eigenlijk geen vroege vogel

van praktijk ‘fysio de hoofdzaak’ in Woerden. Daarnaast werkt ze

bent. Maar ook het soort behandelingen kun je sturen. Ben

als gecertificeerd intervisiecoach en is gastdocent voor verschil-

je na de lunch niet op je best? Plan niet de moeilijke of zwaar-

lende organisaties waaronder Dental Best Practice waar zij een

dere behandelingen op dat moment.

cursus TMD-klachten en orofaciale fysiotherapie verzorgt.

Lifestyle

Referentie:

Het is een inkopper maar daarom niet minder waar; Leef en

https://www.rug.nl/research/ctm/kenniscentrum/ergonomie/

eet gezond. Daarmee voorkom je klachten en bevorder je

pdfergonomie/1innemenvaneengezondezittendewerkhou-

het natuurlijke herstelvermogen van lichaam en geest. Dus…

dingbijdepatientenbehandeling.(jan2009).pdf

19

20

Conflicten in je praktijk Hoe ontstaan ze en hoe los je ze op?

Conflicten tussen medewerkers: je doet er als praktijkmanager natuurlijk alles aan om ze te voorkomen. Maar soms lopen discussies toch hoog op. En dan kan je er niet omheen: er ontstaat een conflict dat moet worden opgelost. Voor praktijkmanagers is het waardevol om te weten hoe conflicten op de werkvloer precies ontstaan, en welke stappen je kunt zetten om ze te de-escaleren. En, hoe zit het met conflicten waar je zelf onderdeel van bent?

Gracita Linger

Hoe ontstaan conflicten op de werkvloer in specialistische werkomgevingen?

groep te vormen of groepen bij elkaar te brengen, vooral wan-

In de aard van het werk in een tandartspraktijk zit veel werk-

werken. Daarnaast is het steeds vaker zo dat verschillende

plezier, maar er zijn ook genoeg redenen voor conflicten op

generaties samen in een tandartspraktijk werken. En je raadt

de werkvloer. Je werkt bijvoorbeeld nauw samen als team,

het al, verschillende generaties denken over het algemeen

waarbij je letterlijk dicht op elkaar staat. Daarnaast ben je

verschillend over de invulling van werk.

neer er veel verschillende persoonlijkheden in de praktijk

als team van elkaar afhankelijk. Specialisten en operationele medewerkers, zoals tandartsassistenten, moeten heel goed

Conflicten kunnen ook ontstaan tussen medewerkers en de

op elkaar zijn ingespeeld. En daar begint het soms al.

maatschaphouders, of specialisten. Dit gaat dan meestal over beleidsbeslissingen, werkverdeling of beloningsstruc-

Wanneer er onduidelijkheden zijn over rollen en verantwoor-

turen. Kenmerkend voor conflicten tussen medewerkers en

delijkheden kan er in de snelkookpan die een tandartspraktijk

maatschaphouders is dat het vanwege een hiërarchische cul-

soms is, relatief snel ongenoegen ontstaan. Wel zo belangrijk

tuur vaak lang duurt voordat deze conflicten echt besproken.

dus om conflicten op tijd en grondig op te lossen.

Daardoor sudderen conflicten langer door dan nodig.

Verschillende typen conflicten

Jouw verantwoordelijkheid als praktijkmanager

In tandartspraktijken kunnen verschillende typen conflicten

Als praktijkmanager draag je de verantwoordelijkheid voor

op de werkvloer ontstaan. Van conflicten tussen teamleden

het creëren van een positieve werkomgeving waarin teamle-

tot conflicten tussen management en medewerkers.

den effectief kunnen samenwerken en hun beste werk kunnen leveren.

Conflicten tussen assistenten kunnen bijvoorbeeld ontstaan door misverstanden over taken, verantwoordelijkheden of

Je kunt dan ook stellen dat jij als praktijkmanager een belang-

werkprocessen. Ook kan het soms lastig zijn om intern een

rijke verantwoordelijkheid hebt in het oplossen van conflic-

21

ten op de werkvloer. En los van je formele verantwoordelijkheid, vinden maatschaphouders het prettig als jij het voortouw neemt in het oplossen van conflicten. Zeker wanneer je binnen je praktijk een cultuur hebt waarin partijen elkaar niet snel aanspreken.

Als praktijkmanager kan je verschillende dingen doen om conflicten goed op te lossen. Een personeelshandboek of een gedragscode waarin gedragsregels staan vastgelegd is, om te beginnen, erg handig. Veel praktijken hebben dit soort regels echter niet. Dan kan het slim zijn om vooraf goed na te denken over de aanpak van het conflict en achteraf te evalueren hoe je deze situatie naar de toekomst toe kunt voorkomen.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan een laagdrempelige lunchsessie waarbij je de vuistregels van feedback geven en feedback ontvangen centraal stelt.

Wat als jij onderdeel bent van het conflict?

•

Groepsvorming: Valt het je op dat collega’s duidelijke

Je hebt een spilfunctie en dus veel invloed op de sfeer in de

groepen vormen, en niet onderling met elkaar communi-

praktijk. Het is alleen niet ondenkbaar dat je direct of indi-

ceren? Onderzoek eens wat daarachter zit. Het kan een

rect onderdeel bent van het conflict bent, bijvoorbeeld van-

kwestie van persoonlijke voorkeur zijn, maar er kan ook

wege je leidinggevende positie. Daarom is het extra goed

sprake zijn van een onderling conflict.

om vooraf te bedenken hoe je het conflict zo goed mogelijk

•

Negatieve houding vanuit de specialisten: merk je dat

oplost, zonder dat je er emotioneel te veel in wordt meege-

specialisten veel klagen over de kwaliteit of inzet van as-

zogen. Het kan helpen om zoveel mogelijk vragen te stellen,

sistenten? Dan is er grote kans dat zich een conflict

aandachtig te luisteren en je persoonlijke mening even uit te

heeft voorgedaan. Probeer bij verschillende partijen te

stellen. Juist in conflicten waar je zelf onderdeel van bent,

onderzoeken of er zich een incident heeft voorgedaan -

is het extra belangrijk om positief en constructief te blijven.

of mogelijk sluimert er iets anders?

Conflicten op tijd signaleren Conflicten op de werkvloer los je gemakkelijker op wanneer

Voorkom dat de hele praktijk zich in het conflict mengt

je situaties op tijd signaleert. Een aantal aanwijzingen voor

Vooral wanneer emoties hoog oplopen, kan het zijn dat een

conflicten binnen jouw praktijk, zijn:

conflict onderwerp van gesprek wordt in de hele praktijk. Maar

•

Onderlinge communicatie: Valt het je op dat een mede-

een roddelcultuur kan het probleem alleen maar erger maken

werker duidelijk minder communiceert met collega’s en

en de werksfeer negatief beïnvloeden. Dus, hoe kun je ervoor

zichtbaar minder plezier in het werk beleeft? Dan is dat

zorgen dat niet de hele praktijk zich in het conflict mengt?

een reden om eens verder te onderzoeken of er sprake

Communiceer, zeker bij een openlijk conflict, goed over wat

kan zijn van een conflict met een ander.

er gaande is, waarbij je meteen duidelijk maakt dat roddelen

Verandering in stemming: merk je dat de sfeer op de

niet constructief is. Moedig teamleden aan om jou de nodige

werkvloer negatief is? Dan is er grote kans dat zich iets

vragen te stellen. En anders kunnen ze natuurlijk ook recht-

heeft voorgedaan waar onvrede over heerst. Tijd om uit

streeks met de betrokkenen in gesprek, in plaats van achter

te zoeken waar de onvrede zit.

hun rug om over ze praten.

•

22

Wat ook kan helpen is de focus verleggen naar positieve

Zo kan een conflict tussen twee tandartsassistenten over

aspecten van het werk en teambuildingactiviteiten te orga-

het niet halen van deadlines voor het afronden van patiën-

niseren om de banden binnen het team te versterken.

tendossiers diepere zorgen blootleggen over een gebrek aan duidelijke verwachtingen, training of ondersteuning bij het

Hoe start je met conflictoplossing?

uitvoeren van taken.

Een conflict goed aanpakken - het is makkelijker gezegd dan

Een conflict tussen tandartsen en assistenten over het

gedaan. Hoe start je nou echt goed met het oplossen van

gebruik van bepaalde behandelmethoden kan eigenlijk voort-

een probleem? Het ene conflict is het andere niet, en de ene

komen uit een gebrek aan open communicatie en samen-

medewerker heeft iets anders nodig dan de ander. Iedere eer-

werking binnen het team, waarbij assistenten mogelijk meer

ste stap naar conflictoplossing is dus ook anders.

betrokkenheid wensen bij behandelbeslissingen.

Het allerbelangrijkste in conflictoplossing, is dat je niet te snel

En een conflict over wijzigingen in het beleid van de prak-

naar een oplossing zoekt. Dat klinkt misschien tegenstrijdig,

tijk kan in werkelijkheid angst of onzekerheid weerspiegelen

maar in de kern van vrijwel alle conflicten zit de behoefte om

onder het personeel over hun toekomst binnen de praktijk,

gehoord te worden. Door iedere partij - wat zijn of haar uitvoe-

wat kan voortkomen uit een gebrek aan transparante com-

rende werk ook is. Specialisten willen graag begrepen worden

municatie over de redenen achter de veranderingen.

door hun assistenten, en assistenten willen graag gezien en gehoord worden door specialisten. Dus, de start van iedere

Pas als je weet wat er écht speelt, kun je het conflict gericht

succesvolle conflictoplossing is: ga samen om tafel.

oplossen.

De vraag achter de vraag

Hoe kom je uit een conflict?

Vaak schuilen er onder de oppervlakte van een conflict die-

Ook het zoeken van een oplossing voor een conflict doe je in

pere behoeften of zorgen. Het is belangrijk om de vraag achter

een persoonlijk gesprek. Dat kan een tweede gesprek zijn -

de vraag te herkennen door actief te luisteren en te proberen

nadat je in een eerste gesprek de kern van het probleem goed

de werkelijke behoeften van de betrokkenen te begrijpen.

hebt ontleed. Zo’n tweede gesprek kun je als volgt begeleiden:

23

‘‘

1. Vind gemeenschappelijke doelen: zoek naar

“Pas als je weet wat er écht speelt, kun je het conflict gericht oplossen.”

doelen die alle partijen delen. Dit vormt de basis voor een oplossing waar iedereen achter kan staan.

2. Bedenk creatieve oplossingen: moedig iedereen aan om ideeën te delen voor mogelijke oplossingen. Benadruk dat iedereen die betrokken is bij het conflict, zich mag mengen in de oplossing.

3. Bekijk de praktische kant: kijk naar wat haalbaar is en wat niet. Denk aan tijd, middelen en mogelijke obstakels bij het uitvoeren van de oplossing.

4. Maak duidelijke afspraken: zodra er een oplossing is gevonden, zorg dan voor heldere afspraken over wie wat doet. Zorg dat iedereen begrijpt wat er van hen wordt verwacht.

5. Volg regelmatig op om te zien hoe het gaat.

Bespreek eventuele problemen en zorg dat ze

Deze derde partij kan objectief en onpartijdig optreden, waardoor

snel worden opgelost.

ze in staat zijn om te bemiddelen tussen de betrokken partijen en te helpen bij het vinden van een oplossing die voor iedereen accep-

Een derde partij bij conflictbemiddeling: wanneer wel en wanneer niet?

tabel is. Het inschakelen van, bijvoorbeeld een externe mediator of

Terwijl je dit leest, hoor ik je denken: dit wil ik alle-

municatie te verbeteren en de relatie tussen teamleden te herstellen.

HR-adviseur, kan conflicten effectief oplossen, helpen om de com-

maal heel graag doen, maar ik heb helemaal geen tijd voor (of geen zin in) uitgebreide conflictoplos-

Als praktijkmanager is het belangrijk om te weten wanneer het nodig

sing.

is om externe hulp in te schakelen. De stelregel daarvoor is: weet

In sommige gevallen kan het nuttig zijn om een

je even niet wat je moet doen - of loopt je plan niet zoals gewenst -

neutrale derde partij, in te schakelen om te helpen

spar dan in ieder geval met iemand die verstand heeft van conflic-

bij het oplossen van een conflict. Dat scheelt je

toplossing in kleine praktijken. Samen kun je beoordelen welke inzet

tijd, en je weet zeker dat je tot een goede oplossing

er verder nodig is.

komt. Zo’n derde partij is vooral nuttig bij complexe of vastgelopen conflicten, en bij het creëren van

Gracita Linger, HR-strateeg voor tandartspraktijken via

een cultuur waarin conflicten overall verdwijnen.

www.devirtuelepersoneelsadviseur.nl

24

25

D

De financiering van een investering

In de praktijk kan er door verschillende oorzaken een financieringsbehoefte ontstaan. Enkele voorbeelden hierbij: een apparaat is aan vervanging toe en de middelen zijn niet voorhanden; een extra behandelstoel zou de toenemende

klantvraag kunnen beantwoorden (groei van de onderneming). In dit artikel probeer ik je als lezer handvaten mee te geven om dit proces efficiënt aan te pakken. Er zijn veel vragen die beantwoord dienen te worden, voordat de juiste financieringsoplossing gevonden is.

Janet Besten

Stap 1: Bepaal de hoogte van de investeringsbehoefte

voor beroepsvervoer), woonhuis, grond, dieren, vaartui-

De eerste vraag die gesteld kan worden; is de investering

gen, goodwill en publiekrechtelijke vergunningen is;

noodzakelijk? Dient het apparaat vervangen te worden of is

gen voor representatieve doeleinden, effecten, vorderin•

een reparatie ook nog mogelijk/wenselijk? Levert een extra behandelstoel daadwerkelijk meer klantomzet op of word ik

Het bedrijfsmiddel niet voor meer dan 70% verhuurd wordt of niet gebruikt wordt in het buitenland;

•

De investering niet is aangegaan met uw eigen BV, familie-

ook met meer kosten geconfronteerd?

leden, gerechtigden uit een nalatenschap of vanuit uw

Indien vervanging en/of uitbreiding gewenst is, is het raad-

eigen privévermogen.

zaam om minimaal drie offertes aan te vragen. Beoordeel deze offertes op prijs, levertijd, garanties, onderhoudskosten, beta-

Stel dat een BV een behandelstoel aanschaft voor € 25.000

lingsvoorwaarden etc. Denk hierbij ook aan de afvoerkosten

en dat het belastbaar resultaat 2024 voor investering

van de oude behandelstoel of misschien kan deze nog ver-

€ 205.000 bedraagt, dan kan onderstaande berekening wor-

kocht worden. Tevens is het raadzaam om de leverancier te

den gemaakt.

screenen, zodat u met een betrouwbare partner in zee gaat.

Als er een akkoord is met de leverancier is het raadzaam om te kijken of er fiscale regelingen of subsidiemogelijkheden zijn.

Fiscale regelingen Een onderneming komt in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) indien: •

Er een bedrijfsmiddel wordt aangeschaft voor een bedrag van minimaal á € 450;

•

De investering in het boekjaar in gebruik genomen is, of er is een betaling verricht (investeringsaftrek ten hoogte van

•

26

deze betaling);

Het belastingvoordeel bedraagt € 39.290 minus 37.620 =

Het bedrijfsmiddel geen personenauto (tenzij gebruikt

€ 1.670

Subsidiemogelijkheden Over de subsidiemogelijkheden van je investering kun je meer informatie vinden

Want zeg nou zelf, wij hebben toch het leukste vak!

op de website: ondernemersplein.kvk.nl/subsidies-en-regelingen of je kunt conDe investeringsaftrek kan gecombineerd worden met de energie-inves-

tact opnemen met het RVO via telefoonnummer: 088-0424242

teringsaftrek (EIA) (40% van het inves-

Stap 2: Is er sprake van een financieringsbehoefte?

teringsbedrag). De extra voorwaarden

Door de voorgaande stap weten we het investeringsbedrag en wanneer deze

zijn dat de investering meer bedraagt

betaald dient te worden. Indien de eigen administratie op orde is, kan worden

dan € 2.500 en dat deze voorkomt op de

gekeken of (een deel van) de investering vanuit de eigen middelen gefinancierd

energielijst van het RVO (denk aan zon-

kan worden. Het in gesprek gaan met de leverancier over de betalingsvoorwaar-

nepanelen etc.). Deze energie-investe-

den of een leverancierskrediet kan ook een uitkomst bieden.

ringsaftrek dient binnen drie maanden

Tevens dient de vraag gesteld te worden of het wenselijk is om de investering te

nadat de koopovereenkomst is gesloten

kopen of te huren. Indien er gehuurd wordt of er gebruik is gemaakt van de moge-

gemeld te worden bij het RVO.

lijkheid tot operational lease dan is er geen financieringsbehoefte.

27

Stap 3: Bepaal de mate van de financieringsbehoefte

2. Lening conform punt 1 maar met

stelde lening wordt ingelost. Doordat

zekerheidsstelling-> Een object kan

de kredietverstrekker minder zeker-

Indien duidelijk is dat er een financie-

als zekerheid dienen, maar ook een

heid heeft zal er een hogere rente-

ringsbehoefte is, dan is de vraag op

derde (persoon) kan borg staan voor

welke van de onderstaande manieren

de lening. Indien niet aan de rente-

Enkele voorbeelden van financiers:

het vermogen aangetrokken wordt.

en aflossingsverplichting wordt vol-

•

Banken

Hierbij wordt onder andere gekeken

daan kan het object worden ver-

•

Leasemaatschappijen

naar de levensduur van de investering:

kocht om aan de verplichting te vol-

•

Familie, vrienden

1. Indien je wilt investeren in bijvoor-

doen of de derde persoon kan aan-

•

Vermogende particulieren

beeld voorraden, dan is dit veelal tij-

gesproken worden om de verplich-

•

Leverancierskrediet

delijk (minder dan 1 jaar). Voor deze

tingen te voldoen. Deze zekerheid

•

Factoring (de financiering betaalt

investering is een (verhoging) van

kan onder andere geboden worden

aan jouw onderneming het bedrag

het rekening courant krediet een

door een pand/vastgoed als zeker-

van jouw openstaande nota’s bij

passende financieringsvorm. Indien

heid te stellen-> hypotheek. Naast

jouw klanten en de financier neemt

de extra voorraad wordt aangeschaft

een 1e hypotheek kan ook een 2e

de inning bij jouw klanten over. Dit

spreek je het krediet aan. Indien de

of 3e hypotheek gevestigd wor-

alles tegen een vergoeding voor de

extra voorraad is verkocht dan los je

den. Indien bijvoorbeeld het pand €

overname van het debiteurenrisico)

het extra krediet weer in. Hierdoor

600.000 waard is kan het als 1e hypo-

betaal je alleen over deze korte peri-

theek op een lening van € 100.000

ode extra financieringslasten.

verstrekt worden en als 2e hypotheek

vergoeding betaald dienen te worden

•

Crowdfunding (dit gaat middels een online platform)

•

Het verkopen van aandelen (en dus

2. Indien er geïnvesteerd wordt in een

op een andere lening. Deze zekerheid

veelal ook zeggenschap in jouw on-

bedrijfsmiddel dat een langere peri-

kan onder andere geboden worden

derneming) aan een investeerder

ode meegaat (bijvoorbeeld 5 jaar)

door roerende zaken als zekerheid te

dan zal er ook veelal een financie-

geven-> pandrecht op bijvoorbeeld

Indien de onderneming een laag risico-

ring voor 5 jaar aangegaan worden.

voorraden etc. of financial lease.

profiel heeft (financieel gezond is) zal

3. Achtergestelde lening. Deze lening

veelal de traditionele weg behandeld

De bij punt 2 genoemde lening kan in

is achtergesteld bij andere schuld-

worden en zal contact gezocht worden

verschillende vormen plaatsvinden:

eisers. Indien er een faillissement is,

met een bank of een leasemaatschap-

1. Lening met rente- en aflossingsver-

dan worden eerst alle andere schuld-

pij. Indien het risicoprofiel hoger is dan

eisers betaald voordat de achterge-

kunnen vermogende particulieren of het

plichting

28

www.devirtuelepersoneelsadviseur.nl

085 - 401 22 66

info@devirtuelepersoneelsadviseur.nl

HOOFDPIJN VAN AL DAT HR-GEDOE? KOST HET JE TEVEEL TIJD EN HEB JE ER GEEN GRIP OP? DAT KAN ANDERS.

SCAN EN DOE DE TEST!

Doe de test en ontdek in minder dan 2 minuten of jij je HR zaken slimmer en makkelijker kunt regelen.

De Virtuele Personeelsadviseur ondersteunt en adviseert praktijkmanagers bij indiensttreding, verzuim, (dis)functioneren en uitdiensttreding. Wij nemen HR gedoe uit handen en zorgen samen met jou voor grip op je HR zaken.

De Virtuele Personeelsadviseur

platform van crowdfunding aangesproken worden. Hoe meer

Tip

risico een kredietverstrekker loopt en hoe minder zekerheid

Reserveer elk jaar een bedrag, zodat er aan het einde van de

hij/zij heeft, hoe hoger de rentevergoeding. Dit is een afwe-

levensduur een nieuw activum uit de eigen middelen aange-

ging die gemaakt dient te worden.

schaft kan worden

Stap 4: Voorbereiden gesprek met financier

Indien er in de loop van het jaar een investering gedaan wordt,

Ter voorbereiding op het gesprek met een financier zijn de

waardoor er recht is op investeringsaftrek dan kan de voorlo-

volgende stukken van belang:

pige aanslag Vennootschapsbelasting misschien naar bene-

•

Bedrag van de investering en de balans na investering

den bijgesteld worden

•

Jaarcijfers van de laatste twee jaren

•

Rentabiliteitsprognose en liquiditeitsprognose (-> beno-

Indien de BV een lening aangaat met een geldverstrekker kan

digd om de aflossingscapaciteit van de onderneming te

het zijn dat de geldverstrekker vraagt om vanuit privé borg te

bepalen)

staan voor een bepaald bedrag. Bedenk of dit gezien de per-

Eventueel aangifte inkomstenbelasting van de laatste

soonlijke situatie wenselijk is. Wat zijn de gevolgen voor jou

twee jaren

indien de borg wordt aangesproken?

• •

Welke objecten kunnen als zekerheid verstrekt worden of kan er desgewenst iemand borg staan

Janet Besten is klantadviseur bij Van Oldeniel bedrijfs- en

•

Uittreksel Kamer van Koophandel

belastingadviseurs in Deventer.

•

Kopie legitimatiebewijs

29

a a r?

‘Een hele leuke en inspirerende dag’

d je

Hét Event voor de praktijkmanager

Z i e n we

Ook dit jaar heeft Dental Best Practice specifiek voor

van de praktijkmanagers zelf is. Uiteraard ieder jaar

de praktijkmanager weer een gevarieerd en inhou-

wel weer met een actueel onderwerp.”

delijk programma samengesteld. De aftrap vindt plenair plaats waarna er weer veel individuele aandacht

Wat is de opzet van de dag?

is door middel van specifieke workshops waaruit je

“We hebben de afgelopen jaren ervaren dat de opzet

zelf kunt kiezen. Kim van der

waarbij we zowel plenair als ook kleinere workshops

Kuijl, marketing manager

aanbieden het beste werkt. Plenair hebben we weer

bij Dental Best Practice en

een hele mooie aftrap dit jaar en daarna kunnen de

betrokken bij het samenstel-

bezoekers hun eigen programma vaststellen door 3

len van het programma, ver-

van de 4 workshops te kiezen. Zo is er ook veel indivi-

telt meer over de Hét Event

duele aandacht tijdens de verschillende workshops

voor de praktijkmanager.

en kun je kiezen wat het beste bij je past.”

Is er behoefte vanuit het werkveld voor het event?

Welke onderwerpen komen aan bod?

“Dit jaar organiseren we

ben we dit jaar weer een hele mooie mix van commu-

wederom dit goed bezochte

nicatie, leiderschap (motiveren & positieve beïnvloe-

event. We merken dat er vanuit praktijkmanagers nog

ding), arbeidsrecht anno 2024 en aandacht voor tools

altijd behoefte is aan een inhoudelijk programma dat

& technieken die zorgen voor tijdsbesparing en minder

actuele onderwerpen behandelt. Ook dit jaar verwel-

werkdruk aan de balie.”

“Zoals gezegd kijken we ieder jaar naar de behoefte vanuit de markt en de actuele ontwikkelingen. Zo heb-

komen we weer aardig wat praktijkmanagers die al vaker zijn geweest, maar ook nieuwe praktijkmana-

Wat is er nieuw dit jaar?

gers die zich willen laten verrassen door het event.”

“Nieuw dit jaar is dat we het event gaan openen met ‘’lanceringen binnen de tandheelkunde’’. We hebben

Hoe stel je het programma samen?

weer een paar hele mooie initiatieven vanuit de tand-

“Bij de samenstelling van het event kijken we uiter-

heelkundige markt die we graag willen delen met alle

aard wat er speelt onder praktijkmanagers. Omdat we

praktijkmanagers.”

veel contact met ze hebben kunnen we dat ook goed

30

inschatten. Dat contact hebben we onder andere door

Wat mag de bezoeker zeker niet missen?

de opleidingen die we voor praktijkmanagers orga-

“Alles! Het wordt een hele leuke en inspirerende

niseren, maar we halen ook veel informatie van het

dag. En tijdens de lunch en de borrel na afloop kun

door onszelf opgezette PM Platform waar veel ken-

je meteen weer even bijkletsen met je collega prak-

nisuitwisseling tussen praktijkmanagers plaatsvindt.

tijkmanagers!

Tevens kijken we altijd goed naar evaluaties van afge-

We hopen je dan ook te mogen verwelkomen op 19

lopen jaren, waar we input en ideeën uithalen voor

april. We zitten inmiddels al bijna vol, maar mocht je

volgende edities. Sommige sprekers staan zelfs al een

jezelf nog willen verzekeren van een plekje, meld je

aantal edities op het programma omdat dit de wens

dan snel nog aan via de site.

Hét Event voor de praktijkmanager Miele Experience Center Vianen

j e v an

d

Kies 3 workshops gedurende de dag!

g n o g aa

n!

e ld

aa

M

19 april 2024

31

32

Tekortkoming Fridus van der Weijden

Dit jaar was het weer zover. De praktijk werd onderworpen aan

Genootschap (NHG) over reiniging en desinfectie/sterilisatie

een her-audit voor het ISO 9001:2015 certificaat. Dat betekent

van instrumentarium staat dat gesteriliseerd instrumenta-

dat alle processen geaudit werden waaronder het kritisch pro-

rium moet worden voorzien van een ‘steriliteit-verloopdatum’

ces sterilisatie. En daar liepen we volgens de auditor tegen

maar ook hier zonder verdere uitleg. Ook op de website van

een ‘tekortkoming’ aan omdat wij een stempel met datum op

het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) staat

de sterilisatiezakken hadden gezet. Tja, de inkt zou het ste-

iets over het dateren van een sterilisatieverpakking maar hier

rilisatieproces/ zakken aantasten en daarmee zou de sterili-

wordt aangegeven dat de ‘sterilisatiedatum’ moet worden ver-

teit van ons instrumentarium niet gewaarborgd zijn. Nu was

meld. Dit moet dan met een stickertje op de laminaatzijde van

dit geen onbekend punt voor ons omdat we het ooit al eens

de sterilisatiezak geplakt worden. Dezelfde informatie vind je

eerder hadden gehoord en het toentertijd hadden uitgezocht.

via de link waarnaar verwezen wordt over reiniging, desinfec-

De ‘richtlijn infectiepreventie in mondzorgpraktijken’ is erg

tie en sterilisatie in de openbare gezondheidszorg. In de WIP-

vaag over dit punt en verwijst voor verdere details naar NEN

Richtlijn ‘Reiniging, Desinfectie & Sterilisatie: Beleid voor zie-

R8101, een norm die helaas niet te lezen is zonder ervoor te

kenhuizen’ waar het RIVM ook naar verwijst staat niets over

moeten betalen. In een eerdere analyse van ons sterilisatie-

houdbaarheid of hoe dat te noteren. Ook na een intensieve

proces - zoals gepubliceerd in het Nederlands Tijdschrift voor

zoektocht op internet komt er niets naar boven over inkt en

Tandheelkunde (NTvT) over de toegevoegde waarde van addi-

sterilisatie zakken.

tioneel testen tijdens het sterilisatieproces - liepen we tegen hetzelfde fenomeen aan. Namelijk dat wat betreft het moni-

Nu had ik in het kader van het artikel over validatie van het

toren van het sterilisatieproces voor details wordt verwezen

sterilisatieproces op advies het boek ‘Sterilisatie van medi-

naar een norm die tegen betaling moet worden aangeschaft;

sche hulpmiddelen met Stoom’ (auteur: J. Huys) gekocht, wat

NEN EN13060. Dit lijkt voor de bruikbaarheid een aandachts-

wordt gezien als een gouden standaard. Daarin staat dat je

punt mocht de richtlijn in de toekomst ooit worden herzien.

op het sterilisatie verpakkingsmateriaal niet mag schrijven omdat het materiaal daardoor kan beschadigen. Dat klinkt

Maar terugkomend op de tekortkoming, de richtlijn infectie-

logisch. Echter in het boek ‘Infectiepreventie van A tot Z’

preventie in mondzorgpraktijken beschrijft dat de steriliteit

(auteur D.M. Voet) uit de Standby praktijkreeks, lees ik dat

verloopt en dat daarom de ‘houdbaarheidsdatum’ moet wor-

de verpakking moet worden voorzien van de ‘sterilisatieda-

den genoteerd. Er wordt echter niet beschreven hoe je dat

tum’ ondermeer door deze te beschrijven met een speciale

moet doen. Op de website van het Nederlands Huisartsen

sterilisatie (vilt)stift.

33

Kortom onze keuze om de ‘verloopdatum’ er met een stempel ná het sterilisatieproces op te printen zodat de inkt niet uitloopt of samen met de stoom door het papier naar binnendringt, lijkt een goede en weloverwogen keuze te zijn geweest. Al met al voldoende om de ‘tekortkoming’ te weerleggen. Maar ook dit punt verdient in een revisie van de ‘Richtlijn infectiepreventie in mondzorgpraktijken’ verduidelijking en nadere precisering. Bijvoorbeeld door toe te voegen, net zoals beschreven in de norm voor tatoeëren en permanente make-up (NEN-EN 17169), die trouwens zonder te betalen toegankelijk is op de site van het RIVM dat: ‘Een sticker, onuitwisbare stempel of markeerstift die de verpakking niet beschadigt, is geschikt om informatie op de verpakking te schrijven.’

Fridus van der Weijden, Paro Praktijk Utrecht.

Referentie •

Van Heusden CYA, Welling L, Slot DE, van der Weijden GA. De toegevoegde waarde van additioneel testen tijdens het sterilisatieproces. Ned Tijdschr Tandheelkd. 2022 Feb;129(2):81-86. Dutch. doi: 10.5177/ntvt.2022.02.20102. PMID: 35133738.

•

https://www.rivm.nl/sterilisatie

•

https://www.rivm.nl/documenten/standaardmethoden-reiniging-desinfectie-en-sterilisatie-0

•

https://www.rivm.nl/documenten/wip-richtlijn-reiniging-desinfectie-sterilisatie-beleid-zkh

•

https://www.rivm.nl/hygienerichtlijnen/EU-norm-tatoeeren#64-sterilisatieproces

•

https://knmt.nl/praktijkzaken/veilig-werken/infectiepreventie

•

https://www.nhg.org/praktijkvoering/inrichting-instrumentarium/richtlijn-infectiepreventie/reiniging-en-desinfectie-of-sterilisatie-van-instrumentarium/

34

‘‘

En daar liepen we volgens de auditor tegen een ‘tekortkoming’ aan omdat wij een stempel met datum op de sterilisatiezakken hadden gezet.

Marketingondersteuning nodig voor jouw tandheelkundige producten of diensten?

Wil je mondzorgprofessionals bereiken met jouw product of dienst, maar mis je de tijd, het personeel, de kennis of de toegang tot de eindgebruiker?

Of heb je hier als praktijk ondersteuning bij nodig?

Dental Product Promotions biedt je de ondersteuning, de kennis, de middelen én het bereik om dat voor elkaar te krijgen. We verzorgen je totale marketingcommunicatieactiviteiten, van social media campagnes tot product gerelateerde workshops.

Content ma ken?

Een produc t workshop ?

Wij regelen het!

Hebben we je interesse gewekt?

Wil je meer weten, of een vrijblijvende offerte aanvragen?

Kijk dan snel op onze website!

www.dentalproductpromotions.nl

35

INTERVIEW Caroline Cuppens

Management in de mondzorg

Het jaar daarna bedacht ik tijdens het lesgeven dat ik graag een naslagwerk zou willen bieden aan mijn cursisten. Ik herstructureerde mijn concept in zes hoofdstukken, vulde de tekst aan, herschreef hier en daar wat, maar daar bleef het

Hoe is het idee ontstaan voor dit boek?

bij. In 2022, bij het uitschrijven van mijn eigen doelen voor

Sinds een aantal jaren geef ik het vak Praktijkmanagement

de komende drie jaar, kwam toch weer het boek in de top 3

bij Dental Best Practice. Tijdens het lesgeven merkte ik dat

terecht. Tijdens het verder schrijven aan het boek kwam de

er veel behoefte is aan bepaalde informatie is, en ik begon de

gedachte dat ik voldoende materiaal had voor een aanvulling

steeds terugkerende vragen te verzamelen. Dat is de basis

op de cursus Praktijkmanagement. Ik ging in gesprek met

geworden van dit boek.

Dental Best Practice en algauw stond Praktijkmanagement

Ik merkte dat iedere praktijk

II in het opleidingsaanbod,

zijn best doet maar toch tegen

compleet met de data. Maar

bepaalde zaken aanloopt.

het boek was nog niet af. Toen

Vaak hebben ze geen weet

mijn cursisten PM II startten,

van hoe andere praktijken het

kwam weer de vraag naar een

doet, wat er wel werkt, welke

naslagwerk. Het boek móést

tegenslagen ze kunnen ver-

nu wel af worden gemaakt!

wachten, hoe ze hun praktijk

kers, de patiënten, de regio, de

Heb je het helemaal zelf opgezet of hebben er nog anderen aan meegewerkt?

specialismen die aangeboden

Ik heb steun gezocht bij een

worden, maar toch zijn er aller-

redacteur. Via via kwam ik

lei principes die op alle praktij-

uit bij Margreet de Roo van

ken van toepassing zijn.

Maneno tekstredactie. Zij

Ik heb ervaren dat een soort

heeft mij door het hele pro-

roadmap die laat zien wat de

ces heen begeleid, stap voor

kunnen inrichten. Iedere praktijk is uniek, net zoals de praktijkhouder en de medewer-

opties zijn voor de cursisten

stap. Ze heeft scherpe vra-

beter werkt dan alleen maar advies geven, al is het in een leer-

gen gesteld en mijn Vlaamse woorden tot een vloeiend, vlot

omgeving wel noodzakelijk om voldoende handvaten te bie-

lezend geheel gemaakt. De oorspronkelijke 30.000 woorden

den. Daarom zeg ik in mijn boek ook niet: ‘Het moet zo’, maar

werden er al snel 92.000. Voor de vormgeving heb ik Suzan

beschrijf ik wat er mogelijk is en wat bewezen goed werkt.

Beijer en Janno Heck in de arm genomen. Zij hebben er met hun ervaring en professionaliteit een visueel aansprekend

Hoe heb je de inhoud bepaald?

geheel van gemaakt.

Ik ben in 2016 op het idee gekomen om een boek te schrijven delen en toen heb ik vol enthousiasme zo’n 30.000 woor-

Wat waren de belangrijkste onderwerpen die je naar voren wilde laten komen?

den geschreven, maar daar bleef het op dat moment bij.

Ik heb gefocust op vier onderwerpen: de praktijk, de agenda,

waarin ik mijn ervaringen als manager in de mondzorg kon

36

36 36

het personeel en geldzaken. Per onderwerp bespreek ik van alles. In het hoofdstuk over de praktijk, komen bijvoorbeeld

Tips!

zaken als prioriteiten stellen, timemanagement, praktijkstruc-

Hoe komt het dat de agenda voor 20% of meer leeg is?

tuur, doelen bepalen, hardware en software, en de huisregels

Komt dit door een verkeerde agendaverdeling (staat er

aan de orde. Bij de agenda gaat het om onder andere taak-

bijvoorbeeld te veel tijd open voor preventie, zie 3.1.1) of

delegatie, een internetagenda en de kamerplanning. Bij het

wordt er te weinig geïndiceerd (minder vervolgafspraken)

personeel ga ik in op de optimale bezetting, ziekmeldingen,

door de behandelaars? Zijn de oproepen aan patiënten

arbeidsovereenkomsten, functies binnen de praktijk, het pro-

niet uitgestuurd, is er iets misgegaan met de herinne-

ces van werving en selectie, het inwerken van nieuwe mede-

ringen, heeft de receptie een achterstand? Wat heeft de

werkers, het (de)briefen aan het begin en eind van de dag

praktijk nodig om ervoor te zorgen dat de kamers gevuld

en, heel belangrijk, kwaliteitsmanagement. En bij geldzaken

kunnen worden? Het antwoord op deze vraag wisselt per

behandel ik bijvoorbeeld de berekening van de kamerkosten,

praktijk en per situatie.

het financiële resultaat en hoe je dat kunt beïnvloeden, de omzet en hoe je die kunt verhogen en het declaratieproces.

Bevordert de praktijk de gezondheid van de collega’s, dan zal er doorgaans minder verzuim zijn. Voorziet de prak-

Wat onderscheidt het van andere boeken/ informatie?

tijk bijvoorbeeld in een abonnement bij de sportschool

Door mijn achtergrond als bedrijfskundige met een Master in

week een gezamenlijke loopactiviteit is? Heeft de prak-

de Zorg in combinatie met mijn eigen ervaring in de mondzorg

tijk vers fruit in de personeelsruimte? Als de praktijk dit

en als adviseur en docent weet ik wat er in de branche speelt,

overweegt, is het belangrijk dat eerst de stress (zie 2.1.1)

wat het managen van een mondzorgpraktijk inhoudt en dat

of werkdruk (zie 3.1) gemeten wordt, dat de collega’s zich

de invulling hiervan voor iedere praktijk anders is. In het boek

gehoord voelen, want deze zaken wegen zwaarder mee

leg ik aan de hand van voorbeelden uit de mondzorg uit hoe

in het voorkomen van ziekteverzuim.]

of is er een ‘sportteam’ dat ervoor zorgt dat er iedere

theorie vertaald kan worden naar de praktijk.

Het is aan te raden om onderaan de vacature te vermel-

Is het een theoretisch of praktisch boek?

den: ‘Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt

Ik heb bewust gekozen voor een leer-en-doe-formule: ik

niet op prijs gesteld’, zodat derden (uitzendbureaus of

bespreek de theorie en bied oefeningen die ervoor zorgen

headhunters) hun diensten niet ongevraagd aanbieden.]

dat de theorie eenvoudig door de lezer in de praktijk gebracht kan worden.

Kun je een aantal tips geven die in het boek voorbij komen?

Ik geef talloze tips in het boek over allerlei onderwerpen. Ik deel er hier drie. De eerste gaat over de agendabezetting: hoe zorg je ervoor dat de agenda goed volgepland is en blijft? De tweede gaat over het beperken van het ziekteverzuim en de derde kan je veel ongewenste e-mail besparen tijdens het proces van werving en selectie. Deze tips zijn natuurlijk onderdeel van een groter geheel, ze zijn gebaseerd op de theorie en de praktijkvoorbeelden die ik in het boek geef.

Wanneer verschijnt het boek?

Ik raad aan om de agendabezetting elke maand tijdens het

Het boek wordt op 19 april 2024 gelanceerd bij het Event

managementoverleg te bespreken als een KPI (zie 2.2.3). Als

voor de Praktijkmanager van Dental Best practice in

de agendabezetting te laag is, moet dit onderzocht worden.

Vianen.

37

AI in de mondzorg

Het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid

‘‘

”Door gebruik van AI worden patronen en trends blootgelegd die voor het menselijk oog verborgen zouden blijven”

38

In de mondzorg is het essentieel om de aandacht niet alleen te richten op patiëntenzorg, maar ook op het welzijn en de betrokkenheid van je personeel. Een stabiel en tevreden team is immers belangrijk voor het goed functioneren van een praktijk. MedicPlek en MediQflow hebben zich gericht op het meten en verbeteren van medewerkersbetrokkenheid en ontwikkelde een AI gestuurde benchmarking tool hiervoor. Hoe werkt dit en wat zijn de voordelen voor mondzorgpraktijken? Guus Vreeswijk, oprichter en eigenaar van Medicplek legt het uit.

Opkomst AI

ben op de zorg die we leveren. Dus is

Hoe werkt het?

De opkomst van Artificial Intelligence

het belangrijk om een goede sfeer op

Door middel van een AI gestuurde tool

of kunstmatige intelligentie (AI) is één

de werkvloer te hebben en dat iedereen

kun je conversaties hebben met jouw

van de meest significante technolo-

zicht betrokken voelt. Door echt te luis-

medewerkers. Deze conversaties zijn

gische ontwikkelingen van de afgelo-

teren naar wat medewerkers nodig heb-

essentieel voor het onbevooroordeeld

pen decennia. AI vindt zijn weg al in

ben en samen te werken aan verbeterin-

verzamelen van waardevolle feedback.

vrijwel elk aspect van ons leven, van

gen, kan een praktijk een fijne werkplek

Vervolgens wordt de data door AI geana-

de manier waarop we communiceren

zijn met weinig verloop. En dat is precies

lyseerd, wat diepe inzichten verschaft in

en informatie consumeren tot hoe we

waar een tool met AI kan helpen.

patronen, prioriteiten en feedback van het personeel. Deze informatie wordt

winkelen en ons verplaatsen. In de gezondheidszorg transformeert AI

De rol van AI voor HR

omgezet in geclusterde rapportages, die

de sector door processen efficiën-

Of je nu werkt als HR-manager bin-

inzicht geven in de sterke punten van de

ter te maken, diagnoses te verfij-

nen een grote zorgorganisatie of een

praktijk en de gebieden die verbetering

nen en gepersonaliseerde zorgpa-

eigen praktijk hebt zonder een vaste

behoeven. Na een half jaar komt er een

den mogelijk te maken.

HR-medewerker, AI kan op een makke-

nieuwe ronde en wordt er voortgebor-

lijke en snelle manier een onschatbare

duurd op de eerder ingegeven data van

Toepassing binnen de mondzorg

bron van inzicht geven in medewer-

de medewerker. Hierdoor is ook goed te

kerstevredenheid, betrokkenheid en

ontdekken of er in het afgelopen half jaar,

In de mondzorg staan praktijken vaak

welzijn. Door het gebruik van AI wor-

daadwerkelijk stappen zijn gezet richting

voor de uitdaging om een stabiel en

den gegevens niet alleen snel en effici-

het verbeteren van de betrokkenheid in

tevreden team te onderhouden. Het is

ent geanalyseerd, maar worden er ook

de praktijk. Dit geeft vele male rijkere

hard werken en de verwachtingen van

patronen en trends blootgelegd die voor

informatie dan ieder jaar hetzelfde for-

patiënten zijn hoog. Praktijken moeten

het menselijk oog verborgen zouden

mulier, met dezelfde vragen te hanteren.

ervoor zorgen dat hun teamleden zich

blijven. Dit leidt tot scherpere inzich-

De praktijken profiteren verder van

gewaardeerd en ondersteund voelen.

ten en stelt een HR-afdeling in staat om

benchmarking om hun prestaties te ver-

Als personeel vertrekt, kost dat tijd en

proactief te handelen, de medewerker-

gelijken met regionale en landelijke data.

geld om nieuwe mensen te vinden en

stevredenheid te verhogen en de orga-

Zo kunnen ze niet alleen intern verbete-

in te werken. Dit kan ook invloed heb-

nisatie als geheel te versterken.

ren, maar ook zien waar ze staan in een

39

‘‘

“Belangrijk is dat de anonimiteit van de individuele medewerkers gewaarborgd blijft”

Getest binnen de tandheelkunde Er zijn al verschillende mondzorgpraktijken, waarbij positieve resultaten zijn behaald met het gebruik van AI om de medewerkerstevredenheid te verbeteren. Deze praktijken rapporteren dat ze nu beter snappen wat er aan de hand is op de werkvloer.

Door de geanalyseerde feedback zijn er verdiepende en open gesprekken gevoerd waar het team echt wat aan had. Zo konden de praktijken samen de sfeer en de dagelijkse werkzaam-

groter landschap. Belangrijk is dat de anonimiteit van de indi-

heden verbeteren. Deze resultaten onderstrepen de effecti-

viduele medewerkers gewaarborgd blijft, wat zorgt voor een

viteit en relevantie van een AI gestuurde tool.

veilige omgeving voor open feedback.

Implementatie in de dagelijkse werkzaamheden

Tips and Tricks voor praktijken om met AI te werken

Eén van de belangrijkste vragen die mondzorgpraktijken heb-

•

ben over nieuwe tools is hoe gemakkelijk deze te implementeren zijn in hun dagelijkse werkzaamheden. Huidige tools die

gaat vertellen over je praktijk. Het kan je verrassen!

•

gebruik maken van AI worden zo ontwikkeld dat gebruiksgemak voorop staat. Systemen werken intuïtief en vaak is er

Betrek het hele team: Laat iedereen meedoen aan de gesprekken met de AI. Hoe meer inzichten, hoe beter.

•

geen extra training nodig om deze nieuwe tools te gebruiken.

Wees klaar voor verandering: De feedback die je krijgt, kan leiden tot veranderingen. Wees klaar om aanpassingen te

Dit zorgt ervoor dat we minder lang bezig zijn met bepaalde taken of processen wat resulteert in tijd en geld besparing.

Start met een open houding: Sta open voor wat de AI je

doen die het werk leuker maken.

•

Neem de tijd: Ga niet te snel. Neem de tijd om alle informatie goed door te nemen en te begrijpen wat het onder-

Voordelen voor de praktijk Het gebruik van een AI gestuurde benchmarking tool biedt tal

zoek je vertelt.

•

Privacy is belangrijk: Zorg ervoor dat iedereen weet dat

van voordelen voor tandheelkundige praktijken, waaronder:

hun antwoorden anoniem zijn. Zo krijg je de meest eerlijke

•

Verbeterde medewerkerstevredenheid en betrokkenheid

feedback.

•

Hogere kwaliteit van patiëntenzorg door gemotiveerde

•

medewerkers

Gebruik de data: Laat de verzamelde informatie niet zomaar liggen. Gebruik het om je praktijk te verbeteren.

•

Duidelijk zicht op verbeterpunten binnen de praktijk.

•

Minder ziekteverzuim en personeelsverloop

maak het een regelmatig deel van je praktijk om continu

•

Mogelijkheid om te benchmarken tegenover landelijke

te blijven verbeteren.

gegevens •

40

•

•

Regelmatige check-ins: Gebruik AI niet eenmalig, maar

Communiceer duidelijk: Vertel je team wat je met de re-

Creëren van een open feedbackcultuur dankzij gewaar-

sultaten gaat doen. Dit zorgt voor vertrouwen en betrok-

borgde anonimiteit.

kenheid.

Hoe uit te proberen?

De komst van AI maakt het werk in de zorg vooral een stuk efficiënter. En het mooie is, we staan nog maar aan het begin;

van medewerkers.

3.

Rapportage: De resultaten van de analyses worden

AI gaat ons in de toekomst nog veel meer helpen. Ben je ook

gerapporteerd in de vorm van geclusterde informatie,

geïnteresseerd in de mogelijkheden voor jouw praktijk? Kijk

zoals medewerkerspersona’s en succesfactoren die goed

dan op de website van MedicPlek.

gaan of verbetering behoeven.

De benchmarking tool biedt een gestructureerde methode

4.

Benchmarking: Praktijken kunnen hun prestaties vergelij-

aan om de betrokkenheid van jouw medewerkers te meten en

ken met landelijke en regionale gegevens. Hierdoor krijg

te verbeteren. De tool omvat verschillende stappen:

je inzicht in hoe de praktijk presteert en kunnen verbe-

1.

Slimme Gesprekken: Deze gesprekken zijn gericht op het onbevooroordeeld, verzamelen van feedback over ver-

5.

Anonimiteit van individuele data: De individuele data van

schillende aspecten van de werkomgeving. Tweemaal

medewerkers blijft anoniem, waardoor een veilige omge-

per jaar kunnen praktijken deze gesprekken met hun

ving wordt gecreëerd voor open feedback.

medewerkers voeren via een gemakkelijke chat func2.

teringen worden geïdentificeerd.

6.

Adviesgesprekken: Indien nodig kunnen praktijken

tie.

adviesgesprekken voeren met specialisten van MedicPlek

Analyse door AI: De verzamelde gespreksdata wordt

op basis van de resultaten van de benchmarking.

geanalyseerd door geavanceerde AI-algoritmen. Deze analyse identificeert patronen, prioriteiten en feedback

Guus Vreeswijk, oprichter en eigenaar van Medicplek

41

ONDER NARCOSE BEHANDELEN IN UW EIGEN PRAKTIJK?

Anesthesia & Intensive Care Services B.V.: AIC is gespecialiseerd in het verzorgen van hoogwaardige medische zorg binnen de anesthesiologie en intensive care geneeskunde.

Met ons VOLWAARDIG MOBIEL ANESTHESIETEAM inclusief apparatuur, monitoring, medicatie, gasvoorziening, disposables en al het nodige personeel kunnen wij op een voor u wenselijke locatie op 4 behandelkamers tegelijk algehele anesthesie toedienen aan uw cliënten, zonder dat u ook maar iets hoeft aan te passen aan de inrichting van uw kliniek.

Tandheelkundige klinieken die behandelingen onder algehele anesthesie willen aanbieden: Als u aan uw cliënten behandelingen onder algehele anesthesie wilt aanbieden zonder dat u dure investeringen hoeft te doen in uw kliniek, dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij kunnen met ons MOBIEL ANESTHESIETEAM in elke kliniek op 4 behandelkamers tegelijk volledig de anesthesie verzorgen zonder dat u daar naar hoeft om te kijken. Wij zijn volledig selfsupporting.

Wij kunnen in elke tandartspraktijk de anesthesie verzorgen.

Uw praktijk hoeft dus niet aan speciale voorwaarden te voldoen!!

Bel voor een gratis en vrijblijvende offerte: Schroom niet om te bellen of te emailen voor een gratis en vrijblijvende offerte. Zonder enige verplichting komen wij graag bij u langs om de situatie in uw kliniek te beoordelen en de wensen en mogelijkheden met elkaar te bespreken.

Weena 1197 3013 AL Rotterdam Tel: + 316 247 257 37 www.aicservices.nl 42 info@aicservices.nl

er d r e V ? n e z le

Platform Praktijkmanager Het online platform voor praktijkmanagers in de mondzorg!

Naast het PM magazine bleek er veel behoefte om met elkaar te sparren en kennis te delen. En dus hebben we een mooi platform neergezet. Het PM platform is een unieke online kennisbank speciaal voor praktijkmanagers waar je een scala van informatie kunt vinden en delen, artikelen kunt lezen én interessante podcasts en video’s kunt beluisteren en bekijken. Is dit voor jou ook interessant of heb je zelf kennis die je graag wilt delen. Neem dan snel een kijkje!

www.platformpraktijkmanager.nl 43

praktijkmanager_magazine