Nyt administrationssystem til aftenskoler
Nu rulles ASA ud Her i efteråret vil DOF for alvor begynde at udrulle det nye administrationssystem, ASA, du til medlemsskolerne. De første skoler er så småt i gang. Af Henrik Christensen, Sekretariatsleder
C
orona har sat sine markante spor på stort set alt, men heldigvis kun i mindre grad på arbejdet med ASA. Arbejdet med at stabilisere, fejlrette og udvikle har således kun haft en ganske lille negativ indflydelse fra Corona, så arbejdet er skredet planmæssigt fremad. Det betyder, at vi nu står med et væsentligt mere helstøbt system, end hvad oplevelsen har været for pilotskolerne. Alene i løbet af 2020 er der foretaget mere end 75 ændringer i systemet, hvor nogle har været simple fejlrettelser og andre har været større udviklingsarbejder. Hen over foråret blev der til ASA udviklet et UnderviserNet, som mange skoler kender fra DOFPro og er glade for. Dette har været efterspurgt af både DOF-skoler så vel som aftenskoler i de andre forbund. UnderviserNet giver blandt andet mulighed for nem kommunikation mellem skolelederen og underviserne, ligesom det giver underviserne mulighed for at se status på deres hold og deltagere samt kommunikere med deltagerne.
Aftenskoler på ASA i levende live I foråret var der planlagt en række ASA-kurser, som vi grundet Corona valgte at aflyse. I stedet blev der afholdt er webinar, men det er langt fra det samme. Men nu er tiden kommet til, at DOF’s skoler skal i gang med at anvende ASA som administrationssystem – ikke på forsøgsbasis og ikke som pilotskoler, men i levende live. En del skoler i de andre forbund har taget ASA i anvendelse, hvilket betyder, at der allerede er en række erfaringer med systemet samt implementeringen heraf. Det kan vi i DOF nyde godt af. 20 DOF SPEKTRUM l SEPTEMBER 2020
Der vil blive sat fart på udrulningen, og de første 15 skoler sættes op og kommer på kursus i løbet af september. Forventningen er, at skolerne efter kurset går direkte hjem og arbejder i ASA som deres nye administrationssystem. Efter kurserne er der naturligvis mulighed for at ringe eller skrive og få hjælp til ASA, hvis der er noget, man ikke kan huske, eller noget der slår knuder.
Vigtige erfaringer Vi ser meget frem til at få gjort de første erfaringer med kursusforløb, implementering og live-drift, for den viden skal vi bruge til at tilpasse det videre arbejde med udrulningen, som vil tage fart hen over efteråret og i 2021. I skrivende stund forventer jeg, at der kommer yderligere en række ASA-opstartskurser i både oktober og november. Her er forventningen til de deltagende skoler naturligvis ligeledes, at man efter endt kursus går i gang med den daglige administration i ASA. Hvornår skal du skifte til ASA, spørger du måske? Det skal du snart, så forbered dig! Overgangen til ASA aftales bilateralt med hver enkelt skole, så hvis du har særlige øn-
sker, så kontakt os. Men det vil også være muligt ’blot’ at tilmelde dig de kurser, der slås op. Dog vil skolen så blive kontaktet inden kurset, så alt kan sættes op og gøres klar.
Lidt baggrund ASA er baseret på et eksisterende kursusadministrationssystem, som er blevet tilpasset, ligesom der er udviklet funktioner, som skræddersyr løsningen til aftenskoleadmi-_ nistration. I hverdagen kaldes systemet ASA. Løsningen er baseret på Microsoft Dynamics NAV, hvilket for det første betyder, at man som bruger vil kunne genkende meget af det, man ser på skærmen, fordi det minder om de programmer næsten alle kender fra Microsoft-pakken (Outlook, Word, Excel med videre). Og for det andet får man et økonomisystem med i pakken (NAV – det tidligere Navision). Man kan godt bruge administrationssystemet uden at anvende NAV som økonomisystem, men der vil være både administrative og økonomiske gevinster at hente, hvis man udnytter de kommende muligheder fuldt ud.
