Fremtidens Kontormiljøer

FREMTIDENS KONTORMILJØER

INDHOLD

Introduktion

Metoden

Visualisering af data

Dataeksempler fra BloxHUB

Dataeksempler fra KU Lighthouse

Next steps

ConTech Lab er byggebranchens fælles udviklingsplatform, hvor byggeriets virksomheder sammen kan udvikle og eksperimentere med nye måder at benytte data, digitalisering og teknologi. Målet er at skabe et mere bæredygtigt og produktivt byggeri. Her deles viden og læring, så det kommer hele branchen til gode. ConTech Lab er et samarbejde mellem Realdania, Industriens Fond og Molio.

INTRODUKTION

Vi lever i en post-covid virkelighed, hvor det gode arbejdsmiljø er vekslende og med plads til arbejde, samarbejde og socialisering på de samme arealer. Samtidig er vi midt i en klimakrise, som lærer os at tænke på kvadratmeter som ressource, så vi sikrer optimal udnyttelse.

Det står klart for de fleste, at de fleksible og innovative arbejdspladser, der imødekommer brugernes behov, overlever – mens andre bliver forældede og mister værdi. Det skaber en række udfordringer for interessenter inden for arbejdspladsdesign .

Der er dels en udfordring for driftsherrer, der løbende skal gentænke deres bygninger for at skabe konkurrencedygtige kontormiljøer. Og dels en udfordring for lejere, som skal være dygtige til at skabe en engagerende arbejdsplads, der kan fastholde og tilgodese virksomhedens største aktiv –medarbejderne.

Endelig er der en stor, fælles miljømæssig udfordring i at få de store kontorbygninger til at følge med tiden. Det sætter nemlig store klimaftryk og medfører meget affald og spild, både når forældede kontorbygninger rives ned og når nye bygges op.

En forudsætning for at vende udfordringerne til forretningsmuligheder er, at bygningsejere, lejere, arkitekter og designere får fælles rammer og metoder, der hjælper dem til at forstå brugeradfærd og -behov i de kontormiljøer, de forvalter – samt løbende evaluere om bygningerne performer som tiltænkt.

Det er dog en kompleks proces at få sat system i data om brugeradfærd og rent faktisk træffe beslutninger ud fra data. Det kræver korrelationsanalyse af data og brugerinputs.

Med projektet ”Fremtidens Kontormiljøer” har ConTech Lab samlet interessenter inden for arbejdspladsdesign for at udvikle en standardiseret ramme og metode til at omsætte data til handlinger. Det skal hjælpe driftsherre gennem hele processen fra behovsanalyse, dataindsamling til indsigtsgenerering og dét at få omsat data til forståelige anbefalinger.

Datadrevet arbejdspladsdesign kan støtte nye arbejdsformer og skabe mere effektiv brug af kvadratmeter og bedre arbejdsmiljøer for mennesker. Med en fælles ramme og metode, der kombinerer et teknologisk spor med antropologisk viden, gør vi datadrevet arbejdspladsdesign håndgribeligt og lettere tilgængeligt.

METODEN

Metoden, der skal hjælpe driftsherre med datadrevet arbejdspladsdesign, indbefatter flere trin:

1. Definition af relevante lokaler og zoner: kontorpladser, multizoner og mødelokaler

2. Opsætning af sensorteknologi, der kan monitorere aktivitet.

3. Analyse af dataoutput fra sensorer

4. Brugerinvolvering

5. Anbefalinger til optimering af kontormiljøet

I arbejdet med metoden skal man være opmærksom på følgende:

Tilladelse

Der kan være udfordringer med at få tilladelse til at teste sensorer på kontorpladser, hvor der er faste pladser. Dette skyldes, at der kan være personfølsomme data involveret. Derfor kan man som udgangspunkt kun indhente data på de kontorpladser, der karakteriseres som frie/fleksible. Alternativt skal man gruppere og anonymisere de pladser, man måler på, og f.eks. måle på fire eller flere borde ad gangen. Dette skal dog stadig afklares med brugerne.

Afgrænsning

Datasættet på brugeradfærd kan hurtigt blive omfattende – og der er meget at forholde sig til, når man måler brugeradfærd vha. Teknologi. Det er derfor vigtigt at afgrænse sit fokus og gøre sig klart, hvad man ønsker at undersøge og hvordan man vil organisere og analysere de data, man får ud.

Transparent over for brugerne

Brugere, der benytter kontormiljøet, skal på forhånd informeres om, at der vil blive opsat sensorer. Har man meddelt intentionen og formålet, mindsker man risikoen for, at brugere fjerner eller ødelægger sensorer eller føler sig overvåget. Hvis kontoret er et frit tilgængeligt sted, hvor offentligheden har adgang, er det en god idé at påsætte forklarende mærkater på sine sensorer.

Brugerne ved bedst

Brugerne vil typisk have et bedre indblik i, hvilke områder der kan/bør forbedres i kontormiljøet. I de indledende faser kan brugerne være med til at pege på de lokaler og områder, der er vigtigst at undersøge og evt. optimere. Og i de senere faser, kan du udsende spørgsmål til dem og få svar, som kan styrke din analyse.

VISUALISERING AF DATA

Herunder gives eksempler på, hvordan du simpelt kan visualisere data, så du og dine kolleger får let ved at overskue, hvor I skal introducere nye indsatser, der kan forbedre kontormiljøet.

Vær opmærksom på, at eksemplerne er unikke for projektets testlokationers brugerdata og derfor ikke bør ses som en guide til, hvordan alle kontorer skal indrettes.

I stedet skal eksemplerne ses som en visning af, hvordan man kan visualisere brugeradfærd på en simpel måde, der kan understøtte konkret handling hos driftsherrer m.fl.

Belægningssensorer Kan installeres ved kontorpladser og i mødelokaler for at måle belægning og aktivitet. De kan give en idé om, hvor meget forskellige pladser udnyttes

Bordsensorerer kan måle på vibrationer. Der er udviklet en algoritme, som ud fra vibrationen på bordet kan fortælle hvordan ens arbejdsstil er.

Bevægelsessensorer kan installeres på kontorpladser for at måle bevægelse og aktivitet. De kan give en idé om, hvor længe folk sidder på deres pladser.

WiFi-tracking-teknologi kan bruges til at registrere, hvor mange enheder, der er tilsluttet til Wi-Fi i et område. Dette kan give en ide om, hvor mange mennesker der er til stede.

Lydniveaumålere bruger et mikrofonhoved til at opfange lyden og kan give en nøjagtig måling af støjniveauet i et rum i decibel (dB).

Akustiske kameraer bruger en kombination af mikrofoner og kameraer til at visualisere lydudbredelse i et rum. De giver visuelt billede af, hvor støjen kommer fra.

Bookingsoftware kan give en idé om, hvor ofte mødelokalerne bliver brugt, da det kan spore, hvornår mødelokalerne er blevet reserveret.

Magnetiske sensorer kan installeres under mødelokalernes gulvtæpper og registrere, hvornår mødelokalerne er i brug. Disse sensorer bruger magnetfelter til at registrere aktivitet i lokalet.

Bluetooth beacon-teknologi kan bruges til at registrere, hvornår en person går ind og ud af et mødelokale ved at registrere Bluetooth-signaler fra personens enhed.

Smartphones har indbyggede mikrofoner og apps, der kan bruges til at måle lydniveauet i et rum. Disse målinger kan dog være mindre nøjagtige end professionelle lydniveaumålere.

Indeklimasensor kan give en idé om arbejdsforholdene med hensyn til blandt andet luftkvalitet, temperatur og lys.

DATAEKSEMPLER FRA BLOXHUB

“Det skal baseres på andet end mavefornemmelser, når vi i BLOXHUB rykker rundt i mødezoner eller kontorarealer. Vi har store fordele af konkret data om adfærdsmønstre, der hjælper os med at træffe de rette beslutninger ift. at optimere vores arealer med henblik på at give en bedre oplevelse af at være i BLOXHUB.”

Der er målt på brugsmønstre i hhv. multizoner og mødelokaler i BLOXHUB, hvor der var formodet potentiale for at effektivisere eller gentænke indretningen. Data og eksempler i det følgende er unikke for BLOXHUB i måleperioden, og skal ses som eksempler på, hvordan man kan visualisere brugeradfærd vha. Sensorteknologi.

BloxHUB har ifm. projektet udpeget, hvilke lokaler, de ønskede undersøgt, og de har desuden givet tilladelse til, at eksempler på data indgår i denne publikation.

– Frederik Tauber COO BloxHUB

MULTIZONE CUBE 1

41% optaget kl. 9.00-16.00

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

Her ses to ens bokse, som er indrettet forskelligt

Boks 1 bruges i snit 1 time om dagen

MULTIZONE CUBE 2

41% optaget kl. 9.00-16.00

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

Boks 2 bruges i snit 3 time om dagen

MULTIZONE BORD 1

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

MULTIZONE BORD 1

Bruges i snit 2,5 timer om dagen

MULTIZONE BORD 3

26% optaget kl. 9.00-16.00

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

Bruges i snit 2 timer om dagen

12% 47% 18% 23%

MULTIZONE OVAL 1

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde

benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

24% 6% 58% 12%

Gennemsnitstemperatur: 23,2°C

Anbefalet 20-22°C

Gennemsnitligt lydniveau: 37 dB(A) Svarer til et stille bibliotek

Gennemsnits CO2-niveau: 537 ppm

Anbefalet under 1000 ppm

69% Bord 1 i dette område er optaget 69% af tiden mellem kl. 9.00-16.00

Bruges i snit 5 timer om dagen

Bord 1

MULTIZONE OVAL 2

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde

benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

73%

Bruges i snit 1,5 timer om dagen

Husk at være kritisk over for data fra sensorerne, da der kan opstå problemer ved opsætning og interaktioner med brugeren

22% Bord 2 i dette område er optaget 22% af tiden mellem kl. 9.00-16.00

Bruges i snit 1,5 timer om dagen

MØDELOKALE BERLIN

Kapacitet: 35 person-timer pr. dag

Brug: 57% af hverdage mellem 9.00 - 16.00

Total: 26% af lokalets kapacitet udnyttes i hverdag mellem 9.00 - 16.00

17% af tiden det er optaget bruges det kun af en person

MØDELOKALE OSLO

Kapacitet: 28 person-timer pr. dag

Brug: 11% af hverdage mellem

Total: 6% af lokalets kapacitet i hverdag mellem 9.00

personer

personer

personer

40% af tiden optaget bruges kun af en

26% af lokalets kapacitet udnyttes

06% af lokalets kapacitet udnyttes

dag mellem 9.00 - 16.00

kapacitet udnyttes - 16.00

tiden det er bruges det person

MØDELOKALE THE BOX

Kapacitet: 28 person-timer pr. dag

Brug: 38% af hverdage mellem 8.00 - 18.00

Total: 16% af lokalets kapacitet udnyttes i hverdag mellem 9.00 - 16.00

26% af tiden det er optaget bruges det kun af en person

1 person 2 personer 3 personer 4+ personer

De to stole tættest på skærmen bruges sjældent

Denne femte stol bruges sjældent, nok fordi den er lige foran døren

16% af lokalets kapacitet udnyttes

MØDELOKALE ROME

22%

MØDELOKALE BARCELONA

DATAEKSEMPLER FRA KU LIGHTHOUSE

“Vi har allerede brugt data fra projektet til at forstå, hvordan vores målgrupper bruger KU Lighthouse‎, og hvilke tilpasninger vi skal foretage. Så det har været super relevant for os at være med.”

I KU Lighthouse er der målt på brugsmønstre i hhv. mødelokaler, multizoner og på en række fleksible kontorpladser. Data og eksempler i det følgende er unikke for KU Lighthouse i måleperioden, og skal ses som eksempler på, hvordan man kan visualisere brugeradfærd vha. sensorteknologi.

KU Lighthouse har ifm. projektet udpeget, hvilke lokaler, de ønskede undersøgt, og de har desuden givet tilladelse til, at eksempler på data indgår i denne publikation.

– Marius Sylvestersen Innovationschef i KU Lighthouse

MØDELOKALE 01 MØDELOKALE 03

Kapacitet: 30 person-timer pr. dag

Brug: 35% af hverdage mellem 8.00 - 18.00

Total: 17% af lokalets kapacitet udnyttes i hverdag mellem 8.00 - 18.00

59% af tiden det er optaget bruges det kun af en person

1 person

2 personer

3 personer

4+ personer

Kapacitet: 50 person-timer pr. dag

Brug: 37% af hverdage mellem

Total: 14% af lokalets kapacitet i hverdag mellem 8.00

17% af lokalets kapacitet udnyttes

8% 44%

10%

38% af tiden optaget kun af en

14% af lokalets kapacitet udnyttes

dag mellem 8.00 - 18.00

kapacitet udnyttes - 18.00

tiden det er bruges det en person

MØDELOKALE 04

Kapacitet: 80 person-timer pr. dag

Brug: 31% af hverdage mellem 8.00 - 18.00

Total: 7% af lokalets kapacitet udnyttes i hverdag mellem 8.00 - 18.00

28% af tiden det er optaget bruges det kun af en person

1 person

2 personer

3 personer

4+ personer

Højbord med kapacitet til 8 personer, men bruges primært af 1-2 personer

Alle tre mødelokaler bruges primært efter kl. 10

7% af lokalets kapacitet udnyttes

KONTORPLADS 1. SAL

27% 73% Bord 2

benyttes til fokuseret arbejde benyttes til samarbejde benyttes med lange mellemrum benyttes ofte, men i korte stræk

Bruges næsten 7 timer om dagen

Gennemsnitligt lydniveau: 55 dB(A)

Anbefalet 45-55 dB(A)

61%

Bordene i dette område er optaget 61% af tiden

mellem kl. 8.00-18.00

Bord 2

KONTORPLADS 1. SAL

Denne plads bruges mindst. 6,5 timer dagligt og næsten altid af den samme person

66% Denne plads er optaget 66% af tiden

x2

76% Bordene i dette område er optaget 76% af tiden mellem kl. 8.00-18.00

Bruges 7,5 timer om dagen, næsten udelukkende til koncentreret arbejde

Gennemsnitligt lydniveau: 47 dB(A)

Anbefalet støjniveau i storrumskontorer er 45-55 dB(A)

MULTIZONE 2. SAL

Kapacitet: 200 person-timer pr. dag

Brug: 63% af hverdage mellem 8.00 - 18.00

Total: 12% af lokalets kapacitet udnyttes i hverdag mellem 8.00 - 18.00

12%

af lokalets kapacitet udnyttes

Gennemsnitstemperatur: 21,6°C

Anbefalet 20-22°C

Gennemsnitligt lydniveau: 40 dB(A)

Svarer til et stille bibliotek

Gennemsnits CO2-niveau: 610 ppm

Anbefalet under 1000 ppm

1 person

2 personer

3 personer

4+ personer

Udnyttes i højre grad om fredagen

Bruges 2,25 timer om dagen

KONTORPLADS 2. SAL

Kapacitet: 120 person-timer pr. dag

Brug: 57% af hverdage mellem 8.00 - 18.00

Total: 15% af lokalets kapacitet udnyttes i hverdag mellem 8.00 - 18.00

13% af tiden det er optaget bruges det kun af en person

Bruges mere efter kl. 16.00 end andre mødelokaler

Random fact: bruges ofte af et lige antal personer

15% af lokalets kapacitet udnyttes

NEXT STEPS

Projektgruppen søger fondsmidler til udvidelse af projektet. Ønsket at foretage undersøgelser på flere testlokationer og derved blive i stand til at give branchen flere case-eksempler og tilbyde en valid målemetode og vejledning, som kan kommercialiseres.

FREMTIDENS KONTORMILJØER

er titlen på et ConTech Lab pionerprojekt, der er gennemført i samarbejde med 3XN/GXN, Danielsen Spaceplanning, Københavns Kommune, Henning Larsen, Ubiqisense, CLIMAID, Leapcraft og Act In Fact ApS.

Her er udviklet en metode til at måle brugsmønstre i moderne kontormiljøer ved at kombinere teknologi og antropologisk viden. Metoden skal hjælpe driftsherrer i gang med at træffe databaserede beslutninger om design og drift af kontorbygninger, så de kan skabe fleksible og innovative arbejdspladser, der følger med tiden.

Tak til KU Lighthouse (Københavns Universitet) og BLOXHUB for at gå forrest i at teste metoden på deres kontormiljøer.