Sobre el particular debe anotarse que el ordinal 3º del artículo 19 del Código de Comercio –C. de Co.-, impone al comerciante el deber de “llevar la contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”. De manera tal que la legislación mercantil ha impuesto a los comerciantes la obligación de llevar libros con sujeción a determinadas reglas encaminadas a conseguir que en ellos se lleve una historia clara, completa y fidedigna de los negocios o actividades del comerciante. Ahora bien, dentro del marco general que representan los criterios esbozados, conviene poner de relieve las principales condiciones o exigencias previstas en el Código de Comercio respecto de la contabilidad mercantil, con el objeto fundamental de que esta pueda considerarse legalmente regular, y utilizable con la eficacia prevista en los artículos 68 y siguientes del estatuto en comento. Así las cosas, el sistema contable debe corresponder a las categorías de centralizado, revelar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios del empresario, debe reflejar las operaciones asentadas por orden cronológico, en idioma castellano, mediante el sistema de partida doble y debidamente registrado. Veamos cada uno de ellos: •
Centralizado: En el sentido de señalar de que el empresario ha de llevar una sola contabilidad de sus negocios.
• Revelar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios: Con sujeción a la exigencia legal de permitir el conocimiento del estado actual del negocio de manera cierta e indiscutible. • En operaciones asentadas por orden cronológico: Quiere ello decir en estricta consecuencia temporal. En los libros pues deben asentarse por orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que pueden influir en los comprobantes de contabilidad que las respaldan. •
En idioma castellano: Todos los comprobantes y asientos sólo pueden redactarse en español.
• Mediante sistema de partida doble: Los registros contables deben asentarse conforme al procedimiento de partida doble, quiere ello significar, aplicaciones en el manejo de las cuentas para confrontar el activo y el pasivo de todo patrimonio. • Debidamente registrados: Los libros de contabilidad utilizables según las necesidades y conveniencias de la actividad de cada comerciante, en los términos del tratadista Gabino Pinzón23 “han de ser registrados, con sujeción a los artículos 28, 39 y 50 del Código de Comercio. Este registro constituye una condición legal rigurosamente necesaria para que la contabilidad pueda ser utilizada con la eficacia probatoria prevista en el Código de Comercio”24. Ahora bien, tal como lo señala el apoderado de la Convocada en sus alegados de conclusión, en el caso en cuestión está establecido por parte del peritazgo contable que los libros oficiales de la empresa Convocante TIRSA S.A. E.S.P., fueron registrados en agosto de 2003, es decir, siete meses después de constituida la sociedad y de iniciada la ejecución del contrato con el Distrito Turístico y Cultural de Cartagena de Indias. Hecho este último que no puede ser inadvertido por parte del Tribunal como quiera que el dictamen técnico no fue objetado en su contenido ni mucho menos cuestionada esta observación. La consecuencia jurídica del no registro oportuno de los libros de contabilidad está advertida por concepto sobre la materia que sobre el particular expidió la Cámara de Comercio de Bogotá, en el cual manifestó lo siguiente: 23 24
Pinzón, Gabino. Introducción al Derecho Comercial. Temis, Bogotá, 1985, p. 332. Subrayado fuera de texto.
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