Drift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . side

Vi vil styrke økonomien og beboerdemokratiet

På trods af et usædvanligt år med sundhedskrise og skiftende restriktioner, har vi arbejdet på initiativer, der skal styrke økonomien og beboerdemokratiet.

Knap var vi kommet ud af den tidligere effektiviseringsaftale, hvor den almene sektor mere end opfyldte målsætningen, før der blev indgået en ny aftale om effektivisering af den almene sektor for årene 2021-2026. Det er samtidig aftalt, at det er den sidste aftale om centralt aftalte effektivitetsmål. Herefter skal effektiviseringsindsatsen være individuel og lokalt forankret. I AAB Kolding havde vi set det komme, og det ser da også ud som en ganske fair og fornuftig aftale. Vi har været i gang med effektiv drift i mange år, og vi bliver aldrig trætte af emnet. Vi tager gerne en omgang mere, men vi er samtidig også opmærksomme på beboerdemokratiets ønsker til serviceniveau. Presser vi citronen for meget, er der ikke mere saft tilbage, og det har vi fokus på. I 2020 indgik et flertal af partier i Folketinget et stort grønt boligforlig, der betyder, at der skal renoveres for mere end 30 milliarder kroner frem til 2026. Som sektor har vi fået et grønt fokus, og det hilser vi og bestyrelserne velkommen. Det er vigtigt, at vi også har fået energien med i regnestykket, fordi ligesom med andre effektiviseringer har energiregningen stor betydning for huslejen. Samtidig passer det glimrende med vores arbejde med FN’s Verdensmål. Et særligt indsatsområde i aftalen er indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor der uden tvivl fortsat er et stort uindfriet potentiale. Her lægges op til metodefrihed, og det er et område, vi arbejder på at udvikle. Effektiviseringsaftalen for 2021-2026 understreger, at det fortsat er organisationsbestyrelsernes ansvar at tilrettelægge en effektiv drift i organisationen og dens afdelinger og herudover også at sikre god vedligeholdelse og tilstrækkelige henlæggelser.

Granskning af afdelingernes økonomi

Som instrument til at sikre god vedligeholdelse og tilstrækkelige henlæggelser skal alle boligafdelinger i Danmark fremover have gransket deres langtidsbudgetter. Det vil sige, at de bliver kigget igennem af en ekstern partner. Er de realistiske? Henlægger afdelingen nok midler til fremtidens opgaver? Problemet er, at mange afdelinger har undladt at spare op historisk set. Derfor er der et større ufinansieret vedligehold -og renoveringsbehov i boligmassen - også i vores. Heldigvis er der fra både lokalt og centralt hold kommet fokus på den udfordring, således at afdelingerne fremadrettet får sat flere midler til side til større vedligeholdelsesarbejder. Det er det, granskningen skal være med til at rette op på. Det betyder, at vi skal være tydelige i budskabet om, at alle beboere skal være med til at betale for slitagen i deres bo-periode, så det ikke er den seneste beboer, der står tilbage med regningen, når boligen på et tidspunkt skal renoveres. Sådan må det være. Det handler om at prikke lidt til samvittigheden og sige, at man ikke kan være andet bekendt.

Digital ejendomsservice giver overblik

I forbindelse med granskning og effektiv drift er vi i gang med at indføre digital ejendomsservice, fordi det er en stor hjælp til at skabe overblik over bygningsmassen og bestemme fremtidens eksakte vedligeholdelsesbehov. Digital ejendomsservice kræver, at man kender sine mængder. Derfor har Bovia på vores vegne fuldendt en komplet opmåling af arealer og bygningsdele med drone. Opgaven blev varetaget af HedeDanmark. Dronen har opmålt de nøjagtige mængder af vinduer, døre, tage og andre bygningsdele. Ud fra optagelserne kan dronen generere data på delene stykvis og pr. løbende meter eller m2. De eksakte data gør, at man ikke er nødsaget til at skønne mængder, som man gjorde tidligere. Er der hældning på taget er der eksempelvis flere kvadratmeter tag, og den ekstra mængde registreres. Det skal bemærkes, at døre og vinduer på billederne er tilslørede, når vi får dem. Vi kan altså ikke følge med i beboernes privatliv. Resultatet af opmålingen er, at det digitale ejendomsservicesystem efter en softwarebearbejdning kan se, at vi i en bestemt bygning eksempelvis har 51 vinduer af en bestemt type, 13 døre af en bestemt type og 5.356 kvadratmeter tag af en bestemt type. Når alt det skal skiftes, koster det så og så meget. Det samme gælder udearealer. Her kan systemet vise, at et bestemt areal er belagt med for eksempel 1.423 kvadratmeter græs og 254 meter hæk. Vores digitale ressourcestyring viser os samtidig, hvor mange timer der bruges driftsmæssigt på arealet, og deraf kan man altså se, hvor mange timer, der bruges pr. kvadratmeter græs og pr. løbende meter hæk. Da Bovia startede med digital ejendomsservice vandt vi BL’s driftspris på Almene Boligdage i 2018 netop med et projekt med at opmåle udearealer i afdeling 21 og 22. Nu har vi fået opmålt alle arealer med GIS teknologien (Geografisk Informations System). Den forsyner os med interaktive kort, der med nogle klik med musen kan vise os de mest nødvendige informationer på baggrund af databaser med alle de opmålte data. Det er en yderst intelligent tilgang til kortbrug, og det giver tilmed mere retvisende langtidsbudgetter. Vi er med andre ord rigtigt godt forberedt på den kommende lovbestemte granskning.

Fokus på indkøb

Indkøb er et område, Bovia er i gang med at udvikle. Bovia har ingen indkøbsafdeling i dag, men administrationen har en god controller-

funktion, der er med til at finde og understøtte indkøbsfunktioner ved at søge på tværgående aktiviteter. Det er en god idé at kigge på indkøb i forbindelse med de nye effektiviseringskrav fra regeringen. Vi har eksempelvis fokus på tøjindkøb på tværs af alle boligorganisationer i Bovia og henter udbud, når behovet opstår. Indhentning af udbud gælder også for maleropgaver i forbindelse med opgaver i fraflytningslejligheder og E-syn.

Boligafdelingernes egne midler og konti

Til at dække udgifter ved bestyrelsesarbejdet er der i boligafdelingernes driftsbudgetter afsat et rådighedsbeløb til at dække de udgifter, der er forbundet med bestyrelsesarbejdet. Der er ikke tale om løn til bestyrelsesmedlemmerne, idet tillidshvervet er ulønnet. I stedet refunderes dokumenterede udgifter ved bestyrelsesarbejdet via budgettet på kontoen for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Rådighedsbeløbet er en del af afdelingens budget. Udgifter til aktiviteter i boligafdelingen fremgår særskilt af budgettet på kontoen for beboeraktiviteter. Det er afdelingsbestyrelsens opgave at sikre, at der ikke sættes aktiviteter i gang, der ikke er dækning for i budgettet. Til håndtering af de årlige rådighedsbeløb har en del afdelinger haft en foreningsbankkonto, hvor beløbet er blevet udbetalt til af administrationen. Disse foreningsbankkonti har ikke været en del boligorganisationens bankkonti. Kontiene betragtes som private bankkonti, der er ejet af private foreninger. Afdelingsbestyrelser i AAB der ikke har haft en foreningsbankkonto, har brugt en anden privat bankkonto - som typisk har tilhørt afdelingsformanden. Bankerne har nu skærpet de formelle dokumentationskrav til en foreningsbankkonto. Foreninger skal fremover have eget CVR-nummer, som skal ajourføres minimum hver tredje år ellers risikeres sletning af CVR-nummeret. I forhold til bankerne skal der indleveres dokumentation til brug for legitimation af selve foreningen. Kravene møder alle afdelingsbestyrelser, der enten har en foreningsbankkonto eller ønsker at oprette en. Prisen på en foreningskonto er stigende. Oprettelsesgebyret på en konto er typisk 300-1.000 kr. Ændringer koster 150 kr. pr. stk. f.eks. ved nyt fuldmagtsforhold. Herudover er der et årligt kontogebyr 100-300 pr. år. Udgifterne og det løbende ajourføringsarbejde på en foreningsbankkonto er således ikke længere i balance med et typisk årlige rådighedsbeløb på 1.000 - 5.000 kr. Med udgangspunkt i ovennævnte problemstillinger foreslår Bovia to modeller til den fremtidig udbetaling af afdelingsbestyrelsernes rådighedsbeløb samt udbetaling af beløb i forbindelse med aktiviteter. Historisk har det været muligt at anvende en privat bankkonto til at modtage de relative små rådighedsbeløb i AAB. Derfor er der også en model 3, som udelukkende anvendes i AAB. De tre modeller er beskrevet nærmere på Bovias hjemmeside.

Frivillighed og beboerdemokrati

Bovia har i knap et par år haft en arbejdsgruppe på tværs af boligorganisationerne kaldet Udvalget til udvikling af beboerdemokrati. Her sidder beboerdemokrater fra hovedbestyrelserne i de enkelte boligorganisationer. Udvalgets medlemmer har en klar ambition om at løfte beboerdemokratiet. Det er der mange vinkler på, men udvalget har valgt at fokusere på de beboere, der kommer ind for første gang, altså de nye beboerdemokrater. Der har været en proces, hvor begyndelse og introduktion er blevet drøftet: Hvad sker der, når man er valgt ind? Hvad får man af materiale? Hvad har man af muligheder? Introduktionen til livet som nyvalgt beboerdemokrat bliver gjort forskelligt i boligorganisationerne, men konklusionen er, at det kan godt gøres bedre.

AAB Kolding har haft intromøder for nyvalgte, og det er enighed om er en god idé . Der er gode erfaringer med dem, og det vil man gerne udbrede til de andre boligorganisationer. De første møder skulle have været afholdt i efteråret, men måtte aflyses på grund af pandemien og restriktionerne. Det var ikke forsvarligt at samle folk. Men det er tanken, at intromøderne skal arrangeres i flere af de boligorganisationer, hvor Bovia administrerer boliger. Også det skriftlige materiale til nyvalgte er blevet drøftet i 2020: Får vi budt de nye ordentligt velkommen, når vi skriver ud til dem første gang og får vi guidet dem ordentligt til selv at finde information? Udvalget har taget initiativ til at udforme et ensartet velkomstbrev til de nyvalgte beboerdemokrater. Det ligger klart til de nyvalgte i år. Der er også i 2020 blevet arbejdet på en folder, som er tilpasset hver enkelt boligorganisation. Den hedder ”Velkommen til beboerdemokratiet” og er en lokal appetitvækker, der skal guide folk videre. Det meste af udvalgets arbejde har i 2020 været online grundet pandemien. Det betyder at arbejdet er skredet langsommere frem end forventet. Men at det skal være nemt at finde en vej ind, når man er ny og måske helt blank for viden om boligorganisationerne og den almene boligsektor, det er hovedbudskabet fra udvalget til udvikling af beboerdemokratiet. Dybere kendskab til verdensmålene og erfaringsmøder mellem afdelingsbestyrelserne på tværs af de enkelte boligorganisationer står også på listen over ønsker i udvalget. Tilbud til bestyrelserne, der bevirker, at de lærer hinanden at kende, så de kan støtte hinanden, er blandt ambitionerne. Der er fordele i fællesskab. Og der er store fordele i det store fælleskab. Men det er en balancegang. Hvad der virker i Kolding, virker ikke nødvendigvis i Gørding eller Sdr. Omme og omvendt. Erfaringsudvekslingen på kryds og tværs skulle gerne blive forstærket henover de næste år. Det er det, som arbejdet i udvalget til udvikling af beboerdemokratiet sigter mod.

Vi indrettede kontorfællesskab derhjemme

Interview med Gitte Anker Jakobsen, økonomi.

Hvordan har du oplevet corona-nedlukningen arbejdsmæssigt?

- Jeg er så privilegeret at stort set alt det, jeg laver, kan laves hjemmefra. Der kan være enkelte udfordringer, hvis man skal printe eller scanne noget papirer, som ligger på kontoret. Men ellers har jeg stort set kunnet alt på distancen. Udfordringen har været at løse noget fagligt i fællesskab, men der har vi taget de elektroniske værktøjer i brug. I mit controllerteam på fem personer har vi løst det virtuelt med Skype og Teams. Det har fungeret forbavsende godt. Men man kan da godt få abstinenser for at møde ind og få fem minutters kaffepause til at ordne verdenssituationen.

Hvordan gjorde I hjemme hos jer rent praktisk?

- Herhjemme har vi en form for kontorfællesskab i kraft af, at min mand er kommunalansat og sendt hjem, og børnene har hjemmeundervisning. Vi har alle et lille hjørne af huset med skrivebord, pc og telefon. Så er vi fælles om køkkenbordet til frokost, det er bare nogle andre kolleger, man har for en stund. Jeg trives godt med dagligdagens trummerum, så jeg gør som jeg plejer. Også selvom tingene ikke er, som de plejer.

Har der været nogle udfordringer ved hjemmearbejdet?

- Man kan godt køre lidt sur i det. Men det er nok fordi man generelt har nogle restriktioner man skal efterleve som ikke er arbejdsrelaterede. Man er på mange fronter lidt udhungret efter at se og snakke med andre mennesker. Jeg tror der er mange der gerne vil møde ind. Det behøver ikke at vare så meget længere.