Jus I unntaksforskriften er det imidlertid inntatt et uttrykkelig unntak fra denne retten, som også gjelder for ekstraordinære generalforsamlinger/årsmøter. Dette innebærer at den enkelte seksjons- eller andelseier ikke kan kreve at møtet avholdes som fysisk møte dersom styret har besluttet det motsatte. Denne løsningen må sies å være best i samsvar med forskriftenes formål, ettersom en rett for den enkelte seksjons- eller andelseier til å kunne kreve avholdelse med fysisk møte i de fleste situasjoner vil være uforenelig med overholdelse av gjeldende restriksjoner og pålegg fra helsemyndighetene. 2.3 ALLE SAKER KAN BEHANDLES PÅ ALTERNATIV MÅTE Forskriftene åpner for at samtlige saker på generalforsamling/årsmøte kan behandles på alternativ måte. Om alle planlagte saker er egnet for slik behandling er opp til styre å vurdere. En mellomløsning kan være å dele sakslisten i to slik at de lovpålagte sakene som godkjenning av regnskap og valg av styremedlemmer gjennomføres først, og at øvrige saker utsettes til et senere tidspunkt der fysisk oppmøte er mulig. 2.4 SAMTLIGE EIERE MÅ GIS MULIGHET TIL Å DELTA I likhet med det som ellers følger av lovgivningen, er det i forskriftene uttrykkelig slått fast at samtlige eiere skal gis anledning til å delta i behandlingen av sakene. I tillegg skal forretningsfører, revisor og eventuell daglig leder gis mulighet til å uttale seg om aktuelle saker. Dette innebærer at styret ved bruk av elektronisk kommunikasjon må benytte en løsning som alle har tilgang til eller enkelt kan skaffe seg, som for eksempel Microsoft Teams eller Skype. Hvis det er ønskelig å ta i bruk spesialløsninger er dette i utgangspunktet noe styret må sørge for at eierne utrustes med i form av nødvendig utstyr, programvare o.l. Det kan tenkes å oppstå forskjellige utfordring knyttet til digital gjennomføring av møtene. Særlig gjelder dette for de seksjons- eller andelseiere som av ulike grunner ikke er komfortable med teknologiske virkemidler. For å unngå at disse faller utenfor bør styrene være særlig oppmerksomme på disse og sørge for tilstrekkelig tilrettelegging, eksempelvis ved å åpne for mulighet til å forhåndsstemme. 2.5 ADGANG TIL Å FORHÅNDSSTEMME Flere boligselskaper har allerede en vedtektsfestet adgang for eiere til å avgi sin stemme i en periode før generalforsamlingen/årsmøtet avholdes. Dette forutsetter at avsenderen kan autentiseres på betryggende måte og at det opplyses om fremgangsmåten for hvordan slik stemmegivning skal foregå i møteinnkallingen. Forskriftene utvider muligheten for forhåndsstemming, slik at styret nå kan beslutte at generalforsamlingen/årsmøtet kan gjennomføres ved forhåndsstemming uten at dette er vedtektsfestet. Stemmegivningen kan skje både elektronisk og skriftlig. Å åpne for skriftlig forhåndsstemming kan være særlig hensiktsmessig ettersom man på den måten vil kunne fange opp de eierne som ikke er komfortable med digitale hjelpemidler. 2.6 ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON I tillegg til at møter kan avholdes uten fysisk tilstedeværelse, gir unntaksforskriften også anledning til å kommunisere elektronisk med medlemmene. Borettslagsloven og boligbyggelagsloven er i utgangspunktet til hinder for at lagene kan kommuniseres elektronisk med medlemmene hvis disse ikke har gitt forhåndssamtykke til elektronisk kommunikasjon. Under koronapandemien skal det således ses bort ifra denne begrensningen, slik at elektronisk kommunikasjon kan skje uavhengig av om slikt forhåndssamtykke er gitt eller ei. 2.7 SÆRLIG OM ANDRE TINGSRETTSLIGE SAMEIER Som allerede nevnt er forskriftene ikke gitt anvendelse på tingsrettslige sameier som er organisert på en annen måte enn eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggerlag. Et eksempel på slike tingsrettslige sameier er de såkalte realsameiene. For disse kommer lov av 1. juli 1966 om sameige (sameieloven) derfor til anvendelse som normalt. Sameieloven er imidlertid
ikke til hinder for at sameiemøter og styremøter avholdes uten personlig fremmøte. Det kan likevel følge av vedtektene eller sameieavtalen at fysisk tilstedeværelse er et krav. Slike eventuelle bestemmelser kan dermed kun fravikes dersom alle sameierne er enige om det. Hvis samtlige sameiere er enige i at møte kan avholdes uten personlig fremmøte, må de samme reglene som gjelder for boligselskapene komme til anvendelse så langt de passer. Det må med andre ord blant annet legges til rette for en forsvarlig behandling og alle sameierne må få anledning til å delta. Dette innebærer at det som allerede er redegjort for i punkt 2 også i stor utstrekning vil komme til anvendelse for andre tingsrettslige sameier. 3. STYRETS ANSVAR 3.1 SELVE GJENNOMFØRINGEN AV MØTET Foruten de særskilte unntakene som følger av forskriftene, gjelder øvrige regler for gjennomføring av møtet som før, herunder bruk av fullmakter. Styret må derfor på sedvanlig vis sørge for at andre formelle krav i lovgivningen og vedtektene overholdes. Gjennomføring av digitale møter krever mer av innkallingen. Av den grunn er det særlig viktig å være oppmerksom på at innkalling til møtet gjøres korrekt. I denne må det klart fremgå på hvilken måte møtet skal gjennomføres på, og brukerveiledning må vedlegges i den grad dette er nødvendig. Innkallingen må også opplyse om hvilke saker som skal behandles og hva det skal stemmes over. Styret må også sørge for at stemmegivningen blir korrekt utført. Hvis det er besluttet å åpne for forhåndsstemmer, må det som allerede nevnt i punkt 2.5 også gis tilstrekkelig veiledning om hvordan dette skal foregå. Skriftlige forhåndsstemmer kan for eksempel legges i postkassen til styreleder. Det skal på vanlig måte føres protokoll fra årsmøtet/generalforsamlingen, og møteleder er ansvarlig for å sørge for at protokoll føres. I dag krever lovgivningen at møteprotokoller skal undertegnes skriftlig. Forskriftene gjør imidlertid unntak fra dette og åpner for en midlertidig adgang til å signere møteprotokoller elektronisk. Forskriftene slår videre fast at et bilde av signert protokoll (for eksempel med mobilkamera) er likestilt med elektronisk signatur. 3.2 SÆRLIG OM SMITTEVERNSTILTAK Som redegjort for over krever dagens situasjon at styrene nå må tenke nytt og ta i bruk digitale løsninger for å overholde kravene i lovgivningen. I tillegg til dette innebærer koronasituasjonen også en utvidelse av styrets ansvar både hva gjelder vedlikehold og forholdet til naboer for øvrig. Det følger av lovgivningen at det er styrene i boligselskapene som er ansvarlig for alminnelig drift av eiendommen. I tillegg skal styret sørge for at forvaltningen av sameiets anliggender er i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på generalforsamling/årsmøte. Til tross for at det ikke finnes regler som direkte regulerer hvilke smitteverntiltak som må utføres av boligselskapene i lovgivningen, er det likevel klart at det er styret som er ansvarlig for at tilstrekkelige tiltak er igangsatt. I dagens situasjon er smittevernstiltak et slikt tiltak. Det er følgelig opp til styret å sørge for at sameiet eller borettslaget har tilstrekkelige smitteverntiltak på plass. Dette begrunnes hovedsakelig med hensynet til den enkelte seksjons- eller andelseier, men styret har også av hensyn til naboene en plikt til å sørge for tilstrekkelig smitteverntiltak. I dette ligger for eksempel at styret bør sørge for å sikre at det gjennomføres tilstrekkelig og forsvarlig renhold av dørhåndtak, håndløpere, heisknapper og lekeapparater på sameiets område. Videre bør eierne varsles om hvilke tiltak som er besluttet av styret, i tillegg til at de bør oppfordres til å varsle styret om det er behov for ytterligere renhold av fellesarealene e.l.
I forskriften som gjelder aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper og som følgelig kommer til anvendelse for boligaksjeselskapene er det ikke inntatt et eksplisitt unntak fra denne retten. Det vil imidlertid være uforenelig med forskriftens formål dersom den enkelte eier kan kreve fysisk møte under koronapandemien, slik at forskriften antakelig derfor bør tolkes dithen at denne retten er satt til side så lenge koronaloven og forskriften er i kraft. Situasjonen vil derfor være den samme for boligaksjeselskaper, eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag.
Boligmagasinet Nr. 2 | 2020 63
