Löneenheten Information

Information LÖNEENHETEN

LÖNEENHETENS SERVICE

TILL DIG SOM CHEF

Löneenhetens service till dig som chef

PERSONEC

Under chefsfliken i Personec finner du aktuella handledningar, rutiner och webbkurser. Där finns också blanketter och länkar till våra E-tjänster samt aktuell information med kontaktuppgifter till Löneenheten.

TELEFON

Lönekonsult:

Telefon / 0921-62 001, Tid: 8:00-11:00 helgfri måndag till fredag

Du som chef kan alltid ringa direkt till lönekonsult om du behöver ett snabbt svar på en fråga eller behöver stöd/ guidning i Personec eller våra E-tjänster.

MAIL

Lönekonsult: E-post / mail.lon@boden.se

Som chef kan du ställa frågor till lönekonsult via mail. Om ärendet gäller en medarbetare önskar vi denna information tydlig i mailet:

• Medarbetarens för- och efternman

• 6 första siffrorna i personnumret

Vid övriga frågor: Beskriv ditt ärende/fråga så noga som möjligt. Exempel vad som inte fungerar och vad du redan har provat tidigare. Vid ärenden som är mer invecklade hänvisar vi till kontakt via telefon.

Löneenhetens service till dig som chef

TEAMS

Om du som chef har ett komplext ärende som är svårt att lösa via telefon eller mail kan lönekonsult bedöma att det är bättre att teamsmöte bokas där det är möjligt att dela skärm.

Teamsmöte kan även vara lämpligt vid guidning i Personec eller våra E-tjänster.

E-TJÄNSTER

På Löneenheten pågår det ett konstant arbete med att ta fram nya E-tjänster. Detta gör vi för att bli mer effektiva och digitala samt minska det manuella pappersarbetet.

Du hittar våra E-tjänster i Personec under chefsfliken.

LOKALA INFORMATIONER/UTBILDNINGAR

Alla chefer i Bodens kommun ska genomföra en obligatoriska utbildningen i Personec. På förfrågan erbjuder vi även andra typer av utbildningar. Det kan exempelvis vara en fördjupning i ett specifikt område till dig som chef.

För förfrågan om utbildning: E-post / mail.lonutb@boden.se

LÖNEENHETENS SERVICE

TILL DIG SOM MEDARBETARE

Löneenhetens service till dig som medarbetare

PERSONEC

I Personec under medarbetarfliken hittar du aktuella handledningar och rutiner. I handledningarna finns svar på de flesta av dina frågor som rör din anställning, frånvaro och lön. Där finns också blanketter och länkar till våra E-tjänster.

INTYG

TELEFON & MAIL

Kontakt Löneenheten:

Telefon / 0921-62 001

Tid: 08:00-11:00 helgfri måndag till fredag

E-post / mail.lon@boden.se.

Beställ intyg på: www.boden.enamnd.se (under E-tjänsten)

Levererars inom 14 dagar.

Löneenheten kan hjälpa dig som medarbetare med är att svara på enklare frågor angående din lön, ersättning och frånvaro. Vi kan även tolka lönespecifikation och svara på frågor om löneskulder.

När det gäller registreringar eller rättning av felaktigheter i Personec kan vi inte åtgärda något utan ett underlag från din chef. Det är också din chef som ska hjälpa dig att planera din frånvaro

PENSION

Kontakt pension- och försäkringshandläggare:

Telefon / 0921-62 215

E-post / anne.ridderstrale@boden.se

Om du närmar dig pension och har frågor kopplat till din tjänstepension kan du kontakta vår pension- och försäkringshandläggare.

FÖRVALTNINGENS ANSVAR

– CHEF ELLER ANNAN UTSEDD PERSON

UTBILDNINGAR

Som chef är utbildningen i Personec obligatorisk. Du behöver den för att kunna göra ditt arbete som rör dina medarbetare och deras schema så rätt lön betalas ut i rätt tid.

Anmälan till utbildningen via: E-post / mail.lonutb@boden.se

ANSTÄLLNING

När du anställer en medarbetare använder du vårt digitala anställningsavtal som du hittar under E-tjänster på startsidan för chef i Personec. Där hittar du även guider till hur du arbetar i vårt ärendehanteringssystem, ÄHS. Det är viktigt att registreringsunderlagen skickas in i god tid för att ni ska kunna beställa behörigheter, skapa schema och för att medarbetaren ska få lön i rätt tid.

OBS! Inskickat registreringsunderlag = Lön utbetalas.

Om en medarbetare inte påbörjar sin anställning behöver ni meddela detta till Löneenheten, annars kommer lön felaktigt betalas ut.

INLOGGNINGSUPPGIFTER

När Löneenheten lägger upp en anställning på en ny medarbetare, skickas automatiskt ett mail till dig som chef. I mailet framgår inloggningsuppgifter till den nya medarbetaren.

Dessa uppgifter är viktiga att du delger din medarbetare så att hen kommer åt Personec, mail och andra viktiga system som hen behöver i sitt arbete.

Förvaltningens

RÄTT UPPGIFTER/RÄTT TID

För att Löneenheten ska betala ut rätt lön i rätt tid så är det viktigt att alla underlag finns hos oss i tid. Under chefsfliken i Personec hittar du dokumentet Tidplan Löner. Där hittar du datum och deadline för inlämnande av underlag varje månad.

Datumen uppdateras även månadsvis i chefsfliken under meddelanden.

GRANSKNING/ATTEST

Varje månad måste du som chef attestera dina poster som du har för att de ska komma med till löneutbetalningen. Posterna du som chef ska omhänderta hittar du under Beslut och rapportering i chefsfliken i Personec. Du har även ansvar att kontrollera dina medarbetares lönespecifikationer som du hittar under brickan Lönelistor på startsidan för chef i Personec. För dig som använder TimeCare pool behöver även vikariebokningslistan åtgärdas.

Sista dag för dig som chef att attestera poster framgår i Personec  i dokumentet Tidplan Löner och som meddelande. Vi skickar även ut en bokning i din Outlook kalender.

TIPS! Ta hjälp av vår handledning ”Checklista för chef” för att säkerställa att du gjort allt inför lönekörningen varje månad. Du hittar handledningen på startsidan för chef i Personec självservice.

Förvaltningens ansvar

ÅTGÄRDA BEVAKNINGAR

3 gånger i veckan skickar Personec ut mail som du som chef behöver t.ex. bevilja frånvaro, turbyten, avvikande tjänstgöring m.m.

BEHÖRIGHETER

Du som är chef beställer utökad behörighet till Personec, TimeCare pool och WinLas för dina anställda. Blanketten nås via Personec Självservice och ska även användas för att ändra och avsluta behörigheter.

Fyll i blanketten och skicka in den digitalt i god tid till. Vi meddelar dig när behörigheterna är tilldelade. Observera att grundbehörighet för medarbetare inte behöver beställas utan tilldelas automatiskt.

Skicka ifylld blankett till: E-post / mailpeksys@boden.se

SCHEMA

Vi på Löneenheten lägger upp dina medarbetare med ett grundschema när vi får in ett registreringsunderlag. Grundschemat styr enbart månadslönen. Det är viktigt att du som chef eller annan utsedd person kopplar ett placeringsschema som stämmer överens med de verkliga arbetstiderna. Detta behöver du göra för att det ska ge rätt ersättning, utvärdera rätt övertid, rätt OB-ersättning och rätt kvotavdrag vid frånvaro.

Kom ihåg att alltid skapa ett nytt placeringsschema vid partiell/deltidsfrånvaro som exempelvis sjuk och tjänstledighet som matchar arbetstiderna för den nya sysselsättningsgraden.

DITT ANSVAR

SOM MEDARBETARE

Ditt ansvar som medarbetare

LÖNESPECIFIKATION

Du har ett uppdrag att kontrollera din lönespecifikation i Personec/ Pmobile varje månad. Signalera till din chef om fel finns. Tänk på att det du ser på lönespecifikationen är preliminärt och kan komma att förändras fram till löneutbetalningsdagen.

SJUKDOM/VAB/ÖVERTID

Du har ett uppdrag att registrera in avvikelser från din ordinarie arbetstid i Personec eller enligt annan rutin som finns på arbetsplatsen. Exempel på avvikelser kan vara sjuk, vård av barn, extratid som är arbetad osv.

RESOR

Registrera in eventuella kostnader som uppstår om du är och reser i Personec självservice ( parkeringsavgift, traktamente osv). Hur du gör detta hittar du i medarbetarhandledningen som finns i Personec under medarbetarfliken.

Ditt ansvar som medarbetare

ANMÄL BANKKONTO

För att dina löneutbetalningar ska komma in på ditt konto så behöver du anmäla ditt kontonummer till Nordea, detta gäller även om du byter kontonummer. Hur du anmäler detta hittar du i Personec under medarbetarfliken i en instruktion.

FLEXSTÄMPLING

Åtgärda eventuella varningar och fel som uppstår i samband med din flex. Instruktion för hur du går tillväga finns i Personec under medarbetarfliken. Frånvaro som gäller del av dag ska alltid registreras med Flexstämpling och kod för den aktuella frånvaroorsaken. Frånvaro hel dag söks via kalendern.

KONTAKT

LÖNEKONSULT

Telefon / 0921-62 001

E-post / mail.lon@boden.se

Om / Ger support till chefer och medarbetare i lön och ersättningsfrågor. Guidar vid behov dig som chef I Personec.

LÖNESPECIALIST

E-post / mail.lonutb@boden.se

Om / Boka utbildning i Personec. Välj mellan Grund, fördjupning eller för specifikt områden. Anmäl behov av handledningar och e-tjänster inom lön.

PENSION- OCH FÖRSÄKRINGSHANDLÄGGARE

Telefon / 0921-62 215

E-post / anne.ridderstrale@boden.se

Om / Ger Information om tjänstepension samt andra förmåner som  riktar sig till pension.

SYSTEMSPECIALIST

E-post / mailpeksys@boden.se

Om / Hanterar utökade behörigheter till Personec och WinLas för arbetsledare, ekonomer etc. Dessa beställs av chef, via digital blankett I självservice.

PERSONALADMINISTRATÖR

E-post / mail.pek@boden.se

SYSTEMADMINISTRATÖR

E-post / mona.m.larsson@boden.se

Om / Kontaktperson för dig som chef  vid organisationsförändringar, GEORG GEORG = Flera av våra  system inom kommunen är tätt ihopkopplade med varandra vilket medför att en organisationsförändring påverkar flera verksamhets- och IT-system. Processen Georg hanterar detta utifrån det färdigställda och beslutade önskemål som finns.