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Informationstechnologie

Behörden Spiegel / März 2018

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Messen, Benchmarken, Überzeugen

Digitale Transformation in der Staatskanzlei

3. Konferenz IT-Konsolidierung diskutiert über Steuerungspotenziale

Erfolgsfaktoren und Herausforderungen auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

(BS/stb) Die Konsolidierung von IT-Landschaften in der öffentlichen Verwaltung ist ein komplexes (BS/Rupert Odersky) Die Bayerische Staatskanzlei beschäftigt sich intensiv mit der digitalen Transformation Unterfangen. Sie bedarf klarer und zielorientierter Steuerung. Durchdachtes Projektmanagement kann und verlagert ihre Verwaltungsabläufe von der papierbasierten in die digitale Welt. Der Mensch steht dabei helfen, Herausforderungen bei der Überschreitung von Kompetenzgrenzen zu begegnen. im Mittelpunkt der Veränderung. “Zu steuern gibt es eine Menge. Überall sieht man Konsolidierungsbestrebungen”, sagte Dr. Matthias Flügge zur Eröffnung der nunmehr dritten Konferenz IT-Konsolidierung, die das Fraunhofer-Institut für offene Kommunikationssysteme (FOKUS) gemeinsam mit Capgemini und Cassini Consulting in Berlin veranstaltete. Der Behörden Spiegel war als Medienpartner an Bord. Nicht nur gebe es Aktivitäten auf allen Verwaltungsebenen vom Bund bis zu den Kommunen, wie der Leiter des Geschäftsbereichs Digital Public Services bei FOKUS fortfuhr. Konsolidiert werde auch auf allen Levels der ITArchitektur: bei Infrastrukturen, IT-Betriebsstätten und Anwendungslandschaften. Bei der Umsetzung von Projekten, so Flügge, müsse man aber immer wieder Grenzen überschreiten – bei Fachbereichen, Ressorts und auch beim Budget.

Das Projekt im Griff Bei der IT-Konsolidierung des Bundes habe sich die Aufteilung von Kompetenzen für die sechs Teilprojekte (TP) auf mehrere Ressorts bewährt, meint der Gesamtprojektleiter Rolf Krost (Bundesministerium des Innern). So sei das schon abgeschlossene TP2 zur Erarbeitung eines allgemeinen Vorgehensmodells im Bundesministerium für Arbeit und Soziales angesiedelt gewesen, also in einer Behörde, die selbst Adressat für die Konsolidierung durch die zentralen Dienstleister sei. Auch bei der Umsetzung der einzelnen Projekte verfolge man den Ansatz einer dezentralen Verantwortung. “Die Behörden werden nicht konsolidiert, sondern sie konsolidieren sich in gewisser Weise selbst”, betonte Krost. “Wir lassen die Verantwortung da, wo sie hingehört.” Das bedeute aber nicht, dass die Behörden ganz auf sich gestellt seien, man stehe ihnen mit Begleitteams beratend und unterstützend zur Seite. Auf die weniger formalisierten, aber dennoch maßgeblichen Aspekte der Steuerung machte Sabine Smentek die etwa 180 Fachbesucher aufmerksam. Als Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik in der Berliner Senatsverwaltung für Inneres verantwortet Sie den durch das E-Government-Gesetz ge-

Versteht sich auch als Übersetzerin aus der komplexen Welt der Verwaltungs-IT in die Lebenswelt der Bürger: die IKT-Staatssekretärin in Berlin, Sabine Smentek. Foto: BS/Fraunhofer FOKUS

forderten Wandel von der dezentralen zur zentralen Steuerung bei der IT der Hauptstadt. Projektmanagement sei im besten Fall strukturiert und klar. “Politische Steuerung ist aber anders”, so Smentek. Widerständen aus Ressorts oder IT-Abteilungen begegne man eher durch informelle Vorgänge. “Die eigentliche Arbeit zur Steuerung und zur Vertrauensbildung findet zwischen den Gremiensitzungen statt.” Ressourcen für IT-Projekte gewinne man weniger durch Erklärung technischer Notwendigkeiten, sondern durch Erklärung des Nutzens für die Wähler. “Den Bürgern sind unsere Serverorganisation und unsere Fachverfahren egal”, spitzt Smentek zu. “Sie wollen eine bürgernahe und effiziente Verwaltung.”

Erfolg messbar machen Erfolgreiche Steuerung erfordere neben einem konzentrierten Miteinander der Beteiligten aber auch die Fähigkeit, Kurs zu halten. “Wir müssen eine begleitende Erfolgskontrolle etablieren, auch damit ggf. nachgesteuert werden kann”, stellte Jan Fasswald, Leiter des Prüfungsgebiets IT-Konsolidierung, Netzpolitik und Digitalfunk im Bundesrechnungshof, klar. Für die IT-Konsolidierung des Bundes wurde das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) mit dem IT-Controlling (TP4) beauftragt. Bei Abfragen stoße man häufig auf das Problem der Ressorthoheit, berichtete Susanne Busch aus dem BMVI. “Wir können über Behördengrenzen hinweg kein klassisches Controlling einrichten, wie es

innerhalb von Organisationen üblich ist.” Dennoch zeigte sich Busch zufrieden mit dem, was bisher erreicht werden konnte. So würden regelmäßig relevante Kennzahlen zu Betriebsstätten und Personaleinsatz sowie zum Status der einzelnen Projektstände erfasst. Berichtet werde unter anderem an die Gesamtprojektleitung, den ITRat und an den Haushaltsausschuss des Bundestages. Einig waren sich die Konferenzteilnehmer trotz aller sonst lebhaft diskutierten Kontroversen jedenfalls darüber, dass es nicht ausreiche, nur Rechenzentren und Server zu zählen. Man müsse auch Wege finden, Faktoren wie Kundenzufriedenheit und ITSicherheit zu erheben, so Fasswald. Auf die Möglichkeit, an branchenübergreifenden Vergleichsstudien von professionellen Anbietern teilzunehmen, wies der Vorstandsvorsitzende bei Dataport, Dr. Johann Bizer, hin: “Ohne klare Ziele kommt man nicht weiter. Um Erfolge auch zu sehen, kann man sich benchmarken und mit der Industrie messen lassen.” Ein wichtiger Treiber der Regierung bei der Konsolidierung sei der Haushaltsausschuss, wie Dr. Reinhard Brandl (CSU) betonte. Regelmäßig würden Fortschrittsberichte eingefordert, an denen dann auch die Bewilligung von Haushaltsmitteln festgemacht werde. In Bezug auf die Erfolgsmessung plädierte Brandl aber für etwas Geduld: “Die Betriebs- und Dienstekonsolidierung muss jetzt erst einmal richtig ins Starten kommen.” Bisher gebe es zum Beispiel noch kaum Kunden, deren Zufriedenheit erhoben werden könne.

Für den Begriff “digitale Transformation” gibt es zahlreiche Interpretationsversuche. Welche Chancen eröffnen sich, welche Herausforderungen gilt es zu meistern? Was bedeutet dies für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Die Bayerische Staatskanzlei beschäftigt sich im Zuge der Einführung der elektronischen Akte mit Vorgangsbearbeitung intensiv mit dem Thema und legt dabei besonderes Augenmerk auf den Faktor Mensch.

Digitale Fitness der Mitarbeiter forcieren Menschen lieben Papier als immer verfügbaren Wissensspeicher. Doch Papier hat auch Nachteile: Es ist schwer, benötigt viel Platz und erschwert ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Können die Vorteile aus beiden Welten vereint werden? Die Bayerische Staatskanzlei hat sich der Herausforderung gestellt und im Rahmen der Umsetzung ihrer digitalen Strategie vier Handlungsfelder (Hardware, Software, Prozesse anpassen, digitale Fitness) abgeleitet. Die ersten beiden Handlungsfelder umfassen die Beschaffung der richtigen Hardware (Geräte mit Touchscreen und Stift) und Software (optimiert für mobile Endgeräte), um ein Arbeiten “wie mit Papier” weiter zu ermöglichen. Das dritte Handlungsfeld beschäftigt sich mit den vorhandenen Prozessen. Diese gilt es kritisch zu prüfen, zu optimieren und an die digitale Arbeitsweise anzu-

Sprach über die Einführung der E-Akte: Ministerialrat Rupert Odersky, Leiter Referat Informationstechnik und IuK-nahe Organisation in der Bayerischen Staatskanzlei. Foto: BS/Fabasoft

passen (Mut zur Veränderung). Im vierten Handlungsfeld steht der Mensch im Mittelpunkt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen aktiv in den Veränderungsprozess miteinbezogen und schrittweise in die digitale Arbeitsweise mitgenommen werden. Dafür müssen sie “digital fit gemacht” werden.

Stufenkonzept zur sukzessiven Einführung Diese Aspekte werden bei der Einführung der E-Akte mittels Stufenkonzept sukzessive umgesetzt. Am Beginn stand dabei die flächendeckende Einführung der Fabasoft eGovSuite (E-Akte mit Vorgangsbearbeitung) in der Zentralabteilung. Nach Schulung der

Vorzimmer erfolgt die Umstellung der Arbeitsweise in den weiteren Abteilungen und Bereichen. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, der Erfahrungsaustausch und das Einholen von Feedback von der Amtsleitung bilden eine wichtige Grundlage für die weitere Integration – bis hin zur Hausspitze – in der Bayerischen Staatskanzlei. Schulungen, Feedback von Schlüsselpersonen und Pilotgruppen, kombiniert mit der Möglichkeit, Informationen permanent abrufen zu können, unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Übergangsphase. Dazu hat die Bayerische Staatskanzlei im Intranet eine eigene Portalseite eingerichtet. Dort wird in Videos erklärt, wie in der E-Akte beispielsweise Vorgänge bearbeitet, Workflows gestartet oder Dokumente gezeichnet werden können.

Herausforderungen für die Zukunft Die ersten Ziele sind bereits erreicht, doch es gibt noch einiges zu tun. Beispielsweise die konsequente Orientierung am mobilen Arbeitsplatz, die weitere Fokussierung auf die Touch-Bedienung von Software oder die Integration der Führungsspitze. Es ist geplant, dass in Zukunft alle etwa 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Bayerischen Staatskanzlei von den neuen Technologien profitieren und die Papierakte nicht mehr vermissen.

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