Facto Magazine 3, april 2020

FACTO MAGAZINE

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY EN INKOOP

WWW.FACTO.NL

NUMMER 3 APRIL 2020

DUURZAAM NIEUW KANTOOR TRIODOS BANK

THEMA:

WERKPLE

5 KRITISCHE SUCCESFACTOREN VAN NIEUWE WERKOMGEVINGEN

ZO GA JE OM MET THUISWERKEN IN TIJDEN VAN CORONA

K

VAN WERKPLEKKEN NAAR PLEKKEN DIE WERKEN DE SUCCESVOLLE AANPAK VAN VGZ

Een must read voor iedereen die inkoop professioneel in zijn of haar organisatie wil verankeren!

geheel el herziene ne e 7 druk uk

Dit boek bouwt voort op Inkoop in strategisch perspectief, het leerboek dat jarenlang leidend is geweest in het hbo en het academisch onderwijs. Deze nieuwe editie bespreekt de inkoopfunctie op eigentijdse wijze. De focus ligt op inkopen voor organisaties.

Dit boek beoogt inkoop als bedrijfsfunctie krachtig te positioneren binnen organisaties – of het nu gaat om industrie, handel, zorg of overheid.

Het biedt houvast aan eenieder die voor het eerst met inkoop te maken heeft. Voor diegenen die met inkoop bekend zijn, geeft het een update over belangrijke ontwikkelingen en concepten.

OVER HET BOEK:

INCLUSIEF 3 ONLINE KATERNEN: - Onderhandelen - Public procurement - Supply chain management

D Geheel herziene, 7e druk D Inclusief online omgeving met exclusieve content D Focus op inkopen voor organisaties

Bestel eenvoudig online:

WWW.INKOOPINSTRATEGISCHPERSPECTIEF.NL

COLUMN

CORONACRISIS

E

n toen waren we opeens massaal thuis aan het werk. Het is maandag 16 maart, de dag nadat premier Mark Rutte tijdens een ingelaste persconferentie een aantal maatregelen heeft afgekondigd om verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen c.q. af te remmen.

Tweeëneenhalve week daarvoor, op donderdag 27 februari, was voor

het eerst in ons land een man positief getest op het nieuwe coronavirus. Inmid-

dels (ik schrijf deze column op 30 maart) bevinden we ons in een uiterst zorgelijke situatie met hele andere getallen. In Nederland zijn 11.750 besmettingsgevallen bekend en zijn 864 mensen aan het virus overleden. De wereldwijde tol van het virus is met 684.000 bevestigde gevallen en 32.000 doden zeer verontrustend.

Weinigen hadden begin dit jaar voorzien dat het virus zo’n impact zou hebben. De wereld is vrijwel geheel tot stilstand gekomen en in Nederland staan vrijwel alle kantoren leeg, zijn de scholen gesloten, zijn praktisch alle winkels gesloten, draait de zorg overuren en werken we - waar dat kan - massaal vanuit huis. Dat is overigens in een aantal gevallen makkelijker gezegd dan gedaan. Japke-d. Bouma (NRC) schreef er een humoristische column over, waarin ze vertelde over thuiswerkers die samen thuiswerken vergeleken met gezamenlijk een Ikea-kast in elkaar zetten of samen ‘s zomers naar je vakantieadres navigeren.

Ik herken me hier wel in. Ook bij ons was het even wennen. Zo had ik pas na een paar dagen door dat mijn videocalls (soms twee of drie in korte tijd achter elkaar) voor mijn wederhelft in dezelfde ruimte niet echt bijdroegen aan haar werkplezier.

En ook wennen was het gemis aan wat ik maar noem ‘kantoordynamiek’. Geen persoonlijk contact meer met collega’s, niet even samen koffie halen en bijkletsen, niet met zijn allen lunchen, niet even bij iemand langslopen om te vragen hoe hij iets heeft aangepakt, dat dus. Ja, we bellen en treffen elkaar op Microsoft Teams, maar met een beeldscherm ertussen is het contact toch anders.

Het coronavirus heeft ons als mens en samenleving behoorlijk op onze plaats gezet. Ja, we komen hier doorheen en zullen op enig moment weer ‘back to normal’ gaan. Maar ik hoop dan wel met het besef dat het in de wereld om meer gaat dan

‘MET EEN BEELDSCHERM ERTUSSEN IS HET CONTACT TOCH ANDERS’

alleen economische en technologische vooruitgang en dat serieuze aandacht voor onze planeet als basis van ons bestaan eigenlijk veel belangrijker is.

Veel sterkte en gezondheid de komende weken!

GERARD DESSING, HOOFDREDACTEUR (GERARDDESSING@VAKMEDIANET.NL)

3

18

10 10

15

Van werkplekken naar plekken die werken

18

Coöperatie VGZ realiseert dit jaar in

In augustus vorig jaar verhuisde de Sha-

Arnhem een aangepaste, toekomstbe-

red Service Organisatie van Caribisch

stendige werkomgeving. 70 procdnt van

Nederland op Bonaire naar één centrale

het gebouw wordt met bestaande mid-

huisvesting voor alle medewerkers. De

delen opnieuw ingericht. Uitgangspunt:

werkomgeving is zo ingericht dat deze

de ‘way of working’van VGZ. Manager

niet alleen faciliteert, maar ook stimu-

Facility & Real Estate Richard Helmus

leert om op een andere manier te wer-

legt uit hoe dat in zijn werk gaat. Koers-

ken. De verbouwing van het pand is ook

vastheid is volgens hem essentieel: “Je

aangegrepen om het pand duurzamer te

moet vasthouden aan je visie.”

maken.

5 succesfactoren van werkomgevingen Waarom slagen sommige workplaceprojecten wel en andere totaal niet? Gideon van der Burg van Leesman Benelux ging op zoek naar het antwoord en zette 5 kritische succesfactoren op een rij voor nieuwe werkomgevingen. Een van die factoren is dat werkgevers de ge-

20

‘Data helpt ons beter proactief in te spelen op wat gebruikers belangrijk vinden’

boden faciliteiten in veel gevallen nog beter kunnen afstemmen op de behoefte van medewerkers.

4 |

Betoverend kantoor in Caribbean style

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

Thuiswerken door corona: zo doe je dat Nu het coronavirus de samenleving beheerst, is thuiswerken het mantra. Maar niet iedereen beschikt over een professionele huiswerkplek. Waar moet je als facility professional op letten bij thuiswerken? En wat zijn de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de werkgever? Een overzicht van regels en tips

Rising Star Patrick Schneider zie pag. 42

voor werkhouding, werken op de laptop en het regelen van goede bureaustoelen.

22

34

28 22

Van HNW naar flexibel werken Waar Het Nieuwe Werken in de zero’s een opmars maakte, vindt er nu een verschuiving plaats naar flexibel werken.

‘Waar komen die weeskindjes toch vandaan?’

len wat voor werkplek daarbij past. Aan werkgevers de taak een omgeving aan te

28

Ontwerpen voor gedragsverandering Het laatste deel van de serie over FM en omgevingspsychologie staat in het teken van gedragsverandering. Voor het behalen van bepaalde doelstellingen is de fa-

Dit houdt in dat werknemers op basis van de activiteit die ze uitvoeren bepa-

34

Inkoopcolumn Maarten Erasmus zie pag. 33

cilitair manager soms afhankelijk van het gedrag van medewerkers. Hoe kun je dat gedrag beïnvloeden? Wat is daar-

bieden waarin deze flexibiliteit mogelijk

voor nodig en hoe vergroot je de kans

is. We zullen flexibel werken vanaf 2020

dat medewerkers zich duurzamer en ge-

steeds meer terugzien.

zonder gaan gedragen?

Het duurzame nieuwe kantoor van Triodos

Verder...

03

Column Gerard Dessing

Eind november betrok Triodos Bank na

06

Nieuws

tien jaar voorbereiding een nieuw duur-

08

Facto Congres 2020

zaam kantoor in Driebergen-Rijsen-

24

De ideale werkomgeving

burg. Ellen Wiewel en Ada Schallenberg

33

Over inkoop

waren nauw betrokken bij de ontwikke-

37

Recht

ling en de bouw ervan. Zij vertellen hoe

40

Boeken

het proces verliep en welke duurzame

40

Agenda

keuzes zijn gemaakt. “We zijn gestopt

41

Contacten en contracten

met het serveren van kannen koffie en

42

Rising Star Patrick Schneider

thee in het vergadercentrum.”

43

Colofon

5

NIEUWS

Corona-nieuws op Facto.nl Hieronder een selectie van de geplaatste berichten/artikelen: > Corona: Alles wat werkgevers moeten weten (whitepaper over onder andere de arbeidsrechtelijke gevolgen); > ZZP’ers en corona (zelfstandig FM-professionals Toine Bakker, Myra ter Horst en Esther de Lange delen hun ervaringen); > Corona en facilitaire dienstverleners (de gevolgen voor Heyday FM, Effektief Groep en VFM); > Coronavirus in kantoren (deze maatregelen treffen Holland Casino, MN en Triodos Bank); > Coronavirus? Wanneer en hoe was je je handen? (praktische informatie over handen wassen); > Voorkom coronabesmetting op kantoor: praktische tips; > Corona: zo vindt JLL haar draai zonder kantoor;

Het coronavirus (COVID-19) beheerst al weken het nieuws. Het aantal vastgestelde besmettingen neemt wereldwijd en ook in Nederland in ijltempo toe. Financieel deskundigen voorspellen een forse tegenslag voor de economische groei. Op de website van Facto is via de link www.facto.nl/tag/coronavirus al het actuele nieuws te volgen.

> Alle bijeenkomsten tot 1 juni verboden (overzicht maatregelen van 23 maart); > Uitgestorven ministeries (wat doet FM Haaglanden in tijden van corona?); > Thuiswerken door corona, hier moet je op letten (overzicht aandachtspunten en zorgplicht werkgever bij inrichting thuiswerkplek).

Dr. ir. Dries van Wagenberg overleden Triest nieuws voor het facilitaire werkveld.

Dries van Wagenberg is op 10 maart jongstleden. Andreas (voor velen bekend als Dries) stond aan de wieg van het facilitaire vakgebied van vandaag de dag.

Hij vervulde tal van functies en was onder meer bijzonder hoogleraar Facility Management aan Universiteit Wageningen in de periode januari 2000 tot december 2009. Zijn kennis deelde hij in meerdere publicaties, waaronder het boek ‘De toekomst van facility management in Nederland’ in 2011.

Van Wagenberg was ook bestuurslid van de NEFMA, één van de rechtsvoorgangers van FMN, en sinds 2010 erelid van de vereniging. Hij werd 71 jaar. Zie ook het bericht van FMN-voorzitter Natalie Hofman op de website van FMN.

6 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

Doe mee aan landelijke Working@Home Monitor manier kunnen ze hun ervaringen aan hun werkgever doorgeven.

De survey geeft antwoord op vragen als: > wat thuiswerkers momenteel ervaren als het gaat om hun welzijn, werkplezier en verbondenheid met collega’s? > hoe is het gesteld met hun thuiswerkmogelijkheden?

Meedoen aan de monitor is zonder kosten.

Nederland werkt in verband met de coronacrisis massaal thuis. Herman Kok van Shign nodigt organisaties uit om mee te doen met de landelijke Working@Home Monitor.

Het gaat om een korte survey die organi-

Stuur een mail naar herman.kok@shign.

saties aan hun thuiswerkende medewer-

nl om mee te doen. Organisaties kunnen

kers beschikbaar kunnen stellen. Meedoen

in overleg met Shign bepalen op welke

aan de survey verloopt via een app die de

momenten ze toegang tot de meetresulta-

medewerkers kunnen downloaden. Op die

ten krijgen.

FACTO EN HOTELSCHOOL MAASTRICHT LANCEREN MASTERCLASS ‘GASTVRIJ LEIDERSCHAP’ (START 22-9 A.S.) Facto en Hotelschool Maastricht hebben de handen

eigen expertise ervaringen en reiken handvatten

ineengeslagen en lanceren een nieuwe masterclass

aan om te komen tot een duurzame ontwikkeling én

met als titel: ‘Gastvrij leiderschap – naar een maxi-

borging van gastvrijheid in je organisatie. Aan het

maal klantgerichte FM-organisatie’.

eind van het programma beschik je over nieuwe

In de vierdaagse masterclass (22 en 23 september,

kennis waarmee je organisatie een 9+ klantbeleving

27 oktober en 24 november 2020), opgezet en bege-

kan realiseren.

leid door gastvrijheidsexperts Maarten Bos en Jeroen Frerichs van Hotelschool Maastricht, komen

De eerste twee dagen van de masterclass vinden

vanuit verschillende invalshoeken de onderwerpen

plaats in een van de collegezalen op het landgoed

aan bod van belang om tot een optimale klantge-

van Chateau Bethlehem van Hotelschool Maastricht.

richte facilitaire organisatie te komen.

De deelnemers worden ondergedompeld in de sfeer-

Maar liefst 7 gastsprekers, van onder andere IKEA,

volle en gastvrije ambiance van de hotelschool en

Rabobank, Bernhoven ziekenhuis, verlenen hun me-

genieten van twee lunches, een heerlijk diner en

dewerking aan het programma. Ze delen vanuit hun

overnachten in een unieke hotelkamer. Dag 3 en 4 vinden plaats in Utrecht (Rabobank) respectievelijk Vught (Kloosterhotel ZIN).

Meer weten over het programma van de masterclass Gastvrij Leiderschap? Zie https://gastvrijleiderschap.facto.nl/.

7

CONGRES

CHANGING WORLD, CHANGING FM Facto Congres 2020 Op dinsdag 23 juni (datum onder voorbehoud in verband met corona) vindt het jaarlijkse Facto Congres plaats.

Dit jaar is het thema: Changing world, Changing FM. Met ruim 25 deskundige sprekers, een inspirerende keynote door Merlijn Ballieux, een ruime keuze uit meerdere parallelle sessies en een humoristische afsluiting door NRCjournalist Japke-d. Bouma belooft het weer een boeiende dag te worden.

DOOR GERARD DESSING Op dinsdag 23 juni (datum onder voorbe-

gen met zich mee. Hoe ga je met die ver-

het toevoegen van waarde. Wat is de ‘be-

houd i.v.m. corona, zie de website voor de

anderingen om? En hoe kan FM - samen

doeling’ van een organisatie en hoe geef je

actuele situatie) organiseert Facto voor de

met haar dienstverleners - innovatieve

daar leiding aan? In zijn presentatie

13 maal haar congres. De organisatie is

dienstverlening ontwikkelen die écht bij-

neemt Merlijn Ballieux je op een interac-

er weer in geslaagd een aansprekend the-

draagt aan het succes van de organisatie?

tieve manier mee in wat hij ‘realistisch

ma te kiezen: ‘Changing world, Changing

Alle reden voor een congres met het the-

veranderen’ noemt en geeft hij handvatten

FM’.

ma: ‘Changing World, Changing FM’.

hoe je kunt veranderen in de echte wereld.

De wereld verandert razendsnel. De in-

Het Facto Congres, een inhoudelijke sa-

vloed van high tech wordt groter, gebou-

menwerking met Twynstra Gudde, vindt

WONDERE KANTOORWERELD

wen worden slimmer, klantwensen veran-

plaats in evenementenlocatie Inn Style

Als slotspreker geeft NRC-journalist Jap-

deren, de arbeidsmarkt wordt krapper, de

in Maarssen. Na de opening door dag-

ke-d. Bouma, bekend vanwege haar ironi-

energietransitie vraagt om andere oplos-

voorzitter Pauline de Wilde, is de plenai-

sche columns in NRC waarin ze lezers en

singen en steeds meer mensen willen

re keynote (‘Realistisch veranderen: an-

volgers weet te verrassen met haar unieke

werken in een omgeving waar duurzaam-

ders denken, anders doen!’) in handen

kijk op het kantoorleven, acte de présen-

heid, gezondheid en ‘purpose’ centraal

van Merlijn Ballieux , veranderkundig,

ce. In een humoristisch verhaal deelt ze

staan. Al die ontwikkelingen brengen

organisatiewetenschapper en oprichter

haar kijk op de wondere wereld van kan-

voor facility managers enorme uitdagin-

van de Veranderbrigade.

toren, de gewoontes die daar plaatsvin-

e

den en al het jeukjargon waarmee menREALISTISCH VERANDEREN

sen elkaar dagelijks lastig vallen.

Veel (facilitaire) organisaties staan onder INFORMATIE EN AANMELDEN

druk om te veranderen, maar worstelen met de vraag: hoe dan? Inmiddels weten

Congres:

Facto Congres 2020

we dat veranderen vanuit een blauwdruk

Thema:

Changing world,

of ‘one size fits all’-aanpak meestal niet de

Changing FM

gewenste resultaten oplevert of juist de

InnStyle, Maarssen

weerstand en scepsis in organisaties doet

Locatie:

Informatie: www.facto.nl/congres

8 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

toenemen. Maar wat zijn de alternatie-

Merlijn Ballieux verzorgt de plenaire

ven? Hét vraagstuk van deze tijd gaat over

keynote.

PARALLELLE SESSIES IN 3 RONDES Om 11.30, 13.45 en 14.35 uur vinden in drie rondes de parallelle sessies plaats. Deelnemers kunnen aan drie sessies deelnemen.

1. Zo realiseer je ĂŠchte gastbeleving en een 9+ Way of Working (Case Nederlandse Spoorwegen) Sprekers: Pauline Bron (Customer Experience Manager bij NS) en Stephan van Slooten (Partner bij AltuĂŻtion).

2. Een volledig duurzaam kantoor, van visie t/m realisatie (Case Triodos Bank) Spreker: Robin Eman, Head of Facility Management bij Triodos Bank.

3. Naar een (werk)omgeving die optimale innovatie stimuleert (Case ING/Cumulus Park Studio)

Manager Real Estate en FM bij Royal

9. Waar haal jij het LEF vandaan?

Sprekers: Annette Sibma (Manager

FloraHolland.

(Zo krijg je je afdeling in bewe-

Facility Services bij ING), Giuseppe

ging)

Pasanisi (Portfolio manager Logistiek,

6. Van papier naar praktijk: de

Spreker: Pauline de Wilde (presenta-

Corporate RE & Facility Services bij

transitie naar regie (Case BAM)

tor op de gebieden ondernemer-

ING) en Irene Duyn (Programma-ma-

Sprekers: Nils Bonder (directeur BAM

schap, economie, maatschappij en

nager Cumulus Park Studio).

concernhuisvesting) en Froukje Terp-

empowerment).

stra (adviseur bij TwynstraGudde).

4. Zo laat je de interne dienstverle-

10. Circulaire herinrichting

ning aansluiten op de core busi-

7. Hoe Nationale-Nederlanden

TechMed Centre (Universiteit

ness (case Upfield)

meetbaar 100% circulair wordt

Twente), een hele uitdaging

Sprekers: Willem van Ansem (Global

Sprekers: Pieter Lems (Portfolio Ma-

Spreker: Hans Bloemendaal, Sustai-

Lead Workplace & Travel Services bij

nager Innovatie bij Nationale-Neder-

nability Manager bij Rohde & Grahl.

Upfield), Jolanda Maarseveen (Ser-

landen) en Sarah Blonk (Business De-

vice Officer Workplace & Travel Servi-

velopment Manager bij Heyday

11. Innoveren in facilitaire

ces Nederland bij Upfield) en Wende-

Facility Management).

ketensamenwerking

la van Roon (European Lead

Sprekers: Diane van Dijk-Loois, Di-

Workplace & Travel Services bij Up-

8. Meer werkplezier door FM -

recteur Commercie & Hospitality bij

field).

Leuk natuurlijk, maar hoe dan?

CSU en Bianca van Veldhuizen, Ma-

Sprekers: Henk van de Weitgraven

nager Transities FM Coalitie.

5. De totstandkoming van een

(directeur Facilitair Bedrijf UWV), Dr.

wendbare, futureproof FM-organi-

Martijn Burger (academisch directeur

Kijk op www.facto.nl/congres welke

satie (Case Royal Flora Holland)

bij EHERO) en Annemiek Mikkers

sessies nog meer aan het program-

Spreker: Frans Slingerland, General

(marketing manager Sodexo).

ma zijn toegevoegd.

9

THEMA: WERKPLEK

Leiderschap en visie cruciaal voor succesvolle werkomgeving

VAN WERKPLEKKEN NAAR PLEKKEN DIE WERKEN Coöperatie VGZ realiseert dit jaar in Arnhem een aangepaste, toekomstbestendige werkomgeving. Het bouwdeel uit 2009, zo’n 70 procent van het gebouw (13.000 m2), wordt met bestaande middelen opnieuw ingericht met als uitgangspunt de ‘way of working’ van VGZ. Dit gebeurt op basis van activity based working, wat is doorvertaald naar een Triple C-aanpak met drie gedragszones. Een boeiend gesprek met Manager Facility & Real Estate Richard Helmus.

DOOR GERARD DESSING

P

raten met Richard

MAKE OR BUY?

Helmus is een genoe-

Acht jaar geleden kwam Helmus bij zorgverzeke-

gen. Zijn jarenlange

raar VGZ aan het roer als Manager Facility &

werkervaring en hel-

Real Estate. De facilitaire organisatie was tame-

dere kijk op facilitaire

lijk traditioneel ingericht en vrijwel alle diensten

dienstverlening en de

werden in eigen beheer uitgevoerd. Geprikkeld

werkomgeving maken dat je, eenmaal in gesprek,

door ontwikkelingen in de markt legde hij voor

de tijd vergeet en zo anderhalf uur verder bent. Is

iedere facilitaire dienst de ‘make or buy’-vraag op

dat erg? Nee, in tegendeel, het is juist inspirerend

tafel. “Bij alles wat we deden, stelden we ons de

om zijn visie op de werkomgeving en alles wat

vraag: wat is de aantoonbare meerwaarde voor de

daarmee te maken heeft te vernemen.

strategie van VGZ om het werk zelf te doen?”, vertelt Helmus. “Als het dan tien seconden stil bleef was het antwoord duidelijk.”

In de periode daarna werden alle diensten uitbesteed (single supply) en voerde Helmus samen met zijn nieuwe team professionals een regie-or-

KERNGEGEVENS

ganisatie in. Hoewel dat in aanvang een goede zet Organisatie

: Coöperatie VGZ

was, bleek er vanuit het verleden een flinke uitda-

Kernactiviteit

: zorgverzekeraar

ging: de contacten met de vele bestaande leveran-

Aantal medewerkers

: ca. 1.800

ciers waren behoorlijk arbeidsintensief. Geen

Hoofdlocaties

: 2 (Arnhem en Eindhoven)

wonder dat het plan ontstond om het aantal leve-

Regieteam FM en Real Estate

: 3 fte

ranciers sterk te reduceren en diensten gebundeld

10 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

De letter F staat voor Food & Beverages. Een belangrijk aandachtsgebied bij VGZ, zegt Helmus: “Voor ons is practice what you preach belangrijk, dus als we bij verzekerden het belang van gezonde voeding benadrukken, moet je dat hier op kantoor ook volledig kunnen terugzien. Onze cateraar Vitam is daar dagelijks mee bezig.”

Tot slot de M van Maintenance, oftewel: het technisch en bouwkundig beheer en onderhoud van de gebouwen. Voor dit onderdeel is Bouwmeester als regiepartner gecontracteerd. Helmus: “Ze sturen alle onderaannemers aan en regelen de MJOP’s, het onderhoud, verbouwingen, het beheer, duurzaamheid. Als FM kun je die kennis op gebied van installatietechniek niet bijhouden, je hebt echt een betrouwbare regiepartner nodig die op hoog niveau binnen de afgesproken kaders alles regelt.”

Helmus ziet Heyday, Vitam en Bouwmeester op dit moment als strategisch partner. De volgende stap is die naar alliantiepartner. Wat dat is? Helmus: “Als een partner kan aantonen dat hij door eigen expertise innovaties heeft doorgevoerd op gebied van bijvoorbeeld de gezonde werkomgeving, dan is dat een bijdrage aan een gezonder Nederland en sluit men aan bij de missie van VGZ: samen werken aan een gezonder NederRichard Helmus, Manager Facility & Real Estate bij VGZ: “Het creëren,

land. Elke dag weer. Dat gaat dus verder dan hier

uitdagen en vermarkten van een duidelijke visie op facility, real estate en

sec je diensten leveren.”

dus ook workplacemanagement is voor mij de cruciale factor om echt

KOERSVAST

waarde aan onze core business toe te voegen.”

De hogeknipuitbesteding en de totstandkoming de markt op te brengen. Het uiteindelijk resul-

van de facilitaire regieorganisatie heeft tot een

taat, een multisupply-uitbesteding op drie hoofd-

minimale bezetting van het team FM en Real Es-

gebieden, werd begin 2019 geconcretiseerd met

tate geleid: bij VGZ gaat het nog om een vaste

de invoering van het door Helmus bedachte

formatie van drie fte’s. Het team maakt vanaf sep-

‘WFM-regiemodel’.

tember 2019 deel uit van het nieuwe bedrijfsonderdeel People & Experience, een profit-unit met HR, FM en Corporate Affairs en in de toekomst

WFM-REGIEMODEL Wat dat model inhoudt? Helmus legt uit. “We werken nu met drie partners. Heyday verzorgt alles wat met Workplace te maken heeft en levert een breed scala aan diensten, denk bijvoorbeeld aan gastvrouwen, huisvestingszaken, technische

‘Ons sourcingbeleid kan bijna niet efficiënter’

mogelijk andere ondersteunende onderdelen.

Dat de ingezette sourcingstrategie succesvol is, heeft volgens Helmus te maken met de koersvastheid. “Je moet vasthouden aan je visie. Los van alle veranderingen hebben we altijd het stand-

dienst, coördinatie, eventmanagement, schoon-

punt gehanteerd: we gaan voor ons regiemodel.

maak, FMIS en smart building.”

We houden vast, tenzij... Het sourcingbeleid heeft

11

>>

THEMA: WERKPLEK

heel goed uitgepakt, efficiënter dan dit kan het bijna niet. Maar we hebben een passie voor continu verbeteren, dus we houden focus op innovatie en effectiviteit en dagen onze partners hier steeds op uit.”

MEER DAN TAFELS EN STOELEN Helmus realiseert zich dat in het doorlopen traject een goede relatie met het bestuur van essentieel belang is. “Je moet als FM zorgen dat je gezien wordt als profitcenter en niet als een costcenter.

Huisvesting is hartstikke belangrijk voor organisaties. Omdat wij ons, gezien de verregaande uitbesteding van de operationele activiteiten, niet hoeven bezig te houden met de operationele dienstverlening an sich kunnen wij continu gefo-

En intern zien we ook enorme trots op de werk-

cust zijn op de afstemming van onze dienstverle-

omgeving. Zo’n prijs zorgt voor veel draagvlak in

ning met de business. Neem de aanbouw in 2016

de organisatie.”

en het concept dat we hebben gelanceerd, dat naadloos aansluit bij agile werken, neem de trots

Een dag na het winnen van de award sprak Hel-

die je voelt bij collega’s over de werkomgeving,

mus bij het bestuur de ambitie uit om als volgen-

het toont aan dat huisvesting veel meer is dan ta-

de stap het gezondste kantoor van Nederland te

fels en stoelen, het is onderdeel van je hele orga-

worden, een ambitie die snel werd omarmd van-

nisme.”

wege de directe link met het kernproces van VGZ. Een aantal bouwkundige en technische aanpas-

WERKPLEKCONCEPT

singen werd in het pand doorgevoerd, met – als

Naast het bedenken en uitvoeren van de sour-

alles volgens plan verloopt – naar verwachting

cingstrategie is Helmus samen met zijn team de

binnenkort de toekenning van het WELL Buil-

laatste jaren intensief bezig geweest met de werk-

ding-certificaat (versie 2.0) Platinum.

omgeving. Alle inspanningen en investeringen in de werkomgeving werden in 2017 bekroond met

WELL-CERTIFICERING

de JLL Wining Workplace Award, iets waar Hel-

Om te weten welke investeringen nodig waren om

mus nog altijd met veel trots op terugkijkt. “Het is

de WELL-certificering (10 features) te behalen

een prijs toegekend door een vakjury, daarom

maakte Helmus vooraf een GAP-analyse. Het

heeft zo’n prijs veel waarde”, vervolgt hij. “We hechten veel waarde aan duurzaam werkgeverschap, willen de gezondste werkgever van Nederland zijn en dus ook het gezondste kantoor van Nederland hebben. Voorheen was de werkomgeving niet zo belangrijk bij het aantrekken en be-

bleek te gaan om voornamelijk twee onderdelen,

‘Je moet als FM zorgen dat je als profitcenter wordt gezien’

te weten: klimaat en licht. De overige acht features waren al grotendeels op orde en moesten alleen nog aantoonbaar gemaakt worden.

“We hadden een prima klimaatinstallatie, maar zonder intelligentie. Nu hebben we een systeem

houden van mensen. Maar de afgelopen tien jaar

dat de luchtkwaliteit voortdurend monitort en

zie je dat primaire arbeidsvoorwaarden niet meer

daar zelfstandig aanpassingen in kan doen.”

het belangrijkste zijn voor mensen om te kiezen

Een prettige bijkomstigheid voor VGZ was dat de

voor een organisatie, het gaat ook om andere din-

desbetreffende installaties in het 10 jaar oude ge-

gen. Als je voor de arbeidsmarkt een aantrekkelij-

bouw inmiddels afgeschreven waren. Dat maakte

ke werkgever wilt zijn, dan helpt zo’n award

het besluit om de verouderde PL-verlichting te

enorm, het geeft je een enorme reputatieboost.

vervangen zeker makkelijker. Inmiddels is een

12 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

nieuw zogeheten circadiaans LED-verlichtings-

werken met collega’s (Collaborate) en één om ge-

systeem geïnstalleerd. Deze biodynamische ver-

concentreerd en semi-geconcentreerd te werken

lichting imiteert het natuurlijke verloop van dag-

(Concentrate). Die behoefte is naar voren geko-

licht, waardoor het bioritme van de mens op een

men uit diverse workshops met de business en

natuurlijke manier wordt gestimuleerd en onder

uiteindelijk ook bevestigd door Leesman-onder-

andere alertheid en de concentratie verhogen.”

zoek in 2019 uitgevoerd onder alle medewerkers van VGZ.

DATA-DRIVEN WERKEN Voor de komende periode heeft Helmus een heldere agenda. Een van de focuspunten is het optimaal benutten van vloeroppervlak. Voor de zomer zijn overal in het pand sensoren aangebracht.

Doel: zorgen voor gedetailleerd en betrouwbaar

‘We kijken ook naar inspirerende werkplaatsen’

BOTTOM-UP EXPERIMENTEREN De ideevorming rondom de indeling en inrichting van de ruimtes om samen te werken kwam tot stand in nauwe samenwerking met de business, zegt Helmus. “We hebben aan de business ge-

inzicht in het werkelijk gebruik en de behoefte

vraagd: wat is volgens jullie de ideale indeling om

van het gebouw en op basis daarvan tijdig bijstu-

optimaal te kunnen samenwerken? Daar kwam in

ren van het kantoorconcept (data-driven werken).

het kort het volgende uit: er moet een teamtafel zijn met liefst acht werkplekken, een groot

Een ander focuspunt blijft de werkomgeving,

scherm en werkplekken om geconcentreerd te

waarbij werkvormen als ‘agile’ en recent ook ‘cir-

werken. En daarnaast is er behoefte aan een

kel’ met de kantoorindeling en -inrichting opti-

scrumruimte, voor dagstarts en weekafsluitingen

maal ondersteund moeten worden. Een van de

en een afgesloten retroruimte, voor feedback en

uitdagingen daarbij is zorgen voor een werkom-

reflectie op het functioneren van het team. Tevens

geving waar – in een omgeving met veel ‘agile-ru-

was er een wens om de inrichting tijdelijk ge-

moer’ van collega’s – geconcentreerd werken ook

schikt te maken om in één week een QBR (Quar-

goed gefaciliteerd wordt.

terly Business Review) te kunnen organiseren voor de gehele organisatie.”

TRIPLE C: DRIE GEDRAGSZONES Als oplossing gaat Helmus de VGZ-werkomge-

De pilot, op basis van deze ideeën uitgevoerd, was

ving volgens het Triple C-concept opnieuw inrich-

dermate succesvol, dat het concept nu verder

ten. Het hele gebouw wordt ingedeeld in drie ge-

wordt geïntegreerd binnen de drie gedragszones

dragszones: één om te ontmoeten en te verbinden

op de etages. “We kijken overigens ook naar inspi-

(Connect), één om intensief en creatief samen te

rerende werkplaatsen, dan moet je denken aan de

13

>>

THEMA: WERKPLEK

dy die met hun vinger op de mond uitstralen: hier moet je stil zijn en met de levensechte etalagepop Kitty, een bibliothecaresse die je streng en vermanend aankijkt met als boodschap: wees stil. Eenmaal binnen zie je sfeervolle afbeeldingen van rijen met boeken. Vervolgens ga je achter een bureau zitten, aan een afgebakend stuk, met een silent toetsenbord, een muismatje met hetzelfde beeld van Laurel & Hardy en dergelijke. Het is een beetje fun, maar iedereen houdt zich eraan.

Waarom? Omdat de omgeving uitstraalt dat het stil moet zijn, rinkelende telefoons zul je er niet horen. Kleine concentratiecellen zijn voor mij verleden tijd, iets grotere, gemeenschappelijke ruimtes waar je goed wordt genudged en waar men gezamenlijk vastgestelde normen respecVoor het ‘bibliotheekconcept’ deed VGZ een succesvolle pilot in kantoor in

teert, daar geloof ik in.”

Eindhoven met een klassieke bibliotheek met zo’n 20 werkplekken en rustige klassieke muziek op de achtergrond waar stilte de norm is.

PLEKKEN DIE WERKEN De Triple C-aanpak wordt straks gecombineerd

garageboxen, de omgevingen waar veel grote be-

met data, zodat VGZ het gebruik van het gebouw

drijven van nu in Silicon Valley ooit gestart zijn.

en de afdelingen goed in beeld heeft en er eventu-

Dat zijn niet-reserveerbare werkplaatsen met di-

eel aanpassingen gedaan kunnen worden. Hel-

verse toepasbare functionaliteiten, inclusief een

mus: “Als bijvoorbeeld uit de data blijkt dat in de

stukje branding van Silicon Valley.”

zone ‘rustig samenwerken’ leegstand optreedt en dat er krapte is in de zone ‘samenwerken’, dan gaan we schuiven. Daarmee maak je je werkom-

BIBLIOTHEEK In het nieuwe werkplekconcept wordt de C van concentrate ingevuld met diverse zones voor rustig werken. Dat wordt een soort bibliotheek, niet te groot, met twee doelen: gefocust kunnen werken maar ook rustig kunnen samenwerken, korte

‘Kleine concentratiecellen zijn voor mij verleden tijd’

geving toekomstbestendig zonder hoge kosten, iets wat voor VGZ enorm belangrijk is omdat lage beheerskosten één van onze bedrijfswaarden vormen. Ik zeg vaak: dit wordt straks nog meer een werkomgeving waar je niet naartoe moet, maar

gesprekjes met zachte stem zijn dus toegestaan.

waar je je energiek voelt en wilt zijn, het gaat

Ook hier gaat Helmus bottom-up experimenteren

daarbij niet om werkplekken, maar om plekken

zodat in goed overleg kan worden bepaald wat de

die werken.”

waarden en normen zijn om geconcentreerd te kunnen werken.

Helmus, tot slot: “Onze medewerkers zijn de be-

Voor het bibliotheekconcept deed Helmus een

langrijkste investering van onze organisatie en

succesvolle pilot in het kantoor in Eindhoven met

moeten door het aanbieden van een inspirerende,

een klassieke bibliotheek met zo’n 20 werkplek-

productieve en wendbare werkomgeving volledig

ken, een ruimte met rustige klassieke muziek op

tot hun recht komen. Alleen dan kunnen we opti-

de achtergrond waar stilte de norm is.

maal samenwerken aan een gezonder Nederland.

Het creëren, uitdagen en vermarkten van een dui-

NUDGING

delijke visie op facility, real estate en dus ook

In die bibliotheek speelt nudging een hele belang-

workplacemanagement is voor mij de cruciale

rijke rol, vervolgt Helmus. “Als je aan komt lopen

factor om echt waarde aan onze core business toe

zie je een deur, met de beelden van Laurel & Har-

te voegen.” <<

14 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

THEMA: WERKPLEK

5 KRITISCHE SUCCESFACTOREN VAN NIEUWE WERKOMGEVINGEN De workplace experience, in goed Nederlands: werkplekbeleving, je hoort er de laatste tijd steeds vaker over. Logisch, want de werkomgeving speelt een belangrijke rol in het aantrekken en behouden van talent. Maar is het niet nóg belangrijker er zorg voor te dragen dat je huidige medewerkers hun werkzaamheden fatsoenlijk kunnen uitvoeren?

DOOR GIDEON VAN DER BURG*

D

e tijd dat de ge-

DIT ZIJN DE 5 SUCCESFACTOREN

middelde manager dacht dat het

1. Faciliteer concentratietaken en gesprekken

’t goedkoopst

De vaak aangehaalde statistiek dat 70 procent

was om zo veel

van de veranderprojecten mislukt, geldt in ieder

mogelijk mensen

geval niet voor de werkomgeving. Een bemoedi-

op zo weinig mogelijk vierkante meters te huis-

gend aantal projecten (81 procent) scoort volgens

vesten, lijkt inmiddels echt achter ons te liggen.

de deelnemers aan het onderzoek namelijk hoger

Naast bezettingsgraden, flexratio’s en kosten

dan het gemiddelde. Met name op het gebied van

wordt steeds vaker gekeken of medewerkers ei-

het samenbrengen van mensen en het stimuleren

genlijk wel in staat worden gesteld hun werk te

van interactie doen de nieuwe werkomgevingen

doen en optimaal kunnen bijdragen aan de orga-

het goed. Wel doen ze het over het algemeen iets

nisatiedoelstellingen.

minder goed wat betreft de ondersteuning van concentratietaken en gesprekken. Het is dus be-

Vanuit die optiek is het interessant om te weten

langrijk dat ook het kunnen uitvoeren van con-

waarom sommige workplace-projecten wel slagen

centratietaken en het kunnen voeren van ge-

en andere totaal niet. En wie kunnen dat beter

sprekken wordt gefaciliteerd.

beoordelen dan de mensen die op die plek werken? In Leesmans studie ‘The Workplace Experi-

2. Laat vooringenomenheid varen

ence Revolution – part 2: do new workplaces

1 op de 5 werkomgevingen die een verandering

work’ is het onderzocht. Op basis van een totale

hebben ondergaan, scoort dus lager dan het ge-

database van iets minder dan 4.000 werkomge-

middelde. Een vaak in de media gehoord argu-

vingen (met in totaal zo’n 550.000 respondenten)

ment hiervoor is dat dit komt doordat zo veel

wordt ingezoomd op de pakweg 350 werkomge-

kantoren open zijn geworden. Als we naar de data

vingen die een verandering hebben ondergaan.

kijken, kunnen we inderdaad concluderen dat de

15

>>

THEMA: WERKPLEK

Workplace experience (Lmi) vs percentage van de respondenten dat werkt in een privé of gesloten kantoor Nieuwe werkomgevingen met > − 50 respondenten

100

Hoogste 10

Workplace experience (Lmi) vs percentage van de respondenten zonder vaste werkplek

Laagste 10

Nieuwe werkomgevingen met > − 50 respondenten

100

60

60 Lmi

80

Lmi

80

40

40

20

20

0

0

20

40

60

80

100

0

Percentage respondenten in privé gesloten kantoren

0

20

40

60

80

100

Percentage respondenten zonder vaste werkplek

Afbeelding 1. Links: Workplace experience in open en gesloten kantoren. Rechts: Workplace experience in vaste (toegewezen) en flexibele werkplekken.

meeste projecten waar een verandering heeft

is met haar werkomgeving. Wat wel overeenkomt

plaatsgevonden open zijn. We zien echter dat

met het buikgevoel is dat mensen die ouder zijn

open en gesloten werkomgevingen zowel goed als

en/of langer in dienst zijn de nieuwe werkomge-

slecht scoren. En dat de meeste projecten die bo-

ving lager waarderen dan hun oude, en dat je dus

ven de Leesman Index 80 scoren, en dus een fan-

meer moeite moet doen om juist deze groep aan

tastische workplace experience bieden, voor het

de veranderingen te laten wennen.

grootste deel open zijn.

Interessant: uit de data blijkt ook dat alleen al

Wat is dan wel de belangrijkste reden dat sommige medewerkers hun werkomgeving als blokkade

binnen één organisatie of zelfs één gebouw sommige medewerkers een zeer hoge workplace experience ervaren en andere juist een zeer lage. Het is goed zonder vooringenomenheid te bepalen wat er voor jouw organisatie het beste past en kijk daarbij vooral ook naar de behoeften van de specifieke afdelingen.

De meeste projecten die goed scoren, zijn voor het grootste deel open

ervaren om hun werk goed te kunnen doen, terwijl anderen hem juist als katalysator zien? Een belangrijke driver blijken – hoe voor de hand liggend – de werkzaamheden te zijn die mensen moeten uitvoeren. Want…

4. Stem het concept af op activiteitenprofielen

3. Werk is de belangrijkste driver

Medewerkers met minder complexe rollen (wei-

De verschillende medewerkersgroepen (gekeken

nig verschillende werkzaamheden) profiteren

naar leeftijd, duur dienstverband, geslacht) ken-

minder van een nieuwe werkomgeving dan mede-

nen geen significante verschillen in beleving van

werkers die veel verschillende activiteiten moeten

de werkomgeving, zo blijkt uit de data. En toch

uitvoeren. Dit wordt vooral verklaard door het

maken de media ook hier de bekende stereotypen

feit dat nieuwe werkomgevingen de medewerkers

graag belangrijker dan ze zijn. Sterker nog, uit de

vaak meer variëteit bieden, en dat is met name

onderzoeksdata blijkt – anders dan je misschien

zinvol voor de laatste groep – die overigens

zou denken op basis van de veelvuldig gehoorde

slechts 38 procent van het medewerkersbestand

aanname dat millennials zo veeleisend zouden

beslaat. De data laten ook zien dat nieuwe werk-

zijn – dat de jongste generatie het meest tevreden

omgevingen het best werken voor medewerkers

16 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

Individueel geconcentreerd werk aan een bureau

Variëteit aan verschillende soorten werkruimten

1-5 activiteiten

Geplande vergaderingen

Toegankelijkheid van collega’s

23%

Telefoongesprekken

Stilteruimten om alleen of met zijn tweeën te werken

respondenten

Informele, ongeplande vergaderingen

Vergaderruimten (klein)

Geconcentreerd samenwerken

Vergaderruimten (groot)

Ontspannen / pauzeren

Reserveringssystemen voor kamers/ruimten

Lezen

Archiefopslag

Audioconferenties 6-10 activiteiten

Individuele routinetaken

41%

Informele sociale interactie

respondenten

Collega’s die langs je werkplek lopen Audiovisuele apparatuur Informele werkruimten / pauzeruimten

Denken/ creatief denken

Mogelijkheid om mijn werkplek te personaliseren

Leren van anderen Geluidsniveau

Privégesprekken

Vaste computerapparatuur (desktop)

Zakelijk vertrouwelijke gesprekken

16-21 activiteiten 16% respondenten

Voorzieningen i.k.v. veiligheid en gezondheid

Creatief samenwerken

11-15 activiteiten 20% respondenten

Persoonlijke opslag

Ontvangen van bezoekers of klanten

Atriums en gemeenschappelijke ruimten

Videoconferenties Grotere groepsbesprekingen of toespraken

Bureau

Papier of materiaal uitspreiden

Gastvrijheid voorzieningen

Ind. geconcentreerd werk niet aan een bureau

Ontspanningsmogelijkheden op locatie/in de buurt

Gebruikmaken van techn./specialistische apparaten

Telefoonapparatuur

Afbeelding 2. Bij medewerkers die voor hun werk tussen de 1 en 10 activiteiten ontplooien gaat het om o.a. individueel geconcentreerd werken, geplande vergaderingen en ontspannen en pauzeren. Deze activiteiten worden echter door slechts 12 faciliteiten en elementen in de fysieke omgeving ondersteund.

die veel van de geboden variëteit gebruik maken

zal stellen. Het gaat erom een werkplek (fysiek,

– de zogenaamde kantoornomades. Hier bestaat

virtueel en sociaal) te creëren die de verschillende

echter wel het risico dat de groep die minder ver-

persona’s op de juiste manier ondersteunt. Werk-

schillende werkzaamheden heeft eveneens in deze

omgevingen zullen dan ook altijd moeten worden

rol wordt gedwongen, terwijl meer sedentair ge-

ontworpen met de gebruiker en de werkzaamhe-

drag – zoals dat van ‘de kampeerder’ – beter bij hen past. De oplossing is het werkplekconcept af te stemmen op het activiteitenprofiel van verschillende type werknemers (persona’s).

5. Stem faciliteiten nog beter af op de behoefte

De jongste generatie is het meest tevreden met de werkomgeving

den die hij moet uitvoeren in gedachten. Voordat met een verandertraject wordt begonnen, is het daarom raadzaam aan medewerkers te vragen welke activiteiten zij dagelijks moeten uitvoeren.

Op die manier kun je ze immers het best ondersteunen.

Als we kijken naar de werkzaamheden van de medewerkers die aanvinken voor hun werk tussen de

Tot slot is het natuurlijk van belang dat de mede-

1 en 10 activiteiten te ontplooien (62 procent),

werkers op de voor hen juiste wijze gebruik ma-

dan zijn dit onder andere individueel geconcen-

ken van het gebodene. Voor de een zal dat dus die

treerd werken, meedoen aan geplande vergade-

vaste werkplek zijn, voor de ander met een com-

ringen en ontspannen en pauzeren. Deze activi-

plexer activiteitenprofiel meer het nomadenbe-

teiten blijken echter door slechts twaalf

staan waarbij hij gebruik maakt van de variëteit

faciliteiten en elementen in de fysieke omgeving

aan werkruimten die hem wordt geboden. <<

te worden ondersteund. Zie afbeelding 2. Voor veel organisaties is ook hier dus nog een behoorlijke winst te behalen.

*Gideon van der Burg is Managing Director Benelux

UTOPIE

bij Leesman Benelux.

Het is een utopie te denken dat een nieuwe werk-

(Fotograaf: David

omgeving alle medewerkers 100 procent tevreden

Levenson)

17

THEMA: WERKPLEK

BETOVEREND KANTOORPAND IN CARIBBEAN STYLE In augustus vorig jaar verhuisde de Shared Service Organisatie van Caribisch Nederland op Bonaire naar één centrale huisvesting voor alle medewerkers. De werkomgeving is zo ingericht dat deze niet alleen faciliteert, maar ook stimuleert om op een andere manier te werken. De verbouwing is ook aangegrepen om het pand duurzamer te maken.

DOOR ERIK RUSMAN* FOTOGRAFIE LORENZO MITTIGA

O

p Bonaire staat

behoorlijk sceptisch. Het activiteitgerelateerd

sinds afgelopen

werken in de Cariben, dat was gedoemd te mis-

zomer het mo-

lukken, aldus de critici. Ook medewerkers uitten

dernste kantoor

hun twijfels, ze waren bang voor onvoldoende

van het Cari-

werkplekken, dat ze niet naast een collega konden

bisch gebied.

zitten, zagen de combinatie van privacygevoelige

Het is het nieuwe kantoor van de Shared Service

informatie en werken in een open ruimte niet

Organisatie Caribisch Nederland (SSO CN), de

voor zich, en ga zo maar door. Net als in Neder-

concerndienstverlener op de bedrijfsvoering van

land overigens.

de Rijksdienst Caribisch Nederland. De dienst

Maar het zou vooral niet passen bij de cultuur,

ondersteunt de ministeries op de drie eilanden als

omgeving en werkwijze op de eilanden. Een enke-

het gaat om ICT, Facilitaire zaken, HRM, Inkoop,

le organisatie op Curaçao zou het ooit geprobeerd

Financiën en Communicatie.

hebben, maar zonder succes.

SSO CN heeft in het moderne gerenoveerde pand

ANDERE UITGANGSPUNTEN

in de volle breedte activiteitgerelateerd werken in

De critici hadden gelijk in het feit dat de eilanden

‘Caribbean style’ ingevoerd. Geen één-op-één ko-

afwijken van Nederland. Daarom is een andere

pie van de kantooromgevingen en implementaties

manier van kijken vereist bij het succesvol uitrol-

uit Nederland of andere landen die voorop lopen

len van een modern werkplekconcept op Bonaire.

met innovatieve kantoor- en werkconcepten.

Vanwege de omvang van het eiland kent men

Maar wel een werkplekconcept dat past bij de lo-

geen lange reistijden. De financiële mogelijkheid

kale Caribische context.

om grootschalig parttime te werken ontbreekt, dus lege kantoren op de populaire parttimedagen

18 |

FA C TO MA G A Z INE

‘PAST NIET BIJ DE CULTUUR’

kent men niet. En thuiswerken gebeurt slechts

Bij de start van het huisvestingsproject in 2016

zeer beperkt. Waarom? Omdat velen nog niet

waren zowel medewerkers als buitenstaanders

over de digitale mogelijkheid hiervan beschikken

| 03 2020

en omdat het warme klimaat werken in een goed

FLEXFACTOR

gekoeld kantoor vele malen comfortabeler maakt.

Vervolgens is in detail invulling gegeven aan het werkplekconcept. Een belangrijke afweging hier-

Digitalisering staat op de eilanden nog in de kin-

in was het vaststellen van de flexfactor. Gekeken

derschoenen. Voor het minste of geringste moet

naar de werkpatronen van de medewerkers en de

de burger en ook de medewerker langs een bedrijf

gewenste mobiliteit, is gekozen voor een behou-

of overheidsinstantie gaan. Daarbij zijn deze or-

dende flexfactor van 0,8. Die is alleen toegepast

ganisaties vaak alleen geopend binnen de traditi-

op bureaus. Met alle overleg- en aanlandwerk-

onele kantoortijden, kennen sommige lange

plekken ligt de factor boven de 1.

wachttijden, iets wat samen resulteert in een flin-

Bewust is gekozen voor een behoudende start om

ke ‘hap’ uit de werkdag van medewerkers en dus ook werkgevers.

OPLOSSINGEN DOOR ANDERS KIJKEN Diegenen die verder kijken, zien direct voordelen.

Bijvoorbeeld op het gebied van een goede werken privébalans. Het gaat hier ook om de mogelijk-

het gebruik van het eerste pand met een dergelijk

Digitalisering staat op de eilanden nog in de kinderschoenen

concept op de eilanden zo rustig mogelijk te laten starten. Vanuit deze positie en met de verwachte organisatiegroei kan de factor geleidelijk scherper gesteld worden, passend bij wat op dat moment reëel is. Daarnaast worden binnenkort metingen uitgevoerd om de bezetting en het gebruik van de

heid om de kinderen naar school te brengen en op

werkplekken in beeld te brengen en bij te kunnen

te halen, maar vooral over de tijd die mensen

sturen waar nodig.

kwijt zijn aan organisatorische zaken voor de privé-huishouding. Het bieden van flexibiliteit

BESPAREN MOOIE NEVENVANGST

geeft medewerkers de ruimte en rust voor het

Besparen op huisvestingskosten was geen doel.

organiseren van werk én privé.

Het ging vooral om kwalitatieve argumenten: het

De basis van het werkplekconcept is de lokale

stimuleren van de mobiliteit van medewerkers en

context in combinatie met de organisatorische

het voorzien in diversiteit en beschikbaarheid van

doelstellingen van de SSO CN. Daarin stonden de

werkplekken. De uiteindelijke aanzienlijke bespa-

onderwerpen in- en externe mobiliteit, samen-

ring, voornamelijk gerealiseerd door het terug-

werken en het laten vervagen van de afdelings-

dringen van het aantal panden, wordt gezien als

grenzen centraal.

een prachtig bijeffect.

>>

19

THEMA: WERKPLEK

TROPISCH OPGEZOGEN

kantoor betreedt, voelt zich op een comfortabele

Wie het pand op Bonaire betreedt, zal verrast

manier opgezogen in een professionele zakelijke

zijn. Een tropische bestemming als Bonaire roept

omgeving. Het gebruik van warme Caribische

al snel een vakantiegevoel bij mensen op. Wie dit

kleuren en zachte materialen zorgt voor een opgewekt en huiselijk gevoel.

Uiteraard zijn veel zaken herkenbaar uit andere kantoren over de wereld waarbij een dergelijk con-

TIPS

cept is toegepast. Dit staat los van cultuur of regio.

De volgende zaken in dit project hebben bijgedragen aan een succesvol

Neem bijvoorbeeld ergonomische werkplekken

eindresultaat:

met goede ICT-voorzieningen, daar is vanzelfsprekend voor gezorgd. Het werkplekconcept bestaat

> De best practices uit onder andere Nederland zijn als uitgangspunt

uit een mix van gestandaardiseerde bureauwerk-

genomen en vervolgens vertaald naar een maatwerkoplossing. Een

plekken, aanlandtafels, overlegplekken, focushuis-

andere regionale context en cultuur zorgen er maar zelden voor dat

jes, brainstormruimtes en de kantine met dakter-

het een op een past.

ras als ultieme ontmoetingsplek. SSO CN werkt

> De basisvoorzieningen, zoal bijvoorbeeld de ICT-zaken, zijn uniform

voor Bonaire, Sint Eustatius en Saba. De themati-

voor alle medewerkers. Die extra kosten voor de kleine groep mede-

sering met kenmerkende elementen van die eilan-

werkers die hiermee te ruim zijn uitgerust voor wat ze nodig heb-

den bekrachtigt de Caribische uitstraling van het

ben, wegen ruimschoots op tegen de volledige flexibiliteit die alle

gebouw. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers zich

medewerkers nu hebben gekregen.

direct thuis voelen in het pand.

> Door de medewerkers structureel - en in de eindfase zeer intensief - te informeren over de nieuwe werkmethode en praktische zaken

EXTRA NAUWE BETROKKENHEID

was iedereen op dag 1 voorbereid op wat ze konden verwachten.

In het drie jaar durende traject zijn de medewer-

> Het pand is in gebruik genomen toen het tot op een hoog detail-

kers nauw betrokken bij de realisatie van het nieu-

niveau af was. Het in gebruik nemen van het pand is voor de gebrui-

we kantoor. In deze periode was er veel aandacht

kers al spannend genoeg. Zorg dus dat alles klopt.

voor de ontwikkeling van een passend werkplek-

> Alles in het pand is uitlegbaar, tot de kleinste details. Het goed kun-

concept ĂŠn voor de begeleiding van de medewer-

nen uitleggen wat de redenen of doelen zijn van bepaalde keuzes

kers in het verandertraject. Ervaringen had im-

zorgt voor extra draagvlak.

mers vrijwel niemand. Het bezoeken van een

> Het realiseren van nieuwe huisvesting is enorm leuk, benader het

en uit de regio was onmogelijk; die zijn er immers

ook zo.

20 |

FA C TO MA G A Z INE

referentieproject of kennisuitwisseling met partij-

| 03 2020

niet. Collectief bij referenties in Amerika of Euro-

uitsluitend regionale leveranciers gerealiseerd.

pa langsgaan was in redelijkheid niet mogelijk.

Het ecosysteem waarin opdrachtgever en leveran-

De vele vragen en zorgen moesten dus anders

ciers werken, kwam gedurende het project steeds

worden aangepakt. Dat is onder andere gedaan

beter tot leven. In Nederland kunnen leveranciers

door veelvuldig gebruik van 3D-visualisaties op

je als opdrachtgever op dit thema vaak uit eigen

foto’s en video. Dit gaf de medewerkers alvast een

ervaring adviseren. In de Caraïben was dit nog

goed beeld van de nieuwe werkomgeving.

niet mogelijk. De open samenwerking met een gezamenlijk doel heeft gezorgd voor veel kennis-

GESPREKKEN EN ENCYCLOPEDIE In de laatste maanden voor ingebruikname van het pand is de begeleiding van de medewerkers geïntensiveerd. De basis daarvoor was een ‘encyclopedie’ waarin alles stond: van Afval tot Zonwering en van wifi tot het IP-adres. Aan de hand van deze encyclopedie zijn enkele weken voor de ver-

Door de Caribische uitstraling voelen medewerkers zich direct thuis

uitwisseling. Leveranciers kunnen nu wél uit eigen ervaring adviseren.

BONAIRE ALS BAKEN IN DE REGIO Een gedegen voorbereiding en een concept dat tot in detail uitgewerkt was, heeft geleid tot een succesvolle ingebruikname van het kantoor. Het

huizing gesprekken gevoerd met medewerkers

pand en werkplekconcept bieden een goede basis

over het gebruik van het gebouw en de toepassing

voor een andere kijk op werken voor de eilan-

van nieuwe werkpatronen.

den. Het is bovendien een mooi voorbeeld voor

Voorafgaand aan deze sessies kregen medewer-

vele nieuwe huisvestingsprojecten in de regio. <<

kers een uitgebreide rondleiding door het pand.

Hierbij konden ze alle functies van het gebouw ook echt uitproberen. Na het tastbaar maken van het gebouw was het voeren van het gesprek over het gebruik vele malen eenvoudiger. Bij de meesten maakte de aanvankelijke bezorgdheid plaats voor enthousiasme. *Erik Rusman is senior-adviseur bij de RijksOOK VOOR LEVERANCIERS NIEUW

dienst Caribisch Nederland met een specialisatie

Niet alleen voor de gebruikers en organisatie was

in moderne fysieke en digitale werkomgevingen.

het pand nieuw, ook voor de regionale leveran-

Voor de realisatie van deze werkomgeving is hij

ciers was het een noviteit. Toch is het project met

de projectmanager.

21

THEMA: WERKPLEK

De werkplek in 2020

VAN HNW NAAR FLEXIBEL WERKEN Waar Het Nieuwe Werken in de zero’s een opmars maakte, vindt er nu een verschuiving plaats naar flexibel werken. Dit houdt in dat werknemers op basis van de activiteit die ze uitvoeren bepalen wat voor werkplek daarbij past. Aan werkgevers de taak een omgeving aan te bieden waarin deze flexibiliteit mogelijk is. We zullen flexibel werken vanaf 2020 steeds meer terugzien.

Werkgevers doen er goed aan om nu al in te spelen op deze trend.

DOOR LAURA KAMPHUIS*

K

antoortuinen

In gesprek met je medewerkers wordt duidelijk

zijn ongeschikt’,

waar je medewerkers behoefte aan hebben. Je

‘een open kan-

kunt niet invullen voor een ander wat een gezon-

toortuin is su-

de werkomgeving voor hem of haar betekent.

perongezond’,

Door de ideale werkplek te realiseren vanuit de

‘kantoortuinen

wensen van de medewerker, stel je het welzijn van

zijn hip, maar onpraktisch’: het zijn uitspraken

je personeel voorop.

die veelvuldig terugkomen in het nieuws. Je ziet de kantoortuinen steeds minder terug. Door alle

VERBIND JE MEDEWERKERS

prikkels van het werk dat nooit stilstaat, hebben

Als werknemers op verschillende plekken werken,

medewerkers meer dan ooit behoefte aan rust en

is het een uitdaging voor werkgevers om iedereen

privacy. In drukke open ruimtes zit je als mede-

te verbinden, zowel met elkaar als met de organi-

werker niet op je gemak met iedereen die voorbij-

satie. Toch is dit ontzettend belangrijk. Werkne-

loopt en over je schouder mee kan kijken.

mers werken steeds vaker vanuit andere locaties dan het kantoor, maar de behoefte aan verbinding

22 |

FA C TO MA G A Z INE

Je kunt hier als werkgever eenvoudig op inspelen

is onverminderd groot. Werknemers blijken ge-

door open ruimtes te faciliteren waarbij er veel pri-

motiveerder en ervaren meer plezier als ze be-

vacymogelijkheden zijn. De ene medewerker wil in

trokken zijn bij het werk dat ze doen en bij de or-

alle rust werken zonder prikkels, de ander wil juist

ganisatie als geheel.

wat meer rumoer om zich heen. Bij flexibel werken

Waar collega’s voorheen werden geïnformeerd

is het mogelijk dat een werknemer in één dag op

over de laatste ontwikkelingen door middel van

drie verschillende plekken werkt. Als je ruimtes

een vergadering of door informeel een kop koffie

aanbiedt waar flexibiliteit, concentratie, welzijn en

te drinken, kan verbinding ook op andere manie-

samenwerking wordt ondersteund, is het voor

ren gecreëerd worden. Door als werkgever sa-

werknemers eenvoudiger om zelf de verantwoor-

menwerkdagen, evenementen, thema-avonden of

delijkheid te nemen voor een passende werkplek.

weekstarts te organiseren, geef je je medewerkers

| 03 2020

de hand van diepte-interviews, klankbordsessies of workshops komt de stem van de werknemer naar voren en kun je hier als werkgever gerichter op anticiperen.

Je kunt ook rust creëren door medewerkers stapsgewijs kennis te laten maken met toekomstige veranderingen. Zet zit-stabureaus neer of plaats op één verdieping een pilot-opstelling van flexwerkplekken. Door medewerkers deze kleine veranderingen zelf te laten ervaren, merken ze vanzelf dat de nieuwe situatie zo slecht nog niet is.

Ruimte voor ontspanning kan medewerkers verbinden en meer betrokken

BELEVING IS DE BASIS

maken bij de organisatie als geheel.

Bij veel organisaties vormen de faciliteiten de bade ruimte om elkaar te ontmoeten. Met onder

sis van de werkomgeving. Wat maakt een werk-

meer samenwerkplekken, een community-ruimte

plek compleet? Een stoel, een bureau, een printer

en een kantine kun je als werkgever deze ontmoe-

en een koffieautomaat? Het is belangrijk dat deze

tingen mogelijk maken.

gedachtegang wordt opgefrist en geactualiseerd.

De werkplek is een totaalconcept voor de bewuste

Maar ook buiten het werk om kun je als werkge-

én onbewuste beleving van de werkomgeving

ver verbinding faciliteren. Denk aan sportfacili-

door de gebruikers. Neem de beleving als start-

teiten, een playground of een ruimte voor ont-

punt en werk vanuit daar verder.

spanning. Dit zorgt niet alleen voor verbinding tussen medewerkers, maar ook voor een grotere betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie als geheel.

CREËER RUST

De beleving van de werkomgeving roept om een persoonlijke benadering

De beleving van de werkomgeving roept om een persoonlijke benadering. Medewerkers willen zich graag gezien en gehoord voelen. Inventariseer wat voor sfeer zij prettig vinden op de werkvloer. Wat voor geluid, kleur, geur en licht past bij

Hoe je het ook wendt of keert, bij elke verande-

deze sfeer? Dit vormt de basis van waaruit be-

ring die een facility manager doorvoert, krijgt hij

paald kan worden hoe een gunstige en inspireren-

waarschijnlijk te maken met weerstand van me-

de werkomgeving eruitziet. Een prettige beleving

dewerkers. Mensen vinden verandering over het

van de werkomgeving heeft een positieve invloed

algemeen erg spannend. Er wordt eerder gedacht

op werkgeluk.

‘Wat raak ik kwijt?’ in plaats van ‘Wat voor kan-

Over tien jaar zullen we steeds meer flexibele

sen biedt dit mij?’ Het is belangrijk te inventari-

community’s terugzien: een groep werknemers

seren of de medewerkers klaar zijn voor de over-

met een gedeelde passie, werkend voor (wellicht)

stap naar flexibel werken. Is er weerstand of

verschillende werkgevers op dezelfde locatie.

angst? Zorg dat deze thema’s aandacht krijgen.

Stapsgewijs zullen we ons hier als werkgever en werknemer op voorbereiden. <<

Dit kan eenvoudig door in gesprek te gaan met werknemers. Over het algemeen waarderen mensen het niet wanneer er bepaalde zaken veranderd worden zonder hun eigen inbreng, dit wakkert het gevoel aan dat hun wat wordt opgelegd.

Bij grote organisaties kunnen de wensen van de medewerkers in kaart worden gebracht door ver-

*Laura Kamphuis is Consultant Workplace

tegenwoordigers per afdeling te benoemen. Aan

Management bij Heyday Facility Management.

23

THEMA: WERKPLEK

HOE ZIET DE IDEALE GEZONDE WERKOMGEVING ERUIT? Gezondheid is een breed begrip dat voor iedereen een andere betekenis en invulling heeft. Hoe moet een gezonde werkomgeving er dan uitzien? Facto vroeg diverse experts hoe een ideale gezonde werkomgeving er volgens hen uitziet.

DOOR MARIEKE HOOGERWERF*

D

at blijkt heel verschil-

basis wel goed moet zijn voordat je kan bouwen

lend te zijn, maar de

aan de gezondheid van medewerkers. “Je kunt

focus zou altijd op de

gaan sleutelen aan het individu, maar als de

gebruikers moeten lig-

werkplek en het gebouw geen goede basis bieden,

gen. Het gaat daarbij

bereik je minder dan mogelijk is. Je moet dus

om diversiteit en keuzemogelijkheden, maar ook

eerst kijken naar het gebouw, dan naar de werk-

om eigen inbreng. “Belangrijk is dat medewerkers

plek en vervolgens naar het individu.”

zelf de regie nemen en hun best doen om te organiseren wat voor hen belangrijk is”, stelt Suzanne

WERKOMGEVING IN BALANS

de Jong, interim facilitair manager in de zorg en

De werkomgeving moet passend zijn voor de ge-

semi-overheid

bruiker, vindt Hester van Sprang, zelfstandig adviseur bij Meerwaarde Huisvestingsadvies: “Dat

BEGIN BIJ DE BASIS

vraagt allereerst om goed inzicht in de gebruiker

Gerda Stelpstra, associate partner bij vastgoed-

en de bronnen van welbevinden en stress. De ide-

adviseur Cushman & Wakefield, geeft aan dat de

ale werkomgeving is afgestemd op gebruik en ge-

WHITEPAPER ’12 EXPERTS OVER DE GEZONDE WERKOMGEVING’ De visie van diverse experts is opgenomen in de whitepaper ’12 Experts over de gezonde werkomgeving’. In dat document vertellen zij ook wat ze onder een gezonde werkomgeving verstaan en wat de grootste uitdagingen zijn om een gezonde werkplek te realiseren.

De whitepaper is gratis te downloaden via https://form.facto.nl/facto-whitepaper-healthy-workplace?

24 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

je ook je (buiten)omgeving ontdekken door te wandelen en kook je niet in de slaapkamer. Waarom sluiten we ons dan toch de hele dag op in kantoren of gaan we dagen werken op een werkplek die niet past bij de activiteit die we doen?” vraagt managing senior Daniël Mestebeld van Heyday zich af.

Melissa Jongerius, adviseur Huisvesting bij Draaijer + Partners, geeft aan: “In een ideale situatie gaan medewerkers aan het eind van de dag met meer energie naar huis, dan toen ze hun werkdag begonnen. Er wordt voorzien in de groene, vitale en comfortabele behoeften van alle typen gebruikers.” Nadine Nugter, teammanager Huisvesting bij het Regio College, vult aan: “Het in beeld brengen van gebruikersbehoefte is het meest belangrijk. Daarmee weet je te allen tijde wat je doelen zijn en of de werkomgeving aansluit bij de verwachtingen van de gebruikers.”

4 PIJLERS Co-founder Juliëtte van Hessen van Energy Up noemt een aantal ruimtes waar een gezonde werkomgeving eigenlijk over zou moeten beschikbruikers en biedt flexibiliteit, zodat wijzigingen in

ken: “Een ideale gezonde werkomgeving dient

gebruikers of gebruik soepel zijn op te vangen

alle vier de pijlers (fysieke training, voeding, per-

met behoud van kwaliteit.”

Daarnaast benoemen meerdere experts het belang van de balans tussen de verschillende facetten van een gezonde werkomgeving. “Alles moet in balans zijn. Alleen door een volledig gezond ge-

‘Het in beeld brengen van gebruikersbehoefte is het meest belangrijk’

soonlijke groei en mentale fitheid) te coveren.

Denk aan een ruimte waar gesport kan worden, een stilteruimte voor rustig werken, een restaurant waar een gezonde lunch wordt aangeboden en een trainingsruimte voor workshops over vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling.”

bouw met de juiste werkomstandigheden realiseer je een optimaal gezonde werkomgeving”, al-

NIET ZICHTBAAR

dus Rob Grevenstette, Head of Facility

Toch blijft de vraag ‘Hoe ziet een ideale gezonde

Management bij Drees & Sommer Nederland.

werkomgeving eruit?’ lastig te beantwoorden.

Ook Nadine Wiskamp, manager Advies & Ont-

Want, zo geven Myrthe Heijnen en Bart van Roe-

wikkeling bij Yask, benadrukt dat er balans moet

kel (Ynno) aan, het is niet altijd zichtbaar of een

zijn: “Bij een ideale gezonde en vitale werkomge-

werkplek wel of niet gezond is. “Het is bekend dat

ving zijn 4 B’s belangrijk: building, body, behavi-

zachte aspecten veel bepalender zijn voor het er-

our en brain. Deze overlappen elkaar niet alleen,

varen van een gezonde werkomgeving. Neem bij-

bij een ideale gezonde werkomgeving moet je

voorbeeld de cultuur rondom pauzes en energie: is

juist zorgen dat ze in balans zijn.”

het geaccepteerd om tijdens de werkdag micropauzes te pakken? De cultuur is niet altijd zicht-

THUIS VOELEN EN ENERGIE KRIJGEN

baar, maar superbelangrijk en je voelt het wel.” <<

In de ideale gezonde werkomgeving voelen medewerkers zich thuis en krijgen ze energie. “Thuis ga

*Marieke Hoogerwerf is redacteur bij Facto.

25

THEMA: WERKPLEK

THUISWERKEN DOOR CORONA: HIER MOET JE OP LETTEN Thuiswerken is het mantra in deze tijden van corona. Maar niet iedereen heeft een professionele thuiswerkplek. Waar moet je op letten bij thuiswerken? En hoe zit het met de zorgplicht van de werkgever bij de inrichting van de thuiswerkplek?

O

ok de werkende

opdracht van de werkgever. In deze coronatijd

wereld is in de

echter staat dat plaatsonafhankelijk werken prak-

ban van het co-

tisch gelijk aan thuiswerken.

ronavirus. Iedereen die werk

WERKGEVER BLIJFT VERANTWOOR-

heeft dat zich

DELIJK VOOR VEILIG WERKEN

daarvoor leent, moet thuiswerken. Waar de een

Ook bij thuiswerken blijven afspraken met de

beschikt over een volledig ingericht thuiskantoor,

werkgever nodig. Dat is geregeld in artikel 7:655

zit de ander aan de keukentafel. Dat roept vragen

van het Burgerlijk Wetboek. De werkgever moet

op over wat een goede werkplek precies inhoudt.

kunnen aangeven welke werkzaamheden thuis-

En over de plichten van de werkgever.

werkers verrichten en de stoffen, hulpmiddelen

Want wat is een goede werkplek? En is de werk-

en werktuigen die zij daarbij gebruiken.

gever bijvoorbeeld verplicht om de kosten te ver-

Daarbij moet de werkgever erop toezien dat een

goeden voor een werkplek die aan de Arboregel-

werknemer zich niet in een onveilige situatie be-

geving voldoet? Mag de inspectie SZW de

geeft bij thuiswerken. Maar aan die zorgplicht zit

thuiswerkplek vervolgens komen controleren?

wel een limiet. Zo is de werkgever niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de inrichting van

IN OPDRACHT VAN WERKGEVER

het (internet)café of het openbaar vervoer.

Het Arbeidsomstandighedenbesluit is in juli 2012

26 |

FA C TO MA G A Z INE

gewijzigd. Toen is het begrip ‘thuiswerken’ ver-

KOSTEN VOOR WERKGEVER

vangen door de term ‘plaatsonafhankelijke ar-

Zoals gezegd heeft de werkgever de verplichting te

beid’. Die term is in gebruik bij plaats-, tijd- en

zorgen voor een veilige (en gezonde) werkplek. De

apparaat-onafhankelijk werken. Daarbij gaat het

kosten daarvan komen voor rekening van de werk-

altijd om werknemers die in opdracht werken

gever (art. 44 Arbowet). Dat geldt op de reguliere

voor een werkgever, maar niet op een werkplek

werkplek, maar net zo goed bij thuiswerken. Heeft

van die werkgever.

de thuiswerkende werknemer al een goed inge-

Overigens hoeft dat normaal gesproken niet per

richte werkplek, dan hoeft de werkgever daar niet

se thuis te zijn. Het kan daarbij gaan om werk op

aan bij te dragen. Maar laat bijvoorbeeld de ver-

iedere door de werknemer gekozen plaats buiten

lichting op die werkplek te wensen over, dan moet

het bedrijf. Maar het moet wel gaan om werk in

de werkgever wel voor de juiste verlichting zorgen.

| 03 2020

niet een-twee-drie beschikken over een perfect ingerichte werkplek thuis. Met deze tips komt u toch een heel eind.

AFWISSELING IN WERK EN HOUDING Zorg ervoor dat u niet te lang achtereen achter laptop of pc zit. Afwisseling in werk en houding helpt daarbij. Zo lukt dat: > Bellen? Ga staan of lopen. > Stukken lezen? Ga op een andere plek zitten. > Pak elk half uur wat te drinken. > Maak een lunchwandeling of ga een rondje hardlopen.

DE DRIE DO’S VOOR DE LAPTOP Thuiswerken met een laptop? Dit zijn de drie do’s: > werk met een los toetsenbord; > gebruik een losse muis; > zet het scherm op een verhoging (bovenrand op ooghoogte).

GOEDE BUREAUSTOEL? Om organisaties in deze coronacrisis te helpen, heeft Rever een ‘Bureaustoel Service’ gelanceerd.

Bestaande bureaustoelen die nu in lege kantoren staan, worden op verzoek vervoerd naar de thuisadressen van medewerkers die nu massaal thuiswerken. De service wordt tegen kostprijs aangeboden en uitgevoerd op basis van een voorstel op maat, afhankelijk van: > de locatie(s) van jouw kantoor; Thuiswerken op een laptop? Gebruik een losse muis en een los toetsenbord.

> het aantal bureaustoelen dat bezorgd moet

BEELDSCHERMWERK

> de afstand tot de woonadressen van de mede-

worden; Er zijn diverse regels voor de werkplekinrichting

werkers.

bij beeldschermwerk. Die regels gelden uiteraard net zo goed bij thuiswerken. Want een goede er-

Om deze actie veilig uit te kunnen voeren, han-

gonomische werkplekinrichting is bij beeld-

teert Rever veel voorzorgsmaatregelen bij het op-

schermwerk nu eenmaal erg belangrijk. Daarmee

halen en afleveren van de stoelen:

zijn klachten aan het bewegingsapparaat te voorkomen. Pas daarom alle relevante aspecten van beeldschermwerk zo optimaal mogelijk toe.

Maar het punt is dat door het coronavirus veel mensen vrij plotseling thuiswerken. Daarbij gaat het ook om medewerkers die dit normaal gesproken zelden of nooit doen. Met als gevolg dat zij

De werkgever moet zorgen voor de juiste verlichting

> de bezorgers betreden geen woningen, maar leveren de bureaustoel aan de voordeur af; > de bezorgers houden 2 meter afstand tot personen, rijden alleen en desinfecteren hun handen na elke afgeleverde bureaustoel; > ontvangers moeten met een eigen pen een afleverbon tekenen. <<

27

THEMA: WERKPLEK

‘IEDEREEN KAN IN DIT PAND EEN FIJNE WERKPLEK VINDEN’ Eind november heeft Triodos Bank haar nieuwe kantoor in DriebergenRijsenburg in gebruik genomen. Het pand is in meerdere opzichten uniek in zijn soort. Ellen Wiewel en Ada Schallenberg, allebei nauw betrokken bij de ontwikkeling en bouw van het duurzame kantoor, delen hun ervaringen.

DOOR GERARD DESSING

E

en bezoek aan het

OMGEVING VOOR 500 MEDEWERKERS

nieuwe kantoor van

Het goede gevoel wordt verder versterkt tijdens de

Triodos Bank in Drie-

rondleiding door Ellen Wiewel en Ada Schallen-

bergen-Rijsenburg is

berg. Waar je in het pand ook bent, overal stroomt

een genoegen. Alleen

het daglicht je tegemoet. De enorme houten span-

al de ligging in de na-

ten benadrukken de fraaie paddenstoelvorm. De

tuur op Landgoed De Reehorst is bijzonder. Onder

werkplekken – zoveel mogelijk gesitueerd aan de

meer de ronde vormen, de bescheiden hoogte en

randen van de verdiepingen – hebben alle uitzicht

de gebruikte materialen (het gebouw is vrijwel ge-

op groen. Het kan niet anders dan dat de circa 500

heel in hout opgetrokken) maken dat het pand vol-

Triodos-medewerkers die in het pand werken in

ledig opgaat in de groene omgeving. Een prestatie

hun nopjes zijn met hun nieuwe werkomgeving.

van formaat, zeker als je je realiseert dat het pand

Ellen Wiewel is vanaf maart 2012 als Program-

op niet meer dan drie minuten lopen van NS Stati-

mamanager Nieuwe Huisvesting bij Triodos Bank

on Driebergen-Zeist is gesitueerd.

betrokken bij de ontwikkeling van het nieuwe kantoor. Haar collega Ada Schallenberg werkt ruim 20 jaar bij de organisatie, onder meer als Hoofd Facilities en de laatste twee jaar als Proces Manager Facilities.

KERNGEGEVENS Organisatie

: Triodos Bank

LOCATIEKEUZE

Project

: bouw nieuw kantoor

Het verhaal begint ongeveer 10 jaar geleden. In

Locatie

: Landgoed De Reehorst (Driebergen-Zeist)

verband met de groei van Triodos Bank ontstaat

Oppervlakte

: 12.500 m vvo

de behoefte aan nieuwe huisvesting. In een ambi-

Start bouw

: april 2018

tiedocument wordt een aantal wensen geformu-

Oplevering

: september 2019

leerd, waaronder de locatie: het kantoor moet ge-

Inhuizing

: eind november 2019

legen zijn in de directe nabijheid van een

Aantal werkplekken

: 1.000, waarvan 550 arbo-werkplekken

treinstation. De zoektocht richt zich in eerste in-

28 |

FA C TO MA G A Z INE

2

| 03 2020

stantie op Utrecht/Amersfoort, maar als blijkt dat geschikte locaties daar lastig te vinden zijn (te groot, niet passend bij de identiteit van de organisatie) komt landgoed De Reehorst in Driebergen in beeld, een landelijk gebied waar in 1980 Triodos Bank is opgericht. Ellen Wiewel: “Het mooie van deze locatie is dat ecologie, cultuur en economie er samenkomen. Dat zijn precies de pijlers van Triodos. Met de keuze voor dit landgoed als locatie voor de bouw van het kantoor viel alles op zijn plek.”

Samen met EDGE Technologies (projectontwikkelaar), de architecten, Rau (gebouw), Ex Interiors (interieur) en Arcadis (landschap) en een aantal andere partners wordt een integraal team gevormd met in grote lijnen twee hoofdtaken: het ontwerp, de bouw en realisatie van het nieuwe kantoor én de natuurlijke inpassing hiervan in het landgoed. In september 2019 wordt het pand opgeleverd en twee maanden later volgt de inhuizing en ingebruikname.

INDELING VAN HET GEBOUW Het gebouw (circa 12.500 m2 bvo) bestaat uit drie torens van twee, drie en vijf verdiepingen, alle voorzien van een groen dak. Het pand is ingedeeld in drie gebieden. Op de begane grond (voor een deel vrij toegankelijk) bevinden zich het restaurant, het ontvangstgebied en de vergaderruimtes. In de kelder bevinden zich de technische in-

Ellen Wiewel (links) en Ada Schallenberg, Triodos Bank: “Het mooie van deze

stallaties, opslag- en voorraadruimtes en de

locatie is dat ecologie, cultuur en economie er samenkomen. Dat zijn precies

fietsenstalling. De werkplekken, ruim 1.000 in

de pijlers van Triodos.” Foto: Herbert Wiggerman, Utrecht

totaal, waarvan 550 echte arbo-werkplekken, zijn verdeeld over de verdiepingen in de drie torens.

als je telefoon krijgt, snel zo’n ruimte in kunt en je

Gelijk met de ingebruikname van het kantoor is

je collega’s niet hoeft te storen.”

een flexwerkconcept geïntroduceerd (flexfactor 0,7), met voor elke afdeling een vaste thuisbasis.

Om zoveel mogelijk rust in de werkomgeving te creëren bevinden zich op iedere werkvloer zes belcellen en vier concentratieruimtes voor twee personen. Voor samenwerken met meerdere per-

‘We hebben de balans gezocht tussen oud en nieuw, maar wel altijd duurzaam’

DUURZAAM PAND In het remontabele pand is veel aandacht besteed aan duurzaamheid, een onderwerp dat Triodos Bank hoog in het vaandel heeft staan. Door toepassing van zonnepanelen (ruim 3.000 m2), een installatie voor warmte- en koudeopslag en plaat-

sonen zijn op de eerste verdieping speciale ruim-

sing van 120 slimme, bidirectionele laadpalen,

tes beschikbaar. Ellen Wiewel: “Om storende tele-

waardoor aangekoppelde e-auto’s zowel kunnen

foongesprekken te voorkomen was het voor ons

opladen als stroom kunnen terugleveren, is het

echt belangrijk om belcellen te plaatsen, zodat je,

pand energieneutraal.

>>

29

THEMA: WERKPLEK

Bij de keuzes betreffende de bouw en inrichting is

als de bouw, het gebouw, het materiaalgebruik, de

waar mogelijk ook steeds naar het onderwerp ‘cir-

installaties, de omgeving, maar ook in de facilitai-

culariteit’ gekeken. Schallenberg: “In het kader

re services die worden aangeboden. Zo is de cate-

van duurzaamheid hebben we bestaand meubilair

ring, verzorgd door een cateringbedrijf, biologisch

laten opknappen en meegenomen. Maar tegelijk

en wordt het gebruik van plantaardige producten

zeggen we: bewezen design is ook duurzaam. Dus

zoveel mogelijk gestimuleerd.

hier en daar zie je ook een mooie nieuwe design-

“We zijn ook gestopt met het serveren van kannen

stoel staan. We hebben echt de balans gezocht

koffie en thee in het vergadercentrum”, zegt Ada

tussen oud en nieuw, maar wel altijd duurzaam.”

Schallenberg. “Dan loop je het risico dat je na af-

Deze en tal van andere duurzaamheidsmaatrege-

loop weer halfvolle kannen moet weggooien. Nu

len moeten ervoor zorgen dat het gebouw begin 2020 als ‘BREEAM Outstanding’- In Use wordt gecertificeerd (het certificaat voor ‘BREEAM Outstanding’-Ontwerp is al toegekend).

Om de medewerkers en bezoekers te laten zien wat de energie- en duurzaamheidsambities zijn

‘We zijn gestopt met het serveren van kannen koffie en thee’

haal je je koffie gewoon zelf uit de automaat of je bestelt er een bij de espressobar. Dat voorkomt verspilling en je hebt meteen een loopje.”

Een plezierig toeval is dat op het landgoed een zorgboerderij is gevestigd. We werken met deze zorgboerderij samen, zo bakken zij voor ons koek-

maakt Triodos Bank gebruik van narrowcasting

jes en hebben zij een belangrijke rol in het onder-

op schermen bij de entree en het restaurant. Ada

houden van het landgoed. “Het is onze droom dat

Schallenberg: “We werken hiervoor samen met

we straks producten van het land hier in de keu-

Hello Energy. Zij verzamelen data van onze ener-

ken kunnen gebruiken, dat is een volgende stap.”

giemeters en gebouwbeheersystemen, analyseren de data en zetten dit om naar heldere visuele con-

ROL OPDRACHTGEVER

tent die op de schermen wordt vertoond.”

Terugkijkend op het bouwtraject benadrukken Schallenberg en Wiewel het belang van een goede

FACILITAIRE SERVICES

projectorganisatie en dito betrokkenheid van alle

Duurzaamheid zit overigens niet alleen in zaken

partners. In hun rol als opdrachtgever was hun

Foto: Bert Rietberg voor J.P. van Eesteren

30 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

Ellen Wiewel terug. “Een architect is prima in staat een PvE te vertalen in vormgeving, dat heb ik bij meerdere bouwprojecten meegemaakt.

Maar dan komt er een plan, is iedereen enthousiast, ga je rekenen en dan blijkt het altijd te duur te zijn. Je gaat dan zaken schrappen met het risico dat je het integrale kwijtraakt. Ja, we hadden een hoog ambitieniveau, we wilden duurzaam bouwen maar tegelijk was ook het uitgangspunt dat we heel bewust met de financiën zouden omgaan. Om niet in zo’n situatie terecht te komen is in een vroeg stadium een benchmark gedaan en op basis daarvan is een kostprijs per vierkante meter bepaald. Vervolgens hebben we in het gehele proces steeds daarop teruggegrepen. Resul-

Foto: Bert Rietberg voor J.P. van Eesteren

taat: we zijn keurig binnen budget gebleven.” focus zowel gericht op de hoofdlijnen als op bouwkundige details, licht Ada Schallenberg toe.

GEEN SMART BUILDING

Ze geeft het voorbeeld van de toiletgroepen.

Hoewel er in het pand de nodige sensoren zijn in-

“Toen ik in het schetsontwerp de maatvoeringen

gebouwd, kan nog niet gezegd worden dat het

van sommige toiletgroepen zag, begon ik te twij-

nieuwe kantoor als een smart building functio-

felen. Ik heb meteen persoonlijk een check ge-

neert. Ada Schallenberg: “We hebben niet onder

daan. Wat bleek? Het was echt te krap. Dat gold

ieder bureau een sensor geplakt. Zover willen we

ook voor de douches beneden. Of neem het aantal

in onze metingen en dataverzameling niet gaan.

toiletten op de begane grond. Daar zijn veel men-

Maar in de vergaderzalen zijn wel sensoren aan-

sen, te veel voor het oorspronkelijk aantal ingete-

gebracht. Deze registreren of mensen in een gere-

kende toiletten. Je moet als opdrachtgever goed naar dat soort dingen kijken.”

WAAR KOMT DE SPOELKEUKEN? Ellen Wiewel geeft nog een voorbeeld waaruit

‘Er is niet onder ieder bureau een sensor geplakt’

serveerde vergaderzaal aanwezig zijn. Is dat niet het geval, dan wordt die zaal na 10 minuten automatisch vrijgegeven. Ook kunnen we op gebouwbeheerniveau zien op welke momenten het druk of juist rustig is in het pand en daar kunnen we

blijkt dat het zaak is om als opdrachtgever vinger

dan conclusies uit trekken. Zo zou je, als op enig

aan de pols te houden. De architecten hadden oor-

moment op een verdieping sprake is van een mi-

spronkelijk het idee om de spoelkeuken naar de

nimale bezetting, aan medewerkers kunnen vra-

kelder te verplaatsen in verband met de gewenste

gen op een andere verdieping te gaan werken, dan

uitstraling van de begane grond. “Toen we ons dat

kan bijvoorbeeld de verwarming op die verdie-

realiseerden, hebben we gezegd: dat willen we niet.

ping voor die dag lager.”

De mensen die daar werken, horen bij het cateringteam, die stop je niet weg in de kelder. Een an-

GEBOUW-APP

der nadeel was trouwens ook dat dat weer logistie-

Een nieuwigheid voor gebruikers is de beschik-

ke uitdagingen met zich mee zou brengen met

baarheid van een gebouw-app, Office App ge-

meer materiaalgebruik als gevolg. Vanuit meerde-

naamd. Daarmee kunnen ze een vergaderruimte

re perspectieven vonden we dit dus niet gewenst.”

boeken, bezoekers aanmelden en dergelijke. Ook biedt de app toegang tot informatie over bijvoor-

KOSTENDESKUNDIGE AAN TAFEL

beeld treintijden, bijeenkomsten die in het pand

Verder was het belangrijk om van het begin af aan

plaatsvinden enzovoort. Ellen Wiewel: “Op dit

een kostendeskundige aan tafel te hebben, blikt

moment zijn dat de belangrijkste functies waar

>>

31

THEMA: WERKPLEK

overleg. Dat is zo belangrijk, want je voorkomt dat beslissingen worden genomen vanuit een bepaald perspectief die later voor een andere discipline onverwachte gevolgen kunnen hebben.”

In het verlengde hiervan is het belangrijk dat je ‘bouw’ en ‘beheer en onderhoud’ niet splitst, zegt ze. “De mensen die straks het gebouw beheren moet je meenemen in het investeringsverhaal en de TCO. Een project als dit bestaat uit tienduizenden details, je hebt alle disciplines nodig om er een mooi eindresultaat van te maken. Dan gaat het zowel om kennis en kunde als om draagvlak.

Het gaat enerzijds om onderwerpen die te maken hebben met de harde kant van het vastgoed, dus:

Foto: Bert Rietberg voor J.P. van Eesteren

geef je je geld wel aan de juiste dingen uit, hoe we gebruik van maken, maar als we dat willen

voer je de onderhandelingen, maar tegelijk draait

kunnen we later wel functionaliteiten aan de app

het ook om de vraag: wat wil je als organisatie

toevoegen.”

met het kantoor bereiken? Dan gaat het om de ambitie die je hebt en het einddoel, niet alleen voor nu maar voor de komende jaren.”

MOOISTE PLEK OM TE WERKEN? Wat de mooiste werkplek in het gebouw is? Ellen Wiewel denkt even na, ze heeft geen voorkeur:

Een van de tips van Ada Schallenberg heeft te

“Wat ik zo bijzonder vind aan dit pand is dat overal waar je verblijft de natuur binnenkomt.

Het hangt van mijn activiteiten en mijn stemming af waar ik ga zitten, ik denk dat dat voor anderen ook zal gelden. Ook de seizoenen zullen

maken het visuele aspect. “Als je sensoren, scha-

‘Overal waar je verblijft, komt de natuur binnen’

kelaars en dergelijke aan de wand monteert, zorg er dan voor dat dat zoveel mogelijk op gelijke hoogte gebeurt. Doe je dat niet, dan ziet dat er rommelig uit. We hebben iemand vanuit de bouw

meespelen, straks in de lente zijn bepaalde werk-

expliciet gevraagd om dit in de gaten te houden,

plekken heel bijzonder. Die interactie tussen bin-

het zijn kleine dingen maar best belangrijk.”

nen en buiten gaan we hier echt meemaken.”

Ada Schallenberg verwacht dat bij veel collega’s

WEES VOLHARDEND

de vijfde verdieping populair zal zijn, omdat je

Andere tips van Ellen Wiewel zijn: wees volhar-

daar ver weg kunt kijken. Zelf zit ze graag op de

dend, zorg voor een lange adem, houd de stip op

eerste verdieping, in de buurt van het servicecen-

de horizon helder en ga niet te snel akkoord met

trum. “Ik ben ervan overtuigd dat iedereen in dit

een ‘nee’. En zorg dat het voor de partijen waar-

pand, ongeacht wie hij is en waar hij op dat mo-

mee je samenwerkt uitdagend blijft. Dan geven ze

ment behoefte aan heeft, een fijne werkplek kan

het beste van zichzelf, sluit ze af. “Als mensen in-

vinden.’

trinsiek gemotiveerd zijn om optimaal te presteren zie je dat terug in het resultaat. Ieder mens

TIPS VOOR FACILITY PROFESSIONALS

beschikt over kwaliteiten en wil daarin gezien

Gevraagd naar tips voor collega-facility professio-

worden door de ander. Natuurlijk, wat je op pa-

nals die met een dergelijk grootschalig bouwpro-

pier met elkaar afspreekt is heel belangrijk, maar

ject te maken krijgen, benadrukt Ellen Wiewel

daarna gaat het om de samenwerking, daar moet

het onderwerp ‘integraliteit’. “Zorg dat je vanaf

je echt aandacht aan geven. Je moet elkaar van

het begin met alle disciplines aan tafel zit, bij-

tijd tot tijd gemeende erkenning gunnen, dat

voorbeeld in een tweewekelijks ontwerp/bouw-

draagt écht bij aan het eindresultaat.” <<

32 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

OVER INKOOP

WEESKINDJES

Wie erop gaat letten ziet ze overal: weeskindjes. De hele organisatie zit er vol mee. En het zijn er meer dan vroeger. Dat is raar. We hebben onze zaakjes een stuk beter geregeld en toch komen er steeds meer weeskindjes bij. Waar komen die vandaan?

DOOR MAARTEN ERASMUS

D

ie weeskindjes zijn taakjes.

Taakjes die blijven liggen. Soms kleine, soms behoorlijk grote. Op de een of andere manier lijkt hun

aantal te groeien en krijgen we er ook meer last van. Dingen die niet gebeurd zijn. En waarvan we geen idee hebben aan wie dat eigenlijk ligt.

EIGENAARSCHAP IS HET THEMA VAN DE KOMENDE JAREN

koop. Toen vonden we de matrixorganisatie uit.

Inkoop kon nu de uitgaven van alle business units samenvoegen en toffe contracten afsluiten. So far so good. Het eigenaarschap van de contracten bleef een beetje in het midden, maar dat was nooit een probleem. Een contract voor kantoorartikelen kon een inkoopafdeling prima onderhouden. Maar van lieverlee gingen we meer uitbesteden. Vooral meer diensten. Met Facilities voorop.

ZELF DOEN “Boeiend”, kun je zeggen. Maar als je veel weeskindjes hebt, krijg je toch een probleem. Een ge-

Diensten hebben aandacht nodig van de werk-

middelde inkoopafdeling kan erover meepraten.

vloer. Het is dan ook geen toeval dat contractma-

Inkoopafdelingen zijn kampioen in het maken

nagement zo’n vlucht genomen heeft. Dat is het

van weeskindjes. In veel gevallen zal de inkoopaf-

directe gevolg van de vele diensten die we inko-

deling besluiten om de taakjes die niet gebeuren

pen. Maar nog altijd blijven er taken liggen die

zelf te doen. Dit zijn de inkoopafdelingen die con-

ook niet bij de contractmanager horen. Denk aan

tractmanagers aanstellen, hun servicedesk uit-

begroten, plannen of voorraadbeheer. Tientallen

breiden, accountmanagement inrichten, leveran-

taken kunnen als weeskind opdoemen. Die kun je

ciers behoordelen enzovoort. Inkoopafdelingen

niet op de inkoopafdeling opvangen.

die dit doen, krijgen veel lof van hun collega’s. Logisch. Ze nemen immers lekker veel werk uit han-

EIGENAARSCHAP

den. Maar er komt altijd de dag waarop het niet

Was ‘contractmanagement’ het thema van de af-

meer werkt. De inkoopafdeling barst uit zijn voe-

gelopen jaren, dan is ‘eigenaarschap’ het thema

gen en een groot deel van de taakjes blijft onaan-

van de komende. Met Inkoop als schepper en

geroerd. De weeskindjes zijn weer terug.

misschien ook als oppas van alle weeskinderen wordt het de kunst de taken te beleggen in de organisatie. Dat is een moeilijke opgave. Je zult col-

VOOROP Waarom gaat dit fout? Daarvoor moeten we even flink uitzoomen. Ooit waren organisaties opgedeeld in business units. Die deden hun eigen in-

MAARTEN ERASMUS IS MANAGING CONSULTANT BIJ EMERITOR (WWW.EMERITOR.NL)

lega’s en directies overtuigen, praten als Brugman en weerstand overwinnen, maar een weeskind aan zijn lot overlaten, dat doe je natuurlijk nooit.

33

WERKPLEK

ONTWERPEN VOOR GEDRAGSVERANDERING Serie: FM en omgevingspsychologie (deel 3 en slot)

Voor het behalen van bepaalde doelstellingen is een facilitair manager soms afhankelijk van het gedrag van medewerkers. Hoe kun je dat gedrag beĂŻnvloeden? Wat is daarvoor nodig en hoe vergroot je de kans dat medewerkers zich duurzamer en gezonder gaan gedragen?

DOOR LINDE VAN DEN BRINK*

Als facilitair manager ben je voor het behalen van sommige doelstellingen afhankelijk van het gedrag van medewerkers.

Duurzaam gedrag zoals afval scheiden op de werkvloer of in het bedrijfsrestaurant, en gezonde leefstijlkeuzes zoals de trap nemen in plaats van de lift zijn twee bekende voorbeelden. Er is veel wat je zelf kunt doen en organiseren, maar voor het resultaat ben je ook afhankelijk van hoe (goed) medewerkers zich gedragen. En die doen niet altijd wat jij van ze vraagt.

Gelukkig heb je een geheim wapen! Wat is er nodig voor gedragsverandering en hoe vergoot je de kans dat medewerkers zich duurzamer en gezonder gaan gedragen?

Heb je weleens een goed voornemen gehad? Misschien gezonder eten en minder snoepen. Of meer bewegen en minGedragsverandering komt tot stand als aan drie factoren is voldaan: mensen zijn gemoti-

der op social media. En, hoe is het je

veerd, kĂşnnen veranderen en hebben de gelegenheid.

vergaan? Juist.

34 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

Als je het zelf weleens geprobeerd hebt, dan heb je het al gemerkt: gedrag veranderen is heel moeilijk. Zelfs als je eigenlijk weet dat iets beter voor je is - dat je meer zou moeten bewegen, gezonder eten, minder Netflixen - dan nog is het heel moeilijk om dat ook echt te doen en vol te houden. En dan heb je het alleen nog maar over gedrag van jezelf. Als je wilt dat anderen hun gedrag gaan veranderen, wordt het nog veel moeilijker.

Hoe goed je slaagt in het halen van je verantwoordelijkheden en de doelen als facilitair professional, hangt deels af van wat de medewerkers in het gebouw uiteindelijk wel of niet doen. Je wilt dat gedrag dus graag kunnen beïnvloeden en wanneer nodig veranderen, maar hoe doe je dat?

Traplopen kan worden gestimuleerd door het aantal verbrande calorieën per traptrede

DE RUIMTE IN JE VOORDEEL

te tonen.

GEBRUIKEN Een facilitair professional bevindt zich in

mogelijkheden en (deels) de vrijheid

capaciteit: ze kúnnen ook veranderen,

een bijzondere positie. Hij is namelijk in

heeft om ruimtelijk aanpassingen in het

en ze weten wat ze moeten doen.

staat om de omgeving waarin het gedrag

gebouw te doen. Dit bewust aanpassen

optreedt te veranderen, omdat hij de

van de inrichting of vormgeving van een

omgeving is het nieuwe gedrag ook

ruimte of een systeem om gedrag te ver-

mogelijk.

> Mensen hebben de gelegenheid: in de

anderen heet: ontwerpen voor gedragsverandering. Daarmee heb je een wapen

Pas als aan deze drie voorwaarden is vol-

SERIE VAN 3 ARTIKELEN

in handen om gedrag te beïnvloeden.

daan, zullen mensen daadwerkelijk hun

In een serie van 3 artikelen be-

Kun je daarmee zorgen dat mensen pre-

gedrag gaan veranderen. Als jij dus wilt

steedt Facto aandacht aan het on-

cies doen wat je wilt? Nee, meestal niet.

dat mensen hun gedrag veranderen,

derwerp omgevingspsychologie:

Kun je ervoor zorgen dat je het gewenste

moet jij er ook voor zorgen dat aan die

> Deel 1. Inleiding: Laat de ruim-

gedrag in ieder geval niet tegenwerkt?

drie eisen zo goed mogelijk is voldaan.

te in je voordeel werken (zie

Ja, dat kan zeker. Kun je de kans op het

Facto 8-2019);

gewenste gedrag iets groter maken? Ja,

3 X GEDRAG BEÏNVLOEDEN

met een beetje geluk wel.

De omgeving kan je helpen de drie ge-

> Deel 2. Hoe kun je de werkom-

dragsfactoren positief te beïnvloeden.

geving inzetten om omgevingsstressoren te verminderen en

DRIE GEDRAGSFACTOREN

het welbevinden te verhogen?

Om gedrag te kunnen beïnvloeden moet

(zie Facto 1-2020)

je eerst het volgende over gedrag weten.

de vraag: is het gewenste gedrag über-

Gedragsverandering komt tot stand als

haupt mogelijk? Als je wilt dat mensen

andere manieren om met de

aan drie factoren is voldaan:

hun afval in de afvalbak gooien, moet

inrichting van de ruimte ge-

> Mensen zijn gemotiveerd: ze wíllen

die afvalbak er wel zijn. Je kunt dit trou-

> Deel 3. Gedragsverandering en

wenst gedrag te ondersteunen (huidig artikel).

iets veranderen. > Mensen hebben de fysieke en mentale

1. Als eerste gelegenheid. Dit begint met

wens ook omdraaien en in je voordeel

>>

gebruiken door ongewenst gedrag on-

35

WERKPLEK

ren? Maar ook onbewuste associaties, bijvoorbeeld met geur, kunnen de kans op gewenst gedrag vergroten. In de gemeente Venray verminderde het aantal afvalzakken dat náást containers werd geplaatst met bijna 20% na het verspreiden van citroengeur.

HOE BEPAAL JE DE BESTE OPLOSSING? Hoe weet je nu welke methode je het beste kunt toepassen en hoe geef je deze vervolgens vorm? Om dit te bepalen, moet je eerst goed onderzoek doen. Je kijkt daarbij naar de mensen om wie het gaat: wat is hun motivatie en capaciteit? Hoe zou je daarbij kunnen aansluiten? En je kijkt goed naar de omgeving: hoe beïnvloedt die momenteel de drie gedragsfactoren en wat zou je kunnen veranderen? Met behulp van een model bepaal je dan de beste strategie, waarna je in een creatieve Het verspreiden van citroengeur kan het aantal afvalzakken dat naast containers wordt

sessie de oplossing verder uitwerkt.

geplaatst met bijna 20% reduceren.

Dus wil je de kans vergroten dat medewerkers zich duurzamer en gezonder

mogelijk te maken. De oude NS-bankjes

instellen. Neem als voorbeeld het ex-

gaan gedragen? Leer dan de mensen en

op stations zijn daar een mooi voorbeeld

periment met zit-stabureaus bij ge-

de omgeving kennen, zet je geheime wa-

van: door de armleuningen middenin

meente Utrecht. Nadat de onderzoe-

pen in en gebruik voortaan de ruimte in

wordt liggen onmogelijk gemaakt. Maar

kers de bureaus twee weken lang

je voordeel! <<

gelegenheid gaat ook over bruikbaar-

standaard in de sta-stand hadden ge-

heid: een vieze bak, zeker één die men-

zet in plaats van in de zitstand (waar-

sen moeten aanraken om te openen, zal

na medewerkers de hoogte zelf even-

maar weinig gebruikt worden.

tueel weer konden aanpassen), steeg het staand gebruik van 2% naar 13%.

2. De tweede factor is: capaciteit. Eén van de manieren om te helpen met de

3. Als laatste kijken we hoe de omgeving

capaciteit bestaat uit het gedrag ge-

kan helpen motivatie aan te wakke-

makkelijker maken, door te zorgen dat

ren. Dit kan op de rationele manier,

het minder tijd en minder mentale en

via het verstand. Bijvoorbeeld door

fysieke moeite kost. Bijvoorbeeld door

bemoedigende informatie te geven,

bij gescheiden afvalbakken met ico-

zoals het tonen van het aantal ver-

*Linde van den Brink is omgevingspsy-

nen, kleuren en de vorm van inwerp-

brande calorieën per traptrede. Maar

choloog (www.lindevandenbrink.nl). Ze

openingen in één oogopslag duidelijk

je kunt ook gebruik maken van irrati-

heeft jarenlang gewerkt in een facilitaire

te maken welke afvalsoort in welke

onele motieven, gebaseerd op emoties

omgeving. Ze helpt organisaties de om-

bak hoort. Maar wat ook kan, is het

en onbewuste processen. Een sterk

geving zó in te richten dat deze optimaal

gewenste gedrag als standaardoptie

motief is bijvoorbeeld: wat doen ande-

bijdraagt aan gewenst gedrag en gevoel.

36 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

RECHT

ONGEPASTE OPMERKINGEN

Vrouwelijk werknemers uiten klachten over hun chef wegens seksistisch gedrag. Zijn beroep op de losse bedrijfscultuur mag niet baten. De rechter vindt zijn gedrag ernstig verwijtbaar.

DOOR MR. ING. R.O.B. POORT

O

ver een 33-jarige chef bij een ICT-dienstverlener zijn in 2018 door een vrouwelijke ondergeschikte bij de vertrouwensper-

soon klachten geuit over zijn gedrag. Hij heeft in het bijzijn van collega’s tegen de medewerkster gezegd dat zij haar overwinning bij een potje ta-

ALGEMENE GRAPPEN ZIJN ANDERS DAN SPECIFIEKE OPMERKINGEN

ding gaf en als lid van het MT een voorbeeldfunctie had. Daarbij neemt de kantonrechter mee, dat tijdens het gesprek ook de term ‘me too’ is gevallen. Dat hij in het gesprek met geëmotioneerde medewerkster de gewraakte opmerking heeft gemaakt acht de rechter ernstig verwijtbaar. Zeker nu hij er al eerder op was gewezen dat hij erop

feltennis te danken had aan haar decolleté. Bij

moest letten hoe hij overkwam en dat ongepaste

een latere gelegenheid, waarbij ze nogal stil was,

opmerkingen niet door de beugel kunnen. Deze

heeft hij gezegd: “Wees niet zo introvert, kut”. De

handelingen kunnen als seksuele intimidatie wor-

werkgever heeft nadrukkelijk aangegeven dat zo’n

den gekwalificeerd. De omstandigheden die de

klacht niet nogmaals zou worden getolereerd. In

chef ter rechtvaardiging heeft aangevoerd veran-

augustus 2019 is opnieuw geklaagd over de beje-

deren daar niets aan. Hij bestrijdt het verzoek en

gening door de chef. Die heeft tijdens een moei-

verwijst naar de informele en studentikoze be-

lijk gesprek met een geëmotioneerde werkneem-

drijfscultuur. Maar de algemene grappen in

ster gezegd dat hij “wel snapte dat zij liever op het

WhatsApp-berichten kunnen niet gelijkgesteld

gezicht van haar vriendje zat”. Kort daarna maak-

worden met specifieke opmerkingen, gericht aan

te hij, in bijzijn van collega’s, grappen over een

twee werkneemsters die min of meer van hem af-

vlek in haar kleding met de opmerking dat “ze

hankelijk waren. Daar komt bij, dat de werk-

zich weer had laten onderspuiten”. De werkgever

neemsters zich in beide gevallen in een extra

verzoekt ontbinding van de arbeidsovereenkomst.

kwetsbare situatie bevonden. De arbeidsovereenkomst wordt per 1 januari 2020 ontbonden (art.

7:669 lid 3, onder e, BW) zonder vergoeding, we-

OORDEEL RECHTBANK De kantonrechter overweegt dat de chef na de

gens ernstig verwijtbaar handelen van de chef.

eerste klacht had moeten begrijpen dat de werk-

KANTONRECHTER DEN

gever het gebeurde – terecht – als zeer ernstig

HAAG, 29 NOVEMBER 2019,

heeft opgevat. De uitleg dat de opmerking als grap was bedoeld, was wel geaccepteerd, maar er was ook aangegeven dat dit nooit meer mocht voorkomen, zeker nu hij steeds meer mensen lei-

ECLI:NL:RBDHA:2019:12738 ROB POORT JURIST EN VEILIGHEIDSKUNDIGE WWW.BUREAUPOORT.NL

AANTEKENING Bij ongepast gedrag hoeft het niet alleen om daadwerkelijke handelingen te gaan: ook het maken van ongepaste of zelfs seksistische opmerkingen kan als ernstig verwijtbaar worden gezien.

37

Advertorial

Duurzame inzetbaarheid

‘Investeren in medewerkers is investeren in je bedrijf’ Uitmuntende facilitaire dienstverlening gaat hand in hand met goed en doelgericht opleiden van medewerkers. Het is de visie van Belinda Dekkers van UL-Team. "Opleiden is niet een kwestie van ‘gewoon doen’, opleiden betekent aansluiten bij de werksituatie. Kortom: opleiden is maatwerk."

De facilitaire sector schreeuwt om mensen. “Maar vind die maar

schoonmaak waarbij medewerkers meer in contact zijn met de

eens, dat is moeilijk”, weet Belinda Dekkers, directeur van UL-

pandbewoners. In dat geval kun je niet zomaar de stofzuiger aan-

Team. Duurzame inzetbaarheid is om die reden meer dan ooit

zetten in ruimten waar mensen aan het werk zijn. Dat vraagt om

een hot topic bij de werkgevers, zegt zij. “Bedrijven en organisa-

aankondiging en soms overleg. Maar dat is een hele stap, als je

ties die werk maken van de gezondheid, betrokkenheid en ont-

gewend bent om alleen in de avonduren te werken. In onze gast-

wikkeling van hun medewerkers, plukken daar vaak direct de

vrijheidstrainingen wordt geleerd om vanuit de situatie van de

vruchten van. Het zorgt voor meer werkplezier, minder ziekte-

gast naar je eigen gedrag en je werk te kijken. Naast het verbete-

verzuim en een hogere arbeidsproductiviteit.”

ren van persoonlijk contact met de gast is non-verbaalcontact, zoals uitstraling, persoonlijke hygiëne en netheid van je werkom-

Het is volgens Dekkers de reden dat de bereidheid tot opleiden

geving een essentieel onderdeel van de training.”

toeneemt in de facilitaire wereld, ook als het gaat om niet-gesubsidieerde trainingen en opleidingen. “Kosten speelden in het ver-

WERKVLOER KAN HET NIET ALLEEN

leden altijd een doorslaggevende rol in het wel of niet opleiden

Het trainen van medewerkers is volgens de directeur van UL-

van medewerkers. Dat is aan het veranderen.”

Team de eerste stap, alleen kan dit niet zonder begeleiding en

De O&O fondsen (Opleidings- en ontwikkelingsfondsen) bijvoor-

aansturing van de eigen leidinggevende. “Van de medewerkers op

beeld dragen financieel bij aan de scholing in de facilitaire bran-

de werkvloer wordt ander gedrag verwacht. De rol van de lei-

che. De laatste jaren worden de subsidies vanuit deze fondsen

dinggevende is om dit nieuwe gedrag te begeleiden, te stimule-

echter verminderd. “Desondanks blijft men opleiden, ik denk dat

ren en successen te vieren. Anders is het effect van een training

zo’n 40 procent van de opleidingen en trainingen in de facilitaire

beperkt en valt ontwikkeling stil”, aldus Dekkers.

sector niet is gesubsidieerd, terwijl dat in het verleden altijd slechts een paar procent was. Het toont aan dat bedrijven oplei-

In de trainingen voor leidinggevenden stimuleren de trainers de

dingen en trainingen gaan zien als een belangrijke investering.”

deelnemers de eigen verantwoordelijkheid voor continuïteit zelf op te pakken. “Wij prikkelen hen om na de training te blijven na-

GASTVRIJHEID TOVERWOORD

denken over wat en hoe ze zaken aanpakken en waar het beter

UL-Team ziet de ontwikkeling ook in de eigen praktijk. De oplei-

kan. Zo schrijven ze een brief aan zichzelf over persoonlijke ont-

der groeit en biedt inmiddels een breed spectrum aan opleidin-

wikkelpunten en delen deze brief met hun leidinggevende”, legt

gen en trainingen voor de gehele facilitaire sector. Niet alleen

Dekkers uit. En nee, niet voor iedereen zijn de ontwikkeldoelen

schoonmakers, ook beveiligers, cateringmedewerkers en recepti-

hetzelfde. En nee, niet voor iedereen zijn dezelfde trainingen en

onisten kunnen door UL-Team worden (bij)geschoold. “De ma-

opleidingen geschikt. Opleiden is maatwerk in de ogen van UL-

nagement-, communicatie- en gastvrijheidstrainingen zijn onze

Team. “Het is, zogezegd, niet opleiden om maar op te leiden.

speerpunten”, vertelt Dekkers. Zeker de vraag naar die laatste

Nee, wij gaan eerst het gesprek aan. Wat zijn de omstandigheden

trainingen groeit. “Gastvrijheid is het toverwoord voor veel facili-

en wat wil men bereiken? Daardoor komen we er soms ook ach-

tair dienstverleners. Logisch, neem alleen al de opmars van dag-

ter dat een training niet altijd de oplossing is”, aldus Dekkers. Zij

38 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

‘Een vakopleiding of training heeft alleen effect als er een optimale aansluiting is tussen deelnemer, werksituatie en de visie van het bedrijf’ dewerkers en bedrijven verder helpen. Dat is vaak met een training en soms alleen een goed gesprek over de werksituatie. Deze aanpak vanuit de situatie van de klant, maakt ons uniek”, verzekert Dekkers.

ONLINE LEREN Wat zij in de gesprekken wel nadrukkelijk aan de man (of vrouw) brengt, is het online leren. “Online leren is effectief. Het is plaats- en tijdsonafhankelijk en de combinatie van kijken en lezen maakt dat deelnemers de stof beter onthouden”, vertelt Dekkers.

Toch lijkt er volgens haar een bepaalde terughoudendheid te zijn en wordt er eerder gekozen voor praktijklessen. In de trainingen van UL-Team is er dan ook veel ruimte voor oefenen. Dekkers: “Theorie is alleen ter ondersteuning, de kern is het doen. Een voorbeeld: medewerkers die doorgroeien van een functie op de werkvloer naar een leidinggevende (of meewerkende) rol. Zij moeten bijvoorbeeld nu hun eigen collega’s aansturen. Hoe ga je om met die nieuwe rol? Hoe zorg je voor een optimale communicatie? Hoe pak je een verzuimgesprek aan? Onze trainers oefenen die vaardigheden met hen, om ze zo zelfvertrouwen te geven voor uitvoering in het werk.”

Belinda Dekkers: “Kosten speelden altijd een doorslaggevende rol in het

VAKOPLEIDING MET MAATWERK

wel of niet opleiden van medewerkers. Dat verandert nu.”

UL-Team gaat daarmee heel gericht te werk. “De erkende vakopleidingen kennen vaak een vast curriculum en bieden minder ruimte voor een persoonlijke benadering. UL-Team biedt die

ondersteunt het met een voorbeeld. “Het ontbreken van gastvrij

ruimte wel. Wij adviseren daarom een combinatie van een erkende

gedrag kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van wrijving in het team

vakopleiding met een maatwerk training, bijvoorbeeld op gebied

of de wijze waarop leiding wordt gegeven. Als het onderling niet

van infectiepreventie (zorgomgeving), gespreksvaardigheden of

klikt of als medewerkers niet tevreden zijn over het management

gastvrij werken. Dat wat nodig is voor die desbetreffende werksi-

of beleid, dan is dat zichtbaar in hun gedrag en dus merkbaar

tuatie”, verklaart Dekkers. UL-Team maakt zo het verschil voor fa-

voor de gast. Een training is niet de oplossing. In die situatie zal

cilitaire bedrijven, weet zij. “Opleiden draagt bij aan het werkple-

men eerst intern aan de slag moeten om de neuzen dezelfde kant

zier en het vergroot de medewerkerstevredenheid. Investeren in

op krijgen. Daarna heeft een training pas effect. Wij willen me-

medewerkers is investeren in je bedrijf en dat betaalt zich terug.”

39

BOEKEN | AGENDA

THUIS BEN IK NIET ZO LEUK!

M

Thuis ben ik niet zo leuk!

et zijn boek ‘Thuis ben ik niet zo leuk!’ laat Jos Burgers overtuigend zien dat klanten met humor goed te binden te zijn. Het met vaart geschreven boek is opgedeeld in vijf delen en bespreekt humor in relatie tot klanten, de kenmerken en effecten van humor in een za-

kelijke omgeving, valkuilen en risico’s en hoe humor te gebruiken in klantcontacten.

• auteur: Jos Burgers • ISBN: 9789089654564

Als het gaat om humor kun je de auteur wel om een boodschap sturen. In dit boek is dat

• uitgever: Van Duuren

niet anders. Elke deel bestaat uit korte, vlot leesbare hoofdstukjes, rijkelijk gelardeerd

Management

met grappige voorbeelden uit de wereld van de zakelijke dienstverlening. Volgens Bur-

• prijs: @ 20,00

gers is humor een krachtig instrument om klanten te vinden en te binden, omdat men-

• conclusie: een boek met

sen, en klanten zijn net mensen, humor weten te waarderen. En nu komt het goede nieuws: humor is een aan te leren vaardigheid die bewust ingezet kan worden door or-

humor over humor

ganisaties om de klant te verrassen en vooral te laten glimlachen.

+++ Maar… in humor zit ook gevaar. Belachelijk maken van anderen, overdrijving, platheid: Burgers heeft voorbeelden te over waarmee hij laat zien hoe humor die niet de juiste snaar raakt, zich tegen een organisatie kan keren. Goede humor is subtiel en dat vereist BERNADETTE NOOIJ

kunde. Een kunde die te leren is, maar die in mijn opinie verder gaat dan dat. Humor

HOGESCHOOLDOCENT FACILITY MANAGEMENT

kan mensen een moment verlichten, hun perspectief even verdraaien waardoor een

(HAAGSE HOGESCHOOL) EN PHD-CANDIDATE

glimlach verschijnt en zwaarte verdwijnt. Humor is in die zin geen luxegoed dat toege-

ORGANIZATION SCIENCES (VU AMSTERDAM)

voegd wordt aan de klantrelatie. Wie zijn klanten serieus neemt, neemt humor serieus.

N.B. alle evenementen zijn onder

GREEN BUILDINGS REGATTA

GASTVRIJ ROTTERDAM

voorbehoud van maatregelen om de

Datum: 12 juni

Datum: 21 t/m 23 september

verspreiding van het coronavirus

Locatie: Muiden

Locatie: Ahoy Rotterdam

tegen te gaan.

Organisator: CFP

Organisator: Ahoy Rotterdam

DESIGN DISTRICT

MASTERCLASS FM IN

MASTERCLASS GASTVRIJ

Datum: 3 t/m 5 juni

STRATEGISCH PERSPECTIEF

LEIDERSCHAP

geannuleerd

(START VAN 6 MIDDAGEN)

Datum: 22-9, 23-9, 27-10 en 24-11

Datum: 18 juni

Locatie: o.a. Maastricht en Utrecht

FMN ALV

Locatie: Nyenrode, Breukelen

Organisator: Facto/Hotelschool

Datum: 11 juni

Organisator: Facto

Maastricht

FACTO CONGRES 2020

WORLD WORKPLACE 2020

Datum: 23 juni

Datum: 30 september t/m 2 oktober

Locatie: Inn Style, Maarssen

Locatie: Chicago (VS)

Organisator: Facto

Organisator: IFMA

Locatie: nog niet bekend Organisator: FMN

agenda 40 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

PROVADA 2020 Datum: 3 t/m 5 november Locatie: Amsterdam RAI Organisator: Provada

CONTACTEN EN CONTRACTEN OOK IN DEZE RUBRIEK? MAIL UW KORTE TEKST + JPG-FOTO NAAR GERARDDESSING@VAKMEDIANET.NL

Mark Lemmens directeur sales en marketing bij Appèl Holding

YUMI PLAT IN DIENST BIJ THE FOOD OFFICE Yumi Plat is begin maart in dienst ge-

Mark Lemmens is met ingang van 1 april bij Appèl

treden bij The Food Office als project-

Holding aan de slag als directeur sales en marketing

adviseur. Hij zal een bijdrage leveren

voor zowel Appèl, Markies als SAB Catering. Hij volgt

aan de verdere groei van het bureau

John van de Bunt op, die in januari afscheid nam van

en zich richten op specifieke projec-

de organisatie en inmiddels aan de slag is als com-

ten. Projecten voor opdrachtgevers

mercieel directeur bij Visschedijk.

én eigen projecten, zoals Tour Facili-

Lemmens heeft uitgebreide ervaring in de catering-

tair en Omloop van de Zorg.

branche. Hij heeft zijn sporen de afgelopen jaren verdiend bij Vitam waar hij in 2011 begon als commercieel manager. De laatste vijf jaar was hij verantwoordelijk voor sales en business development.

NADINE NUGTER PER 1 APRIL TEAMMANAGER HUISVESTING BIJ REGIO COLLEGE Nadine Nugter is met ingang van 1 april aan de slag als Teammanager Huisvesting bij het Regio College. Het Regio College is een mbo-school met locaties in Zaandam, Koog aan de

CABALLERO FABRIEK IN ZEE MET HEYDAY

Zaan, Purmerend, Heerhugowaard en Edam. Nadine neemt hiermee afscheid van draaijer+partners, waar zij de afgelopen

Heyday Facility Management gaat

drie jaar werkzaam was als adviseur huisvesting en organisa-

het locatiebeheer vervullen voor de

tie. In dezelfde periode rondde ze haar MSc Bedrijfskunde

Caballero Fabriek, een bedrijfsverza-

studie (Universiteit van Amsterdam) in deeltijd af. Na haar

melgebouw in Den Haag. Ook gaat

studie Facility Management (2008-2012 aan hogeschool In-

de dienstverlener aan de slag met

Holland) was Nadine werkzaam bij IFMEC (traineeship) en

het verder vormgeven van het com-

later als projectmanager (her)huisvesting bij Ucility.

munity management en het optimaliseren van facilitaire processen. Om

MARTIJN VOS AAN DE SLAG BIJ HAGO RAIL SERVICES

de dienstverlening naar een nog hoger plan te tillen, staan de eerste drie maanden van de samenwerking in

Met het einde van zijn promotieonderzoek in zicht

het teken van het in kaart brengen

is Martijn Vos gestart bij Hago Rail Services, een

van werkzaamheden, piekmomenten

onderdeel van Vebego International, in de functie

en knelpunten.

van manager projecten, concepten en samenwerking. “Ik heb heel erg veel zin om met collega’s van Hago, NS en de sector verder te bouwen aan een schone reisbeleving voor treinend Nederland!”, aldus Martijn. Vos doet promotieonderzoek naar schoonbeleving en is verder verbonden aan de Hanzehogeschool Groningen (Instituut voor Facility Management) en Universiteit van Twente (vakgroep Communication Science).

41

RISING STAR

PATRICK SCHNEIDER LEEFTIJD: OPLEIDING:

29 FACILITY MANAGEMENT (HAAGSE HOGESCHOOL)

Ik ben Patrick Schneider, 29 jaar en facility manager bij Cargill namens Yask Facility Management.

Buiten werktijd ben ik vaak te vinden op het honk- en softbalveld.

Mijn werk bestaat uit samen met mijn team van vijf collega’s beheren wij het IFM-contract bij Cargill. Mijn belangrijkste rol is contact houden met alle stakeholders en zorgen dat de klant en de eindgebruikers tevreden zijn over onze dienstverlening.

Belangrijkste FM-trend?

Big data. Meten is weten. De maatschappij wordt steeds kritischer en daarmee ook onze eindgebruikers. Het wordt steeds belangrijker om te weten wat zij nu echt belangrijk vinden. Deze data gaat ons helpen om daar proactief nog beter op in te spelen.

Over 5 jaar ben ik …

‘Sommige bedrijven zien facility als kostenpost in plaats van meerwaarde’

facility manager in de zorg, hopelijk nog steeds bij Yask.

Grootste verbazing tot nu toe?

Dat er nog steeds bedrijven zijn die facility als een kostenpost zien in plaats van een meerwaarde. Als je jouw facilityafdeling goed hebt ingericht, draagt dit bij aan de tevredenheid van medewerkers. Zeker in de ‘war for talent’ is dit echt van toegevoegde waarde.

Grootste succes tot nu toe?

Het opstarten van het IFM-contract bij Cargill. De overgang is zo soepel gegaan dat medewerkers er weinig van hebben gemerkt. De dienstverlening is al op verschillende punten flink verbeterd. Zo is het boeken van een vergaderruimte vereenvoudigd, is de servicedesk veel zichtbaarder geworden en hebben we geen achterstanden meer op reparaties in het gebouw.

Favoriete app of gadget?

Mijn camera. Ik maak veel foto’s ter inspiratie of om dingen niet te vergeten. Zo fotografeerde ik onlangs een trap die aangeeft hoeveel calorieën je per trede kunt verbranden.

Laatst gelezen managementboek?

Flow van Marc Lammers, hij was ook keynotespreker op het laatste kennisfestival van Yask.

Ik ben dol op sport en hij vertelt vanuit zijn perspectief hoe je met jouw team winst kan behalen, ook binnen jouw bedrijf.

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities.

Aanmelden van personen kan bij de redactie: gerarddessing@vakmedianet.nl 42 |

FA C TO MA G A Z INE

| 03 2020

FACTO MAGAZINE

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY EN INKOOP

VOLGEND NUMMER

COLOFON FACTO IS EEN UITGAVE VAN VAKMEDIANET

IN FACTO MAGAZINE 4 - MEI 2020:

THEMA: INKOOP TRENDS IN INKOOP Overzicht van actuele trends op het gebied van (facilitaire) inkoop.

CIRCULAIRE INKOOP BIJ PWC PwC is in Amsterdam gestart met een grootschalige verbouwimg om tot een circulaire Plaza te komen. Alles wordt circulair ingekocht.

RADAR ALS ALTERNATIEF VOOR EVMI Een alternatief model voor het opstellen van gunningscriteria is RADAR. Waarom zou je zo’n model willen gebruiken en hoe werkt het?

HOOFDREDACTEUR Gerard Dessing, tel. 088-5840912, gerarddessing@vakmedianet.nl EINDREDACTEUR Rob van de Laar, robvandelaar@vakmedianet.nl UITGEVER Laura Driezes MEDIA-ADVISEURS Guido Duijzers, tel. 06-44381501, guidoduijzers@vakmedianet.nl Jordi van Gool, tel. 06-81320668, jordivangool@vakmedianet.nl VORMGEVING & OPMAAK colorscan, www.colorscan.nl DRUK Wilco BV, Meppel ADRES Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn www.facto.nl ABONNEMENTENADMINISTRATIE klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 ABONNEMENTEN Facto Magazine verschijnt 8 keer per jaar. Jaarabonnement € 190,00, studenten betalen € 72,00; prijzen zijn exclusief btw. Verzending buitenland per jaar € 29,50 (EU) en € 41,50 (niet-EU-landen). Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

OPLAGE Door onafhankelijk accountant gecontroleerde oplage. Zie voor accountantsverklaring van Grant Thornton www.vakmedianet.nl.

WWW.FACTO.NL | NIEUWS, VERDIEPING, BLOGS DE IDEALE WERKPLEK Het optimaal inrichten van de werkomgeving krijgt veel aandacht binnen Facility Management. Door onderzoek en goede praktijkvoorbeelden wordt steeds meer duidelijk over de succesfactoren van de ideale werkplek én wat het precies oplevert: betrokken, tevreden, productieve en gezonde medewerkers.

Op Facto.nl staat veel informatie over dit onderwerp. Op de overzichtspagina ‘De ideale werkplek: trends, best practices en tips voor

COPYRIGHT Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2018 PUBLICATIEVOORWAARDEN Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

DISCLAIMER Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 0927-1384

Facility Management’ zijn alle artikelen en whitepapers over dit onderwerp terug te vinden: kijk op https://facto.nl/ideale-werkplek/.

43

NU VOOR MAAR €39,95!

9vvÀ À §³­È ­ À Û³³À ò ® È Ë® § ³ §Ɯ ÜvvÀ ¨ Û ¨ ½vÀÈò ® Ë È ½À³ Ãà ³® ¨ à ³³®­vv§ vv® ® ­ Ü À§Èƛ `vÈ Ã Ü È ®Ã v½ v È À â ® Ƣ (³ ý ¨È Èv¨ à À ® ® À³¨Ƣ (³ ³ È À³ ³È çò ® ®ÈÀ Ƣ `vvÀ Û ® ® à ³³®­vv§ Àò Û ® ç ¨ vÈ Ë® ­ ÀÜvvÀ Û³³À ȳ §³­ÃÈ ¨ ÈƢ v®Èܳ³À ® ¨ ® ® È ò ç³® À ³ § Û³³À È ³½Àv½ ®ƛ È ­³³ ® ®È À ÃÃv®È ³ § ³Û À ½À³ Ãà ³® ¨ à ³³®­vv§ ­v ® È ³½ ¦ §³í Èv ¨ ³®È À § ®Ơ

GEMENT.NL/JUBILEUMBOEK ANA ICEM ERV W.S WW R NAA GA N? DOE EAU CAD OF EN TELL BES AAR MPL EXE WIL JE EEN