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odernización, tecnología, rapidez. Aunque estos parecieran ser los requerimientos más urgentes por parte de los usuarios del sistema notarial y registral chileno, estándares que aunque se aprecian en muchas oficinas en la actualidad, aún existe una percepción arraigada de estas deficiencias. Esta fue una de las conclusiones más importantes que arrojó un estudio cualitativo realizado por la empresa Pivot Group*, en que si bien los usuarios confían en el sistema y sus representantes, sienten que es un servicio poco actualizado y que posee excesivos tiempos de espera.
Sistema Notarial y Registral
Tanto los usuarios como los actores del sistema buscan su modernización, sin embargo, la actual legislación sólo obliga a notarios y conservadores a tener Firma Electrónica Avanzada .
“Frecuentemente el sistema de derecho registral nacional es criticado por los tiempos que demoran en realizar sus tareas y por los costos que estas tienen para el público. Sin embargo, de un tiempo a esta parte se han podido observar algunos cambios en esta materia, sobre todo en Santiago”, indica el abogado Cristóbal Romo, de la empresa de auditoría y consultoría BDO. Para el vicepresidente de la Asociación de Notarios, Alfredo Martin, actualmente muchos los notarios y conservadores han ido incorporando tecnología a sus oficios en beneficio de sus usuarios, más allá de lo que la ley les exige, que en rigor es Firma Electrónica Avanzada. “Se requiere una legislación que indique un piso tecnológico mínimo, de lo contrario todas las iniciativas a favor de esta modernización sólo serán voluntarias”, enfatizó. Pero, ¿por qué la tecnología es una herramienta para el sistema? Para Maximiliano Pizarro, de la empresa tecnológica APPA, tiene que ver con dar un valor agregado a documentos, que en soporte papel son susceptible de falsificaciones. Además, los documentos electrónicos permiten incorporarlos a otros procesos para la mayor seguridad y celeridad de las gestiones, como se ha hecho con los extractos de comercio y el Diario Oficial o con las copias de escritura pública y el CBR de Santiago. Asimismo, a los Conservadores les permite mejorar sus plazos, resguardar su información y dar ciertos servicios de manera remota (en línea). "La mayoría de oficios ya están en este camino, pero aún no se alcanza una masa crítica”, indica. Y es justamente en la masificación en donde se centran los desafíos futuros, posibilitando también que estos avances lleguen de igual forma, tanto a Santiago como a regiones. Muchas oficinas de provincia tienen menos acceso a estas tecnologías, generando una distorsión en el sistema en general. En este contexto, el acceso a internet es una respuesta importante, aunque también se deben considerar la optimización de procesos internos que la digitalización supone.
La tecnología y su implementación no reemplaza al Ministro de Fe, sin embargo es una eficaz herramienta para su mejor desempeño, porque: ●● Es un requerimiento no sólo de los usuarios, sino que también del gremio ●● El soporte papel es débil ante falsificaciones ●● El soporte papel es de corta duración y se deteriora fácilmente.
●● La incorporación de procesos tecnológicos permiten la entrega de servicios más seguros y expeditos ●● Permite acortar los plazos y descongestionar los oficios ●● Disminuye casi completamente el espacio destinado a bodegaje de archivos ●● Porque transparenta los procesos y facilita la estandarización de los cobros.
* Focus Group encargado por la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile en 2013.
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