Edición especial Tecnología by Asociación de Notarios

Edición especial / noviembre de 2015

Notarios & Conservadores

Presidente de Asociación de Notarios:

“LA TECNOLOGIA ES UNA VALIOSA HERRAMIENTA” Santiago y Regiones

CASOS EXITOSOS DE IMPLEMENTACIÓN Equipamiento y softwares

LAS NOVEDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Un desafío pendiente La tradición del sistema notarial y registral chileno es innegable, así como también la certeza jurídica de los diversos acuerdos que se generan. En este sentido, creemos que el modelo vigente ha contribuido en gran parte a este logro, pero sabemos requiere perfeccionarse y, por sobre todo, modernizarse. La discusión acerca de la modernización es larga y ésta no sólo es un requerimiento de amplios sectores del país, sino que principalmente de nosotros mismos. Es de público conocimiento que hemos propuestos diversos cambios de la normativa que rige el sistema, para su plena modernización en todo el país, mejoras en gestión y estandarización y simplificación de aranceles. No obstante, aunque se han logrado significativos avances gracias a los esfuerzos resultantes, primero de nosotros como gremio, y luego de asociados, que han incorporado las tecnologías de la información a sus oficios, sin un marco legal regulatorio adecuado, estos esfuerzos no dejan de ser iniciativas voluntarias. En este escenario, muchos han apostado e invertido por la tecnologización, apuesta que ha generado gran impacto no sólo en el servicio que se entrega, sino que también en la comunidad que lo recibe, que lo valora y agradece. ¿Existe posibilidad de modernización de acuerdo al marco legal vigente? Es posible y hay experiencias exitosas que así lo han demostrado, entregando no sólo la celeridad que muchos usuarios reclaman, sino que la seguridad y la certeza jurídica por la que cada asociado debe velar adecuadamente. Estamos ciertos que la tecnología no es un fin en sí mismo y no reemplaza nuestra importante labor como auxiliares de la justicia. Sin embargo, es una valiosa herramienta que debemos incorporar a nuestro trabajo, en un contexto en que la agenda digital del país avanza y nosotros hemos demostrado que no seremos la excepción en el rol que históricamente se nos ha conferido, llevando nuestra importante labor preventiva a la nueva era informática

Publicación de la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile Todos los derechos reservados © noviembre de 2015 Realización periodística, edición y diagramación SVK Comunicaciones Ltda. www.svk.cl

Armando Arancibia

on la premisa de que la tecnología es una valiosa herramienta y una importante ayuda para la realización de la gestión notarial, pero que jamás va a sustituir la labor del Ministro de Fe, el Vicepresidente de la Asociación de Notarios, Alfredo Martin, resume su relación con los avances a disposición del sistema notarial y registral. Partidario de la incorporación de elementos tecnológicos en los oficios, pero no como un fin, sino que como un apoyo, es enfático en afirmar que hay cosas que la tecnología disponible hoy no tiene la posibilidad de determinar, como la capacidad de las personas o si ésta actúa libremente, si está en condiciones de entender el acto o contrato que realiza y determinar si el contrato que está celebrando se ajusta a la normativa legal vigente. “En este sentido, la labor del notario es irremplazable”, indica.

Vicepresidente de la Asociación de Notarios

Partidario de la tecnología como una herramienta que apoya a la gestión notarial y entregar una mejor atención, Alfredo Martin enfatiza que la labor del notario es generar sinergia con estos elementos para brindar mayor seguridad jurídica a las actuaciones.

Normativa legal Si bien reconoce que la modernización es necesaria y que muchos miembros del gremio que representa han optando voluntariamente a estos cambios, es enfático en señalar que es necesaria una ley que exija un piso tecnológico básico, que permita a las personas hacer consultas y a los notarios y conservadores interactuar con otros servicios. “Legalmente sólo se nos faculta para tener Firma Electrónica Avanzada (FEA), pero lo que necesitamos es operar ampliamente con ésta, para lo cual contamos con un repositorio electrónico. Además, es necesario que se nos autorice a llevar el repertorio de manera electrónica, que existan índices electrónicos y que exista una obligación de disponer de páginas web para facilitar las consultas del público”, puntualiza Martin. Aporte tecnológico En cuanto al aporte de estos elementos, además de los que se podrían incorporar a futuro, para el Vicepresidente de la Asociación de Notarios han sido importantes, sobre todo en acortar los plazos. “La tecnología acerca la notaría a la gente y permite realizar ciertas actuaciones con un ahorro de tiempo importante. Internet ofrece la posibilidad de tener una escritura en una hora y otros trámites en pocos minutos”, indica, agregando que una de sus preocupaciones es que la gente no pierda tiempo, ya que los usuarios buscan rapidez y eficiencia, pero también que se vaya de la notaría con un documento que no sea discutido. Para Martin, otra de las ventajas importantes de la tecnología es ayudar a la verificación de las personas y a comprobar la autenticidad de ciertos documentos, evitando falsificaciones y entregando certezas mayores en los procedimientos. “La tecnología es un aporte a nuestra la-

Alfredo Martin Illanes, Vicepresidente de la Asociación de Notarios

bor, en el contexto que nuestra misión es elaborar instrumentos jurídicos que se basten por sí solos y que cumplan con los requisitos legales que se establecen para ellos, ya que -en definitiva– estos son los elementos que entregan seguridad jurídica”, afirma.

Normativa Legal >> Ley N°19.799, abril de 2002. Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma. >> Auto Acordado de la Corte Suprema , 10 de noviembre de 2006, sobre el uso de esta firma.

Inserto

Empresa TOC y Biometría:

La clave en autentificación Ya son varias las notarías que han implementado la tecnología biométrica para la verificación de identidad. Con esto han reducido a cero los fraudes por suplantación de identidad y, logrando además, la optimización de sus servicios. Una verificación de identidad certera es un proceso cada vez más necesario en nuestra vida diaria frente a los graves delitos por suplantación de identidad. Esto ha llevado a una verdadera revolución en cuanto a la búsqueda de nuevas tecnologías para establecer métodos más fiables. ¿Qué respuestas nos entrega la tecnología en cuanto a seguridad, precisión y rapidez en autentificación? En una sola palabra: biometría. Esta herramienta – que se basa en el reconocimiento de rasgos único humanos como la huella dactilar - permite la identificación precisa de personas y es un instrumento cada vez más usado por notarios y conservadores para el mejoramiento de su gestión. TOC, empresa especializada en el desarrollo de tecnologías de verificación de identidad y aplicaciones derivadas de la tecnología biométrica, lidera el mercado en esta área y entrega diversas soluciones para el mejor funcionamiento del sistema notarial. “Varias oficinas han implementado la tecnología biométrica de TOC, eliminando los frau-

León Paul, Gerente General de TOC

des por suplantación de identidad y, también, mejorando los procesos en los trámites notariales que repercuten en una optimización en los tiempos de atención, con un sistema que permite mantener un registro actualizado de qué persona, dónde, a qué hora y qué día realizó la verificación de identidad”, indica León Paul, Gerente General de TOC. Gracias a estas ventajas, más de 60 notarios a lo largo de todo Chile han contratado los servicios de TOC que ha permitido establecer mejores estándares de seguridad para la verificación de identidad, movilidad para la realización de trámites, disminución de los tiempos de espera, registro en tiempo real de todas las transacciones y ahorro en papelería y almacenamiento, al privilegiar los documentos digitales. Sólo en el año 2014 se realizaron 350.241 transacciones en notarías, cifra que este año aumentará considerablemente. Actualmente todas las verificaciones de identidad y firmas electrónicas biométricas se pueden realizar con el sistema TOC, las cuales se pueden implementar tanto en las oficinas notariales, como realizar trámites de forma remota a través de dispositivos móviles. De hecho hoy, ya hay notarios que utilizan este sistema con tablets. Al mismo tiem-

po, el sistema permite la transferencia de vehículos con firma electrónica biométrica en las mismas automotoras, posibilitando un proceso más seguro y sin errores de tipeo. “El documento se traslada digitalmente desde la automotora, se genera un numero de repertorio y se valida en línea por un notario utilizando el sistema www.fojas.cl. Finalmente, es enviado al Registro Civil para el cierre del traspaso de dominio”, puntualiza Paul. El sistema, que compara la información contenida en la cédula de identidad, emitida por el Registro Civil, con la huella dactilar viva de cada persona, es altamente efectivo y en sus casi cinco años de funcionamiento, TOC nunca ha sufrido problemas por suplantación de identidad, por lo que ha sido una importante contribución a la eliminación de este tipo de fraudes en las notarías que cuentan con él. “No trabajamos con bases de datos, que son más propensas a fraudes. Nuestra tecnología y sus resultados indican que la herramienta que ofrecemos actualmente es la forma de verificación de identidad más segura disponible en el mundo”, asegura León Paul, haciendo hincapié en la máxima certeza que se entrega tanto a empresas –en este caso, las notarías- como a los usuarios, y lo mejor de todo: de manera instantánea.

odernización, tecnología, rapidez. Aunque estos parecieran ser los requerimientos más urgentes por parte de los usuarios del sistema notarial y registral chileno, estándares que aunque se aprecian en muchas oficinas en la actualidad, aún existe una percepción arraigada de estas deficiencias. Esta fue una de las conclusiones más importantes que arrojó un estudio cualitativo realizado por la empresa Pivot Group*, en que si bien los usuarios confían en el sistema y sus representantes, sienten que es un servicio poco actualizado y que posee excesivos tiempos de espera.

Sistema Notarial y Registral

Tanto los usuarios como los actores del sistema buscan su modernización, sin embargo, la actual legislación sólo obliga a notarios y conservadores a tener Firma Electrónica Avanzada .

“Frecuentemente el sistema de derecho registral nacional es criticado por los tiempos que demoran en realizar sus tareas y por los costos que estas tienen para el público. Sin embargo, de un tiempo a esta parte se han podido observar algunos cambios en esta materia, sobre todo en Santiago”, indica el abogado Cristóbal Romo, de la empresa de auditoría y consultoría BDO. Para el vicepresidente de la Asociación de Notarios, Alfredo Martin, actualmente muchos los notarios y conservadores han ido incorporando tecnología a sus oficios en beneficio de sus usuarios, más allá de lo que la ley les exige, que en rigor es Firma Electrónica Avanzada. “Se requiere una legislación que indique un piso tecnológico mínimo, de lo contrario todas las iniciativas a favor de esta modernización sólo serán voluntarias”, enfatizó. Pero, ¿por qué la tecnología es una herramienta para el sistema? Para Maximiliano Pizarro, de la empresa tecnológica APPA, tiene que ver con dar un valor agregado a documentos, que en soporte papel son susceptible de falsificaciones. Además, los documentos electrónicos permiten incorporarlos a otros procesos para la mayor seguridad y celeridad de las gestiones, como se ha hecho con los extractos de comercio y el Diario Oficial o con las copias de escritura pública y el CBR de Santiago. Asimismo, a los Conservadores les permite mejorar sus plazos, resguardar su información y dar ciertos servicios de manera remota (en línea). "La mayoría de oficios ya están en este camino, pero aún no se alcanza una masa crítica”, indica. Y es justamente en la masificación en donde se centran los desafíos futuros, posibilitando también que estos avances lleguen de igual forma, tanto a Santiago como a regiones. Muchas oficinas de provincia tienen menos acceso a estas tecnologías, generando una distorsión en el sistema en general. En este contexto, el acceso a internet es una respuesta importante, aunque también se deben considerar la optimización de procesos internos que la digitalización supone.

La tecnología y su implementación no reemplaza al Ministro de Fe, sin embargo es una eficaz herramienta para su mejor desempeño, porque: ●● Es un requerimiento no sólo de los usuarios, sino que también del gremio ●● El soporte papel es débil ante falsificaciones ●● El soporte papel es de corta duración y se deteriora fácilmente.

●● La incorporación de procesos tecnológicos permiten la entrega de servicios más seguros y expeditos ●● Permite acortar los plazos y descongestionar los oficios ●● Disminuye casi completamente el espacio destinado a bodegaje de archivos ●● Porque transparenta los procesos y facilita la estandarización de los cobros.

* Focus Group encargado por la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile en 2013.

Inserto

Acepta lanza nuevas soluciones digitales que potencian la labor notarial La compañía nacional está implementando dos nuevos servicios para este sector: venta de certificados digitales en notarías y traspaso de vehículos usados.

cepta, empresa chilena líder en sol uc io nes tec nológ icas, pondrá a disposición del ejercicio notarial dos importantes avances, que buscan agilizar y dar mayor seguridad a la tramitación de documentos. Por una parte, para principios de noviembre está contemplado el lanzamiento de un sistema de transferencia de automóviles usados, proyecto que la compañía ha desarrollado en conjunto con la Asociación Nacional Automotriz de Chile (ANAC). Por medio de este, las transferencias serán mucho más rápidas y seguras, ya que incorpora –entre otros elementos- la biometría como sistema de verificación de identidad. Además de evitar fraudes y suplantaciones, el proceso será mucho más rápido, ya que tanto el comprador como el vendedor del vehículo podrán realizar el traspaso a través de un lector biométrico ubicado en la misma automotora. “Una vez que se cumpla con este paso, el documento se envía digitalmente al notario, quien certifica el trato con su firma electrónica avanzada y hace la inscripción en el registro civil. Este certificado tiene absoluta validez legal”, explica Álvaro Lazo, Gerente de Ventas

y la plataforma de Documentos Electrónicos Certificados (DEC). “DEC es una plataforma que faculta al notario o al archivero judicial a firmar todos los documentos con validez legal, por medio de la firma electrónica avanzada, permitiendo operar con entidades relacionadas”, asegura Mauricio Palma, Gerente de Clientes Masivos de Acepta, aclarando que los escritos firmados pueden ser enviados desde la notaría a personas naturales u otras instituciones que así lo requieran. Álvaro Lazo, Gerente de Ventas DEC de Acepta

DEC de Acepta. Entre las ventajas que entrega el sistema de transferencia de automóviles usados, está la posibilidad de hacer una mayor cantidad de transacciones en menos tiempo. Esto aporta un significativo ahorro de tiempo para las partes involucradas y colabora a la descongestión de notarías. Otra de las tecnologías que está ayudando al mundo notarial es la venta de certificados digitales en notarías, proyecto que se implementa a través de la aplicación de firma electrónica avanzada

Destacan entre estos documentos electrónicos múltiples tipos de contratos, resoluciones, actas o poderes simples. Esto se traduce en una agilización del trabajo de los notarios, siempre con total resguardo de la integridad del contenido y la confidencialidad de la información. Su funcionamiento también es sencillo, tal como indica Palma. “El notario o archivero judicial que desee vender estos documentos, debe implementar la firma electrónica avanzada, por lo que sólo basta con entrar a un sitio web para firmar los documentos que se le soliciten. Para eso es necesario conectar un token o dispositivo virtuográfico al computador e ingresar a través de un password.

Firma Electrónica Avanzada

ctualmente en Chile existe una Ley de Firma Electrónica, que define el concepto de documento electrónico y establece un marco legal que otorga a los actos y contratos celebrados por medios electrónicos el mismo valor de que gozan los contratos y documentos en formato papel. Firma electrónica es cualquier proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor. De hecho, la firma electrónica solo existe asociada a un documento, que es firmado por un autor, y recibido por un receptor. Si hablamos en términos generales, existen dos tipos de firmas electrónicas, la simple y la avanzada. De esta forma, todo pie de firma en un correo electrónico, el remitente de correo electrónico de un originador, el nombre del autor en la portada de un documento, el RUN o un código de autorización personal constituyen una firma electrónica simple. En tanto que la firma electrónica avanzada (FEA) es aquella que permite certificar cualquier documento y/o instrumento privado o público, otorgándole legalidad mediante un certificado que contiene datos personales (nombre, RUT y domicilio) de la empresa o persona que firma, los que son validados por un prestador acreditado por el Ministerio de Economía: E-cert Chile, Acepta, E-Sign S.A., Certinet S.A. y EPartners S.A. De esta manera, este tipo de firma requiere que la persona solicite un certificado digital a una de estas entidades acreditadas. En Chile, estas empresas cobran por la suscripción de un año, más un dispositivo (token), que permite al usuario firmar documentos al introducir este dispositivo en el puerto USB del computador. El valor de token es de aproximadamente $30.000, en tanto que las suscripciones cuestan alrededor de $18.000 un año; $26.000 dos años y $36.000 tres años.

La Firma Electrónica Avanzada entrega a un documento la certeza, tanto de la identidad del firmante, como del titular de la firma, lo que está certificado por un prestador acreditado.

Salvo algunas excepciones, la totalidad de notarios, conservadores y archiveros judiciales de Chile cuenta con este instrumento.

Otro requisito de los documentos sujetos de FEA es que estos tengan el debido resguardo y publicidad en un repositorio. Este cobro es en razón del flujo de cada oficio y por documento recibido, independiente de la cantidad de hojas, ya que en formato electrónico el documento es uno. El repositorio de la Asociación de Notarios estableció un valor gradual de $200 por los primeros mil documentos, $180 desde 1001 a 3000 y $160 desde 3001 en adelante. Este es un valor preferencial para los asociados, ya que para los no asociados tiene un recargo del 30%.

√ Para firmar con FEA se requiere un token, que es utilizado solamente por el notario o por su suplente.

√ Un documento firmado con FEA, es un archivo único, dependiendo de el número de páginas que contenga. Su extensión es PDF.

√ La firma electrónica es una propiedad del documento.

√ Un documento firmado por este método entrega la certeza, tanto de la

identidad del firmante, como del de la firma.

titular

√ ¿Es necesario verificar un docu-

mento firmado con FEA? En general el usuario sr queda con un comprobante de cada trámite, que no tiene valor si no es verificado.

√ ¿Cómo se verifica el documento? A través de internet o directamente con un smartphone, leyendo el código QR de documento.

Tecnología en CBR

CBR de Rancagua no sólo posee un oficio amplio y cómodo , que se ha caracterizado por la rapidez y seguridad de sus actuaciones, sino que de éstas además son altamente valoradas por sus usuarios.

uatro años lleva Mauricio Astudillo Pizarro a la cabeza de la oficina del Conservador de Bienes Raíces (CBR) de Rancagua. En este período, los cambios han sido notorios. No sólo ha pasado a funcionar en un amplio y cómodo local de más de 1800 m2, sino que ha hecho gala de un servicio eficiente, rápido, apoyándose en toda la tecnología disponible para realizar esta labor. “Los CBR que hemos realizado una efectiva modernización de los oficios, lo hemos hecho, básicamente, con el uso intensivo de la Firma Electrónica Avanzada (FEA), la digitalización de los registros, el Folio Inmobiliario Electrónico y una página web con numerosas prestaciones que permiten la interacción del usuario”, indica Mauricio Astudillo. Estas implementaciones han representado una significativa mejora en las prestaciones de este CBR. Gracias a esto, fue posible la firma de un convenio con la Cámara de la Construcción, que certifica plazos de entrega de los trabajos encomendados. “Este convenio nos ha permitido constatar que, desde que se comenzó con este proceso de modernización hasta ahora, hemos podido reducir, en promedio, a la mitad los tiempos que se tomaba este mismo oficio antes de la modernización”, puntualiza Astudillo. Por otra parte, el mismo oficio realizó una encuesta de satisfacción entre sus usuarios, la que arrojó alentadores resultados: El 98% de las personas encuestadas manifestó sentirse satisfecha o muy satisfecha con los servicios y un 75% estimó muy buenas o excelentes sus instalaciones. Pero el sentido de estas implementaciones, y su consiguiente inversión, no sólo está en la rapidez, sino que también ha puesto gran énfasis en la seguridad. “Un uso adecuado de los medios informáticos nos permite evitar una serie de fraudes”, enfatiza Astudillo, quién agrega que en este último tiempo se ha avanzado en dos aspectos fundamentales que tienen que ver con su prevención. Primero, un futuro

Mauricio Astudillo Pizarro, CBR de Rancagua

acuerdo de la Asociación de Notarios y Conservadores de Chile con el Servicio de Registro Civil, para instalar, en todos los oficios notariales, un dispositivo de verificación de identidad a través de la huella dactilar. Y segundo, la obligatoriedad impuesta por las Cortes de Apelaciones de Santiago, Rancagua y Valparaíso, a notarios y archiveros judiciales, de modo que cada vez que emitan copias autorizadas de escrituras públicas, otorguen al menos una copia con FEA. “Esto permitirá al destinatario de dicha copia autorizada, verificar la autenticidad e integridad del documento, en el repositorio respectivo”, indica el CBR, quién añade, sin embargo, que aún resta un aspecto débil en la cadena de seguridad instrumental, que es la insuficiente regulación para la creación de repositorios y la inexistencia de un registro oficial que dé certeza que sea oficial y no otra falsificación. Para Astudillo la actual realidad de su oficio involucra un sistema que permite dar mayor celeridad y seguridad, tanto en el acierto de los mismos como en el resguardo de la información custodiada; mayor transparencia en todos los procesos que se

realizan, la posibilidad de que el propio usuario haga un seguimiento del estado de avance de su solicitud a través de la página web, además de consultar autónomamente a las prestaciones del oficio a través de módulos de auto atención. Sin embargo, cree que uno de los mayores avances logrados en el último tiempo es la interconexión o integración de los oficios conservatorios del país. “La idea de la interconexión la venimos impulsando desde el año 2011 en Rancagua y sólo a fines del año pasado comenzó a concretarse. Nace del propósito de solucionar un problema concreto a los usuarios, derivado del hecho de que muchas veces se requiere hacer trámites respecto de inmuebles ubicados en diferentes territorios jurisdiccionales, en ocasiones muy alejados”, indica. Este proceso, se hace de oficio a oficio, vía web service, de manera que el usuario que concurre personalmente a una determinada oficina registral, puede también ingresar virtualmente a todas las demás que se encuentren en línea, consultando índices, hacer seguimiento de carátulas, descargar documentos firmados con firma electrónica avanzada, consultar los libros digitalizados de los demás conservadores y hacer requerimientos formales de todo tipo. “No estamos de acuerdo con la idea que ha circulado en orden a crear una súper estructura, a la cual todos los conservadores debamos remitirle la información de nuestros registros y que administraría una plataforma informática. A la luz de nuestra experiencia en interconexión no la consideramos necesaria, ya que añade nuevos costos al sistema y a la larga significa mayor burocracia, lo que ya se nos critica”, indica Mauricio Astudillo. Hasta ahora, ya se han interconectado 14 conservadores, sin perjuicio de que, con el avance del tiempo, más oficios se sumarán a las innovaciones tecnológicas y, por lo tanto, podrán estar en condiciones de unirse a esta red.

Modernización y Gestión

Rodrigo Cabrera Albarrán, titular de la Segunda Notaría y Conservador de Minas de Ovalle, está convencido que la tecnología es un aliado de la labor notarial y registral, pero no es el elemento determinante del buen desempeño de un oficio, tanto interna como externamente. “La tecnología es muy importante, pero no hay avance si no existe una buena implementación y si las copias o las inscripciones se demoran semanas o meses”, indica, apuntando a un tema clave, que va unido directamente a la modernización: la gestión.

Notaria María Soledad Lascar

n intenso proceso de modernización que ha permitido, no sólo mejorar la gestión, sino que también incorporar a los distintos actores a este proceso, como bancos, inmobiliarias y abogados, es el que lidera, en el norte de Chile, la Sexta Notaría de Antofagasta. “La tecnología no es un fin en sí mismo, es un medio”, indica la notaria María Soledad Lascar. “No basta con invertir en tecnología y equipamiento si no existe un liderazgo que conduzca el proceso y que entienda de que se trata”, puntualiza. Para esta notaria, en este desafío debe involucrarse y comprometerse a los funcionarios, que son pieza fundamental y promotores activos de cualquier cambio, pero, además, esta modernización debe ser acorde y proporcionada a las características del oficio y de sus usuarios, con un plan de modernización estratégico. Para Soledad Lascar, lo que hay detrás de todo esfuerzo modernizador es entender que están al servicio de la gente y que mejorar la gestión es un imperativo de compromiso con su función. Y es con este compromiso de liderazgo y gestión que este oficio ha alcanzado varios hitos en materia informática, como el uso de la Firma Electrónica Avanzada y un sistema biométrico de verificación de identidad.Además han desarrollado un software de gestión, que automatiza procesos y permite una mejor atención. Por otra parte, posee un repertorio Electrónico de Escrituras Públicas, Vehículos y Letras y el Índice, autorizado por la I. Corte de Apelaciones de Antofagasta desde el año 2010. Adi-

cionalmente en el sitio web www.notarialascar.cl es posible hacer seguimiento de escrituras públicas, confección de documentos privados y validación de otros. Por otra parte, a partir de mayo de este año, esta notaría implementó la digitalización del 100% de sus escrituras publicas y la entrega de sus copias con firma electrónica avanzada. Esto permite, no solo su respaldo, generando un proceso más eficiente en la búsqueda digital de escrituras y entrega de copias, sino que también evitar falsificaciones, además de estar en línea con los Conservadores de Bienes Raíces y de Comercio que cuenten con portal de internet, para que las inscrip ciones pued an ser recib id as electrónicamente.

“Creo que la atención al público es lo esencial, y para poder atender satisfactoriamente, los funcionarios deben estar bien, lo que implica buenas condiciones laborales. Con ello logro que mis funcionarios trabajen contentos y transmitan esa sensación al usuario. En muchas ocasiones han reconocido que a la gente le da gusto venir a mi oficio, en donde además todos los funcionarios sonríen y atienden muy bien”, afirma. Confirmando la importancia que Cabrera otorga a ese punto, para incentivar un buen cumplimiento de funciones, ha desarrollado un sistema de descripción de cargos y evaluación de desempeño. “Con ello logro que las copias y certificados, estén listas en el momento y por ende que el público se vaya completamente satisfecho y vuelva” Según Rodrigo Cabrera, la infraestructura del oficio también es importantísima. Es por ello que su oficio se encuentra inserto en un plan de mejoramiento, con gran inversión y un con un local de más de 400 m2. Para Cabrera, además es muy relevante la creación de nuevas oficinas. “Es imprescindible que en las ciudades mas grandes haya un notario por cada 30 mil habitantes, de forma tal que se pueda cumplir con demanda de trabajo de buena forma. La competencia mejora el servicio”, puntualiza.

Asimismo, todos estos hitos han contado con un plan de difusión diversos actores de la comunidad. En este sentido, en el mes de marzo de 2015, se realizó una exitosa jornada, que contó con el patrocinio del Colegio de Abogados y de otras instituciones relacionadas, en que se dio a conocer estas innovaciones y su aplicación práctica en la integración digital con el sistema registral, la que contó con una gran convocatoria. Para esta notaria, sin la tecnología hoy en día ninguna función notarial o registral puede prestar un servicio de calidad, y acorde con los tiempos. “Se nos debe exigir cumplir con estándares altos de seguridad, rapidez y eficiencia en nuestro servicio”, puntualiza.

Rodrigo Cabrera Albarrán

Casos destacados: Cuarta Notaría de Santiago

“

Contamos con toda la tecnología posible, para entregar un mejor servicio, en cuanto a rapidez y seguridad”. Con esta frase el titular de la cuarta notaría de Santiago, Cosme Fernando Gomila, resume su relación con esta nueva forma de abordar el oficio notarial, considerando los avances disponibles para realizar una mejor labor. Y es que desde su llegada a Santiago, hace aproximadamente unos 14 años, este notario ha implementado sistemas, softwares y equipos, para optimizar el oficio tanto en su funcionamiento interno como externo, lo que finalmente incide directamente en los usuarios, que han recibido estos cambios positivamente. “La notaría cuenta con un el software Siglo 21, programa para la administración interna, que genera una base de datos en relación a los usuarios y entregando digitalmente el número de repertorios. Además hace un seguimiento a todos los procesos realizados, al momento de empezar a atender o al tomar una firma. El mismo sistema nos proporciona además una orden de trabajo, que permite tener control de esa operación durante todo el trámite interno y también para efectos administrativos”, indica el Fernando Gomila. Para este notario, la tecnología ha sido una herramienta para hacer más eficiente

de Impuestos Internos o la Dirección del Trabajo, además de tener un mejor control de las operaciones relacionadas con la inscripción de vehículos motorizados.

Notario Cosme Fernando Gomila

Equipos y softwares de última generación apoyan la labor del notario Fernando Gomila, quién conjuga la rapidez con la seguridad jurídica de cada actuación su relación con los usuarios, ya que también permite entregar formularios tipos, verificables a través de la página que tiene su notaría e incluso accediendo a ellos desde sus casas, completando los campos y terminando el trámite en la notaría, lo que agiliza considerablemente el trámite. Sin embargo este instrumento también está orientado a facilitar el flujo de información con organismos públicos, como la Unidad de Análisis Financiero, el Servicio

Por otra parte, buscando una aplicación eficiente de la ley de Firma Electrónica avanzada (FEA) y otras obligaciones que la ley mandata, esta notaría ha implementado un sistema que permite en forma muy eficiente firmar con firma electrónica prácticamente todas las escrituras que se emiten, exceptuando Escrituras públicas y actos de familia. Demás posee equipos de última generación y elementos biométricos para una mejor identificación. Si bien todas estas herramientas ayudan y agilizan las gestiones y la circulación de la documentación, para este notario hay un tema fundamental: la presencia del Ministro de Fe. “El notario es el único que puede verificar que la persona está con plena capacidad de lo que está suscribiendo”, indica Gomila, agregando otro punto relevante, que es la importancia de la verificación de los documentos. “La gente debe tomar conciencia que el papel que se lleva de la notaría no es otra cosa que un comprobante, que tiene un código de verificación, proceso que debe realizarse para comprobar su autenticidad”, enfatiza el notario, añadiendo que la tecnología, más este conjunto de elementos hacen de un trámite y una atención un servicio rápido, pero por sobre todo, seguro.

unque es un oficio de más de un siglo de tradición, actualmente lleva la delantera en cuanto a tecnología, no solo en Chanco, sino que a nivel nacional. Nicolás Constenla Novoa, Notario, Conservador y Archivero Judicial de Chanco y Pelluhue encabeza el proceso. ¿Cuáles han sido sus motivaciones?

Casos destacados: Oficio Chanco—Pelluhue

“Nos hemos puesto como meta la aplicación de todas aquellas que cumplan con dos requisitos: el primero, es hacer mas expedito para el usuario el acceso a la labor notarial y registral, y segundo, otorgar mayor certeza y confianza en cada uno de los documentos que emitimos”, indica. Es por ello que en este oficio se han maximizado las posibilidades que ofrece la tecnología para la atención de los usuarios. En general todos los trámites pueden terminar en un respaldo electrónico: consulta de índices de instrumentos públicos, registros de propiedad hipotecas y prohibiciones, solicitud de copias, emisión de copias autorizadas electrónicas de Escrituras Públicas, central de poderes, verificación de identidad, consulta de estado de los requerimientos. “Actualmente estamos trabajando en que gran parte de los instrumentos privados sean firmados electrónicamente y respaldados en repositorio”, afirma el notario. Trámites online En este escenario, son múltiples las posibilidades tecnológicas que este oficio ofrece a sus usuarios, como módulos de auto atención y la realización de una serie de trámites comunes a través de web y la plataforma dispuesta por la Asociación, ostentando un verdadero record a nivel nacional, ya que es la oficina que más los utiliza. “La plataforma nos ha ayudado mucho, primero porque se produce una estandarización del documento que contiene el certificado. Esto facilita la misión de quien lo recibe, ya que puede verificarlo sin la participación posterior del oficio donde fue emitido, y consecuencialmente, mantiene la confianza en la solidez propia del sistema notarial del usuario que otorga el documento”, indica Nicolás Constenla, agregando que la función notarial y registral no cambia ni puede hacerlo, dada su extrema importancia, especiales competencias y responsabilidad, solo lo hace el formato de entrega.

Oficio ha implementado todas las ventajas tecnológicas que la legislación le permite, lo que se ha reflejado en menores tiempos de espera, mínima permanencia en la oficina y mayores medidas de seguridad

Además, este oficio posee un interesante proyecto de digitalización de los archivos registrales y en conjunto con los medios recomendados por la Asociación, ha incorporado el Folio Real, inscripciones, certificaciones y copias digitales de los registros de propiedad, hipotecas y prohibiciones. “Esta labor es fascinante y ha requerido grandes esfuerzos, ya que aun siendo un registro muy pequeño, la oficina tiene más de 100 años de funcionamiento”, puntualiza Constenla. Si bien este proceso no ha sido fácil, ya que ha implicado variadas inversiones y ha

requerido del cambio de mentalidad del mismo usuario, a la luz de los resultados, es exitoso, traducido en menores tiempos de espera, mínima permanencia en la oficina y la multiplicación de las medidas de seguridad de cada uno de sus documentos y certificados que se emiten. “El mejor desarrollo tecnológico aplicado a nuestra función notarial es aquel que no se ve, si no que pasa a formar parte de nuestra actividad como algo habitual y lógico, como una continuación natural de nuestros servicios. Esta es la mejor manera de saber si la implementación realizada va por el camino correcto”, puntualiza Constenla.

Soluciones tecnológicas

n todo ámbito, el resguardo de documentación, su clasificación y su preservación impone variados retos. Estos no sólo tienen que ver con la minimización del espacio y su mejor administración, sino que con la conservación de los archivos, manteniéndolos operativos la mayor cantidad de tiempo posible. Una respuesta para estos desafíos es la digitalización.

La digitalización de documentos parece ser es una efectiva respuesta para el ahorro de espacio y una mejor administración de los archivos.

La digitalización es un proceso, que consiste en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde distintos dispositivos. “No se trata sólo de escanear documentos. Este proceso debe ir de la mano de software para la administración de la información, con sistemas de indexación que deben ser diseñados según las necesidades del cliente”, afirma Felipe González, Gerente de Link Tecnología Digital. Pero ¿por qué digitalizar? Al margen de un tema de espacio evidente, la digitalización es una herramienta que favorece el acceso rápido y fácil a la información, la que pue-

de ser almacenada en múltiples formatos electrónicos, con acceso controlado y con tiempos de búsqueda reducidos. “La digitalización no sólo es almacenamiento de datos y un cambio de formato de éstos. Implica además poder tener un acceso óptimo y rápido para su consulta. Este factor, sobre todo cuando se entregan productos y servicios, hace la gran diferencia en cuanto a costos y tiempos”, puntualiza Felipe González.

equipos, éstos forman parte de un segmento del tiempo del proceso total. A la velocidad se debe añadir la experiencia del operador, la calidad de la imagen, tamaño y tipo de papel, el espacio donde se realiza el trabajo o si éste se ejecuta en el lugar donde se solicita o fuera de él, factores que también serán determinantes en los costos finales.

El proceso de digitalizaciones, aunque busca resultados similares, es diferente dependiendo la naturaleza del proyecto. Es por ello que es muy importante destacar que no todos los equipos sirven para todos los tipos de documentos, por lo que es necesaria una evaluación previa antes de determinar la compra de un equipo o bien la contratación de un servicio que eventualmente pueda utilizar varios de ellos.

Actualmente el mercado ofrece diversas soluciones, dependiendo de las necesidades de cada cliente, con costos que van desde los $110 USD, los equipos manuales, hasta los $100.000 USD, los equipos completamente automatizados. Sin embargo, ya sea en la compra de equipos o en la contratación de un servicio de digitalización, cada proyecto es diseñado individualmente, por tanto los costos son diferentes y requieren de una evaluación previa para determinar el costo total.

Valores

En cuanto a los tiempos que toman los

Digitalización ha convertido metros cuadrados de archivos físicos en archivos digitales de fácil consulta y máxima seguridad. Gracias a un proceso de modernización iniciado el año 2011, y que tiene en la digitalización uno de sus ejes fundamentales, el Archivo Judicial de Santiago hoy ofrece un servicio mucho más eficiente, seguro y con menores tiempos de espera para los usuarios. El proceso se inició con un orden de infraestructura y luego con un plan de modernización respecto a la gestión interna, desarrollando software para gestión. Se instaló un taller de imprenta y encuadernación, se desempastaron los archivos y se escanearon en scanners de alta resolución y de alta velocidad, que permite realizar más de 100 protocolos notariales diarios digitalizados. El objetivo es digitalizar la totalidad de

1 Aumenta la seguridad de las

los más de 200 mil protocolos existentes. De este modo los 12.500m2 de bodega de las dependencias de Macul y los 2.800m2 en Almirante Latorre se están transformando en archivos digitales de fácil acceso y consulta.

operaciones

Esta modernización también incluyó la instalación de sistemas de seguridad, para evitar que usuarios intervengan o roben escrituras públicas, por lo que se decidió crear una unidad anti fraude . De esta forma, toda documentación solicitada por los usuarios pasa por una serie de verificaciones documentales y gráficas, se le imprimen sellos de autentificación y posteriormente a este procesos son suscritas por el archivero.

cumentos por alta manipulación

2 Mejora el resguardo de la información

3 Impide el deterioro de los do4 Preserva los documentos antiguos

5 Conlleva profesionalización, modernización y eficiencia del servicio

6 Entrega rapidez en la consulta y agilización de los procesos

7 Incrementa las atenciones al entregar un mejor servicio a los clientes

8 Permite la creación de copias de seguridad

9 Disminuye los costos con el almacenamiento digital

10 Disminuye el uso de espacio físico

Breves

Combinará amplias y cómodas dependencias con moderna implementación.

Un nuevo local, de más de 900 m2 que duplicará la actual infraestructura existente, inaugurará prontamente el Conservador de Bienes Raíces de San Fernando, Jorge Osnovikoff Romero. Este nuevo edificio, permitirá contar con amplios recintos de atención a público, cómodos espacios para desempeñar las funciones administrativas y registrales, además de salas para los usuarios y abogados, lo que p o s i b i l i t ar á entregar una atención más personalizada y precisa al público que requiera información.

Registros del Conservador Protocolos notariales.

Este nuevo recinto es parte de un activo plan de modernización al interior del CBR de San Fernando, el que ha buscado – paralelamente- celeridad y seguridad en todas sus actuaciones. Gracias a ello, hace uso intensivo de la Firma Electrónica Avanzada, posee hardware y software de última generación y un moderno equipamiento para la administración de sus archivos, digitalizados a contar de 1970.

Asimismo, este CBR ha integrado nuevas técnicas registrales, como Jorge Osnovikoff, CBR San Fernando Esta infraestructura la incorporación del contempla dos bóvefolio real, posibilitandas, una para archivo judicial y do un mejor acceso a la inforotra para la custodia de los mación.

Con el fin de buscar alternativas para estandarizar el desarrollo tecnológico de los distintos oficios del país, la Asociación de Notarios organizó una reunión en donde diferentes proveedores de tecnología expusieron a los asociados las alternativas que actualmente ofrece el mercado. En la cita estuvieron presentes Amisoft, Servicios Informáticos PCM y el ingeniero en computación Enrique Villar , quienes expusieron las distintas posibilidades para poder lograr una mejor gestión y control interno, para una mejor administración del oficio y, por consiguiente, para una atención de los usuarios mas eficiente En el encuentro también se abordaron problemáticas que afectan el dispar desarrollo tecnológico de los oficios de regiones, que, por ejemplo, no tiene la misma conectividad que en Santiago, además de alternativas para subsanar estas deficiencias.

Producto de un proceso modernizador de años, que ha tenido como objetivo posicionarse como un oficio tecnológico e innovador, en febrero del año pasado la notaría encabezada por Ramón García Carrasco, en Concepción fue certificada en la norma ISO 9001.

Notario Ramón García Carrasco

La acreditación de esta norma, orientada a acreditar la existencia de calidad de servicio en la gestión, con parámetros internacionales, convierte a esta notaría en la primera con esta certificación. Esto, es el resultado de un trabajo sistemático de mejoramiento de la gestión, a través de la capacitación y de la utilización de herramientas tecnológicas.

Novedades del Mercado

ace aproximadamente un año que la Asociación de Notarios cuenta con un nuevo sitio web que, entre otras funcionalidades, permite a los asociados la posibilidad que su oficio pueda realizar una serie de trámites online. ¿Desea incorporar estos servicios a su oficio? Para unirse, los interesados deben solicitar a la empresa tecnológica Appa un frame o código. Luego de esto, se debe indicar su ubicación georeferenciada en Google Maps, la que se puede obtener haciendo un pin de la ubicación con un Smartphone. Cumplidos estos pasos, el oficio interesado aparecerá en la lista de las oficinas donde los usuarios pueden terminar el trámite, que se comienza vía internet. Este servicio, que es parte del repositorio institucional, no tiene un costo extra. Incorpora además el programa que permite emitir esos mismos documentos como pre formatos directamente en el mesón, sin necesidad de conexión a internet , para ser utilizados tanto en el formato digital, como en papel. Contacto Maximiliano Pizarro, Empresa Tecnológica Appa maximiliano.pizarro@appa.cl

Las notarías Diez, Ossa, Santelices y Del Real, en Santiago, son las primeras que están usando la aplicación OQ, que permite tomar número de atención con el celular o el PC para llegar sólo cuando le toque el turno al usuario. . El servicio permite, además hacerle el seguimiento en línea a esta atención y así se poder optimizar el tiempo mientras se espera. La aplicación está disponible para Android, iPhone, entre otras. Más información en www.0q.cl

Diversas soluciones tecnológicas al servicio del sistema notarial y registral ofrece PCM Ltda., sociedad de profesionales de la computación con más de diez años generando soluciones tecnológicas para notarías. Entre los servicios que ofrece están los módulos de auto atención; herramientas para hacer el seguimiento de escrituras vía web; aplicaciones de web factoring; gestores de escaneo, validadores de documentos web, además del software WCopista, complemento para agilizar la confección de Escrituras Públicas, ayudando al usuario en el formato de los

documentos y conversión de cifras en palabras Una de las soluciones más novedosas que ofrece esta empresa es GesNot, un software de gestión para notarías. Permite automatizar, entre otras tareas, los procesos relacionados con la confección de documentos, asignación de repertorios, emisión de boletas, libros de índices, entre otras tareas propias de los oficios notariales. Más información en www.softnow.cl mail cpardo@softnow.cl

SinCo es un software para Conservadores, que permite el ingreso de los distintos Registros, su individualización, las notas marginales, sus hipotecas y prohibiciones, los alzamientos y, finalmente, la imagen del Registro. El sistema permite, además, el estudio de los Títulos, la emisión de los Certificados de Hipotecas y Prohibiciones, de los Índices, la consulta de Títulos por parte del público, el enlace con el sitio Web del Conservador, entre otras funcionalidades. Más información en www.areadigital.cl

Servicios Empresa Acepta Contactar a los asesores técnicos al fono (56) 224968181 www.acepta.com

Cifras del portal transaccional del CBR son sólo una muestra de un exitoso proceso tecnológico que no sólo ha mejorado los estándares de seguridad y atención, sino que ha sido reconocido dentro y fuera del país.

unque al comienzo su objetivo fue el mejoramiento de la gestión interna gracias a la tecnología, este propósito luego se amplió a una mejor atención al público, constituyendo un exitoso proceso modernizador. Encabezado por el Conservador de Bienes Raíces (CBR) y Comercio de Santiago, hoy, entre otros logros, posee un trabajo reconocido y premiado por diversos sectores, una gran de reducción de los tiempos asociados a trámites, mayor seguridad en éstos, además de un exitoso portal transaccional a través de su web. “Llevamos más de 10 años de trabajo modernizador continuo y voluntario. En este tiempo hemos pasado de un trabajo completamente manual a casi la totalidad de las operaciones automatizadas, trabajando el soporte papel con respaldo digital simultáneo, gracias a sistemas con una enorme capacidad de almacenamiento y procesamiento de datos y soportes informáticos de primer nivel”, indica el CBR de Santiago, Luis Maldonado. Todo este trabajo, entre otros aspectos, ha facilitado el acceso a la información registral y al otorgamiento de copias y certificaciones con firma electrónica avanzada. “Antes se requería la presencia física de los interesados en las oficinas del Conservador, para revisar libros y solicitar copias y certificaciones. Hoy día todo ello se puede realizar a distancia, vía internet sin que los clientes concurran a las dependencias del oficio”, indica el CBR, apuntando además a su exitoso portal transaccional, que exhibe cifras que hablan por sí solas: más de 13.000 visitas al día; un promedio de 2.300 de trámites diarios solicitados vía internet, entregando más del 60% de las copias y certificaciones en línea, con firma electrónica avanzada Así mismo, el CBR actualmente está en condiciones de recibir requerimientos y efectuar su trabajo interconectado con todas la notarías públicas del país, gracias a la firma

electrónica avanzada. “Se pueden enviar desde las notarías, en forma telemática, copias de escrituras públicas para su inscripción en el Registro de Propiedades. A su vez el Conservador puede remitir las inscripciones efectuadas, suprimiéndose así la circulación de documentos en soporte papel”, explica Maldonado. Para Luis Maldonado, toda la transformación del sistema registral en los últimos años gracias a la tecnología, ha tenido como resultado una mejora sustancial en la calidad de los servicios que se prestan a los usuarios; tanto en celeridad como en seguridad. Además, ha posibilitado un mejor posicionamiento internacional, gracias al informe Doing Business que elabora el Banco Mundial, el que ubicó a Chile en el lugar 48 del ranking -entre 189 países- según indicadores, por número de trámites, tiempo y costo, ubicando a nuestro país en el 30% de los países con mejores estándares. Luis Maldonado agrega que este esfuerzo modernizador ha sido un trabajo en conjunto con los otros dos conservadores del CBR, Edmundo Rojas y Kamel Saquel. "Lo importante en las instituciones que buscan realizar cambios y mejoras, es que todos sus integrantes estén convencidos de la necesidad de efectuarlas. En Santiago, los tres conservadores y los funcionarios, estuvimos de acuerdo en realizar importantes inversiones para llevar a efecto las modernizaciones. No ha sido un trabajo fácil -reconoce-, pero los resultados han sido muy satisfactorios para todos nosotros", señala Maldonado. El CBR de Santiago no es el único conservador que ha realizado mejoras en sus procesos. “Afortunadamente, muchos son los conservadores del país que han efectuado inversiones, mejoras y capacitaciones en estos últimos diez años. Conservadores grandes, medianos y pequeños, del centro, sur y norte del país, se han esforzado y han logrado importante cambios", concluye Maldonado.

CBR de Santiago, Luis Maldonado Croquevielle

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