Draaiboek Gym Tonic Belevingsdagen 2022

DRAAIBOEK VAN DE GYM TONIC BELEVINGSDAGEN 2022

Why? Het concept van onze klassieke opendeurdag heeft de laatste edities aan succes en effect verloren, dus tijd voor vernieuwing! Het doel bij onze belevingsdagen is geïnteresseerden op een zeer laagdrempelige manier te laten kennismaken met onze totaalaanpak & op die manier de instroom naar een lidmaatschap/programma te verkleinen. Anderzijds is het ook zeker de bedoeling fizzle te creëren over onze unieke aanpak, zodat ook de bezoekers die beslissen niet te starten een positieve beleving ervaren, dit rondvertellen en opnieuw aan ons denken op een later tijdstip.

Na deze eerste belevingsdagen zullen we evalueren wat succesvol/minder succesvol was en wat al dan niet voor herhaling vatbaar is. Change = Chance!

Om die reden zal het wel zeer belangrijk zijn om alle effect goed te knn meten en alle leads/geïnteresseerden goed op te volgen.

Dankzij de uitgebreide google analytics op onze nieuwe website zullen we het ‘verkeer’ naar onze speciale landingspagina & via de speciaal ontwikkelde QR-code ook perfect kunnen opvolgen.

When?

Zondag 16/01/22 tem zaterdag 22/01/2022

How? Het is een bewuste keuze bij deze eerste belevingsdagen om heel wat waarde te geven, in de veronderstelling dat dit op éen of andere manier, op korte, middellange of langere termijn naar ons terugkomt. In de vorm van nieuwe leden, aanbeveling door leden en/of bezoekers maar zeker ook door positieve mond-aan-mond reclame.

Who? De belevingsdagen zijn als alternatief op de voormalige opendeurdag in de 1e plaats bedoeld om nieuwe leden aan te trekken, maar anderzijds wordt er voor de leden een mooi programma aangeboden. Dat laatste zou moeten bijdragen tot een nog betere retentie & klant-/ledentevredenheid & aanbeveling bij anderen.

What?

Het aanbod tijdens de belevingsdagen is zo samengesteld dat onze totaalaanpak goed benadrukt wordt. Het volledige programma voor de belevingsdagen is terug te vinden op deze landingspagina. Alle communicatie wordt ook naar deze pagina gelinked.

Concreet bestaat het aanbod uit: 1) inleidingsgesprekken voor geïnteresseerden ➔ aanpak van onze inleidingsgesprekken verloopt zoals anders ➔ in het agenda staan tussen 16/1 en 22/1 heel wat (extra) afspraken open // we volgen dit in de loop van de week op & vullen aan waar nodig! ➔ noteer de afspraak steeds duidelijk & volledig (voor- en achternaam + mailadres) in het agenda & bevestig de afspraak vanuit het agenda 2) bepaling van de bio-age dmv cardiotest, meting lichaamssamenstelling & krachtmeting op eGYM, dit om geïnteresseerden in de praktijk te laten kennismaken met onze phygital approach & innovatieve aanpak ➔ er werden in het agenda specifieke tijdsloten opengezet voor deze metingen & dit bij Sander & Jef (ma avond, di morgen, do avond & za morgen), 1u per meting/persoon is voorzien ➔ Dries zorgt voor de inhoudelijke & praktische afstemming van deze metingen met Jef & Sander ➔ Aansluitend op de meting zelf & de toelichting ervan, wordt aan de betreffende personen ook gepast advies gegeven over aanpak/ons aanbod en van het meest aangewezen programma voor de betreffende persoon ➔ Sandy zorgt ervoor dat Sander & Jef de nodige ‘sales’ skills worden bijgebracht zodat zij vanuit de praktijk nieuwkomers knn enthousiasmeren ➔ tijdsloten voorzien voor bepaling BIO-age mogen naarmate de week vordert ook worden ingevuld met reguliere begeleiding, zodat blokken mooi opgevuld geraken.

3) workshops om het extra aanbod/aanbod van 4Effect in de kijker te zetten ma 17/01 20u-21u: workshop PT door Jannis woe 20/01 19u-20u: workshop basis voeding & etiketten lezen door Veerle do 21/01 20u-21u: workshop veerkracht door Kim ➔ voor alle workshops zijn er op facebook evenementen gemaakt & in het definitieve lessenrooster incl. aanbod voor de belevingsdagen vinden jullie ook een omschrijving per workshop. Leden kunnen voor de workshop inschrijven via de app. ➔ Niet leden kunnen zich ook aanmelden telefonisch of via mail & kunnen dan door ons als tester in sportivity genoteerd worden (+ naam in agenda bij agenda-item & gegevens als lead in sportivity aub) ➔ max. 10 deelnemers per workshop // we bekijken nog of we ook online deelnemers toelaten ifv aantal aanvragen ➔ spreek leden ook zeker aan over de workshops of vermeld die aan leads bij inleidingsgesprekken!

➔ aan de betreffende collega’s is ook gevraagd binnen netwerk/klantenbestand de nodige communicatie/promotie te voeren.

hun

4) mooie uitbreiding van onze huidige lessenrooster ➔ met het oog op onze uitbreiding met een 3e zaal in de loop van 2022 én gelet op de mooie bezetting die er nu al is, komen er heel wat lessen nieuw op het programma ➔ vanaf ma 17/1 zal de (ex) spinningzaal ook al in gebruik genomen worden voor de Yoga & Pilates lessen onder de naam ‘studio’. ➔ de nieuwe lessen staan momenteel gepland voor een testperiode van 10 weken (tot vlak voor Pasen) ➔ na deze testperiode evalueren we het succes van de nieuwe lessen & sturen we bij waar nodig; de testperiode van 10 wkn staat ook vermeld op het uurrooster ➔ er werden ook een aantal start to… lessen geroosterd, met name voor pump, spinning & pilates. ➔ deze start to… lessen hebben als doel de nieuwkomers op een laagdrempelige manier te laten instromen en te laten kennismaken met de juiste techniek & materialen ➔ ook voor bestaande leden die techniek willen verbeteren zijn deze lessen ideaal ➔ ook de ‘strong men’ lessen maken hun comeback alsook een lunchbreakOUT ➔ bekijk zeker hier of op papier in Gym Tonic het rooster voor alle nieuwigheden en neem ook even de (aangepaste) omschrijvingen van de lessen door aub ➔ denk eraan in je begeleiding/coaching/contact met leden de (nieuwe) lessen volop aan te bevelen om er volop een succes van te maken ➔ nieuwkomers/niet leden kunnen tussen 16/1-22/1 gratis kennismaken met ons aanbod aan groepslessen ➔ elke deelnemer/niet lid dient als lead in het CRM gezet te worden + krijgt waardebon ‘goed voor deelname groepslessen belevingsdagen’ mee (Sandy zorgt dat deze bons klaarliggen bij het onthaal vanaf 16/1) ➔ deelnemers worden als tester in sportivity ingeschreven + naam in agenda op betreffende tijdstip ➔ opvolging van alle deelnemers te voorzien tijdens/na de belevingsdagen ➔ leden kunnen op deze manier ook ‘vrienden & familie’ kosteloos meebrengen ➔ voor de groepslessen gelden vanaf heden een aantal nieuwe spelregels, hierover zal nog in de nieuwsbrief van de belevingsdagen gecommuniceerd worden (deze gaat woe 12/1 de deur uit) ➔ inschrijven voor de lessen kan nog steeds vanaf 1 week van tevoren en tot uiterlijk 1u voor aanvang van elke les, daarna is enkel telefonisch inschrijven mogelijk

➔ annuleren kan vanaf heden tot uiterlijk 3u van tevoren en kan daarna nog enkel telefonisch ➔ er kan per clublid maximaal 8 lessen per week gereserveerd worden, indien deze limiet bereikt is kan enkel een bijkomende reservatie telefonisch gebeuren ➔ deze regels worden ingevoerd om leden die zeer frequent en voor (te) veel inschreven & (last minute) terug uitschrijven te ontmoedigen en meer (nieuwe) leden de kans te geven onze lessen te volgen

Effort for Effect? ➔ om van de 1e editie van onze belevingsdagen een knallend succes te maken, werden onderstaande efforts geleverd ➔ bedeling van deurhangers ‘om een effect te bereiken dat blijft hangen’ op 22 500 ex in Reet/Rumst/Terhagen, Boom, Aartselaar & Schelle tussen 11/1 en 14/1. QR-code voorzien op de deurhangers linkt naar de landingspagina ‘belevingsdagen’ ➔ speciale landingspagina op onze website, bovenaan in de navigatie & hier te bekijken met tracking van alle bezoekers & acties ➔ op deze landingspagina staat een aanvraagformulier voor het volledige aanbod van onze belevingsdagen, formulier komt terecht in info@gymtonic.be ➔ elke aanvraag als inkomende lead behandelen & verder helpen mbt betreffende aanbod (zie boven) // elke lead of aanvraag MOET in CRM/sportivity komen!!! Doel = lead terplaatse laten komen dmv inleidingsgesprek, bepaling bio-age, groepsles,... ➔ uitgebreide communicatie via onze socials ➔ communicatie via onze app ➔ mailing naar alle leden & leads (opvolging vanuit info@gymtonic.be) ➔ aanpassing scherm onthaal ➔ old school papieren communicatie in de club ➔ communicatie via de cardio schermen ➔ communicatie face-to-face door het team in de club ➔ NIEUW! Chat functie op onze website voor snellere conversie & leadgeneratie ➔ vanaf heden dient de chat steeds open te staan op het bureaublad van de PC onthaal en dienen berichten net als mailbox berichten opgevolgd te worden ➔ https://crisp.chat/en/ ➔ login: info@gymtonic.be ➔ password: Gymtonic2840

Bijzondere startvoorwaarden bij inschrijving & fizzle effect? ➔ voor alle nieuwkomers die inschrijven tussen 16/01 en 22/01 gelden onderstaande bijzondere voorwaarden ➔ inschrijven voor 12 maanden = +1 maand extra lidmaatschap

➔ ➔ ➔ ➔

inschrijven voor 6 maanden = +2 wkn extra lidmaatschap inschrijven met maandelijkse betaling = €15 drankkrediet op polsband inschrijven met beurtenkaart of kort programma = geen voordeel mooi gevulde goodiebag voor alle nieuwkomers & tot de voorraad strekt

➔ alle nieuwkomers tijdens de belevingsdagen aub in excel sheet noteren, je vindt hier de excelsheet om in te vullen ➔ voor de leden zullen we tijdens de ganse belevingsdagen naast het nieuwe aanbod aan lessen ook gratis fruit aanbieden (presenteren op grote witte plateau bij de bar/onthaal en regelmatig aanvullen) & zorgen we samen zoals steeds voor een optimale fizzle beleving!

Laat ons er samen een SUPER succesvolle BELEVING van maken!

Vragen? Een onnauwkeurigheid opgemerkt? Een aanvulling?

Een suggestie? Let me know!