Las implicaciones fiscales y los retos de las empresas asociados con la reciente reforma en materia de teletrabajo

El 11 de enero de este año, el titular del Ejecutivo Federal publicó en el DOF el decreto para promulgar la reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) en materia de teletrabajo, misma que adicionó un Capítulo XII BIS. En virtud de esa adición, los empleadores deberán a partir del 12 de enero –fecha en que entró en vigor la reforma–, acatar la normativa laboral. Sin embargo, la misma lleva de forma paralela implicaciones fiscales que los empleadores deberán revisar y atender, pues en virtud de la situación actual de la pandemia, así como de las nuevas tendencias en materia de trabajo remoto, varios empleadores están evaluando migrar a la modalidad de teletrabajo en términos de la LFT, por lo que se deberán tomar ciertas medidas para cumplir con las regulaciones al llamado home office, y con la normatividad fiscal, a efectos de otorgar el adecuado tratamiento en materia del impuesto sobre la renta (ISR), por las erogaciones que realice el empleador para cumplir con estas nuevas obligaciones, tanto en materia de deducibilidad, como en su obligación de retenedor hacia sus empleados

Mtro.

y C.P.C. Octavio

Rábago, Socio de la Asociación

Nacional de Especialistas Fiscales

INTRODUCCIÓN

Los efectos de la pandemia han afectado y cambiado a los negocios, la forma de vida y de interactuar con familiares, amigos y colegas de trabajo, así como la manera de desempeñar nuestras actividades laborales en el día a día, en donde, en virtud de privilegiar la salud de los colaboradores, los empleadores se ven en la necesidad de continuar llevando buena parte de sus actividades a través de la modalidad remota de teletrabajo o home office, no siendo posible acudir a las oficinas para realizar

las actividades como se solía hacer de manera regular, al menos hasta el mes de febrero de 2020.

REFORMA AL TELETRABAJO

Ahora bien, ¿qué implica la reforma en materia de teletrabajo y cuáles son sus implicaciones fiscales?

De acuerdo con la LFT, la definición de teletrabajo es la siguiente:

Artículo 330-A. El teletrabajo es una forma de organización laboral subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, en lugares distintos al establecimiento o establecimientos del patrón, por lo que no se requiere la presencia física de la persona trabajadora bajo la modalidad de teletrabajo, en el centro de trabajo, utilizando primordialmente las tecnologías de la información y comunicación, para el contacto y mando entre la persona trabajadora bajo la modalidad de teletrabajo y el patrón.

De acuerdo con la propia LFT,1 se está ante la modalidad de teletrabajo cuando se desarrolle más del 40% del tiempo en el domicilio de la persona trabajadora bajo esa modalidad, o en el domicilio elegido por esta, por lo que al analizar las tendencias actuales, así como a futuro de la manera en la que se estará efectuando el trabajo, es claro que esta modalidad, impulsada por la pandemia o no, será parte de las nuevas formas de trabajo, por lo que el análisis puntual y oportuno resulta indispensable en este tema para el adecuado cumplimiento de las disposiciones laborales y fiscales.

Las obligaciones asociadas con el teletrabajo, sobre las cuales es importante atender a sus implicaciones fiscales, de conformidad con la LFT, 2 son principalmente las siguientes:

1. Proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el

teletrabajo, tales como el equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras, entre otros.

2. Asumir los costos derivados del trabajo a través de la modalidad de teletrabajo, incluyendo, en su caso, el pago de servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad.

3. Llevar registro de los insumos entregados a las personas trabajadoras bajo la modalidad de teletrabajo, en cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad y salud en el trabajo establecidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

4. Establecer los mecanismos de capacitación y asesoría necesarios para garantizar la adaptación, aprendizaje y el uso adecuado de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de las personas trabajadoras en la modalidad de teletrabajo, con especial énfasis en aquellas que cambien de modalidad presencial a teletrabajo.

Tratamiento fiscal aplicable al empleado

Sin duda alguna, un aspecto relevante es definir si las obligaciones antes señaladas a cargo del empleador constituyen o no –y dependiendo del concepto–, un ingreso en bienes y servicios para el empleado y, en caso de serlo, si es bajo la categoría de previsión social, o bien, si por virtud de la obligación propia establecida en la LFT, deben considerarse como una herramienta de trabajo la cual no será propiamente un ingreso para el empleado por virtud de su naturaleza.

Es importante destacar que el objetivo de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), lo constituyen los ingresos que obtienen los sujetos del gravamen, independientemente de la ubicación de la fuente de riqueza.

No obstante lo anterior, ese ordenamiento no contiene una definición expresa de lo que debe entenderse por “ingreso”. Sin embargo, esa situación no implica que la LISR carezca de sentido, toda vez que a partir del análisis de las disposiciones legales aplicables, así como de resoluciones de la Suprema

1 Artículo 330-A de la LFT

2 Artículo 330-E de la LFT

Corte de Justicia de la Nación (SCJN), 3 es posible definir tal concepto como cualquier cantidad que modifique de forma positiva el haber patrimonial de una persona.

Ahora bien, en el caso de bienes cuyo uso es otorgado al empleado, un factor clave para determinar si es un ingreso para este último, es el hecho de que la entrega de los mismos se efectúa con la finalidad de cumplir con las nuevas obligaciones establecidas en la LFT, y no con la de otorgar algún beneficio patrimonial al empleado, debido a que, inclusive, el empleador tiene la obligación de llevar el control de los bienes facilitados al empleado, lo cual en la medida en la cual se mantengan en propiedad legal del empleador, no representarían una modificación positiva del patrimonio del empleado.

En cuanto al concepto de “previsión social” y no obstante lo señalado en el párrafo anterior, la LISR establece que se considera previsión social4 a las erogaciones efectuadas, las cuales tengan por objetivo satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como el otorgar beneficios a favor de los trabajadores o de los socios o miembros de las sociedades cooperativas, tendentes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia.

Así las cosas, y si bien es cierto que el concepto de “previsión social” es muy amplio, para que se considere como tal, se debe partir de una base general, relativa a que exista la voluntad del empleador para otorgar esas prestaciones a los empleados de acuerdo con lo señalado en los conceptos incluidos en la definición de previsión social establecido en el artículo 7 de la LISR, y no propiamente (pudiendo existir excepciones) porque deriven de una obligación establecida en una ley.

Por lo que no obstante que esa erogación pudiera considerarse que tiene como finalidad satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, como lo pueden ser las necesidades de tener los medios para desempeñar su trabajo, lo anterior no puede entenderse como “previsión social”, debido a que, a todas luces, se realiza para satisfacer el cumplimiento

de una ley, la cual obliga al empleador a proporcionarlos para efectuar las actividades del empleado.

Refuerza lo anterior, el hecho de que el último párrafo del artículo 94 de la LISR, establece que no se consideran ingresos para el trabajador, el uso de bienes que el patrón proporcione a este para el desempeño de las actividades propias de los colaboradores siempre que estén de acuerdo con la naturaleza del trabajo prestado.

Por consiguiente, atendiendo a la naturaleza de la obligación, tanto el equipo de cómputo, como las sillas ergonómicas, impresoras, entre otros, pueden considerarse como una “herramienta de trabajo” y, en consecuencia, no ser un ingreso acumulable para el empleado.

Ahora bien, lo señalado anteriormente es para ingresos en bienes (aunque considero que sería en servicios, pues el bien sigue siendo del empleador); sin embargo, pueden existir ingresos en servicios, como lo será principalmente el pago de los servicios de telecomunicación y energía eléctrica (si hay pago, es ingreso en efectivo), los cuales deberían de quedar comprendidos dentro del concepto de “herramienta de trabajo” establecido en el citado artículo 94 de la LSR y a la luz de la reforma en materia de teletrabajo señalado en la LFT.

No obstante, el concepto de “servicio” no lo incluye el mencionado artículo 94, para lo cual será importante que se realicen las adecuaciones a la LISR, o bien, se regule lo anterior a través de reglas de carácter general. Una pregunta: El reembolso de gastos o pago suplementario, ¿no es el gasto de la herramienta de trabajo?

Aunado a lo anterior, existen interrogantes asociadas al pago de servicios de telecomunicación y energía eléctrica, las cuales van desde cómo se apoyará a los trabajadores, es decir, si será a través del pago directo al prestador del servicio o pagándolo al empleado.

En caso de pago al trabajador, resultará importante determinar cómo se documentará por parte del empleador para demostrar a las autoridades fiscales

3 Amparo directo en revisión 1504/2006. Cómputo Intecsis, S.A. de C.V. 25 de octubre de 2006

4 Artículo 7 de la LISR

y de seguridad social que no se trata de un sobresueldo, sino que, efectivamente, es un pago para el cumplimiento de esta nueva obligación.

Entre las preguntas a resolver, se encuentra la relativa al procedimiento o mecánica a utilizar para determinar la parte proporcional de electricidad y servicios de telecomunicación que debe cubrir el empleador.

El tratamiento fiscal en el caso de que el empleador cumpla con las nuevas obligaciones laborales para el teletrabajo con la entrega de cantidades en dinero al empleado, deberá precisarse en las disposiciones fiscales, pues en principio sería un ingreso acumulable para el empleado.

No obstante, se debe tener en cuenta que lo anterior se realizaría para efectos de cumplir con las nuevas obligaciones establecidas en la LFT en materia de teletrabajo, tal y como lo son otras herramientas de trabajo que en principio no se consideran un ingreso para el empleado.

Por lo que el establecer mediante reglas de carácter general una mecánica para su cumplimiento, así como su tratamiento fiscal, sin duda dará certeza fiscal a los contribuyentes y reglas claras para el cumplimiento de la materia fiscal.

Deducibilidad para el empleador

En materia de deducciones –y hablando de conceptos tales como equipo de cómputo, sillas ergonómicas, impresoras, entre otros–, los requisitos de estas le aplicarán tal y como lo hacen actualmente para las inversiones efectuadas en equipo de oficina, en términos de las disposiciones aplicables en materia de la LISR, 5 debiendo obtener el empleador el comprobante fiscal que cumpla con los requisitos que marcan las distintas disposiciones fiscales, así como incluirlo en los contratos con los empleados, en donde se establezca la finalidad del otorgamiento de estos bienes para uso fuera de la oficina, en estricto apego y cumplimiento con la LFT.

Ahora bien, en donde está el gran reto es en los conceptos relativos a servicios de telecomunicaciones y energía eléctrica, en los cuales el empleador

5 Título II, Capítulo II, Sección II, de la LISR

deberá de cumplir con los requisitos de forma, tales como obtener el comprobante fiscal.

Sin embargo, existirán casos en los que por cuestiones prácticas de contratación con el proveedor del servicio, sea inviable para el empleador contratar los servicios y, en consecuencia, obtener el comprobante fiscal, lo cual ocasionará la no deducibilidad de ese gasto, no obstante que se trate de una obligación en términos de la LFT.

En caso de que el pago sea directo al empleado, sería idóneo que se considere un rubro en el Comprobante Fiscal Digital por Internet o Factura Electrónica (CFDI) de nómina específico para estos conceptos, y que ese comprobante sea con el que se documente la deducción para el empleador.

Otra problemática es la relativa a los montos y porcentajes deducibles a esos conceptos, asumiendo que se pudiera obtener el comprobante fiscal a nombre del empleador. Lo anterior, atendiendo a que pueden existir casos en los cuales el costo de la energía eléctrica y servicios de telecomunicación sea utilizado en el domicilio fiscal en donde se recibe el servicio por varias personas que no tienen relación con el empleador.

La gran interrogante es en qué porcentaje debe asignarse el gasto al empleador respecto de su empleado, y si con un comprobante por la totalidad de la operación se puede fraccionar para determinar la proporción deducible; o bien si con el hecho de que lo pactado entre empleador y empleado, sea suficiente para justificar la deducibilidad del gasto, pese a que sea por la totalidad del cargo que efectúa el prestador del servicio al empleado y que, finalmente, cubrirá el empleador.

No obstante que se pretendiera hacer uso de lo establecido en el artículo 41 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RISR), relativo a las erogaciones por cuenta de terceros, la norma establece de manera específica que las erogaciones deberán estar amparadas con comprobantes fiscales a nombre del contribuyente, ante lo cual volvemos al problema de origen relativo al cumplimiento de forma respecto a la obtención del comprobante fiscal por parte del empleador.

Sin duda alguna, la modificación a la LFT conlleva un mayor alcance, por lo que es necesario que las nuevas disposiciones laborales se homologuen con las leyes fiscales y de seguridad social, a efecto de que los contribuyentes puedan cumplir cabalmente con sus obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social, derivado de la reforma a la LFT.

Otras consideraciones

Aunado a lo anterior, se deberá tener especial cuidado y atención en la modificación de contratos y reglamentos de los empleadores, pues deberán asentar por escrito las nuevas condiciones de trabajo mediante un contrato en el que se establezcan, entre otros datos, el equipo e insumos que le entregue a los trabajadores destinados a desempeñar sus labores desde la modalidad de teletrabajo, así como los mecanismos de contacto, supervisión, duración y distribución de horarios.

También, se deberá poner como prioridad el negociar con los sindicatos para determinar y establecer los convenios contemplados para el personal sindicalizado que esté desempeñándose mediante teletrabajo.

En caso de que no se cuente con un contrato colectivo, entonces se deberán incluir en el reglamento interior de trabajo los mecanismos que garanticen la vinculación y contacto entre los trabajadores que se desempeñen bajo esta modalidad.

Respecto a la capacitación, esta será necesaria para garantizar la adaptación, aprendizaje y el uso adecuado de las TIC en la modalidad de teletrabajo. La estrategia y los planes de capacitación serán clave para lograr cubrir el gran número de colaboradores que se encuentran laborando en este esquema, así como para asegurar su aprovechamiento del tiempo y la inversión destinada a su desarrollo.

Finalmente, al haber sido aprobada la reforma y publicada en el DOF, la STPS deberá crear la Norma Oficial Mexicana (NOM) aplicable, con el objetivo de armonizar el texto con su aplicación práctica en el día a día, atendiendo a las necesidades y situaciones que están viviendo actualmente las organizaciones.

CONCLUSIONES

Sin duda alguna, el regular en la LFT el teletrabajo coadyuva a alinear las necesidades de los empleados y empleadores, no solamente en esta época de pandemia, sino de cara a los nuevos tiempos en los cuales la era digital se vuelve un factor clave para el éxito de los negocios.

Sin embargo, aunado a la modificación a la LFT, es necesario realizar adecuaciones de manera paralela a las disposiciones fiscales, con la finalidad de regular y dar certeza a los contribuyentes en materia del tratamiento fiscal de esos conceptos otorgados a los empleados, así como las reglas específicas para el cumplimiento de la deducción fiscal. •

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