ANEXO 1. ESTRUCTURA DESCRIPTIVA DOCUMENTAL DE PROYECTOS RUTA 6

RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

ANEXO 1. ESTRUCTURA DESCRIPTIVA DOCUMENTAL DE PROYECTOS RUTA 6 1

2

RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

ANEXO 1. ESTRUCTURA DESCRIPTIVA DOCUMENTAL DE PROYECTOS RUTA 6

Corporación Universitaria Minuto de Dios, UNIMINUTO Vicerrector Regional Sur P. Jaime José Salcedo, cjm Profesional Desarrollo Estratégico Andrés Yovani Salinas Ascanio ANEXO 1. ESTRUCTURA DESCRIPTIVA DOCUMENTAL DE PROYECTOS RUTA 6 La RUTA DE ACELERACIÓN en su guía conceptual y metodológica para la aceleración de estratégica de proyectos, en lo referente a la Fase 1. FASE PREVIA – PRE-PROYECTO, busca determinar una estructura que da cuenta de los elementos mínimos de planeación que deben tener los proyectos, de acuerdo a unos criterios que debe resolver la estructura descriptiva del proyecto. Estos deben dar respuesta a unas preguntas que dan foco a la creación de los proyectos: 3

La respuesta a la pregunta

TÍTULO

¿Qué se va a hacer?

INTRODUCCIÓN ¿Por qué se va a hacer?

JUSTIFICACIÓN

¿Cúal es el contexto conceptual y normativo de lo que se va a hacer?

DEFINICIONES MARCO NORMATIVO DESCRIPCIÓN GENERAL

¿Qué se va a hacer? ¿Para qué se va a hacer?

OBJETIVOS

¿Cúal será su ejecución?

ACTIVIDADES

¿Qué tanto se piensa hacer y cómo se va a medir?

METAS E INDICADORES

¿Cómo se va a hacer?

METODOLOGÍA

¿Cuál será la programación?

PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ANÁLISIS DE RECURSOS

¿Con qué se va a hacer? ¿Con qué se va a financiar?

PRESUPUESTOS

¿Qué se tuvo en cuenta para desarrollar el proyecto?

REFERENCIAS ANEXOS

Figura 1. Estructura descriptiva del proyecto, construcción propia UNIMINUTO Fuente. Guía Para Redactar un Proyecto (Sánchez – Franco), Universidad de los Andes

Para el desarrollo del documento descriptivo del proyecto se debe tener como criterio los siguientes:    

El proyecto se redactará como documento Word.

Se usará como fuente Times New Roman, color negro con tamaño de fuente 12.

El interlineado a usar es Sencillo con espaciado a 0 puntos.

Para los demás estándares de presentación que no se describan en este anexo, como citas, referencias se deben adoptar los criterios descritos en normas APA. 4

1. PORTADA Rectoría Sur Plan de Acción 2021 Ruta 6 “Cultura Institucional Para la Transformación”

Proyecto No 7. Relación con el Sector Externo

Corporación Universitaria Minuto de Dios, UNIMINUTO Rector Regional Sur P. Jaime José Salcedo, cjm Sponsor Nombre Completo del Sponsor, Cargo Secretario Nombre Completo del Secretario, Cargo Equipo de Trabajo del Proyecto Nombre Completo del Colaborador, Cargo Nombre Completo del Colaborador, Cargo Nombre Completo del Colaborador, Cargo Nombre Completo del Colaborador, Cargo

Figura 2. Portada del proyecto construcción propia UNIMINUTO Fuente. GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

2. CONTENIDO 2.1. LISTADO DE TABLAS: Se deben listar las tablas de acuerdo a su numeración dentro del proyecto, definiendo el número de la página en la cual se encuentra.

2.2. LISTADO DE FIGURAS: Se deben listar las figuras de acuerdo a su numeración dentro del proyecto, definiendo el número de la página en la cual se encuentra.

3. TÍTULO 5

Identifique el proyecto con un título que llame la atención del lector y que sintetice lo que se quiere hacer.

Figura 3. Título del proyecto, construcción propia UNIMINUTO Fuente. GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

4. INTRODUCCIÓN En esta sección se deben tener en cuenta unos criterios que le permitirán al lector tener un contexto general del proyecto. La introducción debe contener un primer párrafo el cual describa cual es el objetivo del proyecto, su enfoque; debe describir el qué, enmarcado desde la misionalidad (Estatutos, PEI, Políticas, PD), la estrategia (PE de sede, Plan de Acción RUTA 6), sus componentes y/o macro actividades.

Seguidamente se deben describir las principales características y criterios del proyecto a nivel institucional, a nivel de la rectoría y de acuerdo a la estructura de gestión del proyecto. Esto debe comprender el segundo y tercer párrafo.

Finalmente, en los párrafos subsiguientes (4 y 5), se debe describir el cómo se va a desarrollar el proyecto, explicando de manera clara y concisa la metodología a implementar (RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS) pasando por los componentes y demás aspectos importantes o relevantes que definan el proyecto. Cada párrafo debe contener entre 6 y 11 líneas.

6

Figura 4. Introducción del proyecto, construcción propia UNIMINUTO Fuente. GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

5. JUSTIFICACIÓN El objetivo de esta sección es argumentar la realización del proyecto. Para eso, es necesario explicar la prioridad del por qué el proyecto que se presenta es la solución más adecuada y viable para cumplir la estrategia u objetivos propuestos desde el Plan de acción de la Rectoría. Es importante identificar el enfoque según el plan de acción, plan de desarrollo y líneas estratégicas de tal manera que sea coherente y factible, esta es la piedra angular de los proyectos estratégicos institucionales. Un proyecto puede legitimarse como deseable, necesario y útil cuando responde a la satisfacción de una necesidad relevante para un grupo de personas o resuelve un problema relevante y complejo dentro de un contexto determinado (Álvarez-García, 2006).

En esta sección es conveniente presentar los argumentos de manera precisa, manteniendo la practicidad del documento (entre una y dos páginas teniendo en cuenta los criterios referenciados para la introducción, párrafos entre 6 y 11 líneas). Se recomienda describir el proyecto, su tesis, exponer los beneficios que aporta, desarrollar las circunstancias estratégicas, políticas y técnicas que avalan su pertinencia y describir la innovación o transformación que se propone. Si se requiere, puede presentar de forma sintética el marco institucional (Plan de acción Rectoría Sur - RUTA 6) y marco legal.

6. DEFINICIONES En esta sección se deben presentar las principales definiciones que se deben comprender para un mayor entendimiento del proyecto por parte del lector o gestores del proyecto.

Entre las definiciones1 que debe contener cada proyecto y su presentación en el documento está: 1

Definiciones de la GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATEGICA DE PROYECTOS – RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

7



Comité Técnico de Proyectos: Conjunto de colaboradores de UNIMINUTO definidos para evaluar y asignar una convocatoria externa, mediante la validación de criterios establecidos.



Gestión de Proyectos: Es un conjunto de metodologías para planificar, orientar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las fases de los proyectos de principio a fin, es decir en todo su ciclo de vida.



Proyecto: Es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado que genere valor, se encuentre alineado a las funciones sustantivas y a la estrategia institucional. Este cuenta con un presupuesto asignado, un alcance determinado, tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos. Al finalizar el mismo se logran los objetivos determinados con la calidad esperada, o finalizan en el caso de identificar que sus objetivos no pueden ser cumplidos o no existe la necesidad que dio origen al proyecto.



Componente de un Proyecto: Son los elementos estructurales individuales del plan de trabajo del proyecto que agrupa los resultados y sus correspondientes macroactividades.



Entregable de un Proyecto: Se define como los bienes y/o servicios, que entrega el proyecto para cumplir su objetivo. Deben expresarse en acciones o trabajo terminado (sistemas instalados, población capacitada, estudiantes, egresados, productos de generación de nuevo conocimiento, apropiación social del conocimiento, desarrollos tecnológicos académicos, formación, programa creado, construcciones de infraestructura física o de ambientes de aprendizaje, entre otros).



Macroactividad del Proyecto: Es la agrupación de tareas asociadas a cada resultado y que con su desarrollo contribuyen al alcance del objetivo propuesto.



Fases de Proyecto: Es un conjunto de actividades del proyecto relacionadas de manera lógica que culmina con un entregable o hito.

Cierre Técnico de Proyectos: Es el cierre que se da a un proyecto que por alguna razón ya terminó su ejecución técnica, pero se encuentra pendiente: pagos, compromisos presupuestales o elongación de recursos para alcanzar uno o varios entregables pendientes para poder tramitar el cierre definitivo y liquidación (cuando aplique) del mismo.





Cierre de un Proyecto: Se refiere a la finalización y liquidación de todo tipo de proyecto. En primer lugar, la finalización hace referencia al vencimiento del plazo de ejecución del proyecto o terminación de las actividades previstas, entre las que 8

pueden estar la entrega y aprobación de los productos finales asociados con ocasión al proyecto. Una vez surtido lo anterior, y según aplique, se procederá a la liquidación del proyecto, el contrato, convenio o acuerdo; además del cumplimiento normativo o procedimental que corresponda (solicitud de certificación de experiencia, paz y salvos, suscripción del acta de liquidación por las partes, devolución de saldos, cierre de cuentas bancarias). 

Proyectos Estratégicos: Se encaminan al cumplimiento de los objetivos del Plan de Desarrollo y de los Planes Estratégicos de Sede; deben estar alineados con los retos, objetivos y líneas e indicadores estratégicos del sistema UNIMINUTO. Estos proyectos pueden ser de cualquier tipo, según las definiciones de UNIMINUTO, es decir, académicos, institucionales, de investigación, de proyección social o de planes de mejora.

7. MARCO NORMATIVO En esta sección o parte del proyecto se debe describir el normograma 2 aplicable al proyecto, el cual enmarca al mismo desde los lineamientos institucionales internos (UNIMINUTO) así como reglamentarios del sector Educación (Mineducación).

Las mismas se deben listar de manera jerárquica de acuerdo a su emisor, esto es Gobierno Nacional por medio de su Mineducación hasta los internos propios de la UNIMINUTO como Estatutos, Reglamento orgánico, Políticas institucionales que apliquen para el proyecto.

8. DESCRIPCIÓN GENERAL En esta sección se deben describir de manera general y clara los componentes del proyecto, de donde se partió para su construcción de acuerdo a los enfoques 3 descritos en la RUTA DE ACELEACIÓN DE PROYECTOS al igual que el alcance del proyecto y su articulación con los demás proyectos de la RUTA 6, con los diferentes programas, las COA, y redactar:

2

Por Normograma se entiende una compilación de las normas expedidas por el Ministerio de Educación Nacional y por otras entidades públicas aplicables al sector Educación. Pueden ser Leyes, Decretos, Resoluciones, Directivas y Circulares, entre otros documentos de carácter externo (Ministerio) o interno (UNIMINUTO). De igual manera, en el Normograma se pueden encontrar las normas con análisis de vigencia y concordancias.

3 Desarrollo metodológico RUTA DE ACELERACIÓN, enfoques: 1. PLAN DE DESARROLLO, 2. CADENA DE VALOR, 3. RIESGOS, 4. CALIDAD Y PROCESOS, 5. AUTOEVALUACIÓN.

9

Figura 5. Descripción general del proyecto, construcción propia UNIMINUTO Fuente. GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

9. OBJETIVOS Los objetivos provienen de la definición del proyecto, su propósito y explicitan qué se espera obtener. En esta sección se debe enunciar un objetivo general para el proyecto al igual que un objetivo general para cada componente con sus “n” objetivos específicos que los desarrollarán. El objetivo general es el propósito central del proyecto. Los objetivos específicos son especificaciones o pasos inmediatos necesarios para alcanzar el objeto general. Recordemos que los objetivos deben redactarse en verbos infinitivos y ser claros, realistas y medibles. Es importante para la construcción de los objetivos tomar como referencia la metodología SMART4 que describe criterios para el desarrollo de estos:

Figura 6. Metodología SMART para la construcción de objetivos Fuente Talentos innovadores UNIMINUTO

Los objetivos se deben diseñar y redactar para el proyecto como tal, así como para cada componente que comprenda el proyecto. Esto nos lleva a desarrollar un objetivo general

4

Metodología SMART usada por la UNIMINUTO para la construcción de objetivos dentro del “Proceso Cultura de Desempeño Gestión Académica y Gestión Administrativa”

10

(aparte del objetivo general del proyecto) y “n” objetivos específicos para cada componente que estructura el proyecto.

10. MACROACTIVIDADES5 En esta sección del proyecto se deben diseñar y redactar cada una de las macroactividades necesarias que desarrollarán los objetivos específicos de cada componente, darán cumplimiento al objetivo general del proyecto y aportarán al cumplimiento del plan de acción de la Rectoría Sur frente al Plan de Desarrollo. Estas macroactividades al igual que los indicadores deben ser oportunas, pertinentes y racionales.

Las macroactividades al igual que los objetivos específicos se deben desarrollar para cada componente del proyecto.

Por tratarse de macroactividades, estás son las que darán ejecución al proyecto según su término o alcance, a saber 2025.

11. LÍNEAS BASE, METAS E INDICADORES La evaluación de un proyecto juzga el cumplimiento de los objetivos. Para ello se requiere establecer cuánto se quiere lograr. Las metas y sus líneas base definen los objetivos en términos medibles, indican cuánto, cuándo y dónde se realizarán. Por su parte, los indicadores establecen los criterios de éxito del proyecto, es decir, especifican cómo se miden las metas planteadas. En esta sección deben quedar claros los productos que el proyecto espera entregar.

Es importante tener en cuenta que las metas al igual que las líneas base deben ser siempre racionales, deben seguir los argumentos6 que sustentan la proyección de la mega y seguir los criterios para la definición de la línea base. Se debe seguir la jerarquía estratégica para la fijación de estas teniendo en cuenta si existe una meta y línea base previa o predefinida en el Plan de Desarrollo, o en el Plan Estratégico Sede Sur; de no existir en este nivel misional estratégico, se analiza si existe alguna meta o línea base a nivel de Rectoría que aplique para el proyecto, sus componentes, actividades e indicadores o a nivel de programa, dirección, ruta, plan de acción u otro proyecto con indicadores, metas y líneas base con el mismo enfoque, propósito o fin.

De no existir ningún argumento o criterio base en estos niveles, se debe hacer referencia a la memoria histórica de la UNIMINUTO, esto es, análisis de estadísticas de estudios 5

Macroactividad: Es la agrupación de tareas asociadas a cada resultado y que con su desarrollo contribuyen al alcance del objetivo propuesto. Fuente: Definiciones de la GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATEGICA DE PROYECTOS – RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS 6 Argumentos que sustentan la proyección de la mega y Criterios para la definición de la línea base, tal y cómo se define en la Pag. 166, Capitulo 6 del Plan Estratégico Sede Sur

11

anteriores, proyectos anteriores, mediciones anteriores, etc., que me permita determinar en vigencias anteriores que metas se establecieron y cuales se ejecutaron para tomar como línea base y como punto de partida para la construcción de las metas.

Es de recordar que las metas siempre deben ser racionales y atenderán el contexto y situación de la Rectoría en sus perspectivas financiera, operativa, capacidad instalada, recurso humano, etc., de tal manera que no vaya a presentar riesgos para su cumplimiento.

Figura 8. Línea Base, Metas e Indicadores, construcción propia UNIMINUTO Fuente. GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

12. METODOLOGÍA Se trata de la descripción de las estrategias y técnicas que se van a utilizar. Para ello, se debe mencionar los productos esperados y describir claramente que la metodología a empelarse para la ejecución de los proyectos es la establecida en la RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS, la cual contiene el marco conceptual y metodológico para el diseño, desarrollo y ejecución de los proyectos en la GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOSGUÍA. Es importante especificar quiénes van ser los responsables a ejecutar, hacer seguimiento, medir y registrar las actividades y dónde se realizarán. Esta es la función orgánica del Equipo estratégico y de trabajo del proyecto según la estructura de gestión del proyecto tal y como se desarrolla en la Fase 2, Organización y Dirección del Proyecto.

12

13. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Esta sección da cuenta de la ejecución del proyecto, por lo que se debe hacer referencia a la programación de actividades y tareas a desarrollar según el PLAN DE TRABAJO PROYECTOS RUTA 6. Es necesario hacer explícito cuál es el orden y sincronización de las actividades, además de mencionar la calidad y cantidad de los insumos necesarios para su desarrollo.

Para esto, se tiene en cuenta las macroactividades desarrolladas en el proyecto por cada componente las cuales se registrarán junto con sus actividades secundarias o acciones que permitirán la ejecución operativa del proyecto.

Figura 8. Plan de Trabajo Proyectos Ruta 6, construcción propia UNIMINUTO Fuente. PLAN DE TRABAJO DE PROYECTOS RUTA 6 – RUTA DE ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

14. ANÁLISIS DE RECURSOS Identifica todos los recursos humanos y materiales que se requieren para desarrollar las actividades y lograr los objetivos del proyecto. El recurso humano se refiere al equipo de trabajo que se encargará del desarrollo del proyecto el cual se formalizará en la Fase 2.

Organización y Dirección del Proyecto. El recurso material son los medios e instrumentos que se requieren para desarrollar las actividades. Es necesario incluir todos los elementos y espacios necesarios, incluso si no generan costos.

15. PRESUPUESTO El financiamiento es una de las partes más importantes de un proyecto, por lo que esta sección debe dar cuenta de los costos. Se deben equilibrar todos los gastos de un proyecto con la intención de mostrar cómo se logra la financiación a través de la financiación propia por parte de la UNIMINUTO.

13

Figura 9. Presupuesto del proyecto Fuente. FORMATO FORMULACIÓN DE PROYECTOS INTERNOS FR-DE-GDP-13, Isolución 4.8

Para el desarrollo de este presupuesto se debe hacer referencia al presupuesto que se va a registrar en el FORMATO FORMULACIÓN DE PROYECTOS INTERNOS FR-DE-GDP-13 en su 14

componente de Presupuesto (costos y gastos), Presupuesto de Activos Fijos y en la pestaña de PROYECCIÓN DE PRESUPUESTO DE ESTRATEGIA Y MEJORAS que trae este formato. El mismo trae instrucciones para su diligenciamiento.

El presupuesto se debe desarrollar en articulación con la parte financiera de tal manera que articule las proyecciones institucionales y sean lo más racionales y reales en cuanto a su ejecución. Además, es importante tener en cuenta la articulación con actividades de otros proyectos a fin, de tal manera que no se soliciten rubros duplicados para el desarrollo de actividades que abarquen el mismo objetivo.

16. REFERENCIAS Esta parte del proyecto debe mostrar todas las fuentes citadas como referencias bibliográficas, normativas, documentales y demás tanto internas como externas; esto implica por ejemplo que se debe hacer referencia a:    

PEI, Proyecto Educativo Institucional.

Plan de Desarrollo UNIMINUTO 2020-2025.

Plan Estratégico Sede Sur. GUÍA CONCEPTUAL Y METODOLÓGICA PARA LA ACELERACIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS.

Pueden ser enlaces de consulta, textos, obras, artículos de investigación, etc.

17. ANEXOS Son los demás documentos técnicos a los que puede hacer referencia el proyecto y que desarrollan parte del mismo o en los que basan una parte de su metodología. Se deben listar y entregar adjuntos al documento Word del proyecto. Pueden ser formatos, plan de trabajo, matrices, etc.

Una vez desarrollados todos y cada uno de estos capítulos de manera racional, articulada, interdisciplinar y en compañía de los miembros del equipo de trabajo del proyecto, queda completa la estructura descriptiva del documento Word (proyecto) definida para la gesta de proyectos estratégicos por parte de la Rectoría, en la fase 1, Fase Previa de la RUTA DE ACELERACIÓN, en lo concerniente al pre proyecto.

Además de lo descrito en este anexo, es importante tener en cuenta que:  

El proyecto Word en su estructura descriptiva va o describe hasta las macroactividades y sus indicadores macro a 2025.

El proyecto Word debe vaciarse en el documento Excel, Matriz de Monitoreo y Seguimiento y copiar en esta el objetivo general del proyecto, sus componentes, objetivos específicos, sus macroactividades e indicadores. Esta matriz desarrollará 15





el seguimiento y medición del proyecto. En esto radica la función de cada documento, que el Proyecto en Word es el documento de lectura y conocimiento a todas las partes interesadas de los proyectos de la RUTA 6 y por ende la descripción del Plan de Acción de la Rectoría Sur. Por otro lado, la Matriz de Monitoreo y Seguimiento centra la medición y control al cumplimiento del proyecto como tal.

Estos 2 documentos, los proyectos en Word cómo los proyectos en la Matriz deben estar completamente armonizados, deben ser idénticos en su contenido y uno será el desarrollo del otro, a saber, la Matriz de Monitoreo y Seguimiento desarrollará el Proyecto en Word en cuanto a lo especificado en el punto anterior.

Ahora, el Plan de Trabajo del Proyecto (tabla dinámica en Excel), será la programación y ejecución propiamente dicha de las actividades secundarias o acciones del proyecto. Por esto, este Plan de Trabajo del Proyecto se convierte en un complemento para el proyecto (documento Word y Matriz de Monitoreo y Seguimiento), ya que permitirá registrar, programar, desarrollar, medir y controlar las “n” actividades secundarias o acciones e indicadores micro que darán cumplimiento anual al proyecto.

NOTA: Verifique la coherencia, lea, relea el proyecto asegurándose de que lo descrito en cada uno de sus componentes (estructura descriptiva del proyecto) tiene una relación lógica a lo largo del proyecto, sigue los enfoques que lo articulan (lineamientos estratégicos, de calidad, autoevaluación, riesgos, procesos) y da cumplimiento a los objetivos y metas proyectadas.

16

17