Nowe Technologie w Turystyce 205
FOT. AMADEUS POLSKA
zz Wyszukiwarka Amadeus e-Travel Management (ze względu na ceny, czasy przelotu, punktualność itp.), albo nawet nie wyszukiwać usługodawców odrzuconych. Dodatkową funkcjonalność stanowi wprowadzenie taryf korporacyjnych – AeTM pozwala dodawać specjalne propozycje cenowe, niedostępne dla zwykłych klientów przewoźników. Podobnych parametrów jest niezmiernie wiele, a wynik ich kombinacji staje się podstawą skomplikowanych reguł wyszukiwania połączeń. Listę tychże użytkownik może swobodnie przeglądać i sortować. Informacje dotyczące zgodności konkretnych pozycji z polityką firmy wyświetlane są za pomocą zdefiniowanych oznaczeń. Do dodatkowych funkcji serwisu należą: kalendarz, autouzupełnianie danych, szybkie docieranie do rozszerzonych opisów podróży, obejmujących np. mapy sieci transportu publicznego, prognozy pogody, zdjęcia obiektów hotelowych itp.
Zaletą AeTM, tak jak każdego serwisu internetowego, jest jego dostępność przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu i to z dowolnego komputera (nie trzeba instalować specjalnej aplikacji). Jedyne, co użytkownik musi zapamiętać, to adres strony (choć i tę informację znajdzie w sieci) i przede wszystkim swoje hasło i login. To konkretne rozwiązanie pozwala zatem na automatyzację zarządzania podróżami, począwszy od dokonywania rezerwacji przez pracowników lub wyznaczoną do tego osobę, przez śledzenie na bieżąco wydatków na delegacje i monitorowanie przebiegu całego procesu, a skończywszy na rozbudowanym raportowaniu, łącznie z możliwością profilowania raportów pod kątem firmy, jej wewnętrznych systemów oraz procedur rozliczeniowych.
ZARZĄDZANIE SYSTEMEM
Do zalet AeTM należą także narzędzia do administracji i konfiguracji. Przypisywanie ról i modyfikacja reguł odbywają się w układzie hierarchicznym, opartym na tzw. communities („wspólnoty”, tu w znaczeniu „grupy”). Dzięki grupowaniu użytkowników i przydzielaniu im pozycji udaje się w elastyczny sposób określić strukturę hierarchii i przepływu informacji w przedsiębiorstwie. Do skonfigurowanych grup dodaje się różnorodne reguły działania systemu, opisujące zarówno procesy wyszukiwania i wyświetlania połączeń, hoteli i samochodów do wynajęcia,
SERWIS W PRAKTYCE
AeTM umożliwia zarządzanie własnymi rezerwacjami w prosty sposób. Co ważne, użytkownicy posługują się jedynie wstępną wersją planowania wyjazdu (bez zapisania w systemie Amadeus). Dzięki temu mają szansę zachować kilka wariantów i przeanalizować je pod kątem najlepszego wyboru, a następnie zrealizować ten najkorzystniejszy. Po ostatecznym potwierdzeniu informacja o parametrach delegacji trafia do systemu Amadeus i agentów biura podróży, które obsługuje daną korporację. Tą drogą zleca się również inne zadania, m.in. akceptację rezerwacji czy prośbę o wystawienie biletów. To wszystko sprawia, że komunikacja między firmą a agencją turystyczną nie wymaga dodatkowej korespondencji e-mailowej czy telefonów. W zależności od wewnętrznych ustaleń rezerwacje przelotów, miejsc w hotelu oraz wynajem samochodów mogą realizować z pomocą AeTM wszyscy pracownicy lub tylko niektórzy (wydzielona grupa bądź osoby odpowiedzialne za ten dział w przedsiębiorstwie). Jeśli w pierwszym przypadku użytkownicy posiadają też nieograniczony dostęp do ofert, wybierają z ogromnej puli usług turystycznych w każdym rodzaju taryfy, czyli pośród cen publikowanych, negocjowanych, korporacyjnych oraz przewoźników niskokosztowych. Niezmiernie ważny może być aspekt psychologiczny takiego samodzielnego określania elementów podróży służbowej. Pracownik czuje się wówczas włączony w proces decyzyjny (który zresztą jego samego bezpośrednio dotyczy) i ma na niego duży wpływ.
FOT. AMADEUS POLSKA
zz Przykładowa lista wyników dla wyszukiwanych połączeń jak i dokonywania rezerwacji, akceptacji, zmian itp. Możliwości są tu przeogromne – sam fakt, że wydano na ten temat ponad 300-stronicowy podręcznik, a szkolenie administratora trwa tydzień, pokazuje ich skalę. Ważnym elementem AeTM jest moduł e-Reporter, zawierający predefiniowane raporty, które pozwalają na monitorowanie wszelkich aspektów związanych z podróżami służbowymi, a co za tym idzie, zapoznanie się z całościowym widokiem wszystkich wyjazdów biznesowych. Nie tylko ułatwia to śledzenie zrealizowanych delegacji, lecz także wspomaga budowanie zestawień, przydatnych przy negocjowaniu z dostawcami usług lepszych warunków sprzedaży – niższych taryf, przeniesienia do wyższej klasy itp. Omawiany system stanowi przykład zaawansowanego i nowoczesnego produktu, łączącego zadania korporacji, jej pracowników oraz biura podróży. Ze względu na wiosna 2015 • ALLINCLUSIVE