fiNANCIEEL BELEID

Het financiële beleid van Allente onderwijs wordt geacht dienstbaar te zijn aan het realiseren van de publieke doelstellingen. Om dit ook in de toekomst te kunnen blijven doen, wordt gestuurd op een weerstandsvermogen passend bij het meest recente risicoprofiel, dat voor de organisatie is onderkend. Daarbij hechten wij aan een planmatige inzet van middelen, waarbij we als uitgangspunt hanteren dat inkomsten en uitgaven in balans zijn. Flexibiliteit bij de inzet van personeel is hierbij een belangrijk onderdeel. Dit wordt zoveel mogelijk nagestreefd als dat het toenemende lerarentekort en de marktontwikkelingen ons toelaten.

Treasury

De regelgeving van de minister van OCW, vastgelegd in de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 (Staatscourant nr. 30576 van 15 juni 2016) de kaders waarbinnen treasurybeleid binnen Allente onderwijs wordt uitgevoerd. Het bestaande treasurystatuut van Allente onderwijs voldoet aan de wettelijke bepalingen zoals weergegeven in bovengenoemde Regeling.

Voor meer specifieke informatie wordt verwezen naar het treasurystatuut Treasury statuut Allente onderwijs.

Voor de liquiditeit van Allente onderwijs wordt een zodanig niveau aangehouden dat er voldoende liquiditeit is om te voorzien in risico’s die zich op korte termijn voordoen. Het past daarbij in de eigen verantwoordelijkheid van Allente onderwijs om deze beschikbare middelen risicomijdend te beleggen.

De treasurycommissie bestaat uit het College van Bestuur en de controller van Allente, aangevuld met een extern deskundige.

In 2022 zal Allente onderwijs gebruik maken van de mogelijkheid tot schatkistbankieren, dit betekent dat de publieke middelen worden aangehouden op de eigen rekening-courant bij het ministerie van Financiën

Allocatie middelen

Er is binnen Allente onderwijs beleidsvrijheid met betrekking tot het besteden van publieke middelen ten dienste aan het onderwijs, voor zover deze middelen lumpsum verstrekt zijn.

Geruime tijd hanteert Allente onderwijs echter een vast allocatie systeem waarbij de reguliere personele bekostiging het formatiebudget vormt en de materiele instandhouding wordt verdeeld in een deel voor de scholen op basis van het leerlingenaantal, een huisvestingsbudget en een bovenschools budget dat vooral dient ter dekking van administratieve lasten en kosten van externe deskundigen.

Het budget voor personeel- en arbeidsmarktbeleid wordt benut voor bovenschoolse personeel gerelateerde uitgaven en het centraal bureau.

Prestatieboxmiddelen worden voor een deel besteed ten behoeve van professionaliseringsdoeleinden en voor een ander deel aan de scholen toegekend ten behoeve van de doelstellingen in het schoolplan, team-, methode-, en conceptscholing en cultuuronderwijs. Vanaf 20212022 zullen de middelen op een andere wijze door OCW beschikt gaan worden, maar wij verwachten dat onze bestedingsdoelen redelijk overeenkomen met de doelstellingen die OCW aangeeft.

De middelen bestemd voor de vermindering van de werkdruk worden volledig beschikbaar gesteld aan de scholen, zoals dit ook de bedoeling is.

Specifieke middelen als middelen vanuit het samenwerkingsverband of ter bestrijding van onderwijsachterstanden, lerarenbeurzen etc. worden omgezet in formatiebudget en toegekend aan de betreffende scholen.

Fusiebekostiging wordt in overleg met de betrokken scholen ingezet ten behoeve van het oplossen van knelpunten die door de samenvoeging zijn ontstaan.

Inkoopbeleid

Nauw verwant aan de wijze van alloceren is het inkoopbeleid. Allente onderwijs stelt samen met Alpha Adviesbureau een Inkoopbeleid op. Aanleiding is dat Allente op dit moment geen (formeel) inkoopbeleid noch Algemene Inkoopvoorwaarden heeft opgesteld. In het kader van de verdere professionalisering van de inkoopfunctie wordt het wenselijk hier nu inhoud aan te geven. In de praktijk wordt een aantal zaken bovenschools aanbesteed, onder meer:

• Huisvesting: onderhoud, schoonmaak, energie en andere huisvestingslasten, behoudens calamiteitenonderhoud;

• Arbo;

• Website en ouderportaal en Allente brede marketingactiviteiten;

• de werkzaamheden van het administratiekantoor, de accountant, en juridische dienstverlening;

• het raamcontract voor ICT hardware, de printers, en (WIFI) infrastructuur;

• en software die organisatiebreed wordt ingezet met betrekking tot de leerlingenadministratie en de onderwijskwaliteit.

De scholen maken zelf keuzes met betrekking tot de inkoop van meubilair, methodes (boeken en licenties), audiovisuele middelen en de benodigde ICT hardware binnen het raamcontract.

Met het opstellen van het Inkoopbeleid willen we o.a. duidelijkheid scheppen over de bevoegdheden van directeuren en de medewerkers binnen het centraal bureau. In december heeft er een opstartgesprek plaatsgevonden met Alpha Adviesbureau, het Hoofd Financiële Administratie en de Adviseur Huisvesting & Facilitaire Zaken van Allente. Het vaststellen van het beleid vraagt een lange(re) doorlooptijd. Uitgangspunt voor de realisatie is medio 2022.

Onderwijsachterstandenmiddelen

De middelen voor de bestrijding van onderwijsachterstanden worden op basis van de schoolweging berekend door het CBS toegekend aan de betreffende scholen.

De middelen worden volledig omgezet naar formatiebudget. Dit extra formatiebudget wordt aangewend voor extra ondersteuning die nodig is om leerlingen met een achterstand te begeleiden.

Planning en controlcyclus

RISICO’S EN RISICOBEHEERSING

De planning & controlcyclus is een managementinstrument die bijdraagt aan het systematisch plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van de activiteiten van een organisatie. Hierbij hebben wij te maken met de onderwijscyclus, die per schooljaar loopt en de begrotings- en verantwoordingscyclus op kalenderjaarbasis.

Op basis van het strategisch beleid worden de prioriteiten op stichtingsniveau vastgesteld en vertaald naar schoolplannen en jaarplannen. De plannen zijn leidend bij het opstellen van de jaarlijkse schoolbegrotingen, de meerjarenbegroting van de stichting en het bestuursformatieplan. Welke middelen hiervoor ter beschikking kunnen worden gesteld komt voort uit het (geprognosticeerde) aantal leerlingen.

In de cyclus van de tussentijdse rapportages wordt de voortgang van de inhoudelijke schoolontwikkeling en de uitputting van de begroting per school gemonitord. De resultaten worden geëvalueerd en meegenomen bij de start van de nieuwe planningsperiode.

In een cyclus van vier maanden wordt over de voortgang op de verschillende beleidsterreinen en de realisatie van de begroting op stichtingsniveau gerapporteerd aan de Raad van Toezicht.

Risicomanagement en risicobeheersing

Om onze kerntaak te kunnen volbrengen wordt er planmatig gewerkt aan opbrengstgericht onderwijs, waarbij de deskundigheid van binnen de gehele organisatie van doorslaggevende betekenis is.

Hiertoe zijn, naast de planning en controlcyclus zoals in vorige paragraaf beschreven, veel ontwikkelingen binnen de organisatie in gang gezet en maatregelen getroffen. Daarnaast wordt continue gewerkt aan verbetering. Per beleidsterrein:

Personeel

Maatregelen in het kader van risicobeheersing zijn:

• De directeur voert periodieke gesprekken met alle personeelsleden binnen de school omtrent het functioneren, duurzame inzetbaarheid en professionaliseringsbehoeften en legt hiervan zijn bevindingen schriftelijk vast in een verslag in De Digitale Gesprekken Cyclus (DDGC).

• In 2021 is de arbodienstverlening opnieuw aanbesteed. Met het aangaan van een nieuw partnerschap willen wij verzuim verder terugdringen en de focus leggen op preventie. Binnen Allente onderwijs kunnen medewerkers gebruik maken van de generatiepactregeling, welke onderdeel is van het vitaliteitsbeleid;

• Jaarlijks wordt geëvalueerd of de inzet van de werkdrukmiddelen heeft bijgedragen aan de werkdrukverlaging;

• Allente onderwijs zet ruim in op professionalisering. Er is een schoolopleider en bovenschoolse coach;

• Er zijn goede contacten met de opleidingsinstituten en er worden jaarlijks meerdere stagiaires, leraren in opleiding en zij-instromers aangetrokken;

• Voor tijdige en adequate vervanging van ziekte- of ander verlof werkt Allente onderwijs met vaste vervangers.

• Vanuit de leeftijdsopbouw van de medewerkers blijkt dat de komende vijf jaar ca. 31 FTE (20 - 25 medewerkers) onze organisatie verlaat op basis van AOW gerechtigde leeftijd. Allente biedt daarom vele kansen voor betaalde LIO-stagiaires en een stagevergoeding voor vierdejaars studenten van de

•

• lerarenopleiding. Ook zijn er volop mogelijkheden voor zij-instromers en studenten in de verkorte deeltijdopleiding.

• In schooljaar 2021/2022 is Allente onderwijs vanuit de regionale samenwerking (RAP/RAL werkgroep) een pilot met het schoolbureau aangegaan om zijinstroom te bevorderen in de regio.

Onderwijskundig

Maatregelen in het kader van risicobeheersing zijn:

• Tweemaal per jaar worden bij alle leerlingen onafhankelijke genormeerde toetsen binnen het leerlingenvolgsysteem afgenomen van de leer- en vormingsgebieden woordenschatontwikkeling, technisch lezen, begrijpend lezen, Rekenen & Wiskunde en taalverzorging / spelling.

• De resultaten van de leerlingentoetsen worden met het bestuur en de beleidsmedewerkers Onderwijs & Kwaliteit besproken. Afhankelijk van de mate van aanwezige risico’s geeft het bestuur aan de directie en intern begeleider de opdracht een verbeterplan op te stellen of schakelen zij een extern deskundige in tot het maken van een aanvullende risicoanalyse met verbetersuggesties.

• Tweemaal per jaar worden door de leerlingen en leerkrachten vragenlijsten ingevuld in een genormeerd sociaal-emotioneel observatiesysteem. De resultaten hiervan worden op schoolniveau geanalyseerd.

• Groep 8 nemen deel aan een landelijk genormeerde eindtoets.

• De kwaliteit van het onderwijs wordt door de onderwijsinspectie o.a. beoordeeld aan de hand van resultaten van de eindtoets. Periodiek wordt Allente door de onderwijsinspectie bezocht om verantwoording af te leggen over de wijze(n) waarop zij bestuurlijk toeziet op de borging van de onderwijskwaliteit in de scholen. Van het oordeel van de onderwijsinspectie op de kwaliteit van het bestuurlijk toezicht en de argumentatie die tot dit oordeel heeft geleid, vindt publiekelijk toegankelijke verslaglegging plaats.

• Inzet van extra middelen, zoals het Inhaal- en ondersteuningsprogramma en het NPO dat nog verder faciliteert in het verminderen van vertragingen ten gevolge van COVID-19 en het in gang zetten van onderwijsvernieuwing.

Huisvesting

Maatregelen in het kader van risicobeheersing zijn:

• Jaarlijks vindt in het najaar een inventarisatie plaats van de onderdelen van noodzakelijk uit te voeren onderhoud op basis van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Daarnaast kunnen directies hun aanvullende wensen kenbaar maken. Op basis van advies van de adviseur huisvesting/facilitaire zaken neemt het bestuur een besluit over de inhoud van het jaarplan en de jaarbegroting.

• Eens per vier jaar vindt door een extern deskundige een herinspectie plaats van de onderwijslocaties. De herinspecties geven zonodig aanleiding tot aanpassingen van het MJOP.

• De huidige onderwijsgebouwen dateren van uiteenlopende bouwjaren en kennen daardoor verschillende mogelijkheden tot het bieden van onderwijs. Binnen de renovatie-en nieuwbouwtrajecten worden de gebruikers nauw betrokken bij de planvorming, zodat het gebouw de nodige flexibiliteit qua functionaliteiten in zich herbergt. Daarnaast wordt zoveel mogelijk tegemoet gekomen aan de doelstellingen qua klimaatbeheersing en verduurzaming, zowel in installaties alsook in materiaalgebruik.

• Door de huidige prijzen in de bouwsector ontstaat een onnatuurlijke spanning op het uitvoeren van vereiste voorzieningen en de beschikbare ruimte in het huisvestingsbudget.

• Door de toenemende investeringslast in vastgoed wordt bij nieuwbouwprojecten steeds meer een beroep gedaan vanuit de lokale overheid op een eigen bijdrage in de bouwsom vanuit het schoolbestuur. Een bijkomend risico voor het schoolbestuur in het primair onderwijs zijn de wettelijke beperkingen voor de inzet van eigen middelen in de huisvesting.

• Op grond van de wettelijke opdracht is de lokale overheid verplicht zorg te dragen voor voldoende huisvesting voor het onderwijs. Binnen het voedingsgebied van Allente doen zich gemeenten voor, die op basis van deze wettelijk opdracht en geformuleerd lokaal beleid geen middelen beschikbaar stellen voor huisvestingsvoorzieningen voor opvang. Hierdoor is een opvangorganisatie genoodzaakt met vreemd of eigen vermogen deze voorzieningen te realiseren. Bij het ontbreken van deze mogelijkheden loopt de ontwikkeling tot het vormen van (integrale) kindcentra, als essentieel onderdeel van het Allente beleid, risico.

ICT en AVG

• Voor het verzorgen van kwalitatief onderwijs is de afhankelijkheid van een goed werkend digitaal netwerk toegenomen. Voor het borgen van een goede infrastructuur worden binnen Allente in 2020 en 2021 enkele verbeterprojecten uitgevoerd (zie hoofdstuk 2.3).

• Door het verzorgen van onderwijs op afstand zijn niet alleen meer mogelijkheden in de functionaliteit van digitale hulpmiddelen ontdekt, maar is ook de vereiste beschikbaarheid en beveiliging van deze hulpmiddelen aangetoond. Met het borgen van de verworvenheden vanuit het onderwijs op afstand in het fysieke onderwijs zullen de investeringsmogelijkheden in relatie tot afschrijvingslast in de exploitatie moeten worden ondrzocht. In 2021 is de beveiliging middels een project vanuit de afdeling ICT middels two factor authenticatie in een Office 365 module geborgd.

• Met een intensiever gebruik van ICT neemt ook de kans tot datalekken toe. Door de privacy-officer worden huidige procesbeschrijvingen en produres geëvalueerd en zonodig aangepast.

Cultuur en imago

• Na een samenvoeging van organisatie met een uitlopende historie en achtergrond is het nodig om gericht aandacht te besteden aan aanwezige cultuurverschillen. Gedurende 2021 hebben de beperkende mogelijkheden tot ontmoeting ten gevolge van COVID-19 het ervaren en bespreekbaar maken van de verschillen bemoeilijkt. Met het formuleren van gezamenlijke ambities binnen de strategische sessies hebben we een begin gemaakt om dit integratieproces vorm te geven.

• Voor het voortbestaan van Allente is profilering van belang. Door het verrichten van inspanningen op het gebied van Marketing & Communicatie geeft onze organisatie op eenduidige wijze blijk en uiting van haar kwalitatieve activiteiten voor de medewerkers en de kinderen. Door de aanstelling van een fulltime medewerker binnen deze afdeling is geborgd dat aan het bewaken van de huisstijl en het verzorgen van kwalitatief hoogstaande interne en externe communicatiestromen tegemoet gekomen wordt.

Financiën en bekostiging

Maatregelen in het kader van risicobeheersing zijn:

• Ontwikkeling in leerlingenaantallen wordt periodiek gemonitord, zodat gevolgen voor de bekostiging tijdig in beeld zijn. Omdat het leerlingenaantal na fusie op bestuurlijk niveau lijkt te stabiliseren, concentreert deze vraag zich nu op het wel of niet in aanmerking komen voor groeibekostiging vanuit de landelijke overheid.

• Allente onderwijs werkt voor haar begroting met Cogix en heeft dit in 2021 ontwikkeld voor de rapportages.

• Voor specifieke subsidies hanteren we bestedingsplannen, zodat inzet van de middelen goed kan worden gevolgd.

• We werken aan een zo eenvoudig mogelijk allocatiemodel, zodat voor iedereen helder is waarvoor bekostiging wordt ingezet en zodat tijdige en volledige inzet wordt verzekerd.

• Vanaf 2021 is de Holdingstichting Allkente door de Belastingdienst erkend als een fiscale eenheid. Dit maakt het mogelijk om personeel tussen Allente opvang en Allente onderwijs uit te wisselen en in te zetten zonder het risico van de kostenverhogende btw.

• In 2021 is samen met Allente opvang gewerkt aan betere sturings- en verantwoordingsinformatie.

Covid-19 crisis

Ook gedurende 2021 heeft het virus Covid-19 (corona) het leven in Nederland bepaald. Grote groepen werknemers worden gevraagd zoveel mogelijk vanuit huis hun werkzaamheden te verrichten. De totale bevolking wordt nadrukkelijk verzocht sociale contacten te beperken en de kinderen en leerkrachten van onze scholen krijgen te maken met van onderwijs op afstand, gedeeltelijke en gehele heropening van scholen en de vormgeving en het borgen van de 1,5 meter samenleving.

Als gevolg van het uitbreken van de Covid-19 crisis is er voor velen een onzekere situatie ontstaan. Het onderwijs blijft ook in deze tijd bekostigd door de overheid, zodat de invloed op het exploitatieresultaat, de liquiditeit en ook de continuïteit op langere termijn beperkt is.

Terugkijkend hebben we te maken gehad met:

• Het inzetten van vaste vervangers op de noodopvang. Hierdoor waren er minder vervangers beschikbaar voor ziektevervanging. De inzet in de noodopvang was niet declarabel en moest dus uit de lumpsum bekostigd worden.

• Sociaal emotionele gevolgen bij leerlingen en medewerkers met gevolgen voor de ontwikkeling van de kinderen en de mate van ziekteverzuim onder de medewerkers;

• Vertraging bij leerlingen in de leerprestaties waarop geacteerd moest worden;

• Problemen en extra investeringen bij de herinrichting van fysiek onderwijs op basis van de maatregelen die moesten worden genomen in verband met Covid-19 (social distancing, hygiëne/schoonmaakartikelen en ventilatie);

• Extra investeringen in digitaal onderwijs om ook in de toekomst onderwijs op afstand te kunnen waarborgen.

• Het beperkt kunnen invullen van de professionaliseringsbehoefte van teams en individuele medewerkers door de Covid-19 maatregelen.

Gedurende 2021 zijn meerdere aanvullende subsidies voor het onderwijs beschikbaar gekomen om enkele risico’s te verminderen. Hoewel wij kunnen stellen dat er voor het onderwijs geen continuïteitsproblemen te verwachten zijn, zullen er mogelijk wel op termijn gevolgen zijn voor de hoogte van de bekostiging als gevolg van begrotingstekorten, hogere pensioenpremies die niet blijvend kunnen worden bekostigd en voor de hoogte van de uitgaven ten gevolge van de door ons genoemde risico’s.