PERSONEEL & PROFESSIONALISERING

Op 31-12-2021 ziet het personeelsbestand van Allente Onderwijs er als volgt uit:

Door een gericht wervingsbeleid kent de leeftijdsopbouw binnen Allente onderwijs een evenwichtige verdeling over de verschillende leeftijdscategorieën.

Doelen en resultaten

In het strategisch beleidsplan zijn een aantal kwalitatieve en kwantitatieve doelen en thema’s opgenomen die betrekking hebben op het personeelsbeleid.

Strategisch personeelsbeleid

Er wordt veel werk gemaakt van de samenwerking tussen opvang en onderwijs door de vorming van Integrale Kindcentra (IKC’s).

In daartoe specifiek ingerichte opleidingstrajecten worden directeuren en coördinatoren opgeleid om aan deze nieuwe organisatievormen van 0 tot 12 jaar leiding te kunnen geven. Directeuren worden ook gestimuleerd om bij externe opleidingsinstituten zich te professionaliseren in de functie van IKC directeur.

Allente kent meerdere conceptscholen, zoals Montessori, Dalton en Jenaplan. De aan deze onderwijslocaties te benoemen medewerkers volgen verplicht een opleiding voor leraar of directeur voor dit specifieke concept. Directeuren onderhouden hiertoe contacten via regionale en landelijke netwerken vanuit de verschillende verengingen.

Sinds enige jaren werkt ook het lerarentekort door binnen Allente onderwijs. Om na te gaan in welke aanvullende behoeften binnen het personeelsbestand voor de komende jaren voldaan moet worden, wordt een meerjarig overzicht van de natuurlijke uitstroom op basis van AOW gerechtigde leeftijd in het bestuursformatieplan vermeld en met de directeuren besproken. Hierop is bestuurlijk geanticipeerd door extra te investeren in de trajecten zij-instromers en verkorte deeltijdopleidingen. Ook zijn extra middelen vrijgemaakt voor het bekostigen van LIO-ers en het verstrekken van een stagevergoeding aan 3e en 4e jaars studenten.

Een deel van de bovenvermelde activiteiten binnen het strategisch personeelsbeleid worden vanuit de verkregen middelen vanuit het regionale samenwerkingverband bekostigd waar Allente onderwijs aan deel neemt.

Harmonisering beleid en protocollen

In 2020 zijn de eerste stappen gemaakt in het harmoniseren van het beleid en diverse protocollen, die geldend waren binnen de rechtsvoorgangers van Allente opvang & onderwijs en deze zijn gedurende 2021 vervolgd.

Intern opleiden

Binnen Allente wordt ingezet op ontwikkeling en professionalisering van medewerkers. Naast het aanbieden van netwerkbijeenkomsten, workshops en teamtrainingen, worden medewerkers in de gelegenheid gesteld om langdurige opleidingen te volgen in hun vakgebied.

Allente Academy

In 2021 is er intern een nieuwe collega aangetrokken voor de Allente Academy. Nu de werkzaamheden voor de Allente Academy weer door 2 medewerkers wordt gedragen, hebben zij samen de Allente Academy weer op de kaart gezet. Via de maandelijkse nieuwsbrief Spring! worden op enthousiaste wijze de diverse trainingen, workshops, lezingen en netwerkbijeenkomsten onder de aandacht gebracht.

Zij-instroom / verkorte deeltijd

In 2021 zijn er twee zij-instromers gediplomeerd en hebben een aanstelling binnen Allente gekregen. Naast het zij instroom traject, biedt Allente diverse leerkrachten in opleiding via de verkorte deeltijd opleiding de mogelijkheid de opleiding tot leerkracht met succes af te ronden.

Vanuit de regionale samenwerking met de verschillende schoolbesturen in de omgeving, is er in het schooljaar 2021-2022 een pilot gestart met het Schoolbureau om via een crashcourse en een werkervaringstraject in het onderwijs een klas zij instromers te laten starten. Op deze manier willen wij meer ruimte in de regio bieden voor zij-instromers.

Aanbesteding Arbodienst

In 2021 is het aanbestedingstraject arbodienst voor het onderwijs afgerond, na een zorgvuldig gelopen procedure. In 2022 wordt onderzocht of ook Allente opvang zal aansluiten bij deze arbodienst.

Preventie

In 2021 zijn de onderstaande zaken opgepakt m.b.t. preventie:

• Opstarten werkgroep Arbo (preventiemedewerker en Arbo-coördinatoren schoollocaties)

• Opstellen van RI&E voor alle schoollocaties vanuit de tool Arbomeester

• Schriftelijke en fysieke toetsing op de PvA’s vanuit de schoollocaties door De Arbodienst

• Arbobeleid opgesteld

Verzuim

Het verzuimpercentage binnen Allente onderwijs toont in 2021 een lichte daling ten opzichte van 2020. Wel is het gemiddelde verzuim binnen de organisatie hoger dan het landelijke cijfer binnen het onderwijs. Dit heeft onder andere tot gevolg dat de vervangingsbehoefte onverminderd hoog blijft.

Binnen Allente onderwijs is door 10 scholen een aanvraag ingediend en tevens toegekend. De subsidie is ingezet op extra inzet van leerkrachten en onderwijsassistenten in de begeleiding en ondersteuning van de leerlingen.

NPO

De extra middelen NPO gaf enerzijds ruimte om afgestudeerde medewerkers een aanstelling te bieden, maar geeft anderzijds druk op de instandhouding van de invalpool en het werven van nieuwe medewerkers. De extra middelen hebben in de regio voor veel extra vacatureruimte gezorgd, waardoor het steeds moeilijker is leerkrachten aan te trekken voor de invalpool.

EHK – Extra hulp in de klas

Ontwikkelingen

De volgende ontwikkelingen op het gebied van personeel en professionalisering zijn van invloed op het beleid:

IKC vorming

Onder invloed van de ontwikkeling van IKC’s gedurende de komende jaren zal de structuur van leidinggevenden veranderen. Allereerst wordt de verantwoordelijkheid verbreed van de leeftijdsgroep 4 tot 12 jaar naar 0 tot 12 jaar. Daarnaast dient in de leiding de rol van onderwijs en opvang verankerd te worden. Omtrent de leiding van het IKC staan uitgangspunten geformuleerd in de notitie ‘Toekomstperspectief van de bestuurlijke organisatie’, die in het kader van de bestuurlijke samenwerking is opgesteld.

Subsidies

Subsidie achterstanden Corona

Het ministerie van OCW heeft in 2020 de subsidieregeling inhaal- en ondersteuningsprogramma’s onderwijs 2020-2021 verstrekt. De regeling is bedoeld voor het organiseren van inhaal- en ondersteuningsprogramma’s in de periode van de zomervakantie 2020 tot aan einde 2021.

De subsidieregeling EHK is in het leven geroepen om scholen te ontlasten.Binnen Allente is de EHK subsidie besteed aan het inzetten van leraren, onderwijsassistenten en instructeurs; het inzetten van studenten; de ondersteuning op logistiek en toezicht op de naleving van coronamaatregelen; het inhuren van personen die toezicht houden in de klas, bijvoorbeeld bij digitaal onderwijs door een leraar; het inhuren van ondersteuning en begeleiding ter ontzorging van leraren en ander personeel; het werven, selecteren en organiseren van extra tijdelijke personele inzet.

Personeelsadministratie / ONS onderwijsbureau

In samenwerking met ONS onderwijsbureau zijn in 2021 de eerste stappen gezet om de overgang van Allente opvang naar het AFAS systeem te realiseren. Daarnaast werken beide administraties samen met ONS onderwijsbureau om zo optimaal mogelijk gebruik te gaan maken van het systeem.

Uitstroom en uitkeringen na uitdiensttreding

In 2021 heeft iets meer dan 21 FTE de organisatie verlaten om verschillende redenen. In onderstaand schema wordt het aantal fte per reden uitgesplitst. Het aantal medewerkers dat op eigen initiatief de organisatie verlaat is vergelijkbaar met het aantal in 2020 en ook passend bij de ontwikkelingen van de arbeidsmarkt binnen het onderwijs.

In 2021 is er een bedrag van € 72.531,- uitgekeerd door het UWV aan oud medewerkers. Dit betreft een combinatie van uit dienst door wederzijds goedvinden en WIA. Alle kosten komen ten laste van het Participatiefonds.

Medewerkers die bijvoorbeeld wegens krimp op een locatie, herplaatst moeten worden, worden daar waar mogelijk altijd herplaatst. De haalbaarheid van de herplaatsing is vaak afhankelijk van het type functie dat de medewerker uitoefent of uit zal kunnen oefenen in de nabije toekomst. Om instroom in de WW zo veel als mogelijk te voorkomen, wordt er jaarlijks een protocol opgenomen in het bestuursformatieplan, welke binnen de organisatie wordt besproken.

Aanpak werkdruk

In het regeerakkoord van 2017-2021 is afgesproken dat structureel middelen vrij worden gemaakt voor de verlaging van werkdruk in het primair onderwijs. Elke school krijgt op basis van het aantal leerlingen op 1 oktober van het jaar ervoor een budget, dat op basis van afspraken op teamniveau wordt ingezet. De personeelsgeleding van de medezeggenschapraad (MR) heeft een formele rol in de besluitvorming, door instemmingsrecht op de bestedingsplannen. Op alle locaties zijn de werkdrukmiddelen op diverse manieren ingezet. De uitgaven gedurende 2021 kunnen als volgt worden gespecificeerd.

• Het verhogen van de kwaliteit van de lessen

• Het verlichten van de lesgevende taken

• Het verruimen van de facilitaire/administratieve mogelijkheden.

• Overblijf door de inzet van pm-er;

• Het verruimen van de mogelijkheden tot informeel leren van de leerkracht door collegiale consultatie

Naast de bekostiging vanuit het werkdrukakkoord, zijn er tevens niet financiële middelen ingezet om de werkdruk te verlagen zoals een andere inzet van studiedagen, effectiever vergaderen, aanpassingen van het vakantierooster en het clusteren van marge-uren voor administratie en scholing.

INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE (ICT)

Voor onderwijs is een ICT projectenkalender opgesteld op basis van de prioriteiten die zijn afgegeven door het bestuur. Hieronder de projectenkalender en de voortgang in het afgelopen jaar. De projecten hebben namen, die moeten benadrukken dat de projecten worden uitgevoerd als organisatieprojecten en niet enkel als technische projecten, hoewel de projecten van het ICT team altijd een technische kant zullen hebben.

Project Ochtendgloren

De toekomst vast basis infrastructuur op school. De volgende IT onderdelen gerealiseerd:

• Internet

• Wifi accesspoints

• Firewall

Afgerond in 2021

Project Blauwe Havik

Digitale beveiliging op hoger niveau brengen in strijd tegen professionele internet criminelen en in lijn brengen met privacy en wettelijke vereisten. Deels afgerond in 2021. Back-up: zomervakantie 2022

Project Zeearend

Onderzoek naar haalbaarheid en wenselijkheid samenwerking met ICT Teams van Ronduit en ISOB onder één ICT Shared Service Center. Opstart project uitgesteld tot voorjaar 2022

Avg

Voor het naleven van de regelgeving in het kader van AVG zijn binnen Allente een Privacy Officer en een Security Officer actief. Hun afzonderlijke taken zijn goed beschreven. Eén van hun gezamenlijke taken is het bewaken van het emailadres privacy@allente.nl

Een gevolg van COVID-19 is dat AVG dan niet prioriteit één is. Ondanks deze drukte en hectiek is er binnen Allente veel gedaan aan bewustwording door de regelmatige verspreiding van berichten door de Privacy Officer aan de directeuren en medewerkers. De AVG heeft hierdoor wel constante aandacht gekregen.

MARKETING & COMMUNICATIE

In 2021 heeft de focus met name gelegen om de afdeling nog beter in te richten en zichtbaar te maken in de hele organisatie. We merken dat de afdeling Marketing en Communicatie (M&C) steeds vaker opgezocht wordt voor communicatie en ondersteuning bij diverse projecten of wordt gevraagd voor advies en vormgeving bij de vorming van IKC’s.

Evenementen

Wederom zijn er door Corona maatregelen veel geplande evenementen niet door gegaan. Ter promotie van Allente in Heerhugowaard is de ‘back-to-school’ fietstocht georganiseerd, en konden kinderen met hun ouders met de fiets langs alle Allente schoolpleinen in Heerhugowaard rijden en leuke activiteiten doen. Tevens zijn er veel kinderen geweest op de Fundag bij Speelpark De Swaen in Langedijk. Voor de jongere kinderen was er op 4 locaties in Langedijk en Heerhugowaard een Voorlees- en muziekfeestje georganiseerd, waar wethouders en ondernemers leuke verhaaltjes hebben voorgelezen uit prentenboeken. Daarnaast was op iedere locatie een gezellig muziekoptreden voor de afwisseling.

Online zichtbaarheid

We hebben de website van Allente geoptimaliseerd, zodat we nog beter vindbaar zijn in Google. En ook voor de Facebookpagina hebben we ondersteuning gekregen om deze beter te gebruiken. Vanwege aangescherpte AVG regels mogen we geen foto’s meer plaatsen van kinderen, ouders of medewerkers zonder hun toestemming.

Communicatie in de corona tijd

De communicatie in de Corona periode was cruciaal, en als onderdeel van Corona crisisteam is er veel tijd besteed aan de communicatie intern en extern. Op deze manier was er één centraal beleid en helpen we scholen in het communiceren van duidelijke richtlijnen naar medewerkers en ouders.

Aan het eind van het jaar werd door o.a. corona het steeds lastiger om voldoende personeel in te plannen op de opvang, wat ook veroorzaakt werd door een schaarste aan personeel. Ook in deze tijd was communicatie belangrijk richting opvang medewerkers en ouders en was de afdeling vertegenwoordigd in de werkgroep in het kader van personeelstekort.

Nieuwe naam voor IKC

De Kleine en Grote Beer is in 2021 met de toevoeging van BSO officieel een IKC geworden. Voor deze transitie is de afdeling Marketing gevraagd om de ondersteunen in het proces naar een nieuwe naam, een ander logo en een bijbehorende huisstijl. Het was een mooi community proces met medewerkers, ouders en leerlingen, en na een mooi gezamenlijk proces is de naam IKC De Poolster bedacht.

Intranet

Er is gewerkt aan het Intranet voor Allente, waar iedereen informatie kan vinden die voor het uitvoeren van het werk belangrijk is. Vooral het Kwaliteitshandboek voor de opvang is gecentraliseerd. Halverwege het jaar is van iedereen op het Centraal Bureau een goede foto gemaakt, waardoor een ‘smoelenboek’ gemaakt kon worden. Hierdoor zijn we meer zichtbaar zijn voor mensen die op een andere locatie werken.

Attenties

Verder heeft de afdeling veel ontwerpen gemaakt wat steeds meer gezien wordt in de organisatie en ze de afdeling steeds vaker weten te vinden. In het kader daarvan organiseren we attenties voor medewerkers voor bijzondere gebeurtenissen, zoals geboorte, huwelijk of jubileum. De afdeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het attentiebeleid, zoals ook het organiseren van de kerst drive-in. Door Corona konden medewerkers niet bij elkaar komen, maar met de drive-in konden we toch elkaar even ‘zien’ en konden medewerkers op deze manier hun kerstpakket ophalen.

HUISVESTING & FACILITAIR

Doelen

Voor 2021 heeft het bestuur zich, naast het uitvoeren van de huisvestingszaken binnen het MJOP, ten doel gesteld:

• het realiseren van vergaande voorbereidingen voor de nieuwbouw fase 4 van De Helix in samenwerking met de gemeente Dijk en Waard;

• het realiseren van vergaande voorbereidingen voor de nieuwbouw van het IKC Sint Pancras

• het vorm en inhoud geven aan de verdere ontwikkeling van de toekomstige huisvesting van het IKOC / IKC Waterrijk;

• het starten van een onderzoek naar uitbreiding van huisvestingsmogelijkheden voor opvang en onderwijs binnen het complex Mayerslot;

• het nagaan van de mogelijkheden tot het indienen van een subsidieaanvraag SUVIS 2 voor het verbeteren van de klimaatbeheersing en het verhogen van het duurzaamheidsniveau binnen enkele onderwijslocaties;

• het verrichten van het onderzoek naar en concretiseren van verbeterende maatregelen ten aanzien van de luchtkwaliteit binnen de onderwijslocaties, mede n.a.v. onderzoeken in het kader van COVID-19.

Resultaten

Nieuwbouw De Helix

Vanaf mei 2021 zijn de voorbereidingen in het bouwteam gestart voor de uitvoering van fase 4 van De Helix. Dit is de laatste uitvoeringsfase, waarna voor de kinderen en medewerkers een opvanglocatie met vier speel- en ontwikkelruimten en een onderwijslocatie met 16 werk- en leerruimten is gerealiseerd.

In december 2021 zijn alle stukken bij de gemeente Dijk en Waard aangeleverd ter verkrijging van de omgevingsvergunning. De huidige planning voor de ingebruikname van de vier werk- en leerruimen van fase 4 zal rond de voorjaarsvakantie van 2023 plaatsvinden.

Voortgang IKC Sint Pancras

Eind 2020 heeft de gemeenteraad van de gemeente Langedijk haar goedkeuring verleend aan de nieuwbouw van het IKC Sint Pancras.

In 2021 is aan dit traject verdere uitwerking gegeven door:

• de vaststelling van het definitief ontwerp;

• het maken van alle doorrekeningen van de E en W installaties;

• het treffen van alle voorbereidingen voor de ingebruikname van de tijdelijke huisvesting voor de kinderen en medewerkers van de Paus Johannesschool;

• het aanbesteden van de sloopwerkzaamheden;

• het starten van de aanbestedingsprocedure bouwbedrijf / aannemer;

• het voeren van overleg met verkeersdeskundigen voor het realiseren van veilige routes voor de kinderen en ouders bij de tijdelijke huisvesting en de Kiss & Ride zone bij het IKC.

Voortgang IKOC

De ontwikkeling van het IKOC is gedurende 2021 in een stroomversnelling geraakt. In april 2021 heeft de gemeenteraad van Langedijk de stukken omtrent het alternatieve stedenbouwkundige voorstel goedgekeurd.

Vanwege het feit dat het realisatieproces zich hiermee in een andere fase bevond, heeft de projectgroep zich allereerst gebogen over het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst. Ten behoeve van de voortgang van het proces heeft de projectgroep er na ampel overleg voor gekozen om een allonge (aanvulling op de intentieovereenkomst) op te stellen en de samenwerkingsovereenkomst in een latere fase af te ronden.

Voor het opstellen van de leidraden voor de Europese aanbestedingstrajecten tot het selecteren van een architect/constructeur en het algehele projectmanagement is de projectgroep ondersteund door ICS Adviesbureau.

Voor de begeleiding van het opstellen van een Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) voor IKC Waterrijk heeft Allente ICS Adviseurs ingehuurd. Met de inbreng van verschillende medewerkers vanuit Horizon Zorgcentrum en Allente wordt momenteel voortvarend gewerkt aan het samenstellen van dit PvE.

In 2021 zijn eveneens voorbereidingen getroffen voor het opzetten van een particpatietraject voor omwonenden van het toekomstige IKOC.

Onderzoek uitbreiding huisvestingsmogelijkheden complex Mayerslot

Reeds langere tijd worden meerdere ruimten binnen het complex Mayerslot gebruikt voor opvang- en onderwijsdoeleinden, die daartoe bij de bouw van de opvang- en onderwijslocaties niet functioneel zijn ingericht. Hierbij moet bijv. gedacht worden aan het gebruik van één van de speelzalen als leslokaal. Voor de opvanglocatie is in 2021 een wachtlijst ontstaan en bij een grotere toename van het aantal leerlingen voor de onderwijslocaties wordt de huisvestingssituatie ook zeer nijpend. Dit heeft er voor het College van Bestuur toe geleid om een aanvraag bij de gemeente Dijk en Waard in te dienen voor aanvullende huisvesting in de directe omgeving van het huidige complex.

Onderzoek aanvraag SUVIS 2 regeling

Gedurende 2021 is vanuit het Ministerie van OCenW bekend gemaakt dat onderwijsbesturen nogmaals gebruik konden maken van de Specifieke Uitkering Ventilatie In Scholen, beter bekend onder haar afkorting SUVIS regeling. Met deze subsidiemogelijkheid kan een bestuur in aanmerking komen voor aanvullende middelen voor het verbeteren van de ventilatiemogelijkheden in combinatie met het duurzaamheidsniveau van haar onderwijsgebouwen.

In samenwerking met de gemeente Dijk en Waard en Slim Opgewekt heeft Allente onderzoek gedaan naar de financiële haalbaarheid, effectiviteit en terugverdiencapaciteit binnen de exploitatie. Op basis van deze informatie heeft het bestuur haar akkoord afgegeven aan de gemeente Dijk en Waard om voor de onderwijslocaties De Wijde Veert en Atalanta een aanvraag voor 30 april 2022 in te dienen bij het Ministerie van OCenW.

Pilot luchtreiniging

In het kader van het gezonder en veiliger maken van het binnenklimaat gaat Allente onderwijs een proefopstelling plaatsen met luchtzuivering. Deze luchtzuivering reduceert de luchtverontreiniging, zoals pollen, fijnstof, schimmels, bacteriën, VOS, geuren en virussen. Het is een actieve HALO LED luchtreiniging (het bootst het natuurlijke schoonmaakproces na) en reinigt de lucht en harde oppervlakken (dus ook tafels e.d.).

Er is gekozen om deze opstelling te plaatsen bij locatie Mayerslot (de Koolvlet en de Phoenix), aangezien hier recentelijk een luchtbehandelingssysteem is geplaatst en het relatief eenvoudig is om hier cellen in te plaatsen.

Ontwikkelingen

Als belangrijkste toekomstige ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en facilitaire zaken, zijn te benoemen:

• Door het bestuur van Allente onderwijs zijn voor 1 februari 2022 meerdere huisvestingsaanvragen ingediend.

• Door het bestuur van Allente is in 2021 het verzoek bij de gemeente Dijk en Waard ingediend tot overdracht van het juridisch eigendom van de opvang- en onderwijslocatie Atalanta. De gemeenteraad heeft hiermee in december 2021 ingestemd.

• In 2021 is in samenspraak met de schoolbesturen de Verordening Huisvesting aangepast ten gevolge van de gemeentelijke fusie per 1 januari 2022.

• In 2021 heeft het bestuur van Allente het besluit genomen om voor de voorbereiding/controle uitvoering en nazorg van het technische deel van het takenpakket van de adviseur huisvesting / facilitaire zaken externe dienstverlening in te huren. Dit vanwege de vereiste technische kennis en ter voorkoming van overbelasting van de huidige adviseur.

• In 2021 zijn de aanbestedingstrajecten printers/ copiers (MFC’s) en schoonmaak conform richtlijnen Europese aanbesteding succesvol afgerond.

• In het najaar 2021 is het aanbestedingstraject hardware devices conform richtlijnen Europese aanbesteding gestart. Dit traject is in maart 2022 succesvol afgesloten.

• Het aanhoudende verschil in de prijsontwikkelingen van de bouwmarkt in relatie tot de beschikbaar gestelde budgettering vanuit lokale overheid leiden er nog steeds toe dat er een disbalans bestaat tussen de kosten en de baten. Binnen de projecten tot ingrijpende verbouwingen van de opvang- en onderwijslocaties tot IKC’s of nieuwbouwprojecten worden om die reden door de lokale overheid verzoeken gedaan aan besturen voor opvang en onderwijs om in het kader van de duurzaamheid aanvullende middelen ter beschikking te stellen ten behoeve van het bouwbudget. Voorbeelden hiervan zijn: het aanbrengen van zonnepanelen, aanbrengen alternatieve verwarmingsinstallatie (warmtepomp), extra isolatiemaatregelen in dak of beglazing en aanbrengen LED verlichting. Over deze investeringen wordt vanuit Allente overleg gepleegd met Van Ree accountants vanwege de wettelijke verplichting dat deze investeringen binnen het PO alleen toegestaan zijn bij een terugverdieneffect dat zichtbaar is door verminderingen in de exploitatielast.

Doelen en resultaten