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3. Ejecución del gasto
Se debe llevar un Auxiliar por cada una de las cuentas corrientes aperturadas, para la registración se utilizarán como documento fuente los Vouchers de depósitos bancarios los mismos que serán registrados en la columna del DEBE.
En la columna del HABER se registrará los cheques girados para el pago de obligaciones que se han generado en el mes. La registración se hace en estricto orden cronológico y los saldos de fin de mes deben coincidir con los saldos consignados en el Informe Económico del periodo.
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Formato Auxiliar Estandar. [Anexo 1, pag. 100] >>
2.3.Informe de Ingresos
Los ingresos diarios de prestaciones de salud y otros, serán informados utilizando el formato respectivo, el mismo que se constituye en documento fuente para que el encargado de economía realice los registros en el Libro de Ingresos y el Formato de Recaudación Diaria, para luego ser depositado en la Cuenta Corriente respectiva.
Para los establecimientos Clas, se debe efectuar el reporte mensual de los depósitos en la Cuenta Corriente de la Asociación CLAS, por toda fuente de financiamiento de los Recursos Directamente Recaudados, utilizando el formato respectivo el mismo que debe ser firmado por el Jefe del Establecimiento, Contador y responsable de Economía o Tesorería (Formato 03-B).
3. EJECUCIÓN DEL GASTO.
3.1.Fondo Para Pagos en Efectivo.
El Fondo para Pagos en Efectivo se constituye con Recursos Ordinarios y se destina únicamente para gastos menores que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no puedan ser debidamente programados.
Dicho fondo debe estar rodeado de condiciones que impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar. Su administración tiene las mismas características establecidas en la modalidad anterior.
3.2.Fondo Fijo para Caja Chica
Adicionalmente al Fondo para Pagos en Efectivo, se podrá utilizar el Fondo Fijo para Caja Chica, para gastos con cargo a fuentes de financiamiento distinto a los Recursos Ordinarios. Su administración tiene las mismas características establecidas en la modalidad anterior.
3.2.1. Precisiones respecto al manejo del Fondo para Caja Chica.
El manejo del Fondo para Caja Chica se sujeta a las Normas Generales de Tesorería 06 y 07 aprobadas por la Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15 y, adicionalmente, se debe considerar lo siguiente:
a) El documento de sustento para la apertura del Fondo para Pagos en Efectivo es la Resolución del Director de Administración, o de quien haga sus veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna el fondo, el responsable único de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte de dicho fondo, el monto total del fondo el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos.
b) El gasto en el mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que puedan hacerse en el mismo periodo.
c) Los cheques se giran a nombre del responsable del Fondo para Pagos en Efectivo de los responsables de las dependencias a favor de las cuales se asigne dichos fondo.
d) No está permitida la entrega provisional de recursos con cargo al Fondo para Pagos en Efectivo, excepto cuando se autorice en forma expresa e individualizada por la Dirección de Administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados, deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.
e) El Director de Administración o quien haga sus veces debe aprobar una Directiva para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo, en la misma oportunidad de su constitución y disponer la realización de arqueos inopinados, sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo del Organo de Control Institucional.
3.2.2. Uso del Fondo
La ejecución del gasto con cargo al Fondo para Caja Chica (FPCC) que es el que se utiliza en los establecimientos del primer nivel de atención, debe realizarse de acuerdo a las normas de Tesorería, cuyos documentos de sustento deberán considerar lo siguiente:
a) Los documentos de sustento son lo autorizados por la SUNAT (Boletas de Venta, Facturas,
Recibos de Honorarios, Tickets, etc), salvo los casos en los que se permita el uso de Declaraciones Juradas (Movilidad Loca y Llamadas Telefónicas).
b) Los documentos se giran a nombre del establecimiento o Clas, consignando el Nro. de RUC y dirección fiscal, según lo exija el tipo de documento. Al reverso de los mismos se debe detallar la Unidad u Oficina de destino de los bienes o servicios adquiridos con la firma del responsable de la compra.
c) El documento debe llevar la firma del Gerente o Jefe del establecimiento.
d) Los documentos de sustento de gastos por concepto de refrigerios o similares deberá detallar la relación de los beneficiarios, DNI y firma de conformidad (Formato 04-04 A).
e) En cuanto a las planillas de Movilidad Local o Llamadas Telefónicas, estas deberán elaborarse de acuerdo al formato aprobado por la Gerencia o Jefe de establecimiento, con la firma de los usuarios y del responsable del manejo de la Caja Chica y el visto bueno de la Jefatura o Gerencia (Formato 05 – 05 A).
Para el otorgamiento de dinero para la Movilidad Local, el beneficiario deberá exhibir la Autorización de Salida en Comisión de Servicio debidamente firmada por el Gerente, Jefe de establecimiento, cuando no se encuentren los antes mencionados lo hará el Médico de Guardia, quien deberá consignar el monto autorizado para dicha comisión, según las actividades a cumplir.
3.2.3. Registro de Gastos de Caja Chica.
La Registración de los documentos que sustentan el gasto se realiza en el Auxiliar Estándar Caja Chica y en el formato respectivo por cada fuente de financiamiento (RDR Ingresos prestación de servicios y RDR Farmacia), con la finalidad de controlar el uso del fondo y la renovación del mismo para la continuidad de las actividades operativas (Formato 06 – 06A-06B).
Esta labor es responsabilidad del encargado de la administración del Fondo, quien es designado por la autoridad correspondiente mediante resolución y debe cumplir a cabalidad las directivas y disposiciones que emita la Jefatura el establecimiento o el Gerente del Clas, según corresponda.
Modelo de Resolución.
3.3.Informes de Gastos.
El responsable de tesorería del establecimiento en coordinación con el Contador o Unidad de Economía elaboran en forma mensual los Informes de Gastos por fuente de financiamiento y de acuerdo a los formatos aprobados por la autoridad pertinente.
Los informes son revisados, aprobados y suscritos por las autoridades o jefaturas que corresponda para el reporte a la Unidad Ejecutora correspondiente y las instancias superiores que cumplen las acciones de supervisión y control.
Para este fin se utilizan los siguientes formatos:
a). Informe de ejecución del gasto por tipo de documento
b). Informe de ejecución del gasto por partidas especificas
