TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIOS PROFESIONALES
CONSULTORIA Elaboración de Guía para la Gestión de Centros de Acopio en Emergencias
PROYECTO GTA1AO “PREPARACIÓN y RESPUESTA a través del EMPRENDIMIENTO, ALIANZAS e INNOVACIÓN en América Central”
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO Título del proyecto:
PREP-IN: Preparación y respuesta a través del emprendimiento, alianzas e innovación en América Central.
Objetivo General:
Contribuir al fortalecimiento de la gestión de riesgos a nivel local y nacional a través de la integración multisectorial y la difusión del conocimiento regional para preparar y responder con eficacia a desastres de pequeña y gran escala que conllevan necesidades humanitarias y repercuten en la resiliencia de las comunidades vulnerables de América Central
Objetivo Específico:
Consolidar esfuerzos con el sector privado, abordando brechas e integrando la innovación y soluciones locales, para garantizar una preparación y respuesta efectiva y oportuna en áreas propensas a desastres y para fortalecer la capacidad de recuperación de las comunidades vulnerables.
Donante Principal:
Dirección General de Ayuda Humanitaria y de Protección Civil de la Comisión Europea (ECHO).
Ejecutores:
Consorcio compuesto por: Acción Contra el Hambre Misión Centroamérica, Instituto Privado de Investigación sobre Cambio Climático (ICC), el Centro para la Acción de la Responsabilidad Social Empresarial en Guatemala (CENTRARSE), y el Centro para la Coordinación para la Prevención de los Desastres Naturales en América Central y República Dominicana (CEPREDENAC).
El desarrollo de la consultoría aportará al cumplimiento del proyecto en: ▪ Resultado 1: Se fortalecen las capacidades y mecanismos de respuesta institucional a partir de las lecciones aprendidas en emergencias súbitas y la consolidación de alianzas públicoprivadas en la preparación para desastres. ▪ Actividad 1: Identificar brechas y necesidades de mejora en preparación y respuesta a partir de la experiencia del Volcán de Fuego y otros eventos súbitos en la región en coordinación con actores del sistema nacional y CEPREDENAC. ▪ Indicadores 2: Actores gubernamentales, del sector privado y de la sociedad civil fortalecidos con mejoras, mecanismos y procedimientos.
2. ANTECEDENTES Evaluaciones realizadas post desastres revelan que varias acciones operativas consideradas básicas para la adecuada administración de la acción humanitaria, al no contar con herramientas que orienten las acciones que deben ser realizadas, terminan generando contratiempos y restando efectividad a las acciones que se realizan en apoyo a las familias y comunidades afectadas por el impacto de los desastres. Actividades como la administración de la ayuda humanitaria que en situaciones de emergencia se gestiona en apoyo a los damnificados, en más de una ocasión ha superado las capacidades del sistema para registrar, clasificar y distribuir la alta cantidad de recursos y donaciones recibidas en los centros de recolección, llevando en muchas ocasiones al desperdicio y perdida de suministro ante la poca capacidad de gestionar de forma ágil el almacenamiento, entrada y salida de bienes. Sobre este mismo tema, algunas de las evaluaciones realizadas refieren que al no existir un adecuado mecanismo de distribución de los recursos recolectados en apoyo al funcionamiento de otras acciones que parala la atención de la emergencia se activan, frecuentemente repercute en al incremento de brechas y necesidades en el sistema. Sin embargo, también se ha podido comprobar que aquellas acciones humanitarias, que cuentan con lineamientos técnicos, estructurados en guías operativas, ha permitido acortar dichas brechas, permitiendo generar eficientes mecanismos de atención y la homologación de procedimientos y acciones que facilitan que iniciativas particulares en apoyo a estas acciones puedan fácilmente articularse al sistema, pudiendo, pudiendo mejorar sustancialmente mecanismos de registro, control y rendición de cuentas. En este orden de ideas, con la presente consultoría se busca organizar de forma mediada una serie de procedimientos administrativos que en ejercicios previos de investigación y consulta se han identificado en torno a las capacidades que el sector privado cuenta para la logística y la gestión de recursos, los cuales han sido exportado, adaptados y sistematizados en un esquema de acción que busca ser trabajado en una guía que oriente la gestión administrativa de centros de recolección de ayuda humanitaria ciudadana, en cuanto a la recepción, almacenamiento y distribución en estrecha coordinación con las demandas que el sistema nacional hubiese podido identificar.
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El contenido del documento que producto de este ejercicio se genere, deberá reflejar el uso de textos mediados, que permitan que usuarios con diferentes capacidades puedan poner en práctica de forma ágil, las orientaciones técnico-conceptuales que allí se presenten. De igual manera deberá garantizar la incorporación en su contenido de al menos el significado de lo que representa en el accionar humanitario un centro de recolección de ayuda humanitaria ciudadana y la descripción operativa de los diferentes procesos que para la adecuada administración de estos espacios debe ser realizada, considerando para ello la propuesta que Acción contra el Hambre – Misión Centroamérica ha construido sobre la base de ejercicios previos de consulta, análisis y sistematización vinculados a la temática.
3. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA Elaborar, una guía que oriente a institucione y funcionarios a cargo de la administración de centros de acopio en emergencias, sobre el significado de lo que representa en el accionar humanitario un centro de recolección de ayuda humanitaria ciudadana y la descripción operativa de los diferentes procesos que para la adecuada administración de estos espacios debe ser realizada
4. PRODUCTOS Y RESULTADOS ESPERADOS DE LA CONSULTORÍA Se espera con el desarrollo de la presente consultoría, obtener entre otros: PRODUCTO 1 – Documento borrador para validación, de “Guía para la gestión de centros de acopio en emergencias” Se considera con la realización de este producto, la redacción de un documento que contenga entre otros: a. Un capítulo introductorio que describa los principales conceptos y definiciones de lo que para la acción humanitaria significa un centro de recolección de ayuda humanitaria ciudadana. b. Un capítulo que describa la relación de la acción de recolección de ayuda humanitaria ciudadana con las funciones de respuesta estipuladas sen los instrumentos oficiales. c. Un capítulo que plantee el esquema general de trabajo que debe ser desarrollado en estos espacios d. La descripción de las principales actividades que deben ser realizada por cada uno de los procesos logísticos preidentificados como básicos en la administración de centros de recolección de ayuda humanitaria ciudadana ▪ Gestión de suministros ▪ Sistemas de control de suministros ▪ Almacenamiento de suministros ▪ Distribución de suministros e. Referencia de reuniones virtuales o presenciales realizadas de consulta a la construcción del documento, incluyendo listados de asistencia.
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PRODUCTO 1 – Documento final, de “Guía para la gestión de centros de acopio en emergencias” Se considera con la realización de este producto, la redacción de un documento que incorpore las recomendaciones y sugerencias de mejora recabados en procesos de validación, contenidas entre otros en: a. Un capítulo introductorio que describa los principales conceptos y definiciones de lo que para la acción humanitaria significa un centro de recolección de ayuda humanitaria ciudadana. b. Un capítulo que describa la relación de la acción de recolección de ayuda humanitaria ciudadana con las funciones de respuesta estipuladas sen los instrumentos oficiales. c. Un capítulo que plantee el esquema general de trabajo que debe ser desarrollado en estos espacios d. La descripción de las principales actividades que deben ser realizada por cada uno de los procesos logísticos preidentificados como básicos en la administración de centros de recolección de ayuda humanitaria ciudadana ▪ Gestión de suministros ▪ Sistemas de control de suministros ▪ Almacenamiento de suministros ▪ Distribución de suministros e. Referencia de reuniones virtuales o presenciales realizadas de consulta a la construcción del documento, incluyendo listados de asistencia. Todos las documentos, herramientas y materiales elaborados en el desarrollo de la consultoría deberán reflejar un enfoque de equidad de género, no discriminatorio y evidenciar el uso de un lenguaje no sexista e inclusivo, con énfasis en una comunicación al alcance de todas las personas y edades. La importancia que tiene la reducción del riesgo ante desastres, del impacto ambiental y la generación de alianzas publico privadas en los temas abordados en los contenidos de los productos elaborados, son elementos que deberán figurar visiblemente en los productos. Las fechas de entregas serán aquellas que figuran en los acápites del numeral 5 (Calendario de ejecución de la consultoría) de los presentes términos de referencia.
5. CALENDARIO DE EJECUCIÓN DE LA CONSULTORÍA Fecha inicio: 12 de octubre 2020 Fecha de finalización: 12 de noviembre 2020 Duración estimada: 30 días calendario CARACTERÍSTICAS DE PRODUCTOS ENTREGABLES
PRODUCTO 1 – Documento final para validación, de “Guía para la gestión de centros de acopio en emergencias”” ▪ Documento impreso que contenga entre otros:
FECHAS DE ENTREGA
24 de octubre 2020
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o Un capítulo introductorio que describa los principales conceptos y definiciones de lo que para la acción humanitaria significa un centro de recolección de ayuda humanitaria ciudadana. o Un capítulo que describa la relación de la acción de recolección de ayuda humanitaria ciudadana con las funciones de respuesta estipuladas sen los instrumentos oficiales. o Un capítulo que plantee el esquema general de trabajo que debe ser desarrollado en estos espacios o La descripción de las principales actividades que deben ser realizada por cada uno de los procesos logísticos preidentificados como básicos en la administración de centros de recolección de ayuda humanitaria ciudadana ✓ Gestión de suministros ✓ Sistemas de control de suministros ✓ Almacenamiento de suministros ✓ Distribución de suministros ▪ Copia digital del documento elaborado en formato editable y PDF. ▪ Referencia de reuniones virtuales o presenciales realizadas de consulta a la construcción del documento, incluyendo listados de asistencia. PRODUCTO 1 – Generación y soporte a soluciones informáticas ex ante, durante y ex post de la realización de talleres virtuales.
12 de noviembre 2020
▪ Documento impreso que incorpore las recomendaciones y sugerencias de mejora recabados en procesos de validación, contenidas entre otros en: o Un capítulo introductorio que describa los principales conceptos y definiciones de lo que para la acción humanitaria significa un centro de recolección de ayuda humanitaria ciudadana. o Un capítulo que describa la relación de la acción de recolección de ayuda humanitaria ciudadana con las funciones de respuesta estipuladas sen los instrumentos oficiales. o Un capítulo que plantee el esquema general de trabajo que debe ser desarrollado en estos espacios o La descripción de las principales actividades que deben ser realizada por cada uno de los procesos logísticos preidentificados como básicos en la administración de centros de recolección de ayuda humanitaria ciudadana ✓ Gestión de suministros ✓ Sistemas de control de suministros ✓ Almacenamiento de suministros ✓ Distribución de suministros ▪ Copia digital del documento elaborado en formato editable y PDF. ▪ Referencia de reuniones virtuales o presenciales realizadas de consulta a la construcción del documento, incluyendo listados de asistencia. ▪ Archivo digital contenido en memoria USB, que integren la totalidad de los productos finales alcanzados y documentos/medios de verificación de respaldo a los mismos.
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6. FORMA DE ENTREGA DE LOS PRODUCTOS La consultora o consultor contratado, deberá entregar los productos señalados en los acápites del numeral 5 de los presentes TdR, bajo las siguientes condiciones: Al finalizar los productos 1 ▪ Una (1) copia impresas de los documentos o informes que respaldan de acuerdo con los presentes términos de referencia, el alcance y finalización de cada uno de los productos solicitados. ▪ Una (1) copia electrónica en formato editable y PDF, de los documentos o informes que respaldan de acuerdo con los presentes términos de referencia, el alcance y finalización de cada uno de los productos solicitados. Al finalizar el producto 2 ▪ Una (1) copia impresas de los documentos o informes que respaldan de acuerdo con los presentes términos de referencia, el alcance y finalización del producto solicitado. ▪ Dos (2) USB conteniendo en este orden: o Carpera 1 – En formato digital editable y PDF, documentos o informes que respaldan la obtención del producto uno (1) de acuerdo con lo que se establecen los presentes términos de referencia. o Carpeta 2 – En formato digital editables y PDF, documentos o informes que respaldan la obtención del producto dos (2) de acuerdo con lo que se establecen los presentes términos de referencia.
7. SELECCIÓN DE LA CONSULTORA O CONSULTOR La presente consultoría podrá ser ejecutada por una consultora o consultor que acredite experiencias previas elaborando guías, manuales, protocolos u otras herramientas con fines de orientar acciones operativas. Requisitos: ▪ Profesional graduado en una carrera vinculada a la gestión del riesgo a desastres, administración, manejo logístico o educación. ▪ Experiencia en elaboración herramienta técnico – operativas para la orientación de procesos y acciones vinculadas. ▪ Demostrar experiencias previas en redacción de documentos con enfoque técnico. ▪ Referencias de trabajo en las que de forma útil se han sistematizado procedimientos. ▪ Conocimiento de métodos de redacción para documentos técnicos. ▪ Habilidad para trabajar con equipos heterogéneos y multidisciplinarios. ▪ Deseable conocimiento o experiencia en manejo de emergencias ▪ Conocimientos sobre contextos operativos del manejo de emergencias en Guatemala ▪ Experiencia en la aplicación de metodologías participativas para el desarrollo de actividades diversas. ▪ Experiencia para el manejo efectivo de relaciones con actores institucionales.
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La consultora o consultor deberá detallar en su hoja de vida. experiencia profesional señalada en esta sección, así como las referencias profesionales y documentos que soportan su perfil. El consultor o la consultora deberá contar con el equipo informático, programas y herramientas necesarias para el desarrollo de los productos establecidos en los presentes términos de referencia.
8. ROL Y RESPONSABILIDADES DE LA CONSULTORA O CONSULTOR: Son responsabilidad exclusiva de la consultora o consultor contratado: ▪ ▪ ▪ ▪
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Realizar y entregar en la calidad y los tiempos requeridos los productos descritos en los acápites de los numerales 4, 5 y 6 de los presentes términos de referencia. Redactar el contenido de la guía de gestión de centros de acopio, detalladas en los presentes términos de referencia. Fortalecer los contenido y estructura señalada en los presentes términos de referencia de los productos esperados Realizar en coordinación con Acción contra el Hambre y Caritas de Guatemala, los procesos de consulta al contenido de la guía elaborada, procurando mantener una comunicación fluida y permanente. Registrar y documentar adecuadamente las reuniones de trabajo y actividades/eventos como parte de la ejecución de la presente consultoría y entregar toda la información de estas a Acción contra el Hambre. Validar con personal de Acción contra el Hambre y Caritas de Guatemala, los productos elaborados, previo a la entrega final a fin de garantizar la satisfacción con los mismos. Entregar en formato digital los originales editables de los productos realizados de acuerdo con las características establecidas en los presentes términos de referencia. Contar con el equipo informático, software profesional y equipo de impresión para la realización de la consultoría. Cubrir los costos de transporte necesarios que le permitan asistir a las reuniones de trabajo y actividades/eventos planificados que sean requeridas dentro del perímetro del departamento de Guatemala. Estar cubiertos por un seguro contra accidentes y/o enfermedades que pudiesen ocurrir durante la ejecución de la presente consultoría.
No se permite que en el transcurso de la consultoría el servicio sea realizado por otra persona o empresa que no sea la consultora o consultor contratado.
9. ROL Y RESPONSABILIDADES DE ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE. Tendrá un rol de orientación y soporte durante la consultoría, limitándose este a: ▪ ▪
Participar activamente en espacios de discusión y análisis que orienten la realización y obtención de los productos esperados con la presente consultoría. Facilitar la comunicación con personal técnico asignado al proyecto PREPIN y contrapartes locales e institucionales que faciliten el desarrollo óptimo de la consultoría.
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Brindar el acompañamiento institucional que facilite la obtención de datos e información necesaria para la realización de la consultoría, si fuese necesario. Proveer en tiempo al consultor la información y documentación relaciona al desarrollo de la presente consultoría, que tenga disponibles. Colaborar con la planificación y participar de las distintas actividades a realizar como parte de la presente consultoría. Garantizar el apoyo logístico necesario durante las reuniones de trabajo, actividades y eventos planificados relacionados a la consultoría. Cubrir costos de alquiler de salón, alimentos servidos a participantes y de soporte necesarios para la realización de actividades que como parte de la presente consultoría se realicen. Realizar los pagos por el servicio prestado de acuerdo con los montos y plazos establecidos en el apartado 11 de los presentes términos de referencia.
10. ROL Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL CONSORCIO Tendrá un rol de apoyo durante la consultoría, limitándose este a: ▪ ▪ ▪ ▪
Participar activamente en las reuniones de trabajo/actividades previstas en el marco de la consultoría a las que fuesen invitados. Facilitar de acuerdo con sus posibilidades, información que para el desarrollo de la presente consultoría que les sea requerida. Revisar, consensuar o validar los productos para los cuales les sea requerido su apoyo en el marco de la presente consultoría. Promover la difusión de los productos de la presente consultoría.
11. PRESUPUESTO Y FORMAS DE PAGO El Monto ofertado para la realización de la consultoría debe considerar el pago de impuestos y gastos operativos que el desarrollo de esta requiera. El monto ofertado será pagado en cheque o transferencia a la cuenta del consultor y en quetzales, cumpliendo con todos los requisitos establecidos por la legislación guatemalteca, al entregar los productos y justificantes establecidos por la administración de Acción contra el Hambre. Las formas de pago de la consultoría serán de la siguiente manera: ▪ ▪
50% contra aprobación y entrega de documentos y archivos que respaldan la finalización de lo establecido como producto 1 de los presentes términos de referencia. 50% contra aprobación y entrega de documentos y archivos que respaldan la finalización de lo establecido como producto 2 de los presentes términos de referencia y el banco de materiales completo de esta consultoría de acuerdo con los formatos requeridos en el acápite 6 de los presentes términos de referencia.
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La consultora o consultor seleccionado, deberá extender para cada pago las facturas contables correspondientes, así como presentar copia de su registro tributario unificado, actualizado, cuando le sea requerido. Considere que puede ser solicita al consultor una copia anulada de una factura para verificar el régimen y que estas estén habilitadas en SAT Los pagos estarán sujetos a las deducciones legales correspondientes a honorarios profesionales.
12. CONFIDENCIALIDAD Todos los informes, documentos, datos o materiales generados durante la presente consultoría son propiedad exclusiva de Acción contra el Hambre y la Comisión Europea, no se permite el uso de la información generada de NINGUNA manera, sin autorización previa. Los materiales e información proporcionada al consultor/a por Acción contra el Hambre, únicamente deberán ser utilizados como referencia al desarrollo de la presente consultoría, no pudiendo ser utilizados con otros fines a los que los presentes términos de referencia refieren. Los productos generados por la realización de la consultoría, incluyendo los reportes y otros trabajos creativos en forma escrita, gráfica, visual y electrónica deberán reconocer el apoyo brindado por las personas e instituciones participantes.
13. POSTULACIÓN Las/Los interesadas/os deberán enviar una propuesta que cumpla con el siguiente perfil conteniendo: 1. Hoja de vida de la consultora o consultor, donde se referencie trabajos en procesos y experiencias similares. 2. Propuesta técnica, que refiera abordaje estratégico, metodología a emplear y cronograma de trabajo propuesto para cumplir con el objetivo y productos de la consultoría detalladas en los términos de referencia. 3. Propuesta económica que detalle el monto total de la consultoría. Únicamente se tomará en cuenta las propuestas que incluyan oferta técnica, económica y hoja de vida de la consultora o consultor (que no podrá ser sustituido posteriormente) con referencias de organizaciones y trabajos similares a los que requiere la presente consultoría. Toda la información antes mencionada deberá ser remitida a la dirección de correo electrónico govando@ca.acfspain.org hasta el martes 06 de octubre 2020, 17:00 horas, indicando en el asunto: “Guía Centro de Acopio – Proyecto PREPIN”
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Solicitudes, inquietudes o preguntas sobre el proceso de aplicación, puede comunicarse por escrito con Claudia Flores, al correo electrónico: cflores@ca.acfspain.org hasta el martes 29 de septiembre 2020, a las 12:00 horas.
14. CRONOGRAMA DE SELECCIÓN: ▪ ▪ ▪
25 de septiembre 2020 02 de octubre 2020 06 de octubre 2020
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08 de octubre 2020
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12 de octubre 2020
Publicación de la convocatoria Fecha límite para la postulación Fecha límite para revisión de postulaciones, selección y notificación de aceptación al consultor/a Fecha límite para recepción de nota de aceptación del consultor/a Inicio de consultoría / Contratación de consultor/a
Acción Contra el Hambre Centroamérica está comprometida con la protección y confidencialidad de sus datos, transparencia y rendición de cuentas.
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