TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORIA ADMINISTRADOR/A BASE SAN PEDRO SULA HONDURAS
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO Título del proyecto:
CA-4 Food Security: Humanitarian Response to the needs of the most vulnerable communities affected the protracted food crisis, recurrent droughts in the Central American Dry Corridor and affected population by Hurricane Eta & Iota
Objetivo General:
“Contribuir a salvar vidas, aliviar sufrimientos y reducir el impacto social y económico provocado por la prolongada crisis alimentaria y nutricional de hogares rurales en situación de extrema vulnerabilidad en el Corredor Seco de Centroamérica y población afectada por los huracanes Eta e Iota”
Objetivos Específicos: Reducir los impactos y el aumento de las vulnerabilidades de la crisis alimentaria prolongada y los huracanes ETA e IOTA a la población afectada en Honduras, Nicaragua, El Salvador y Guatemala en medio de la pandemia de COVID-19, mediante una respuesta humanitaria rápida y coordinada que aborde las necesidades más urgentes de WASH, salud y alimentos. Donante Principal:
ECHO
Ejecutor:
Acción Contra el Hambre
El desarrollo de la consultoría aportará al cumplimiento del proyecto en:
Resultado 1: Las familias más vulnerables del Corredor Seco de Centroamérica y las áreas afectadas por los huracanes ETA e IOTA mejoran su situación de seguridad alimentaria y nutricional a través de una asistencia alimentaria de emergencia coordinada, estandarizada, más específica y responsable de múltiples partes interesadas. Resultado 2: La población afectadas por los huracanes ETA e IOTA mejora el acceso al agua adaptado por COVID-19, instalaciones y suministros de agua, saneamiento e higiene en refugios, infraestructuras públicas y comunidades con enfoque de protección. TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 1 de 6
Resultado 3: Las familias más vulnerables golpeadas por los huracanes ETA e IOTA mejoraron su situación de salud y nutrición al implementar acciones coordinadas con los servicios de salud pública.
2. ANTECEDENTES Acción contra el Hambre cuenta con más de 20 años de presencia en Centroamérica, la secuela del Huracán Mitch conllevó la implementación de proyectos en diversas áreas rurales en el ámbito de acceso al agua potable, el saneamiento y la higiene; nutrición, seguridad alimentaria, gestión de riesgos y atención a emergencia. Desde entonces Acción contra el Hambre Misión Centroamérica centra su trabajo en mejorar las condiciones de vida de familias vulnerables afectadas por la sequía, el impacto de los huracanes, inundaciones asociadas entre múltiples amenazas y en consecuencia el hambre. Así mismo, a nivel internacional contamos con equipos de respuesta a emergencias como el Pool de Emergencias, con capacidad de movilizarse ante una emergencia súbita desde múltiples países hacia la zona afectada. Esta intervención se enmarca en la respuesta a la emergencia suscitada por los efectos del paso de los huracanes Eta y Iota en Centroamérica, y desde Acción Contra el Hambre se propone atender en las zonas más afectadas de Honduras y Nicaragua.
3. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA Gestionar y manejar los aspectos administrativos, financieros y de gestion de RRHH de la base de ACH en San Pedro Sula - Honduras.
4. PRODUCTOS CONSULTORÍA
Y
PRINCIPALES
ACCIONES
DE
LA
Se espera obtener del trabajo realizado por el Administrador de Base los siguientes productos mensuales: PRODUCTO 1: Gestión Contable de la Base de San Pedro Sula Bajo la supervisión del Coordinador Administrativo y Jefa de Contabilidad: Llevar actualizados diariamente los registros bancarios y de efectivo de la Base, con la debida codificación contable y financiera. Tareas que realizar en el sistema contable AGRESSO: TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 2 de 6
o
Gestiones de apertura y cierre contables mensuales en el sistema contable.
o
Macheo de cuentas transitorias.
o
Realización de ajustes.
Solicitud de autorización de Líneas Financieras, Códigos contables, Códigos de Terceros, CAT 6, para habilitaciones en sistema contable AGRESSO. Enviar a la Jefa de Contabilidad los postback contables de manera semanal para realizar una revisión de la información previa carga a AGRESSO. Aplicar en las ocasiones que aplique, las correcciones y reimputaciones que ésta indique en los postback correspondientes para su posterior importación a AGRESSO. Remitir la contabilidad final validada en las versiones libro Excel y Postback de Agresso a la Jefa de Contabilidad o Administradora Base Guatemala o Nicaragua según corresponda el contrato de financiación. Controlar los anticipos de cheques, velar por su pronta rendición y registro contable; Revisar y recopilar toda la información financiera y contable de transacciones bancarias de ACH e integrarla en forma cronológica por mes. Apoyar al equipo administrativo de la misión en los procesos de auditoría. Cualquier otra actividad de RRHH que le sea asignada por la Jefa de Contabilidad. PRODUCTO 2: Gestión de la Tesorería y de Pago de la Base de San Pedro Sula Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) la emisión de transferencias económicas y/o cheques de acuerdo con las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos y servicios) de la misión/proyectos de la Base de San Pedro Sula. Validaciones financieras de SP (solicitud de pedido) y Órdenes de Compra de la Base hasta un monto máximo equivalente a EUR 2500.00. En casos de excepción el Coordinador Administrativo podrá delegar la función de validaciones de SP y Órdenes de Compra por cualquier monto.
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Encargado/a de la emisión de cheques de pago y/o transferencias bancarias a proveedores según información de órdenes de compra y requerimientos de los proyectos y Base San Pedro Sula. Responsable del inventario de formas en blanco de cheques de la Base, y solicitando la emisión de talonarios de cuentas oportunamente con el banco gestor. Gestionar la apertura, cierre, gestión de movimientos y usuarios de la Base de San Pedro Sula. Realizar y/o coordinar con logística el depósito de efectivo recibido por concepto de anticipos, reintegros o pagos a proveedores. Efectuar los pagos de las Bases, efectuarlos según el plan de financiación en el país (CCP); Liberar oportunamente en la Banca Electrónica del Banco los cheques emitidos (vaciado de cheques) si la banca electrónica lo permite. Coordinar las solicitudes de transferencia de los fondos para alimentar las cajas y las cuentas bancarias de acuerdo con las reuniones de coordinación con los Jefes de Proyecto y Logística. Enviar al Coordinador Administrativo la solicitud final mensual de tesorería los días 3 de cada mes. Codificación contable de los soportes de gastos y colocación de sellos de pagado de acuerdo con el manual de tesorería de la misión. Elaboración y actualización del reporte de inconsistencias de dossieres según cada proyecto. Apoyar al personal de la Base en el trámite de apertura de cuentas bancarias. Llevar al día conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias a su cargo en Base, mantener como mínimo un saldo de EUR 3000.00 y enviar alertas al Coordinador Administrativo cuando se dé esta condición. Resguardar y ejecutar cajas chicas según el Manual de Tesorería de la misión. El resguardo de un fondo de emergencia. Cualquier otra actividad de RRHH que le sea asignada por la Jefa de Contabilidad. PRODUCTO 3: Gestión Financiera de la Base de San Pedro Sula. TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 4 de 6
Apoyo en la formulación, implementación, reportería y seguimiento presupuestario de los contratos de financiación de la base. Seguimientos a alertas, riesgos financieros que sean reportados por la Oficial de Finanzas, Administradora País Nicaragua y/o Coordinador Administrativo. Emisión de seguimientos presupuestarios de proyectos ejecutados en la Base, y enviar a la Coordinadora de Emergencia, Logista Base y Jefe/a de Proyecto. Gestión actualización general de fondos de los contratos de financiación. Análisis de ejecuciones presupuestarias. Reuniones mensuales de seguimiento financiero de los proyectos que se ejecutan en la Base de San Pedro Sula. Coordinación de cierres financieros de proyectos con los jefes de proyecto ejecutados en la Base de San Pedro Sula. Cualquier otra actividad de RRHH que le sea asignada por el Coordinador Administrativo, Oficial de Finanzas o Administradora País Nicaragua o Guatemala.
PRODUCTO 4: Gestión de las Contrapartes de la Base de San Pedro Sula. Cuando existan contrapartes ubicadas en el área geográfica de las Bases: Revisar la contabilidad de contrapartes, habilitando libros contables, llevando un control contable de los anticipos y rendiciones de éstos. Revisión, validación e importación contable de la cofinanciación comprometida. Capacitar a las contrapartes de ACH en el sistema contable a reportar de acuerdo con los lineamientos y políticas contables de ACH. Recepción, revisión de archivos digitales/físicos e importar la contabilidad y reporte de gastos mensuales de los socios; la Jefa de Contabilidad y el Coordinador Administrativo darán su aval financiero, retroalimentación o correcciones a realizar una vez revisados. Realizar los desembolsos a los socios de acuerdo con las instrucciones del Coordinador Administrativo. Apoyo cuando se requiera, de verificación de documentación física de contrapartes dentro y fuera del país. TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 5 de 6
PRODUCTO 5: Archivo Contractos de Financiación de la Base de San Pedro Sula. Archivo mensual financiero de los libros de bancos y caja chica: mensualmente crear archivo físico de los libros de bancos y caja chica, y colgar la información en el canal correspondiente a al Base de San Pedro Sula, Honduras, en Teams. Archivo de contratos de financiación - departamento de Finanzas: revisar, gestionar la subsanación de deficiencias que estén a su alcance, clasificar, y ordenar la documentación financiera, administrativa y contable por contrato de financiación, cada uno de éstos archivados por transacciones según importación de libros al sistema contable AGRESSO por libro contable. Rotular Leitz de contratos de financiación: preparar Leitz debidamente rotulados para cada uno de los contratos de financiación por mes, procurando emitir como mínimo cada mes los siguientes: libros de bancos y caja; se utilizará para el efecto el tipo de rotulación estipulado en el Manual de Archivo de Acción contra el Hambre – España. Un Leitz podrá sustentar la documentación de uno o más meses, de ser varios, deberá crear las pestañas y rotulaciones específicas indicando el período. En temas de archivo, el Oficial de Cumplimiento será la persona referente en capacitarle, inducirle y resolver dudas y nuevos procedimientos. Cualquier otra actividad de RRHH que le sea asignada por el Oficial de Cumplimiento.
PRODUCTO 6: Gestión de los aspectos fiscales y tributarios de la Base de San Pedro Sula Elaborar retenciones de Impuesto Sobre la Renta –ISR- a las facturas que de acuerdo con la legislación hondureña corresponde. Enviar las retenciones a proveedores en los tiempos oportunos según Ley. Emitir los documentos contables según señala la legislación hondureña. Llevar la contabilidad de acuerdo con las normas fiscales y tributarias del país, armonizando los datos contables mensualmente de acuerdo con los lineamientos de la Jefa de Contabilidad y Coordinador Administrativo. PRODUCTO 7 : Gestión y tramites administrativos de la Base de San Pedro Sula TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 6 de 6
Finalizar y dar seguimiento a trámites de registro e inscripciones en Honduras que permitan operar con acuerdo a requerimientos de la legislación hondureña. Atención de planta telefónica Gestión de pedidos, compras y pagos de insumos de cafetería, limpieza, servicios generales de la Base. Cualquier otra actividad administrativa y de registro que le sea asignada por el Coordinador Administrativo PRODUCTO 8 : Gestión de Recursos Humanos de la Base de San Pedro Sula Actividades: Bajo la supervisión de la Oficial de RRHH Recepción de documentos varios enviados de la Base Capital a Base San Pedro Sula relacionados directamente con RRHH para ser entregados a los interesados. Elaboración, impresión, solicitud de firma, y gestión general de contratos del Staff de la Base San Pedro Sula. Recepción de CV para procesos de reclutamiento, y coordinar con la Oficial de RRHH los procesos de selección. Gestionar el proceso de evaluaciones para proceso de reclutamientos, así como pasar los test, tomar el tiempo, y gestionar su debida valoración. Trámite de firma de fichas de salarios, prestaciones indemnizaciones, vouchers, transferencias, entre otros.
laborales,
Responsable de las gestiones ante el Seguro Social de Honduras y apoyar al personal la Base en las gestiones correspondientes. Impresión y extensión de cartas de constancia laboral y salarial, debidamente firmadas y selladas. Elaboración y emisión de cartas para apertura de cuentas bancarias a staff de la Base. Apoyo en entrega de formularios para inscripción de Seguro médico y/o IGSS a staff y posterior envío a oficial de RRHH. Apoyo en entrega de carné de seguro o de identificación de Staff Recepción de Timesheets de Staff y archivo correspondiente. Recepción de solicitudes correspondiente.
de
vacaciones
de
staff
y
control
Cualquier otra actividad de RRHH que le sea asignada por la Oficial de RRHH TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 7 de 6
4. CALENDARIO
DE
EJECUCIÓN
DE
LA
CONSULTORÍA Fecha inicio: 1 de Febrero 2021 Fecha de finalización: 1 de marzo 2021 Duración estimada: 1 mes de calendario con posibilidad de extensión hasta Diciembre 2021
5.
SELECCIÓN DE LA PERSONA CONSULTORA
La presente consultoría será mediante la contratación de una persona, con las siguientes características:
FORMACIÓN
CALIFICACIONES DESEADAS
Graduado/a en las carreras de: Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Economía u otras afines a Ciencias Económicas.
EXPERIENCIA
Conocimiento en manejo de tesorería Conocimiento de gestión contable Conocimiento de legislación laboral y fiscal hondureña. Conocimientos y experiencia en manejo contable y administrativo Dinamismo, iniciativa y flexibilidad en horario de trabajo Experiencia de al menos 2 años área administrativa
Se deberá detallar en hoja de vida, la experiencia profesional señalada en esta sección, así como aportar las referencias laborales y documentos que soportan el perfil de la persona. Se debe cumplir con el perfil indicado. La falta de cumplimiento de este aspecto dará pie a la valoración de la pertinencia del (la) maestro de obra, reservándose el derecho de exclusión de la candidatura.
6. FORMAS DE PAGO El pago de servicios técnicos se efectuará de acuerdo con lo siguiente: TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 8 de 6
Pagos mensuales de honorarios por un monto de hasta USD 1,500.00 impuestos incluidos (un mil quinientos dólares estadounidenses) contra entrega de factura contable y el informe de avance correspondiente, de acuerdo con los productos señalados en el acápite 4. Los pagos se realizarán cumpliendo con todos los requisitos establecidos por la legislación guatemalteca, al entregar los productos y justificantes establecidos por la administración de Fundación Acción Contra el Hambre Guatemala. Los pagos se realizarán, mediante transferencia bancaria, cumpliendo con todos los requisitos establecidos por la legislación guatemalteca, al entregar los productos y justificantes establecidos por la administración de Fundación Acción contra el Hambre Guatemala. Fundación Acción contra el Hambre Guatemala cumple con todas las regulaciones impositivas contempladas por la ley guatemalteca, por tanto, se harán las retenciones del impuesto como corresponde a honorarios profesionales para trabajos realizados en el territorio nacional. En caso de que el/la consultor/a sea de origen extranjero y debe presentar impuestos en su país de origen, lo hará por cuenta propia sin que esto conlleve responsabilidad por parte de la Fundación Acción contra el Hambre Guatemala. Si el pago se hace a través de una transferencia bancaria hacia el exterior el/la consultor/a debe asumir los costes y/o pérdidas correspondientes a la transferencia y la tasa de cambio. La tasa de cambio a aplicar en el pago será la del banco de referencia publicado en el mes que corresponde el pago.
7. CONFIDENCIALIDAD Todos los documentos generados durante la presente consultoría son propiedad exclusiva de la Fundación Acción contra el Hambre Guatemala y ECHO. Los materiales e información proporcionada a la consultor/a son propiedad exclusiva de Fundación Acción contra el Hambre Guatemala y ECHO, y deberán ser utilizados específicamente como referencia al desarrollo de la presente consultoría.
8. POSTULACIÓN Los/Las interesados/as deben enviar sus hojas de vida y referencias personales y laborales al correo acosta@ca.acfspain.org con copia a jdperez@ca.acfspain.org hasta el 29 de Enero 2021, indicando en el asunto: “ADMINISTRADOR/A BASE SPS”. Requisitos para presentación de hoja de vida: La hoja de vida debe incluir: TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA – Página 9 de 6
o o o
Hoja de vida (CV). Desglose de trabajo realizados en el área administrativa Propuesta técnica- económica.
Criterios de selección: Hoja de vida- máximo 30 puntos Experiencia en el sector – máximo 30 puntos Prueba Técnica y entrevista – máximo 40 puntos Puntuación máxima: 100 puntos
9. FRAUDE Y CORRUPCIÓN: Todos los oferentes que participen en la presente convocatoria deben observar los más altos niveles éticos y denunciar todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tengan conocimiento o sean informados durante el proceso de selección y de las negociaciones o la ejecución del contrato.
11. CRONOGRAMA DE SELECCIÓN:
21 de Enero 2021 29 de Enero 2021 29 de Enero 2020
1 de Febrero 2021
Publicación de la convocatoria Fecha límite para la postulación Fecha límite para revisión de postulaciones, selección y notificación del consultor/a Fecha límite contratación de consultor/a
Fundación Acción contra el Hambre Guatemala está comprometida con la protección y confidencialidad de sus datos, transparencia y rendición de cuentas. CONTÁCTENOS: Reclamos, dudas, sugerencias o comentarios, acerca de nuestra gestión Teléfono (Guatemala): +502 23164518| Móvil: +502 4013 3222. E-mail: transparencia@ca.acfspain.org o puede depositar sus sugerencias en el buzón disponible en nuestras oficinas de Guatemala Capital
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