ORGANIZZAZIONE SMARTWORKING È PER SEMPRE

SMART WORKING È PER SEMPRE

Anche quando sarà passata l’emergenza sanitaria è bene che lo studio dell’amministratore di condominio si organizzi in modo efficiente e sappia utilizzare la tecnologia. Oltre a rispettare le indicazioni anti contagio

Daniela Zeba

Stiamo attraversando uno tsunami, che sicuramente in un primo momento ci ha lasciato spiazzati, ma una volta realizzata e inquadrata la situazione, pur nella sua drammaticità, non abbiamo alternativa che reagire al meglio ed organizzarci per la ripresa che, malgrado tutto, si sta avvicinando. ma in questo caso diventa strategica. In emergenza, essenziali sono i servizi primari dove la presenza fisica degli operatori deve essere garantita: nulla di tutto questo riguarda le professioni intellettuali, che se adeguatamente evolute, possono essere gestite da remoto ed in smartworking, per la sicurezza ed il benessere di tutti.

Il domani ci deve trovare pronti

Prendiamo atto che la nostra quotidianità non sarà più la stessa e prepariamoci ad agire di conseguenza con un atteggiamento proattivo, adeguato alla situazione. Mai come in questo caso dobbiamo essere leader, esempio per il nostro team e per i nostri clienti, con attitudine non solo resiliente, capace di adattarsi al cambiamento, ma direi più antifragile, in grado di prendere forza dal cambiamento, come ipotizza Nassim Taleb nel libro Antifragile. Prosperare nel disordine.

Capacità di rispondere

Rovesciamo la prospettiva con responsabilità e assumiamocela tutta come response-ability, ovvero come capacità di rispondere alla situazione, creando dal caos generato dal lockdown, una nuova organizzazione lavorativa, migliore e più flessibile e in grado di adattarsi ad ogni possibile evenienza. Non condivido la battaglia per il codice Ateco portata avanti dalle associazioni di categoria degli amministratori nelle scorse settimane, poiché nella situazio ne drammatica in cui ci siamo trovati le forze devono essere concentrate non sull’essenzialità della funzione dell’amministratore nello stato di emergenza, ma sull’adattabilità degli studi degli amministratori per poter continuare a lavorare efficacemente ed efficientemente in emergenza. È sempre una questione di prospettiva,

Da lontano si può

Quindi il focus, oggi, non è su chi è più essenziale, ma su come lavorare in smartworking. Le associazioni dovreb bero concentrarsi nel richiedere strumenti e poteri straordinari per l’amministratore, necessari alla situazione contingente, non sgomitare per rivendicare l’essenzialità. Non è questo che conta, ora. Torniamo al punto: possiamo stabilire i punti essenziali necessari per lo svolgimento dell’attività di uno studio professionale? La risposta è affermativa e questa risposta farà la differenza tra uno studio moderno, emancipato ed in grado di anticipare i tempi, rispetto a uno tradizionale, ancorato al passato e a modalità operative superate e non più congrue al panorama che si sta prospettando. Il lockdown, come necessità dettata dall’emergenza, ha favorito il cambiamento delle modalità di svolgimento della professione e ciò ha trovato certamente alcuni amministratori più preparati di altri. La chiusura dello studio ha comportato due fondamentali conseguenze: 1. impossibilità di ricevimento del pubblico. 2. Operatività fuori sede dell’amministratore e dei collaboratori/ dipendenti.

La chiusura al pubblico

Non ha causato particolari problemi la chiusura al pubblico a quell’ammini -

stratore che: • è in grado di fornire risposte e soluzioni ai clienti, fornitori e dipendenti attraverso canali alternativi al contatto fisico, quali sito web, gestionale interventi, e-mail, reperibilità telefonica, numero verde emergenze, utilizzo applicazioni da smartphone; l’accesso diretto alle informazioni ai condòmini è un problema risolto a monte, poichè si neutralizzano i motivi di chiamata. Nella maggioranza dei casi, la pandemia ha provocato un ribaltamento delle priorità e sono sensibilmente diminuite le mail e le telefonate pretestuose, per cui se chi ha bisogno di informazioni le può ottenere attraverso canali dedicati, l’efficienza dello studio non è messa in discussione; • ha diffuso una corretta cultura condominiale, eliminando il pericoloso luogo comune che fa dell’ammini

stratore il custode (o peggio il portiere) del condominio. non riscuote le rate in studio (pessima abitudine) oppure (ancora peggio) fa il porta a porta a casa dei condòmini. Non chiediamoci poi perché nell’immaginario sociale non veniamo percepiti come professionisti; accetta riscossioni Mav o tramite bonifico bancario; per la notifica di atti e/o raccomandate ha lasciato un numero di reperibilità, per poter essere eventualmente avvisato; utilizza la Pec per la ricezione di comunicazioni istituzionali.

La modalità smartworking

Non ha trovato impreparato l’amministratore che: • utilizza gestionale in cloud o è in grado di effettuare ogni movimento contabile e la conseguente chiusura dei bilanci da remoto; si interfaccia conseguentemente con la banca, importando flussi in entrata per le registrazioni automatiche dei versamenti, effettua bonifici e paga gli F24 in maniera massiva tramite il gestionale; elabora in autonomia Cu, detrazioni Irpef, 770 ed invia direttamente o predispone i file da dare al commercialista per l’invio telematico; fornisce con apposito pannello in cloud e/o app la gestione delle manutenzioni e degli interventi H24, 365 giorni all’anno (ovviamente in lockdown sono stati garantiti solo gli interventi urgenti) anche con ausilio di numero verde dedicato. Il pannello offre il vantaggio del controllo delle attività, tenendo traccia di tutte le chiamate per rendere effettiva e trasparente rendicontazione ai condomini;

• utilizza gli strumenti del web, molti dei quali gratuiti, per tenere archivi digitali, disponibili sempre e dovunque, per potere lavorare in mobilità sempre (non solo in lockdown) offrendo risposte tempestive altrimenti immaginabili; • sfrutta le risorse gratuite di google per stilare documenti, tabelle, presentazioni; • firma digitalmente contratti e documenti; • si interfaccia con le credenziali preferenziali Spid con la pubblica amministrazione per sfruttare canali come Sister, per esempio, per reperire o aggiornare i dati del registro anagrafe. Tutte le modalità operative appena elen cate devono diventare il pane quotidiano dell’amministratore smart che si considera evoluto e se possibile, vuole anticipare i tempi. Gli strumenti e le capacità organizzative però devono essere efficaci anche a distanza e qui entrano in gioco le capacità comunicative e relazionali di un buon amministratore che deve poter guidare i propri collaboratori, gestire i fornitori e, al tempo stesso, mantenere aperto il canale della comunicazione con i propri clienti-condòmini, il tutto da casa, magari senza avere uno studio dedicato, con il portatile e gli appunti che si spostano dal salotto al soggiorno, tra le urla dei bambini o le lezioni telematiche dei figli più grandi, con i problemi connessi alla forzata convivenza ecc…

I rapporti con i collaboratori

Il ruolo dell’amministratore, ovunque operi, deve rimanere indiscusso, devono cambiare invece l’approccio, gli strumenti e i metodi di comunicazione in remoto: la mancanza di interazioni fisiche e l’isolamento sociale, con annessa solitudine nel lavorare a casa, possono essere fattori critici con i collaboratori. Quindi per esempio, occorre: • mantenere il contatto con riunioni periodiche in videoconferenza, fare il punto ogni giorno ad inizio ed a fine giornata (check-in e check-out), tenere alto il morale e diffondere uno spirito positivo, infondere fiducia e rafforzare il senso di appartenenza al team; dare precise indicazioni operative comportamentali nel lavoro a casa, per essere sicuri che si osservino anche le precauzioni in conformità del Gdpr; preparare mansionari scritti e protocolli operativi, definire le priorità settimanali e definire i tempi di raggiungimento degli obiettivi; misurare i risultati e la produttività.

Rapporti con fornitori

• dare la disponibilità in determinati momenti e orari; • pagare le fatture pregresse; • gestirli attraverso applicazioni o pannelli commesse; • fare il punto delle manutenzioni urgenti in atto, di quelle che sono state sospese e prepararli ad un rientro stabilendo con loro un cronoprogramma.

Rapporti con i condòmini:

• mantenere aperto il canale della comunicazione su argomenti anche non legati alla situazione di emergenza; • fare videocall con i consiglieri e fare il punto della situazione, facendo sentire che, seppur a distanza, la gestione è salda e tutto è sotto controllo; • inviare delle newsletter periodiche diffondendo le comunicazioni e le direttive aggiornate dei vari Dpcm; • preparare i condòmini, con adeguate informative, ad un prossimo futuro in cui le video assemblee oppure un sistema misto di presenze, fisiche e telematiche, saranno lo strumento deliberativo; opportuno richiederne preventivamente il consenso per non avere problemi futuri; • predisporre adeguate bacheche condominiali (possibile a titolo anche gratuito) per utili informazioni di servizio, specie per le persone anziane, riguardanti sia il condominio che anche servizi