Herramienta de Gestión

Resumen Ejecutivo: Servicio de Retribución Flexible y gestión de BBSS

En respuesta a la Licitación enviada por Indra para la contratación de una empresa especializada para la gestión integral de Beneficios Sociales y Retribución Flexible, que dé soporte de manera externalizada a las empresas de Indra, nos complace presentar la propuesta de WTW que reúne todos los requisitos solicitados por Indra, al tiempo que mejora significativamente las condiciones requeridas al incluir otros servicios que, en base a nuestro profundo conocimiento de Indra gracias a los muchos años de colaboración con la empresa, así como por nuestra amplia experiencia en materia de mediación de seguros, consultoría e implementación de sistemas de retribución flexible, creemos que pueden resultar de gran valor añadido para la empresa y sus empleados.

Presentamos a continuación un resumen de los principales elementos de nuestra propuesta relativa a la Herramienta de Gestión de BBSS y Retribución Flexible, que podrán encontrar más detallados en las páginas siguientes de este documento, que dispone de hipervínculos para facilitar el rápido acceso a cada uno de los elementos de nuestra propuesta.

WTW propone en este proyecto nuestra herramienta propia Embark, de gestión y comunicación de Beneficios Sociales y Retribución Flexible:

Embark es la solución tecnológica propia de WTW, fácil de usar, con capacidad para la gestión del tráfico generado por una organización de 30.000 empleados, que ayudará a modernizar el enfoque de sus beneficios, la comunicación de los Beneficios Sociales, el acceso a soluciones de Bienestar, a su página de Compensación total (TRS) y a los productos de retribución flexible.

Consta de tres niveles:

Embark ofrece acceso on-line a información sobre los Beneficios Sociales, soluciones de Bienestar, servicio de Atención al Usuario y a nuestras encuestas Pulse Survey para medir la satisfacción del empleado. Embark es una herramienta en formato web adaptable a dispositivos móviles y una aplicación nativa que permite el acceso inmediato en cualquier momento (24/7), a través de Single Sign On desde su red de empresa y desde cualquier dispositivo, tanto en el centro de trabajo como en el hogar.

asignadas por Indra puedan ver directamente la información de los usuarios y sus selecciones, nuestro equipo de gestión del Sistema de retribución flexible, les compartirá de manera mensual un Reporte de seguimiento para la correcta monitorización de la participación y actividad del Plan.

Otros elementos adicionales a destacar:

Comunicación

Embark como plataforma de selección y contratación On-Line ofrece múltiples opciones, flexibilidad de los BBSS y agilidad en la administración de los beneficios, permite a los empleados seleccionar los productos que mejor satisfacen sus necesidades individuales a través de una interfaz fácil de usar, así como una interacción con nuestro equipo de atención al usuario, para resolver sus dudas, preguntas o necesidades.

Además de los beneficios habituales ofrecemos a Indra la posibilidad de incluir otros beneficios con ventajas económicas y/o de servicio que pueden ser de especial interés para los empleados.

Establecemos un medio seguro de transferencia de datos entre Indra y WTW a través de un SFTP con la opción de cifrado PGP, para garantizar la correcta y automática carga de información en nuestro sistema que da como resultado una plataforma permanentemente actualizada en base a las reglas de elegibilidad, colectivos, financiación, etc., acordados con Indra.

De igual modo el SFTP permitirá la comunicación de WTW a Indra de los archivos para descuento en nómina, en base al calendario y especificaciones de archivos definidos con la empresa, así como la comunicación segura de los archivos de pedidos a los diferentes proveedores de bienes o servicios.

Nuestro sistema permite una actualización diaria de datos y la posibilidad de aportar los datos en tiempo real para la gestión de finiquitos.

Es nuestro objetivo convertirnos en un socio del Departamento de RRHH y, como tal, compartimos la necesidad de hacer un seguimiento y monitorización cercano de la evolución del Plan de retribución flexible, por lo que además de ofrecer el acceso a nuestro Módulo de administración para que las personas

Escucharemos a Indra para conocer sus objetivos y necesidades tanto de la empresa como de sus empleados para, apoyándonos en el trabajo realizado previamente dentro de la consultoría de beneficios que cubrirá: el análisis del programa actual, su comparativa con el mercado, la demanda de sus empleados y de la fuerza laboral de su industria, acompañarles en el diseño más adecuado en base a las conclusiones del análisis e implantar el plan de comunicación que resulte de este ejercicio.

Adicionalmente, potenciaremos la comunicación a los empleados como un elemento clave para lograr el éxito del programa, un mayor conocimiento y valoración de sus beneficios actuales y de las opciones de flexibilización que se les ofrecen, así como facilitar una transición sencilla a la nueva tecnología de WTW, potenciando los aspectos de mejora que se están implementando.

Colaboramos en la comunicación a medida de lo que se nos solicite, desde producir los materiales para el uso de Indra hasta realizar presentaciones a los empleados.

Actualización constante de nuestra tecnología

Un equipo de más de 150 profesionales: ingenieros de sistemas, desarrolladores, analistas expertos en “User experience” y configuradores trabajan en mejorar constantemente nuestra tecnología tanto a nivel mundial como en sus adaptaciones locales, para garantizar los más altos niveles de seguridad, robustez, fiabilidad y adaptación a las necesidades de nuestros clientes, manteniendo siempre en el centro la facilidad de uso.

Nuestra versión única de la plataforma se actualiza periódicamente cada 6 semanas con nuevas mejoras y funcionalidades, lo que permite a nuestros clientes decidir si quieren implementar, sin coste alguno, cualquiera de las nuevas funcionalidades desarrolladas desde el momento en que están disponibles.

C. Total Rewards Statement

Resumen personalizado del contenido y el valor de su paquete de retribución total en términos de salario fijo, retribución variable y el valor de los beneficios corporativos, para una mayor valoración y comprensión de los empleados de su compensación total.

Sencilla e intuitiva visualización de la información en diferentes formatos, así como la posibilidad de impresión en PDF con actualización de datos on-line que permite ver la información siempre actualizada y las más recientes selecciones de beneficios.

Experiencia

Embark es una tecnología global, adaptada en cada país a los requerimientos locales, y orientada a apoyar el servicio integral a grandes organizaciones en todo lo que tiene que ver con los beneficios.

Hemos seleccionado tres casos de estudio de clientes de WTW para los que se ha implantado Embark como parte de nuestros servicios y que, por la tipología de clientes, creemos que son la mejor referencia para una organización como Indra, por su ámbito de actividad, tipo de fuerza laboral, dimensiones y valores. Por favor, pinche en cada link para ver los detalles:

Siemens Gamesa

Accede al video de Embark para conocer más sobre nuestra herramienta

Propuesta técnica

Nuestro sitio web y nuestra aplicación reunirán en un único lugar y con fácil acceso, información y materiales sobre los Beneficios Sociales y los servicios de Bienestar que tienen a su disposición. Diseñada pensando en los empleados, Embark es una plataforma de experiencia del empleado flexible y escalable, que facilita a sus empleados el acceso a la información que necesitan en todo momento y lugar.

A través de esta misma aplicación el empleado puede acceder a nuestro Pulse Survey y responder con comodidad a las encuestas internas que desee lanzar Indra a sus empleados para conocer y medir la satisfacción de los empleados en relación con los Seguros, los Beneficios Sociales, el plan Flex o cualquier otra materia de interés de estudio para Indra. Así mismo, y siempre con el conocimiento y aprobación de Indra, WTW utilizará la información obtenida a través de las encuestas, para junto con nuestros estudios de mercado y de tendencias de beneficios (BTS, GBAS BDS, etc.) poder proponer acciones de mejora, cambios en los productos y/o proveedores, inclusión de nuevos servicios, etc.

Características principales:

• Experiencia de usuario sencilla y coherente, de uso intuitivo y de fácil navegación.

• Acceso Single Sign-On desde su red de empresa.

• Acceso a la Guía de Beneficios Sociales y servicio de WTW de atención a los usuarios de Indra.

• Acceso a su programa corporativo de Bienestar, así como a los servicios de Bienestar ofrecidos por WTW.

• Un medio de comunicación entre Indra y sus empleados.

• Selección y Contratación on-line de Beneficios Flex.

• Acceso al Total Rewards Dashboard.

Portal de Bienestar

El portal de Embark incluye una sección centrada en el Bienestar del empleado. Esta sección incluye:

1. Consejos mensuales sobre bienestar, con la posibilidad de acceder al catálogo de artículos anteriores y filtrar por áreas de interés.

2. Acceso al Programa de Bienestar de Indra,

3. Acceso a los distintos servicios y soluciones que WTW pone en marcha para ayudar a mejorar el bienestar físico, emocional y financiero de sus empleados (Ver detalle en sección Servicios de Salud y Bienestar de valor añadido)

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Nuestra herramienta propia de selección y contratación de beneficios es sencilla e intuitiva facilitando a los empleados la elección de los productos para ellos y sus familias.

• Posibilidad de revisar y actualizar los beneficios en cualquier momento del año o de conocer el nuevo material de comunicación.

• Deducción de su salario por los costes de los beneficios seleccionados, con especificación del tratamiento fiscal (exento/no exento) por importes en función de la legislación fiscal territorial aplicable.

• Apoyo de nuestro equipo de expertos si tienen preguntas o comentarios.

• Interfaz de transferencia de archivos para la transmisión de datos segura y eficiente entre WTW y sus sistemas HRIS, de nóminas y de proveedores. Normalmente, se utiliza un SFTP acordado con la opción de cifrado PGP. Alternativamente, también podemos proporcionar nuestra propia plataforma segura de intercambio de archivos en aquellos casos en que el SFTP no sea compatible.

• Beneficios ya configurados con descuentos acordados, economía de escala, ventajas fiscales.

Principales características:

• Opciones de beneficios y financiación personalizadas según su perfil y reglas de elegibilidad.

• Sencillo proceso de selección en cuatro pasos, como en los portales de compra on-line, con un gráfico en la parte superior de la página web para mostrarles claramente en qué punto del proceso se encuentran.

• Una “cesta” dinámica y siempre visible para que los empleados puedan comprobar fácilmente el coste total de sus productos seleccionados.

• Un enfoque sencillo para comparar niveles de cobertura de los beneficios y opciones en una metodología de sitio web de “comparación de productos”.

• Enlaces a información y materiales de consulta para facilitar la toma de decisiones con pleno conocimiento.

• Flujo de correos electrónicos y mensajería

• Posibilidad de crear una Bolsa Flexible (compuesta por cantidades aportadas por la empresa o por la suma de los Beneficios Sociales del empleado) para destinar a la contratación de los beneficios flexibles voluntarios. La opción de crear esta Bolsa Flex facilita al empleado la elección de aquellos productos o servicios que mejor se adaptan a sus necesidades en cada momento, al tiempo que mejora su valoración del esfuerzo económico realizado por Indra, al poder destinarlo a aquello que más necesitan, sin incrementar el gasto de la empresa. El modelo de Bolsa Flex es altamente recomendable en empresas de las características de Indra, si bien debería ser objeto de análisis y valoración conjunta con su equipo de trabajo

• Actualización permanente de datos, lo que permite facilitar la información a tiempo real para la gestión de los finiquitos

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Nuestro Total Rewards Dashboard ayuda a que los empleados valoren más su compensación total con una completa descripción de su remuneración fija, variable y en especie con datos personalizados para cada individuo.

WTW ofrece una solución altamente configurable para satisfacer sus necesidades. También se puede ampliar para incluir datos e información sobre todos los aspectos de la experiencia del empleado, desde los financieros hasta el bienestar, pasando por la progresión profesional o los programas de Formación y aprendizaje, lo que le ofrece la posibilidad de ampliar su experiencia de gestión del talento en el futuro.

Principales características:

• Extracción de datos de múltiples sistemas.

• Incluye beneficios, compensación fija y variable, planes de jubilación y ahorro, beneficios voluntarios y más.

• Diseños adaptables para dispositivos móviles

• Widgets interactivos para una experiencia de usuario atractiva.

• Actualización de datos on-line con las actualizaciones de las selecciones de beneficios.

• Funcionalidad de impresión en PDF.

Seguridad y mantenimiento del sistema

Disponemos de una única versión de nuestra plataforma, que se actualiza periódicamente para todos los clientes, lo que permite a cada uno decidir si implementa las funcionalidades actualizadas. De este modo, siempre puede beneficiarse de cualquier mejora que se haya desarrollado en nuestra plataforma, desde el momento en que está disponible.

Las posibilidades de mejoras en el sistema se recogen tanto internamente como de los clientes (a través de reuniones periódicas), se documentan, se evalúa la dimensión del trabajo y, a continuación, son revisadas formalmente por representantes del negocio de cara al cliente, responsables de la tecnología y desarrolladores del sistema, para luego ser priorizadas. Una vez priorizadas, forman parte de nuestra hoja de ruta de desarrollo, visible para la empresa.

Adoptamos una metodología de desarrollo ágil con versiones de funcionalidad cada 6 semanas. Los clientes pueden “consumirlas” de forma opcional, a menos que sean esenciales o por motivos de seguridad. Cuando actualizamos componentes de nuestro sistema, seguimos nuestro enfoque establecido, según el cual todos los clientes se actualizan sin problemas.

Todos los costes son absorbidos por WTW, siempre que una función beneficie a todos los usuarios. Es esta filosofía la que nos ha permitido mantener nuestro sistema sin la distracción del control de versiones o la necesidad de que los clientes se preocupen por el software, al tiempo que permite a los clientes expresar su libertad sobre las formas en que se pueden personalizar las herramientas de WTW. Este punto está en el corazón de nuestra creencia de que el desarrollo y mantenimiento interno de software proporciona a los clientes una base de costes estable y un servicio de vanguardia y desarrollos de IT.

La seguridad de los datos es primordial, y se mantienen en todo momento los más altos niveles de seguridad mediante la adhesión a la Política de Seguridad de la Información y Protección de Datos (ISPD) de WTW.

Calendario y Plan de Implementación

Sólo tenemos una oportunidad de lanzar un nuevo sistema de beneficios y, si no se hace bien, las primeras impresiones son difíciles de corregir más adelante. Es una oportunidad para hacer balance, agilizar y automatizar la tramitación de los beneficios y crear la mejor experiencia para los empleados al tiempo que se promocionan loa beneficios disponibles.

Nuestra tecnología es rápida y fácil de configurar, pero un calendario de implantación sólido permitirá a Indra y WTW disponer del tiempo necesario para conseguir un diseño correcto, una definición de requisitos y pruebas sólidas, y desarrollar interfaces de datos, procesos y comunicaciones bien pensados. Por eso recomendamos un plazo de implantación de 7 meses (como se indica a continuación) para que el lanzamiento sea un éxito.

Estaremos encantados de discutir con usted los plazos concretos de implantación y desarrollar un calendario específico que funcione para ambas partes. He aquí nuestra propuesta de calendario en base a nuestro conocimiento de las necesidades de Indra.

• Firma de documento de alcance del proyecto

• Reunión de kick off

• Inicio formal del trabajo y plan de acción

• Identificación de aspectos clave y riesgos

• Decisión productos y proveedores especificación de requerimientos de los productos

• Discusión y aprobación

• Requerimientos para archivo de BBDD, archivo de nómina, SSO, branding administración y comunicación

• Configuración de la plataforma

• Configuración de informes

• Comunicaciones

• servicio de soporte a empleados

• Control de calidad

• Testing de funcionalidades

• Testing de administración

• Testing de aceptación (Indra)

• Comunicación a empleados

• Lanzamiento inicial

• Solicitudes por empleados

• Pedidos a proveedores

• Entrada en vigor de productos y beneficios

• Paso a administración continuada

• Primer informe para nómina

del

Gestión, control y seguimiento

proyecto por equipo conjunto Indra – WTW

Plan de Implementación

FASE 1. Consultoría

Planificación del proyecto

Se celebrará una reunión inicial para debatir y acordar las funciones y responsabilidades, identificar los flujos de trabajo clave y las dependencias, las partes interesadas, los riesgos, los objetivos y los factores de éxito.

Identificación de Requerimientos

Nuestros experimentados consultores se reunirán con el equipo de trabajo de Indra para conocer a fondo sus objetivos y los factores que lo impulsan. Aportaremos datos de mercado, una experiencia considerable en proyectos similares y conocimientos especializados para proporcionarle el apoyo y la orientación necesarios para diseñar su programa en función de sus objetivos.

Algunos de los elementos importantes que deberemos conocer en tanto que afectarán al diseño del plan de beneficios, serán la estructura de la organización, diferentes colectivos de empleados, las reglas de elegibilidad de los beneficios flexibles, la financiación o costes asumidos por la empresa tanto en relación con los Beneficios Sociales como en cualquier otro producto, políticas de beneficios actuales e identificación de áreas de mejora de las mismas, para facilitar su mayor flexibilización, comprensión y uso por los empleados y gestión posterior, etc.

Diseño. Se definirán entre otros:

• Colectivos Flex: Diferenciación por niveles, diversidad de beneficios, financiación, otros factores.

• Determinación de las cantidades disponibles para el consumo de los empleados, relación con salarios reales y de Convenio, creación de una Bolsa Flexible y definición de sus reglas de uso, etc.

• Normas generales de funcionamiento del Plan, períodos de solicitud, marco de procedimientos, datos necesarios para gestión, protección de datos.

• Relación y descripción de documentos a desarrollar: Reglamento del Plan, Documento de Novación del contrato de trabajo, documentación adicional de soporte, etc.

• Discusión de alternativas y ajustes con el Equipo de proyecto.

Definición de productos a incluir en el Plan

Trabajaremos con el equipo de Indra para identificar y definir los productos a ofrecer en la plataforma, sus opciones, reglas de contratación, costes y proveedores. Así mismo, trabajaremos de forma coordinada con nuestro equipo de Mediación de Seguros, para entender y conocer las características de los Seguros ofrecidos a través de la plataforma y definir sus reglas de configuración en el sistema. Estableceremos los procedimientos de comunicación (pedidos) y facturación con los proveedores, así como las opciones de mejora que se puedan implementar en base a nuestra experiencia.

Los beneficios a ofrecer se pueden diferenciar en varias tipologías:

Beneficios Flexibles

Beneficios Sociales

Es importante comunicar los Beneficios Sociales pagados por la empresa para mejorar su valoración por parte de los empleados.

A priori, suelen diferenciarse dos tipos de BBSS:

• Aquellos que se entregan por la empresa como parte del paquete retributivo y que no son optativos para el empleado o cuya renuncia o sustitución por otros productos se desaconseja por razones de Convenio y/o de seguridad, por ejemplo, el Seguro de Vida Corporativo.

• Y los Beneficios Sociales que pueden ser susceptibles de sustituirse por otros beneficios, generalmente productos Flex, como por ejemplo es habitualmente el caso de las cantidades aportadas por la empresa para los gastos diarios de comida. La creación de una Bolsa Flexible que sea el resultado de la suma de los costes de los Beneficios Sociales que se permitan flexibilizar, es un modo eficiente de facilitar que el empleado pueda hacer uso de esas cantidades de forma práctica y adaptada a sus necesidades, al tiempo que simplifica su comunicación a los empleados y permite, en su caso, un control de los costes de la empresa.

Basándonos en nuestro conocimiento y experiencia, el modelo de Bolsa Flex, es altamente recomendable en empresas de las características de Indra, al favorecer la flexibilización de los BBSS de una manera eficiente, sencilla, adaptada a las necesidades de los empleados y sin incrementar los costes de la compañía, mientras se mejora la comunicación. En todo caso, la definición de dicha Bolsa Flex, queda sujeta a los análisis a realizar por los consultores de WTW en colaboración con Indra, basándonos en nuestra experiencia y las mejores prácticas de mercado, para garantizar la facilidad de uso y su gestión posterior.

Store de Beneficios: productos previamente negociados y preconfigurados por WTW:

Toda la información relativa a esta fase de Consultoría y el Diseño final del Plan se plasmará en el documento de especificación de requerimientos tras las reuniones de recogida de información y requisitos con nuestros expertos en la materia.

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Definición de ficheros y transferencia segura de datos.

Se deben definir los formatos exactos de los ficheros tanto de entrada o alimentación del sistema de WTW (BBDD de empleados de Indra y en su caso archivo de carga de selecciones actuales a precargar en el sistema y/o de dependientes), como de salida de WTW a Indra (archivos para descuento en nómina, archivos adicionales de seguimiento, etc.), la frecuencia de los intercambios de ficheros, y el método seguro de transferencia, lo que permitirá una integración eficiente desde su sistema de RR.HH. hasta el sistema de nóminas y los proveedores de prestaciones. Las interfaces están totalmente integradas cuando se utilizan procesos de transferencia segura de archivos. Es fundamental diseñar procesos claros para que la administración y la tecnología funcionen eficazmente. Esto implica comprender la experiencia del empleado y los requisitos administrativos. Trazaremos cuidadosamente todos los procesos de los empleados, incluidas las altas, las bajas y los acontecimientos relacionados con el estilo de vida, y estableceremos un conjunto claro de procesos.

Diseño de la campaña de comunicación

Colaboramos en la comunicación a medida de lo que se nos solicite, desde producir los materiales para el uso de Indra hasta realizar presentaciones a los empleados.

Acordaremos un calendario de interacciones por correo electrónico con los empleados, que se puede orientar en función, por ejemplo, de la ubicación, los beneficios seleccionados y el punto del proceso de selección en el que se encuentre.

Adicionalmente, nuestra Plataforma proporciona amplia información sobre cada uno de los beneficios ofrecidos, una guía de uso del sistema y diferentes materiales de consulta e información. Ofrecemos así mismo un servicio de soporte al empleado, mediante emails generados desde la propia plataforma para que los empleados puedan plantear dudas y preguntas al equipo de expertos de WTW.

La comunicación es un elemento clave en retribución flexible, que debe plantearse en función de aspectos específicos de cada organización, culturales y en cuanto a perfiles profesionales. Nuestro planteamiento general, adaptable a cada caso, es el siguiente:

• Planificación general de las acciones de comunicación en el Equipo de Indra.

• Desarrollo por WTW para su aprobación por la Empresa tanto de los aspectos de comunicación y textos para la plataforma como los contenidos de comunicación externos al sistema en sus distintos soportes:

ƒ Textos/contenido para comunicados o información permanente realizada por Indra a través de correo electrónico, Intranet u otros soportes

ƒ Presentación (ppt) detallada para sesión/es on-line (que se pueden grabar para consulta en la Intranet)

ƒ Comunicaciones periódicas en función del momento del año/plan, participación en el sistema, cambios etc. Por ejemplo, campaña anual completa con motivo de la renovación, comunicaciones puntuales con ocasión de cambios en productos o proveedores, lanzamiento de nuevos productos, campañas específicas en función de participación, etc.

ƒ Correos a empleados que se generan desde la plataforma informativos durante el proceso de contratación

ƒ Servicio de atención al usuario

Será importante focalizar la comunicación en facilitar la transición al nuevo sistema de WTW, reforzando el mensaje en relación con los cambios positivos y mejoras que supone para los empleados, así como en la facilidad de uso de la nueva tecnología.

FASE 2. Implementación

Desarrollo del Diseño del Plan

WTW contactará con los proveedores seleccionados para obtener condiciones, apoyando a la Empresa en la toma de decisiones, coordinando la firma de los contratos por la Empresa y estableciendo los procedimientos de gestión de proveedores (restaurante, guardería, aseguradoras de salud…) teniendo en cuenta los requerimientos previamente definidos en relación con las diferencias por colectivos, opciones y costes.

Documentación de Soporte

WTW elaborará los siguientes documentos, a revisar y aprobar por Indra:

• Reglamento del Plan de Retribución Flexible de los empleados de Indra

• Modificación novativa del Contrato de trabajo.

Configuración y definición de procesos

El sistema se configurará según las especificaciones acordadas con usted sobre el funcionamiento del plan, garantizando la transferencia segura a través de SFTP y configurando el sistema para la comunicación de datos con la frecuencia que se haya definido en los requerimientos. Garantizando que se pueda desarrollar una gestión eficiente de los procesos administrativos tales como eventos de vida, cambios en las condiciones de los empleados y en su elegibilidad de productos, altas y bajas en la empresa o tramitación de finiquitos

Testeo

La fase de ejecución reúne todos los elementos de diseño e intermediación y transforma esta información en resultados tangibles. Esto incluye tanto los materiales de comunicación como la configuración del sistema. WTW le proporcionará una solución externalizada de principio a fin para el diseño renovado de su programa de beneficios flexibles. La tecnología utilizada será flexible y fácilmente configurable para implementar el diseño deseado. El sistema será testado por el equipo asignado a su proyecto, los consultores de diseño, así como por el equipo de administración y sistemas, antes de ponerlo a disposición de su equipo para la prueba de aceptación del cliente de principio a fin. Antes de la prueba de aceptación del cliente, acordaremos los perfiles y escenarios de los usuarios de prueba y organizaremos una reunión de formación y entrega para que usted complete sus propios planes de prueba.

Campaña de comunicación

Previamente al lanzamiento de la plataforma, el equipo de WTW apoyará a Indra en el desarrollo de la campaña de comunicación a los empleados definida en la fase anterior para facilitar su conocimiento y uso del sistema.

Comunicación y Lanzamiento

Una vez que Indra esté conforme con la configuración del sistema, se enviarán comunicaciones a los empleados y se abrirá la ventana de selección. Durante el periodo de selección inicial, el equipo de WTW programará reuniones periódicas para poner al día a su equipo y apoyar la campaña de comunicación a los empleados. En base al calendario acordado se realizará el envío de comunicaciones por correo electrónico a los empleados y habilitaremos el Servicio de Atención al empleado (“Contáctenos”) para su comunicación directa con nuestro equipo de soporte en caso de dudas, consultas o incidencias de cualquier tipo.

FASE 3. Soporte y actualizaciones

La administración del Plan es una actuación continuada a lo largo del tiempo, que se desarrollará en ciclos anuales coincidentes con el año natural. Todos los años habrá una ventana anual de solicitud de productos a final de año para productos con efecto el año siguiente; posteriormente, los usuarios podrán realizar nuevas solicitudes o modificación de las ya efectuadas en cualquier momento, sujeto a un calendario mensual, para los productos que en los que así se permita por la empresa.

Nuestros objetivos en la administración del Plan son tres: alta calidad de servicio, atención óptima al usuario y máxima reducción de la carga de trabajo de los profesionales de RRHH de Indra.

Atención al usuario

A través de nuestro servicio “Contáctenos” disponible en Embark y que se habilita desde el mismo momento en que la plataforma se pone a disposición de los empleados, estos pueden desde la propia herramienta contactar con el equipo de expertos en beneficios de WTW para poder plantear sus consultas, recibir ayuda o exponer cualquier necesidad o incidencia.

Un amplio equipo de especialistas atiende las consultas de los usuarios, en base a su tipología (cuestiones técnicas, consultas sobre beneficios, consultas sobre seguros de salud, etc.) Lo que permite asegurar la respuesta adecuada a cada caso, así como su monitorización, comprobación del estado de cada una y escalamiento oportunos.

Gestión administrativa

Tras el cierre de la ventana inicial de contratación, y de acuerdo con el calendario administrativo acordado con Indra para todo el año, WTW procederá a generar los reportes de pedidos a los diferentes proveedores, hará seguimiento de las entregas, gestión de las incidencias y control de la facturación con los proveedores de los servicios ofertados (Compañías aseguradoras, Arval, Sodexo o cualquier otra entidad que ofrezca sus productos o servicios a los profesionales de Indra dentro del Plan).

De forma mensual se generarán los ficheros para descuento en nómina, en las fechas y formatos acordados con Indra, así como un Reporte de seguimiento para la monitorización de la participación y actividad del Plan y se producirá en la fecha que se requiera la información necesaria para la gestión por parte de RRHH de los finiquitos.

Accesos para Indra

De manera adicional al material y documentación proporcionado por WTW para que Indra pueda:

• Proceder a los descuentos en nómina

• Pago de facturas de los proveedores previamente contrastadas por nuestro equipo de trabajo

• Monitorización completa del Plan,

Podemos dar acceso al equipo de Indra a nuestro módulo de Administración, con los roles y permisos que se resumen a continuación.

Reporte anual

Informe global de seguimiento para RRHH. Adicionalmente a la información proporcionada regularmente, una vez al año, WTW elaborará un informe de gestión con diversas estadísticas: número de productos totales, por producto y medias por empleado, importe total de productos e importe medio por empleado participante, etc., así como datos de atención a usuarios. Este informe se presenta en una reunión unas semanas antes de la ventana anual, en la que también se revisa el año del Plan y se planifica la siguiente ventana.

Revisión y compromisos continuos

Trabajaremos con usted en los ciclos iniciales para que los procesos se desarrollen con normalidad. Tras el lanzamiento, nos reuniremos con usted para debatir y revisar la implantación inicial y mantendremos una comunicación continuada para garantizar la actualización adecuada del sistema que promociona los beneficios a los empleados durante todo el año, y el conocimiento actualizado del estado del Plan por parte de Indra.

Tecnología que permite una interacción fluida con los sistemas de RRHH y nóminas de Indra

La integración y el trabajo con los proveedores de sistemas de RRHH y nóminas es esencial para lograr nuestro objetivo de ofrecer y gestionar un plan de beneficios de forma eficiente, y trabajamos con los principales proveedores de sistemas de RRHH, incluido SAP.

Nuestro equipo de proyecto trabajará con usted para acordar una especificación de archivos que garantice que los datos de los empleados se transfieren sin problemas desde su sistema de RR.HH. a través de SFTP a nuestro sistema global de registro. Como parte de la transición, trabajaremos con las personas adecuadas de su empresa para acordar los formatos y el protocolo de transferencia tanto para el archivo de entrada de RR.HH. como para el archivo de salida de nóminas. Parte de la configuración consiste en comprender cualquier indicador en sus datos que nos ayude a identificar el derecho o reglas de elegibilidad de los beneficios. Este proceso garantiza que el paquete de beneficios se asigne sin ninguna intervención manual. La validación también está integrada en el sistema para que, una vez aceptado y cargado el archivo, los registros de los empleados se actualicen inmediatamente.

Nuestro equipo de proyecto también trabajará con usted y sus proveedores de nóminas para acordar una especificación de archivo y la creación de elementos de nómina para apoyar una interfaz sin fisuras a sus diversas nóminas con un archivo a medida que puede ser absorbido en su nómina para crear los ingresos y las deducciones necesarias sin necesidad de intervención manual.

Como parte de un modelo de administración totalmente integrado, los informes a proveedores y de nóminas son generados automáticamente por nuestro sistema, verificados por nosotros y enviados a los destinos correctos a través de un SFTP seguro con la opción de cifrado PGP. Los requisitos de elaboración de informes se acuerdan y planifican en una fase temprana de la implantación y se prueban por completo antes de la puesta en marcha. Nuestro sistema elabora todos los informes y los comprueba para garantizar que se ajustan a las especificaciones acordadas. El proceso automatizado también seguirá los procesos acordados para bajas, altas y cambios, y si hubiera algún cambio en los datos sobre el que hubiera que actuar. Acordaremos con usted el proceso de tránsito de datos antes de la primera transferencia de archivos para garantizar que disponemos de un enfoque seguro y consensuado.

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