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Plan de Implementación
FASE 1. Consultoría
Planificación del proyecto
Se celebrará una reunión inicial para debatir y acordar las funciones y responsabilidades, identificar los flujos de trabajo clave y las dependencias, las partes interesadas, los riesgos, los objetivos y los factores de éxito.
Identificación de Requerimientos
Nuestros experimentados consultores se reunirán con el equipo de trabajo de Indra para conocer a fondo sus objetivos y los factores que lo impulsan. Aportaremos datos de mercado, una experiencia considerable en proyectos similares y conocimientos especializados para proporcionarle el apoyo y la orientación necesarios para diseñar su programa en función de sus objetivos.
Algunos de los elementos importantes que deberemos conocer en tanto que afectarán al diseño del plan de beneficios, serán la estructura de la organización, diferentes colectivos de empleados, las reglas de elegibilidad de los beneficios flexibles, la financiación o costes asumidos por la empresa tanto en relación con los Beneficios Sociales como en cualquier otro producto, políticas de beneficios actuales e identificación de áreas de mejora de las mismas, para facilitar su mayor flexibilización, comprensión y uso por los empleados y gestión posterior, etc.
Diseño. Se definirán entre otros:
• Colectivos Flex: Diferenciación por niveles, diversidad de beneficios, financiación, otros factores.
• Determinación de las cantidades disponibles para el consumo de los empleados, relación con salarios reales y de Convenio, creación de una Bolsa Flexible y definición de sus reglas de uso, etc.
• Normas generales de funcionamiento del Plan, períodos de solicitud, marco de procedimientos, datos necesarios para gestión, protección de datos.
• Relación y descripción de documentos a desarrollar: Reglamento del Plan, Documento de Novación del contrato de trabajo, documentación adicional de soporte, etc.
• Discusión de alternativas y ajustes con el Equipo de proyecto.
Definición de productos a incluir en el Plan
Trabajaremos con el equipo de Indra para identificar y definir los productos a ofrecer en la plataforma, sus opciones, reglas de contratación, costes y proveedores. Así mismo, trabajaremos de forma coordinada con nuestro equipo de Mediación de Seguros, para entender y conocer las características de los Seguros ofrecidos a través de la plataforma y definir sus reglas de configuración en el sistema. Estableceremos los procedimientos de comunicación (pedidos) y facturación con los proveedores, así como las opciones de mejora que se puedan implementar en base a nuestra experiencia.
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Los beneficios a ofrecer se pueden diferenciar en varias tipologías:
Beneficios Flexibles
Beneficios Sociales
Es importante comunicar los Beneficios Sociales pagados por la empresa para mejorar su valoración por parte de los empleados.
A priori, suelen diferenciarse dos tipos de BBSS:
• Aquellos que se entregan por la empresa como parte del paquete retributivo y que no son optativos para el empleado o cuya renuncia o sustitución por otros productos se desaconseja por razones de Convenio y/o de seguridad, por ejemplo, el Seguro de Vida Corporativo.
• Y los Beneficios Sociales que pueden ser susceptibles de sustituirse por otros beneficios, generalmente productos Flex, como por ejemplo es habitualmente el caso de las cantidades aportadas por la empresa para los gastos diarios de comida. La creación de una Bolsa Flexible que sea el resultado de la suma de los costes de los Beneficios Sociales que se permitan flexibilizar, es un modo eficiente de facilitar que el empleado pueda hacer uso de esas cantidades de forma práctica y adaptada a sus necesidades, al tiempo que simplifica su comunicación a los empleados y permite, en su caso, un control de los costes de la empresa.
Basándonos en nuestro conocimiento y experiencia, el modelo de Bolsa Flex, es altamente recomendable en empresas de las características de Indra, al favorecer la flexibilización de los BBSS de una manera eficiente, sencilla, adaptada a las necesidades de los empleados y sin incrementar los costes de la compañía, mientras se mejora la comunicación. En todo caso, la definición de dicha Bolsa Flex, queda sujeta a los análisis a realizar por los consultores de WTW en colaboración con Indra, basándonos en nuestra experiencia y las mejores prácticas de mercado, para garantizar la facilidad de uso y su gestión posterior.
Store de Beneficios: productos previamente negociados y preconfigurados por WTW:
Toda la información relativa a esta fase de Consultoría y el Diseño final del Plan se plasmará en el documento de especificación de requerimientos tras las reuniones de recogida de información y requisitos con nuestros expertos en la materia.
Definición de ficheros y transferencia segura de datos.
Se deben definir los formatos exactos de los ficheros tanto de entrada o alimentación del sistema de WTW (BBDD de empleados de Indra y en su caso archivo de carga de selecciones actuales a precargar en el sistema y/o de dependientes), como de salida de WTW a Indra (archivos para descuento en nómina, archivos adicionales de seguimiento, etc.), la frecuencia de los intercambios de ficheros, y el método seguro de transferencia, lo que permitirá una integración eficiente desde su sistema de RR.HH. hasta el sistema de nóminas y los proveedores de prestaciones. Las interfaces están totalmente integradas cuando se utilizan procesos de transferencia segura de archivos. Es fundamental diseñar procesos claros para que la administración y la tecnología funcionen eficazmente. Esto implica comprender la experiencia del empleado y los requisitos administrativos. Trazaremos cuidadosamente todos los procesos de los empleados, incluidas las altas, las bajas y los acontecimientos relacionados con el estilo de vida, y estableceremos un conjunto claro de procesos.
Diseño de la campaña de comunicación
Colaboramos en la comunicación a medida de lo que se nos solicite, desde producir los materiales para el uso de Indra hasta realizar presentaciones a los empleados.
Acordaremos un calendario de interacciones por correo electrónico con los empleados, que se puede orientar en función, por ejemplo, de la ubicación, los beneficios seleccionados y el punto del proceso de selección en el que se encuentre.
Adicionalmente, nuestra Plataforma proporciona amplia información sobre cada uno de los beneficios ofrecidos, una guía de uso del sistema y diferentes materiales de consulta e información. Ofrecemos así mismo un servicio de soporte al empleado, mediante emails generados desde la propia plataforma para que los empleados puedan plantear dudas y preguntas al equipo de expertos de WTW.
La comunicación es un elemento clave en retribución flexible, que debe plantearse en función de aspectos específicos de cada organización, culturales y en cuanto a perfiles profesionales. Nuestro planteamiento general, adaptable a cada caso, es el siguiente:
• Planificación general de las acciones de comunicación en el Equipo de Indra.
• Desarrollo por WTW para su aprobación por la Empresa tanto de los aspectos de comunicación y textos para la plataforma como los contenidos de comunicación externos al sistema en sus distintos soportes:
Textos/contenido para comunicados o información permanente realizada por Indra a través de correo electrónico, Intranet u otros soportes
Presentación (ppt) detallada para sesión/es on-line (que se pueden grabar para consulta en la Intranet)
Comunicaciones periódicas en función del momento del año/plan, participación en el sistema, cambios etc. Por ejemplo, campaña anual completa con motivo de la renovación, comunicaciones puntuales con ocasión de cambios en productos o proveedores, lanzamiento de nuevos productos, campañas específicas en función de participación, etc.
Correos a empleados que se generan desde la plataforma informativos durante el proceso de contratación
Servicio de atención al usuario
Será importante focalizar la comunicación en facilitar la transición al nuevo sistema de WTW, reforzando el mensaje en relación con los cambios positivos y mejoras que supone para los empleados, así como en la facilidad de uso de la nueva tecnología.
FASE 2. Implementación
Desarrollo del Diseño del Plan
WTW contactará con los proveedores seleccionados para obtener condiciones, apoyando a la Empresa en la toma de decisiones, coordinando la firma de los contratos por la Empresa y estableciendo los procedimientos de gestión de proveedores (restaurante, guardería, aseguradoras de salud…) teniendo en cuenta los requerimientos previamente definidos en relación con las diferencias por colectivos, opciones y costes.
Documentación de Soporte
WTW elaborará los siguientes documentos, a revisar y aprobar por Indra:
• Reglamento del Plan de Retribución Flexible de los empleados de Indra
• Modificación novativa del Contrato de trabajo.
Configuración y definición de procesos
El sistema se configurará según las especificaciones acordadas con usted sobre el funcionamiento del plan, garantizando la transferencia segura a través de SFTP y configurando el sistema para la comunicación de datos con la frecuencia que se haya definido en los requerimientos. Garantizando que se pueda desarrollar una gestión eficiente de los procesos administrativos tales como eventos de vida, cambios en las condiciones de los empleados y en su elegibilidad de productos, altas y bajas en la empresa o tramitación de finiquitos
Testeo
La fase de ejecución reúne todos los elementos de diseño e intermediación y transforma esta información en resultados tangibles. Esto incluye tanto los materiales de comunicación como la configuración del sistema. WTW le proporcionará una solución externalizada de principio a fin para el diseño renovado de su programa de beneficios flexibles. La tecnología utilizada será flexible y fácilmente configurable para implementar el diseño deseado. El sistema será testado por el equipo asignado a su proyecto, los consultores de diseño, así como por el equipo de administración y sistemas, antes de ponerlo a disposición de su equipo para la prueba de aceptación del cliente de principio a fin. Antes de la prueba de aceptación del cliente, acordaremos los perfiles y escenarios de los usuarios de prueba y organizaremos una reunión de formación y entrega para que usted complete sus propios planes de prueba.
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Campaña de comunicación
Previamente al lanzamiento de la plataforma, el equipo de WTW apoyará a Indra en el desarrollo de la campaña de comunicación a los empleados definida en la fase anterior para facilitar su conocimiento y uso del sistema.
Comunicación y Lanzamiento
Una vez que Indra esté conforme con la configuración del sistema, se enviarán comunicaciones a los empleados y se abrirá la ventana de selección. Durante el periodo de selección inicial, el equipo de WTW programará reuniones periódicas para poner al día a su equipo y apoyar la campaña de comunicación a los empleados. En base al calendario acordado se realizará el envío de comunicaciones por correo electrónico a los empleados y habilitaremos el Servicio de Atención al empleado (“Contáctenos”) para su comunicación directa con nuestro equipo de soporte en caso de dudas, consultas o incidencias de cualquier tipo.
FASE 3. Soporte y actualizaciones
La administración del Plan es una actuación continuada a lo largo del tiempo, que se desarrollará en ciclos anuales coincidentes con el año natural. Todos los años habrá una ventana anual de solicitud de productos a final de año para productos con efecto el año siguiente; posteriormente, los usuarios podrán realizar nuevas solicitudes o modificación de las ya efectuadas en cualquier momento, sujeto a un calendario mensual, para los productos que en los que así se permita por la empresa.
Nuestros objetivos en la administración del Plan son tres: alta calidad de servicio, atención óptima al usuario y máxima reducción de la carga de trabajo de los profesionales de RRHH de Indra.
Atención al usuario
A través de nuestro servicio “Contáctenos” disponible en Embark y que se habilita desde el mismo momento en que la plataforma se pone a disposición de los empleados, estos pueden desde la propia herramienta contactar con el equipo de expertos en beneficios de WTW para poder plantear sus consultas, recibir ayuda o exponer cualquier necesidad o incidencia.
Existe un sistema de distribución de las consultas a través de tiquets, que permite redireccionamiento a los especialistas adecuados, según su tipología (cuestiones técnicas, consultas sobre beneficios, consultas sobre Seguros de Salud, etc) así como su monitorización, comprobación del estado de cada una y escalamiento en los casos oportunos.
Gestión administrativa
Tras el cierre de la ventana inicial de contratación, y de acuerdo con el calendario administrativo acordado con Indra para todo el año, WTW procederá a generar los reportes de pedidos a los diferentes proveedores, hará seguimiento de las entregas, gestión de las incidencias y control de la facturación con los proveedores de los servicios ofertados (Compañías aseguradoras, Arval, Sodexo o cualquier otra entidad que ofrezca sus productos o servicios a los profesionales de Indra dentro del Plan).
De forma mensual se generarán los ficheros para descuento en nómina, en las fechas y formatos acordados con Indra, así como un Reporte de seguimiento para la monitorización de la participación y actividad del Plan y se producirá en la fecha que se requiera la información necesaria para la gestión por parte de RRHH de los finiquitos.
Accesos para Indra
De manera adicional al material y documentación proporcionado por WTW para que Indra pueda:
• Proceder a los descuentos en nómina
• Pago de facturas de los proveedores previamente contrastadas por nuestro equipo de trabajo
• Monitorización completa del Plan,
Podemos dar acceso al equipo de Indra a nuestro módulo de Administración, con los roles y permisos que se resumen a continuación.
Reporte anual
Informe global de seguimiento para RRHH. Adicionalmente a la información proporcionada regularmente, una vez al año, WTW elaborará un informe de gestión con diversas estadísticas: número de productos totales, por producto y medias por empleado, importe total de productos e importe medio por empleado participante, etc., así como datos de atención a usuarios. Este informe se presenta en una reunión unas semanas antes de la ventana anual, en la que también se revisa el año del Plan y se planifica la siguiente ventana.
Revisión y compromisos continuos
Trabajaremos con usted en los ciclos iniciales para que los procesos se desarrollen con normalidad. Tras el lanzamiento, nos reuniremos con usted para debatir y revisar la implantación inicial y mantendremos una comunicación continuada para garantizar la actualización adecuada del sistema que promociona los beneficios a los empleados durante todo el año, y el conocimiento actualizado del estado del Plan por parte de Indra.
Tecnología que permite una interacción fluida con los sistemas de RRHH y nóminas de Indra
La integración y el trabajo con los proveedores de sistemas de RRHH y nóminas es esencial para lograr nuestro objetivo de ofrecer y gestionar un plan de beneficios de forma eficiente, y trabajamos con los principales proveedores de sistemas de RRHH, incluido SAP.
Nuestro equipo de proyecto trabajará con usted para acordar una especificación de archivos que garantice que los datos de los empleados se transfieren sin problemas desde su sistema de RR.HH. a través de SFTP a nuestro sistema global de registro. Como parte de la transición, trabajaremos con las personas adecuadas de su empresa para acordar los formatos y el protocolo de transferencia tanto para el archivo de entrada de RR.HH. como para el archivo de salida de nóminas. Parte de la configuración consiste en comprender cualquier indicador en sus datos que nos ayude a identificar el derecho o reglas de elegibilidad de los beneficios. Este proceso garantiza que el paquete de beneficios se asigne sin ninguna intervención manual. La validación también está integrada en el sistema para que, una vez aceptado y cargado el archivo, los registros de los empleados se actualicen inmediatamente.
Nuestro equipo de proyecto también trabajará con usted y sus proveedores de nóminas para acordar una especificación de archivo y la creación de elementos de nómina para apoyar una interfaz sin fisuras a sus diversas nóminas con un archivo a medida que puede ser absorbido en su nómina para crear los ingresos y las deducciones necesarias sin necesidad de intervención manual.
Como parte de un modelo de administración totalmente integrado, los informes a proveedores y de nóminas son generados automáticamente por nuestro sistema, verificados por nosotros y enviados a los destinos correctos a través de un SFTP seguro con la opción de cifrado PGP. Los requisitos de elaboración de informes se acuerdan y planifican en una fase temprana de la implantación y se prueban por completo antes de la puesta en marcha. Nuestro sistema elabora todos los informes y los comprueba para garantizar que se ajustan a las especificaciones acordadas.
El proceso automatizado también seguirá los procesos acordados para bajas, altas y cambios, y si hubiera algún cambio en los datos sobre el que hubiera que actuar. Acordaremos con usted el proceso de tránsito de datos antes de la primera transferencia de archivos para garantizar que disponemos de un enfoque seguro y consensuado.
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