Velkomstpakken til den nye medarbejder

Velkomstpakken til den nye medarbejder

En VELKOMSTHILSEN har udelukkende til formål at byde velkommen.

En VELKOMSTPAKKE derimod skal formidle viden om virksomheden og bestå af en række vigtige informationer, som skal lande hos nye medarbejdere netop på det tidspunkt, hvor de er klar til at forberede sig på deres nye arbejdsliv.

Når den nye medarbejder får mulighed for at forberede sig inden sin jobstart, så hjælper det til, at eventuel nervøsitet for alt det nye skubbes i baggrunden.

På den måde vil begejstringen for nyt job, ny arbejdsplads, ny leder og nye kolleger kunne tage over.

En velkomstpakke er ikke nødvendigvis en fysisk pakke.

Det kan være en mail med informationer og viden, eller det kan være i form af en digital platform, der indeholder skræddersyet viden og læring målrettet den nye kollega Indholdet i velkomstpakken skal give den nye medarbejder adgang til essentiel viden.

Prøv at sætte dig i den nye medarbejders sted og brug som rettesnor, hvad du selv ville have behov for af viden, inden du skulle starte i det konkrete job.

Derfor handler det ikke nødvendigvis om meget viden men om den rigtige viden.

På de næste sider kan du se forslag til, hvilken information og viden, der kan være relevant for den nye medarbejder som en del af deres ‘velkomstpakke’.

FORTÆLLINGEN BAG og den røde tråd.

Hvor kom I fra, hvor er I lige nu, og hvor er I på vej hen?

Alle virksomheder har en historie om, hvorfor de er til. Den kan være kort eller lang, udyrket eller gennemarbejdet, bevidst eller ubevidst en del af jeres strategiske ramme.

Fortællingen vil hjælpe jeres nye medarbejdere til at føle sig som en del af noget større.

Hvad driver medarbejderne hver dag, og hvor gør I en forskel?

Jeres fortælling må gerne være mere end en introduktion til jeres MISSION, VISION & STRATEGI. Det har jeres nye medarbejder allerede læst sig til eller fået præsenteret i forbindelse med rekrutteringen.

I skal fortælle, hvorfor I er en spændende virksomhed og om stoltheden ved jeres produkter eller services.

Det kan fx være en medarbejder, der fortæller, så budskabet kan blive målrettet den nye medarbejder.

Fortællingen kan også indeholde tilkendegivelser fra kunder eller andre eksterne samarbejdspartnere.

Politikker og procedurer – men kun de allervigtigste!

Der kan være information, som er afgørende at vide som ny.

Fx omkring adgangsforhold, sikkerhed og arbejdsmiljø, IT, arbejdstid Vær opmærksom på, at der er en begrænsning på, hvor meget en ny medarbejder kan absorbere.

Hvis I har en medarbejder/personalehåndbog – kan I fx give medarbejderen adgang til den.

Men husk at regler glider lettere ned, hvis man forstår, hvorfor de er vigtige. Dosér i passende mængder!

Viden om organisationen Hvordan er I organiseret? Helt praktisk – lav et ’kort’, der viser, hvor de forskellige afdelinger, mødelokaler osv. er placeret.

Information om indretningen på jeres arbejdsplads kan være vigtig for den nye kollega, herunder ’hvordan ser min arbejdsstation ud’.

Derudover kan kontaktoplysningerne på både nærmeste leder, kolleger og eventuel mentor eller buddy give den nye medarbejder en fornemmelse af at have en ’livline’.

I kan også supplere med en kort præsentation af hele afdelingen eller individuelle historier fra de nærmeste kolleger.

Hver arbejdsplads har sit eget sprog Det kan være jeres faglige terminologi, men det kan også være ord, begreber og vendinger, som er blevet naturlige for jer at bruge i jeres beskrivelser eller i den daglige kommunikation.

Dem kender jeres nye kollega ikke!

Derfor kan en ’oversættelse’ hjælpe den nye medarbejder med at få de mest anvendte termer ind under huden.

E-learning, selvstudie og corporate compliance træning - kært barn har mange navneAl træning før jobstart skal selvfølgelig

sættes i relation til den funktion og det arbejdsområde, medarbejderen skal have.

Træningen kan være obligatorisk, når det handler om love, regler og regulativer, som er generelle og særligt vigtige for virksomheden. Fx når det er af afgørende betydning, at medarbejderne ikke overtræder gældende lovgivning.

Træningen kan dreje sig om særlige kvalitetskrav, temaer indenfor jeres arbejdsmiljø eller produktspecifik viden. Det kan være en måde tidligt at blive opdateret på eget fag- eller arbejdsområde.

Al træning og selvstudie skal være baseret på troværdige scenarier og være skridtet før den egentlige organisatoriske og faglige træning, der igangsættes, når medarbejderen er startet i jobbet.

En digital platform egner sig rigtig godt til gennemføre selvstudie og træning før den egentlige jobstart.

Kultur og værdier Er rigtig svær ‘at putte i en pakke’.

Den nye medarbejder har sikkert allerede orienteret sig på jeres hjemmeside, men det skrevne bliver ofte lidt endimensionelt.

Jeres værdisæt er en del af jeres kultur. Men kulturen defineres også af de kutymer og indbyrdes aftaler I har, uden at I nødvendigvis taler om dem.

Det er den usynlige lim, der binder organisationen sammen. Det er indretningen, dresscoden og hvordan I kommunikerer med hinanden.

Kulturen er svær at beskrive med ord Lav korte videosekvenser, der illustrerer ’an awesome day at work’ eller brug korte fortællinger fra medarbejderne til at illustrere, hvad der kendetegner jeres kultur.

Trivselsmålinger eller handlingsplaner på baggrund af den seneste arbejdspladsvurdering (APV), kan være med til vise, hvad I prioriterer hos jer.

Mange af jeres nyheder kan give den nye medarbejder indblik i, hvad der fylder hos jer lige nu.

Referater fra tidligere afdelingsmøder kan give et godt indblik i, dynamikken i afdelingen.

Medarbejderinformationer Medarbejderen kan med fordel inden jobstart sende nødvendige personlige data til jer på en sikker måde.

Adgang til jeres medarbejderportal kan derfor have et praktisk formål i forhold til registrering af data, men det kan også give den nye medarbejder mulighed for at orientere sig. I kan få introduceret de nærmeste kolleger og andre nøglepersoner for jeres nye kollega.

Et indblik i egen og kollegernes jobprofil kan give den nye medarbejder et billede af tværorganisatoriske sammenhænge.

Ny i jobbet, i byen og i landet Er der tale om udenlandske medarbejdere, sĂĽ er information om at bo og arbejde i Danmark ogsĂĽ essentiel.

Det kan vĂŚre fra det rent lavpraktiske til det, der handler mere om det sociale og det at tilpasse sig en ny kultur og et nyt arbejds- og fritidsliv.

Her pü siden kan du finde viden og vÌrktøjer til at arbejde med netop jeres pre- og onboarding processer.

+