Informe ViveLab - Retos Datos D.C

Informe de Ejecuciรณn Componente Datos D.C.

Alcaldía Mayor de Bogotá

Raúl José Buitrago Arias Secretario General Juan Carlos Malagón Bastos Subsecretario Corporativo Sergio Martínez Alto Consejero de TIC Iván Hernández Asesor Alta Consejería de TIC Jenni Bonilla Contratista Alta Consejería de TIC

Universidad Nacional de Colombia ViveLab Bogotá

Pablo Enrique Rodríguez Director Ferney Osorio Bustamante Líder ViveLab Bogotá Paola Parra Diseñadora Gráfica Product Owner del Convenio Beatriz Piñeros Diseñadora Industrial Investigación y gestión Alejandra Celis Diseñadora Industrial Mentoría y gestión Wilmar Camilo Parra Diseñador Gráfico Jhon Alexander Garcia Magister en Ingeniería Industrial Camilo Pinzón Ingeniería de sistemas Mentoría y gestión Jhon Torres Ingeniería de sistemas Mentoría y gestión Piero Ferrari Fotografía y video

El presente documento busca ofrecer un informe de las actividades desarrolladas dentro de la estrategia de Retos Datos DC para funcionarios, con el objetivo de incentivar la liberación y publicación de datos abiertos dentro de la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá.

La primera etapa del ciclo implicó la recolección de información general sobre los conceptos y prácticas alrededor de los Datos Abiertos en el contexto local e internacional. Para completar esta primera documentación se estableció contacto con los funcionarios para conocer de primera mano su percepción y necesidades sobre la gestión de datos abiertos en las entidades de Bogotá.

Con la información obtenida en la etapa de investigación se definieron seis pasos o etapas del ciclo de vida de los datos que se deben tener en cuenta en las entidades para la gestión de información y buenas prácticas en la publicación de información: 1. Recolección adecuada de datos 2. Seleccionar datos no sensibles y accesibles 3. Alimentar la base de datos de la entidad 4. Liberar los datos en la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá 5. Compartir URL (otras plataformas, canal de transparencia, redes sociales) 6. Seguimiento a la reutilización de los datos liberados.

Estos seis pasos fueron el punto de partida para definir la estrategia a implementar, así como para diseñar la guía de liberación de datos propuesta y el detalle de aspectos tanto logísticos como humanos que se requirieron y que pueden replicarse en el mediano plazo para la implementación de la estrategia, usando como apoyo diferentes dinámicas que pretenden dar un contexto sobre la importancia de la liberación adecuada de datos por las entidades públicas, la organización interna en el equipo de trabajo de la entidad que se encarga de dichas funciones y la posterior publicación de los datasets seleccionados.

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Contenido

INTRODUCCIÓN

4

OBJETIVOS

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ETAPA DE INVESTIGACIÓN Documentación Taller de Necesidades

7 8 8

GUIA DE BUENAS PRÁCTICAS

10

ESTRATEGIA DE APROPIACIÓN Sensibilizar Cosechar Publicar

11 11 12 12

Metodología Cronograma

13 14

FASE A: Sensibilizar Minuto a minuto actividades Tanque de Tiburones Datalimpicos Círculo Dorado Desarrollo de la Fase A

15 15 16 17 18 19

FASE B: Cosechar Actividades Materiales Evidencias Desarrollo de la Fase B

21 21 21 21 22

FASE C: Publicar Minuto a minuto actividades Materiales Evidencias Desarrollo de la Fase C

24 24 25 25 25

Resultados Ventajas Desventajas Mejoras Aportes

27 30 30 30 32

EVENTO DE CIERRE Desarrollo del evento

33 35

CONCLUSIONES

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Retos Datos DC Datos abiertos

La Alta Consejería Distrital de TIC en alianza con ViveLab Bogotá realizó un ciclo de actividades en el marco del proyecto “Datos Abiertos para Bogotá”, donde se buscó promover en las entidades distritales una cultura de publicación que siga buenas prácticas y permita que los datos publicados puedan ser utilizados de forma óptima y eficiente.

Para lograr que los funcionarios de las entidades se apropien de la estrategia de publicación de datos, se desarrolló un documento guía para facilitar los procesos de publicación de datos basado en las necesidades de los funcionarios que manipulan los datos, con el fin de definir estándares que se puedan unificar en todas las entidades del distrito y se consoliden como una guía de publicación, adaptada para el mismo.

El buen uso de los datos puede generar un gran impacto a nivel económico y social a través de la creación de herramientas que evidencian las problemáticas existentes y empoderen a los ciudadanos de la información que se genera a través de las actividades estatales.

[Fig. 01] Identidad gráfica RetosDatosDC

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Objetivo General

Diseñar un programa de trabajo con los funcionarios de entidades del Distrito, para optimizar la publicación de datos, proponer estandares y generar apropiación de la cultura de datos abiertos de la ciudad.

Objetivos Especificos

• Proponer a las instituciones una serie de parámetros que deben tener en cuenta a lo largo del ciclo de vida de los datos, mediante acompañamiento al proceso particular de cada entidad.

• Sugerir hábitos que propicien buenas prácticas para la recolección de información a través de una guía de liberación y publicación de datos para el distrito.

• Enfocar estos parámetros en los usuarios finales, los ciudadanos que utilizan y analizan los datos abiertos, para fortalecer el ecosistema de innovación de la ciudad, así como la percepción de transparencia de cara a las entidades distritales.

ETAPA DE INVESTIGACIÓN

El ciclo Datos DC inició con una etapa investigativa, necesaria para entender el panorama general de la gestión de datos abiertos en las entidades gubernamentales y tener claridad en lo técnico y en lo operativo. Esto implicaba no solo hacer una revisión de documentos sino indagar a las personas que se enfrentan a la gestión y al uso de los datos.

Para lograr que los funcionarios de las entidades se apropien de la estrategia de liberación de datos y de las buenas prácticas que esto implica, fue necesario conocer los requerimientos y retos de los usuarios que manipulan los datos. Cuestionamos a los funcionarios respecto a los interrogantes más frecuentes que tienen en la publicación de datos así como las opiniones de analistas de datos que han usado datos abiertos de entidades distritales y sus expectativas.

La revisión documental y bibliográfica se hizo buscando aclarar qué consideraciones se deben tener en cuenta para revisar los datos que recogen las entidades públicas y rangos de calidad o dificultad establecidos para la liberación de datos y se realizó una búsqueda de referentes internacionales y locales revisando los estándares y alcances que tienen los Datos Abiertos en las ciudades.

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Documentación

Se hizo un levantamiento de la información del contexto de los Datos abiertos a nivel distrital, nacional y mundial, pensando en reconocer los aspectos más importantes de la recolección y publicación de datos, con miras a dar pautas en la estandarización de los procesos y lograr buenas prácticas que logren datos útiles para los ciudadanos.

Para conocer las necesidades de quienes han usado datos abiertos de entidades distritales, nos dimos a la tarea de diseñar un formulario en el que participaron algunos asistentes de anteriores maratones de datos y respondieron preguntas relacionadas con el análisis de los datos y el uso que se le da a los mismos por parte de estos usuarios y otro formulario para identificar las necesidades de los funcionarios. La documentación y resultados de esta etapa se encuentra los siguientes documentos: - Referentes de buenas prácticas en la liberación de datos.

- Necesidades de los funcionarios en los procesos de publicación de datos.

- Parámetros de liberación de datos.

Taller de necesidades

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Para conocer el estado de la gestión de datos en la entidades del distrito sabíamos que la mejor manera era hablar directamente con los encargados de publicar datos, por esto nos reunimos con los funcionarios que ya habían utilizado la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá. Diseñamos un taller al que asistieron 18 funcionarios de diferentes entidades: Secretaría de educación, Secretaría de hacienda, Secretaría de movilidad, Transmilenio, Veeduría distrital, Secretaría de ambientes, Catastro, Secretaría general, Instituto distrital de turismo, Caja de vivienda popular, Secretaría de cultura, recreación y deporte, Instituto para la economía social y de la Dirección de tecnologías de información y comunicación. Mediantes diferentes dinámicas y juegos pudimos dialogar con los funcionarios sobre los procesos, las dificultades y las expectativas que tienen las entidades distritales de cara a cumplir con las exigencias marcadas para Bogotá con los Datos abiertos.

Este taller nos permitió concluir una serie de situaciones que de manera general perciben los funcionarios en el proceso de publicación de datos y con el uso de la Plataforma de Datos Abiertos de Bogotá.

- Los funcionarios manifestaron en general tener dificultad para recibir la información de las distintas áreas de la entidad, ya sea porque no entienden la importancia de liberar los datos, porque se creen con derechos sobre dicha información o porque no saben qué información deben pasar.

- Los funcionarios no están conformes con la idea de tener que publicar la información varias veces (en el botón de transparencia de la página web, en la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá y en la plataforma del MinTic).

- No hay claridad sobre la diversidad de formatos válidos para distintos tipos de archivos (texto, datos, imágenes, mapas, entre otros).

- Los funcionarios esperan guía y apoyo de la alta dirección, del MinTic o de la Alta Consejería distrital de Tic. - Los funcionarios saben que el objetivo de publicar datos es que sea información útil para a ciudadanía.

- No se sabe cómo hacer seguimiento a la información publicada.

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GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS

La mayor conclusión identificada en la fase inicial de recolección de información es que cualquier trabajo que se haga va ser insuficiente si no se realiza un trabajo de sensibilización con los funcionarios de las entidades que deben liberar, organizar y publicar la información. Por lo anterior además de trabajar con los funcionarios en el ciclo de apropiación de buenas prácticas, también se diseñó una guía que fuera sencilla, concreta y usable. Esta guía aborda los seis retos de buenas prácticas que propone este componente:

[Fig. 02] Infografía 6 Retos

Recolecte los datos de manera adecuada

1

Libere la información más solicitada por los ciudadanos Priorice los datos

Estandarice los criterios de recolección

Formatos editables

Claridad y veracidad

INFORMACIÓN PÚBLICA

CLASIFICADA INFORMACIÓN PÚBLICA

Información completa

1 Anonimización de los datos

RESERVADA

Alimente la base de datos de la entidad

3

Defina clasificación

Título Descripción

la URL con otras plataformas

Organización (Entidad)

Establezca frecuencia

Nombre descriptivo

5

Etiquetas Licencia

4

Publique en la plataforma de Datos Abiertos

Los ciudadanos pueden conocer lo que hace la entidad y usar los datos Comparta con funcionarios

Socializar iniciativas de datos abiertos al interior de la entidad

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los datos no sensibles y accesibles

Alimente el repositorio interno con datos de calidad

Complete la Información de la meta data para cada conjunto de datos que desee subir

Comparta

2

Seleccione

Divulgación En otras plataformas en redes

Revise periódicamente cuáles son los datos más descargados de su entidad.

6

Verifique si los datos han sido reutilizados

[Fig. 03] Guia de retos Datos DC para funcionarios, portada y pags 4 y 6

ESTRATEGIA DE APROPIACIÓN

Fase A

Se propuso una metodología que busca generar una relación entre los funcionarios y las buenas prácticas que deben existir en las entidades para garantizar la calidad en la información que pueda ser publicada en la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá. La metodología se divide en tres fases que se detallan a continuación:

Sensibilizar En esta fase los funcionarios reconocieron mediante dinámicas ágiles y grupales la importancia que tiene la información para las entidades y para la ciudadanía y el trato responsable que se debe tener con ésta a lo largo del ciclo de vida. Los temas que se abordaron en esta fase fueron los siguientes: • Manejar la información desde su creación o recolección de manera estandarizada, organizada y en formatos editables.

• La sinergia como principio de trabajo en el interior de las entidades para la gestión de datos.

• Exponer resultados locales e internacionales de proyectos, donde a través del uso de Datos Abiertos los ciudadanos han desarrollado propuestas de beneficio social.

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Fase B

Cosechar “Como de la tierra se recogen los frutos, de las entidades se recogen datos”. Una vez identificados los conjuntos de datos que se pueden liberar, se organizan internamente para ser liberados. Cuando se habla de buenas prácticas en la gestión de Datos Abiertos, se habla de pasos concretos que deben llevarse a cabo en las entidades como parte de su cultura institucional, que permiten organizar y tratar con responsabilidad la información. Los pasos que se sugieren son: • Crear un repositorio de datos de carácter interno para cada entidad (Google Drive, Onedrive, Dropbox, Repositorio Web de la entidad, etc.).

• Establecer criterios para seleccionar la información (área de la entidad, datos sensibles o privados, información completa, tipo de formatos abiertos y editables, etc.

• Alimentar el repositorio con datos ya clasificados y organizados.

• Si se requiere, revisar o aprobar por parte de un área o directivo la información que queda en el repositorio para ser liberada.

Fase C

Publicar La apropiación y realización de las dos primeras fases por parte de las entidades, conlleva a finalizar la ruta con la publicación de los datasets definidos preliminarmente y subir la información en la plataforma http://datosabiertos.bogota.gov.co/ y relinkear a otras plataformas, páginas webs y redes sociales, esto implicó para las entidades: • Saber qué funcionarios manejan la cuenta creada en la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá.

• Conocer la plataforma de Datos abiertos de Bogotá.

• Publicar la URL que se genera en la plataforma de datos abiertos de Bogotá en otros espacios digitales.

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[Fig. 04] Estrategia RetosDatosDC

Metodología

La estrategia definió trabajar las tres fases descritas anteriormente con funcionarios de distintas entidades distritales, con el objetivo de propiciar en ellos las 6 etapas definidas como buenas prácticas a lo largo del ciclo de vida de los datos abiertos mediante actividades dinámicas y grupales que dejaron al final del ciclo, entidades y funcionarios con el conocimiento adecuado para la gestión de Datos Abiertos y más y mejores datos publicados en la Plataforma de Datos Abiertos de Bogotá.

Se realizaron dos encuentros grupales con funcionarios de diferentes entidades; el primero para llevar a cabo la Fase A (sensibilizar) y dar pautas para que durante dos semanas, cada entidad realizara la Fase B (cosechar) con el acompañamiento del Vivelab Bogotá en un taller específico con las entidades que manifestaron interés en ser visitadas en sus instalaciones y un último encuentro grupal donde se llevó a cabo la Fase C (publicar), con el fin de dar a conocer la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá, publicar datos por parte de las entidades participantes y obtener una valoración por parte de los funcionarios una vez interactuaron con la misma, así como una retroalimentación del proceso en términos de mejora y aprendizajes.

Con dicha metodología y atendiendo los requerimientos de alcance planteados en el componente, se propuso el siguiente esquema de trabajo para las sesiones de trabajo grupal (FASE A Y FASE C).

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Para un ciclo: - Cantidad de sesiones: dos - Cantidad de entidades: hasta ocho - Cantidad de funcionarios: equipos de tres a cuatro personas por cada entidad.

- Total de participantes: hasta 24 funcionarios en cada ciclo, de acuerdo con la cantidad de funcionarios inscritos por entidad.

- Meta: publicar hasta cinco datasets por cada entidad.

Tres ciclos completos: - Cantidad de sesiones: seis - Cantidad de entidades: hasta 24 - Total de participantes: hasta 72 funcionarios - Meta: hasta 120 datasets publicados Lugar: - La Alta Consejería Distrital de TIC - Aulas Barule Alcaldía Mayor.

- ViveLab Bogotá Hora: - Fase A: Sesiones de 4 horas. Horario sugerido 8 am a 12 m.

- Fase B: Sesión de 2 horas en las instalaciones de la entidad, según confirmación y disponibilidad de los funcionarios.

- Fase C: Sesiones de 3 horas. Horario sugerido 2 pm a 5 pm.

Mentores: - 2 moderador dinamizador.

- 2 expertos en las temáticas que se abordan en cada sesión.

- 3 personas de apoyo con conocimiento de la temática.

Cronograma

mes\día Domingo Lunes 5 4

Martes 6

Miércoles Jueves A1 8 7

Marzo

Abril

Viernes Sábado A2 10 9

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A3 15

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C3 18

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Con dicha metodología aprobada por la Alta Consejería de TIC, así como el apoyo de la entidad en la convocatoria a las diferentes sesiones grupales a las entidades que definió como participantes del proceso, se realizaron las fases propuestas como se describe en el siguiente apartado.

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Fase A Sensibilizar

La etapa de sensibilización se realizó en una jornada de 4 horas. En esta etapa del proceso el objetivo pedagógico fundamental fue la interpretación adecuada del concepto de “dato”, su ciclo de vida y las buenas prácticas para la posterior búsqueda y liberación de datos, así como al repositorio interno que se propuso crear con los funcionarios.

Minuto a minuto actividades 8:00 - 8:30

Agenda del día Presentación de participantes e instituciones.

Una persona por institución Presentación del ViveLab Bogotá - Convenio Alta Consejería Distrital de TIC Presentación estrategia (6 restos y Fases) - Video caso de éxito 5 minutos Actividad energizante 8:30 - 9:35 Sensibilización 8:30 - 9:30 Tanque de tiburones 5 minutos Cápsula de información: datos y bases de datos 9:35 - 10:00 Refrigerio 10:00 - 10:30 Datalimpicos 10:30 - 11:00 Círculo dorado 11:00 - 11:30 Cierre Que se hizo y que sigue? horarios de acompañamiento fase B Formato para verificar usuarios de la plataforma

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Tanque de tiburones

Temas: Necesidades de información de los usuarios y disponibilidad de información, aplicación de los datos, reutilizar datos.

Dinámica: En equipos por entidades van a recolectar información de las personas en la sala para la creación de un producto innovador.

1. Recolección de información: cada grupo crea un formato libre de 6 preguntas, y cada integrante lo usa para recoger la información de 3 personas.

2. Banco de datos: Publicación de los datos en carteleras 3. Se asigna al azar una categoría a cada grupo para crear un nuevo producto innovador:Plan turístico, Alimentos, Muebles, Ropa, Bolsos y maletas, Tecnología 4. Reutilizar la información: Cada grupo elegirá del banco de datos la información que más le sirva 5. Análisis y creación de producto 6. Presentación del producto y matriz de cómo usaron los datos 7. Evaluación y Premiación: Cada grupo votará por el mejor generador de información y por el mejor uso de la información para la innovación de producto.

Tiempo: 60 minutos 5 min Explicación y formación de equipos 5 min Creación de formato 10 min Recolección de información y publicación en carteleras 10 min Asignar categoría y reutilizar información 10 min Creación de producto 15 min Presentaciones (aprox 2 minutos por grupo) 5 min Premiación y retroalimentación Metodología: Nuevos equipos de 4 personas de diferentes entidades (aprox. 6 grupos) Materiales: Pliegos de papel, Hojas carta, Marcadores, Post it´s, Cinta

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Datalimpicos

Tema: reforzar las buenas prรกcticas en todas las etapas.

Dinรกmica: El objetivo es publicar datasets en un tiempo determinado. El ganador serรก el grupo que mรกs publique.

Tablero de juego: Un cรญrculo que representa el ciclo de vida de un dato hasta su publicaciรณn, estรก dividido en 4 secciones, cada una se asocia a un paso del proceso de publicaciรณn como la recolecciรณn o generaciรณn de datos, cosecha, publicaciรณn y reuso.

Cada secciรณn cuenta con 5 casillas de posibles prรกcticas del proceso de publicaciรณn de datos. El jugador puede caer en casillas de buenas o malas prรกcticas, en el primer caso continuarรก avanzando, en el segundo perderรก el turno y tendrรก la opciรณn de presentar una tarjeta de salvaciรณn con una buena prรกctica que contrarreste la inicial.

Si el jugador no presenta la tarjeta de salvaciรณn adecuada el dataset no se podrรก publicar y el jugador tendrรก que volver a iniciar con uno nuevo.

Al iniciar el juego se entregarรกn diez tarjetas de salvaciรณn para cada jugador. Los datasets serรกn representados con un post it y se entregarรกn al jugador al iniciar cada ronda.

Tiempo: 30 minutos 10 minutos explicaciรณn y formaciรณn de grupos 20 minutos juego - premiaciรณn (gana la persona que mรกs datasets haya publicado)

Metodologรญa: Cuatro tableros de juego, cada uno con un moderador. Las personas de cada entidad se distribuyen en cada tablero hasta completar los equipos de acuerdo al nรบmero de asistentes.

Durante el juego el moderador realiza la retroalimentaciรณn sobre buenas prรกcticas.

Materiales: Dado, 4 tableros de juego, Fichas de preguntas o salvaciรณn, Post its

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Círculo Dorado

En grupos por entidades se desarrolla un plan para la gestión que cada entidad dará a los datos antes de ser publicados a través de los tres niveles de la herramienta círculo dorado, respondiendo las preguntas: Por qué crear el repositorio de la entidad? motivación para abrir datos o compartir información. Ser idealista Cómo hacemos la estrategia? cuáles se han implementado? Por áreas, acciones, definir formato (drive, dropbox), Qué datos liberamos? Resultado - Ayudan a cumplir el por qué? cuándo se recolecta, con qué frecuencia, quién lo entrega

[Fig. 05] Circulo Dorado - Simon Sinek

Tiempo: 30 minutos

Materiales: Pliego de papel (8), Marcadores

Cierre: La sesión finaliza programando con cada entidad, el acompañamiento que se hará para la fase B.

Evidencias: Listas de asistencia, Videos y fotografías de la sesión

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Desarrollo de la Fase A

Se desarrollaron tres encuentros siguiendo la metodología descrita previamente en las siguientes fechas: Primer encuentro 07 de marzo de 2018: A este encuentro asistieron 24 funcionarios (17 hombres y 7 mujeres) de las siguientes entidades: Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Secretaría Distrital de Planeación Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital Secretaría Distrital de Hábitat y Territorio Secretaría de Gobierno Secretaría de Educación Distrital Alta Consejería Distrital de TIC Segundo encuentro 09 de marzo de 2018: A este encuentro asistieron 23 funcionarios (14 hombres y 9 mujeres) de las siguientes entidades: Secretaría Distrital de Salud Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia Secretaría Distrital de Movilidad Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - Infraestructura de Datos Espaciales del Distrito Capital Alta Consejería Distrital para las Víctimas, la Paz y la Reconciliación Secretaría Distrital de Hacienda Secretaría de Desarrollo Económico Transmilenio Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte Instituto Distrital de Gestión del Riesgo y Cambio Climático Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia Alta Consejería Distrital de TIC

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Tercer encuentro 14 de marzo de 2018: A este encuentro asistieron 23 funcionarios (17 hombres y 6 mujeres) de las siguientes entidades: Instituto Distrital de Turismo Instituto Distrital para la Protección y el Bienestar Ambiental Empresa de Acueducto de Bogotá Veeduría Distrital Caja de Vivienda Popular Instituto Desarrollo Urbano Jardín Botánico de Bogotá Secretaría Jurídica Instituto para la Economía Social A partir de las actividades desarrolladas, como principales conclusiones de dichos encuentros, los funcionarios comprendieron la importancia de entender las necesidades de los usuarios.

De este modo, en la medida en que se generen bases de datos con condiciones de calidad, es más probable el uso, análisis y aprovechamiento de los datos por parte de la ciudadanía.

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Fase B Cosechar

La etapa de cosecha se realizó durante las siguientes dos semanas posteriores al encuentro de sensibilización. En esta etapa del proceso el objetivo fundamental fue conocer e identificar el repositorio interno de cada institución, los conjuntos de datos que serían liberados, así como el proceso que internamente está llevando a cabo la entidad.

Se realizó retroalimentación y sugerencias a las entidades sobre los aspectos del proceso de recolección de datos, validación de aquellas bases de datos sugeridas por parte de la entidad a ser publicadas, y en general sobre el proceso de publicación de las mismas. Se dieron comentarios en torno a la organización interna de la entidad, estructura y calidad de la información recolectada, así como sobre los formatos sugeridos para la publicación de datasets en la plataforma. Todo lo anterior basado en la guía de publicación de datos creada para la ciudad de Bogotá por parte del Vivelab Bogotá y reforzando las acciones desarrolladas en la Fase A. Actividades Se realizó seguimiento a cada institución mediante visitas individuales, previamente acordadas con las entidades que manifestaron interés en tener dicha sesión.

Ciclo A Del marzo al 10 de Abril Ciclo B Del 10 de marzo al 12 de Abril Ciclo C Del 15 de marzo al 17 de abril Durante la visita se realizó un diagnóstico para reconocer en qué momento del ciclo de vida se encuentra la institución. Se revisaron los conjuntos de datos disponible, y se resolvieron inquietudes y generaron compromisos de cara a la Fase C. Con las entidades que así lo requerían se realizó un segundo encuentro enfocado en aplicar buenas prácticas a las bases de datos propias de la entidad. Por otra parte las entidades que lo consideraron pertinente de acuerdo a su proceso interno, enviaron por correo electrónico los conjuntos de datos y metadata para su revisión al interior del Vivelab, este a su vez remitió retroalimentación y sugerencias para mejorar de su calidad.

Materiales: Pieza impresa: Lista de chequeo basada en las buenas prácticas del ciclo de vida de los datos y Formato de retroalimentación de bases de datos Evidencias: Listas de asistencia y retroalimentaciones sobre los conjuntos de datos disponibles enviadas a las entidades.

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Desarrollo de la Fase B

Se realizaron 27 visitas a un total de 24 entidades distritales, del 9 de marzo al 16 de abril, de la siguiente manera: 9 de marzo Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Secretaría de Gobierno 12 de marzo Alta Consejería Distrital para las Víctimas, la Paz y la Reconciliación 13 de marzo Secretaría de Movilidad 14 de marzo Secretaría de Hacienda 15 de marzo Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia 16 de marzo Secretaría de Salud Secretaría de Educación Distrital 20 de marzo Secretaría de Planeación 21 de marzo Instituto Distrital de Gestión del Riesgo y Cambio Climático 22 de marzo Instituto de Desarrollo Urbano Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá 23 de marzo Transmilenio Jardín Botánico de Bogotá Instituto Distrital de Turismo 2 de abril Caja de Vivienda Popular 3 de abril Secretaría de Hacienda Secretaría General Secretaría Distrital de Hábitat y Territorio 4 de abril Instituto Distrital para la Protección y el Bienestar Ambiental Secretaría de Recreación, Cultura y Deporte 5 de abril Secretaría General - Servicio al Ciudadano Veeduría Distrital

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6 de abril Secretaría de Desarrollo Económico 11 de abril Secretaría Distrital de Hábitat y Territorio 16 de abril Instituto para la Economía Social Producto de las visitas de acompañamiento por parte del Vivelab a cada una de estas entidades que participaron en el proceso, se identificaron principalmente los siguientes hallazgos:

• Algunas entidades participantes se encuentran adscritas a otras, por lo tanto el proceso de publicación de datos no se puede realizar de manera independiente. Es el caso de la Alta Consejería para las Víctimas, la Paz y la Reconciliación y Secretaría General - Servicio al Ciudadano, cuyo proceso de publicación se vincula a la Secretaría General.

• Influye de manera determinante la disposición por parte de los funcionarios encargados de la recolección y validación de datos.

Sin el interés y la disponibilidad de parte de los funcionarios, así como la motivación de promover el tema al interior de la entidad, no es posible lograr la adecuada liberación y publicación de datos, como lo estipula la ley y requiere la ciudadanía.

• La necesidad más latente de las entidades se relaciona con la capacitación y sensibilización interna sobre buenas prácticas en cuanto a la gestión y ciclo de vida de los datos, así como conceptos técnicos básicos relacionados con los datos abiertos. Con el fin de generar sinergia entre las áreas y funcionarios.

• Las entidades identifican la necesidad de desarrollar sistemas de información alineados con datos abiertos. La mayoría de las entidades distritales participantes en el ciclo, cuentan con sistemas de información robustos y con buena visualización de información para la ciudadanía. Sin embargo se encuentran desconectados del proceso de datos abiertos y de la plataforma distrital. Posibilidades como almacenar datos en tiempo real, actualización integrada de Datasets a partir de sistemas de las entidades y visualizaciones amigables y dinámicas para la ciudadanía, podrían contribuir a la automatización del proceso en las entidades y al fortalecimiento de la plataforma de Datos Abiertos en las entidades del Distrito.

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• Como acción esencial dentro de las buenas prácticas del ciclo de vida de los datos, se recomienda definir un protocolo y mapa de ruta para el manejo de datos abiertos en la entidad, teniendo en cuenta los 6 retos y estableciendo frecuencias, áreas involucradas, estrategias para la automatización del proceso y avales necesarios.

• Las entidades de un mismo sector suelen replicar la información que se publica, a partir de la experiencia de sectores que trabajan articulados se identifica como oportunidad para el proceso de Datos Abiertos, la articulación de entidades del mismo sector, buscando optimizar los recursos, disminuir reprocesos y entregar a la ciudadanía datos de mayor calidad y valor.

• Una inquietud manifestada persistentemente por los funcionarios involucrados en el proceso de datos abiertos es que no hay claridad hacia qué usuarios están dirigidas las bases de datos publicadas (ciudadano común, analista de datos, desarrollador, entre otros), debido a los formatos recomendados para la publicación de los datasets.

Fase C Publicar

La etapa de publicación se realiza en una jornada de 3 horas. En esta etapa del proceso el objetivo fundamental es publicar en la plataforma los datos liberados por las instituciones. Adicionalmente se busca obtener una valoración por parte de los funcionarios acerca de la plataforma distrital de datos abiertos, así como una retroalimentación del proceso en términos de mejora y aprendizajes.

Minuto a minuto actividades 2:00 - 2:30

2:30 - 2:45

2:45 - 3:40

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Agenda del día Introducción Presentación Vivelab Bogotá Revisión: Contar de manera concreta los hallazgos o situaciones destacables de las jornadas de acompañamiento en la fase B Validación calidad de datos: En este espacio se busca realizar una actividad de co-evaluación con el objetivo de validar la calidad de datos de diferentes entidades.

3:40 - 4:15:

4:15 - 4:30 4:30 - 5:00

Publicación: En grupos de 2 a 3 funcionarios, subir los datasets a la plataforma y paralelamente identificar aquellos aspectos que considera se pueden mejorar del proceso diagnóstico de la plataforma .

Retrospectiva plataforma: Consolidar las observaciones en términos de ventajas, desventajas y mejoras.

Coctel de datos: refrigerio con oportunidad de generar diálogos entre los diferentes funcionarios sobre el proceso de acompañamiento, que aspectos consideran podrían funcionar en el mediano y largo plazo para seguir fortaleciendo la liberación y publicación de datos abiertos en sus respectivas entidades.

Materiales: Formatos de revisión de bases de datos y metadata, Computadores y Tablero.

Evidencias: Cantidad de Datasets liberados, Listas de asistencia y Fotografías de la sesión

Desarrollo de la Fase C

Se desarrollaron tres encuentros siguiendo la metodología descrita previamente en las siguientes fechas: Primer encuentro 10 de abril de 2018: A este encuentro asistieron 12 funcionarios (8 hombres y 4 mujeres) de las siguientes entidades: Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Secretaría Distrital de Planeación Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital Secretaría Distrital de Hábitat y Territorio Secretaría de Gobierno Secretaría de Educación Distrital Alta Consejería Distrital de TIC

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Segundo encuentro 14 de abril de 2018: A este encuentro asistieron 15 funcionarios (10 hombres y 5 mujeres) de las siguientes entidades: Secretaría Distrital de Salud Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia Alta Consejería Distrital para las Víctimas, la Paz y la Reconciliación Secretaría Distrital de Hacienda Secretaría de Desarrollo Económico Transmilenio Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte Instituto Distrital de Gestión del Riesgo y Cambio Climático Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia Alta Consejería Distrital de TIC Tercer encuentro 17 de abril de 2018: A este encuentro asistieron 11 funcionarios (11 hombres y 0 mujeres) de las siguientes entidades: Instituto Distrital de Turismo Instituto Distrital para la Protección y el Bienestar Ambiental Veeduría Distrital Caja de Vivienda Popular Instituto Desarrollo Urbano Jardín Botánico de Bogotá Instituto para la Economía Social Secretaría Distrital de Hábitat y Territorio

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Resultados

Producto de las sesiones de publicación realizadas en el Vivelab Bogotá, se obtienen los siguientes resultados en torno a la publicación de datasets.

Para la medición se tuvo en cuenta lo siguiente: • Entidades que estuvieron en el proceso de acompañamiento.

• Cantidad de datasets publicados por dichas entidades desde el lanzamiento de la plataforma (aproximadamente septiembre de 2017 hasta el día 7 de marzo de 2018, fecha de inicio del ciclo de acompañamiento.

• La medición se efectuó posteriormente al acompañamiento a las entidades mencionadas para validar la cantidad de nuevos datasets publicados entre el 7 de marzo y el 23 de abril de 2018.

27

[Fig. 06] Tabla. Relación de datasets publicados. Elaboración propia.

Código Entidad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Entidad Acueducto Alta consejería para las víctimas, la paz y la reconciliación* Caja de vivienda popular Instituto distrital de desarrollo urbano Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático Instituto Distrital de Turismo Instituto distrital para la protección y el bienestar animal Instituto Para La Economía Social – IPES Jardín Botánico de Bogotá Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte Secretaría Distrital de Educación Secretaría de Gobierno Secretaría de Hacienda Distrital Secretaría Distrital de Desarrollo Económico Secretaría Distrital del Hábitat Secretaría Distrital de Movilidad Secretaría Distrital de Planeación Secretaría Distrital de Salud Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia Secretaría General Secretaría jurídica Transmilenio Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Unidad Administrativa Especial de Catastro - UAECD Veeduría distrital Total

Dataset Datasets publicados publicados en el anteriormente ciclo 0 0

Total Datasets en la plataforma 0

0

0

0

0

3

3

0

1

1

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1

1

0

2

2

0

6

6

2 2 0

0 0 3

2 2 3

0

0

0

4 2 0 0

2 1 1 2

6 3 1 2

2

0

2

3 0 6

0 0 1

3 0 7

5

14

19

1

1

2

3 30

0 34

3 68

*La Alta Consejería para las víctimas la paz y la reconciliación se encuentra adscrita a la Secretaría General, por lo cual no publica en la plataforma de manera independiente.

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[Fig. 07] Datasets publicados anteriormente vs Datasets publicados en el ciclo.

[Fig. 08] Total de Datasets publicados a 23 de abril de 2018.

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Producto de las sesiones de publicación realizadas en el Vivelab Bogotá, se obtuvo la valoración de los funcionarios a la plataforma de Datos Abiertos de Bogotá, de la siguiente manera:

Ventajas

- Interfaz gráfica amigable - Los pasos para la publicación son cortos - Permite subir todos los formatos - Permite hacer una breve descripción de la información y al mismo tiempo información de contacto, que es importante para posibles consultas de los usuarios - Centralizar publicación de datos abiertos para Bogotá

Desventajas

- No es clara la información que es suficiente para DESCRIPCIÓN - No se entiende de manera clara que es ETIQUETA - Las categorías no se autocompletan. Adicionalmente no está funcionando la asociaciòn de las categorías del home con las etiquetas de las bases de datos cargadas.

- La previsualizaciòn de datos no es clara - Actualización del conjunto de datos - No funciona el formato Markdown - Aún no hay campos para metadata, por lo tanto no se federa adecuadamente a www.datos.gov.co - La opción para borrar y volver a subir los recursos no es amigable - La plataforma no es intuitiva en cuanto a subir, editar y eliminar un archivo. En general la publicación es confusa y poco intuitiva.

- Cuando se sube una url como recurso del dataset no tiene la opción de eliminar - Hay campos que no funcionan como “campos personalizados” y “html” - Falta norma que haga obligatorio su uso

Mejoras

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- Evitar doble publicación - Federación automática de bases de datos y metadata a www.datos.gov.co, sin duplicación - Lograr la federación con la plataforma nacional - Mejorar el entorno gráfico de la página y la carga de documentos - Generar estadísticas mensuales o personalizadas

Mejoras

- Disponer varios usuarios por entidad dependiendo del mapa de ruta del proceso - Permitir relacionar otros conjuntos de datos en el caso de tablas relacionadas - Actualizar por registros - El formato (extensión) se debe obtener del archivo “fichero” Ej. .csv =formato.csv - Permitir cargar licencia propia, cuando así lo maneja la entidad.

Ejemplo Catastro - Incluir un mensaje en el campo etiquetas indicando que se use una de las categorías establecidas y sea la primera que se digite en el campo. Podría ser una lista desplegable o de autocompletar, con las categorías definidas y agregar la opción otros para relacionar temas adicionales - Separar los campos de categoría y etiquetas - Agregar un campo de fecha de corte de los datos en la información de la descripción de DataSet - En los campos de la metadata, lograr visualmente identificar cuales son obligatorios. Ej. poner * - En DESCRIPCIÓN indicar que tipo de información mínima se debe poner o un ejemplo - Aclara en los campos de metadata cuantos caracteres son permitidos - Permitir modificar algo de la información de la base de datos sin necesidad de borrar el recurso y cargar uno nuevo - No eliminar el recurso del DataSet, por trazabilidad de la información. En su lugar, generar la opción de activo/inactivo, manteniendo la metadata de lo que fue subido.

- Debería tener un contador de versiones o veces que han sido modificados los datasets. Esto para contar con la trazabilidad de cuando fue publicado por primera vez y cuántas actualizaciones ha tenido, como mínimo.

- Tener más opciones de autocompletar - Hacer algún tipo de diferenciación cuando el dataset correspon de a un periodo o un histórico, para facilitar la consulta al usuario - Si se adjunta el archivo de metadata que sea fácil de identificar - Campos para Metadata - Herramientas de análisis - Agregar una breve descripción sobre las licencias - Repositorio para que las personas que utilizan los datos puedan dejar sus comentarios y para qué usaron los datos - Permitir comunicarse con la entidad - Ayuda en línea

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- Tener un video tutorial que permita saber el proceso de cargue de información, en caso de que alguien nuevo lo haga o se olviden los pasos - En vista que a las entidades les piden llevar un registro o estadísticas relacionadas con las veces que han sido consultadas, descargadas o usadas las bases de datos que publican, se ha solicitado reiteradamente crear un formulario de descarga a los usuarios con la información requerida para los fines anteriormente mencionados.

- Encuesta de identificación de objetivo y uso de datos abiertos para la descargas (permite hacer seguimiento de datos abiertos) - Definir un tipo de archivo para cuando se publica url - Crear norma para hacer obligatorio su uso - Articulación con sistemas de información de las entidades para evitar actualización manual - Generar mecanismos en la plataforma para que restrinja los archivos que se cargan buscando asegurar su calidad, y que retroalimente si son validos o no de acuerdo a su contenido - Permitir que el usuario pueda editar la descripción o logo de la entidad.

- Corregir logo de Caja de Vivienda Popular, el logo que aparece es de Manizales. Se podría dejar escudo de bogotá - IDU. No tiene descripción como entidad en la plataforma - Usuarios pendientes

Aportes

Por otra parte los funcionarios aportaron comentarios, aspectos y estrategias que podrían funcionar en el mediano y largo plazo para seguir fortaleciendo la liberación y publicación de datos abiertos en sus respectivas entidades, a partir del ciclo y de su experiencia previa en Datos Abiertos.

- Retroalimentar permanentemente sobre los set de datos que tienen publicadas las entidades - Publicar desde la Alta Consejería, los casos de éxito de aplicaciones reales que se hayan logrado desde Datos Abiertos para que sean ejemplos a promulgar en las entidades - Seguir realizando talleres de retroalimentación en cuanto a las experiencias en el cargue de Datos Abiertos - Curso o taller sobre manejo y preparación de datos en software libres en las entidades - Realizar actividades de sensibilización y otros talleres dentro de las entidades

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- Seguimiento por parte de la Alta Consejería en el cumplimiento y buenas prácticas en la colocación de datos abiertos en la plataforma - Seguimiento de las mejoras propuestas - Realizar DataJam frecuentemente - Realizar ejercicios de innovación a partir de los datos abiertos - Talleres con comunidades para el uso de datos abiertos - Seguir con trabajos de reuso de datos por parte de la comunidad - Tener una plataforma de pruebas de datos abiertos y ejemplos de casos diversos que sigan el proceso completo - Ampliar la estrategia de divulgación de datos abiertos - Crear una comunidad de datos abiertos entre todos los usuarios administrativos de las entidades - Promoción conjunta de los datos abiertos de Bogotá - Certificar a las entidades y usuarios que hacen parte de talleres - Profundizar la capacitación y hacer más acompañamiento - Es importante contar con mecanismos de soporte en el uso de la plataforma - Hacer una siguiente etapa donde se dé una retroalimentación de los datos publicados a las entidades - Nuevo acompañamiento para publicar a las entidades que no pudieron hacerlo en este ciclo por problemas con su usuario.

Ejemplo IDPYBA

EVENTO DE CIERRE

El evento de cierre tuvo como objetivo mostrar el proceso, resultados y desarrollo de los proyectos realizados en el marco del convenio entre la Alta Consejería TIC de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el laboratorio ViveLab Bogotá de la Universidad Nacional de Colombia. El tema a desarrollar fue la Transformación Digital, mostrando los diferentes escenarios donde se pueden implementar novedosas tecnologías de la era digital, las cuales serán las protagonistas para llegar a la transformación y consolidación de una Bogotá Digital.

[Fig. 09] Identidad gráfica Evento Transformación Digital

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Mediante registro audiovisual, intervenciones del alto consejero TIC (Sergio Martínez), líderes de cada componente (Experiencia de aprendizaje, Prototipo Blockchain, Datos DC 2.0 y Usabilidad), testimonios de los participantes, representantes de la Universidad Nacional de Colombia (Paola Parra - Ferney Osorio ) e interacciones en el hall del evento y gracias al convenio, los invitados pudieron reconocer la importancia de la implementación de las nuevas tecnologías que mejoran los procesos de la cotidianidad para llegar a una evolución constante hacia la transformación digital de la capital colombiana. Además los asistentes pudieron establecer relaciones sobre las posibilidades de aplicación de diferentes tecnologías en los diversos sectores y contextos de la ciudad, como son la economía, la infraestructura, la educación, la sociedad, la política, la información y la cultura. Los componente desarrollados dentro de este convenio y presentados al público durante el evento, son:

- Elecciones del representante estudiantil en colegios públicos con tecnología Blockchain.

- Evaluación y experiencia del usuario del portal web de la secretaría general y el administrador de contenidos Govimetum.

- Experiencia de aprendizaje con niños de colegios del distrito, que implementan soluciones tecnológicas a problemas dentro del contexto en el que se desarrollan.

- Liberación y buenas prácticas para la publicación de Datos Abiertos del distrito

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Desarrollo del Evento

El evento se realizó el 25 de abril de 2018 en el Archivo Distrital de Bogotá.

Asistieron 89 personas de diferentes entidades del sector público y de organizaciones vinculadas a los componentes.

Las actividades y presentaciones se desarrollaron de la siguiente manera: 8:00 8:30

Ingreso y registro de invitados.

Bienvenida a los asistentes.

Presentaciones de los componentes: - Experiencia de aprendizaje.

- Prototipo Blockchain - Datos DC - Usabilidad portal web de la secretaria general y administrador de contenidos (CMS) Govimentum 10:00 Networking - cóctel 11:00 Cierre del evento.

Por otra parte en el hall del evento se presentaron de manera permanente los indicadores y aprendizajes más relevantes de los cuatro componentes por medio de paneles de exposición. El componente de Experiencia de aprendizaje contó con el acompañamiento de un grupo de estudiantes de uno de los colegios que hace parte del proyecto y pudieron compartir su experiencia y presentar su proyecto.

Con el evento Transformación Digital se deja una reflexión hacia el gran paso que está dando Bogotá para transformarse en una ciudad Digital, que le da prioridad a las tecnologías de última generación para el desarrollo de la sociedad.

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CONCLUSIONES

• Es importante entender que tratar los datos en todo su ciclo de vida implica un cambio en la Cultura organizacional de las entidades distritales.

• A pesar de que las instituciones y gobiernos establezcan legislación y plataformas para la liberación de datos, es indispensable sensibilizar a los funcionarios frente a la importancia de los datos abiertos.

• El objetivo de publicar datos, no es que queden publicados, sino que sean revisados y analizados por los ciudadanos, así que en todo el proceso de gestión de datos se debe pensar en estos usuarios.

• Al revisar todas las posibilidades que tienen los ciudadanos con la reutilización de datos, se debe hacer la reflexión de la importancia de subir datos de calidad.

• Las entidades distritales participantes en el ciclo se encuentran en estados diversos en cuanto a la apropiación del ciclo de vida de los datos y de una cultura de datos abiertos. Algunas entidades se encuentran desarrollando iniciativas avanzadas para la sensibilización interna y reuso externo de los datos, mientras otras son nuevas en el acercamiento a los conceptos técnicos básicos y no cuentan con una estructura interna adecuada para su gestión. Dadas estas diferencias, las necesidades y caminos de acción para cada una de las entidades son igualmente diferentes siendo algunos de índole técnica y otros de gestión .

• El tema de datos abiertos debe contar con una retroalimentación permanente entre usuarios/plataforma, entidades/plataforma y entidades/usuarios. Este proceso permitiría mejorar la calidad de la plataforma, las bases de datos publicados y el uso por los usuarios, basado en las necesidades de cada parte.

• Es posible fortalecer los procesos de publicación de datos en las entidades, a través de estrategìas y acompañamiento por parte del gobierno local y nacional (Alcaldía de Bogotá, Alta Consejería de TIC y Ministerio TIC), incentivando la importancia de los datos abiertos con el fin de promover las buenas prácticas y la publicación de datos de calidad.

• Es necesario que los funcionarios involucrados en el proceso de datos abiertos, además de conocer el funcionamiento general de cada área de la organización, cuenten con el conocimiento suficiente relacionado con el diseño y elaboración de bases de datos, ya que si desde la generación se implementan buenas prácticas la misma organización puede beneficiarse eliminando procesos de corrección.

• La plataforma de Datos Abiertos no responde a satisfacción las necesidades de las entidades distritales, teniendo en cuenta la naturaleza de la información de algunas de ellas, las cuales incluso podrían liberar datos en tiempo real. Por otra parte teniendo en cuenta los sistemas de información y plataformas propias de la mayoría de entidades, los cuales son más desarrollados y responden de una manera más dinámica a sus necesidades, para la automatización de publicación de Datos Abiertos y para la visualización de información para la ciudadanía.

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