Guía de Retos Datos DC para funcionarios - Julio 2018

GuĂ­a de Retos Datos DC Para funcionarios Julio 2018

Colaboradores

Alcaldía Mayor de Bogotá

Raúl José Buitrago Arias Secretario General Juan Carlos Malagón Bastos Subsecretario Corporativo Sergio Martínez Alto Consejero de TIC Iván Hernández Asesor Alta Consejería de TIC Jenni Bonilla Contratista Alta Consejería de TIC

Universidad Nacional de Colombia ViveLab Bogotá

Pablo Enrique Rodríguez Director Paola Parra Líder ViveLab Bogotá Oscar Romero Diseñador Gráfico Product Owner del Proyecto Alejandra Celis Diseñadora Industrial Mentoría y gestión Wilmar Camilo Parra Diseñador Gráfico Camilo Pinzón Ingeniero en sistemas Steven Pardo Desarrollador

Contenido

Importancia de los Datos Abiertos para las ciudades

4

1. Recolecte los datos de manera adecuada

6

2. Seleccione datos no sensibles y accesibles

9

3. Alimente la base de datos de la entidad

11

4. Publique en el portal de Datos Abiertos de BogotĂĄ

13

5. Comparta la URL en otras plataformas

16

6. VeriďŹ que si los datos liberados han sido reutilizados

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Importancia de los Datos Abiertos para las ciudades

Impacto de políticas públicas y construcción social

Control social

Empoderamiento de la ciudadanía

Transparencia

Creación y mejoramiento de productos y servicios

Mejor eficiencia y eficacia de servicios ofrecidos por el estado Medición del impacto de políticas Toma decisiones estatales

4

Importancia

Guia de Retos Datos DC

Nuevo conocimiento a partir de la analítica de datos Toma de decisiones por parte de los ciudadanos

+

Cápsula

Tener en cuenta durante todo el proceso de datos abiertos Diferencia entre un dato y una base de datos Dato

Base de datos

Practicas aplicadas a las bases de datos abiertos Malas Prácticas Formatos no editables y privativos

Buenas Prácticas Formatos libres y editables

No unificado Nombre

Cargo

Contrato

Foto

Carlos

Gerente

URL.pdf

Imagen.jpg

José

Consultor

URL.doc

Imagen.tiff

Juan

Asesor

URL.ods

Imagen.png

Unificado Nombre

Cargo

Contrato

Foto

Carlos

Gerente

URL.pdf

Imagen.jpg

José

Consultor

URL.pdf

Imagen.jpg

Juan

Asesor

URL.pdf

Imagen.jpg

Cápsula

Guia de Retos Datos DC

5

1

Recolecte los datos de manera adecuada

Estandarice los criterios de recolección de información en formularios (Uso de minúsculas, abreviaturas, casillas completas, etc)

6

Recolecte

Guia de Retos Datos DC

Unificar la forma en que se recoge la información en formularios permite tener datos más limpios, fáciles de visualizar y analizar.

1

Recolecte

Interoperabilidad Lenguaje Común Dominio semántico Facilitar el entendimiento El estándar debe cumplir con su objetivo de integrar a dos o más entidades a través de la estandarización de datos.

7 de Agosto de 2009 9 de Julio de 2008 8 de Septiembre de 2007

AAAA/MM/DD 2018 / 06 / 01

07 / 08 / 2009 08 / 07 / 09 09 / 08 / 07

Lenguaje Común de Intercambio de Información

Recolecte

Guia de Retos Datos DC

7

1

Recolecte

Archive la información en formatos editables Los datos abiertos existen para que sean manipulados, por eso no se deben usar formatos de imagen ni PDF que no permiten editar la información.

Maneje la información con claridad y veracidad (fechas, nombres y documentos) La información que se libera es usada para generar conocimiento, soluciones que benefician a los ciudadanos.

Guarde información completa La información incompleta altera los resultados de análisis.

8

Recolecte

Guia de Retos Datos DC

2

Seleccione los datos no sensibles y accesibles

1

Priorice los datos que responden a la misionalidad de su entidad, pues son los que la ciudadanía espera encontrar en sus datasets.

1

Libere la información más solicitada por los ciudadanos, esto reduce el volumen de trabajo en la entidad.

Recuerde anonimizar información clasificada y reservada

Seleccione

Guia de Retos Datos DC

9

2

Seleccione

Anonimización de datos INFORMACIÓN PÚBLICA

CLASIFICADA Información pública cuyo acceso libre puede causar daño de derechos a personas naturales o jurídicas.

Pone en riesgo la intimidad de las personas Pone en riesgo la vida, salud o seguridad de las personas.

Afecta los secretos comerciales, industriales, profesionales Afecta los derechos estipulados en el parágrafo del Art. 77/ 1474 de 2011.

INFORMACIÓN PÚBLICA

RESERVADA

Información pública cuyo acceso libre puede causar daño a los intereses públicos.

Defensa y seguridad Nacional y pública.

Relaciones internacionales.

Debido proceso en los procesos judiciales.

Derechos de la infancia y la adolescencia Estabilidad macroeconómica y financiera del país.

Salud pública.

Tomado de la guia de Datos Abiertos Colombia (MINTIC)

10

Seleccione

Guia de Retos Datos DC

3

Alimente la base de datos de la entidad

En esta fase son importantes el trabajo en equipo y la buena comunicaciรณn

Cree un repositorio de datos para la entidad, puede ser una carpeta en google drive, one drive o una carpeta en la red interna. ร ste serรก el espacio en el que se archiven los datos de todas las รกreas.

Alimente el repositorio interno con datos de calidad: informaciรณn completa, formatos editables y en las frecuencias establecidas.

Alimente

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11

3

Alimente

Definan cómo se clasificará la información en el repositorio interno (por área, por fecha, por tema).

Realice un acuerdo sobre el tiempo que toman las áreas en la generación de datos, de modo que establezca una frecuencia para actualizar o generar nuevos datos.

Nombre los archivos con un título descriptivo.

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Alimente

Guia de Retos Datos DC

4

Publique en el portal de Datos Abiertos de Bogotá

Recuerde que al publicar datos contribuye a generar más cercanía entre las instituciones públicas y el sector social

Solicite al administrador la creación del usuario de la entidad para tener acceso a la plataforma http://datosabiertos.bogota.gov.co/

Complete la Información de para cada conjunto de datos que desee subir Título:

Mantenga el nombre descriptivo con el que fue guardado en el repositorio interno.

Descripción: Agregue una explicación completa del conjunto de datos, incluyendo información que el usuario necesite al usar los datos, como el origen y tipo de información (direcciones, nombres, fechas, etc).

Etiquetas:

Escriba las palabras claves que ayudarán a los usuarios a encontrar los datos y enlazarlos con otros relacionados.

Licencia:

Debe incluir información de la licencia para que los usuarios puedan entender cómo utilizar los datos. Si requiere utilizar una licencia diferente a las mostradas, contacta al administrador del sitio.

Organización: Seleccione bajo qué organización cataloga el conjunto de datos.

(Entidad)

Publique

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13

4

Publique

Al publicar el conjuntos de datos, se tienen dos opciones: Enlazar archivo, seleccione entonces la opción “Enlaza a un archivo” o “Enlace a una API”.

Subir archivos que están en su computadora a la plataforma, seleccione “Subir un archivo”.

La plataforma mostrará el navegador de archivos para seleccionar alguno.

REVISIÓN DE BASE DE DATOS

Título descriptivo Primera columna: Identificador Único No debe contener información reservada El dato debe corresponder al nombre del atributo (columna)

Antes de publicar realice un control de calidad asegurando que la base de datos cumple con estos criterios

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Publique

Guia de Retos Datos DC

Unificar o estandarizar (todo mayúscula o todo minuscula, letras o números) Cada celda debe contener un único dato No campos vacíos No celdas combinadas No datos calculados La celda no debe incluir unidades de medida (cm, ton, %) *Incluir la información en la metadata Formato editable y libre (csv, json, ods)

4

Publique

REVISIÓN DE METADATA

Descripción general de la base de datos Breve descripción de cómo se recolectaron los datos Definición del Identificador único Definición de todos los campos

Recuerde que la base de datos siempre debe estar acompaña de la metadata, o diccionario de datos, que permite al usuario comprender mejor la información. Se recomienda que se construya en forma paralela con el dataset.

Descripción de convenciones, abreviaturas o códigos Si la base de datos hace referencia a otras tablas, se debe especificar a cuáles y dónde ubicarlas Incluir otra información relevante y específica para la comprensión de la base de datos Incluir las definiciones del lenguaje específico y técnico manejado por la entidad

Actualice los datos ya publicados en la Plataforma de Datos abiertos de Bogotá de acuerdo a la frecuencia establecida en la entidad.

Publique

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5

Comparta la URL con otras plataformas

Copie la URL de los datos que publicó y compártalo con los funcionarios de su entidad, para generar procesos internos de conocimiento de datos abiertos y despertar el interés de otras áreas a sumarse a la iniciativa de liberación y publicación de datos.

Publique la URL en otras plataformas de datos abiertos y en la web de la entidad, con la ventaja de que al actualizar los datos, todo estará actualizado sin necesidad de hacer ajustes por cada plataforma.

Publique la URL en redes sociales de la entidad, la divulgación contribuye a que la ciudadanía conozca lo que hace la entidad y se de uso a los datos publicados.

Por otro lado la posiciona entre las diferentes instancias de gobierno Distrital como un modelo a seguir.

16

Comparta

Guia de Retos Datos DC

6

Verifique si los datos han sido reutilizados

Si existen iniciativas que hayan resultado del usos de los datos abiertos de la entidad, socializar dichas experiencias al interior de la entidad permitirá que tanto ciudadanos como funcionarios se apoyen mutuamente en la detección de oportunidades con información confiable y analizada.

Revise periódicamente en la plataforma distrital cuáles son los datos publicados por su entidad más descargados, esto ayuda a medir el interés en temáticas, así como evaluar cómo lograr un mayor conocimiento y uso de la datos liberados.

Verifique

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17

+

Cápsula

Aplicar estas buenas practicas al proceso de datos abiertos de la entidad

Capacitación y Sensibilización a Funcionarios

Sistema de información alineado con Datos Abiertos

Articular entidades del mismo sector

Basado en lo establecido con las áreas misionales de su entidad determine un protocolo o procedimiento que contenga como minimo:

Definir un protocolo

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- Areas involucradas y encargados - Frecuencias de genracion y actualización - Avales - Mapa de Ruta - Registro de Publicación

Cápsula

Guia de Retos Datos DC

Recuerde que liberar y publicar datos es solo una parte del proceso, lograr actividades y estrategias para que dichos datos den un valor agregado a la toma de decisiones estĂĄ en manos de su entidad. Estas acciones ayudarĂĄn a cerrar la brecha entre el Gobierno y la ciudadanĂ­a para extender lazos de confianza, transparencia y credibilidad.

Recuerde

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