Vejledning for behandling af sager om mediation og mægling ved Voldgiftsnævnet
Forord
Der vil uundgåeligt opstå uenighed mellem parter i en byggeproces, og de fleste udfordringer løses i et godt samarbejdsklima mellem parterne Det vil for alle parter altid være en fordel at få uenigheder løst på en måde, der kan mindske besværet og udgifterne og måske endda få skabt værdi for projektet og det evt. videre samarbejde.
Mediation og mægling er gode og professionelle værktøjer til at håndtere tvister i erhvervsmæssige relationer – dvs også i bygge- og anlægsbranchen – hvor samarbejde, projekter eller kommunikation er gået i hårdknude På en forholdsvis enkel, hurtig og billig måde får parterne, der kender sagen bedst, hjælp til og stor indflydelse på selv at finde frem til passende løsninger og mulige forlig.
Erfaringer, herunder fra andre lande, viser, at både mægling og mediation ofte resulterer i forlig Hvis der ikke opnås forlig, vil processen kunne skære sagen til, mindske udestående og skabe en bedre afklaring af tvistepunkterne. Forligsprocenten i Voldgiftsnævnet er omkring 65 %.
Mediation og mægling er egnet til alle typer af tvister. Dette gælder lige fra mangler og ekstraarbejder til dagbod og godtgørelse – i både små og store sager, fra to til mange parter, og ved endnu ikke kapitaliserede krav til flercifrede millionbeløb. Mediator skal naturligvis have honorar for sit arbejde, men der spares tid og penge ved en hurtigere proces, herunder til interne forberedelser og til eksterne rådgivere og ved, at tvisten ikke eskalerer.
Processen kan anvendes under projektets udførelse og efter aflevering Den kan være særlig velvalgt i situationer, hvor tvister undervejs i projektet ønskes afklaret løbende frem for at ”samle til bunke” til efter projektets afslutning, og hvis man i øvrigt ønsker gode samarbejdsrelationer bevaret eller genoprettet.
Muligheden for mediation og mægling fremgår nu af AB 18 aftalesættene inden for byggeog anlægsarbejder, men parterne kan også i andre tilfælde aftale dette – både før og efter en evt. tvist er opstået.
Mange vil ved en uløst tvist sige, at forligsforhandlinger har været forsøgt, hvorfor der ikke kan gøres mere. Men det er ikke korrekt. Bistand af en mediator eller mægler kan skabe en helt anden synergi Mediator og mægler er upartiske og neutrale forhandlingsledere, der f eks hjælper parterne med at finde frem til konfliktens kerne, at få renset ud i misforståelser, at få skabt et overblik over ofte mange udeståender og at sikre en bedre ramme for, at parterne rent faktisk hører og bedre forstår, hvad modparten mener.
Når mediation og mægling går hurtigere end en mere traditionel rets- eller voldgiftssag, skyldes det bl.a., at der ikke gennemføres længere forudgående skriftveksling, at antallet af dokumenter, der inddrages, begrænses, og at der skal ikke føres vidner.
Processen ved Voldgiftsnævnet kan gennemføres på omkring to måneder.
Med denne vejledning lægges der op til en nærmere beskrivelse af, hvordan sagerne om mediation og mægling behandles ved Voldgiftsnævnet, f.eks. hvilke forskelle der er på mediation og mægling, hvordan sagen anlægges, hvilke formkrav der stilles, og hvordan og hvor selve forhandlingsmødet foregår.
Vejledningen er rettet mod bygge- og anlægsbranchens aktører, dvs sagens parter, partsrepræsentanter og mediatorer og mæglere ved nævnet med håb om, at vejledningen kan bidrage til en endnu bedre forståelse og dermed brug af muligheden for mediation og mægling.
Vejledningen er udarbejdet med input fra en arbejdsgruppe bestående af:
I forbindelse med revisionen af standardaftalerne i bygge- og anlægsbranchen i 2018 (AB 18) fandt AB-udvalget, der bestod af repræsentanter fra bygge- og anlægsbranchen, behov for en gennemgribende ændring af det eksisterende konfliktløsningssystem, hvor voldgift historisk set har været den mest anvendte tvisteløsningsform.
Det anføres bl a i AB-betænkningen (nr 1570) til standardaftalerne, at ”Konfliktløsning ved voldgift er dyrt, tidskrævende og ødelægger ofte samarbejdet mellem parterne Mange konflikter løses i dag ved drøftelser mellem byggeleder og entreprenør, men der vil naturligvis være tilfælde, hvor konflikterne ikke løses undervejs. Konflikter, der står uløst under byggeriet i afventning af en efterfølgende voldgiftssag, skaber i sig selv de næste konflikter. Derfor er det vigtigt, at de løses hurtigt, allerede mens byggeriet pågår.
Det har endvidere stor betydning, at det lykkes parterne selv – eventuelt med hjælp fra en tredjemand – at forlige tvisten. Dette er vigtigt for det videre samarbejde i den aktuelle sag, men også for andre projekter, som parterne samarbejder om.”
AB-udvalget anfører, at mediation og mægling kun fører til en løsning, hvis parterne bliver enige, men at erfaringer tilsiger, at et flertal af de tvister, der forsøges løst igennem en mediations- eller mæglingsproces, faktisk bliver løst ved mediationen eller mæglingen. ABudvalget har derfor fundet det hensigtsmæssigt, at parterne forpligtes til at medvirke til processen, hvis den ene part eller en voldgiftsret ønsker det.
De nærmere bestemmelser om mediation og mægling fremgår af AB 18 § 65, hvorefter en part eller en voldgiftsret kan anmode Voldgiftsnævnet om at iværksætte mediation eller mægling mellem parterne. Der er i § 65 enkelte regler for processen, men det er overladt til Voldgiftsnævnet at fastsætte nærmere procedureregler, jf. § 65, stk. 7 og 9. Tilsvarende bestemmelser gælder i ABT 18, ABR 18 og i de forenklede versioner af AB-standardaftalerne.
Voldgiftsnævnet har herefter den 17. december 2018 vedtaget ”Regler for mediation og mægling 2018”, der trådte i kraft den 1. januar 2019. Reglerne indeholder de i AB 18 forudsatte processer, men indeholder flere detaljer.
Som bilag til denne vejledning findes en række nyttige værktøjer, der også kan findes på Voldgiftsnævnets hjemmeside:
Bilag 1 Klausul om mediation og mægling til sager, hvor AB 18 ikke er aftalt
Bilag 2. Oplysning om opstart af sagen
Bilag 3. Dagsorden for mødeforberedelse
Bilag 4. Skabelon for aftale om overgang til mægling og skabelon for forligsaftale
Bilag 5. Etiske retningslinjer for mediator og mægler
Værdibyg har desuden udarbejdet en pjece om mediation og mægling
Mediation og mægling ved Voldgiftsnævnet
Voldgiftsnævnets regler for mediation og mægling 2018 finder anvendelse, hvis
1
2
parterne har vedtaget AB 18, ABR 18, ABT 18, AB Forenklet og ABR Forenklet (i det følgende under ét benævnt AB), eller
hvis parterne på anden måde har aftalt, at deres tvister skal løses ved mediation eller mægling ved Voldgiftsnævnet.
Alle sager om mediation og mægling, der indgår i Voldgiftsnævnet efter 1. januar 2019, behandles således efter 2018-reglerne, selvom aftalen evt. er indgået før den 1. januar 2019. Det er ønsket, at der skabes en ensartet proces efter Voldgiftsnævnets procesregler, hvor både parter, advokater, mediatorer og mæglere oplever en klarhed og forudsigelighed i processen, fra sagens opstart med et såkaldt startbrev til mediationens eller mæglingens gennemførelse og sagens afslutning med en afregning
Ved sagens opstart vil Voldgiftsnævnet gøre det klart, at sagen behandles efter dette regelsæt og om nødvendigt sikre, at alle parter kan bekræfte, at der foreligger en aftale eller fælles ønske om mediation eller mægling.
Voldgiftsnævnet, dvs. sekretariatet, står for det mere praktiske omkring sagens behandling, dvs. sagens oprettelse, høring af parterne, kontakt til og udpegning af mediator eller mægler, indkaldelse til møder, håndtering af sikkerhedsstillelse etc.
Den udpegede mediator eller mægler holder selve forligsmødet med parterne og bistår med at løse tvisten.
Se § 1 i regler for mediation og mægling 2018.
2.1. Aftale efter AB 18
Hvis der er aftalt AB 18, kan en sag om mediation eller mægling først iværksættes, når parterne har gennemført en forudgående forhandlingsprocedure om tvisten.
Dette krav følger af AB 18 § 64, hvorefter parterne skal have gennemført løsningstrappen, inden tvisten indbringes for Voldgiftsnævnet Parternes er således forpligtet til først at have gennemført interne forhandlinger mellem sagens projektledere og dernæst mellem ledelsesrepræsentanter. Hvis det ikke lykkes ledelsesrepræsentanterne at nå frem til en forligsmæssig løsning, kan der først herefter iværksættes en mediations- eller mæglingsproces ved Voldgiftsnævnet.
Der er tale om en obligatorisk procesforudsætning, hvilket betyder, at nævnet ikke kan fravige dette krav ved sagens behandling. Se nærmere i afsnit 5.1.
Hvis en part anmoder om mediation eller mægling, og Voldgiftsnævnet konstaterer, at der verserer en sag om hurtig afgørelse eller beslutning om stillet sikkerhed om samme tvist, vil Voldgiftsnævnet afvise anmodningen om mediation eller mægling
Hvis en anmodning om mediation eller mægling er modtaget før et evt. klageskrift i en voldgiftssag om samme tvist, vil Voldgiftsnævnet afvise voldgiftssagen, der om nødvendigt først kan anlægges, når mediations- eller mæglingssagen er afsluttet.
Ved tvivlstilfælde og uenighed træffer Voldgiftsnævnet afgørelse om, hvorvidt mediation og mægling kan sættes i gang eller ikke.
2.2. Aftale i øvrigt
Det er som anført ikke et krav, at parterne har vedtaget AB 18 for at kunne benytte sig af muligheden for mediation og mægling ved Voldgiftsnævnet.
Parterne kan indgå en særskilt aftale om mediation eller mægling ved Voldgiftsnævnet, også selvom det ikke fremgår af det oprindelige kontraktgrundlag. Det kan f.eks. ske ved en tillægskontrakt, ved en aftale i et byggemødereferat eller i en e-mail mellem parterne Det anbefales, at der i anmodningen henvises til, at der er indgået særskilt aftale om mediation eller mægling, og at kopi af aftalen i givet fald medsendes ved sagens opstart.
Hvis der ikke er medsendt oplysninger eller dokumentation for aftalen, vil Voldgiftsnævnet forud for opstart af sagen anmode parterne om at bekræfte, at der er enighed om processen, herunder at det er Voldgiftsnævnets regler for mediation og mægling 2018, der skal finde anvendelse i forbindelse med sagens behandling. Ved uenighed vil der blive anmodet om fremsendelse af skriftlig dokumentation til Voldgiftsnævnet for, at en sådan frivillig aftale mellem parterne foreligger. Først herefter kan mediations- eller mæglingsprocessen påbegyndes.
I bilag 1 findes en skabelon for en klausul om mediation og mægling, der kan anvendes ad hoc.
Se § 2, stk. 3, og § 3 i regler for mediation og mægling 2018.
FORSKEL PÅ MEDIATION OG MÆGLING
Det finder du i dette afsnit:
03 Forskel på mediation og mægling
3.1. Mediation
3.2. Mægling
3.3. Overgang fra mediation til mægling
3.4. Co-mediation eller co-mægling
Forskel på mediation og mægling
Voldgiftsnævnets behandling af sager om mediation og mægling foregår på helt samme måde – det vil sige, at alle processer er ens – alt fra sagsoprettelse, fastsættelse af frister, til mødeindkaldelser og afregninger.
Derimod er der forskel på den måde, som mediator og mægler behandler tvisten og leder processen under mediations- eller mæglingsmødet
3.1 Mediation
Ved mediation ledes processen af en uddannet mediator, der altid vil være en upartisk og neutral forhandlingsleder. Ved Voldgiftsnævnet vil mediator desuden have erfaring med og godt kendskab til bygge- og anlægsbranchen
Mediator bistår parterne med at klarlægge deres tvistepunkter, holdninger og interesser samt med selv at nå en løsning af tvisten ved forlig. Mediator fremsætter ikke forligsforslag og vejleder ikke parterne om det sandsynlige udfald eller usikkerheden ved en eventuel afgørelse af tvisten. Mediator hjælper parterne igennem forskellige faser fra at få afklaret tvistens kerne til forhandling om en løsning
Målet er, at parterne får hjælp til at få en bedre forståelse for egne krav og modpartens tilgang, og mediator er trænet i at håndtere en situation, hvor to eller flere parter står langt fra hinanden med helt modsatrettede krav og ønsker – også når parter er meget skuffede eller vrede og ikke ønsker at være i samme rum eller har mistet håb for en løsning
Da mediationen lægger op til dialog og ikke udpeger en part til vinder eller taber, åbner processen op for en bedre mulighed for, at parterne finder løsninger, der ligger ud over det rent juridiske, og efterfølgende kan fortsætte et samarbejde.
Mediator vejleder ikke parterne om udfald eller usikkerheder i den konkrete tvist, men vil gennem sit indgående kendskab til branchen, sin uddannelse og baggrund benytte sig af mediationsteknikker til at hjælpe parterne til selv at finde en løsning. Der lyttes ikke bare til det, der bliver sagt, men også til det, der ikke bliver sagt eller sagt mellem linjerne, og begge parter bliver udfordret på deres synspunkter gennem spørgsmål og sammenfatning af problemerne Mediator driver så at sige forhandlingen fremad
Processen kaldes faciliterende mediation. Hver mediator har sin egen stil, så selvom der er nogle grundlæggende principper for mediation kan mødet opleves forskelligt fra mediator til mediator.
Det er ikke en mediators opgave at påse, at parterne indgår aftaler i overensstemmelse med gældende ret, eller at en aftale er i overensstemmelse med det udfald en kendelse eventuelt måtte få.
En part kan gøre et eventuelt forlig betinget af, at egen advokat gennemser forligsaftalen, inden den underskrives På den måde afsluttes den formelle del af forligsforhandlingerne først nogle dage efter forhandlingerne
Hvis mediationsprocessen resulterer i en løsning af tvisten, udfærdiger parterne selv en aftale, men mediator kan anmodes om at bistå parterne med formuleringerne.
Under mediationsmødet kan mediator holde separate møder med sagens parter, hvis parterne er enige herom. Udgangspunktet er, at mediator bruger oplysninger fra de separate møder til bedre at forstå problemstillingen og parternes positioner, men det oplyste skal behandles fortroligt i forhold til den anden/de andre parter. Det vil altid skulle afklares og aftales, om oplysninger fra et separat møde kan viderebringes mellem parterne.
Mediator kan ikke fortsætte som voldgiftsdommer i samme tvist efter forgæves mediation. Efter anmodning fra parterne kan der nedsættes en voldgiftsret alene med henblik på at stadfæste et forlig i form af en voldgiftskendelse på aftalte vilkår. Det vil som udgangspunkt være mediator selv, der udpeges som enedommer, og som stadfæster forliget på skriftligt grundlag og i protokolform Der kan ikke bringes andre forhold ind under den sag Denne mulighed kan anvendes, når parterne har behov for, at aftalen gøres eksigibel i udlandet
Regler for mediation og mediators rolle fremgår af § 4 i regler for mediation og mægling 2018. Se også § 12, stk. 4 og 5. Se afsnit 3.3. for muligheden for overgang fra mediation til mægling.
3.2. Mægling
Ved mægling ledes processen af en mægler, der altid vil være en upartisk og neutral forhandlingsleder. Mæglerne vil være personer, der har mangeårig erfaring inden for byggeog anlægsbranchen og med forligsforhandlinger.
Mægler kan modsat mediator fremsætte forligsforslag og vejlede parterne om det sandsynlige udfald og usikkerheden ved en eventuel afgørelse af tvisten Mægler giver dog ikke juridisk, økonomisk eller teknisk rådgivning, hverken til parterne i fællesskab eller individuelt og træffer ikke afgørelse i parternes tvist. Det er ikke en mæglers opgave at påse, at parterne indgår aftaler i overensstemmelse med gældende ret, eller at en aftale er i overensstemmelse med det udfald en kendelse eller dom eventuelt måtte få.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at mægleren ikke træffer en afgørelse i sagen. Mægleren kommer med en overordnet vurdering ud fra det, parterne har oplyst under mødet, og det materiale, der måtte være fremlagt. Mægler har dermed ikke det samme oplysningsgrundlag som ved en rets- eller voldgiftssag.
En mægler vil altid forsøge at bistå parterne, men vil kunne afvise at udtale sig om forhold, som ikke findes tilstrækkeligt oplyst eller ikke findes relevant for sagen.
Parterne kan efter behov inddrage juridisk rådgivning hos egen advokat både før, under og efter mæglingsmødet
En part kan gøre et eventuelt forlig betinget af, at egen advokat gennemser forligsaftalen, inden den underskrives, hvorved den formelle del af forligsforhandlingerne først afsluttes nogle dage efter forhandlingerne.
Mægleren vil ved hjælp af sin erfaring og indgående kendskab til branchen og evt ekspertviden vejlede parterne og kan på denne baggrund fremsætte forslag til forlig. Hvis mæglingsprocessen resulterer i en løsning af tvisten, udfærdiger parterne selv en aftale, men mægleren kan anmodes om at bistå parterne hermed.
Mægleren kan enten have juridisk eller fagteknisk baggrund De tekniske mæglere vil som udgangspunkt også have erfaring gennem opgaver som faglig dommer, sagkyndig eller skønsmand ved Voldgiftsnævnet.
Langt de fleste mæglere er også uddannet som mediatorer, og mægleren vil i så fald trække på nogle af værktøjerne derfra, herunder i forhold til afklaring af tvisten og interesser Processen for mægling kan i vidt omfang sidestilles med en evaluerende mediation. Hver mægler har sin egen stil, og processen kan variere fra sag til sag.
Mægler kan ligesom mediator afholde separate møder med sagens parter, hvis parterne er enige herom Hvis sådanne separate møder gennemføres, skal det også her afklares med parterne, hvorvidt budskaber udvekslet under de separate møder efter aftale kan viderebringes mellem parterne.
Mægler kan ikke fortsætte som voldgiftsdommer i samme tvist efter forgæves mægling, medmindre parterne anmoder herom. Det bemærkes dog, at det i praksis sjældent forekommer, at parterne anmoder om, at mægler fortsætter som voldgiftsdommer i samme tvist, hvis mæglingen har været forgæves.
Efter anmodning fra parterne kan der nedsættes en voldgiftsret alene med henblik på at stadfæste et forlig i form af en voldgiftskendelse på aftalte vilkår. Det vil som udgangspunkt være mediator selv, der udpeges som enedommer, og som stadfæster forliget på skriftligt grundlag og i protokolform Der kan ikke bringes andre forhold ind under denne voldgiftssag. Denne mulighed kan anvendes, når parterne har behov for, at aftalen gøres eksigibel i udlandet.
Det er ikke muligt for en mægler at overgå til rollen som mediator, jf. afsnit 3.3. Regler for mægling og mæglers rolle fremgår af § 5 i regler for mediation og mægling 2018 Se også § 12, stk 4 og 5
3.3. Overgang fra mediation til mægling
Mediator kan anmodes om at overgå til rollen som mægler. Dette kan alene ske, hvis parterne er enige om det, og mediator selv er indstillet på det.
Det er vigtigt, at denne mulighed kun anvendes i særlige situationer, og at mediator som udgangspunkt får lov at færdiggøre arbejdet som mediator En mediator er uddannet til at få meget vanskelige og fastlåste forhandlinger tilbage på sporet. En overgang fra mediation til mægling kan f.eks. komme på tale, hvis parterne efter mange timers forhandling er kommet nærmere et forlig, men ønsker konkrete løsningsforslag fra en mægler for at få løst de sidste udeståender. Parterne kan opleve at være kørt fast i mediationen, og der derfor ønskes en hurtigere proces med en tredjeparts vurdering af tvistepunkterne, hvor mediator – der gennem mødet har opnået stor indsigt i problemstillingen i detaljer – er et oplagt valg
Denne mulighed har været drøftet i AB-udvalget, da det er anført, at det kan skabe uklarhed om mediators rolle, men muligheden er anført i AB-betænkningen – ligesom Voldgiftsnævnet finder muligheden hensigtsmæssig. For Voldgiftsnævnet er det afgørende, at man er lydhør over for parternes enstemmige ønsker, ligesom mediator har mulighed for at sige fra, hvis det konkret vil være imod f.eks. de etiske retningslinjer at udtale sig om sagen. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis mediator i et separat møde fra en part har fået oplysninger, som parten ikke ønsker frem i lyset, eller hvis mediator ikke fagligt mener sig tilstrækkelig klædt på i forhold til væsentlige tvistepunkter i sagen, f.eks. en juridisk mediator, der skal forholde sig til konkrete mangler ved arbejdet, eller en faglig mediator, der skal forholde sig til juridiske spørgsmål om f.eks. forældelse. De etiske retningslinjer fremgår af bilag 5.
Derfor lægger Voldgiftsnævnet vægt på, at mediatorer mestrer begge discipliner – dvs. både den faciliterende og evaluerende proces – og også har faglig indsigt i tvistens mere entrepriseretlige eller tekniske indhold Det ændrer dog ikke på, at en mægler under alle omstændigheder ikke kan udtale sig om forhold, mægler ikke har forstand på, hvorfor det også kan forekomme i mæglingssager, at en mægler må sige fra over for visse dele af tvisten.
Det anbefales, at en aftale om overgang fra mediation til mægling indgås på skriftligt grundlag og underskrives af begge parter, inden procesformen ændres. I praksis betyder dette, at mediationsprocessen stoppes, hvorefter parterne underskriver en aftale om, at tvisteløsningsprocessen overgår til mægling. Skabelon for en sådan aftale findes i bilag 4.
Se § 4, stk 5, i regler for mediation og mægling 2018
Det bemærkes, at denne mulighed for overgang mellem tvisteløsningsformen ikke kan finde sted den anden vej rundt, dvs fra mægling til mediation Mægler kan have forholdt sig til parternes tvist og fremsat forligsforslag, hvorfor mægler ikke vil kunne opfylde kravene til at være mediator, der netop afholder sig fra selv at komme med forligsløsninger.
I oversigten nedenfor ses forskellen på mediators og mæglers opgave.
Lede processen
Bistå parterne med at klarlægge deres tvistepunkter, holdninger og interesser
Bistå parterne med selv at nå en løsning af tvisten ved forlig
forligsforslag
Vejlede om det sandsynlige udfald eller usikkerhed ved en eventuel senere voldgiftssag
Give økonomisk eller teknisk rådgivning
Træffe afgørelse om parternes tvist
Mediator og mægler
Mediator (§ 4) Mægler (§ 5)
3.4. Co-mediation eller co-mægling
Tvisterne i byggeriet kan ofte være meget omfattende med mange udestående forhold, f.eks. en lang række fakturaer, og flere forskellige problemstillinger, dvs. både om mangler, der kræver en mere fagteknisk indsigt, og forståelsen af kontraktforhold, der kan fordre en mere juridisk indsigt.
Mange af de fagtekniske personer ved Voldgiftsnævnet er vant til at håndtere visse juridiske udfordringer under AB-aftalesættene og kan derfor håndtere de mest sædvanlige og hyppigt forekommende tvister, herunder i forhold til forsinkelser, eller om et arbejde er at anse for aftalt i kontrakten eller er at anse som et ekstraarbejde. Mere komplekse tvister eller tvister, der berører særlige juridiske spørgsmål, herunder særlige kontraktforhold, forældelse eller forholdet til anden lovgivning, f eks købeloven, vil dog fordre en juridisk baggrund
Da mæglere og mediatorer ikke skal træffe afgørelse i parternes tvist, vil en mediator eller mægler i langt de fleste sager kunne forstå parternes problemer og bistå parterne med at få løst udfordringerne, også de juridiske, uden at være enten f.eks. arkitekt eller jurist.
For nogle tvister giver det god mening at have to mediatorer eller to mæglere, der i et samspil kan kombinere deres viden og forståelse, ligesom der i meget store sager kan være behov for, at de hjælpes om at holde overblikket over de mange og forskelligartede tvistepunkter.
Som ovenfor nævnt vil Voldgiftsnævnet ved uenighed mellem parterne, eller hvis sagens størrelse og kompleksitet tilsiger det, kunne beslutte, at der skal udpeges to mediatorer eller to mæglere.
Det kaldes for co-mediation eller co-mægling
De to mediatorer eller mæglere aftaler mellem sig, hvem der leder mødet eller en evt. opdeling af mødeledelsen. Voldgiftsnævnet har god erfaring fra møder med to mediatorer eller mæglere, hvor tilbagemeldingerne bl.a. går på, at det opleves meget betryggende, og at man fra voldgiftssagerne er vant til, at der ses mere bredt på tvisterne med både juridiske og faglige dommere
To mediatorers honorar er naturligvis højere end én mediators honorar, hvorfor dette alene bør vælges, når sagens genstand kan bære det. I den sammenhæng vil der kunne skelnes til den samlede udgift for en evt. voldgiftssag, hvor det er den tabende part, der skal betale sagens omkostninger, herunder advokatomkostninger
Det er nævnet, der beslutter, om der skal udmeldes en eller flere mediatorer eller mæglere.
MEDIATOR ELLER MÆGLERS PROFIL OG
KVALIFIKATIONER
Det finder du i dette afsnit:
04 Mediator eller mæglers profil og kvalifikationer
4.1. Mediators uddannelse og erfaring
4.2. Mæglers uddannelse og erfaring
Mediator eller mæglers profil og
kvalifikationer
Hvis parterne har særlige ønsker til mediators eller mæglers profil og kvalifikationer, skal ønskerne fra den, der indbringer sagen, gives sammen med anmodningen. Profilen kan i AB 18 sager evt. være aftalt i forbindelse med den forudgående forhandlingsprocedure. Hvis det ikke er aftalt, får modparten lejlighed til at oplyse om eventuelle ønsker til antal af mediatorer eller mæglere og deres kvalifikationer senest 3 arbejdsdage efter at have modtaget anmodningen om mediation eller mægling
Voldgiftsnævnet vil herefter inddrage ønskerne i arbejdet med at finde den rette mediator eller mægler, men vil ikke altid kunne opfylde alles ønskes. Hvis ønskerne er modstridende, foretager Voldgiftsnævnet en selvstændig vurdering af, hvilken mediator eller mægler der ville passe godt til at bistå ved tvisten – både generelt og i forhold til de mere juridiske eller faglige kompetencer
Voldgiftsnævnet vil også kunne beslutte, om der er behov for én eller flere mediatorer eller mæglere til sagens behandling.
Som mediatorer og mæglere anvendes personer, der gennem deres uddannelse og erhvervsmæssige baggrund er kvalificeret dertil, og som har erfaring på bygge- og anlægsområdet.
Mediator eller mægler skal altid være upartisk og uafhængig.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at en mægler ikke bliver partisk af at fremkomme med et forligsforslag, da forslaget er begrundet i en faglig vurdering af sagens oplysninger og ikke i en særlig tilknytning eller sympati for den ene part.
4.1. Mediators uddannelse og erfaring
Mediatorerne, der anvendes ved Voldgiftsnævnet, har stor indsigt i bygge- og anlægsbranchens forhold og vil altid være uddannede mediatorer fra enten uddannelser i Danmark og/eller i udlandet. Voldgiftsnævnet kalder derfor sine mediatorer for byggemediatorer. Nogle mediatorer fungerer som retsmæglere ved de danske domstole, og ved at kombinere denne erfaring med indsigt i branchen kvalificerer de sig også som byggemediator ved Voldgiftsnævnet Andre byggemediatorer er dygtige fagfolk, arkitekter, ingeniører, virksomhedsjurister eller andre jurister, der har videreuddannet sig som mediatorer.
I forhold til nyuddannede mediatorer stiller nævnet krav om, at de har gennemført træning, har fungeret som observatører og via deres generelle erfaring med mægling og konflikthåndtering har god flair for processen.
Byggemediatorer med faglig baggrund, dvs. anden baggrund end juridisk, kan have haft andre opgaver som faglig dommer, sagkyndig eller skønsmand ved Voldgiftsnævnet, hvor deres force i øvrigt vil være den faglige indsigt i området og solidt kendskab til de typiske tvister vedr. mangler, forsinkelse, ekstraarbejder etc.
Også mange dygtige entrepriseadvokater er uddannet som byggemediatorer og er tilknyttet Voldgiftsnævnet. Flere af disse er også tilknyttet Mediationsinstituttet.
4.2. Mæglers uddannelse og erfaring
De mæglere, der anvendes ved Voldgiftsnævnet, er primært personer fra bygge- og anlægsbranchen med stor erfaring og indsigt i byggeriets forhold enten som generalist eller specialist. De fleste er gennem deres daglige arbejde vant til at håndtere tvister og løbende finde løsninger med kolleger og kontraktparter for at skabe fremdrift Denne erfaring bringes ind i funktionen som mægler, og nævnet kræver derfor ikke, at en mægler har en særlig uddannelse som mægler. Mange mæglere er dog uddannet som mediatorer og kan bruge mediationens værktøjer, ligesom de fleste har haft andre opgaver ved Voldgiftsnævnet som faglig dommer, sagkyndig eller skønsmand.
Hvis parterne i enighed foreslår en bestemt mediator eller mægler, udpeger Voldgiftsnævnet den pågældende under forudsætning af, at vedkommende er egnet til hvervet. Parterne kan f.eks. i entrepriseaftalen bestemme, hvem der i givet fald skal være mediator eller mægler.
Tilsvarende vil nævnet som udgangspunkt følge parternes enstemmige ønsker til mediators eller mæglers profil og kompetencer, herunder om det skal være en mediator eller mægler med faglig eller juridisk baggrund.
Hvis der ikke er særlige ønsker, anvendes særligt udvalgte byggemediatorer eller mæglere, der er optaget i Voldgiftsnævnets database. Voldgiftsnævnet optager alene mediatorer og mæglere, som findes at være blandt de bedste på området, hvilket sker på baggrund af nævnets kendskab til den pågældende, herunder gennem sekretariatets deltagelse i mediationer og mæglinger, deres CV, referencer og interview. Der sker løbende evaluering af de pågældende.
Mediator eller mægler kan undtagelsesvist udpeges blandt medlemmerne af Voldgiftsnævnets juridiske dommerkollegium, dvs de højesteretsdommere og landsdommere, der indgår i voldgiftsretterne. Dog kan de ikke udmeldes blandt medlemmerne af en allerede udmeldt voldgiftsret om samme tvist. Det bemærkes, at udpegning af mediator eller mægler blandt Voldgiftsnævnets juridiske dommerkollegium er tiltænkt begrænset anvendelse, og hvis det bliver relevant, kan en sådan udpegning alene finde sted efter parternes fælles anmodning og enighed herom, Voldgiftsnævnets opfordring og den pågældende dommers accept
Se § 7, stk. 2, og § 8 i regler for mediation og mægling 2018.
HVORDAN ANLÆGGES
EN SAG OM MEDIATION
ELLER MÆGLING?
Det finder du i dette afsnit:
05 Hvordan anlægges en sag om mediation eller mægling?
5.1. Sagens behandling
5.2. Frister
5.3. Udmeldelse af mediator eller mægler
Hvordan anlægges en sag om mediation eller mægling?
En sag om mediation eller mægling anlægges ved at uploade en anmodning herom i Voldgiftsnævnets dokumentportal – VBA Portalen. Modparten vil automatisk og straks modtage en kopi af anmodningen og vil kunne logge ind og se sagens indhold. Voldgiftsnævnet starter hurtigst muligt herefter sagen op ved e-mail og oplysning om de videre skridt
Anmodningen anses for modtaget i Voldgiftsnævnet, når sagen er oprettet i portalen.
Anmodning om mediation eller mægling kan indgives både før og under en voldgiftssag om den pågældende tvist Verserer der en voldgiftssag skal parterne dog være enige om, at sagen skal overgå til en anden behandling.
En voldgiftsret kan også anmode om, at en sag i stedet overgår til mediation eller mægling på et hvilket som helst stade under voldgiftssagen, men kun om tvister, der er omfattet af den verserende voldgiftssag Voldgiftsnævnet kan forventes at ville imødekomme en sådan anmodning Der vil i så fald blive oprettet en ny mediations- eller mæglingssag, der startes op som alle andre nye sager. Dog vil der som udgangspunkt ikke blive opkrævet særskilt depot, da depotet fra voldgiftssagen vil blive anvendt. Det vil desuden blive aftalt, hvilke dokumenter, der skal overflyttes til mediations- eller mæglingssagen i VBA Portalen.
Derimod kan en sagkyndig eller opmand, der behandler en sag om beslutning om stillet sikkerhed eller hurtig afgørelse, ikke anmode om, at sagen overgår til mediation eller mægling. Opmanden kan dog henvise parterne til mediation eller mægling, hvis opmanden vurderer, at sagen ikke er egnet til hurtig afgørelse, men det vil være parternes egen beslutning at anlægge sagen.
5.1. Sagens
behandling
Anmodning om mediation eller mægling skal være ledsaget af følgende oplysninger:
a)
angivelse af sagens parter, herunder parternes navne, CVR-nr., adresse, e-mail og telefonnummer,
oplysning om aftalegrundlaget, b)
en kort redegørelse for tvisten, c)
nødvendige dokumenter til belysning af tvistepunkterne, d)
oplysning om gennemførelse af aftalt forhandlingsprocedure og e)
eventuelle ønsker til antal af mediatorer eller mæglere og deres kvalifikationer. f)
Anmodningens form er ikke afgørende, da det skal være forholdsvist nemt at tage skridt til en mediation eller mægling Sagen skal dog anlægges gennem VBA Portalen Anmodningen kan holdes helt kort ved f.eks. en beskrivelse af sagen i fritekstfeltet i portalen, og i et kort dokument, der er lagt i portalen ved sagens oprettelse. Det er dog vigtigt, at alle ovennævnte oplysninger indgår.
Det er således ikke nødvendigt at have en advokat til at anlægge sagen eller at indlevere et egentligt skrift. Hvis en part ikke er repræsenteret af en advokat, kan parten fortsat rådføre sig med advokat løbende under sagen, jf. nærmere afsnit 6.2.
Ad a)
Korrekt angivelse af navne og kontaktoplysninger er en forudsætning for kunne få oprettet parterne og kommunikere til de rette personer eller virksomheder. Voldgiftsnævnet, mediator og mægler kommunikerer altid samtidigt til alle sagens parter og ikke alene med én part.
Ad b)
Det skal oplyses, om der er aftalt AB 18, eller om ønsket om mediation eller mægling bygger på en anden aftale, f eks en tillægskontrakt til AB 92 eller en separat aftale, der er indgået, da tvisten opstod. Der kan f.eks. medsendes en e-mail, eller det kan oplyses, at parterne på et møde er blevet enige om ønsket.
Ad c)
Det er vigtigt at beskrive tvistepunkterne i sagen klart og gerne kort i en sagsfremstilling, så de er forståelige ikke kun for modparten, men også for Voldgiftsnævnet, mediator eller mægler. I sager, hvor AB 18 er vedtaget, vil der formentlig være opnået en sådan klarhed allerede gennem den forudgående forhandlingsprocedure.
Sagsfremstillingen bør – især når der er mange krav og i større sager – systematiseres i forhold til de enkelte forhold, der er uenighed om, f.eks. i forhold til mangler, forsinkelse eller bestemte fakturaer. Målet er, at sagsfremstillingen ikke skal svare til det, der kendes fra et processkrift fra en rets- eller voldgiftssag, men holdes kort og i en form, hvor også parten selv kan skrive det
Det er ikke nødvendigt at angive et beløbsmæssigt krav, men det er ofte en fordel, at tvistens økonomiske størrelse er på plads, herunder med angivelse af de enkelte underliggende krav. Det skal angives om beløb er inkl. eller ekskl. moms. Der kan med fordel medsendes et regneark med et overblik over de enkelte poster
Ad d)
Det er vigtigt, at ikke alle sagens dokumenter medsendes, men alene de mest nødvendige dokumenter, dvs nødvendige for at forstå eller bevare overblikket over den konkrete tvist Dette kan f.eks. være kontrakten, aftalesedler og et par helt centrale e-mails. Der skal ikke procederes over bilagene, men de skal ses som holdepunkter for tvistens kerne.
Der holdes et forberedende telefonmøde i stort set alle sager, hvorfor man i første omgang kan sende ganske få centrale dokumenter, mens det på telefonmødet nærmere kan aftales mellem parterne og mediator/mægler, om der er brug for mere og i givet fald hvad
Det er tilstrækkeligt, at der oplyses om, at forhandlingsproceduren er gennemført, og at modparten bekræfter dette. Hvis parterne således i enighed har oplyst om, at forhandlingsproceduren er gennemført, lægger Voldgiftsnævnet dette til grund. Der kan med fordel medsendes dokumentation, f.eks. et mødereferat eller en e-mail, men det er ikke et krav.
Ved uenighed om, hvorvidt forhandlingsproceduren har været gennemført eller ej, vil parterne blive anmodet om at fremsende dokumentation for, at en sådan procedure er gennemført, hvorefter nævnet vil træffe afgørelse ved fortsat uenighed herom, inden sagen kan sættes i gang.
Er der ikke aftalt AB 18, men alligevel aftalt mediation eller mægling, skal der ikke på forhånd være gennemført forhandling, og derfor skal der i de sager heller ikke medsendes oplysninger herom.
f)
Parterne kan allerede forud for anmodning om mediation eller mægling have gjort sig nogle tanker om, hvem de ønsker som henholdsvis mediator eller mægler i sagen, eller blot hvilke nærmere kvalifikationer de ønsker, at mediator eller mægler skal besidde.
Voldgiftsnævnet vil ud fra ønske om bestemte kvalifikationer finde den bedst egnede til den konkrete sag og foreslå en mediator eller mægler, der besidder netop de kvalifikationer som parterne ønsker. Hvis parterne er enige om en bestemt person, vil Voldgiftsnævnet som udgangspunkt udpege denne.
Hvis der ikke er særlige ønsker, vurderer Voldgiftsnævnet, hvilken mediator eller mægler, der findes bedst egnet til opgaven, og stiller denne i forslag.
Se nærmere herom under afsnit 4 og 5.3.
Ad
Se kapitel 6, dvs §§ 7-11, i regler for mediation og mægling 2018
5.2. Frister
Der lægges med fristerne i AB 18 og nævnets regler op til, at sagen kan være afsluttet på under én måned Man skal derfor være forberedt på korte frister, herunder vedrørende forslag til mediator eller mægler samt fastsættelse af dato for afholdelse af møde(r).
I praksis er sagerne afsluttet inden for omkring 2 måneder, hvilket primært skyldes behovet for at finde en dato, hvor begge parter kan deltage.
I det følgende beskrives processen med angivelse af de enkelte frister i processen
AB-udvalget har lagt op til, at tiden med tvisteløsning skal nedbringes, hvorfor Voldgiftsnævnet lægger vægt på at fastholde de korte frister. Parterne kan dog efter behov aftale sig frem til mere tid og længere frister.
5.3. Udmeldelse af mediator eller mægler
Voldgiftsnævnet stiller med udgangspunkt i parternes ønsker og sagens karakter en mediator eller mægler i forslag inden udpegning. Indsigelser mod en mediator eller mæglers kvalifikationer og/eller habilitet skal indgives til Voldgiftsnævnet inden for den nævnte høringsfrist på 5 arbejdsdage.
Parterne får forelagt nærmere oplysninger om den foreslåede mediator eller mægler gennem fremsendelse af vedkommendes CV. Voldgiftsnævnet har forinden drøftet sagen med den pågældende, hvorfor både de faglige aspekter og habilitet er afstemt med nævnet. Da CV’er er generelle, kan det forekomme, at ikke alle detaljer står i CV’et, f.eks. ønsker om meget specifikke kompetencer eller ekspertviden. I så fald vil nævnet typisk skrive, at mediator eller mægler har oplyst at være i besiddelse af de efterspurgte kvalifikationer
Hvis en mediator eller mægler er i tvivl om sin habilitet, skal Voldgiftsnævnet altid oplyses om det, således at nævnet enten kan beslutte, at der findes at foreligge inhabilitet, eller kan orientere sagens parter, der kan tage oplysningen i betragtning, inden en eventuel udpegning finder sted Der skal være gennemsigtighed, og evt udfordringer må afklares inden selve mødet
Hvis mediator eller mægler efter udpegningen bliver opmærksom på forhold, der kunne indebære inhabilitet, f.eks. på grund af et nyt job eller forhold, man i første omgang ikke var opmærksom på, skal det straks oplyses til Voldgiftsnævnet. En mediator og mægler opfordres til at holde sig habil, mens sagen verserer, således at parterne ikke skal udsættes for udskiftninger undervejs, men det kan ikke altid undgås.
Spørgsmål om inhabilitet opstår som oftest, fordi mediator eller mægler er i omgangskreds med en af parterne eller har arbejdet sammen med dem Der anvendes ved nævnet de samme kriterier som i retsplejelovens § 60 og 61, dvs at der skal være tale om nære relationer eller forhold, der er egnede til at rejse tvivl om fuldstændig upartiskhed. Der må ikke foreligge en reel risiko for, at den pågældende i den konkrete sag påvirkes af uvedkommende hensyn, ligesom der ikke må opstå mistillid til mediator eller mægler.
I bygge- og anlægsbranchen, der er en forholdsvis afgrænset branche, kan det ikke undgås, at aktører støder på hinanden i forskellige sammenhænge, hvorfor det som udgangspunkt ikke anses for inhabilitet, at f.eks. en mægler har arbejdet på et projekt med en part for flere år siden, eller tidligere har ageret faglig dommer i en sag med den pågældende part. Derimod indebærer mere faste eller jævnlige samarbejdsrelationer inhabilitet.
Voldgiftsnævnet vil ved tvivlstilfælde om habilitetsforhold altid foretage en høring af parterne og i alle tilfælde som anført afklare eventuelle habilitetsspørgsmål med mediator eller mægler, inden vedkommende udpeges. Ved uenighed mellem parterne om udpegning af mediator eller mægler vil Voldgiftsnævnet træffe afgørelse.
Der er dog sjældent behov for at træffe afgørelse i sagerne, da de fleste mediatorer og mæglere ønsker, at der skal være fuld tillid til dem, hvorfor de foretrækker at trække sig fremfor at lade nævnet træffe afgørelse.
Voldgiftsnævnet vil også i praksis lægge stor vægt på tilliden til mediator eller mægler, da det er vigtigt, at alle parter føler sig trygge ved processen og den udmeldte mediator eller mægler. Der kan dog være så stor uenighed mellem parterne og behov for fremdrift, at der kan være behov for en afgørelse.
Hvis parterne er enige om det, kan Voldgiftsnævnet udmelde et medlem af Voldgiftsnævnets juridiske dommerkollegium til at træffe afgørelse om en mediator eller mæglers habilitet Det juridiske dommerkollegium består af Præsidiet og dets suppleanter, som alle er udpeget af Højesterets Præsident og enten er højesteretsdommere eller landsdommere. Oversigt over Præsidiet og dets suppleanter kan findes på Voldgiftsnævnets hjemmeside.
Det bemærkes dog, at det i praksis oftest er Voldgiftsnævnet, dvs. sagens jurist, der træffer evt afgørelser om habilitetsspørgsmål
Se §§ 8 og 11, stk 2 og 3, i regler for mediation og mægling 2018
FORBEREDELSE AF MØDET
Det finder du i dette afsnit:
06 Forberedelse af mødet
Forberedelse af mødet
Da en mediation eller mægling efter AB 18 kan forudses eller måske endda har været aftalt i forbindelse med de forudgående forligsforhandlinger, jf. AB 18, bør parterne være forberedt og have sikret sig, at kernepersoner er til rådighed for sagen i den nærmeste fremtid.
Mediator eller mægler indkalder parterne til et mediations- eller mæglingsmøde, hvilket efter AB-betænkningen skal afholdes senest 10 arbejdsdage efter, at mediator eller mægler er udpeget.
Dette har i praksis vist sig vanskeligt at nå for parterne, hvorfor parterne i stedet kan indrette sig på, at der altid afholdes et telefonmøde inden for 10 arbejdsdage efter udpegningen På dette møde findes en dato for mediations- eller mæglingsmødet, hvor alle kan deltage.
En mediator eller mægler, der i en konkret sag kontaktes af Voldgiftsnævnet, vil således altid skulle have tid i kalenderen inden for den nærmeste fremtid.
På telefonmødet afklares f.eks. forventninger til mediations- eller mæglingsmødet, mødetidspunkt og sted, antallet af deltagere, repræsentanter og mandat samt omfang af materiale. I denne forbindelse skal det bemærkes, at mediator og mægler skal forsøge at sikre, at omfanget af materiale begrænses til det absolut vigtigste, således at mediator eller mægler ikke anvender unødig lang tid på at gennemgå mindre vigtigt materiale
Se § 9 i regler for mediation og mægling 2018
PARTERNES EGEN ROLLE
Det finder du i dette afsnit:
07 Parternes egen rolle
Parternes egen rolle
Parterne fører selv ordet
Det fremgår af reglernes § 9, stk. 4, at parterne selv fører ordet under mødet Det er dog op til parterne i den konkrete tvist at beslutte, hvem og hvor mange der skal deltage under mediations- eller mæglingsprocessen.
Sædvanligvis vil det være en direktør ledsaget af eksempelvis en projekt- eller byggeleder eller andre medarbejdere med særligt kendskab til tvistens forløb
Parternes rolle
Parterne har under mediations- eller mæglingsprocessen en helt afgørende rolle, da det forventes, at de har nøje kendskab til tvisten, og at de på denne baggrund vil kunne redegøre nærmere for denne, herunder fremlægge sagens detaljer for derved at kunne bidrage til en løsning af tvisten under mediations- eller mæglingsprocessen.
Parterne har mandat
Det er helt afgørende, at de deltagende parter har mandat til at indgå en aftale om forlig, og at de har kendskab til de økonomiske aspekter af konflikten. Det er muligt at holde pauser under mødet for at få afstemt holdninger eller indhente et udvidet mandat.
PARTSREPRÆSENTANTENS/ADVOKATENS ROLLE
Det finder du i dette afsnit:
08 Partsrepræsentantens/advokatens rolle
Partsrepræsentantens/advokatens rolle
Det er meget almindeligt i tvister inden for bygge- og anlægsbranchen, at parterne lader sig bistå af en advokat. Det er dog op til den enkelte part selv at beslutte, om man ønsker at lade sig bistå af en advokat under processen.
I praksis er de fleste repræsenteret ved advokat også under mediations- eller mæglingsmødet og under den indledende proces, således at advokaten varetager den skriftlige del af forberedelsen og telefonmødet. Jo mere fortrolig branchen bliver med processen, jo mere kan parterne selv overtage tvisten, idet man i så fald kan have sin advokat på ”sidelinjen”, som man kan ringe til – også f.eks. i en pause under mødet.
Advokatens rolle adskiller sig fra rollen i de traditionelle rets- og voldgiftssager Mens advokaten som partsrepræsentant har en mere fremtrædende rolle i rets- og voldgiftssager, har advokaten en mere tilbagetrukket rolle som en rådgiver forud for og under en mediations- eller mæglingsproces. Advokaten kan under mediations- eller mæglingsprocessen rådgive om evt. juridiske elementer i konflikten, herunder risici, hvis tvisten fortsætter i en voldgiftssag. Advokatens deltagelse afgør imidlertid ikke, hvorvidt det er lettere eller vanskeligere at nå til en forligsmæssig løsning af den konkrete tvist
Det anbefales, at parterne forud for mediations- eller mæglingsmødet aftaler, om deltagelse ved advokat skal ske, så parterne på denne måde sikrer ligevægt under hele processen. Det gælder i øvrigt også antallet af deltagere. Det anbefales, at advokaterne påtager sig en mere tilbageholdende rolle og i videst muligt omfang lader sin klient føre ordet under mødet Advokaten skal dog naturligvis løbende evaluere eventuelle risici forbundet med tvisten og i denne forbindelse varetage sin klients interesser, men i et omfang der respekterer mediations- eller mæglingsprocessen.
Parterne kan – ud over advokatbistand – også lade tredjemand deltage i mediations- eller mæglingsmødet med oplysninger eller sagkyndige vurderinger, jf § 9, stk 5 Det bemærkes i denne forbindelse, at parterne selv skal sørge for at indkalde den sagkyndige til mediationseller mæglingsmødet på det rette tidspunkt og det rette sted. Sådanne omkostninger til tredjemand afholdes af den part, der har anmodet om vedkommendes deltagelse og afregnes uden om Voldgiftsnævnet.
MØDETS AFVIKLING
Det finder du i dette afsnit:
09 Mødets afvikling
Ved indledningen af mediations- eller mæglingsmødet vil mediator eller mægler altid kort indlede processen med en velkomst, samtidig med at der sættes en ramme for mødet, hvor der forklares de nærmere skridt, parterne skal igennem, samt om den fortrolighed processen indebærer for mediator og mægler. Dernæst vil sagens parter få mulighed for at fremlægge deres synspunkter om sagens tvist, herunder gennemgå tvisten i detaljer, redegøre og uddybe evt med henvisning til det materiale, der er fremlagt for mediator eller mægler.
Der er ikke en facitliste for, hvorledes gennemgang af materiale skal ske, hvorfor det er op til parterne selv at beslutte, hvad disse finder relevant at inddrage. Materiale kan fremvises fysisk eller f eks ved hjælp af PowerPoint eller andre elektroniske programmer, ligesom krav med fordel i større sager kan opstilles systematisk i regneark
Ved mediation og mægling skal der ikke træffes afgørelse i parternes tvist, men mediator eller mægler søger mod at få parterne til at italesætte problemerne, forstå dem bedre og finde frem til en fælles forståelse og evt. udfordre parternes forståelse af situationen. Derfor vil der skulle bruges tid på at drøfte, hvad sagen handler om, og parterne får adgang til at fremkomme med evt. ideer til mulige løsninger, dvs. også forligsforslag.
Mediator eller mægler vil under processen anvende særlige teknikker til at få afklaret alle forhold og udestående for at få fundet frem til sagens kerne og tydeliggjort parternes synspunkter, ligesom der vil blive ryddet ud i evt misforståelser eller forhold, der måtte være blevet løst Det sker jævnligt, at parterne først på dette møde opnår det fulde overblik over tvistens egentlige indhold, årsag og omfang.
Da der anvendes byggemediatorer og mæglere med erfaring fra området, bruges tiden på omstændighederne i den konkrete sag og ikke på oplysning om generelle forhold og begreber i bygge- og anlægsbranchen
Hvis mediator eller mægler skønner det nødvendigt, og parterne samtykker hertil, kan mediator eller mægler tale med parterne i enerum ved brug af separate møder. Det er i denne forbindelse afgørende, at mediator eller mægler aftaler med parterne, hvad og i hvilket omfang det, der er blevet drøftet under separate møder, kan inddrages i de fælles drøftelser parterne imellem
Fra dette tidspunkt vil processen blive forskellig afhængig af, om parterne har valgt mediation eller mægling.
Hvis parterne har valgt mediation, vil mediator fortsætte med at facilitere processen, men det er parterne selv, der skal finde frem til de potentielle løsninger. Mediation er således endnu mere inddragende end mægling, hvorved ikke alene tvisten, men også løsningen, ejes af parterne selv, hvilket kan give en større tilfredshed og accept af løsningen. Grundtanken er, at parterne er mere tilbøjelige til at finde løsninger og indgå forligsaftaler, hvis parterne selv har haft medindflydelse og medejerskab over konflikten, fremfor at en dommer træffer en juridisk afgørelse. Hertil har mediation og mægling den fordel, at løsningen ikke nødvendigvis vil være det juridisk ”rigtige”, men i stedet vil være den løsning, der giver bedst mening for parterne, og måske en løsning, der går ud over selve sagens forhold, f.eks. en aftale om indgåelse af nye kontrakter, køb af tid eller en helt anden ydelse.
Hvis parterne har valgt mægling, kan parterne på dette stadie bede mægler om at komme med mulige løsningsforslag med henblik på at nå til en aftale. Mægleren indtager herefter en mere aktiv rolle, stiller forslag til løsninger og forholder sig til, hvorledes mægleren vurderer, at sagen kan falde ud ved en afgørelse på baggrund af de foreliggende oplysninger.
Langt hen ad vejen vil processen således være den samme, men der bruges i mediation mere tid på sagens oplysning og parternes forhandling, hvorved der kan opnås resultater, som parterne på forhånd måske slet ikke havde tænkt på.
10 SAGENS AFSLUTNING
Det finder du i dette afsnit:
10 Sagens afslutning
Sagens afslutning
Mediation eller mægling søges afsluttet i forbindelse med mediations- eller mæglingsmødet, men processen varer ikke nødvendigvis kun én dag. I praksis kan mødet efter parternes aftale fordeles på flere dage, ligesom mediationen eller mæglingen kan udsættes ved mødets afslutning, hvorefter der aftales et nyt og senere møde.
Det er afgørende, at både mediator, mægler og parterne er indstillet på, at processen kan vare ud over den afsatte tid, oftest en hel dag fra kl 9-16, da man derved kan miste et muligt forlig, der måske blot krævede et par ekstra timer.
Sagen afsluttes, hvis
tvisten behandles efter reglerne om hurtig afgørelse, jf. § 3, stk. 2, a)
tvisten er forligt, eller b)
mediator eller mægler konstaterer, at der ikke er udsigt til at opnå forlig. c)
I forbindelse med punkt c bemærkes det, at det er mediator og mæglers ansvar at afslutte sagen. Det er ikke tilstrækkeligt, at en eller begge parter anmoder om afslutning af processen. Bestemmelsen er fastsat ud fra den overbevisning, at en garvet mediator og mægler vil vide, hvornår der stadig er håb, og hvornår et muligt forlig må opgives.
Hvis det lykkes parterne at nå til forlig i sagen, er det parterne selv – evt med bistand fra mediator eller mægler – der udfærdiger forligsaftalen, som underskrives af parterne. Parterne kan forud for mødet have udarbejdet en skabelon til en forligsaftale, men i praksis vil også mediator eller mægler have en skabelon til rådighed, som parterne kan tage udgangspunkt i. Mediator eller mægler kan bistå med formulering af bestemmelser i forligsaftalen, men påser ikke, at forligsaftalen er i overensstemmelse med gældende ret eller med det udfald, en kendelse eller anden dom om tvisten eventuelt måtte få. Parterne har mulighed for at konsultere egen advokat i forbindelse med eller efter udfærdigelse af forligsaftalen.
Voldgiftsnævnet kan efter anmodning fra parterne nedsætte en voldgiftsret med henblik på, at voldgiftsretten kan stadfæste parternes forlig i form af en endelig voldgiftskendelse på aftalevilkår. Anmodning herom skal ske i nær forbindelse med mediations- eller mæglingsmødet, men bestemmelsen ses i praksis også nedfældet som et krav i parternes forligsaftale.
Se § 12, i regler for mediation og mægling 2018
Processen i kort form
Parterne redegør for sagen, og der stilles spørgsmål
Problemformuleringparterne bliver enige om, hvad de er uenige om
Forhandling, dvs. parterne drøfter mulige løsninger og kommer selv med forligsforslag
Mediator/mægler kommer med løsningsforslag og vurdering af sagens tvistepunkter
Der indgås aftale, eller forhandlingen ophører
Der rundes af, og mødet afsluttes
Mediator (§ 4)
(§ 5)
Velkomst
11 MEDIATOR OG MÆGLERS FORPLIGTIGELSER OG ANSVAR
Det finder du i dette afsnit:
11 Mediator og mæglers forpligtigelser og ansvar
Mediator og mæglers forpligtigelser
og ansvar
Mediator eller mægler tilrettelægger mediations- eller mæglingsmødets forløb i samråd med parterne, herunder oplysning af sagen, forklaringer fra sagens parter og dokumentation, jf. reglernes § 9, stk. 3. Dette vil ske under et forudgående telefonmøde og ved mediations- og mæglingsmødets opstart Se nærmere afsnit 6 og 9
Hensigten er, at parterne involveres mest muligt og dermed får mest mulig indflydelse på egen sag. Hvis der måtte opstå uenighed om fremgangsmåden under mødet, vil enten mediator eller mægler skulle beslutte det videre forløb, men der vil altid blive søgt mod løsninger, som alle parter kan tilslutte sig.
Mediator eller mægler kan anmode parterne om oplysninger, som efter dennes skøn er nødvendige. Omvendt kan der også anmodes om, at parterne begrænser det fremsendte materiale, hvis materialet ikke vurderes nødvendigt, eller hvis en gennemgang af materialet vil fordyre mediationen eller mæglingen væsentligt. Mediator og mægler skal således vejlede parterne til at sikre, at de rette dokumenter og materiale er til rådighed Ikke for lidt og ikke for meget Om nødvendigt kan mediator – evt i samråd med Voldgiftsnævnet – træffe beslutning om sådanne forhold eller om mødets nærmere tilrettelæggelse, f.eks. om et møde skal holdes hos en part eller på neutral grund.
Voldgiftsnævnet træffer afgørelse om habilitetsindsigelser, andre indsigelser mod udpegningen af mediator eller mægler og om processuelle tvister mellem parterne i forbindelse med sagens behandling. Det kan f.eks. være, om forhandlingsproceduren findes at være gennemført, eller om aftale om mediation er indgået, dvs. om betingelserne for behandling af tvisten er opfyldt.
Dokumenter og redegørelser mv , der udarbejdes i forbindelse med mediation eller mægling, er uden præjudice for en eventuel senere voldgifts- eller retssag og kan ikke fremlægges under denne.
Omvendt forekommer det jævnligt, at der under en mediation eller mægling er behov for materiale fra en mellem parterne verserende voldgiftssag, hvis denne er sat i bero med henblik på mediation eller mægling af sagen i stedet I så fald aftales omfanget af materialet nærmere, således at Voldgiftsnævnet kan forestå, at dokumenter kopieres digitalt fra voldgiftssagen til f.eks. mediationssagen.
Parterne har ikke adgang til mediators eller mæglers notater, og de kan ikke kræve, at de pågældende afgiver forklaring som vidner under en eventuel senere voldgifts- eller retssag
Hverken mediator, mægler, Voldgiftsnævnet, dets ansatte eller medlemmer af Voldgiftsnævnets juridiske dommerkollegium kan gøres ansvarlige for nogen handling eller undladelse i forbindelse med sagens behandling. Det er vigtigt at være opmærksom på, at en mægler, der udtaler sig om sagen, ikke efterfølgende kan gøres økonomisk ansvarlig herfor Det kan heller ikke gøres gældende, at en mediator er ansvarlig for, at en oplysning burde være kommet frem, og forliget derfor blev indgået på et forkert faktuelt grundlag. Det er op til parterne selv – evt. i samråd med en advokat – at beslutte, om man vil følge vurderingen, og om man ønsker at indgå forlig på det foreliggende grundlag.
Sagerne behandles i fortrolighed, hvilket indebærer, at sagerne behandles fortroligt af Voldgiftsnævnet, og at hverken Voldgiftsnævnets medarbejdere eller mediator eller mægler oplyser andre om sagens eksistens eller indhold. Materiale behandles med omhu, og det sikres, at uvedkommende ikke kan få adgang hertil. Hvis parterne ønsker, at hver part på samme måde skal behandle sagen fortroligt, anbefales det, at der udarbejdes en særskilt aftale herom
Se §§ 10, 11, 19 og 20 i regler for mediation og mægling 2018
12 SAGENS OMKOSTNINGER
Det finder du i dette afsnit:
12 Sagens omkostninger
12.1. Sikkerhedsstillelse (depot)
12.2. Gebyr og serviceafgift
12.3. Mediators eller mæglers honorar
12.4. Andre omkostninger
Sagens omkostninger
Parterne betaler som udgangspunkt sagens omkostninger, dvs. til Voldgiftsnævnet og mediator/mægler, med halvdelen hver Hvem betaler?
Regler
Reglerne om sikkerhedsstillelse og sagens omkostninger fremgår af reglernes kapitel 8, dvs. §§ 13-17 og Voldgiftsnævnets vejledning for beregning af honorarer for voldgiftsdommere, mediatorer og opmænd mfl
Sagens omkostninger
De anførte beløb for sagens omkostninger er gældende pr dags dato og kan blive reguleret løbende. Der henvises til Voldgiftsnævnets hjemmeside, hvor de til enhver tid gældende beløb og vejledninger fremgår. Beløbene er de samme for mediations- og mæglingssager.
12.1. Sikkerhedsstillelse (depot)
Ved behandlingen af en sag om mediation eller mægling hos Voldgiftsnævnet opkræves parterne 60.000 kr. i depot, som deles ligeligt mellem parterne. Depotet indeholder opstartsgebyr og en serviceafgift (se nærmere afsnit 12.2) samt honorar til mediator eller mægler (se nærmere afsnit 12.3). Depotet dækker én fuld dags mediation eller mægling, herunder forberedelse, evt deltagelse i telefonmøde samt deltagelse i selve mediationseller mæglingsmødet.
Voldgiftsnævnet rykker for evt. manglende depotindbetaling, og sagen vil blive afvist, hvis den, der har anmodet om mediation eller mægling, ikke betaler sin del af depotet. Hvis øvrige parter ikke foretager indbetaling, vil den part, der har anmodet om mægling eller mediation, blive opkrævet betaling af det fulde beløb
Ved mediations- eller mæglingssager, som udspringer af en allerede verserende voldgiftssag, vil der ikke blive opkrævet depot, da der vil være tilstrækkelig sikkerhed i det allerede opkrævede depot i forbindelse med voldgiftssagen.
Mediator eller mægler skal påse, at det indbetalte depot under hele sagens forløb, er tilstrækkeligt til at dække samtlige de med sagens behandling forbundne omkostninger.
Mediator eller mægler skal gå i dialog med parterne om sagens omfang og oplyse Voldgiftsnævnet om behovet for en eventuel forhøjelse af honoraret, således at Voldgiftsnævnet kan regulere depotet i overensstemmelse hermed
Voldgiftsnævnet vil i praksis varetage de fleste processkridt, herunder indkaldelse til møder mv., for at begrænse mediators eller mæglers arbejde hermed og dermed begrænse parternes udgifter til honoraret mest muligt.
Ved sagens afslutning udarbejder Voldgiftsnævnet en opgørelse over omkostningerne ved sagens behandling, herunder mediators eller mæglers honorar, gebyr og afgifter til Voldgiftsnævnet samt eventuelle øvrige afholdte udgifter. Parterne modtager opgørelsen over omkostninger i forbindelse med sagens afregning, når sagen afsluttes.
Det bemærkes, at omkostninger til advokat eller anden rådgiver ikke kan medtages ved omkostningsopgørelsen under en evt. efterfølgende voldgiftssag – ligesom det bemærkes, at Voldgiftsnævnet ikke bistår parterne i forbindelse med evt. krav på regres. Der henvises i denne forbindelse til anlæggelse af civile søgsmål.
Mediator eller mægler træffer ikke afgørelse om omkostningsfordelingen ved sagens afslutningen, men der kan indgås en aftale herom i parternes evt forligsaftale Som oftest deles omkostningerne lige uanset sagens udfald.
12.2. Gebyr og serviceafgift
Sikkerhedsstillelsen (depotet) indeholder et gebyr på 4.000 kr. til dækning af et gebyr for sagens opstart og en serviceafgift på 4 000 kr for sagens behandling i Voldgiftsnævnet
Hvis der ønskes 2 mediatorer, vil der blive opkrævet et yderligere gebyr på 2.000 kr.
12.3. Mediators eller mæglers honorar
Som udgangspunkt er honoraret for mediator eller mægler pt. 35.000 kr. ekskl. moms, dvs. 43.750 kr. inkl. moms, for et mediations- eller mæglingsmøde. Honoraret er momspligtigt og udbetales på baggrund af faktura.
Honoraret dækker én fuld dags mediation eller mægling og almindelig forberedelse, herunder læsning af indlæg, gennemgang af bilag og deltagelse i et evt. telefonmøde, dvs. svarende til ca. 1 dags forberedelse og 8-10 timers møde.
Varer mødet alene en halv dag, svarende til 4-5 timers møde og almindelig forberedelse, herunder læsning af indlæg og gennemgang af bilag og deltagelse i et evt telefonmøde, er honoraret 17 500 kr ekskl moms, dvs 21 875 kr inkl moms, for et mediations- eller mæglingsmøde.
Der kan ikke forventes fuldt honorar, hvis tidsforbruget er væsentligt lavere end sædvanligt, herunder ved forudgående forlig, eller hvis mødet afsluttes væsentligt hurtigere end forudsat
I tilfælde, hvor sagens omfang eller tidsforbruget ved sagens behandling overstiger det normale eller forventelige, herunder som følge af et omfattende sagskompleks med mange sagsakter, kan honoraret forhøjes ud over den faste pris for en hel eller halv dags mediation eller mægling I så fald skal mediator eller mægler hurtigst muligt give Voldgiftsnævnet en begrundet meddelelse herom, således at nævnet kan tage stilling til berettigelsen Dette gælder dog ikke evt. yderligere timer på selve mødedagen, der er under 10 timer.
Voldgiftsnævnet sikrer inddragelse af sagens parter ved at regulere depotet i overensstemmelse hermed.
Hvis nævnet ikke er orienteret om et øget tidsforbrug, og depotet dermed ikke er tilpasset, kan nævnet træffe afgørelse om at begrænse honorarets størrelse, jf. nævnets procesregler herom.
12.4 Andre omkostninger
Hvis mediations- eller mæglingsmødet afholdes i Voldgiftsnævnets lokaler, betales der 6.000 kr herfor Der vil være et fælles mødelokale, og parterne vil få rådighed over ”eget” mødelokale, hvor også evt. separate møder med mægler eller mediator vil kunne foregå.
Det er ikke et krav, at et mediations- eller mæglingsmøde afholdes i Voldgiftsnævnets lokaler. Parterne kan aftale, at et møde f.eks. skal afholdes på byggepladsen eller på mediators kontor el lign
Parterne betaler desuden evt. udgifter til almindelig forplejning, f.eks. frokost. Der kan i særlige tilfælde være udgifter til hotelophold, f.eks. hvis en mediation/mægling slutter sent eller undtagelsesvist afholdes langt fra mediators/mæglers bopæl.
Mediators eller mæglers udlæg til kørsel mv i forbindelse med evt besigtigelse/møde refunderes af parterne gennem det indbetalte depot. Parterne afholder selv egne udgifter.
Se §§ 13-16 i regler for mediation og mægling 2018
13 PRAKTISKE FORHOLD
Det finder du i dette afsnit:
13 Praktiske forhold
Praktiske forhold
For at mediator eller mægler kan have de bedste forudsætninger for at lede mediations- eller mæglingsmødet, er det nødvendigt, at denne også får kendskab til det materiale, hvoraf tvisten udspringer. Dette kunne eksempelvis være selve kontrakten, tilbuds- eller aftalesedler eller andre relevante indlæg, som parterne måtte have udarbejdet i forbindelse med sagen. Parterne skal dog have sig for øje, at en mediation eller mægling også på dette punkt adskiller sig væsentligt fra en voldgiftssag, hvorfor parterne, så vidt det er muligt, skal søge at begrænse omfanget af skriftligt materiale til det absolut vigtigste, hvilket herefter fremsendes til mediator eller mægler forud for selve mødet. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det ikke handler om at fremlægge dokumenter som bevis – som ved en voldgiftssag – da mediator og mægler ikke skal træffe afgørelse og dermed heller ikke skal overbevises gennem sådanne beviser
De dokumenter og bilag, som parterne finder nødvendige at fremlægge, skal uploades i Voldgiftsnævnets dokumentportal – VBA Portalen.
Korrespondance og indlæg om sagen sendes fortsat med e-mail Hvis der er korrespondance direkte med mediator eller mægler, skal Voldgiftsnævnet altid sættes på cc.
Der henvises til Voldgiftsnævnets retningslinjer for digital kommunikation og bilagshåndtering, der findes på Voldgiftsnævnets hjemmeside
Hvis mediator eller mægler savner oplysninger i forbindelse med parternes tvist, kan mediator eller mægler anmode parterne om at få sådanne tilsendt. I praksis kan anmodning om sådanne oplysninger ske både forud og under mediationen eller mæglingen. Mediator eller mægler vil i alle tilfælde typisk stille afklarende spørgsmål under mødet for at få tydeliggjort sagen og parternes synspunkter
14 BILAG
Det finder du i dette afsnit:
14 Bilag
Bilag 1 Klausul vedr mægling, mediation eller uformel bedømmelse
Bilag 2. Oplysning om opstart af sagen
Bilag 3 Dagsorden for mødeforberedelse
Bilag 4. Skabelon for aftale om overgang til mægling og skabelon for forligsaftale
Bilag 5. Etiske retningslinjer
Bilag 1. Klausul vedr. mægling, mediation eller uformel bedømmelse
AB-standardaftaledokumenterne fra 1992 indeholder alene bestemmelser om syn og skøn, sagkyndig beslutning og voldgift. Standardaftaler fra 2018 indeholder bestemmelser om mediation og mægling.
Hvis der ikke er aftalt AB 18, og der ønskes knyttet en klausul om anvendelse af mediation og/eller mægling til en ny kontrakt/standardkontrakt eller som bilag til en eksisterende kontrakt, kan Voldgiftsnævnet anbefale følgende:
”Tillæg om tvisteløsning
Enhver uenighed om forhold omfattet af nærværende kontrakt, dertil hørende supplerende aftaledokumenter og bilag, skal søges afklaret ved anvendelse af følgende løsningstrappe:
Første niveau: uenighed søges afklaret mellem parternes projektledere snarest muligt og inden for 5 arbejdsdage
Andet niveau: uenighed forelægges parternes ledelsesrepræsentanter, der søger uenigheden afklaret inden for yderligere 5 arbejdsdage.
Tredje niveau: Kan uenighed ikke løses af ledelsesrepræsentanterne, søges uenigheden løst ved mediation eller mægling efter Voldgiftsnævnets regler herom Hvis der ikke kan opnås enighed om fremgangsmåden, kan den ene af parterne begære sagen fremmet hos Voldgiftsnævnet, der vil bistå med at opnå enighed om tvisteløsningsmodellen.”
Bilag 2. Oplysning om opstart af sagen
Sagen anlægges via VBA Portalen, hvor følgende oplysninger angives:
Parternes navne, CVR-nr., adresse, e-mail og telefonnummer, a)
b)
c)
d)
Kort redegørelse for tvisten i fritekstfeltet og i et dokument, der automatisk lægges i mappe A – ”Processkrifter” – der kan kun medsendes ét dokument ved sagsoprettelse
Oplysning om gennemførelse af forhandlingsprocedure, hvis aftalt (AB 18) – kan skrives i den korte redegørelse for tvisten
Aftalegrundlag - lægges i mappe B – ”Bilag til processkrifter” - når sagen er oprettet i VBA portalen
e)
f)
Andre nødvendige bilag til belysning af tvisten (f.eks. aftalesedler, centrale faktura eller kopi af e-mails - lægges i mappe B i VBA Portalen.
Eventuelle ønsker til antal af mediatorer eller mæglere og deres kvalifikationer kan oplyses i fritekstfelt i VBA Portalen.
Bilag 3. Dagsorden for mødeforberedelse
Afklaring af parternes og evt. repræsentanters kendskab til mediation eller mægling. 1
Kort præsentation af processen tilpasset parternes forudgående kendskab 2
Afklaring af behovet for evt. indlæg og bilag. Mediator og mægler bistår parterne med at få tilskåret mængden af bilag, således at alene de mest nødvendige bilag indgår. 3
4
Fastlæggelse af deltagere på mediations- eller mæglingsmødet og af evt. observatører.
Berammelse af tid og sted
Bilag 4. Skabelon for aftale om overgang til mægling og skabelon for forligsaftale
Aftale i
Mediationssag nr. P-
Mæglingssag nr. Q-
Part 1
Part 2 X Y
På baggrund af gennemført mægling i denne sag er der den # indgået følgende:
Aftale
[Mellem X og Y er der med mediators accept indgået aftale om, at mediator [navn] overgår fra rollen som mediator til mægler i sagen, jf. reglernes § 4, stk. 5.]
Mellem X og Y er der indgået aftale om, at #
Beløbene betales inden den #
Hver part betaler hver sine omkostninger i forbindelse med mæglingen.
De med mediator/mæglers og Voldgiftsnævnets behandling af sagen forbundne omkostninger betales af #
Sted, den #
Partens navn Partens navn
Bilag 5. Etiske retningslinjer
Voldgiftsnævnets etiske grundlag for mediation og mægling1
Mediator skal forud for mediationen sikre, at parterne og partsrepræsentanterne har forstået og accepteret principperne omkring mediation, og at sagen behandles efter Voldgiftsnævnets regler for mediation og mægling 2018 og efter følgende etiske grundlag
Fortrolighed 1
Sagen behandles i fortrolighed.
Oplysninger, som fremkommer under mediationen, er fortrolige, medmindre parterne udtrykkeligt aftaler andet. Dette gælder både for mediator, parter og andre personer, der deltager i mediationsmødet
Hvis parternes tvist ikke løses ved mediation, må det under mediationsmødet fremkomne derfor ikke inddrages under en eventuel senere retlig tvist, herunder hurtig afgørelse, beslutning om stillet sikkerhed eller voldgift.
Fortroligheden gælder både oplysninger fra fællesmøder og separate møder mellem mediator og hver enkelt part.
2
Frivillighed
Når mediationsmødet er påbegyndt, er det frivilligt, om man vil deltage aktivt i mediationen
Mediator kan afslutte sagen, hvis denne konstaterer, at der ikke er udsigt til at opnå forlig, herunder hvis parterne er enige om, at sagen bør afsluttes. Det er således mediators vurdering, hvorvidt det er realistisk med flere forsøg på at få etableret en dialog mellem parterne
3
Upartiskhed og uafhængighed
Mediator er upartisk og uafhængig af parterne Mediator skal behandle parterne lige
Mediator skal i forbindelse med udpegningen og under sagens behandling oplyse om eventuelle omstændigheder, der kan give anledning til berettiget tvivl om vedkommendes upartiskhed eller uafhængighed.
Mediator må ikke virke som mediator, hvis mediator som partsrepræsentant, skønsmand eller voldgiftsdommer aktuelt eller tidligere har bistået nogen af parterne/været inddraget i forhold, der har forbindelse med konflikten.
Hvis der opstår berettiget tvivl om mediators upartiskhed eller uafhængighed, vil mediator efter samråd med sagens parter bringe mediationen til ophør Hvis der er uenighed herom, kan Voldgiftsnævnet træffe afgørelse om habilitetsindsigelser
Mediators rolle
Mediator leder mediationsprocessen og bistår parterne med at bringe deres tvist til afslutning ved aftale.
Mediator giver ikke juridisk, økonomisk eller teknisk rådgivning, hverken til parterne i fællesskab eller individuelt, og træffer ikke afgørelse i parternes tvist
Mediator bistår parterne med at klarlægge deres tvistepunkter, holdninger og interesser samt med selv at nå en løsning af tvisten ved forlig.
Mediator fremsætter ikke forligsforslag. Mediator vejleder ikke parterne om det sandsynlige udfald eller usikkerheden ved en eventuel retlig afgørelse af tvisten, herunder hurtig afgørelse, sagkyndig beslutning og voldgift.
Hvis parterne aftaler, at sagen skal overgå til mægling, og mediator er enig i at fortsætte i rollen som mægler, skal mediator sikre, at der er klarhed om overgangen ved fælles notat herom Det bemærkes, at mediator forinden skal overveje, om der under separate møder med parterne er modtaget oplysninger, der indebærer, at mediator bør afstå fra at fungere som mægler.
Mæglers rolle
Mægler leder mæglingsprocessen og bistår parterne med at bringe deres tvist til afslutning ved aftale
Mægler kan fremsætte forligsforslag. Mægler kan vejlede parterne om det sandsynlige udfald og usikkerheden ved en eventuel afgørelse af tvisten, men har ikke kompetence til at afgøre parternes tvist.
Mægler giver ikke juridisk, økonomisk eller teknisk rådgivning, hverken til parterne i fællesskab eller individuelt. Mægler må give udtryk for styrker eller svagheder i parternes faktiske eller retlige argumentation.
6
Rådgivere og bisiddere
Parterne kan deltage i en mediation med eller uden rådgiverbistand, for eksempel af en advokat eller intern juridisk eller teknisk rådgiver.
Andre end parterne, deres rådgiver og mediator kan deltage i mediationen i det omfang, alle parter og mediator er enige herom, herunder f.eks. observatører eller medarbejdere fra Voldgiftsnævnets sekretariat
Under mediationen er det parterne, der fører ordet om deres tvist.
En part er når som helst under mediationen berettiget til at rådføre sig med sin rådgiver (evt telefonisk, hvis rådgiveren ikke er til stede)
7
Parternes aftale og afslutning af mediationen
Mediator er garant for, at parternes aftale er gennemarbejdet, således at alle berørte interesser og emner fra mediationen enten vælges eller fravælges at indgå i den endelige aftale
Hvis mediator vurderer, at parterne har behov for juridisk eller fagteknisk rådgivning, kan mediator opfordre hertil eller betinge, at der gives rådgivning, før aftalen underskrives.
Før mediationen afsluttes, bør parterne indgå aftale om, om og hvordan eventuelle eksterne interessenter skal orienteres om den indgåede aftale.
