Nouvelles instructions sur la façon de tenir le « Registre pompiste »

Depuis le 1er janvier 1995, tout pompiste doit tenir un registre des entrées et sorties des huiles minérales commercialisées. Le terme pompiste désigne ici « le détaillantrevendeur qui achète de l’huile minérale pour son propre compte et la revend à des tiers via des pompes de distribution ». Il n’est donc pas nécessaire de tenir un registre pour les pompes utilisées exclusivement pour son propre usage.

Dans le registre, le pompiste (ou son mandataire) doit noter quotidiennement le relevé du compteur (index) de chaque pompe, à l’heure convenue avec les services régionaux des Douanes et Accises.

La circulaire 2022/C/29 concernant les produits énergétiques et l’électricité, publiée par l’Administration des Douanes et Accises le 15.02.2023, a entre autres modifié en profondeur l’annexe XII – « Registre pompiste » et l’a complétée par une série de nouvelles directives.

INSTRUCTIONS SUR LA TENUE DU REGISTRE POMPISTE

Le « registre pompiste » peut être tenu :

• soit sur papier, sous la forme d’un registre relié, dont toutes les pages sont numérotées continuellement et également paraphées par l’exploitant de la station-service ;

• soit sous la forme d’un registre automatisé contenant au moins toutes les informations requises par la présente annexe, et permet la collecte automatique et/ou la saisie manuelle des données, à condition que les données collectées et/ou saisies ne puissent être modifiées ou effacées. Des ajustements peuvent être effectués en apportant des améliorations spécifiques avec les explications nécessaires (voir points 6 et 7) ;

• ou par d’autres moyens, à condition que les données requises soient reprises et à condition que cette solution alternative offre des garanties similaires ou meilleures dans le domaine de la sécurité de l’information que les garanties prévues dans le registre papier ou informatisé.

La tenue d’un registre implique qu’il existe un manuel d’utilisation sur place, qui permet d’identifier les données du registre pompiste (ou, en ce qui concerne les autorisations ‘Gestion centrale’, l’ajout de ce manuel mis à jour comme annexe de l’autorisation ‘Gestion centrale’).

INSTRUCTIONS PARTICULIÈRES :

➊ Tout exploitant de station-service doit tenir un registre, par produit et par réservoir, des stocks et des mouvements de produits énergétiques sous la forme d’un « registre pompiste ». Ainsi, il est nécessaire de tenir un registre pompiste pour chaque réservoir.

Si plusieurs réservoirs alimentent les mêmes pompes de la station-service pour le même produit, ces différents réservoirs sont considérés comme un seul et unique réservoir aux fins de la tenue du registre pompiste.

➋ L’obligation de tenir un registre pompiste n’est pas imposée pour la vente de butane et de propane en bouteilles.

➌ Chaque entrée et sortie est enregistrée dans le registre pompiste, et exprimée en litres à 15°C.

➍ Les inscriptions dans les différentes colonnes du registre pompiste sont effectuées comme suit :

Colonne 1 « Date et heure d’inscription dans le registre » : pour chaque inscription dans le registre pompiste, indiquer l’heure (date et heure) de l’inscription.

Colonne 2 « Entrée - Date et heure » : indiquer la date et l’heure de chaque entrée d’un produit énergétique, en les classant par ordre chronologique.

Colonne 3 « Entrée - Numéro du bon de livraison ou de la facture » : indiquer le numéro du document commercial pour chaque livraison de chaque produit énergétique reçu.

Colonne 4 « Entrée - Quantité en litres à 15°C » : pour chaque livraison de chaque produit énergétique reçu, indiquer la quantité exprimée en litres à 15 °C.

Colonne 5 « Sortie pompe - Relevé de compteur » : pour chaque livraison d’un produit énergétique à la pompe, indiquer le relevé de compteur de chaque pompe du même produit couplée au même réservoir. Le relevé du compteur doit également être effectué à 0h00 du jour d’un « cliquet ».

Colonne 6 « Sortie pompe - Quantité en litres à 15°C » : pour chaque retrait d’un produit énergétique à la pompe, enregistrer pour chaque pompe du même produit couplée au même réservoir la quantité retirée exprimée en litres à 15°C. Cette inscription doit être faite au moins une fois par jour et chaque fois à la même heure (à déterminer librement par le pompiste). En principe, la colonne « sortie » représente la somme de la différence entre les relevés de compteur (relevé de compteur noté moins le relevé de compteur précédent).

La colonne « sortie » doit également être remplie à 0h00 du jour d’un « cli quet » afin de déterminer le stock présent dans la colonne 7.

Colonne 7 « Stock présent » : reprendre le stock à chaque inscription des colonnes 2, 3 ou 4, exprimé en litres à 15°C (et ce, sur la base des bons de livraison/factures et des relevés des compteurs des pompes). En cas de « cliquet », cela doit être fait en plus le jour du « cliquet » à 0h00.

Colonne 8 « remarques » : indiquer sur quelle base les améliorations et les ajustements (suite à un surpompage, un inventaire, ...) ont été effectués dans le registre pompiste (voir points 6 et 7).

➎ Les inscriptions manuelles doivent être lisibles et à l’encre sans interruption ni lacune. Le pompiste doit biffer légèrement les inscriptions erronées et les parapher. L’inscription corrigée doit être placée juste au-dessus du texte barré. Dans les registres informatisés, les inscriptions erronées sont corrigées par une inscription négative et les données corrigées sont réintroduites.

➏ Les ajustements des données du registre pompiste résultant d’un inventaire, d’un surpompage, (ajustements du mécanisme de comptage par un technicien autorisé, etc.) sont inscrits individuellement dans ce même registre et sont accompagnés des explications nécessaires. La documentation de ces ajustements est gardée à disposition.

➐ Les registres complets doivent être conservés par le pompiste pendant trois ans à compter du 1er janvier de l’année suivant l’année d’enregistrement.

Cette exigence s’applique également à l’impression des registres informatisés.

P Riode Transitoire

Les pompistes concernés doivent mettre leur registre pompiste en conformité avec les nouvelles directives endéans les délais suivants :

• les registres papier : au plus tard un mois après la publication des nouvelles directives ;