5. Organisatie en governance

Zeker in het jubileumjaar 2020 was er grote betrokkenheid bij de gesubsidieerde projecten vanuit vfonds. In hetzelfde jaar vonden er ook diverse functiewisselingen binnen de organisatie plaats en drukte corona een grote stempel op het lustrum. Dit vroeg flexibiliteit van iedereen die betrokken was om de continuïteit en de output te borgen, zowel binnen als buiten de organisatie. In dit hoofdstuk leest u wie er werken en volgens welke reglementen, codes en werkwijzen wij werken we.

Vfonds heeft een maatschappelijke rol en daarom hechten we veel waarde aan de kwaliteit van onze governance. We staan voor zorgvuldigheid, transparantie en professionaliteit. Essentieel is dat onze bijdragen goed terechtkomen op de juiste tijd en op de juiste plek. Dit alles vereist uiterste zorgvuldigheid in de besluitvorming bij de toekenning en afwijzing van deze bijdragen. Door stelselmatige controle en toezicht wordt gegarandeerd dat alle middelen op een verantwoorde, doelmatige, effectieve en rechtmatige wijze worden besteed aan de doelstellingen van de stichting en dat hierover op een juiste wijze wordt gerapporteerd. Waar dat mogelijk wordt wat we doen vooraf, tussentijds en achteraf getoetst. Om de bestuurlijke taken goed uit te kunnen voeren, werken de Raad van Bestuur en de directie volgens de geldende codes voor Goed Bestuur. Hetzelfde geldt, mutatis mutandis, voor de manier waarop de Raad van Toezicht de codes naleeft die voor zijn werk gelden. In 2020 is het proces in gang gezet om alle statuten en reglementen te actualiseren waarvan een deel begin 2021 is afgerond.

Bureau

De dagelijkse werkzaamheden van vfonds worden uitgevoerd door een bureau met 11 medewerkers onder leiding van de directeur. Het bureau werkt beleidsvoorbereidend en faciliteert de Raad van Bestuur. Op 31 december 2020 bestond ons team uit 10 vrouwelijke en 2 mannelijke medewerkers. Het aantal fte’s bedroeg 10. De gemiddelde leeftijd was eind 2020 45 jaar en de gemiddelde duur van het dienstverband 3,1 jaar.

In 2020 vonden er diverse wisselingen en uitbreidingen plaats binnen het team. Zo kregen we een nieuwe bestuurssecretaris, een nieuw hoofd bedrijfsvoering, een nieuwe communicatiemedewerker en er werd een derde projectadviseur geworven. Daarnaast waren er in de tweede helft van 2019 twee externe medewerkers aangenomen voor het beheer van de relaties met bijzondere organisaties en partnerschappen. In september 2020 is hiervoor een nieuwe vaste functie gecreëerd, namelijk die van manager partnerships.

Codes voor Goed Bestuur

De volgende codes zijn van toepassing voor vfonds.

SBF-code De SBF-code voor Goed Bestuur, opgesteld door de Samenwerkende Brancheorganisaties Filantropie (SBF), moet filantropische instellingen stimuleren hun maatschappelijke activiteiten zo effectief en efficiënt mogelijk te ontplooien en hierbij een proces van continu ‘leren en verbeteren’ te omarmen. Daarnaast biedt de SBF-code een richtsnoer voor de omgang met de maatschappij in het algemeen en belanghebbenden in het bijzonder.

Naleving Code Goed Bestuur FIN Via het SBF is vfonds aangesloten bij Vereniging van Fondsen in Nederland (FIN). De FIN heeft een Code Goed Bestuur opgesteld die normen geeft over het besturen, toezichthouden, het afleggen van verantwoording en het afwegen van belangen. De normen stimuleren een effectief bestuur en een efficiënte organisatie en dragen daarmee bij aan het behalen van de maatschappelijke missie. Cruciale aspecten van deze code zijn: het algemeen belang voorop, onafhankelijkheid, professionaliteit, duidelijk beleid, transparantie, verantwoording afleggen, zorgvuldigheid en respect.

Naleving Code Goed Bestuur voor Goede Doelen Naast de Code Goed Bestuur van de Vereniging van Fondsen in Nederland onderschrijven we de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen Nederland. Dit betekent dat de organisatie overeenkomstig is ingericht en dat taken en bevoegdheden van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn vastgelegd in statuten en reglementen. De regels van deze code zijn dat binnen de organisatie de functies van toezicht houden en uitvoeren duidelijk van elkaar worden gescheiden en dat de organisatie erop let dat de middelen optimaal worden besteed zodat de effectiviteit en efficiency zo groot mogelijk zijn.

CBF-keurmerk Het Centraal Bureau Fondsenwerving houdt toezicht op erkende goede doelen in Nederland. Vfonds is door het CBF getoetst om dit keurmerk te mogen dragen. Daarmee laten we zien dat we voldoen aan de strenge kwaliteitseisen. Jaarlijks vindt er door CBF een check plaats en driejaarlijks een uitgebreide hertoetsing om het keurmerk te behouden. In 2019 heeft de hertoetsing plaatsgevonden en vfonds kan het keurmerkweer voor drie jaar behouden.

ANBI-status Vfonds is door de Belastingdienst aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Door de ANBI-status zijn donaties aan vfonds – onder bepaalde voorwaarden – fiscaal aftrekbaar.

Het team bestaat uit stuk voor stuk maatschappelijk betrokken mensen met diverse achtergronden en expertises die goed aansluiten bij de werkvelden en doelgroepen van vfonds. Ook hebben verschillende medewerkers in 2020 opleidingen en trainingen gevolgd om zich verder te ontwikkelen in hun vakgebied.

Ons kantoor: het Vredesbolwerk

Het Vredesbolwerk in Utrecht is het huis voor ontmoeting, ontwikkeling en innovatie rond vrede en vrijheid. Het pand vormt de basis voor het bureauteam en biedt daarnaast een inspirerende werkplaats voor externe professionals. In 2020 waren Stichting Liberation Route Europe, Stichting Vredeseducatie, Stichting Petities.nl en S75V hier gevestigd. Daarnaast vonden er begin 2020 uiteenlopende bijeenkomsten plaats zoals de expertsessie ‘Erkenning en waardering veteranen’, een directeurenoverleg vanuit Platform WO2, een overleg met de coördinatoren van de Vrijheidsexpress, een strategisch overleg met delegatieleden IHRA met ministerie van VWS en een collectieoverleg SMH 40-45. Ook is het Vredesbolwerk de plek waar vfonds vaak intentieovereenkomsten tekent, zoals met de provincie Flevoland en met Nationaal Comité Veteranendag.

In maart 2020 is met het afkondigen van de pandemie de losse verhuur stil komen te liggen en hebben we de deuren helaas moeten sluiten voor externen. Ondanks de beperkingen hebben we in november coronaproof in het Vredesbolwerk een interview kunnen regelen voor het project Helmen vol Verhalen. Het project brengt kunstenaars samen met veteranen, in dit geval veteraan Kaweh Madad uit de Flevopolder en kunstenaar Sjaak Kooij, die door omstandigheden tijdelijk geen beschikking heeft over een eigen atelier. We zijn blij dat we deze ontmoeting op een veilige manier hebben kunnen faciliteren en zoeken na corona naar mogelijkheden om de presentatieruimte en vergaderruimtes voor losse verhuur aan te bieden. Directie

Sinds oktober 2019 is Lisette Mattaar directeur van vfonds. Lisette is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het bureau en vormt het eerste aanspreekpunt van vfonds voor externe contacten. Haar kerntaken zijn de ontwikkeling van de strategie, beleidskaders en begrotingen. Dat gaat altijd in overleg met en ter vaststelling door de Raad van Bestuur. Overige taken en bevoegdheden zijn nader uitgewerkt in het Directiestatuut1. Naast directeur is Lisette Mattaar ook secretaris van de Raad van Bestuur.

Beloningsbeleid De voorzitter van de Raad van Bestuur stelt het bezoldigingsbeleid, de hoogte van de directiebeloning en de hoogte van andere bezoldigingscomponenten vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht. Bij de vaststelling van het bezoldigingsbeleid en de bepaling van de beloning volgt vfonds de Adviesregeling Beloning Directeuren van Goede Doelen voor besturen en raden van toezicht en de WNT. De regeling geeft aan de hand van zwaartecriteria een maximumnorm voor het jaarinkomen van de directeur. De zwaartecriteria worden bepaald aan de hand van een score voor directiefuncties, de zogenaamde BSD-punten. Vfonds heeft over 2020 een score van 415 BSD punten. Het hierbij behorende maximum voor beloning van de directie is € 124.142 (brutoloon inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Vanuit de WNT wordt het algemene bezoldigingsmaximum gehanteerd van € 201.000. Het jaarinkomen van de directeur met een bedrag van € 107.579 blijft binnen de BSD-norm van € 124.142 (1 FTE / 1 jaar). Het jaarinkomen, de werkgeversbijdrage pensioen en de overige beloningen voor de directeur blijft met een bedrag van € 133.588 binnen het maximum vanuit de WNT van € 201.000 (1 FTE / 1 jaar).

1 Waarvan de aangepaste versie op 10 februari 2020 is vastgesteld door de Raad van Bestuur

Opening Nationale Veteranenbegraafplaats Loenen

Op 26 november 2020 opende koning Willem-Alexander de Nationale Veteranenbegraafplaats Loenen door plaats te nemen voor De Spiegel. Dat is een grote spiegel van kunstenares Renee van Bavel. De nieuwe veteranenbegraafplaats, naar een idee van voormalig vfonds voorzitter Robert Croll, werd mede door vfonds in gang gezet en gefinancierd. De Oorlogsgravenstichting en de Stichting Veteranenbegraafplaats Loenen hebben hiermee een mooie en waardige plek gerealiseerd, een laatste rustplaats die recht doet aan de inzet van veteranen. De begraafplaats is gelegen midden in de Veluwse bossen, naast Nationaal Ereveld Loenen en is bedoeld voor veteranen die later in hun leven besluiten begraven te willen worden naast andere veteranen. In combinatie met het ereveld en het nieuwe herdenkings- en educatiecentrum vormt de begraafplaats een bijzondere plek van ontmoeting, bezinning en waardering. Naast dat er uitvaartdiensten gehouden worden kan de bezoeker informatie vinden en persoonlijke verhalen lezen over de inzet en ervaringen van Nederlandse burgers en militairen tijdens de Tweede Wereldoorlog en actuele internationale (vredes)missies.

Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het besturen van de organisatie en eindverantwoordelijk voor onder meer het beleid, de begroting en de jaarrekening. Het is nauw betrokken bij alle projecten die vfonds steunt en in 2020 was een belangrijk aandachtspunt daarnaast de ontwikkeling van het beleidsplan voor de komende jaren. Het bestuur heeft de dagelijkse leiding van het bureau gedelegeerd aan zijn secretaris die ook directeur van vfonds is2. De Raad van Bestuur besluit over de projectaanvragen, waarbij de directeur een mandaat heeft te besluiten over aanvragen tot € 50.000. Het legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Eenmaal per jaar bespreekt het bestuur zijn eigen functioneren. Ook hebben de voorzitters van de Raden van Bestuur en Toezicht eenmaal per jaar een functioneringsgesprek met de directeur. In het Reglement Raad van Bestuur zijn de verantwoordelijkheden, werkwijze en rolverdeling verder uitgewerkt.

Samenstelling en benoeming De Raad van Bestuur bestaat uit drie leden: een voorzitter, een secretaris en een algemeen lid. De leden worden telkens voor een termijn van drie jaar benoemd door de Raad van Toezicht. Op 12 mei 2020 heeft mr. Robert S. Croll, vooruitlopend op zijn afscheid als bestuurslid per 1 juli 2020, het voorzitterschap overgedragen aan viceadmiraal bd Matthieu Borsboom. Borsboom is al sinds 2014 verbonden aan vfonds. Tot februari 2018 was hij lid van de Raad van Toezicht en sindsdien is hij bestuurslid. De Raad van Toezicht heeft ook besloten om per 1 juli 2020 mr. John Bakker als lid van de Raad van Bestuur te benoemen. Beloningsbeleid De leden van de Raad van Bestuur ontvangen een jaarvergoeding. In 2020 bedroeg die € 16.000 voor de voorzitter en € 8.000 voor de leden (uitgezonderd de secretaris in het geval die tevens directeur is).

Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht bespreekt de ontwikkelingen binnen het werkterrein en de organisatie en houdt toezicht op het functioneren van het bestuur, de uitvoering van de strategie en de algemene gang van zaken bij vfonds. Het adviseert de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd en is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de leden van de Raad van Bestuur. Zijn bevoegdheden zijn vastgelegd in de statuten en nader uitgewerkt in het reglement Raad van Toezicht. Hierin is onder meer opgenomen dat de Raad van Toezicht een auditcommissie kent.

Samenstelling en benoeming De Raad van Toezicht bestaat uit zeven leden – inclusief een voorzitter – die elk voor maximaal drie termijnen van drie jaar worden benoemd. Ieder lid heeft affiniteit met, en brengt vanuit zijn/haar expertise inhoudelijke kennis in over de werkvelden en doelstellingen van vfonds. In de profielschets is daarnaast opgenomen dat RvT-leden beschikken over een relevant maatschappelijk netwerk, aantoonbare bestuurlijke ervaring en kwaliteiten en inzicht in maatschappelijke en politieke processen en verhoudingen. Een onafhankelijke opstelling, aanwezigheid bij vier vergaderingen per jaar en

2. Omdat de functies van directeur en secretaris van de Raad van Bestuur sinds 1 oktober 2019 door een en dezelfde persoon worden vervuld zijn de reglementen aangepast.Deze zijn vastgesteld op 10 februari 2020.

Afscheid van een bevlogen voorzitter

16 jaar lang was hij actief voor vfonds, waarvan lange tijd als voorzitter van de Raad van Bestuur. In 2020 nam mr. Robert S. Croll afscheid van ons en maakte plaats voor Matthieu J.M. Borsboom. Crolls visie, persoonlijke betrokkenheid en bestuurlijke kwaliteiten hebben sterk bijgedragen aan waar vfonds nu staat.

Bij zijn aantreden was fonds een relatief onbekende, charitatieve organisatie van, voor en door veteranen. Onder andere door zijn leiding heeft vfonds zich ontwikkeld tot een in het veld gekende organisatie die maatschappelijk veel breder georiënteerd is. In alles wat hij aanpakte ging het Robert Croll om de bewustwording dat “freedom is not free”. Daarom heeft hij zich altijd ingezet voor de erkenning en waardering van, en zorg voor de geüniformeerden die deze vrijheid mogelijk maakten en dat nog steeds doen. In de laatste jaren van zijn voorzitterschap heeft vfonds gewerkt aan twee prachtige initiatieven. Vfonds was initiator en belangrijkste financier van de speelfilm De Slag om de Schelde en in 2017 was op zijn initiatief vfonds als founding partner betrokken bij het naar Nederland halen van de Invictus Games. Dat alles vanuit de wens het bewustzijn van de waarde van de vrijheid waarin wij in Nederland mogen leven te vergroten.

Een groots afscheidsfeest in bijzijn van Crolls familie, (ex-)collega’s, vrienden en partners van vfonds was vanwege de coronamaatregelen helaas niet mogelijk. Gelukkig hebben we alsnog, op verschillende momenten, afscheid kunnen nemen. Zo was er, noodgedwongen in kleiner gezelschap maar, ten overstaan van enkele vfonds relaties, een afscheid tijdens de wereldpremière van De Slag om de Schelde. Van vfonds ontving Robert Croll een bronzen miniatuur van het standbeeld The Falling Man, dat in 1950 in opdracht van de Oorlogsgravenstichting werd gemaakt door kunstenaar Cor van Kralingen. Het beeld, een man gevallen in de strijd tegen de vijand, werd in 1951 geplaatst op de Algemene Begraafplaats Crooswijk en een aantal kleinere varianten op Nederlandse erevelden in binnen- en buitenland. Speciaal voor deze gelegenheid maakte de zoon van de kunstenaar twaalf miniatuur exemplaren. De overige miniaturen worden geschonken aan de Oorlogsgravenstichting. Als bekroning van zijn inzet ontving Croll van de demissionair Minister van Defensie Ank Bijleveld in januari 2021 het Ereteken van Verdienste in Goud.

de bereidheid nevenfuncties inzichtelijk te maken is daarbij belangrijk. De nevenfuncties van de huidige leden zijn te vinden op onze website en in de bijlage. Van (beoogd) leden van de Auditcommissie wordt bovendien gevraagd dat zij beschikken over voldoende financiële kennis en inzicht, bij voorkeur specifieke kennis van en ervaring met vermogensbeheer. Bij de werving en selectie van een nieuw lid voor de Raad van Bestuur kwam in 2020 ook een kandidaat naar voren die dusdanig goed bij vfonds past, dat de selectiecommissie het erover eens was deze kandidaat aan de organisatie te willen binden. Op initiatief van de huidige voorzitter van de Raad van Toezicht mr. dr. Job Cohen is, anticiperend op diens vertrek in 2021, verkend of het voorzitterschap door de desbetreffende kandidaat vervuld zou kunnen worden. Door zowel de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur als de kandidaat zelf, is hier positief op gereageerd. Dat betekent dat de RvT mr. dr. Ton Rombouts heeft geselecteerd als opvolger van Job Cohen. De opvolging zal in maart 2021 plaatsvinden. Wel neemt hij vanaf september deel aan vergaderingen als gast (zonder formele stem).

Beloningsbeleid De leden van de Raad van Toezicht vervullen hun functie onbezoldigd. Per vergadering ontvangen zij een renumeratie tot een maximum van de regeling voor vrijwilligersgoeding. In 2020 was dit per vergadering € 300 (voorzitter) en € 225 (lid).

Auditcommissie

De Auditcommissie adviseert de Raad van Toezicht over onderwerpen op het gebied van onder andere financiële informatievoorziening, interne beheersing en accountantscontrole en bereidt daarmee besluitvorming voor. De gehele Raad van Toezicht heeft de eindverantwoordelijkheid voor de uiteindelijke besluitvorming: de Auditcommissie adviseert, de Raad van Toezicht beslist. De Auditcommissie van vfonds kent drie leden: De heer Willem Jelle Berg (als lid van de Raad van Toezicht en voorzitter van de Auditcommissie), mevrouw dr. Anita Vlam (als lid van de Raad van Toezicht en lid van de Auditcommissie), en een lid van de Raad van Bestuur. De leden bekleden hun functie onbezoldigd. In 2020 heeft de auditcommissie vijf keer vergaderd. De belangrijkste onderwerpen op de agenda waren de conceptbegroting 2021, het concept jaarverslag 2019 (inclusief de concept jaarrekening 2019), de beleggingsfilosofie, de procesbeschrijvingen, het beleidsplan 2021-2025, het interne auditplan, het procuratiereglement en het risicomanagement.

Beleggingsadviescommissie (BAC)

Vfonds heeft een door de Raad van Bestuur ingestelde beleggingsadviescommissie (BAC) die het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseert over het belegde vermogen van het fonds. Het reglement beleggingsadviescommissie vormt de basis voor de werkzaamheden van deze commissie. De BAC bestaat uit vier leden: Alae Laghrich en Jeroen Schreur (onafhankelijke adviseurs), Lisette Mattaar (als directeur en lid van de Raad van Bestuur en voorzitter van de BAC) en John Bakker (als lid van de Raad van Bestuur). Het bestuurslid en de directeur bekleden hun functie ambtshalve. De twee onafhankelijke adviseurs krijgen jaarlijks een vergoeding van € 5.000 exclusief btw.

De BAC vergadert zo vaak als zij nodig acht voor een goed functioneren, maar in ieder geval twee keer per jaar. Mede vanwege de herziening van de beleggingsfilosofie is de commissie in 2020 vier keer samengekomen.

Finale Op weg naar het Lagerhuis

Middelbare scholieren stimuleren om een afgewogen mening te vormen over maatschappelijke kwesties, zoals over 75 jaar vrede en vrijheid, is iets waar vfonds zich graag hard voor maakt. Bijvoorbeeld door jongeren daarover te laten debatteren en speechen en te bouwen aan hun vaardigheid om actief als burger in de samenleving te participeren. In voorgaande jaren steunde vfonds al de reguliere reeks van het programma Op weg naar het Lagerhuis. Sinds 1997 is dit programma uitgegroeid tot de grootste debat- en speechcompetitie van Nederland met landelijk in totaal meer dan 200 deelnemende scholen in het voortgezet onderwijs. De voorrondes vinden jaarlijks plaats in de provinciehuizen van elke Nederlandse provincie met de Commissarissen van de Koning als juryleden. Hierop volgen de achtste, kwart en halve finales in de tv-studio’s in Hilversum.

In 2020 ging het fonds verder met zijn steun door ondersteuning van de finale-uitzending in het kader van 75 jaar vrijheid op Bevrijdingsdag dat werd uitgezonden op NPO 2. Juryleden waren Nadia Moussaid, Splinter Chabot en Gerdi Verbeet. De scholier Zoë Heeg won en gaf een indrukwekkende vrijheidsspeech over hoe woorden soms als een messteek kunnen binnenkomen. De beelden van de uitzending werden gebruikt als lesmateriaal op meer dan 200 middelbare scholen. Deze finale van Op weg naar het Lagerhuis was een samenwerking van BNN-VARA, Hope XXL en de Nederlandse provincies.

Maatregelen tegen belangenverstrengeling

Om de governance te waarborgen zijn zowel bestuur, toezicht als uitvoering duidelijk van elkaar gescheiden. Volgens de code voor goed bestuur stelt vfonds tevens regels op om belangenverstrengeling te voorkomen. Hier wordt bij de aanstelling en tijdens het bestuurslidmaatschap op toegezien. Zo worden de (neven)functies van alle bestuursleden op de website van vfonds gepubliceerd en waarborgen we in de reglementen voor de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur een scheiding tussen toezicht en uitvoering. Wordt er tijdens de bestuursvergadering een besluit genomen waarbij een van de bestuurders betrokken is, dan verlaat deze bestuurder de vergadering en doet hij/zij niet mee aan de besluitvorming. In 2020 was dit het geval bij John Bakker. Hij was penningmeester van het Dagelijks Bestuur van het Nationaal Comité 4 en 5 mei. Het Nationaal Comité 4 en 5 mei is een belangrijke strategische partner van vfonds. Daarom zijn er schriftelijk afspraken gemaakt tussen betrokkenen om eventuele belangenconflicten te voorkomen. De belangrijkste is dat John Bakker zich tot zijn aftreden als lid van het Nationaal Comité 4 en 5 mei zal onthouden van deelname aan alle beraadslagingen als bestuurslid van vfonds, alsmede van besluitvorming over en inzage in toepasselijke documentatie die het Nationaal Comité 4 en 5 mei direct raken. Deze afspraken zijn in eerste instantie gemaakt tot 1 oktober 2020 en daarna gecontinueerd tot het einde van zijn bestuurstermijn in juni 2021 Financiële verantwoording

Subsidieaanvragen Vfonds toetst iedere ontvangen aanvraag volgens de subsidierichtlijnen en voorwaarden zoals opgenomen in het subsidiekader. Subsidies worden, afhankelijk van de omvang, in twee of meerdere delen uitbetaald. Uitgangspunt is dat we 75% betalen nadat de subsidieaanvrager de akkoordverklaring heeft ingediend. De overige 25% volgt als vfonds de evaluatie van de subsidieaanvrager heeft beoordeeld. Voor grote subsidies maken we betaalafspraken op maat. We controleren of aan de voorwaarden voor uitbetaling is voldaan vóórdat we het geld uitbetalen. Ook beoordelen wij de evaluatie van projecten voordat we de laatste betaling doen. Belangrijke aandachtspunten die wij hanteren zijn of het project is uitgevoerd zoals afgesproken en de bijdrage is besteed zoals bedoeld. Periodiek checkt het hoofd bedrijfsvoering of de interne procedures correct zijn gevolgd als het gaat om toekennen en uitbetalen.

Accountantscontrole jaarcijfers en procedurecheck Onze accountant Share Impact Accountants neemt jaarlijks een steekproef uit de projecten die we subsidiëren. Over 2020 heeft de accountant 33 subsidies inhoudelijk gecontroleerd. Daarnaast heeft hij onder andere de administratie gecontroleerd en de administratieve controle en interne beheersing beoordeeld. De constateringen en aanbevelingen zijn opgenomen in de management letter. De aanbevelingen zullen we gebruiken om de interne processen te verbeteren. Voordat de accountant een controleverklaring afgeeft, controleert hij de boeken en de jaarcijfers van vfonds. Share Impact Accountants heeft voor 2020 een positieve verklaring afgegeven.

Nationaal Gesprek over Vrijheid

In 2020 bracht De Balie, in samenwerking met de MBO Raad, het nationale en het lokale samen in het project Het Nationaal Gesprek over Vrijheid. Een ontmoeting tussen MBO-studenten en politieke en ambtelijke bestuurders die in het dagelijks leven wellicht minder vanzelfsprekend is. Een gesprek van jongeren met ministers, staatssecretarissen, commissarissen van de koning, burgemeesters en CEO’s. Juist in het MBO ervaren studenten soms afstand tot de Nederlandse maatschappij terwijl ze daar zelf onderdeel van zijn. Vertrekpunt van het gesprek was steeds de persoonlijke achtergrond van de hoogwaardigheidsbekleder en wat volgde was een indringend gesprek over oorlog, vluchten, immigratie en vrijheid. In 2020 waren er ontmoetingen met onder andere Tweede Kamerleden Rob Jetten en Klaas Dijkhoff, Tweede Kamervoorzitter Khadija Arib en haar voorganger Gerdi Verbeet, de Groningse burgemeester Koen Schuiling en de Minister van Defensie Ank Bijleveld, de burgemeesters Femke Halsema en Ahmed Aboutaleb, korpschef van de Nationale Politie Henk van Essen en astronaut André Kuipers. Ook in coronatijd wist De Balie afstand te overbruggen door innovatief om te gaan met digitale mogelijkheden om gesprekken ook op afstand te laten doorgaan. Wegens succes worden de gesprekken ook in 2021 doorgezet.

Publieke verantwoording

Tot een goede verantwoording en governance rekenen we ook een heldere en zorgvuldige communicatie naar onze stakeholders, beneficiënten en publieksgroepen. Hiervoor hebben we in 2020 een mix van communicatiemiddelen ingezet. We stemden onze communicatie daarbij zo goed mogelijk af op de behoeften van de verschillende doelgroepen. In hoofdstuk 3 en 4 leest u hier meer over.

Klachtenprocedure

Vfonds heeft een klachtenprocedure en het reglement daarvan is in zijn geheel te vinden op de website van vfonds. In 2020 zijn er geen klachten over projecten ingediend.

Integriteitsbeleid

Vfonds hecht veel waarde aan betrouwbaar en integer handelen van iedereen die bij of namens vfonds werkt of optreedt. Het is een van de meest wezenlijke voorwaarden voor het goed functioneren van een organisatie. Op 12 mei 2020 is het integriteitsbeleid vastgesteld. De met dit beleid vastgestelde gedragscode bestaat uit vier uitgangspunten die voor ons leidend zijn in ons handelen. Hierbij vertrekken wij vanuit een positieve basishouding: wij hebben vertrouwen in elkaar en voelen ons verantwoordelijk voor ons eigen gedrag. Hoewel integriteit en regels aan de voorkant worden vastgesteld, gaat het om de attitude (de houding) die we hanteren en uitstralen. Daarbij hoort openheid en transparantie. Dat is de basisvoorwaarde om goed en oprecht te kunnen werken. Vertrouwenspersoon Sinds 2020 heeft vfonds een interne en externe vertrouwenspersoon aangesteld. We vinden het belangrijk dat medewerkers bij iemand terecht kunnen als er sprake is van bijvoorbeeld ongeoorloofd gedrag op de werkvloer. Om daaraan laagdrempelig en zorgvuldig invulling te geven, beschikken we over zowel een intern als een extern vertrouwenspersoon.

“Dialoog, reflectie, vrijheid, tolerantie en openheid zijn voor onze beide organisaties belangrijke waarden. Natuurlijk zijn wij daarom heel blij met vfonds als hoofdpartner van ons festival.”

Marjan van der Haar,zakelijk directeur IFFR