2 minute read
De ideale bewonersbrief is ...
De ideale bewonersbrief is ...
Bewonersbrieven zijn de tijdloze toppers van omgevingscommunicatie. Ze zijn niet hip, maar wel heel nuttig. Je hebt er als omgevingsmanager waarschijnlijk al tientallen geschreven of gecheckt. We hebben zeven tips voor je volgende bewonersbrief.
Door Giel Cromphout
1. Overzichtelijk
De meeste lezers bekijken een brief met een half oog, haastig op zoek naar wat ze willen weten. Help ze dan een handje. Maak alinea’s kort, titels simpel en duidelijk. Zet de juiste woorden in het vet en gebruik bullets. Zo wordt je brief scanbaar en plukt iedereen er meteen de info uit die hij of zij nodig heeft.
2. Simpel
Moet de lezer weten hoe jullie een windmolen bouwen, van de fundering tot de rotorbladen?Waarschijnlijk niet. Technische details zijn interessant voor ingenieurs, maar de doorsnee lezer heeft er geen boodschap aan. Beperk je tot wat belangrijk is voor de burger, de technische kant bespreek je aan de tekentafel.
3. Geen roman
Bij een bewonersbrief hoort geen plottwist, dramatische opbouw of onverwacht einde. Verklap meteen de clou van het verhaal. De belangrijkste informatie over wie, wat en wanneer er gewerkt wordt, zet je helemaal bovenaan de brief.
4. Kort
De ideale bewonersbrief bestaat uit één A4, voor- en achterkant. Maximum. Langere brieven worden gewoon niet gelezen. Focus op de essentie en laat de rest achterwege. Moet dan een quote van de burgemeester sneuvelen? Dan is het maar zo.
5. Visueel
Probeer maar eens in woorden uit te leggen aan welk deel van de dijk je juist gaat werken. Je hebt er veel tekst, bijzinnen en andere kunstgrepen voor nodig. En dan nog snapt de meerderheid er geen snars van. Kies voor een eenvoudig kaartje met een duidelijke legende* en leesbare plaatsnamen. Dan wordt veel tekst meteen overbodig.
* Legenda in het Nederlands.
6. Empathisch
Hoe duidelijk je ook communiceert, werkzaamheden blijven vervelend. Niets mis met je daarvoor te verontschuldigen. Of eerlijk uit te leggen dat de werkzaamheden langer duren dan gepland omdat er technische problemen opdoken.
7. Volledig
Een goede bewonersbrief beantwoordt vragen. Beeld je in dat jij in de straat woont waar de graafmachines staan te ronken. Wat wil je weten? Ga ik zonder elektriciteit vallen? Waar moeten mijn afvalzakken naartoe? Kom ik nog bij mijn garage? Van die vragen liggen meneer en mevrouw doelgroep ’s nachts wakker. Als een van de antwoorden ontbreekt, moet je terug naar de schrijftafel.
