8 minute read
Op pad met de Participatiegids
Op pad met de Participatiegids
Hoe goed je het ook plant, participatie voelt toch vaak als een reis zonder duidelijke bestemming. Dat ongemakkelijke gevoel biedt projectleiders en omgevingsmanagers weinig comfort om er vol voor te gaan. Eefje Rolsma en Mieke Bex ontwikkelden daarom een heel concreet stappenplan: de Participatiegids.
Door Bas Wijnia
Eefje heeft er al een veelbewogen dag op zitten. Zij is managing partner bij Connect, runt het kantoor in Eindhoven en is sinds jaar en dag betrokken bij participatieprojecten in Zuid-Nederland. Haar collega Mieke heeft het niet minder druk. Als stakeholdermanager werkt zij vooral voor Vlaamse projecten, waarbij het Limburgse mobiliteitsproject Noord-Zuid het meeste van haar tijd vraagt. In deze projecten komen eigenlijk altijd een aantal stappen aan bod. Tijd om die te structureren en op papier te zetten, dachten Eefje en Mieke. Zo is de Participatiegids geboren. Een leidraad waarmee omgevingsprofessionals in acht stappen een aanpak voor participatie en communicatie krijgen voorgeschoteld. De Nederlandse directheid zit er meteen in: er is een invulboekje van 70 pagina’s maar er is ook gewoon één A3 waarop je alles in één oogopslag ziet. Op de Kortom-studiedag van 30 januari 2024 kon een 100-tal Vlaamse communicatie- en participatieprofessionals er al mee aan de slag. En ook in Nederland wordt hij nu volop ingezet.
En ik die dacht dat rond participatie alles gezegd en geschreven was. Was er dan toch nog nood aan een Participatiegids?
Eefje: “We zagen dat in veel ruimtelijke projecten communicatie en participatie nog los werden aangevlogen. Ook leek er weinig liefde te zijn tussen de vakgebieden omgevingscommunicatie en strategisch omgevingsmanagement. Toen dachten we, kunnen we een methode ontwikkelen waarbij je de inzichten uit deze vakgebieden elkaar laat aanvullen? Zodat je aan de ene kant betrouwbaar communiceert en aan de andere kant zorgvuldig met de belangen van de omgeving omgaat.”
Mieke: “Klopt, jij spreekt nu vanuit je Nederlandse ervaring maar dat is in Vlaanderen ook zo. Daarom hebben we die twee processen geïntegreerd. Je zou het daarom ook een communicatie- én participatiegids kunnen noemen.”
Jullie omschrijven acht stappen die je moet doorlopen. Dat voelt toch een beetje als een verplichting, of heb ik het mis?
Mieke: “Je moet juist niks (lacht). Elk project heeft inderdaad zijn eigen aanpak nodig, maar de gids helpt je wel om het gestructureerd aan te pakken. Ik werk als stakeholdermanager voor de Limburgse Noord-Zuidverbinding in Vlaanderen. Daar worden twee tunnels onder de kernen van Houthalen en Helchteren aangelegd. Toen we met omgevingsgesprekken de issues en stakeholders in kaart brachten, riep iemand in het projectteam: ‘Ja, maar dat weet ik eigenlijk allemaal al.’ Klopt, maar waarom ben jij de enige? Door het gestructureerd aan te pakken, kan je die informatie breed delen in je projectteam en voorkom je een interne kenniskloof.”
Eefje Rolsma: Uiteindelijk bleek dat de buurtbewoners gewoon een achterom naar hun tuin wilden. Nou ja, dat kostte dus niks.
Dat gebrek aan interne informatiedeling is inderdaad herkenbaar, maar misschien ook wel erg Vlaams. Waar loop je in Nederland vooral tegenaan, Eefje?
Eefje: “Ik denk dat er eerlijk gezegd meer gelijkenissen dan verschillen zijn, hoor. Maar goed, ik werk zelf regelmatig voor een grote Brabantse gemeente en daar ging een omgevingsproject niet vooruit. Terwijl wij dachten dat de weerstand van buiten kwam, bleek er vooral spanning op het interne proces te zitten. Er werkten veel verschillende mensen van verschillende afdelingen aan hetzelfde project. Terwijl er nog geen integrale werk- en besluitstructuur was. Daar moest dus eerst aan gewerkt worden. Het in beeld krijgen van je interne keuken is een belangrijke stap in de Participatiegids en wordt vaak vergeten. Maar niks dan lof voor de collega’s van de gemeente. Zij hebben dat meteen aangepakt.”
Wat ik leer uit de Participatiegids is dat je een onderscheid moet maken tussen standpunten en belangen. Dat klinkt nogal abstract. Hoe zit dat precies?
Eefje: “Achter elk standpunt dat wordt geroepen zit een dieper belang dat vaak onzichtbaar blijft. Pas als je goed doorvraagt, kom je daar op uit. Een bewoner wil bijvoorbeeld niet dat er in de wijk nieuwe woningen komen. Dat is een standpunt en nogal redelijk absoluut. Als je dan doorvraagt ‘Waarom niet?’, dan blijkt dat de bewoner vreest dat er geen parkeerplaats meer vrij is voor zijn deur. Oké, het gaat dus over voldoende parkeergelegenheid. En daar kun je dan met elkaar naar oplossingen voor zoeken.”
Mieke: “Als je dat belang te pakken hebt, dan kan ook het standpunt veranderen. 'Oké, als ik zeker ben van mijn parkeerplek, dan zie ik die nieuwe woningen al wat meer zitten.' Je komt bij elk project wel mensen tegen die echt nergens op zitten te wachten. Die weerstand voelt in het begin ongemakkelijk, maar is tegelijk ook heel waardevol om je project nog verder aan te scherpen.'
Mieke Bex: Ik voer soms gesprekken met mensen die hun woning kwijt raken. Dan komt hun verhaal en de emotie al heel snel.
En vanuit een belang kan je dan zoeken naar wederzijdse winst. Klinkt nobel maar dat lijkt mij toch niet altijd mogelijk?
Eefje: “Soms zit het gewoon in hele kleine dingen. Laatst hadden we een project en daar moest een hele hoop grond verzet worden. Uiteindelijk bleek dat de buurtbewoners het vooral belangrijk vonden dat zij een achterom kregen naar hun tuin. Nou ja, dat kostte dus niks. En de opdrachtgever kreeg er gratis vertrouwen voor terug.”
Mieke: “Wat je in Nederland of Vlaanderen ook doet in de schaarse ruimte, je raakt toch steeds aan andere projecten en belangen.
Dat kan gewoon niet anders. In mijn project van de Noord-Zuid werken we naast nieuwe weginfrastructuur ook aan een betere bereikbaarheid via openbaar vervoer. Als we daar een nieuwe OV-halte gaan ontwikkelen dan kunnen we ook beter de globale stationsomgeving integreren in het plan, ook al is dat eigenlijk niet jouw plan maar dat van een partner. Dan creëer je gezamenlijke winst. Maar die win-winprojecten moet je dan wel goed boven tafel krijgen.”
Je moet niet alleen zicht hebben op de raakvlakprojecten, maar je moet ook alle spelers goed in kaart brengen. Wordt dat dan vaak vergeten?
Eefje: “Veel stakeholderanalyses stoppen bij wie het hardst roept of het meest rumoer maakt rond het project. Of vooral de stakeholders met veel invloed springen eruit. Als je daar vooral op focust, raakt je hele participatieaanpak uit balans. Daarom kijken wij vooral naar stakeholders die écht geraakt worden, naar hun belang dus. En voor wie er veel spanning zit op het project en mogelijk ook weinig vertrouwen heeft in de opdrachtgever. Zij zijn niet altijd meteen zichtbaar en krijg je pas in beeld als je stapsgewijs te werk gaat.”
Mieke: “In zo’n situatie ga je trouwens eerst kijken hoe je het vertrouwen kan versterken. Dat is dan vooral veel luisteren en zien hoe je de vertrouwensrelatie kan verbeteren. Daar zit vaak veel emotie bij en dat wordt onderschat. Wij zitten allemaal in de rationele projectprocessen maar voor veel mensen wordt het soms heel erg persoonlijk.”
Daar zeg je zoiets. Ik kan mij voorstellen dat in één-op-één gesprekken de emoties soms hoog oplopen. Hoe ga je daar dan mee om?
Mieke: “Ik voer soms gesprekken met mensen die hun woning kwijtraken. De emotie komt dan al heel snel. Ik geef daar gewoon de ruimte voor en we voeren daar het gesprek over. Je moet dan niet meteen doorgaan naar de inhoud. Dat komt wel in een volgend gesprek. Zo gun je mensen de tijd om de boodschap te verwerken.”
Zijn er ook situaties waar de Participatiegids een omgevingsmanager helemaal niet vooruithelpt?
Mieke: “Als je al heel dicht bij de uitvoering zit en het plan al voor 99% vaststaat, dan heeft het niet veel zin en is er ook niet genoeg ruimte om nog een uitgebreid participatietraject op te zetten. Ik merk ook dat de gestructureerde aanpak vooral meerwaarde biedt als het project een zekere complexiteit heeft, met verschillende belangen en bijvoorbeeld oud zeer uit het verleden. Maar we passen het op dit moment vaak toe, van een relatief kleine ontwikkeling van een projectontwikkelaar tot aan een ProRail die toch een grote participatieopgave heeft. En dat werkt.”
Eefje: “Ik denk inderdaad dat je bij een groot en complex project de Participatiegids van a tot z kan doorlopen. Terwijl je bij een kleiner project misschien wat sneller door bepaalde stappen heenloopt. Je hoeft in een restaurant ook niet elk gerecht van de menukaart te bestellen. Maar dat is misschien een wel heel Vlaamse opmerking (lacht).”
Acht stappen van de Participatiegids
Stap 1: Stel het doel van het project en de participatie scherp
Stap 2: Doorgrond de interne en externe context
Stap 3: Bepaal de interne en externe druk
Stap 4: Doe een omgevingscheck
Stap 5: Stel een doordachte aanpak voor communicatie en participatie op
Stap 6: Doe een omgevingscheck
Stap 7: Stel een actieplan op
Stap 8: Evalueer en borg de gemaakte afspraak
Meer weten over de Participatiegids?
