09 Vragen over studiezaken, en vragen over het leven. De Student Service Desk, voorheen Dienst Studentenwelzijn en Service en Informatie Centrum, weet raad met beide. Piet Schoemaker (1948) en Maaike Klaphake (1986) over hun tijd in de frontlinie, aan de balie van dit instituut. En over de tijd daarna, want de balie biedt ontwikkelingsmogelijkheden te over.
Maaike Klaphake
‘Leuk werk en rendabeler dan de horeca’ Het begin De zomer na mijn eindexamen begon ik als vakantiekracht, via de vader van een goede vriendin die hier werkte. Met een stel anderen was ik telefonisch vraagbaak voor studenten die moeite hadden met het invullen van hun inschrijfformulier. Dat heb ik een paar zomers gedaan, en ook tijdens mijn studie was de Service Desk mijn bijbaantje. Het was leuk en leerzaam werk in een leuk team, en rendabeler dan de horeca. Op Roeterseiland is een tweede vestiging. Momenteel bemannen we beide met een man of tien, in de zomer vijftien.
Vragen De aard van de vragen is de afgelopen tien jaar niet wezenlijk veranderd. De bulk gaat nog steeds over inschrijven. Vroeger hielp ik studenten met het papieren formulier, nu met Studielink, het digitale systeem dat alle universiteiten gebruiken. Doorverwijzen naar anderen hier in huis doen we ook: naar de decanen, naar het Loopbaan Advies Centrum. We zijn nu ook aanspreekpunt voor faculteiten, de economische bijvoorbeeld. Dan vertellen we studenten waar ze zich moeten aanmelden voor vakken. En de UvA heeft geen telefooncentrale meer, dus we krijgen ook bellers die een nummer van een docent willen weten.
Cultuur Er is veel overleg. Er is een decanenoverleg, een overleg met coördinatoren, een met faculteiten. Ik zit alleen bij het balie-overleg. Dat is genoeg, we werken heel zelfstandig. Ons overleg doen we ’s ochtends voor we beginnen en het verloopt heel efficiënt. Lang duurt het nooit: om half negen gaan de studenten bellen en dan moeten we de telefoon opnemen.
Maaike Klaphake – 1986 • 2004-heden medewerkster Student Service Desk • 2009 semester aan Southern Connecticut State University, New Haven • 2011 bachelor Economie • 2014-heden coördinator Peer2Peer-project • 2014 master Training & Development (Psychologie) • 2014 junior trainer gespreksvaardigheden voor psychologiestudenten
Hoogspanning We hebben het hier nog weleens over de horrorzomer. Die was in 2010. Toen kampte een nieuw systeem dat de UvA aan Studielink had gehangen met veel kinderziektes. Uren stonden studenten voor onze balie in de rij om te vragen hoe het zat met hun inschrijving. Dat hadden ze digitaal wel gedaan, maar ze kregen een brief thuis dat het niet in orde was. Wij konden niets anders doen dan hen geruststellen: we zien je gegevens staan, maar het systeem kan ze niet verwerken. Sorry van die brief, of brieven, want ze kregen er vaak na een week nóg een, omdat ze volgens het systeem de boel niet in orde hadden gemaakt. Dat was niet zo leuk. Behoorlijk wat studenten waren boos en gefrustreerd.
Niche Nu ik ben afgestudeerd, doe ik hier ook dingen die in het verlengde liggen van mijn studie. Voor het Peer2Peer-programma bijvoorbeeld. Studenten kunnen dan tips en ondersteuning vragen aan ouderejaars. Ik ben een van de coördinatoren van dat project en ik coach de ouderejaars. Voor hen heb ik ook een training ontwikkeld, over ‘je grenzen aangeven’, omdat in gesprekken bleek dat dat onder peercoaches een thema is. Ook heb ik het sollicitatieproces voor onze eigen baliemedewerkers verder gestroomlijnd. •