Design av organisasjon

lig som designes når organisasjoner får sin form, hvordan foregår dette, og hvem er designerne? Hva kan de, hva tenker de – og hva gjør de? Hva er klassiske stiler, og hva er moderne design av organisasjoner? Har design noe å si for hvor effektive organisasjoner er? Er organisasjonsdesign, som design av klær, påvirket av estetiske krav og skiftende moter?

I Design av organisasjon belyses mangfoldet av de designprosessene­ som foregår i moderne private og offentlige organisasjoner – fra forming­ av ­formelle og fysiske strukturer til forming av organisasjonskulturer, ­arbeidsprosesser, identitet og visuelle uttrykk. Kapitlene i boken bidrar med ­perspektiver og refleksjoner som synliggjør både muligheter og begrens­ninger

DESIGN AV ORGANISASJON

Trodde du at design utelukkende gjaldt klær, møbler, biler og bygninger?

I så fall tok du feil. Også organisasjoner er designet. Men hva er det egent-

knyttet til design av organisasjon.

och hur bör de designas. Men de förnyar samtidigt området, inte minst genom att de under­söker inte bara organisation inom formella organisationer som till exempel offentliga förvaltningar utan också hur utrymmet utanför och mellan formella organisationer organiseras. Boken öppnar upp för ny, spännande och praktiskt relevant forskning om effekterna av olika former av organisation i olika sammanhang.

Nils Brunsson, professor emeritus i företagsekonomi vid Företagsekonomiska institutionen, Uppsala Universitet

Organisasjoner former adferd, og organisasjoner lar seg forme. Denne boken gir et nyttig overblikk over de mange utfordringer og muligheter ved design av organisasjoner. Samtidig peker den på nye problemstillinger i et samfunn der nye måter å organisere seg på vokser frem.

Carlo Thomsen, fagdirektør i Kommunal- og moderniseringsdepartementet for forvaltningspolitikk, nå prosjektsjef i departementet for etableringen av nytt regjeringskvartal

I S B N 978-82-15-05172-7 ISBN: 978-82-15-05172-7

9

788215 051727

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik (red.)

Författarna tar sig an ett klassiskt och viktigt tema – hur designas organisationer

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik (red.)

A V D E S I G N O R G A N I S A S J O N

Design av organisasjon

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 1

04.06.2021 12:03

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 2

04.06.2021 12:03

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik (red.)

Design av organisasjon

UNIVER SITETSFORL AGET

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 3

04.06.2021 12:03

© Universitetsforlaget 2021 ISBN 978-82-15-05172-7 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no Omslag: Jorunn Småland Sats: ottaBOK Trykk og innbinding: 07 Media – 07.no Boken er satt med: Adobe Garamond Pro 11,5/14 Papir: 100 g Arctic Matt 1,0

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 4

04.06.2021 12:03

Innhold

Forord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

DEL I Introduksjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Kapittel 1 Design av organisasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik

Organisasjonsdesign – klassiske spørsmål, nye svar . . . . . . . . . . . . . 15 Organisasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Organisasjonsdesign ved beslutningsfatning . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Spørsmål om design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Kapitlene i boken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Kapittel 2 Noen glimt fra tradisjonene for organisasjonsdesign . . . . . . . . . . 27 Lars Klemsdal, Bjørn-Tore Blindheim og Kjell Arne Røvik

Den klassiske tilnærmingen til organisasjonsdesign . . . . . . . . . . . . . 27 Organisasjonsdesign i Norge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Organisasjonsdesign på hell? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Organisasjonsdesign igjen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 5

04.06.2021 12:03

6

Innhold

DEL II Visuelle uttrykk, ­tjenestedesign og fysisk struktur . . . . . . . . . . . . . . 33 Kapittel 3 Design av organisasjoners ­visuelle uttrykk . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Turid Moldenæs og Hilde Marie Pettersen

Visuelle uttrykk som bevisst design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Hva? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Hvorfor? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Formgiverne? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Effektene? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Kapittel 4 Tjenestedesign – nytt, nyttig og nødvendig? . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Hilde Marie Pettersen, Kjell Arne Røvik og Kristin Woll

Design av tjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Hva er tjenestedesign? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Hvem er tjenestedesignerne? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Hva gjør tjenestedesignerne? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Tjenestedesignernes objekt – hva designes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Implementering av designede tjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Tjenestedesign i en offentlig politisk kontekst . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Tre vesentlige kjennetegn ved tjenestedesignfeltet . . . . . . . . . . . . . . 67 Kapittel 5 Organisasjonsdesign – den ­fysiske dimensjonen . . . . . . . . . . . . . . 70 Dag Ingvar Jacobsen

Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Fysisk struktur og organisasjonsdesign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Fysisk lokalisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Byggs fysiske utforming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Den enkeltes arbeidsplass . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Fysisk struktur som designelement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 6

04.06.2021 12:03

Innhold

7

DEL III Organisasjonskultur og organisasjoners ­karakter . . . . . . . . . . . . . 83 Kapittel 6 Kultur som designvariabel: en advarsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Hans Christian Høyer, Jens Petter Madsbu og Bent Sofus Tranøy

Innledning: emergens versus instrumentalisme i synet på kultur . . . 85 Kultur som begrep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Scheins bidrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Managerialisme og kultur: Tomme tønner kan ­fylles med hva som helst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Gjørv-kommisjonen: jakten på (u)kulturen i politiet . . . . . . . . . . . 95 Politireformene: kulturen som forsvant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Kultur som designvariabel: en advarsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Kapittel 7 Design av organisasjonskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Carl Cato Wadel

Hvordan formes en organisasjons kultur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Hva forstås med organisasjonskultur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Kan organisasjonskultur designes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Redesign av organisasjonskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Gir det mening å snakke om design av ­organisasjonskultur? . . . . . . 118 Kapittel 8 Vurdering og forming av ­organisasjoners karakter . . . . . . . . . . . . 121 Bjørn-Tore Blindheim

Organisasjon som praktisk problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Selzniks teori om organisasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Vurdering og design av organisasjoners karakter . . . . . . . . . . . . . . . 126 Diskusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 7

04.06.2021 12:03

8

Innhold

DEL IV Delvis organisasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Kapittel 9 Organisasjonsutforming i internasjonal politikk . . . . . . . . . . . . . . 139 Arild Aurvåg Farsund og Oluf Langhelle

Internasjonale organisasjoner som besluttede ordener . . . . . . . . . . . 139 Teoretiske perspektiver på organisasjonsutforming i internasjonal politikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Organisasjonsutforming i internasjonal ­handelspolitikk . . . . . . . . . 143 Organisasjonsutforming i internasjonal ­klimapolitikk . . . . . . . . . . . 147 Konklusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Kapittel 10 Designet for koordinering? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Lene Ekhaugen

Organisasjonsdesign og koordinering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Hva er horisontale organisasjonsformer i offentlig virksomhet? . . . . 157 Horisontale koordineringsorganer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 Statssekretærutvalget Afghanistanforum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Diskusjon: «horisontalitetens begrensninger» . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Konklusjon og designimplikasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Kapittel 11 «Mellom-organisasjoner» som besluttede og samstyrte ordener . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Ann-Karin Tennås Holmen

«Mellom-organisasjon» som besluttet orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Besluttet og samstyrt organisering mellom organisasjoner . . . . . . . . 170 Fremvekst og organisering av interkommunale ­selskaper (IKS) . . . . 174 Kjennetegn og begrunnelse for IKS som ­mellom-organisasjon . . . . 177 Mellom-organisasjoner som samstyrte og ­besluttede ordener . . . . . 181

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 8

04.06.2021 12:03

Innhold

9

DEL V Beslutningsprosesser og reformdesign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Kapittel 12 Orden i beslutningsprosessene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Hilmar Rommetvedt

Hvem, hva? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Hvordan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Nærmere om forhandlinger og deliberasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Makt og legitimitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Kapittel 13 Reformdesign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Stine Ravndal Nygård og Bjørn-Tore Blindheim

Organisatoriske reformer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Teori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Metode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Empiriske funn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Diskusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 Avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Kapittel 14 Design av organisasjonsstruktur som en kontinuerlig prosess . . . 223 Carl Cato Wadel

Design av organisasjoners formelle struktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Behandling av organisasjonsdesign i litteraturen . . . . . . . . . . . . . . . 224 Prosessen med å forme en organisasjons struktur . . . . . . . . . . . . . . 225 Et utvidet perspektiv på ­organisasjonsstrukturdesign . . . . . . . . . . . 231 Diskusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 9

04.06.2021 12:03

10

Innhold

DEL VI Avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Kapittel 15 Organisasjonsdesign som ­kompleks økologi . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 Kjell Arne Røvik, Bjørn-Tore Blindheim og Lars Klemsdal

Organisasjonsdesign i nytt lys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 Et alternativt perspektiv på organisasjonsdesign . . . . . . . . . . . . . . . 242 Organisasjon som løst koplet økologi av besluttede ordener . . . . . . 249 Referanser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Forfatteromtaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Stikkord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 10

04.06.2021 12:03

Forord

Design er en av samtidens toneangivende ideer om hvordan vi kan løse ulike utfordringer i samfunnet, enten det handler om hvordan vi kan – som Design og arkitektur i Norge (DOGA) skriver på sine nettsider – «fornye velferdssamfunnet vårt, skape grønne og lønnsomme arbeidsplasser, eller forme byer og steder der folk vil leve og bo». Design av organisasjon har samtidig vært relativt sparsommelig belyst i den organisasjonsfaglige litteraturen de siste årene. Dette er et paradoks. Ikke bare er organisasjonsdesign et av de klassiske temaene innenfor organisasjonsfaget – det er også organisasjoner som i en eller annen forstand må designes dersom vi skal fornye velferdssamfunnet, skape grønne arbeidsplasser og forme byer og steder der folk vil være.

Denne boken bidrar til å bøte på dette. Den samler bidrag fra ulike faglige ståsteder om hvordan ulike aspekter ved organisasjon kan designes – som fysiske strukturer og visuelle uttrykk, tjenesteleveranser, beslutningsprosesser og reformer, organisasjonskulturer, organisasjoners karakter, samarbeids- og koordineringsmekanismer på tvers av organisasjoner osv. Samlet sett håper vi boken kan være et innspill til videre utvikling av organisasjonsfaget i konstruktiv og arkitektonisk retning, jevnfør «Egeberg-skolen» i norsk og skandinavisk organisasjonsforskning.

Boken har blitt til gjennom et samarbeid mellom forskere ved de organisasjonsfaglige miljøene ved Universitetet i Stavanger, Universitetet i Tromsø og Universitetet i Oslo, men også med deltakere fra Høgskolen i Innlandet, Norwegian Research Centre (NORCE), Institutt for forsvarsstudier ved Forsvarets høgskole, Universitetet i Agder og Universitetet i Bergen.

Forlagsredaktør Erik Juel har vært entusiastisk til prosjektet fra første stund, og har gitt oss mange og verdifulle vurderinger og innspill underveis – noe vi er svært takknemlig for.

Stavanger/Oslo/Tromsø, 1. juni 2021 Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 11

04.06.2021 12:03

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 12

04.06.2021 12:03

Del I

Introduksjon

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 13

04.06.2021 12:03

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 14

04.06.2021 12:03

Kapittel 1

Design av organisasjon Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik

Samfunnet er basert på vår evne til å møte enhver utfordring, stor eller liten, ved design av organisasjon, det vil si ved forsøk på etablering eller endring av strukturer, regler og normer som bidrar til koordinering mellom mennesker i henhold til en oppgave eller et mål. Det er derfor viktig å forstå hvordan organisasjoner formes, hva som formes når organisasjoner får sin form, hvem det er som former dem, og hvordan former for organisasjon kan vurderes. Vi forstår organisasjon som en besluttet orden. Vi forstår organisasjonsdesign som bevisst og planmessig forming av en organisasjon ved beslutninger. Organisasjoner fatter beslutninger ikke bare om formelle, fysiske og demografiske strukturer, men også om en lang rekke andre ordener, som blant annet organisasjonskultur, innhold i og distribusjon av tjenester, organisasjoners visuelle uttrykk osv.

Organisasjonsdesign – klassiske spørsmål, nye svar Organisasjonsdesign – forstått som planmessig utforming av formelle organisasjoner – er et tema som fagets grunnleggere tidlig på 1900-tallet var svært opptatt av. Max Weber arbeidet med å forstå byråkratiet som organisasjonsform. Fredrick Taylor var opptatt av hvordan private bedrifter kunne utformes for å løse oppgavene sine mest mulig effektivt og rasjonelt. Den vitenskapeliggjøringen av organisasjon vi ser kimen til her, forsterkes på 1950og 60-tallet. Ambisjonen var å utvikle et systematisk kunnskapsgrunnlag for hvordan organisasjoner kunne etablere mest mulig gunstige betingelser for å nå mål ved bevisst og planmessig utforming av organisasjon. Et viktig poeng var at et slikt kunnskapsgrunnlag for design måtte ta høyde for variasjon i et bredt spekter av ulike forhold ved organisasjonens virksomhet, som hva slags marked den opererte i, hva slags teknologi som var tilgjengelig, typer av oppgaver som skulle løses, og virksomhetens mål og strategier (Donaldson,

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 15

04.06.2021 12:03

16

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik

2001). I Norge og Skandinavia hadde man på denne tiden en blomstrende tradisjon for organisasjonsdesign som hadde en litt annen orientering. I de såkalte «Samarbeidsforsøkene» var forskere og partene i arbeidslivet opptatt av hvordan nye designprinsipper om organisering i team og delegert beslutningsmyndighet kunne forbedre både arbeidssituasjonen til de ansatte i industribedriftene og bedriftenes lønnsomhet (Klemsdal et al., 2017). Fra slutten av 1970-årene økte også interessen for organisasjonsutforming i offentlig sektor. Den ble drevet frem av arbeidet med den første norske Maktutredningen (1972–1981) (Olsen, 1978; Lægreid & Olsen, 1978; Egeberg, 1984; Roness, 1979). Den sentrale forestillingen i dette arbeidet var at organiseringen av den offentlige forvaltningen var viktig for hvorvidt og hvordan politiske mål ble realisert. Ambisjonen var å utvikle den statsvitenskapelige organisasjonsforskningen i retning av en arkitektonisk disiplin (Olsen, 1982).

Kunnskap om sammenhenger mellom, på den ene siden, formelle, fysiske og demografiske strukturer, og, på den andre siden, hvordan medlemmer i forvaltningsapparatet handlet, skulle utgjøre et grunnlag for design og bruk av organisasjon som et virkemiddel for å nå mål (Egeberg, 1989).

De siste 20 årene har imidlertid den brede interessen for organisasjonsdesign som tema gradvis minsket innenfor organisasjonslitteraturen – både nasjonalt og internasjonalt – om enn med noen unntak (f.eks. Anand & Daft, 2007; Egeberg & Trondal, 2018; Worren, 2018). Forklaringene på dette kan være flere, men to hovedtyper kan identifiseres, én knyttet til synet på organisasjonsdesign som kunnskapsfelt og fagområde, og én knyttet til synet på betydningen av organisasjon i seg selv. Med hensyn til førstnevnte har flere forskere tatt til orde for at det ikke er mulig å utvikle et generelt og allment kunnskapsgrunnlag om hvordan organisasjoner kan designes og redesignes (Van de Ven, Ganco & Hinings, 2013). Med hensyn til sistnevnte ser vi at formelle organisasjoner i dag ofte oppfattes som et foreldet og lite relevant utgangspunkt for å forstå (og påvirke) relasjoner og koordinering mellom mennesker i henhold til en oppgave eller mål (Ahrne & Brunsson, 2011; du Guy & Sikkelsø, 2016). I organisasjonslitteraturen anvendes i økende grad begreper som nettverk og institusjon. «Nettverk» viser her til uformelle strukturer som binder bestemte aktører sammen, enten det er snakk om individer eller organisasjoner (f.eks. Nohria & Eccles, 1992). «Institusjon» viser i denne sammenhengen til uformelle normer og regler som påvirker atferd (f.eks.

Hughes, 1936).

Det er likevel gode grunner til å (igjen) rette oppmerksomheten mot organisasjon og organisasjonsdesign som fagområde. Den rasjonaliseringen av samfunnet Weber observerte i sin samtid, har i dag nærmest blitt fullendt

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 16

04.06.2021 12:03

Kapittel 1 Design av organisasjon

17

gjennom etablering av former for organisasjon på nær sagt de aller fleste av samfunnets områder (f.eks. Røvik, 2007). Stilt overfor ulike problemer – enten dette gjelder iverksettelse og gjennomføring av offentlige reformer, levering av tjenester, koordinering av politikk, samhandling mellom aktører om for eksempel internasjonal handel, klimakrisen, pandemier som covid-19, arbeid etc. – så møtes ofte slike problemer ved etablering eller endring av organisasjon, det vil si ved etablering eller endring av noen strukturer eller mekanismer som skal bidra til relasjoner og koordinering mellom mennesker eller organisasjoner på det aktuelle området (f.eks. Bromley & Meyer, 2015; Simon, 1996). I så måte synes dreiningen i organisasjonslitteraturen fra studiet av organisasjon til studiet av nettverk og institusjoner som noe paradoksal (Greenwood, Hinings & Whetten, 2014). I andre tilfeller ser vi at fraværet av organisasjon ofte skaper betydelige utfordringer for hensiktsmessig håndtering av ulike problemer, slik som for eksempel ved migrasjon- og flyktningsituasjonen i Europa de siste årene (f.eks. Kornberger, Leixnering, Meyer & Höllerer, 2018). Det er derfor viktig å forstå i hvilke situasjoner og hvordan organisasjoner formes, hva som formes når organisasjoner får sin form, hvem det er som former dem, og hva som er konsekvensene av og hvordan vi kan vurdere ulike former for organisasjon. I denne boken diskuterer vi nettopp denne typen spørsmål. Resten av kapitlet fortsetter som følger: I de neste to delene klargjør vi henholdsvis vår forståelse av begrepene «organisasjon» og «organisasjonsdesign». I den etterfølgende delen introduseres bokens spørsmål nærmere. Avslutningsvis presenterer vi bokens kapitler.

Organisasjon For å forstå betydningen av organisasjon, og for å igjen aktualisere design av organisasjon som praksis og fagområde, må organisasjon defineres bredere enn som synonymt med formelle organisasjoner (Ahrne & Brunsson, 2011).

En formell organisasjon er gjerne anerkjent av omgivelsene og/eller offentlige myndigheter som en enhet. Dessuten er retten til å tale eller inngå kontrakter på vegne av organisasjonen typisk formalisert (f.eks. Cyert & March, 1963).

Slike formelle organisasjoner innehar alle de «formelementene» vi vanligvis forbinder med organisasjoner, og som gjør at vi gjenkjenner organisasjoner som nettopp organisasjoner, som kriterier for medlemskap, et hierarki som klargjør roller, koordineringsmekanismer og autoritetsforhold, formelle reg­ ler for oppgaveløsning, systemer for overvåkning og kontroll, og dessuten sanksjonsmuligheter (Ahrne & Brunsson, 2019). De oppfattes gjerne også

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 17

04.06.2021 12:03

18

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik

som klart avgrenset fra sine omgivelser, for eksempel gjennom å definere eksklusive deltakelsesrettigheter for sine medlemmer. Slike formelle organisasjoner kan for eksempel være et direktorat, en produksjonsbedrift eller et sykehus. Studiet av hvordan formelle organisasjoner fungerer, designes og påvirker betingelsene for realisering av mål, er viktig og representerer kjernen av det fagområdet som tradisjonelt har blitt betegnet som organisasjonsdesign.

Forestillingen om «formelle organisasjoner» skaper samtidig noen utfordringer. Begrepet overskygger delvis for det faktum at vi på mange samfunnsområder og nivåer kan observere «organisasjon» uten at alle de kjennetegnene vi normalt forbinder med formelle organisasjoner er til stede, slik som for eksempel et tydelig hierarki, klare kriterier for medlemskap, sanksjonsmuligheter etc. I statsforvaltningen har for eksempel bruken av mer eller mindre formelle utvalg og enheter for koordinering av ulike (sektorovergripende) politikkområder økt de siste årene (Lægreid, Randma-Liiv, Rykkja & Sarapuu, 2014). Disse rådene og enhetene har – ofte for en tidsavgrenset periode – medlemmer. Samtidig har disse medlemmene gjerne sin primære tilhørighet i en annen organisasjon. Hierarkiet og autoritetsstrukturene er følgelig gjerne svakt utviklet.

I andre tilfeller kan vi se at kriteriene for medlemskap i organisasjoner er uklare eller omstridt. Spørsmålet om hvem som er medlemmer av en organisasjon og hva medlemskap innebærer, er ikke avklart. I USA pågår det nå rettssaker hvor domstolene må ta stilling til om sjåførene hos Uber er ansatte eller såkalte «partnere» (O’Brian, 2020). Selskapet selv insisterer på det siste.

Som en såkalt plattformorganisasjon peker Uber på at de knytter sammen to ulike parter – kunder (som har behov for transport) og tilbydere (sjåfører med kapasitet til å tilby transport). Formelt kan plattformorganisasjoner defineres som «digitally mediated interfaces (…) between users who offer excess capacity and assets for other to use temporarily, buy, or simply enjoy» (Evans & Schmalensee, 2016). Hvorvidt sjåførene er å anse som ansatte fullverdige medlemmer av organisasjonen eller partnere, har store både sosiale, samfunnsmessige og økonomiske konsekvenser. For sjåførene vil domstolenes eventuelle anerkjennelse av medlemskap i Uber som ansatte bety at de har rettigheter knyttet til pensjon og forsikring. For selskapet betyr en slik eventuell anerkjennelse at langt mer av inntjeningen må gå til sjåførene heller enn til investorene. Også i Norge er det strid om kriteriene for medlemskap i plattformorganisasjoner (Stålhane, 2020).

I andre tilfeller igjen kan vi se at organisasjoner har andre organisasjoner som medlemmer – såkalte metaorganisasjoner – der organisasjonene bare har autoritet så lenge medlemmene er villig til å gi dem slik autoritet. Internasjo-

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 18

04.06.2021 12:03

Kapittel 1 Design av organisasjon

19

nale mellomstatlige organisasjoner som for eksempel FNs klimakonvensjon (UNFCC) har stater som medlemmer. UNFCCC har egne styringsorganer.

De hierarkiske strukturene er samtidig svakt utviklet, og sanksjonsmulighetene overfor medlemmene er gjerne mer symbolske enn reelle.

Selv om for eksempel koordinerende enheter, plattformorganisasjoner og metaorganisasjoner ikke nødvendigvis har alle de kjennetegnene vi normalt forbinder med formelle organisasjoner, som medlemmer i tradisjonell forstand, klare regler og formelle sanksjonsmuligheter, representerer de like fullt eksempler på former for organisasjon som bidrar til forsøk på koordinert og kollektiv handling på sine respektive områder (f.eks. Cloutier, Gond & Leca, 2017), og, som i motsetning til uformelt sammenkoplete enheter som for eksempel familier og grupper, kan designes. Brunsson og Olsen (1998) bruker uttrykket delvis organisasjon om organisasjoner som bare har noen, men ikke alle de formelementene vi vanligvis forbinder med formelle organisasjoner, som medlemmer, hierarki, regler etc. Dersom vi ønsker å forstå samfunnsutviklingen og organisatoriske betingelser for å påvirke oppgaveløsning og måloppnåelse, foreslår derfor Ahrne og Brunsson (2011, 2019) at vi istedenfor å være opptatt av formelle organisasjoner må interessere oss for former for organisasjon, uavhengig av om de er «formelle hele» eller om de opptrer innenfor, imellom eller utenfor slike – med eller uten alle de formelementene vi vanligvis forbinder med organisasjoner. Formålet med denne boken er å diskutere organisasjonsdesign med utgangspunkt i en slik utvidet forståelse av begrepet organisasjon. Ønsket er å bidra med perspektiver og refleksjoner som kan synliggjøre muligheter og begrensninger for bevisst utforming av (delvis) organisasjon.

Organisasjonsdesign ved beslutningsfatning Det som organisasjoner har til felles, uavhengig av om de bare har noen ­eller alle de kjennetegnene vi normalt forbinder med organisasjon, er at de er besluttet (Ahrne & Brunsson, 2011, 2019). Organisasjoner fatter for eksempel beslutninger om formelle, fysiske og demografiske strukturer (f.eks. Egeberg, 1984, 1989). Slike beslutninger kan definere hvem som er medlem og ikke medlem av en organisasjon, kriterier for medlemskap, hvilke regler som skal gjelde for organisasjonen, hvordan kontroll- og oppfølgingssystemer skal utformes, hvilke muligheter for sanksjoner som skal gjelde, og initiativ og maktfordeling som bestemmer grad av vertikal spesialisering og hierarki i organisasjonen (Ahrne, Brunsson & Seidl 2016, s. 95). I så måte kan vi si

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 19

04.06.2021 12:03

20

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik

at det viktigste kjennetegnet til organisasjoner er at de representerer en besluttet orden for samhandling mellom mennesker (Luhmann, 2000; March & ­Simon, 1958). Her er det viktig å legge til at en organisasjon vanligvis vil bestå av flere besluttede ordener, og der forholdet mellom disse i varierende grad er sett i sammenheng og koordinert. På denne måten skiller organisasjon seg fra det som ikke er besluttet, slik som for eksempel institusjon eller nettverk, som begge – i betydningene lagt til grunn over – er eksempler på fremvokste heller enn besluttede ordener. En slik forståelse av organisasjonsbegrepet er også vesensforskjellig fra for eksempel familier og andre uformelt sammenkoplete enheter. Basert på fremstillingen over kan bokens tilnærming til design av organisasjon nå utdypes. Vi forstår organisasjonsdesign som bevisst og planmessig forming av organisasjon ved beslutninger. Beslutninger dreier seg imidlertid ikke bare om å treffe formelle vedtak. Beslutninger dreier seg også om å ta «initiativ, klargjøre alternativer, iverksette beslutninger, og evaluering» (Egeberg, 1989, s. 16). Slike aktiviteter representerer forsøk på å skape en bestemt form for organisert orden som kan avgrenses fra både det vi forbinder med uformelle sider av organisasjoner, og institusjoner og nettverk.

Spørsmål om design Et sentralt kjennetegn ved beslutninger om design er at de representerer forsøk på å skape en bestemt orden (Ahrne & Brunsson, 2011). Et viktig spørsmål er derfor hva som omfattes av en slik besluttet orden. Tradisjonelt har litteraturen om organisasjonsdesign gjerne fremhevet at beslutninger om design først og fremst kan knyttes til formelle, fysiske og demografiske strukturer.

Organisasjoner fatter imidlertid også beslutninger om en lang rekke andre ordener, som blant annet organisasjonskultur, innhold i og distribusjon av tjenester, organisasjoners visuelle uttrykk osv. Vårt utgangspunkt og vår antakelse er derfor at det er en rekke ulike «formelementer» som endres ved design av organisasjon, herunder blant annet også virksomheters IT-arkitektur, beslutningsprosesser, verdier, normer og kultur. Her er det viktig å være oppmerksom på at beslutninger om design representerer – nettopp – forsøk på å etablere en bestemt type orden. Det er langt fra sikkert at beslutningene faktisk blir gjennomført (Ahrne & Brunsson, 2011). Hva som egentlig skjer i det som kan betegnes som iverksettings- eller implementeringsfasen av organisasjonsdesign – og hvordan organisasjoner blir formgitt – er ellers relativt sparsommelig belyst i litteraturen om design og er et viktig spørsmål.

9788215051727_Blindheim mfl_Design av organisasjon.indd 20

04.06.2021 12:03

lig som designes når organisasjoner får sin form, hvordan foregår dette, og hvem er designerne? Hva kan de, hva tenker de – og hva gjør de? Hva er klassiske stiler, og hva er moderne design av organisasjoner? Har design noe å si for hvor effektive organisasjoner er? Er organisasjonsdesign, som design av klær, påvirket av estetiske krav og skiftende moter?

I Design av organisasjon belyses mangfoldet av de designprosessene­ som foregår i moderne private og offentlige organisasjoner – fra forming­ av ­formelle og fysiske strukturer til forming av organisasjonskulturer, ­arbeidsprosesser, identitet og visuelle uttrykk. Kapitlene i boken bidrar med ­perspektiver og refleksjoner som synliggjør både muligheter og begrens­ninger

DESIGN AV ORGANISASJON

Trodde du at design utelukkende gjaldt klær, møbler, biler og bygninger?

I så fall tok du feil. Også organisasjoner er designet. Men hva er det egent-

knyttet til design av organisasjon.

och hur bör de designas. Men de förnyar samtidigt området, inte minst genom att de under­söker inte bara organisation inom formella organisationer som till exempel offentliga förvaltningar utan också hur utrymmet utanför och mellan formella organisationer organiseras. Boken öppnar upp för ny, spännande och praktiskt relevant forskning om effekterna av olika former av organisation i olika sammanhang.

Nils Brunsson, professor emeritus i företagsekonomi vid Företagsekonomiska institutionen, Uppsala Universitet

Organisasjoner former adferd, og organisasjoner lar seg forme. Denne boken gir et nyttig overblikk over de mange utfordringer og muligheter ved design av organisasjoner. Samtidig peker den på nye problemstillinger i et samfunn der nye måter å organisere seg på vokser frem.

Carlo Thomsen, fagdirektør i Kommunal- og moderniseringsdepartementet for forvaltningspolitikk, nå prosjektsjef i departementet for etableringen av nytt regjeringskvartal

I S B N 978-82-15-05172-7 ISBN: 978-82-15-05172-7

9

788215 051727

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik (red.)

Författarna tar sig an ett klassiskt och viktigt tema – hur designas organisationer

Bjørn-Tore Blindheim, Lars Klemsdal og Kjell Arne Røvik (red.)

A V D E S I G N O R G A N I S A S J O N