Som du har lest hittil, krever ulike oppgaver og prosjekter ulike tilnærminger. Du kan ikke bruke den samme fremgangsmåten på alle typer prosjekter. Skal du lage en reklamekampanje, kan du ikke gå frem på samme måte som om du skal bygge en bro. For å vite hvilken fremgangsmåte du skal bruke, er det derfor viktig å vite hva slags type prosjekt du står overfor. Og hvilke typer prosjekter kan du så velge mellom?
Åpne prosjekter
Det er mange måter å kategorisere prosjekter på, men den beste inndelingen vi har sett til nå, skiller mellom tre typer prosjekter (Briner, Geddes og Hastings 2000). Oversatt til norsk har vi valgt å kalle de tre kategoriene for konkrete, ad hoc og åpne prosjekter (illustrert i modellen under). Ad hoc (i denne håndboka) benevnes i boka til Briner, Hastings og Geddes som «occasional», men vi synes «ad hoc» er enklere og mer selvforklarende (og ikke minst kan det brukes på norsk).
Ad hoc-prosjekter
Midt mellom disse ytterpunktene finner du ad hoc prosjekter, som altså er en mellomting, hvor man tar hensyn til omstendighetene og finner skreddersydde løsninger. Det er primært slike prosjekter denne håndboka er laget for. Mindre prosjekter av den kortsiktige typen, som typisk varer fra noen uker til noen måneder. Ofte med 3–8 personer med ulik bakgrunn, satt sammen i tverrfaglige team, som for eksempel skal utvikle en markedskampanje, gjennomføre et event eller løse en viktig utfordring som har dukket opp. Briner, Hastings og Geddes sammenligner prosjektlederen i slike prosjekter med en skulptør, som starter med en skisse og derfra utvikler kunstverket sitt i tråd med hvordan prosessen utfolder seg og hva materialet tillater.
Konkrete prosjekter
Byggeprosjekter er typiske konkrete prosjekter. Her er kunnskapen stor (oppgaven kjent for alle involverte), det forventede resultatet tydelig, ansvarsområder og roller tydelig definert, tidsplanene detaljerte, budsjettet spikret og kontrollbehovet stort. Her er det opp til menneskene å tilpasse seg rutiner og systemene som foreligger. Prosjektlederens jobb er gjerne å ha stålkontroll på planen, koordinere og følge opp avvik som en hauk for å sikre at tidsplanen blir holdt og arbeidet tilfredsstiller ønsket standard. Briner, Hastings og Geddes sammenligner prosjektlederen i slike prosjekter med en dirigent, som er den udiskutable lederen.
B
AD HOC B
ÅPNE B
A A
A
21
KJEKT Å VITE
Åpne prosjekter, som for eksempel organisasjonsutvikling og/eller innovasjon, er gjerne stikk motsatte. Disse er gjerne prosessorienterte, med en overordnet visjon uten definerte resultatmål, og innebærer mye prøving og feiling, med skiftende arbeidsformer og uklare roller. Her tilpasser man typisk rutinene og arbeidsformene etter behovene til de som er involvert. Og veien blir ofte til mens man går. Briner, Hastings og Geddes sammenligner prosjektlederen i slike prosjekter med en muldvarp, som graver, tester ut, finner nye veier og tar seg frem uansett hvor uoversiktlig og fremmed jorden den graver i er.
Hva slags prosjekter skiller vi mellom?
KONKRETE
01
Tre ulike prosjekttyper