Excel for næringslivet by Universitetsforlaget

Boken lærer deg å løse økonomiske problemstillinger som å vurdere lønnsomhet for ulike investeringer, finne kostnaden for lån og leasing, finne risiko for en aksjeportefølje, vurdere derivater, gjennomføre sensitivitetsanalyser, sette opp budsjetter, gjennomføre break-even-analyser, osv.

På bokens nettside under www.universitetsforlaget.no er det lagt ut en rekke Excelmodeller som du kan laste ned og bruke.

Per Arne Godejord har hovedfag i informasjonsvitenskap fra Universitetet i Bergen, med spesialisering innen biometriske sikkerhetssystemer og personvern. Han har jobbet i mange år som IT-sjef, førstelektor i informatikk og dekan ved Høgskolen i Nesna. Han er nå dekan ved Høgskolen i Nord-Trøndelag. Siviløkonom og dr.ing. Morten Helbæk er førsteamanuensis ved Høgskolen i Nord-Trøndelag. Han har mange års undervisningserfaring fra høgskoler og universiteter, og har gitt ut en rekke lærebøker.

isbn 978-82-15-02251-2

sandvik design

excel for næringslivet

Denne boken forklarer også hvordan du kan jobbe med Excel i nettskyen. Den er fylt med nyttige eksempler med fullstendige løsninger i Excel.

Godejord og Helbæk

Trenger du å bli bedre i Excel for å gjøre jobben mer effektivt? Da kan denne boken være til god hjelp. Den lærer deg hvordan du kan løse både enkle og mer avanserte problemer med Excel.

Per Arne Godejord og Morten Helbæk

Excel for næringslivet

Excel for nĂŚringslivet

Per Arne Godejord og Morten HelbĂŚk

Excel for nĂŚringslivet

Universitetsforlaget

© Universitetsforlaget 2014 ISBN 978-82-15-02251-2 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no

Omslag: Synnøve Sandvik Sats: Morten Helbæk Trykk og innbinding: 07 Media AS Boken er satt med: Times 10 pkt. Papir: 90 g Arctic Matt

F ORORD Excel benyttes i dag i stor utstrekning i næringslivet. Det forventes ofte at både nyutdannede og de mer erfarne blant oss behersker datamaskiner og spesielt Excel. Denne boken gir en innføring i Excel og den demonstrerer både enkle og mer avanserte metoder. Boken har anvendelser av Excel i økonomi og finans som hovedfokus, men den viser også hvordan man kan bruke Excel til å jobbe mer effektivt. Leserne har naturligvis ulik bakgrunn og ulik kompetanse i Excel, men vi håper og tror at denne boken kan tilby noe for enhver smak. Blant mange spennende tema kan vi for eksempel nevne diagram, finansfunksjoner, datatabeller, pivot-tabeller, Excel i nettskyen, proformamodeller, aksjer, obligasjoner, opsjoner, standardavvik for aksjeporteføljer beregnet med matrisefunksjoner, leasing og budsjett. Vi har lagt vekt på å presentere stoffet så kortfattet og lettforståelig som mulig. De ulike metodene illustreres med eksempler gjennom hele boken. Fullstendige regnearkløsninger i Excel 2013 er tilgjengelige via en lenke på Universitetsforlagets hjemmeside (www.universitetsforlaget.no). Til slutt en stor takk til Eli Valheim og Universitetsforlaget for godt samarbeid. Levanger, februar 2014 Per Arne Godejord og Morten Helbæk

INNHOLD Forord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1 Kort om Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Grunnleggende om Excel . Hurtigtaster og autofyll . . . Formatering . . . . . . . . . . Formler og funksjoner . . . Sortering og filtrering . . . . Bilder og andre objekter . . Diagram . . . . . . . . . . . . Dataanalyse . . . . . . . . . .

..................................... 9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2 Excel i nettskyen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 SharePoint og SkyDrive . . . . . . . . . . . Excel Web App, Skydrive og SharePoint Excel 365 og SkyDrive . . . . . . . . . . . . Sikkerhet i skyen . . . . . . . . . . . . . . . . Beskyttelse av sensitive data i skyen . . . Noen ord til slutt . . . . . . . . . . . . . . . .

........................... ........................... ........................... ........................... ........................... ...........................

26 27 30 32 34 40

3 Nåverdi og Internrente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Nåverdi . . . . . . . . . . . . . Avkastningskrav . . . . . . . Nåverdimetoden . . . . . . . Internrentemetoden . . . . . Tilbakebetalingsmetoden . .

.................................... .................................... .................................... .................................... ....................................

41 48 49 51 55

4 Investeringsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Kontantstrømmer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Avskrivninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fastsettelse av avkastningskrav . . . . . . . . . . Netto nåverdi og internrente for investeringer Dividendemodeller . . . . . . . . . . . . . . . . . Verdivurdering av selskap . . . . . . . . . . . . . Sensitivitetsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . .

........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................

57 58 60 64 69 72 77

5 Aksjeporteføljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Mål for risiko og samvariasjon . . . Standardavvik for aksjeporteføljer . Porteføljeteori . . . . . . . . . . . . . . Value at Risk . . . . . . . . . . . . . .

............................... ............................... ............................... ...............................

81 84 91 94

6 Opsjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Definisjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kombinasjoner av opsjoner . . . . . . . . . . Binomisk verdsettingsmodell for opsjoner Black-Scholes verdsettingsmodell . . . . . . Tidsverdi og realverdi for opsjoner . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

7 Lån . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Effektiv rente på lån . . Leasing . . . . . . . . . . Obligasjoner . . . . . . . Rentens terminstruktur

...................................... ...................................... ...................................... ......................................

111 117 118 126

8 Budsjettering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Resultatbudsjett, Likviditetsbudsjett og Balansebudsjett . . Pivottabeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . 131 . . . . . . . . . . . . . . . 136

Vedlegg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Hurtigtaster og funksjonstaster i Excel 2010

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Stikkord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

K ORT

E XCEL

Excel er i dag det regnearkprogrammet som dominerer markedet. Denne boken bruker i utgangspunktet 2013-versjonen av Excel, men forklarer også bruk av 2010-versjonen der det er forskjell mellom versjonene. Dette kapitlet gir en kort innføring i Excel, men vi skal se på både enkle og mer avanserte metoder.

Grunnleggende om Excel En Excelfil kalles en arbeidsbok og består av flere regneark. Et regneark består av mange celler som kan inneholde tekst, tall eller formler. Hver celle har en adresse definert av et kolonnenummer (en bokstav) og et radnummer (et tall). Høyde og bredde på henholdsvis rader og kolonner i et regneark kan enkelt endres ved å klikke og dra i skillelinjene i rad- og kolonneoverskriftene. På engelsk er terminologien litt annerledes. Her sier man workbook for arbeidsbok, mens spreadsheet betyr hele regnearkprogrammet, altså Excel. Det enkelte regnearket i arbeidsboken kalles worksheet. Det geniale med et regneark er at man kan utføre ulike operasjoner på innholdet i cellene. Man kan utføre beregninger med tall, gjøre diverse operasjoner på en tekst, osv. I figur 1.1 finner vi tallene 5 og 3 i cellene A1 og B1. En formel i Excel starter alltid med «=». I celle C1 har vi skrevet inn formelen «=A1+B1» slik at innholdet blir 8. Når vi skriver inn en formel trenger vi ikke skrive «A1» osv. Det enkleste er å klikke (med venstre musetast) på den aktuelle cellen for å få skrevet celleadressen i formelen.

Figur 1.1 Formel i Excel.

Når man starter Excel, åpnes en arbeidsbok med et regneark der alle valgmulighetene vises på et såkalt bånd. Som vi ser av figur 1.2, har dette båndet forskjellig utseende i Excel 2010 og Excel 2013. De to versjonene fungerer likevel stort sett på den samme måten. Båndet er delt i flere faner («FIL», «HJEM», osv.), der hver fane består av flere grupper. Under fanen «HJEM» og gruppen «Skrift» finner man f.eks. ulike knapper for formatering av data. Nederst til høyre i denne gruppen kan man også trykke på en pil for å få opp en dialogboks med flere valg. Under fanen «HJEM» og gruppen «Utklippstavle» finner vi en knapp merket «Kopier» for å kopiere og en knapp merket «Klipp ut» for å klippe ut innhodet i en eller flere celler og legge det på utklippstavlen. Ved siden av disse finner vi knappen «Lim inn» for å lime inn det vi har kopiert eller klipt ut. Denne kommandoen kan vi velge hvis vi skal lime inn innholdet på utklippstavlen flere ganger. Dersom vi skal lime inn dette innholdet bare én gang, kan vi trykke Enter. Vi kan også kopiere, klippe ut og lime inn med hurtigtastene Ctrl+c, Ctrl+x og Ctrl+v. Kapittel 1

Kort om Excel

Figur 1.2 Båndet i Excel 2010 (over) og Excel 2013 (under).

Når man klikker på den grønne fanen «FIL», får man opp en såkalt Backstage-visning der man bl.a. kan lagre, skrive ut og administrere filer. Hvis man klikker på «Alternativer» i Backstage-visningen, får man opp dialogboksen i figur 1.3. Her kan man endre innholdet på båndet, velge hva som skal vises på verktøylinjen for hurtigtilgang, osv. I figur 1.4 ser vi bunnen av et Figur 1.3 Dialogboksen «Alternativer for Excel». skjermbilde i Excel. Arkfanen merket «Ark1» representerer det åpne regnearket. Man får flere regneark i den aktuelle arbeidsboken ved å klikke på sirkelen merket med «+». Den nederste mørke linjen kalles statuslinjen. Her kan man blant annet forstørre eller forminske regnearket. Hvis vi markerer flere celler med tall som vist i figur 1.4, kommer gjennomsnittet, antallet og summen av disse tallene frem på statuslinjen. Vi kan selv velge hva som skal vises ved å høyreklikke med musen på statuslinjen. Da får vi opp en meny med mange ulike valg for «Tilpass statuslinje».

Figur 1.4 Bunnen av skjermbildet for Excel.

Når man starter Excel åpnes en ny arbeidsbok med et tomt regneark. Dersom man klikker på fanen «FIL» og velger «Ny», kan man velge mellom flere ferdige maler for arbeidsbøker som f.eks. budsjett, lånekalkulator, osv. Hvis man ønsker å se på et område av et regneark samtidig som man beveger seg vertikalt (eller horsontalt) på et annet område, kan man markere en rad (eller kolonne) ved å klikke på radoverskriften (eller kolonneoverskriften) og velge fanen «VISNING» og «Frys ruter». Da vil cellene over (eller til høyre for) den valgte raden (eller kolonnen) fryses mens man kan rulle nedover (eller bortover) resten av regnearket. Dersom man i utgangspunktet står i en celle i stedet for en merket rad (eller kolonne), vil denne prosedyren føre til at området over og til venstre for cellen fryses slik at man kan rulle nedover og bortover i resten av regnearket. Det kan også være ønskelig å jobbe med flere åpne arbeidsbøker samtidig. Da kan man velge fanen «VISNING» og deretter «Ordne alle». Da får man frem en dialogboks der man f.eks. kan velge å plassere arbeidsbøkene side om side. Man kan også åpne flere kopier av det samme regnearket. Da velger man først fanen «VISNING» og «Nytt vindu». Deretter kan man plassere kopiene av regnearket slik man ønsker på skjermen ved å velge «Ordne alle». Man kan utføre mer drastiske handlinger med et regneark ved å høyreklikke på arkfanen under regnearket slik at det kommer frem en meny der man blant annet kan slette regnearket, sette inn et nytt regneark, flytte regnearket til en annen arbeidsbok, osv. Man kan også endre rekkefølgen på regnearkene i en arbeidsbok ved klikke og dra i arkfanene. Hvis man holder ned Ctrl-tasten mens man klikker og drar i en arkfane, lages det en kopi av regnearket.

Hurtigtaster og autofyll Hvis man vil jobbe mer effektivt med Excel kan det være lurt å lære seg en del hurtigtaster som f.eks Ctrl+c for «kopier» og Ctrl+v for «lim inn». (Ctrl+c betyr at man holder ned Ctrl-tasten mens man taster c.) Av andre eksempler kan vi nevne Ctrl+k for å kursivere innholdet i merkede celler og Ctrl+p for å skrive ut det aktuelle regnearket. Dersom man fører muspekeren over en av knappene på båndet, kommer det til syne et skjermtips med en beskrivelse av hurtigtasten dersom denne eksisterer. Dette er illustrert for knappen «Lagre» med hurtigFigur 1.5 Skjermtips. tasten Ctrl+s i figur 1.5. Av interessante funksjonstaster kan vi nevne Ctrl+F4 for å lukke den aktuelle arbeidsboken og F1 for å vise oppgaveruten «Hjelp for Excel». De viktigste kommandoene som kan utføres med hurtigtaster og funksjonstaster, er listet opp i vedlegg på side 145. Dersom man taster Alt eller F10, kommer det opp såkalte tastetips med ulike bokstaver på hver fane på båndet. På fanen «Hjem» dukker det f.eks. opp en H. Hvis man taster H, Kapittel 1

Kort om Excel

åpnes derfor denne fanen samtidig som nye tastetips med bokstaver vises på de ulike valgene. Bokstaven under knappen for prosentformat i gruppen «Tall» er P. Hvis man taster P, formateres innholdet i den aktuelle cellen til % med null desimaler. Man kan altså formatere innholdet i merkete celler til % med null desimaler ved å taste kombinasjonen Alt–H–P. Skal man jobbe effektivt med Excel, bør man også lære seg noen av autofyllalternativene, dvs. ulike måter å fylle celler i et regneark raskt og effektivt med systematiske data. En rekkefølge med tall kan fylles inn nedover en kolonne eller bortover en rad ved å først fylle inn de to første cellene og deretter markere disse med musen. Deretter kan man flytte muspekeren til det nederste høyre hjørnet i celleområdet, venstreklikke og dra i det sorte korset som kommer frem. Har vi f.eks. skrevet 10 og 20 i cellene A3:A4 kan vi markere disse og dra det sorte korset nedover i kolonne A. Da får vi automatisk frem verdiene 10, 20, 30, osv. Dersom det finnes data i kolonnen ved siden av cellene man ønsker å fylle på denne måten, kan man dobbeltklikke på det sorte korset i stedet for å dra i det. Da fylles cellene nedover så langt som det finnes data i kolonnen ved siden av. Celler kan også fylles som beskrevet ovenfor med innholdet fra lister. Dette kan være dager (mandag, tirsdag, osv.), måneder (januar, februar, osv.) eller data fra egendefinerte lister. Her er det imidlertid nok å skrive inn teksten i den første cellen og deretter dra i det sorte korset. Hvis vi f.eks. skriver mandag i en celle og drar det sorte korset nedover, fylles cellene med mandag, tirsdag, osv. (Dersom vi holder ned Ctrl-knappen mens vi drar det sorte korset nedover, vil alle cellene fylles med mandag.) Det finnes mange variasjoner av autofyll. Hvis man f.eks. skriver tallet 3 i en celle og drar det sorte korset nedover, fylles cellene med tallet 3. Hvis man derimot holder ned Ctrl-knappen og drar det sorte korset nedover, fylles cellene med tallene 3, 4, 5, osv. Dersom man ønsker å fylle et område i et regneark med de samme verdiene, markerer man først området og skriver inn den ønskede verdien (som legges i cellen øverst til venstre i området). Hvis man deretter trykker Ctrl+Enter, fylles cellene i området med verdien. Det finnes forøvrig mye nyttig informasjon på Microsoft sine hjemmesider om både funksjonstaster, autofyll og andre interessante tema.

Formatering Under fanen «HJEM» på båndet (i figur 1.2) finner vi flere nyttige valg for formatering av innholdet i cellene i et regneark. I gruppen «Skrift» kan vi velge fet skrift for en celle ved å klikke på knappen med en tykk F, vi kan legge en bakgrunnsfarge i cellen ved å klikke på knappen med en bøtte, osv. I gruppen «Justering» kan vi f.eks. bryte teksten i en celle slik at den skrives over flere linjer i en celle. Vi kan også slå sammen markerte celler til en stor celle.

For mer avansert formatering kan vi høyreklikke og velge «Formater celler». Da får vi opp dialogboksen i figur 1.6. Her finnes det ulike faner for formatering av tall, valg av skrifttype, osv. Det kan være verdt å merke seg datoformatet. I Excel for Windows er en dato representert med et tall slik at 01.01.1900 har tallet 1, 02.01.1900 har tallet 2, osv. (I Excel for Macintosh har datoen 01.01.1904 tallet 1, osv.) Dersom vi f.eks. skriver Figur 1.6 Formatering av celler. tallet 41 950 i en celle og deretter formaterer cellen som en dato, får vi 07.11.2014. Det enkleste er imidlertid å skrive inn en dato direkte. Hvis vi skriver inn 24.12.2014 i en celle, blir dette automatisk formatert som en dato.

Eksempel 1.1 (Betinget formatering) Cellene A1:B5 i regnearket til høyre inneholder ulike tall. Finn et valg på båndet som automatisk markerer de tallene som er mindre enn 50. Hvis vi markerer dataområdet (A1:B5) og velger «Betinget formatering» under fanen «HJEM» og deretter «Merk cellerregler» og «Mindre enn ...», får vi frem dialogboksen under til venstre. Her kan vi angi at de cellene med tall mindre enn 50 skal formateres med f.eks. lyserødt fyll. Når vi trykker «OK», blir resultatet som vist under til høyre. (Den lyserøde bakgrunnen blir grå i figuren.)

Kapittel 1

Kort om Excel

Formler og funksjoner Formler i Excel utfører operasjoner på tall eller andre tegn og består vanligvis av celleadresser. En formel starter alltid med tegnet «=». I celle B2 i figur 1.7 har vi skrevet inn prisen 225 for en vare. I cellene A5:A10 har vi skrevet inn ulike verdier for antall solgte. For å beregne inntekten (pris · antall) ved 10 solgte enheter, skriver vi inn formelen «=$B$2*A5» i celle B5. Dette gjør vi ved å skrive inn tegnene «=» og «*», samt klikke på de aktuelle cellene. Dollartegnene får vi med ved å trykke F4 etter at vi har klikket på celleadressen B2. Når vi har klikket på den siste celleadressen (A5), har vi skjermbildet til venstre i figur 1.7. Når vi trykker Enter, får vi resultatet 2 250 i celle B5.

Figur 1.7 Formel i Excel.

For å beregne omsetning (i B6:B11) ved 50 solgte, 100 solgte, osv., kopierer vi denne formelen ved å klikke og dra (eller dobbeltklikke) i det nedre høyre hjørnet i celle B5. Dette er illustrert midt i figur 1.7. Siden celleadressen $B$2 er merket med dollartegn, vil alle de nye formlene inneholde denne adressen. Den andre celleadressen (A5) er ikke merket med dollartegn. Det medfører en relativ adressering når vi kopierer formelen. Det vil si at de nye formlene refererer til celler med samme relative plassering i regnearket. Formelen i celle B6 blir dermed «=$B$2*A6», i celle B7 blir den «=$B$2*A7», osv. Resultatet er vist til høyre i figur 1.7. Man kan også lage formler som henter data fra flere regneark i den samme arbeidsboken. Anta at du har en arbeidsbok med de tre arkene «Ark1», «Ark2» og «Ark3». Du ønsker nå å summere innholdet i celle B2 i Ark2 med innholdet i celle C3 i Ark3 og få frem svaret i celle A1 i Ark1. Da klikker du først på celle A1 i Ark1 før du skriver inn formelen ved å gjennomføre følgende steg: Skriv «=» – Klikk på arkfanen «Ark2» (nederst på skjermen) – Klikk på celle B2 i Ark2 – Skriv «+» – Klikk på arkfanen «Ark3» – Klikk på celle C3 i Ark3 – Trykk Enter. Da kommer du tilbake til Ark 1 og blir stående i celle A2. Hvis du nå klikker på celle A1 finner du formelen «='Ark2'!B2+'Ark3'!C3» som altså gir summen av de to cellene i nevnte regnearkene. God regnearkskikk sier at man ikke skal legge inn tall i formler. Hensikten med regnearkmodeller er at man kan endre parameterverdier for å studere endringer i beregnede resultat. Tenk deg en modell der du skriver inn pris, antall solgte, kostnader, osv. i et 14

område i regnearket. Så lager du et detaljert budsjett for neste år ved bruk av formler. Med dette utgangspunktet kan du endre på parametrene (pris, osv.) og se hvordan budsjettet endrer seg. Regelen om å ikke legge inn tall i formler kan naturligvis fravikes dersom tallet er konstant, som f.eks. 12 måneder per år. Når man står i en celle med en formel, vises denne i formellinjen (under båndet). Man får også frem formelen med fargekoder for celleadressene formelen bruker (som vist til venstre i figur 1.7), hvis man dobbeltklikker på den aktuelle cellen. Under fanen «FORMLER» og gruppen «Formelrevisjon» finnes det flere spennende valg. Hvis man velger «Spor et overordnet nivå», får man frem piler til de cellene som formelen i den aktive cellen bruker. Valget «Spor et underordnet nivå» gir piler som peker på de cellene som bruker innholdet i den aktive cellen. Hvis man ønsker å se alle formlene i et regneark, kan man velge «Vis Formler». Da vil formler vises i cellene i stedet for verdier. En funksjon i Excel er et lite dataprogram (en såkalt makro) som returnerer en eller flere verdier beregnet på grunnlag av de argumentene (input) vi gir funksjonen. Under fanen «FORMLER» finner vi funksjonsbiblioteket. (Se figur 1.8.) Her kan vi velge mellom ulike kategorier av funksjoner. Hvis vi klikker på «Økonomisk» får vi (naturligvis) opp en liste med økonomifunksjoner. Hvis vi klikker på en av disse, får vi opp dialogboksen for funksjonen.

Figur 1.8 Funksjonsbiblioteket i Excel.

I eldre versjoner av Excel finnes funksjonsbiblioteket i en egen dialogboks. Denne får vi frem ved å klikke på symbolet fx enten lengst til venstre på båndet (under fanen «FORMLER») eller til venstre for formellinjen. I denne dialogboksen kan vi søke etter funksjoner eller velge dem direkte fra en liste. Dersom vi kjenner de første bokstavene i navnet på funksjonen vi skal bruke, kan vi skrive «=» og disse bokstavene. Da kommer det frem en liste med funksjonsnavn som starter med de angitte bokstavene. Her kan vi dobbeltklikke på den ønskede funksjonen og deretter klikke på symbolet fx for å få frem dialogboksen for funksjonen. I regnearket i figur 1.9 antar vi at du setter inn 500 kr i banken i dag og at du tar ut 220 kr etter ett år og 330 kr etter to år (da er kontoen tom). Avkastningen på denne investeringen kan beregnes som internrenten ved hjelp av funksjonen IR (IRR i Engelsk versjon) i Excel. Hvis vi står i celle C5 og skriver «=i», får vi frem en liste over alle funksjonene som begynner på I. Når vi scroller nedover listen, finner vi funksjonen IR som Kapittel 1

Kort om Excel

vist til venstre i figur 1.9. Deretter dobbeltklikker vi på denne og klikker på symbolet fx slik at dialogboksen for funksjonen kommer til syne. Denne er vist til høyre i figur 1.9. Når vi legger inn celleadressene B3:D3 her og klikker «OK», får vi svaret 6,2 % i celle C5.

Figur 1.9 Funksjonen IR.

Det finnes mange ulike funksjoner i Excel som også kan kombineres for å løse et gitt problem. Du kan lære mer om dette (og resten av Excel) fra bøkene som er skrevet om Excel, men det finnes også mye nyttig stoff på Internett.

Sortering og filtrering I Excel finnes det flere effektive metoder for å sortere og filtrere data. Et alternativ er å opprette en tabell. Anta at vi driver en kiosk og at vi registrerer alle transaksjoner med dato, kunde, vare og beløp. I cellene A2:D11 øverst i figur 1.10 finner vi flere slike transaksjoner for en uke. Dersom vi merker dette området eller står i en av cellene, kan vi lage en tabell av dette området ved å velge fanen «SETT INN» og «Tabell». Da kommer dialogboksen øverst i figur 1.10 til syne. Når vi klikker «OK», får vi tabellen nederst i figuren. Vi kan også lage en slik tabell ved å velge en av tabellstilene som dukker opp når vi velger fanen «HJEM» og «Formater som tabell». Når vi trykker på en av pilene i tabellens overskrifter (cellene A2:D2), får vi opp en meny der vi kan sortere eller filtrere innholdet i tabellen. Dette er demonstrert i figur 1.11. Her har vi først klikket på pilen til høyre for «Beløp» og valgt «Sorter fra minste til største». Dermed blir tabellen sortert etter

Figur 1.10 Tabell i Excel.

beløp som vist til høyre i figuren. Legg merke til at innholdet i resten av tabellen sorteres sammen med salgstallene.

Figur 1.11 Sortering med tabell i Excel.

Vi kan også legge til en totalrad under tabellen ved f.eks. å klikke på knappen for summering på båndet (merket ) mens vi står i en av cellene (under tabellen). Når vi står i en av cellene i denne totalraden, kommer det frem en pil til høyre i cellen. Ved å trykke på denne pilen får vi frem en meny der vi kan velge ulike funksjoner som gjennomsnitt, maksimum, osv. På denne måten kan vi f.eks. beregne summen av tallene i kolonne D til 440. (Prøv dette selv.) Pivot-tabeller tilbyr enda flere muligheter for sortering og filtrering av data. Dette presenteres i kapittel 8. Man kan sortere og filtrere data i Excel uten å opprette en tabell. I figur 1.12 finner vi igjen oversikten over solgte varer i kiosken vår. Hvis vi står i en av cellene med data i kolonne D, og velger fanen «HJEM» og «Sorter og filtrer», får vi opp en meny der vi f.eks. kan velge «Sorter fra minste til største». Da vil listen vår sorteres etter beløp og bli som vist i den fremskutte delen av figur 1.12. Hvis vi står i en av cellene med bokstaver og gjennomfører dette, vil menyen tilby «Sorter fra A til Å» i stedet for «Sorter fra minste til største». I den nevnte menyen som kommer frem når vi klikker på «Sorter og filtrer» kan vi også velge «Filtrer». Da plasseres det knapper med piler til høyre i cellene med overskriftene («Dato», «Kunde», osv.). Når vi klikker på disse pilene får vi frem menyer for sortering og filtrering. Vi finner forøvrig de samme valgene for sortering og filtrering under fanen «DATA».

Kapittel 1

Kort om Excel

Figur 1.12 Sortering.

Bilder og andre objekter Det er mulig å sette inn flere ulike objekter både i Excel, Word og andre programmer i Office-pakken. Disse mulighetene finner vi under fanen «SETT INN». Hvis vi f.eks. ønsker å sette inn et bilde i et regneark klikker vi på fanen «Bilder». Da får vi frem en dialogboks der vi kan velge et bilde i form av en datafil fra datamaskinen. Bildet blir liggende som et objekt som kan vi dra rundt i regnearket og plassere der vi måtte ønske. Når vi klikker på bildet, kommer fanen «BILDEVERKTØY» med kontekstfanen «FORMAT» til syne på båndet. Her kan vi redigere bildet ved å legge på kantlinjer, rotere, legge på ulike effekter, osv. Vi kan også sette inn deler av skjermbildet på datamaskinen ved å velge «Skjermbilde» (under fanen «SETT INN»). Da får vi frem en meny der vi kan velge et av vinduene som er åpne i Windows eller «Skjermutklipp». Hvis vi velger «Skjermutklipp», lukkes Excel-vinduet slik at vi kan bruke musen til å markere et område av skjermen som vi vil klippe ut og lime inn i regnearket. Dette er illustrert i figur 1.13. I likhet med resten av Excel finnes det også mer «avanserte» anvendel- Figur 1.13 Skjermutklipp. ser av bilder og andre objekter. Et 18

eksempel på dette er at vi kan kopiere en del av regnearket og plassere dette som et koblet bilde i det området vi jobber. Når vi gjør endringer i regnearket, vil bildet oppdateres. Anta at at vi har skrevet 2 i celle A1 og 3 i celle A2. I celle Z3 har vi skrevet formelen «=A1+A2». Så markerer vi celle Z3, trykker Ctrl+c (for å koiere) og klikker f.eks. på celle A5. Deretter klikker vi nederst på knappen «Lim inn» under fanen «HJEM» og velger symbolet for «Koblet bilde» nederst til høyre i menyen som kommer frem. Da får vi et bilde av celle Z3 som oppdateres hver gang vi endrer tallene i celle A1 eller A2. Vi finner også det samme tegneverktøyet i Excel som i Word. Hvis vi velger «Figurer» (under fanen «SETT INN») får vi opp en meny der vi kan velge ulike linjer og figurer. Hvis vi f.eks. velger en pil, kan vi klikke og dra med musen i regnearket og på denne måten tegne pilen slik vi ønsker den. Hvis vi klikker på en figur, kommer fanen «Tegneverktøy» med kontekstfanen «Format» til syne. Her finnes det mange ulike valg for redigering av figuren. Det er også mulig å legge inn et Word-dokument i et regneark (og omvendt). Da klikker man på «Objekt» (under fanen «SETT INN») slik at dialogboksen i figur 1.14 kommer til syne. Under fanen «Opprett fra fil» kan man velge et filnavn på f.eks. et Word-dokument som skal settes inn i regnearket. Hvis man ikke haker av for «Koble til fil» her, vil filen (f.eks. Worddokumentet) legges inn i Excel-filen som dermed blir tilsvarende større. Hvis man derimot haker av for «Koble til fil», vil det bli opprettet Figur 1.14 Sett inn objekt. en kobling til filen som skal vises i regnearket. Når man legger inn et objekt i et regneark på denne måten, vil objektet vises som en egen boks som kan flyttes rundt i regnearket. Under fanen «Opprett nytt» i figur 1.14 finnes det en liste med ulike objekter. Her kan man velge mellom ulike typer dokumenter, bilder, osv. Hvis man velger «Microsoft Word-dokument», åpnes det et tomt Word-dokument som et eget objekt i regnearket. Når man skriver i dette dokumentet, får man opp båndet for Word med alle dets valgmuligheter. Når man klikker i regnearket er man tilbake i Excel, mens Word-dokumentet ligger som et objekt man kan flytte rundt omkring. Under fanen «SETT INN» finnes også valget «Formel» som kan benyttes for å skrive matematiske uttrykk i et regneark. Når vi klikker «Formel», får vi opp en tekstboks i regnearket samtidig som det kommer opp en ny kontekstfane på båndet med ulike valg for matematiske tegn og symboler. (Se figur 1.15.) Når vi har skrevet inn det ønskede

Kapittel 1

Kort om Excel

uttrykket og klikket på en eller annen celle utenfor boksen, kan vi dra denne hvor vi vil i regnearket.

Figur 1.15 Formelverktøy i Excel 2013.

Diagram Det finnes en egen modul i Excel for å tegne diagram. Under fanen «SETT INN» kan man velge ulike diagramtyper der de mest aktuelle er stolpe-, linje- og punktdiagram. Et stolpediagram kan f.eks. illustrere omsetning for ulike måneder. I figur 1.16 har vi skrevet inn månedlig omsetning for en bedrift for månedene januar–juni i cellene A4:B9. Vi kan enkelt lage et stolpediagram for omsetningen ved å markere området A4:B9 og velge fanen «SETT INN» og knappen for stoplediagram. Hvis vi velger det første alternativet under «2D Stolpe» i menyen som dukker opp, får vi diagrammet i figur 1.16. Hvis vi markerer området A4:B9 og taster F11, får vi det samme diagrammet tegnet på et eget regneark. Hvis vi venstreklikker på diagrammet, kommer det opp tre knapper til høyre for diagrammet som inneholder flere hurtigvalg for å modifisere diagrammet. (Kun i Excel 2013.) Det dukker også opp en ny fane på båndet med navnet «DIAGRAMVERKTØY». Under denne finner vi de to kontekstfanene «UTFORMING» og «FORMAT» der vi kan velge ulike oppsett, stiler, instillinger, osv.

Figur 1.16 Stolpediagram.

Hvis vi høyreklikker på et element i diagrammet, kommer det frem en meny med diverse hurtigvalg for formatering og en meny med flere ulike valg. Hvis vi høyreklikker på en av søylene og velger «Formater dataserie...», får vi en ny meny til høyre i regnearket (se figur 1.16). Det samme skjer hvis vi dobbeltklikker på en av søylene. Her kan vi klikke på et av ikonene og formatere og endre figuren som vi ønsker. Hvis vi høyreklikker i diagrammet og velger «Merk data ...» i den ene menyen, kommer det frem en dialogboks der vi bl.a. kan legge til nye serier i dagrammet. Hvis man skal illustrere en sammenheng mellom to variabler (tall), er et punktdiagram å foretrekke. I figur 1.17 finner vi igjen dataene for omsetning fra figur 1.16. Punktdiagrammet må ha tallverdier for begge variablene. Derfor har vi angitt månedene med nummer. Hvis vi Figur 1.17 Punktdiagram. markerer området A4:B9 og velger knappen for punktdiagram (under fanen «SETT INN») og «Punktdiagram med rette linjer og indikatorer» i menyen som dukker opp, får vi et punktdiagram som viser omsetning i måned 1, 2, osv. (den øverste kurven i figur 1.17). I figur 1.17 finner vi også kostnadsdata i cellene C4:C9. Vi kan legge til en kurve for disse dataene ved å høyreklikke i diagrammet og velge «Merk data...». Da kommer det frem en dialogboks der vi velger «Legg til». I den neste dialogboksen legger vi inn cellene A4:A9 som X-verdier og cellene C4:C9 som Y-verdier. Når vi klikker «OK», får vi diagrammet i figur 1.17 der den nederste kurven angir kostnadene.

Dataanalyse Analyseverktøyet er en biblioteksfunksjon i Excel som finnes under fanen «Data». Dersom den ikke finnes som et valg lengst til høyre i gruppen «Analyse», må den installeres. Da velger man fanen «Fil» og får opp Backstage-visningen der man klikker på «Alternativer» for å få opp dialogboksen «Alternativer for Excel». I venstre side på Figur 1.18 Dialogboks for dataanalyse. denne dialogboksen, velger man «Tillegg». Så velger man «Excel-tillegg» (nederst) og klikker på «Start» . I den neste dialogboksen, må det krysses av for «Analyseverktøy» før man klikker «OK». Da skal «Dataanalyse» komme frem som et valg under fanen «Data». Når vi velger «Dataanalyse» kommer dialogboksen i figur 1.18 til syne. Her kan vi velge flere ulike statistiske hypotesetester, gjøre tidsserieanalyser, simulere, osv. Kapittel 1

Kort om Excel

På bokens nettside under www.universitetsforlaget.no er det lagt ut en rekke Excelmodeller som du kan laste ned og bruke.

isbn 978-82-15-02251-2

sandvik design

excel for næringslivet

Denne boken forklarer også hvordan du kan jobbe med Excel i nettskyen. Den er fylt med nyttige eksempler med fullstendige løsninger i Excel.

Godejord og Helbæk

Trenger du å bli bedre i Excel for å gjøre jobben mer effektivt? Da kan denne boken være til god hjelp. Den lærer deg hvordan du kan løse både enkle og mer avanserte problemer med Excel.

Per Arne Godejord og Morten Helbæk

Excel for næringslivet