ABC for ikke - økonomer
Gunnar Engelsåstrø
ABC FOR IKKE-ØKONOMER
6. utgave
universitetsforlaget
© H. Aschehoug & Co. (W. Nygaard) AS ved Universitetsforlaget 2025
1. utgave 2007
2. utgave 2010
3. utgave 2012
4. utgave 2016
5. utgave 2021
ISBN 978-82-15-07441-2
Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.
Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til:
Universitetsforlaget AS
Postboks 508 Sentrum
0105 Oslo
www.universitetsforlaget.no
Omslag: Jesper Egemar
Sats: ottaBOK
Trykk og innbinding: Mediehuset Andvord AS
Boken er satt med: Times 11/13,5
Papir: 90 g Arctic Matt 1,0
Innhold
1
3
1.1 Innledning
1.2 Hva er regnskap?
1.3 Grunnleggende regnskap
1.4 Periodisering av kostnader og inntekter ....................
1.5 Rabatter og kreditnotaer ................................
1.6 Merverdiavgift .......................................
1.7 Aksjeselskap
1.8 Utbytte
1.9 Verdivurdering og måling – avslutning av regnskapet
1.10 Presentasjon av regnskapsdataene
2.1 Innledning ...........................................
2.2 Rentabilitet
2.3 Likviditet
2.4 Finansieringsstruktur – egenkapitalandel (EK-andel)
3.1 Innledning ...........................................
3.2 Bedriftens kostnader
3.3 Kostnadsøkning ved økt produksjon – grensekostnad
3.4 Tilbud og etterspørsel – likevektspris
3.5 Priselastisitet (ep) .....................................
3.6 Konkurranseformer .................................... 124
3.7 Optimal tilpasning .....................................
4 PRISSETTING OG KALKYLER
4.1 Innledning
4.2 Direkte og indirekte kostnader ...........................
4.3 Hvordan foregår prissettingen i de ulike bransjer? ............
4.4 Hvilken nytte har de ulike bedriftene av kalkyler? ............ 140
4.5 Divisjonskalkylen ..................................... 140
4.6 Tilleggskalkylen 141
4.7 Alternativkostnader 148
5
5.2 Totalbudsjettet – likviditetsbudsjettet
5.3 Resultatbudsjett
Forord
Svært mange mennesker behøver en viss innsikt i økonomiske temaer. Alle som driver en bedrift eller har planer om å starte opp en bedrift, har behov for å kunne noe om økonomi.
Ledelse av en bedrift, om den er aldri så liten, krever innsikt i en god del økonomiske forhold. Dette er selvfølgelig krevende, for en bedriftsleder ønsker ofte å ha fokuset på produktet, tekniske løsninger, forholdet til kunder, osv. Alt dette er av største betydning, og innsikt i økonomi skal ikke fortrenge noe av dette. Økonomikunnskapene må komme i tillegg.
En bedriftsleder kan heller ikke være allviter. Når bedriften har nådd en viss størrelse, er det naturlig å skaffe seg kompetanse ved å ansette folk som har den. Og man skal passe seg for å ta på seg for mange oppgaver på egen hånd. Regnskapsarbeid settes naturlig bort til et regnskapsbyrå. Men selv da vil det være behov for økonomikunnskaper. Den økonomiske informasjonen fra et regnskap er av stor betydning, og det å kunne lese og tolke regnskapsdata er så viktig at det kan man ikke overlate til andre. Kunnskaper om investeringer og lønnsomhet og til slutt beslutninger i den forbindelse kan heller ikke være andres ansvar.
Innsikt i de økonomiske temaene i denne boken kan få stor betydning for viktige valg og strategiske beslutninger. Denne innsikten er vanligvis forutsetningen for å kunne ha en god daglig økonomistyring. Alt dette er knyttet til ledelse på høyeste nivå i en bedrift.
Mange andre kan trenge noe kunnskap om økonomi, enten fordi de jobber med økonomisk relaterte problemstillinger, eller fordi de rett og slett kunne tenke seg å forstå økonomi litt bedre. Videre er det mange med styreverv i en bedrift som føler behov for å kunne foreta visse analyser. Atter andre føler kanskje behov for oppdatering av gamle kunnskaper i økonomi og regnskap.
Kort og godt er ABC for ikke-økonomer skrevet for deg som ikke er økonom og heller ikke har planer om å utdanne deg til det, men som likevel ønsker å kunne noe om regnskap og økonomi.
Forfatteren har prøvd å ta den pedagogiske utfordringen på alvor ved å skrive en bok som skal kunne leses av dem som ønsker å tilegne seg dette stoffet på egen hånd. Den er imidlertid også tenkt brukt som lærebok ved organisert kursvirksomhet og forelesninger ved utdanninger som for eksempel av ingeniører.
Om bokens innhold og oppbygging
Boken dekker de aller fleste emner innen regnskap og økonomi på en grunnleggende måte. Temaene som er behandlet, er valgt ut fra en nøye gjennomtenkt plan. Alt skal ha praktisk anvendelse. Ingen av temaene er tatt med fordi de hovedsakelig er av teoretisk interesse.
Framdriften er også gjennomtenkt. Boken starter med et regnskapskapittel, fordi det er gjennom regnskapet de fleste først møter økonomisk informasjon og økonomiske problemstillinger.
Dette er et stort kapittel, som umiddelbart kanskje virker litt tungt og vanskelig, og som det derfor kan være fristende å hoppe over. Det anbefales imidlertid ikke, ettersom det gir en innsikt i grunnleggende begreper og mekanismer som brukes utover i boken.
Neste kapittel er analyse av et regnskap. Et regnskap som ikke blir viderebehandlet i form av en analyse, er langt på vei et bortkastet regnskap.
Videre følger et kapittel om bedriftens kostnader. Det å kunne skille mellom ulike typer kostnader er av helt avgjørende betydning for en bedriftsleder. Kunnskaper om kalkyler er også avgjørende for å kunne sette en pris på en vare eller tjeneste, og budsjettet er av største betydning for å kunne ha en god økonomistyring. Kapittelet om analyser gir innsikt i viktige beregninger man bør ha gjort før man investerer. Finansieringskapittelet gir informasjon om de viktigste finansieringskildene, og viser hvordan man enkelt kan beregne effektiv rente ved de ulike finansieringsmåtene.
Kapittel 8 Viktige lover og bestemmelser gir en innføring i ulike selskapsformer med de fordeler og ulemper som er forbundet med dem. Videre gir kapittelet en kortfattet innføring i bokføringsbestemmelsene. Reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften er svært detaljerte og komplekse. Det er her lagt vekt på å beskrive de reglene som er viktigst for den alminnelige regnskapsbruker. Den som har behov for å kunne de mer spesielle reglene, henvises til annen litteratur. Kapittelet gir også innføring i merverdiavgiftsreglene. På samme måte som for bokføringsreglene er det lagt vekt på å gi en overordnet oversikt uten å trenge for mye ned i detaljene. I kapittel 9 er det sett spesielt på problemer som gründere ofte står overfor. Kanskje kan det kapittelet hjelpe deg å unngå de vanligste fellene som gründere går i.
Det er lagt vekt på at leseren skal forstå. Det å pugge sammenhenger uten noen dypere forståelse har lite for seg, og det er det i denne boken forsøkt å ta høyde for. For å få skikkelig tak på det faglige stoffet er det viktig å løse oppgaver underveis. Det er utarbeidet løsninger til alle oppgavene. På bokens nettside under www.universitetsforlaget.no er det lagt ut Excel-ark som kan benyttes til mange av oppgavene. På den måten blir arbeidet mest mulig likt slik det foregår i praksis. Der vil du også finne løsning på oppgavene.
Boken er ment å ha en praktisk tilnærming, derfor er lærestoffet i så stor grad som mulig koblet opp mot eksempler som skal være lette å kjenne seg igjen i. Emner som ikke har noen umiddelbar praktisk anvendelse, er utelatt.
Til mange av kapitlene er det også laget Excel-modeller som er brukt til å illustrere lærestoffet. Disse modellene kan lastes ned og benyttes til oppgaveløsninger, eller leseren kan benytte dem til å arbeide med egne problemstillinger. Eksempler på temaer hvor slike Excel-modeller er utarbeidet, er budsjettering, kapitalbehovsberegninger og beregning av effektiv rente.
I appendiks finner du en oversikt over de viktigste økonomiske ord og uttrykk. Det er også en bred oversikt over viktige lover og regler.
Mange som føler behov for å lese denne boken, tenker kanskje samtidig at dette er ikke noe for meg, for her er det sikkert mye vanskelig matematikk, og den har jeg glemt eller aldri lært. For det første inneholder ikke boken mye vanskelig matematikk, og det aller meste lar seg løse ved hjelp av de fire vanlige regneartene. Det
er imidlertid noe brøkregning, og for at ikke det skal bli noe hinder, er det tatt inn et appendiks som repeterer grunnleggende regning.
Excel er et redskap av avgjørende betydning når man arbeider med økonomiske emner. Siden ikke alle har like gode kunnskaper i Excel, er det tatt inn et lite innføringskurs i programmet her. Man behøver ikke være noen ekspert her heller, og man kommer svært langt bare med de mest grunnleggende kunnskapene. Noen ganger bruker man helt spesielle formler i Excel for å løse teknisk vanskelige beregninger. I de tilfellene er det godt forklart i det enkelte kapittel.
For å kunne teste seg selv underveis er det etter hver tema laget spørsmål hvor man skal ta stilling til om utsagnet er rett eller galt. Svarene på disse spørsmålene finner du på side 276 og utover.
Den 6. utgaven er en oppdatert versjon av 5. utgave. Det betyr at fagstoffet er det samme. Men det er foretatt betydelige oppdateringer av kapittel 8 Viktige lover og bestemmelser og kapittel 9 Hvordan lykkes som gründer. Særlig punkt 8.1 Selskapsformer og 8.2 Bokføringsloven er oppdatert i henhold til de lovendringer som er foretatt etter at bokens 5. utgave ble utgitt.
Forfatteren vil være takknemlig over å få kjennskap til mulige feil i boken, i oppgaveløsningene eller i Excel-modellene. Slike kommentarer kan formidles til post@universitetsforlaget.no.
Lykke til!
Oslo, februar 2025
Gunnar Engelsåstrø
1 Bedriftens regnskap
☞ Etter dette kapittelet skal du kunne føre og avslutte et enkelt regnskap.
1.1 Innledning
Dette kapittelet gir en grunnleggende innføring i regnskap. Regnskap er uten sammenligning den viktigste informasjonskilden når det gjelder økonomiske data i en bedrift. Derfor er det viktig å kunne lese regnskapsdata. Kjennskap til prinsippene som et regnskap bygger på, gjør at man har atskillig større muligheter til å trenge inn i regnskapet. I forbindelse med analyse av regnskapet er det åpenbart en fordel med kunnskap om prinsippene som ligger bak. Det er ikke bare i forbindelse med analyse at det er en fordel å forstå regnskapsprinsipper, det gjelder i høyeste grad også når man skal utarbeide budsjetter.
Regnskap er en meget omfattende disiplin, og det er ikke grenser for hvor mye man kan skrive om emnet. Jeg har ingen ambisjoner om å ta opp alle sider ved regnskapet i denne boken, men begrenser meg til å gi en innføring i de mest grunnleggende prinsipper. Når disse er lært og forstått, er det relativt enkelt å bygge ut kompetansen hvis det skulle være ønskelig.
Denne boken gir en innføring i det som er nødvendig å kunne for å føre regnskapet for en enkel bedrift innen handel, tjenesteytende næringer eller produksjon. Den omhandler også de to mest aktuelle selskapsformene: enkeltpersonforetak og aksjeselskap. Har man forstått de prinsippene som presenteres her, skulle det ikke være noe i veien for å føre regnskapet selv ved å bruke en av de mange regnskapspakkene som er på markedet. Mange vil nok velge å sette bort arbeidet med å føre selve regnskapet. Likevel er det en fordel å forstå hvilke prinsipper som ligger bak regnskapsføringen og regnskapsavslutningen. Da har man bedre kontroll selv over den informasjonen som regnskapet gir.
1.2
Hva er regnskap?
De fleste av oss har et begrep om hva et regnskap er. Det er et uttrykk som vi finner i dagligtalen, og alle som har hatt kontakt med foreninger av ulike slag – kor, idrettslag, musikkorps, borettslag osv. – har sett et regnskap. Skattemeldingen er også en form for regnskap, selv om den på flere måter er litt spesiell og atskiller seg fra andre regnskaper. Alle organiserte aktiviteter innebærer at penger er i omløp, og der hvor penger er i omløp, ønsker de involverte å få innsyn i de økonomiske forhold. Regnskapet gir innsikt i de økonomiske forhold. Uansett hva slags virksomhet man driver, ønsker
Formue = verdier du eier som ikke er betalt av andre
1 Bedriftens regnskap
man for eksempel å vite hva slags inntekter virksomheten har hatt, og hvor mye kostnadene utgjorde. Var kostnadene større eller mindre enn inntektene?
Begrepsparet overskudd–underskudd kjenner vi alle til; det er forskjellen mellom inntekter og kostnader. Man er vanligvis ikke fornøyd med å få vite sumbeløpene for inntekter og kostnader, men vil gjerne vite hva den/de viktigste inntektskilden(e) var, og hva pengene ble brukt til. Hva besto kostnadene av? Et resultatregnskap viser inntektene og kostnadene spesifisert, og forskjellen mellom dem. Dette kalles resultatet
Men man er vanligvis ikke fornøyd med bare å få innsikt i hvordan det gikk driftsmessig i siste periode. De fleste som interesserer seg for de økonomiske forholdene, vil også gjerne vite litt om hvordan det egentlig står til på det tidspunktet regnskapet avlegges. Og med «står til» siktes det her først og fremst til hvor mye verdiene utgjør i virksomheten. Hva er verdien av eiendelene? Hvor mye utgjør bankinnskuddet eller kassebeholdningen, eventuelt varelager? Hva er verdien av inventar og bygninger? I tillegg vil man gjerne vite hvor stor gjelden er, og hvor mye formuen utgjør. En balanseoppstilling gir svar på disse spørsmålene.
Begrepet formue står svært sentralt, og vi griper tak i det med en gang. Den som har satt opp en skattemelding, er kjent med at det skal gis opplysning om verdier av bankinnskudd og aksjer, deretter følger verdi av bil, hus og hytte mv. Alt dette summeres, og så trekker man fra gjelden. Det beløpet som da står tilbake, er personens formue. Vi kan si det slik at formuen din er de verdier du eier som ikke banken eller andre långivere har vært med på å betale.
Formue = Egenkapital
Det samme formuebegrepet brukes også i regnskap. Her kaller man formuen egenkapital. For en bedrift gjelder det samme som for en privatperson: Egenkapitalen (formuen) er den verdien av eiendeler som bedriften har, og som ikke er anskaffet for bankens eller andres penger. Vi finner egenkapitalen (formuen) på samme måte som i skattemeldingen: Først summerer vi verdien av eiendelene, deretter trekker vi ifra verdien av gjelden, og vi står igjen med bedriftens egenkapital (formuen). På samme måte som privatpersoner er interessert i å ha kunnskap om sin formue fra skattemeldingen, er bedriftseiere opptatt av formuen i bedriften. For å forstå regnskap er det viktig å få tak på egenkapitalbegrepet, men det kommer vi tilbake til mange ganger.
For mange er det å stille opp et regnskap frivillig, for eksempel for frivillige organisasjoner eller private foreninger. For andre er det en plikt, og for dem som driver en bedrift, er det et krav om regnskapsavleggelse. En regnskapsperiode er vanligvis et år, men man kan avlegge regnskap oftere hvis det er ønskelig. Spesielt nystartede bedrifter er ofte interessert i å følge den økonomiske utviklingen nøye, for eksempel fra måned til måned. Større industribedrifter offentliggjør vanligvis regnskap/tall hver tredje måned (kvartal).
Det finnes også en helt annen vinkling som kan brukes når man skal forklare hva regnskap er, og det er å beskrive de tre hovedfasene som utarbeidelsen av et regnskap gjennomgår:
1 Bokføring av forretningstilfeller og transaksjoner
Dette er det daglige arbeidet med et regnskap, og det foregår kontinuerlig gjennom året. Det gir data til løpende oppfølging og oversikt hvordan driften går, betaling av skyldig merverdiavgift, arbeidsgiveravgift mv.
2 Verdivurdering og måling
Dette er knyttet til avslutningen av regnskapet, og er en svært viktig fase. Det er nemlig slik at hver gang man foretar et årsoppgjør, må eiendelene underkastes en
1.3 Grunnleggende regnskap
kritisk vurdering med hensyn til hvilken verdi de har, og da er det ikke tilstrekkelig å legge innkjøpspriser til grunn. Varelager kan ha falt i verdi, kundefordringene kan inneholde krav som man med god grunn kan forvente aldri blir betalt, eiendommer kan ha falt i verdi, osv. Dette er en svært viktig, men krevende fase. En like viktig verdimåling som å finne verdien av eiendelene er å finne ut hvor mye gjeld en bedrift har. Og det er ingen selvsagt oppgave. Hvor mye banklånet utgjør, det vet man vanligvis fra en bankoppgave, men hvor mye bedriften skylder i feriepenger og arbeidsgiveravgift, det er ingen enkel sak å finne ut av.
3 Kommunikasjon av regnskapet
Et regnskap inneholder viktig økonomisk informasjon til dem som har interesse av bedriften eller organisasjonen. Denne informasjonen må kommuniseres. En god kommunikasjon forutsetter at regnskapet presenteres i en lesbar rapport. Og lesbar rapport betyr at regnskapsdataene bør stilles opp på en fornuftig måte, ikke for detaljert, men oversiktlig og med vekt på det viktige. Det bør også utarbeides noter til regnskapet som forklarer viktige forhold som ikke uten videre lar seg lese ut av selve tallmaterialet. Regnskapet skal opplyse om, ikke skjule forhold, selv om de måtte oppleves som mindre hyggelige for ledelsen.
Regnskap er en omfattende disiplin, og det gjelder spesielt fase 2. I denne boken skal vi hovedsakelig legge vekt på fase 1, men også fase 2 og 3 blir berørt. Det ligger imidlertid utenfor denne bokens målsetting å gå i dybden når det gjelder fase 2 og 3. Lesere som ønsker det, vil med fordel kunne ta for seg videregående litteratur innen regnskap.
Det foreligger en rekke lovregler og standarder som har stor betydning for regnskapsutarbeidelsen. Disse blir heller ikke omtalt her, for det hører hjemme på et videregående nivå. Bokføringsloven, som har en rekke bestemmelser om den daglige bokføring og innretting av regnskapet, har imidlertid fått et eget kapittel.
1.3 Grunnleggende regnskap
1.3.1 Balanseoppstillingen
☞ Etter dette avsnittet skal du kunne forklare – hva en balanseoppstilling viser – forskjellen på eiendel, egenkapital og gjeld – hvorfor balansesummene på hver side av balansen alltid er like
Vi starter innføringen i regnskap med å forklare balansen. Balansen er faktisk det viktigste i et regnskap, og det å forstå den er en forutsetning for å gå videre i innføringen. Balansen viser situasjonen på et bestemt tidspunkt og ser i utgangspunktet slik ut:
Balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld
Sum Sum
Måling: Sette riktig verdi på eiendeler og gjeld Regnskapsdata skal formidles til brukerne
Balansen er det viktigste i et regnskap
1 Bedriftens regnskap
Balansen har, som vi ser, to sider: en eiendelsside som viser hvilke eiendeler en bedrift rår over, og en egenkapital- og gjeldsside som viser hvordan disse eiendelene er finansiert. (Egenkapital blir noen steder forkortet til EK.)
For å få tak i hva en balanseoppstilling er, og hva som påvirker den, skal vi ta for oss et eksempel.
Vi følger Trine Dal i forbindelse med at hun starter opp en forretning. Hun er utdannet interiørarkitekt, har jobbet i diverse firmaer i en del år, men er nå arbeidsledig og vil prøve å skaffe seg et levebrød ved å levere tjenester til folk og bedrifter som trenger råd i forbindelse med innredning av hus og kontorer. Hun har nettopp registrert firmaet sitt i Brønnøysundregistrene og starter med å opprette en bankkonto den 2. januar og setter inn kr 100 000 på den. Bankinnskuddet er penger hun har spart, og det representerer det vi kaller Egenkapitalen. Egenkapitalen kaller vi også hennes formue i bedriften.
Balansen ser slik ut etter dette:
1 Balanse
Eiendeler Egenkapital og gjeld
Bankinnskudd 100 000 100 000 Egenkapital
100 000
000
Hun har eiendeler svarende til kr 100 000, og de er finansiert av hennes egne sparepenger. Finansieringskilden når det gjelder bankinnskuddet er derfor egenkapital.
Samme dag opptar hun et lån i banken på kr 50 000. Pengene settes inn på bankkontoen. Da vil balansen se slik ut:
2
Endring
Bankinnskudd 50 000
Balanse
Eiendeler Egenkapital og gjeld
Endring
000
000 Egenkapital
Eiendelene er nå økt til kr 150 000. Bankinnskuddet er økt med kr 50 000 og finansieringskilden er banken. Lånet fra banken representerer gjeld.
Trine Dal trenger å innrede et kontor, og i den forbindelse kjøper hun en pc for 6 000 og kontorinventar for 24 000. Pc-en regner hun med å ha i fem år, inventaret bør kunne holde i ti år. I og med at dette er snakk om varige verdier, skal balansen vise dette. Dette kjøpet representerer ikke penger som er forbrukt. Det som har skjedd, er at det er byttet om på eiendelene: Kontanter byttes om til pc og inventar. Balansen blir seende slik ut:
3
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital
Endring
Bankinnskudd –30 000 120 000 100 000
Pc og inventar
30 000 30 000 50 000
150 000 150 000
Endring
Egenkapital
Banklån
Legg merke til at balansesummen er uendret, det samme gjelder egenkapitalen. Man blir verken «fattigere» eller «rikere» av å bytte ut kontanter med andre eiendeler.
Mange oppfatter det slik at man er blitt fattigere fordi bedriften disponerer færre kontanter, men det er ikke riktig. I denne sammenhengen er pc og inventar like gode eiendeler som kontanter.
Trine Dal hadde først tenkt å benytte et rom i eget hus som kontor, men finner fort ut at det er vanskelig å få ro og fred til arbeid der, så hun leier et lokale i et kontorbygg ikke langt unna, og flytter inn der. Månedsleien er kr 5 000, og hun må betale forskuddsvis. Balansen ser slik ut etter at leien er betalt:
4
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital
Endring Endring
Bankinnskudd –5 000 115 000 95 000 -5 000 Egenkapital
Pc og inventar
30 000 50 000
145 000 145 000
Banklån
Nå er bankkontoen redusert med kr 5 000, det samme er egenkapitalen. Hun ble kr 5 000 «fattigere» ved å betale denne leien. Husleie er en driftskostnad, og driftskostnader reduserer egenkapitalen.
Trine Dal trenger også rekvisita til kontoret sitt, slik som penner, papir osv. Hun kjøper kontorrekvisita for i alt kr 240, og beløpet betales med trekk på bankkonto. Balansen ser slik ut etter dette:
5
Endring
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital og gjeld
Endring
Bankinnskudd –240 114 760 94 760 –240 Egenkapital
Pc og inventar
30 000 50 000
144 760 144 760
Banklån
Bankkontoen er redusert med kr 240, og det samme er egenkapitalen. Dette er altså en kostnad som reduserer egenkapitalen, på samme måte som husleien. Noen vil kanskje innvende at hun har pennene og papiret liggende på kontoret og slik sett representerer det en verdi. Det er for så vidt riktig, men det er ikke vanlig å regne forbruksmateriell som en eiendel som skal balanseføres, med mindre man har kjøpt inn i så store kvanta at det virkelig utgjør en verdi. Forbruksmateriell regnes som forbrukt i det øyeblikk det anskaffes.
Man blir ikke «fattigere» av å kjøpe eiendeler som har varig verdi
Driftskostnader reduserer egenkapitalen
1 Bedriftens regnskap
Trine Dal får sitt første oppdrag, og for dette mottar hun en godtgjørelse på kr 20 000. Pengene settes inn på bankkonto, og balansen ser slik ut:
6
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital
Endring Endring
Bankinnskudd 20 000 134 760 114 760 20 000 Egenkapital
Pc og inventar
Inntekter øker egenkapitalen
30 000 50 000
164 760 164 760
Inntekter øker egenkapitalen og dermed eierens formue.
Banklån
Trine Dal har inngått en avtale med banken som innebærer at hun skal betale avdrag og renter på lånet i slutten av hver måned. Avdraget er på kr 500 og renten er 10 %. I slutten av januar betales derfor følgende:
Avdrag: kr 500
Renter: 50 000 · 0,1 · 1/12 = « 417 Sum kr 917
Balansen ser slik ut etter at banken har fått sine renter:
7
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital
Endring
Endring
Bankinnskudd –417 134 343 114 343 –417 Egenkapital
Pc og inventar
30 000 50 000 Banklån 164 343 164 343
Bankbeholdningen er redusert med kr 417, og det samme er egenkapitalen.
Det å betale avdrag har imidlertid en annen virkning i regnskapet, og kan vises slik:
8
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital Endring Endring
Bankinnskudd –500 133 843 114 343 Egenkapital
Pc og inventar 30 000 49 500 –500 Banklån 163 843 163 843
Betaling av avdrag påvirker ikke egenkapitalen Å betale avdrag har altså ingen innvirkning på egenkapitalen. Man blir verken rikere eller fattigere av å betale gjeld. Betaling av renter, derimot, reduserer eierens formue, altså egenkapitalen. Legg merke til dette poenget, for det er av stor betydning å avgrense hvilke betalinger som påvirker egenkapitalen, og hvilke som ikke gjør det.
I slutten av januar tar Trine Dal kr 12 000 ut av konto til eget forbruk. Dette kan ses på som lønn til eieren, Trine Dal. Det vil ha som konsekvens at bankbeholdningen reduseres med kr 12 000. Også egenkapitalen reduseres med kr 12 000.
9
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital
Endring
Endring
Bankinnskudd –12 000 121 843 102 343 –12 000 Egenkapital
Pc og inventar
30 000 49 500
151 843 151 843
Banklån
Trine Dal ønsker å avslutte regnskapet hver måned den første tiden for å få vite hvordan bedriften hennes utvikler seg. Hvis hun skal få et mest mulig riktig bilde av driften, må hun ta med en avskrivningskostnad for pc og inventar. Avskrivningen er å fordele innkjøpsprisen over antatt levetid, og representerer hva det koster å bruke inventar og utstyr som har lang levetid. Den beregnes slik:
Avskrivning pc: 6 000/5 år/12 md. = kr 100 Avskrivning inventar: 24 000/10 år/12 md. = « 200 Sum avskrivning pr. md. kr 300
Balansen til Trine Dal ser slik ut ved utgangen av januar etter at avskrivningene er tatt med:
10
Endring
Bankinnskudd
Pc og inventar –300
Balanse og gjeld
Eiendeler Egenkapital
Endring
121 843 102 043 –300
29 700 49 500
151 543 151 543
Egenkapital
Banklån
Balansen pr. 31.1. viser at egenkapitalen har økt fra 100 000 til 102 043, det vil si en økning på kr 2043. Det er en sammenheng mellom endringen av eierens formue (egenkapitalen) og resultatet i samme periode. I utgangspunktet endres egenkapitalen med samme beløp som resultatet. Men det er imidlertid et viktig poeng her, og det er at Trine Dal har tatt ut kr 12 000 til eget forbruk i januar. Det betyr at resultatet for januar måned har vært økningen i egenkapital på kr 2 043 + uttaket som hun har gjort til seg selv på kr 12 000 = kr 14 043. I den type regnskap som vi har her, regnes ikke lønn til eier som en kostnad. Noen synes det er rart at eieren bare kan ta penger ut av bedriften, men det er helt legitimt for en eneeierbedrift som Trine Dal driver. I et aksjeselskap er det noe annerledes, som vi senere skal se.
Endring i EK = resultat – uttak til eier
Trine Dal er blitt kr 2 043 rikere i løpet av denne måneden ved at de verdier i bedriften som tilhører henne, er økt med det beløpet. Endring i egenkapitalen er altså lik resultatet i en periode minus uttak til eieren.
Avskrivningen er å fordele innkjøpsprisen over antatt levetid
Lønn til eier er ikke en kostnad i et enkeltpersonforetak
1 Bedriftens regnskap
Man kan i teorien føre et regnskap slik vi har gjort det her ved å stille opp en ny balanse for hver gang det har skjedd en transaksjon, men det er en svært tungvint måte å føre regnskap på, derfor vil vi nå forlate den metoden. Imidlertid er denne metoden viktig å ha i bakhodet som forståelse for de grunnleggende regnskapsprinsipper. I resten av framstillingen vil vi ta i bruk et skjema som gjør det noe enklere å foreta de daglige posteringene.
Rett eller galt? (1.1)
1. Egenkapitalen øker når man nedbetaler gjeld
2. Man blir «fattigere» av å kjøpe kontorrekvisita
3. Det å betale husleie påvirker ikke egenkapitalen
4. Det å betale renter på et banklån har ingen betydning for egenkapitalen
1.3.2 Bruk av skjema for posteringer
La oss gå tilbake til selve balanseoppstillingen. Vi har lært at summene på hver side av den loddrette delingsstreken alltid skal være like. Vi kan derfor betrakte delingsstreken som et likhetstegn. I stedet for å ha denne delestreken kan vi skrive opp sammenhengen mellom de to sidene i balansen slik:
Sum eiendeler = Sum egenkapital og gjeld.
Da vi brukte teksten «Bankbeholdning», «Inventar», «Egenkapital» og så videre i forbindelse med bokføringen, bokførte vi egentlig på kontoer med samme navn. Balansen vår besto av ulike eiendelskontoer, en egenkapitalkonto og en gjeldskonto. I stedet for å ha kontoene stående under hverandre som de gjorde i balanseoppstillingen, kan vi ta dem ut og plassere dem i et skjema ved siden av hverandre. Dette skjemaet er delt i to, slik som balansen, og delingen er fortsatt slik at Eiendeler = Egenkapital og Gjeld. Eiendelskontoene plasseres på eiendelssiden. Egenkapitalen og gjeldskontoene plasseres på den andre siden. Dermed kan vi bokføre på kontoene slik at hver transaksjon får en linje. Likhetstegnet gjelder som sagt hele tiden. Har vi bokført et beløp på den ene siden av det, må samme beløp bokføres på den andre siden, eller vi kan bokføre beløpet en gang til på samme side, men nå med motsatt fortegn.
De forretningstilfellene som Trine Dal hadde i januar, kan derfor vises i skjemaet slik:
Eiendelskontoene befinner seg på venstresiden, egenkapital og gjeld på høyresiden, slik som for balanseoppstillingene som er vist tidligere. Men alle transaksjonene kan nå vises samlet på en mye mer oversiktlig måte, ettersom alt skjer på én linje. Legg merke til likhetstegnet mellom eiendeler og egenkapital og gjeld. Hvis vi posterer et beløp på for eksempel på eiendelssiden, er det to alternativer:
1. Samme beløp posteres på egenkapital og gjeldssiden. Da kan likhetstegnet mellom de to «sidene» opprettholdes.
2. Samme beløp posteres en gang til på eiendelssiden, men da med motsatt fortegn, som første gangen. Da kan likhetstegnet mellom de to sidene fortsatt opprettholdes fordi effekten i regnskapet er lik null.
Studer dette skjemaet nøye, det vil bli brukt mange ganger.
Fortsettelse av regnskapet til Trine Dal – Februar
Starttallene i et regnskap kalles inngående beholdning (IB) FIGUR 1-1
Trine Dal ønsker fortsatt å føre månedsvise regnskap. Det første hun må gjøre, er å overføre dataene fra 31. januar til den nye regnskapsperioden (februar). Skjemaet må derfor ha en startlinje som viser den såkalte inngående balanse, eller inngående beholdning forkortet IB. Bortsett fra selve startperioden, må alle regnskap begynne på den måten. Man overfører altså sluttallene i balansen sist regnskapet ble avsluttet til den nye regnskapsperioden. Dette kan sammenlignes med kontoutskriften man får fra banken med inngående beholdning på kontoen oppført øverst, som jo er den utgående beholdningen fra forrige måned. I et regnskap gjelder dette ikke bare for bankkontoen, men for alle kontoer som har et sluttall fra forrige periode. Dette sluttallet kaller vi for øvrig for en saldo.
Det inntreffer følgende for Trine Dal i februar:
FIGUR 1-3
Februar
FIGUR 1-2
Tekst
1
2
5
(Inngående beholdning)
Regnskapet til Trine Dal blir da slik for februar:
Eiendeler
FIGUR 1-2
Tekst Beløp
1 IB (Inngående beholdning)
2 Betalt telefonregning 750
NR Vi ser at Trine Dals egenkapital har økt med kr 1 037 (kr 103 080 – 102 043). Det betyr at det egentlige resultatet av driften denne måneden må være kr 1 037 + kr 14 000 = kr 15 037. Vi viser for øvrig til resultatregnskapet i neste avsnitt.
3 Kjøpt diverse driftsmateriell 1 500
4 Betalt husleie 5 000
5 Utført oppdrag, mottatt betaling 25 000
✐Oppgave 1-1 og 1-2, side 229.
6 Kjøpt program til pc 2 000
7 Betalt avdrag på lånet 500
8 Betalt renter på lånet 413
1.3.3 Inndeling i balansen – rekkefølge av kontoene
9 Uttak til eier 14 000
Eiendelskontoene grupperes i Anleggsmidler og Omløpsmidler
10 Avskrivning av pc og inventar 300
Det er vanlig å gruppere kontoene som vises i balansen. Eiendelskontoene grupperes i anleggsmidler og omløpsmidler. Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk. Andre eiendeler er omløpsmidler. På en konto som hører inn under anleggsmidler, fører vi kjøp av varige eiendeler, slik som inventar og utstyr, biler, maskiner, bygg og eiendommer.
Gjeldskontoene grupperes i langsiktig og kortsiktig gjeld
Kontoer under omløpsmidler er eksempelvis kassebeholdning, bank, og varer ment for videresalg, fordringer osv. Man fører aldri anskaffelser som er ment å ha en varig verdi her.
Gjelden blir inndelt på samme måte. Langsiktig gjeld er lån man har tatt opp i banken, og som skal tilbakebetales over lengre tid. Kortsiktig gjeld er gjeld til
1.3 Grunnleggende regnskap
leverandører og ikke minst offentlige myndigheter, og omfatter kontoer som merverdiavgift, arbeidsgiveravgift osv.
Det er ikke viktig på dette stadiet å ha full oversikt over inndelingen av kontoene, og selve standard kontoplan presenteres senere, men selve hovedstrukturen tas i bruk allerede nå.
Balanse
Anleggsmidler
Eiendommer
Biler, transportm.
Inventar
Omløpsmidler
Varelager
Fordringer Bank, kontanter
1.3.4 Resultatregnskapet
Egenkapital
Langsiktig gjeld
Kortsiktig gjeld
Leverandørgjeld
Merverdiavgift
Feriepenger
☞ Etter dette avsnittet skal du kunne gjøre rede for – hva et resultatregnskap viser
eksempler på utbetalinger som ikke skal være med i resultat
Trine Dal fant ut at hennes egenkapital hadde økt med kr 2 043 i januar, mens resultatet for januar var 14 043. Resultatet kan vi finne ut fra resultatregnskapet. Det er en oversikt over hvilke inntekter og kostnader virksomheten har hatt den siste perioden. Resultatregnskapet får man fram ved avslutningen av en regnskapsperiode. Vanligvis er en slik periode et år, men man kan godt avslutte regnskapet for et kvartal eller for en måned og dermed få et resultatregnskap. Det omfatter alle inntekter og kostnader i en periode, og kan vises slik for Trine Dals regnskap i januar og februar: FIGUR 1-4
Resultat januar
Inntekter
Renter på lån
Resultat
eier privat
Resultat februar
på lån
Økning i egenkapital 2 043 Økning i egenkapital 1 037
Å periodisere er å
finne riktig inntekt og kostnad i en periode
I regnskapssammenheng har vi bestemte definisjoner på inntekter og kostnader. Ikke alle innbetalinger er inntekter, og ikke alle utbetalinger er kostnader. Når det gjelder Trine Dals regnskap for januar, kan vi legge merke til at innbetalingen i forbindelse med banklånet ikke er ført som inntekt. Det vil sikkert de fleste finne rimelig. Legg også merke til at avdraget på lånet ikke er ført som en kostnad, men som reduksjon av gjeld, og dermed ikke framkommer i resultatregnskapet.
Et regnskap føres etter det såkalte periodiseringsprinsippet. Man periodiserer for å finne hva som er inntekt, og hva som er kostnad for en periode. Det eksempelet som kanskje er enklest å forstå i den forbindelse, er kjøp av inventar og utstyr med en viss levetid. Utbetalingen er knyttet til selve anskaffelsen, det vi kaller investeringen. Kostnaden er forbundet med det å bruke, slite på det kjøpte utstyret. Kostnaden i den forbindelse kaller vi avskrivning. Den finner vi som sagt ved å fordele investeringsbeløpet over levetiden. Dette er et svært sentralt prinsipp i forbindelse med oppstilling av et regnskap, og vi kommer tilbake til dette senere.
1.3.5 Overgang til pluss og minus
☞ Etter dette avsnittet skal du kunne forklare – hvilket fortegn økning i gjeld og egenkapital noteres med – hvilket fortegn reduksjon i eiendeler noteres med – hva det betyr å debitere – hva det betyr å kreditere – hva «det dobbelte bokholderi» betyr
Hittil har vi sett på den direkte virkningen på eiendeler, egenkapital og gjeld for et forretningstilfelle. Hvis noen av de tre grupperingene har økt, har vi notert det med et plusstegn, og tilsvarende hvis noen har blitt redusert, har vi notert det med et minustegn. I praksis gjøres det ikke helt på den måten, og vi skal like godt nå innføre det systemet som anvendes i «virkelige» regnskap. Og der er regelen som følger:
REGEL:
–
Økning i eiendeler skal alltid noteres med pluss som fortegn, reduksjon med minus.
– Økning i egenkapital skal noteres med minus som fortegn, reduksjon av egenkapitalen skal noteres med pluss.
Økning i gjeld skal noteres med minus som fortegn, reduksjon av gjeld skal noteres med pluss.
Vi fører regnskapet etter det dobbelte bokholderi
Har man postert en gang til pluss, må neste postering være minus
For eiendelene gjelder den mest logiske regelen: Økning noteres med pluss, reduksjon med minus. For egenkapital og gjeld gjelder den noe ulogiske regel: Økning noteres med minus og reduksjon noteres med pluss, altså motsatt av det som gjelder for eiendeler. Årsaken til dette er at vi fører regnskap etter det såkalte dobbelte bokholderi. Har man postert en gang til pluss, må neste postering være minus. Og da er det faktisk kun denne regelen som kan praktiseres.
Huskeregel: Logisk for eiendeler, ulogisk for egenkapital og gjeld.
La oss ta noen eksempler:
– Bedriften tar opp gjeld (økt gjeld), og pengene settes på bankkonto (økt bankbeholdning). Økt bankbeholdning (eiendel) noteres med +, økt gjeld må dermed noteres med –, ellers går det ikke.
– Driftskostnad betales over bank: Bankbeholdningen noteres med –. Samtidig reduseres egenkapitalen. Og da må det noteres med +, ellers går det ikke.
– Betaling av avdrag på lån over bank: Redusering av bankbeholdning noteres med –, da må redusering av lån noteres med +, ellers går det ikke.
Dette høres kanskje forvirrende ut, men en slik innretning av regnskapet har en meget stor fordel: Alt man foretar seg av posteringer, kan alltid summeres til 0. Regnskapet blir dermed selvkontrollerende. En feilpostering som bryter med logikken som er beskrevet over, vil automatisk føre til en differanse. Balansesummene vil ikke «stemme».
FIGUR 1-5
La oss ta regnskapet til Trine Dal i januar. Det vil se slik ut ved bruk av pluss og minus:
Eiendeler
Januar – debet og kredit
1
Legg merke til at likhetstegnet mellom eiendeler og egenkapital og gjeld er tatt bort. Videre er det foretatt en summering for hver linje som alltid ender ut i 0. La oss se på det som er foregått her.
1. Den innskutte egenkapitalen noteres med minus på konto for egenkapital og pluss på bankkonto. Summeringen gir 0 i sum.
2. Opptatt banklån noteres med minus for banklånet og pluss på bankkonto, summen blir 0.
4. Betalt husleie reduserer egenkapitalen og noteres derfor med pluss på egenkapitalen, men minus for bank, summen blir lik 0.
6. Betalingen for oppdrag, imidlertid, øker egenkapitalen og noteres derfor med minus på egenkapitalen og pluss på bank.
Og slik kan vi gå gjennom hele oppstillingen.
Alt man foretar seg av posteringer, kan alltid summeres til 0
ABC for ikke-økonomer er boken for deg som ikke er økonom, men som trenger å kunne noe om regnskap og økonomi.
Skal du starte ditt eget firma, eller utdanner du deg til et yrke hvor det er naturlig å starte for seg selv? Kanskje du har blitt med i styret til en bedrift og ønsker å forstå firmaets økonomiske situasjon bedre, eller du har fått større ansvar på arbeidsplassen og ønsker å oppgradere kunnskapene? Da vil denne boken være nyttig.
Boken egner seg også godt for studier som ikke er rene økonomistudier, men hvor økonomi inngår, for eksempel i ingeniørutdanninger og studier i entreprenørskap.
ABC for ikke-økonomer gir en kortfattet og oversiktlig innføring i moderne IT-basert regnskapsførsel. Boken gir videre forståelse av hva regnskapstallene forteller deg, og hvordan kostnader beregnes og priser fastsettes, og beskriver kort markedsmekanismer og budsjettering og finansiering.
Sjette utgave er betydelig oppdatert med hensyn til lover, regler og rammebetingelser.
Du finner en rekke oppgaver i boken. Løsningsforslag til disse og andre tilleggsressurser finner du på bokens nettside under www.universitetsforlaget.no.
gunnar engelsåstrø har vært ansatt som førstelektor ved Høgskolen i Oslo og Akershus (OsloMet) i en årrekke og har der undervist i privat, kommunalt og statlig regnskap. Han driver kursvirksomhet i kommunalt regnskap, blant annet for kommunalt ansatte.
978-82-15-07441-2
