Gestionando las farmacias a través de procesos

Manuel A. Martínez

Consultor organizacional

La pandemia nos trajo un mercado cambiante y más competitivo. Esto, como dueños de empresa, nos ha llevado a una búsqueda permanente de métodos o formas de trabajo que permitan reducir los costos y brindar un mejor servicio, con miras a mantenernos en el mercado. De ahí que, para afrontar los nuevos retos, muchas empresas han cambiado su modo de operación, pasando a la Gestión por Procesos como medio de innovación y adaptabilidad a los cambios que se suscitan. En la industria farmacéutica, la gestión por procesos ha estado presente en el rubro manufacturero. A nivel farmacia, este modo de administración está calando cada vez más debido a que nos permite satisfacer las necesidades de los clientes con menos esfuerzo, un buen control administrativo y altos niveles de calidad. Por consiguiente, se ha convertido en un reto y una necesidad el desarrollar sistemas de negocios enfocados en la administración de procesos. A continuación, les comparto los cinco (5) beneficios que le aportará este estilo de administración a tu negocio:

1. Mayor adaptabilidad del negocio.

La gestión por procesos dota a la empresa de agilidad de negocio. Este concepto no es más que la capacidad de respuesta rápida y de adaptación que tendremos para sobreponernos a los cambios en el entorno en el que se encuentra nuestra empresa. Para el negocio de las farmacias, este manejo le permite al dueño identificar a tiempo las oportunidades de cambios en el entorno y así capitalizarlas, para brindar nuevas facilidades a sus clientes en forma de productos o servicios, posicionando y haciendo más competitiva la empresa.

2. Control y seguimiento de las operaciones

El seguimiento y control operacional es esencial para la estabilidad de la empresa. La gestión por procesos facilita la definición de herramientas de control y la realización de seguimientos constantes de las operaciones del negocio para crear un ecosistema de gobernanza empresarial. Este ambiente de control da a la gerencia un mayor grado de conciencia de la situación del negocio y a los colaboradores les brinda lineamientos claros a seguir para garantizar la sostenibilidad en el tiempo de la empresa. La gestión por procesos les permite a los dueños de empresa definir metas claras, establecer responsabilidades de cada uno de los involucrados y desarrollar el sistema de alerta del rendimiento de tus operaciones para saber en qué momento están saliendo del curso definido. Con esto creas un ambiente más controlado, lo cual se traduce en mayor transparencia en tus operaciones, mejora en la productividad y un impacto positivo en la cultura de tu empresa.

3. Mejora continua de los procesos

Las políticas, procesos y procedimientos son las claves del funcionamiento de las compañías. Pero la sola definición de estos instrumentos no garantiza la evolución de las empresas, debemos de analizarlos continuamente para someterlos a una constante evolución, en búsqueda de reducir los errores y lograr mejores resultados. A través de gestionar efectivamente tus procesos, podrás visualizar el rendimiento de tus operaciones de manera clara, permitiéndote corregir de manera inmediata cualquier problema operacional que surja. Así mismo, te ayuda a generar un mecanismo de retroalimentación donde los ejecutores de los procesos y los clientes pueden expresar su parecer y ayudarle a mejorar el proceso desde otra visión. Adoptar la cultura de la mejora continua es fundamental. Como resultado, contarás con un sistema de evaluación de métricas que permitirá medir el desempeño de cada proceso, controlar el inventario, incrementar la calidad del

servicio, disminuir costos y mejorar la experiencia del cliente.

4. Manejo de Riesgos

Los riesgos están presentes en el día a día de nuestras empresas. El incremento de variables que interactúan en el entorno donde te mueves ponen en juego la continuidad de tu compañía. El no controlar la ocurrencia o el impacto de los fenómenos asociados a dichas variables, puede significar que tu empresa no cumpla con las expectativas de tus clientes y en el peor de los casos la salida del mercado. Es por esto, que como dueño de empresa debes asegurarte de que tu empresa tenga una buena metodología para gestionar los riesgos con los que interactúan. Un buen manejo de los riesgos es integral para la supervivencia de cualquier compañía. La gestión por procesos te permite identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados con cada una de tus operaciones. Esto te da una seguridad al momento de ejecutar tus operaciones y reduce la ocurrencia de situaciones que no te permiten atender a tus clientes de manera satisfactoria.

5. Reducción de Costos

La reducción de costo es la constante que busca el dueño de una empresa. Toda organización busca la forma de economizar dinero, lo que muchas veces se traduce en salida de personal. Desafortunadamente, la reducción de capital humano puede ir en detrimento del negocio, debido a que afecta la productividad, impacta negativamente la moral del equipo y en ocasiones puede causar inconformidad en el cliente. Implementar la Gestión por procesos puede ayudar a tu empresa a descubrir potenciales fuentes de ahorro de costos, identificando procesos redundantes o que se repiten, y reduciendo la ocurrencia de errores. Asimismo, esta gestión basada en procesos te ayudará a estandarizar las operaciones de tu negocio, creando procesos repetibles y que siempre arrojarán el mismo resultado, con lo que se reducen tiempos, desperdicios y cualquier variable que afecte las operaciones. A fin de cuentas, tener un enfoque en procesos hará tu negocio más competitivo. Tendrás un sistema de gestión definido, el cual ayudará a tener un mejor control de actividades como manejo de inventario, ventas y atención al cliente. También podrás reducir incertidumbre con respecto al mercado, generar una cultura de medición de tus operaciones, fortalecer la gobernanza de tu negocio y aumentar la calidad de tus productos y servicios.