5 Inhoud Inhoud Hoofdstuk 1 Introductie 11 1 Hoe kun je dit boek gebruiken? 13 2 Algemeen 13 2.1 Exact Online – het pakket en de verschillende producten 13 2.2 Exact Online en andere pakketten 14 2.3 Aan de slag met Exact Online: aanmelden en beginscherm 15 2.3.1 Het gebruik van de registratiecode voor studenten 15 2.3.2 Inloggen op Exact Online 18 3 Voor de start 20 3.1 Administratie creëren 20 3.2 Dossier instellen 29 3.2.1 De gebruikersinstellingen – Je persoonlijke schermweergave 31 3.2.1.1 Algemeen 31 3.2.1.2 Regionale instellingen 31 3.2.1.3 Exporteren 32 3.2.1.4 Invoer 32 3.2.1.5 Dialoog 32 3.2.2 Instellingen van je administratie 33 3.2.2.1 Boekhouding 33 3.2.2.2 Activa 39 3.2.2.3 Offerte en verkoopfactuur 40 3.2.2.4 Intrastat 41 3.2.2.5 Algemeen 41 3.2.2.6 CRM 41 3.2.2.7 Boekingsvoorstellen 42 3.2.2.8 Talen 42 3.2.2.9 Facturen goedkeuren 42 3.3 Belangrijke terminologie en sneltoetsen 42 3.3.1 Terminologie 42 3.3.2 Sneltoetsen 43 3.3.3 Overige 44 3.4 Stamgegevens 44 3.4.1 De periode-datumtabel 44 3.4.1.1 Een boekjaar 45 3.4.1.2 Een periode 46 3.4.2 De btw-codes 47 3.4.2.1 Overzicht van de btw-codes 47 3.4.2.2 Mogelijkheden 47
Inhoud 6 3.4.3 Het rekeningenstelsel 49 3.4.3.1 Aanmaken van een nieuwe rekening 49 3.4.3.2 Wat na de creatie van een rekeningnummer? 52 3.4.4 De dagboeken 53 3.4.5 De betalingsvoorwaarden 56 3.4.6 De grootboekclassificaties 57 3.4.7 De relaties: klanten en leveranciers 57 3.4.7.1 Een specifieke klant of leverancier opzoeken 57 3.4.7.2 Een fiche van de klant/leverancier bekijken 58 3.4.7.3 Een relatiefiche bekijken, bewerken of verwijderen 58 3.4.7.4 Een nieuwe relatie aanmaken 58 3.4.7.5 Het raadplegen van een relatiefiche 61 3.4.8 De valuta’s en de wisselkoersen 62 4 Werken met Exact Online 63 4.1 De startpagina aanpassen 63 4.2 Een back-up maken 65 4.3 Afdrukken maken en gegevens exporteren in Exact Online 67 4.4 Import en export van gegevens 68 4.5 Early Access 72 4.6 Exact Online op smartphone of tablet 73 4.7 De supportfunctie van Exact Online 74 Hoofdstuk 2 Van start met Carton bv 75 1 Introductie van de case Carton 77 2 De openingsbalans invoeren 78 2.1 Een openingsbalans inboeken in het diversendagboek 80 2.2 Een grootboekrekening wijzigen of aanmaken 80 2.3 Openstaande handelsvorderingen en leveranciersschulden ingeven 82 2.4 Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken 82 2.4.1 Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via het boekingsscherm 82 2.4.2 Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via het tabblad Relaties 83 2.4.3 Een nieuwe klanten- of leveranciersfiche aanmaken via Stamgegevens 84 2.5 Grootboekrekening bank en kas gebruiken in de openingsboeking 84 2.6 Openingsdagboek afdrukken 85 3 Verkoopverrichtingen 88 3.1 Een verkoopverrichting ingeven 88 3.2 Een uitgaande creditnota verwerken 90 3.3 Een verkoopfactuur met financiële korting 91 3.4 Verkoopdagboek 92
7 Inhoud 4 Aankoopverrichtingen 94 4.1 Een aankoopverrichting ingeven 94 4.2 Een aankoopfactuur met beperkte btw-aftrekbaarheid 97 4.3 Een aankoopfactuur zonder btw 99 4.4 Een aankoopfactuur met meerdere btw-tarieven of gedeeltelijke vrijstelling 100 4.5 Een aankoopfactuur met vaste activa 100 4.6 Een aankoopfactuur met een commerciële korting 101 4.7 Een inkomende creditnota verwerken 102 4.8 Nog enkele courante aankoopverrichtingen 103 4.9 Aankoopdagboek 104 5 Financiële verrichtingen 107 5.1 Een financieel dagboek aanmaken 107 5.2 Een eerste rekeninguittreksel boeken 108 5.3 Afpunten 110 5.4 Een betaling met financiële korting, koersverschil of betalingsverschil 111 5.5 Financieel dagboek 112 5.6 Openstaande klanten en leveranciers 116 6 Boekingen (in bulk) verwijderen 117 7 Investeringsfiches opmaken en afschrijvingen boeken 123 7.1 Investeringsfiches opmaken 123 7.2 Afschrijvingen boeken 129 Hoofdstuk 3 Koffiebar: Pausa Café 133 1 Voorstelling koffiebar 135 1.1 Voorstelling van Pausa Café 135 1.2 Activiteiten van Pausa Café 135 2 Inboeken van de beginbalans 135 3 Opmaken bestaande investeringsfiches 139 3.1 Import activa 139 4 Inboeken aankoopverrichtingen 145 4.1 Aanpassen van de nummering van het aankoopdagboek 145 4.2 Aanpassen van de boekhoudkundige periode 146 4.3 Inboeken van de aankoopfacturen 146 4.3.1 Een aankoopfactuur van grondstoffen, hulpstoffen met hoeveelheidskorting 146 4.3.2 Inboeken aankoopfactuur van verschillende producten (grondstoffen, hulpstoffen, klein materiaal) 147 4.3.3 Inboeken aankoopfactuur van gebak (om door te verkopen) 148 4.3.4 Inboeken aankoopfactuur voor aankoop van bekers 148 4.3.5 Inboeken aankoopfactuur voor koffiebonen 149 4.3.6 Inboeken aankoopfactuur aankoop van GKS 149
Inhoud 8 4.3.7 Inboeken aankoopfactuur voor renovatie keukenblok 151 4.3.8 Inboeken aankoopfactuur voor verloren verpakkingsmateriaal 152 4.3.9 Inboeken aankoopfactuur voor aankoop van drank incl. verpakkingsmateriaal 153 4.3.10 Inboeken factuur voor aankoop keukenmateriaal IC 153 4.3.11 Inboeken aankoopfactuur voor aankoop servies 154 4.3.12 Inboeken aankoopfactuur elektriciteit 154 4.3.13 Inboeken aankoopfactuur water en gas 155 4.3.14 Inboeken factuur voor aankoop Apple iPhone 155 4.3.15 Inboeken factuur voor leasing wagen 157 4.3.16 Inboeken van aankoop van postzegels en aanverwante producten 158 4.3.17 Inboeken factuur voor brandverzekering 158 4.3.18 Inboeken factuur voor vakliteratuur 162 4.3.19 Inboeken factuur november loonadministratie 162 4.3.20 Inboeken factuur december loonadministratie 163 4.3.21 Inboeken factuur voor sociale bijdrage voor de bestuurder 163 4.3.22 Inboeken factuur voor aansluiting koffiebar bij het FAVV 164 4.3.23 Inboeken facturen voor de billijke vergoeding en Sabam 164 4.3.24 Inboeken factuur voor interimprestaties van de maand december 164 4.3.25 Inboeken factuur voor aankoop koffiemachine 164 4.3.26 Inboeken factuur voor aankoop gebrande koffiebonen 165 4.3.27 Inboeken factuur voor transportkosten invoer koffiebonen 167 4.3.28 Inboeken creditnota met commerciële korting 167 4.3.29 Inboeken creditnota voor materiaal teruggestuurd wegens beschadiging 168 4.4 Aankoopdagboek afdrukken 169 5 Inboeken verkoopfacturen 174 5.1 Inboeken kassaverkopen 174 5.2 Opmaken verkoopfacturen in Exact Online 175 5.3 Opmaken verkoopfactuur vaste activa 184 5.4 Verkoopdagboek afprinten 187 6 Inboeken financiële verrichtingen 189 6.1 Inboeken van de kas 189 6.2 Inboeken van de bank via een CSV-bestand 190 6.3 Inboeken van de bank via een CODA-bestand 195 6.4 Financieel dagboek afdrukken 200 7 Inboeken maandelijkse diverse verrichtingen 203 7.1 Inboeken van loondocumenten 203 7.2 Divers dagboek – maand afdrukken 204 8 Btw-formaliteiten 205 8.1 Een nieuwe btw-aangifte opmaken 205 8.2 Een intracom-opgave opmaken 213
9 Inhoud 8.3 Een btw-omzetvergelijking opmaken 214 8.4 Een jaarlijkse btw-listing opmaken 216 9 Eindejaarsverrichtingen en jaarafsluiting 217 9.1 Inboeken van de voorziening van het vakantiegeld 217 9.2 Inboeken van de afschrijvingen 217 9.3 Inboeken van de over te dragen kosten 221 9.4 Inboeken van de eindvoorraad 221 9.5 Inboeken van de overboeking van de lening van lange termijn naar korte termijn 222 9.6 Inboeken van te ontvangen facturen 222 9.7 Divers dagboek – eindejaarsverrichtingen afdrukken 223 10 Special topics 224 10.1 Vaste boekingen 224 10.2 Toewijzingsregels 225 Hoofdstuk 4 Digitalisatie 227 1 Digitaliseren en cloudtoepassingen 229 2 Als accountant online samenwerken met de klant 229 3 Scanservice 230 3.1 Waarom ‘Scan en herken’? 230 3.2 Vereisten voor ‘Scan en herken’ 230 3.3 Administratie instellen voor ‘Scan en herken’ 230 3.4 Hoe kunnen er documenten worden geüpload 234 3.4.1 Scanservice 234 3.4.2 Via het e-mailadres gekoppeld aan de digitale brievenbus 236 3.4.3 Facturen uploaden via smartphone of tablet 238 4 Exact Online – Mijn Kantoor 240 4.1 Inloggen in Exact Online 240 4.2 Leren werken met de omgeving 241 4.2.1 Bank / Kas 241 4.2.2 Verkoop – Verkoopanalyse 241 4.2.3 Aankoop – Aankoopanalyse 243 4.2.4 Resultaat 244 4.2.5 Omzet 245 4.2.6 Navigatie 245 4.2.6.1 Cockpit 245 4.2.6.2 Relaties 245 4.2.6.3 Verkoop – Aankoop – Bank 245 4.2.6.4 Aangiften 245 4.3 Scannen en uploaden van facturen 246 4.3.1 Inscannen van facturen 246 4.3.2 Uploaden van de facturen (Mijn Kantoor) 246
Inhoud 10 4.4 Een verkoopfactuur aanmaken als gebruiker van Exact Online – Mijn Kantoor 246 4.4.1 Een nieuwe verkoopfactuur aanmaken 247 4.4.1.1 Selecteer de juiste relatie of maak een nieuwe relatie aan 247 4.4.1.2 De factuur bewerken 247 4.4.1.3 De detaillijnen bewerken 247 4.4.1.4 De verkoopfactuur bewaren als concept 247 4.4.1.5 Je verkoopfactuur e-mailen 247 4.4.1.6 Belangrijke knoppen 247 4.4.1.7 Factuur 248 4.4.1.8 Status van de factuur 248