TAPAHTUMA Tehosta ajan- ja energianhallintaasi

Tehosta ajan- ja energianhallintaasi

Asiantuntija 2.0. – Modernin asiantuntijan ajan- ja energianhallinnan tehopäivässä kouluttaja Sani Leino opasti ekonomeja sosiaalisen median aktiivisiksi haltuunottajiksi ja oman ajan hallinnoijiksi. Tässä toisessa osassa kerromme, millaisilla työkaluilla ekonomi voi parantaa omaa energian- ja ajanhallintaa.

MAIJA RANTAPAJU teksti ja SANI LEINO kuvat

Sani Leino kiteytti aika yleisen aikaansaamattomuusongelman ytimekkäästi sanomalla, että ”mitä sinulla ei ole kalenterissa, sitä ei yleensä tule tehtyä”. Tarvitsemme selkeän tavoitteen, jonka saavuttamiseksi laadittu toimintasuunnitelma ohjaa tekemistä. Turun Seudun Ekonomit saivat monia hyviä vinkkejä siihen, miten kalenterista tehdään itseä ja tavoitteita palveleva suunnitelma.

TÄRKEÄT ASIAT KALENTERIIN Työn ja vapaa-ajan erottaminen varsinkin etätyöympäristössä voi olla haasteellista. On kuitenkin tärkeää tehdä selkeä ero näiden kahden ajan välille. Leino opasti laatimaan jokaiselle viikonpäivälle lukujärjestyksen eli kalenteroimaan sekä työ- että vapaa-ajan myös viikonlopuiksi. Hän kannustaa tekemään tärkeät asiat heti aamulla, jolloin ne eivät vaivaa mieltäsi koko päivää. Mitä asioita sitten kannattaa laittaa kalenteriin? Sani kehotti listaamaan ne asiat, jotka ovat sinulle tärkeitä ja merkityksellisiä. Merkitykselliset asiat ovat tavoitteita, jotka eivät ole kiireellisiä tänään, mutta tärkeitä sinun elämässäsi. Nämä elämän tärkeät asiat, joita voimme kutsua vaikkapa timanteiksi, kannattaa kalenteroida joka viikolle tai jopa joka päivälle, jos tavoitteesi saavuttaminen näin edellyttää. Usein tunne kiireestä johtuu siitä, että teemme ei-tärkeitä asioita ja sivuutamme meille oikeasti tärkeät asiat. Sinulle tärkeät asiat tiedät vain sinä itse. Jollekin meistä se on perhe ja läheiset, toiselle joku harrastus tai itsensä kehittäminen. Tärkeä asia voi olla iso tai pieni ja siihen pääseminen voi kestää lyhyen aikaa tai kauemmin. Tavoitteen sanominen ääneen konkretisoi sen ja voi auttaa tavoitteen saavuttamisessa. Voit myös julkistaa tavoitteesi somessa, Sani kannustaa.

”USEIN TUNNE KIIREESTÄ JOHTUU SIITÄ, ETTÄ TEEMME EI-TÄRKEITÄ ASIOITA JA SIVUUTAMME OIKEASTI TÄRKEÄT ASIAT.”

AJANHALLINTA APUKEINOJA KESKITTYMISEEN Koulussa ei yleensä opeteta ajanhallintaa, mutta se on Sani Leinon mielestä me emme tarvitse lisää työaikaikille korvaamaton taito, joka parantaa elämänlaatua kaa saadaksemme asiat tehdyksi, vaan tarvitsemme ja tuottaa toivottuja tuloksia. Voit aloittaa tarkastelemal- vähemmän keskeytyksiä. Meidän pitäisi siis panostaa la kalenteriasi ja arvioimalla, että hengittääkö vai huohot- työssämme työtuntien määrän sijaan niiden laatuun. taako se? Mikäli kalenteri ei hen- Tutustuimme koulutuksessa gitä vapaasti, tarkastele mistä Pomodoro-tekniikkaan, joka asioista se on täyttynyt? Da- ”EMME TARVITSE tarkoittaa tietyn tehtävän suovid Sedariksen teorian mukaan LISÄÄ TYÖAIKAA rittamista keskeytyksettä. Nevoimme menestyä vain, mikä- SAADAKSEMME ASIAT tistä voi ladata ”Tomato-timer” li keskitymme ainoastaan kol- TEHDYKSI, VAAN -Appin, joka mittaa aikaa 25 meen asiaan neljästä, joita ovat TARVITSEMME VÄHEMMÄN minuutin ajan, jolloin tarkoitukperhe, ystävät, työ ja terveys. KESKEYTYKSIÄ.” sena on tehdä vain ja ainoasKun valitset enemmän kuin kol- Sani Leino taan yhtä tehtävää ja suorittaa me, joku näistä osa-alueista al- se loppuun. Ennen seuraavan kaa kärsiä ja menestyminen on keskittymisjakson alkamista heikkoa. Yksi tapa tehostaa ajankäyttöä on hyödyntää pidetään 5 minuutin tauko, jolloin aivojen annetaan paPOKO-mallia, jossa kalenterista poistetaan viihdettä ja lautua edellisestä suorituksesta. vapautunut aika korvataan timanteilla, niillä oman elämän tärkeimmillä asioilla. Voit myös kokeilla kalenteroida esimerkiksi työsähköpos Monille voi olla tuttu Eisenhoverin nelikenttä, jossa ja- tien lukemisen kahdesti päivässä joka päivä aina samaan otellaan asiat tärkeyden ja kiireellisyyden suhteen. Tuli- aikaan. Leino korosti myös tehtävien suunnittelun tärkepalot ovat tärkeitä ja kiireellisiä hoitaa, mutta esimerkiksi yttä. Jos sinulla on työtehtävä, jonka toteuttaminen vaakaikki viihde on ei-kiireellistä ja ei-tärkeää. Tärkeät ja ei- tii suunnittelua, muista varata tähän aikaa kalenterista. kiireelliset asiat ovat omia tavoitteitasi. Kiireelliset, mutta Mikäli työtehtäväsi vaativat ja muu elämä sallii myös viiei-tärkeät asiat usein tukkivat kalenterimme ja luovat itse konloppujen käyttämisen työtehtävien tekemiseen, voit aiheutettua kiirettä. Pyri delegoimaan tai vähentämään hyödyntää viiden päivän sijaan seitsemää päivää ja näin tällaisia asioita kalenteristasi. saada lisää tilaa arkeen itsellesi tärkeille asioille. Jos taas Asioiden suunnittelu ja kalenterin hallinta vaativat et koskaan ehdi ottamaan omaa aikaa, kokeile yksinkertoistoja ja sitoutumista. Ohjenuorana voi toimia esimer- taisesti laittaa oma aika kalenteriin hyvissä ajoin ja pidä kiksi sanonta ”onnistunut huominen suunnitellaan tä- siitä kiinni. Oma aika pitäisi käyttää itselle tärkeiden asinään” tai jopa jo edellisellä viikolla. oiden tekemiseen tai ihan vaan olemiseen.

KIRJASUOSITUKSET JA LISÄTIETOA NETISTÄ

• Kirja: Jaron Lanier - 10 syytä tuhota kaikki sometilit nyt • Kirja: Brian Tracy - Eat that frog! • Eisenhowerin matriisi • Pomodoro-tekniikka • The 4 Burners Theory - David Sedaris