Trail - Mitä on kalustonhallinta?

Johdanto

Kalustonhallinta tarkoittaa jatkuvaa prosessia yrityksen irtaimen omaisuuden – tai käyttöomaisuuden –elinkaaren optimoimiseksi. Tämä opas avaa tarkemmin, mitkä ovat kalustonhallinnan keskeiset näkökulmat, ja miten niitä on mahdollista soveltaa omassa organisaatiossa.

Kalustonhallinta ei ole ainoastaan tiettyjen toimialojen tai tietyn kokoisten organisaatioiden työväline. Nyrkkisääntönä voi pitää, että jos sinulla on vaikeuksia listata päässäsi yrityksesi irtain omaisuus, tehdyt huollot tai hankintatiedot, kannattaa tutustua kalustonhallintaan. Lisäarvona voit odottaa kustannussäästöjä sekä aiempaa vastuullisempaa yrityskulttuuria.

Jos vielä kalustonhallinnan osalta yhdistetään toimiva järjestelmä, optimoidut toimintatavat ja kestävän ja järkevän kalustonhallinnan kulttuuri, puhutaankin AssetOpsista, josta on kovaa vauhtia tulossa edelläkävijöiden kilpailuetua tuottava salainen ase.

Whitepaper Trail Systems Oy 2023

Miksi kaluston elinkaaren

hallinta on tärkeää?

Pohditaan hetki tilannetta, että olet hankkinut uuden polkupyörän ja ajelet sillä ensimmäisen kesän iloisesti. Jätät fillarin talveksi lojumaan Suomen talven armoille. Keväällä, kun kelit taas sallivat, on uudesta hienosta pyörästä tullut vanha romu, ja huolto maksaa maltaita.

Keskittymällä kaluston elinkaareen, varmistat että kalusto tuottaa sinulle parhaalla mahdollisella tavalla koko elinkaarensa ajan. Pyörän elinkaaren näkökulmasta se olisi tietysti kannattanut viedä talveksi sisälle ja varmistaa, että pyörä toimii yhtä iloisesti myös seuraavana kesänä.

Sama periaate pätee myös yrityksen irtaimeen omaisuuteen.

Kaluston tuottavuuden lisäksi elinkaariajatteluun sisältyy ajatus kaluston elinkaaren jälkeisestä käsittelystä. Kun kalusto ei ole minun yritykselleni enää tarpeellista, voisinko myydä sen jälkimarkkinoille?

Miten kierrätän kaluston? Nämä kysymykset kytkeytyvät vahvasti kiertotalouteen ja resurssiviisaaseen toimintaan, mikä puolestaan auttaa yritystäsi toimimaan kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti.

Yrityksissä luonnollisesti on muutakin kalustoa kuin polkupyöriä. Siksi vaatimukset kalustonhallinnallekin ovat suuremmat. Ensimmäinen askel tietenkin olisi tietää, mitä kalustoa yritys omistaa.

Whitepaper

Trail Systems Oy

Elinkaariajattelun keskeiset edut

Kaluston tuotto (ROI) on paras mahdollinen

Kalustoa tarvitsee uusia harvemmin

Kalustohävikki pienenee

Kaluston elinkaari pitenee

Kaluston huoltokustannukset pysyvät aisoissa

Kaluston vakuutusarvojen määrittäminen ja hallinta helpottuu

Yritys toimii vastuullisesti ja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti myös hankinnoissaan

Whitepaper Trail Systems Oy

Mikä olisi paras tapa hallita kalustoa?

Kalustonhallinta on tärkeää. Se tuo yritykselle varmuuden siitä, mitä kalustoa on olemassa, auttaa maksimoimaan kaluston tuottavuuden, ja tekee toiminnasta vastuullisempaa.

Kalustonhallintaan on kuitenkin erilaisia tapoja. Ja kuten elämässä yleensäkin, kaikki tavat eivät sovellu kaikille.

Yleisimmät tavat hallita kalustoa

Työntekijöiden muisti

Kynä ja paperi

Excel tai vastaava taulukkolaskentaohjelma Kunnossapidon järjestelmä

Kalustonhallintajärjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmä

Yleisimpiä tapoja ovat listan kaksi ensimmäistä. Ne sopivat esimerkiksi pieniin alkuvaiheen yrityksiin, kun kalustoa ei ole nimeksikään. Ne muutamat läppärit ja pakettiauto on vielä helppo muistaa.

Kasvavassa yrityksessä nopeasti huomataan, että muistiin perustuva järjestelmä tai erillisiin papereihin koottu tieto ei ole millään tasolla turvallinen ratkaisu. Mitä tapahtuu, kun työntekijä lopettaa? Kenellä silloin on ymmärrys kalustosta?

Whitepaper Trail Systems Oy

Tiesitkö, että systemaattisella kalustonhallinnalla voit myös pienentää yrityksesi hiilijalanjälkeä?

Yleisimmät tavat hallita kalustoa

Taulukkomuotoiset listat ovat tietenkin paperia ja kynää kehittyneempi ratkaisu kaluston listaamiseen. Osaavimmat käyttävät taulukkolaskentaohjelmistoa myös huoltojen hallintaan ja laitteiden varausten hallintaan. Pienemmissä yrityksissä tämä voikin olla varsin riittävä ratkaisu.

Haaste taulukkolaskentaohjelmalla luoduissa listoissa kuitenkin on se, että ne ovat jäykkiä ja alttiita ongelmille dokumenttikonfliktien näkökulmasta. Käyttöliittymä ei ole kovinkaan mukava, ja siitä syystä niiden ylläpito usein unohtuu.

Kunnossapidon järjestelmiä on yleensä käytössä niissä yrityksissä, joissa kaluston toimintakunto on ensiarvoisen tärkeää. Ne auttavatkin hallinnoimaan huoltopyyntöjä ja huoltosuunnitelmia tehokkaasti. Kunnossapidon järjestelmät eivät kuitenkaan sisällä kalustonhallinnan muita keskeisiä toiminnallisuuksia, kuten inventaarioita, investointisuunnittelua ja kalustovarauksia.

Kalustonhallintajärjestelmä on sähköinen työkalu kaluston elinkaarenhallintaan. Huoltotoiminnallisuuksien lisäksi kalustonhallintajärjestelmä sisältää kaikki tarvittavat toiminnallisuudet kaluston tuottavuuden maksimoimiseen. Näitä toiminnallisuuksia ovat kalustorekisteri, kaluston yksilöivä tunnistemerkintä, kalustovarausten ja lainojen hallinta, inventointi sekä investointisuunnittelu.

Parhaat kalustonhallintaan tarkoitetut ohjelmistot tekevät yrityksen kalustotiedosta läpinäkyvää kaikille niille, joilla pitääkin olla ymmärrys kaluston elinkaaren tilasta. Kalustonhallintajärjestelmään syvennytään tarkemmin vielä myöhemmin tässä kirjoituksessa.

Whitepaper

Trail Systems Oy 2023

Toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä useimmissa vakiintuneissa yrityksissä. Siihen on usein liitetty myös kalustonhallintaan liittyviä toiminnallisuuksia, kuten kaluston huollot, kaluston varaaminen, ja

Kalustonhallinnan keskeinen tehtävä on tehdä kalustodata läpinäkyväksi

Mikä on kalustonhallinnan ja käyttöomaisuuskirjanpidon ero?

Yrityksen talousosastolla on usein paras käsitys yrityksen käyttöomaisuudesta. Jos siis ymmärrämme ”parhaan käsityksen” erittäin laajasti. Siinä missä muilla on käytössä vain hyviä arvauksia, on talousosastolla sentään käytössä käyttöomaisuuskirjanpito. Käyttöomaisuuskirjanpito ei kuitenkaan riitä kattavaan ymmärrykseen käyttöomaisuudesta.

Miksi käyttöomaisuuskirjanpito ei riitä? Tärkein syy on se, että se ei ole riittävän ajantasainen antaakseen luotettavan kuvan yrityksen käyttöomaisuuden tilasta. Toinen tärkeä syy on se, että tieto ei ole todellisuudessa läpinäkyvää, koska se on järjestelmien kautta vain harvojen saatavilla.

Käyttöomaisuuskirjanpito antaa käytännössä vastauksen siihen, mitä kalustoa yritykseen on ostettu, sekä millä kalustolla on vielä kirjanpitoarvoa jäljellä.

Käyttöomaisuuskirjanpito ei kerro esimerkiksi sitä, mitä kalustoa on hävinnyt tai rikkoutunut. Perinteinen inventaariokin kertoo vain sen, mitä käyttöomaisuutta löytyi. Pimentoon jää tiedot siitä, mitä on hävinnyt ja miksi.

Lisäksi monella laitteella (hyvänä esimerkkinä vaikkapa esitystekniikka) tekninen käyttöikä on moninkertainen verrattuna kirjanpidolliseen poistoikään. Turvautumalla pelkkään käyttöomaisuuskirjanpitoon, jää nämä laitteet kokonaan huomiotta. Tulevat hankinnat tulisi suunnitella kaluston teknisen käyttöiän, ei niinkään kirjanpidollisen poistoajan perusteella.

Käyttöomaisuuskirjanpitoa tarvitaan tietenkin, mutta yksinään se ei riitä käyttöomaisuuden tehokkaaseen hallintaan. Tehokkaat kalustonhallinnan prosessit auttavat yritystä maksimoimaan kaluston elinkaaren ja kaluston tuoton.

Whitepaper Trail Systems Oy

Käyttömaisuuskirjanpidon ja kalustonhallinnan erot listattuna

Käyttöomaisuuskirjanpito kertoo, mitä yritykseen on hankittu ja mitä ei ole vielä kirjanpidollisesti poistettu. Kalustonhallinta antaa kuvan kaikesta yrityksen omistamasta kalustosta

Käyttöomaisuuskirjanpito on vain harvojen työntekijöiden saatavilla. Kalustonhallinnan periaatteisiin kuuluu, että kalustotieto on läpinäkyvää halki organisaation

Käyttöomaisuuskirjanpito ei auta hallitsemaan kalustoon liittyviä huoltoja, varauksia, investointisuunnittelua tai kaluston siirtoja yrityksen tilojen välillä.

Käyttöomaisuuskirjanpidossa usein on käytössä euromääräiset rajat seurattavalle käyttöomaisuudelle (esimerkiksi 2 000€ tai 10 000€), jolloin näitä edullisempi käyttöomaisuus ei välttämättä ole missään seurannassa. Kalustonhallinnan tarkoituksena on ulottaa kaluston elinkaaren hallinta kaikkeen yrityksen toiminnan kannalta arvokkaaseen kalustoon

Käyttöomaisuuskirjanpidosta ei löydy tietoja hävinneestä kalustosta, häviämisen syystä tai häviämisajankohdasta. Kalustonhallintajärjestelmään nämä tiedot pystytään kirjaamaan.

Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönoton vaiheet

Kalustonhallintajärjestelmän valinta

Vastuuhenkilön ja ensimmäisten avainkäyttäjien nimeäminen Sopivan merkintätavan (RFID, NFC, QR-koodi tai näiden yhdistelmät) valitseminen

Alkuinventaarion tekeminen

Kaluston merkitseminen tunnisteilla

Kalustonhallintaohjelmiston jatkuva käyttö

Whitepaper

Kalustonhallinnan vastuuhenkilöiden nimeäminen on tärkeimpiä toimenpiteitä toimivan elinkaariajattelun tuomisessa osaksi yrityskulttuuria.

Kalustonhallintajärjestelmän käyttöönoton vaiheet

Ensimmäinen askel on tietenkin sopivan kalustonhallintajärjestelmän valitseminen. Kalustonhallintaan liittyvien haasteiden, tarpeiden ja toiveiden listaaminen auttaa löytämään sopivimman järjestelmän.

Ohjelmistoa kannattaa testata ennen hankintapäätöksen tekemistä. Samalla alkavat muotoutua yrityksen sisäiset kalustonhallinnan prosessit ja kulttuuri

Jo järjestelmän hankintavaiheessa on suositeltavaa nimetä yksi tai kaksi kalustonhallinnan vastuuhenkilöä. Heidän vastuullaan on yrityksenne kalustonhallinta sekä kalustonhallintajärjestelmän pääkäyttäjinä toimiminen.

Järjestelmän käyttöönottovaiheessa kannattaa nimetä näiden vastuuhenkilöiden lisäksi muutama avainkäyttäjä, joiden vastuulla on järjestelmän ja prosessien jalkauttaminen omilla osastoillaan.

Sopiva tunniste ja merkintätapa valitaan ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Yleisimmät tunnisteet ovat QR-koodi tai viivakoodi, RFID, NFC ja/tai näiden yhdistelmät. Eri tunnisteiden käyttötavat poikkeavat hieman toisistaan.

Tunnistemerkintätapojen laajentaminen on myöhemminkin mahdollista, esimerkiksi järjestelmän käytön laajentuessa. Käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa käytettävä merkintätapa valitaan kuitenkin jo hyvissä ajoin. Palataan tunnistemerkintöihin vielä myöhemmin.

Aloitusinventaario on työläin ja tärkein osa tehokkaan kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotossa. Alkuinventaariossa luetteloidaan järjestelmään syötettävä kalusto, joka sitten viedään kalustonhallintaohjelmaan.

Inventaarion yhteydessä kerätyn tietoaineiston laatuun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä huonolla datalla ei tee mitään. Tässä kannattaa kääntyä myös ammattilaisten puoleen. Inventoinnin voi hyvin aloittaa vaikka yhdestä osastosta, rakennuksesta tai sijainnista.

Whitepaper Trail Systems Oy

Käyttöönoton viimeistely

Kun aloitusinventaario on tehty ja laitetieto löytyy järjestelmästä, on aika merkitä kalusto valituilla tunnisteilla. Edistyneemmät kalustonhallintajärjestelmät tarjoavat mahdollisuuden tulostaa itse tunnisteet, jolloin merkintää voi tehdä helposti omien aikataulujen mukaan.

Kun kalustonhallintajärjestelmä on otettu käyttöön ja kalusto merkitty, on aika siirtyä jatkuvan käytön vaiheeseen. Nyt kaluston elinkaaren tehokas, vastuullinen ja helppo hallinta on mahdollista. Samalla päätöksentekijöille kertyy tietoa kalustosta toiminnan ja tarvittavien investointien suunnittelun tueksi.

Whitepaper Trail Systems Oy

Kaluston tunnistemerkinnällä tuodaan älykkyyttä laitteisiin, joissa sitä ei ole ennestään.

Kaluston seuranta ja tunnisteiden merkintätavat

Kaluston seuranta on jatkuva prosessi yrityksen irtaimen omaisuuden elinkaaren ja fyysisen sijainnin ylläpitämiseksi. Moni meistä on turhautuneena etsinyt jotain tiettyä laitetta muistamatta missä sitä viimeksi käytettiin. Miten helpottavaa olisikaan, kun saisin tiedon sen sijainnista yhdestä järjestelmästä!

Kaluston seuranta voidaan jakaa karkeasti kahteen tapaan:

Passiivinen seuranta (RFID, NFC, QR-koodi, viivakoodi)

Aktiivinen paikannus (GPS-seuranta)

Kaluston passiivinen seuranta on kustannustehokas tapa kaluston merkitsemiseen ja hallintaan. Passiiviset tunnistetavat RFID-, NFC-, QR-koodi ja viivakoodi yhdistävät fyysisen esineen sen digitaaliseen laitekorttiin kalustonhallintajärjestelmässä.

Passiivinen seuranta ei automaattisesti ylläpidä laitteen sijaintitietoa. Kalustonhallintajärjestelmä kuitenkin sisältää tiedon laitteen alkuperäisestä sijainnista, joka voidaan vahvistaa inventaarioilla. Lisäksi kaluston varaustoiminnallisuuksilla voidaan seurata sellaista kalustoa, jota käytetään erilaisissa projekteissa tai yrityksen henkilöstö (tai oppilaitoksen opiskelijat) voivat varata käyttöönsä. Tällöin tiedetään jatkuvasti, mitä kalustoa on kenenkin käytössä.

Whitepaper Trail Systems Oy

RFID-tunnisteet vaativat toimiakseen erillisen lukijan. Sen avulla UHF (Ultra High Frequency) RFID-tunnisteita voidaan lukea jopa 10 metrin etäisyydeltä. Ne sopivatkin erinomaisesti inventointiin. RFIDtunnisteissa kannattaa kuitenkin varmistaa, että niihin voidaan lisätä QR-koodi tai muu mobiililaitteella luettava tunnistemerkintä mukaan, jotta kalustotieto on saatavilla myös ilman erillisiä lukijoita.

NFC-, viivakoodi- ja QR-kooditunnisteet ovat luettavissa mobiililaitteilla ilman erillisiä lukijoita. Nämä merkintätavat auttavat käyttäjiä pääsemään käsiksi kalustotietoon, sekä tekemään toimenpiteitä myös “kentällä”, eli silloin kun tietokone ei välttämättä ole käden ulottuvilla.

Aktiivinen GPS-seuranta on tällä hetkellä vielä melko kallis tapa seurata kalustoa. Siksi se kannattaakin jättää arvokkaan ja liikkuvan kaluston, kuten ajoneuvojen seurantaan. Seurantalaitteiden hinta (kymmenistä euroista satoihin euroihin) sekä jokaiselle seurantalaitteelle tarvittava datayyhteys, tekevät GPS-paikannuksesta vielä kalliin.

Aktiiviset GPS-paikantimet vaativat myös virtaa toimiakseen. Tällöin niitä pitää ladata tasaisin väliajoin, mikä jo itsessään luo yhden jatkuvan toimenpiteen lisää yrityksen arkeen.

Whitepaper Trail Systems Oy

Käyttöomaisuuden inventointeja voidaan tehostaa etäluettavilla RFID-tunnisteilla.

Käyttöomaisuuden inventointi

Inventaario on valitettavan työläs toimenpide, mutta yrityksen taloudellisen ja ympäristövastuun näkökulmasta erittäin tärkeä sellainen.

Vaihto-omaisuus on tietenkin inventoitava tilinpäätöstä varten, mutta käyttöomaisuuttakaan (koneet, laitteet, ajoneuvot, irtaimisto) ei sovi unohtaa. Käyttöomaisuuden ajantasainen inventaario auttaa sinua suunnittelemaan investoinnit paremmin ja välttämään turhia hankintoja. Lisäksi pystyt määrittelemään vakuutusarvot tarkemmin. Käyttöomaisuusinventaario jätetään usein tekemättä, koska se vaatii paljon aikaa. Joulun välipäivät ei monessa yrityksessä millään riitä inventoinnin tekemiseen. Lisäksi osa käyttöomaisuudesta saattaa roikkua esimerkiksi auditorion katossa usean metrin korkeudessa ja on siksi erityisen haastava inventoida.

Entäpä jos käyttöomaisuusinventaarion pystyisikin tekemään jopa 70% nopeammin? UHF RFID-teknologian tunnisteet on mahdollista lukea jopa 10 metrin etäisyydeltä ilman näköyhteyttä varsinaiseen tunnisteeseen. Näin esimerkiksi kalusteiden pohjaan tai näyttöjen taakse kiinnitetyt tunnisteet voidaan skannata ilman, että jokaista laitetta täytyy käydä erikseen tutkimassa.

Tämä mahdollistaa sen, että inventaarion voi tehdä esimerkiksi kulkemalla tilojen läpi lukijalaitteen kanssa. Lukijalaitteeseen yhteensopiva mobiililaite ja siinä pyörivä kalustonhallintajärjestelmä huolehtivat skannerin havaitsemien tunnisteiden kirjaamisesta järjestelmään.

RFID-inventaariot ovat monille jo arkipäivää ja mahdollistavat jatkuvien käyttöomaisuusinventaarioiden tekemisen luotettavasti ja nopeammin kuin koskaan aiemmin.

Whitepaper Trail Systems Oy

Asiakastarina: Senaatti-kiinteistöt

Kaluston elinkaarenhallinnalla tehoa inventointeihin

Senaatti-kiinteistöt on Suomen valtion kiinteistöasiantuntija ja toimitilakumppani. Se vastaa valtionhallinnon organisaatioiden toimitilojen ylläpidosta ja kehityksestä ja luo asiakkaiden toimintaa tukevia työympäristöjä.

Trail otettiin Senaatti-kiinteistöillä käyttöön vuonna 2018 julkisen kilpailutuksen kautta. Käyttöönoton yhteydessä toteutettiin järjestelmän tietoturva- ja hallinnollinen auditointi, jossa varmistettiin Trailin soveltuvuus valtionhallinnon käyttöön.

Trail Systems Oy

Whitepaper

“Inventaariot voidaan tehdä murto-osan ajassa aiempaan verrattuna”

Tehokas inventointi

Trailin avulla hallitaan tällä hetkellä kymmeniä tuhansia Senaattikiinteistöjen kalusteita sekä AV-laitteita kaikkialla Suomessa. Seurattavaan kalustoon on liitetty fyysiset RFID-tunnisteet yksilöllistä seurantaa varten. Tunnisteissa on laitteiden perustiedot ja QR-koodi mahdollistaen nopeat ja vaivattomat mobiilisti tehtävät vikailmoitukset.

Etäluettavien RFID-tunnisteiden lukemisessa käytetään Trailin mobiilisovellusta ja RFID-lukijaa. Käytännössä lukijaan kytketään mobiililaite, jossa Trailin sovellus rekisteröi kaikki lukijalla skannatut RFID-tunnisteet ja joka päivittää järjestelmään ajantasaiset tiedot.

Tehokas RFID-lukija mahdollistaa tunnisteiden lukemisen jopa 10 metrin päästä ja tämän seurauksena inventaarioiden toteuttaminen on erittäin nopeaa. Esimerkkinä tehokkuudesta yhdessä Helsingin toimipisteessä inventoitiin kokonaisen kerroksen noin 800 artikkelia alle 10 minuutissa.

Kalustotiedon kokoaminen

Kalustotiedon kokoaminen palveluun toimii jouhevasti, kun kaluston toimittajat lähettävät kalustotiedot valmiiksi järjestelmälle luettavassa muodossa.

Käyttäjäoikeuksien hallinta

Toimintansa puolesta kaikkien Senaatti-kiinteistöjen käytössä olevien järjestelmien tulee toimia aukottomasti ja luotettavasti käyttäjäoikeuksien hallinnan osalta. Trailin monipuolisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla tiedot eri puolilla Suomea olevasta kalustosta ovat ainoastaan asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla.

Lisätietoa asiakastarinasta

Whitepaper Trail Systems Oy

Käyttäjä näkee myös toiminnalliset tarpeet kuten esimerkiksi varaukset, vikailmoitukset sekä tulevat huoltotoimenpiteet ja sertifiointitarpeet.

Whitepaper Trail Systems Oy 2023