Trail: Järkevä kalustonhallinta oppilaitoksissa

Tämä whitepaper tarjoaa tietopaketin kalustonhallinnan hyödyntämisestä oppilaitoksissa. Tämä opas on hyödyllinen niille henkilöille kouluissa ja oppilaitoksissa, joiden vastuulla on fyysinen irtaimisto. Fyysinen irtaimisto voi olla mitä tahansa oppilaitoksen AV-laitteista tietokoneisiin, tai urheiluvälineistä mikroskooppeihin eli mitä tahansa mitä oppilaitos omistaa.

Järkevä kalustonhallinta oppilaitoksissa

Sisältö:

01 Nykytilan arviointi kalustonhallinnassa

02 Ratkaisuesimerkkejä oppilaitoksessa

03 Kuinka päästä alkuun ja valmistautua käyttöönottoon?

Järkevä kalustonhallinta oppilaitoksissa

Nykytilan arviointi

Ensimmäisenä askeleena on hyvä arvioida kalustonhallinnan nykytilaa. Alta löydät muutamia

avainkysymyksiä, joilla on helppo tunnistaa tämänhetkiset vahvuudet sekä muutoksen avulla saavutettavat mahdollisuudet.

Ovatko oppilaitoksen laitteet listattuna laiterekisteriin?

Laiterekisteri on järjestelmällisen kalustonhallinnan ensimmäinen askel. Jotta on mahdollista koota näkymä koko organisaation kalustoon, laitteiston ja kaluston tulee olla listattuna tavalla tai toisella. Mikäli nykyinen menetelmä on paperinen, excel-taulukko, tai työntekijöiden muisti, on paikallaan harkita digitaalisia vaihtoehtoja.

Ovatko laitteet listattu digitaaliseen järjestelmään?

Mikäli organisaation laitteet ovat jo digitaalisessa laiterekisterissä, olette ehdottomasti tehneet jo investointeja tulevaisuuteen! On kuitenkin hyvä arvioida palveleeko nykyinen laiterekisteri niitä tarpeita, joita syntyy esimerkiksi silloin, kun käytetään kalustoa. Mikäli nykyinen ratkaisu ei tue operatiivisia tarpeita, kuten laitteiden huoltoja tai varausten suunnittelua, on hyvä tutkia edistyneempiä ratkaisuvaihtoehtoja.

Millä menetelmällä on mahdollista tarkistaa yksittäisten laitteiden tila ja sijainti?

Onko käytössä sellainen digitaalinen järjestelmä, josta on näkyvyys koko kalustoon ja yksittäisiin laitteisiin kaikille niille, jotka sitä tietoa tarvitsevat? Mikäli näin ei ole, on hyvä harkita toisiko järkevästi jaettava näkyvyys tehokkuutta ja joustavuutta toimintaan.

Kuinka hallinnoidaan laitelainoja oppilaille?

Käytetäänkö nykyistä digitaalista järjestelmää oppilaille lainattavien laitteiden hallintaan? Rekisteröidäänkö jokainen laina ja lainaaja järkevästi niin, että tiedot on kenen tahansa tarkistettavissa joustavasti? Ovatko automaattiset ilmoitukset lainojen palauttamisesta käytössä? Mikäli näin ei vielä ole, modernilla työvälineellä saattaisi olla saavutettavissa selkeitä etuja. Tunnistemerkintöjen ja digitaalisen järjestelmän avulla on mahdollista kontrolloida laitteiden käyttöä tehokkaammin ja samalla vähentää laitteiden väärinkäyttöä ja niiden häviämistä.

Miten huoltotoimenpiteitä hallitaan?

Digitaalinen huoltojen hallinta tuo tehokkuutta sekä parantaa kontrollia. Järkevä järjestelmä tallentaa menneet huoltotiedot, mutta myös muistuttaa käyttäjiä tulevista huoltotoimenpiteistä. Digitaalinan työväline tarjoaa mielenrauhaa niille, jotka vastaavat huoltotoimenpiteistä.

Seurataanko laitteita tunnistemerkintöjen avulla?

Tunnistemerkinnöillä on saavutettavissa lukuisia etuja. Tärkein elementti on linkitys fyysisen laitteen ja digitaalisen tiedon välillä. Tunnisteen avulla laitteen tietoja voidaan viivytyksettä tarkastella ja muokata.

Trail Systems Oy

Järkevä kalustonhallinta oppilaitoksissa

Esimerkkejä ratkaisuista, joita jo

hyödynnetään oppilaitoksissa

Kaluston elinkaaren aikana on useita erilaisia osa-alueita, jolloin digitaalisista ratkaisuista on hyötyä. Tehokas kalustonhallinta varmistaa, että laitteisto vastaa opetuksen tarpeisiin ja pysyy hyvässä käyttökunnossa elinkaarensa ajan.

Laitelainat oppilaille ja henkilökunnalle

Useissa oppilaitoksissa on velvoite tarjota oppilaille tietokone opiskeluvälineeksi. Tämä tarkoittaa, että oppilaitoksen on hallittava helposti satoja tai tuhansia laitteita. Näiden osalta täytyy miettiä miten lainat kirjataan yksittäisille opiskelijoille, kuinka varmistetaan laitteiden palautus, kuinka toimitaan vian sattuessa tai lisähankintojen osalta, ja niin edelleen.

Mikäli kaikissa laitteissa on tunnistemerkintä, joka tekee jokaisesta laitteesta yksilön, on mahdollista skannata tunniste ja merkitä oikea opiskelija oikean laitteen haltijaksi. Tämä on helpoin ja toimivin tapa lainojen hallintaan. Modernilla leiterekisterillä on mahdollista tuottaa yksilöiviä tunnisteita jokaiseen laitteeseen ja rekisteröidä jokainen toimenpide laitteelle skannaamalla tunniste. Näin jokaisen laitteen elinkaaritieto on digitaalisessa muodossa ja se on tarkasteltavissa mistä tahansa koska tahansa.

Nykyaikaisella järjestelmällä on mahdollista asettaa myös automatisoituja ilmoituksia käyttäjille esimerkiksi laitteen palautuksesta eräpäivään mennessä. Tämä vapauttaa aikaa oppilaitoksen työntekijöiltä työaikaa muistuttamisesta.

Tunnisteilla on myös merkitystä laitteiden väärinkäytön vähentämisessä. Oppilaitos voi esimerkiksi suunnitella tunnisteisiin oman logonsa, jotta jokainen käyttäjä näkee heti laitteen omistajan. Tämä tieto yksin vähentää laitteiden häviämistä vääriin paikkoihin.

Datan hyödyntäminen järkevämpiin päätöksiin Whitepaper

Kun laitteet ovat järjestetty hytin, ja joka laitteessa on tunnistemerkintä, tämä viestii ulkopuolelle sitä, että organisaatio välittää omistamastaan irtaimistosta. Tämä on tärkeä osoitus järkevästä ja kestävästä tavasta toimia.

Vielä tärkeämpää on, että kun laitteet ovat digitalisoitu, on mahdollista kerryttää tietoa ja hyödyntää sitä liittyen laitteiden käyttöön ja käyttökuntoon. Tämä tarkoittaa, että ei ole enää tarvetta tehdä uusintainvestointeja mikäli nykyinen laitteisto on vielä hyvässä käyttökunnossa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että investoinnit voidaan ohjata juuri pullonkaularesursseihin, ja tarpeeton kalusto voidaan kierrättää. Toimivilla huoltoprosesseilla ja pidemmillä elinkaarilla säästyy kustannuksia ja investoinnit on paremmin optimoitu.

Lue täältä kuinka Oulun Ammattikorkeakoulu luottaa Trailiin kalustonhallinnassa.

Järjestelmän käyttöönotto

Modernin pilvipohjaisen kalustonhallintajärjestelmän käyttöönotto on suoraviivainen prosessi. Trail-järjestelmän käyttöönotossa askellus on seuraava.

Käyttöpalvelusopimus allekirjoitetaan, kun testauksen kautta on saatu vahvistus, että järjestelmä tarjoaa halutun ratkaisun.

Käyttöpalvelusopimuksen allekirjoittamisen jälkeen organisoidaan aloitustapaaminen. Sisäisesti tämä on hyvä hetki muokata tarvittavia prosesseja ja määrittää vastuuhenkilöt käyttöönottoa varten.

Aloitustapaamisen jälkeen nimetyt avainkäyttäjät koulutetaan järjestelmän käyttöön ja valitaan mahdollinen laitteisto käytön tueksi.

Aloitustapaamisen jälkeen kootaan laitetietoa, joko niin että tieto kootaan muista järjestelmistä tai siten, että toteutetaan inventaario, jossa tietoa kerätään. On tärkeää, että tässä vaiheessa on selkeästi määritelty vastuut.

Käyttöönoton viimeisenä vaiheena kerätyt laitetiedot viedään Trailjärjestelmään ja järjestelmän arkikäyttö voi alkaa.

Miten päästä alkuun?

Jos et ole vielä varma siitä mikä ratkaisu olisi paras ja mitä toiminnallisuuksia on tarjolla, joista voisi olla hyötyä oppilaitoksellesi, suosittelemme aloittamaan räätälöidyllä demotapaamisella. Tämä tapaaminen voidaan järjestää etäyhteydellä ja se tarjoaa mahdollisuuden keskustella asiantuntijan kanssa ja kysellä kysymyksiä. Voit pyytää maksuttoman demotapaamisen osoitteesta sales@trail.fi!

Jos tiedä jo, että haluat kokeilla olisiko Trail teille soveltuva järjestelmä, ota yhteyttä osoitteeseen sales@trail.fi ja kerro, että haluaisit aloittaa maksuttoman kokeilujakson.

Me Traililla järjestämme kuukausittain webinaareja erilaisista kalustonhallinnan aiheista. Tervetuloa tutustumaan tuleviin tapahtumiin!