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ENTERPRISE APPLICATION SUITE

KEEP IT SIMPLE, MAKE IT POWERFUL.


PRODUCTOS

Tabla de  Contenido   PRODUCTOS  ...............................................................................................................................  3   1.   A DMINISTRAR  P RODUCTOS  .............................................................................................................  5   Crear  N uevo  P roducto:  ......................................................................................................................  8   Administración  d e  u n  P roducto:  ...................................................................................................  12   Detalles  .................................................................................................................................................  13   Galería:  ..................................................................................................................................................  16   Secciones  d e  Imágenes  .....................................................................................................................  17   Secciones  d e  V ideo:  ...........................................................................................................................  19   Relacionados:  ......................................................................................................................................  20   Materiales:  ...........................................................................................................................................  22   Inventario:  ...........................................................................................................................................  22   2.   A DMINISTRAR  C ATEGORÍAS:  ........................................................................................................  3 9   3.   A DMINISTRAR  L ISTAS  D E  P RECIOS  ..............................................................................................  4 0   4.   R EALIZAR  INVENTARIO  F ÍSICO  ....................................................................................................  4 4  

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Productos En ésta sección usted puede crear, agrupar, editar, eliminar, asignar precios, administrar por categorías todos sus productos, crear productos contenedores y variantes, crear listas de precios para cada producto y administrarlos para que funcionen de la mejor manera. Usted puede definir los productos de la empresa se pueden definir como producto contenedor, variante, o normal, clasificarlo por categorías y subcategorías, crear agrupaciones e incluso crear combos para hacer más eficiente las ventas de los productos en los puntos de venta (POS). Categorías: Todos los productos deben pertenecer a una categoría, si usted esta usando la aplicación para administrar la tienda web aparecerá el listado de categorías que usted haya definido. Recuerde que un producto solamente se puede encontrar en una categoría. Subcategorías:   Permiten hacer una clasificación detallada de todos sus productos, usted puede crear tantas subcategorías como lo considere necesario según el producto que necesite administrar, adicionalmente todas las especificaciones que le de a cada subcategoría o incluso a las categorías pueden ser asignadas a todos los productos que pertenezcan a ellas. Grupos:   Los grupos son reorganizaciones de los productos sin importar en que categoría o sub categoría estén, usted puede hacer que un producto se encuentre en varios grupos simultáneamente, mientras que en las categorías y subcategorías no. Producto   Contenedor:   Es el producto que usted puede crear cuando por un mismo producto existen especificaciones que cambian, como color, talla, peso, entre otros. Se crea al habilitar la casilla llamada Permitir Variantes en el menú Nuevo Producto; el producto existente adquiere la característica de producto contenedor y el código UPC deja de existir por lo que ya no se puede vender como producto, sino que sus variantes serán los productos que se venden. © TotalCode Software 2007 – 2012

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Cualquier producto puede tener ésta característica siempre y cuando el producto no se haya usado ni para venta, ni para compra, y solo si el producto variante no tiene nada en Stock se puede convertir en un producto contenedor. Producto Variante: Son los productos que se encuentran dentro de un producto contenedor, se crean en la pestaña llamada variantes dentro de administración de productos, éstos productos se definen como cualquier otro producto, el UPC y SKU deben ser diferentes al del producto contenedor y al de cada producto variante, sus especificaciones deben estar claramente definidas. variante no puede tener más subdivisiones, Ejemplo: Categorías: •

Sacos Subcategorías1: o Sacos de lana § Subcategorías 2: § Manga larga Cuello en V o Productos Contenedores: o Saco abierto talla S. § Productos Variantes: § Blanco § Negro § Azul § Café § Rojo § Morado O.. o

o

Color Blanco § Productos Variantes: § Talla XS § Talla S § Talla M § Talla L § Talla XL • Cuello redondo • Cuello Alto § Manga corta § Manga 3/4 Sacos de Poliéster

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o Sacos de Algodón Pantalones Chaquetas

Grupos: Ejemplo: En Promoción: • Saco Morado Talla S • Pantalón Negro talla XL • Chaqueta Naranja Talla L Marca 1: • Pantalón • Pantalón • Pantalón • Pantalon

Negro Negro Negro Negro

talla talla talla talla

XL L M S

Marca 2: • • • •

Chaqueta naranja Talla L Chaqueta Negra Talla M Saco Morado Talla S Saco Negro Talla L

1. Administrar Productos En éste menú usted puede crear productos, categorías y subcategorías según sus necesidades. Se observa en el menú tres clasificaciones, Categoría Actual, Subcategoría y Productos en ésta Categoría. Recuerde que cada producto que cree debe pertenecer a una categoría, así que debe seleccionar una ya existente o crear una nueva para el producto que va a ingresar.

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Categoría actual: En esta sección usted observará la categoría madre o raíz de la cual se desprenden las demás categorías, esto le permitirá verificar la categoría o subcategoría en la que se encuentra. Subcategorías: En ésta sección aparece el listado de las categorías y subcategorías existentes, las puede diferenciar porque las subcategorías aparecen con un guion antecediendo al nombre de las categorías, si son dos guiones seguidos indica que es una subcategoría de una subcategoría existente y así sucesivamente. Ejemplo: Herramientas (Categoría Principal) -Hidráulicas (Subcategoría de la Principal) -Eléctricas (Subcategoría de la Principal) -- A Baterías (Subcategoría de Eléctricas) ---… --Cargador(Subcategoría de Eléctricas) --A Corriente AC(Subcategoría de Eléctricas) -Mecánicas (Subcategoría de la Principal) En el listado usted puede ver la cantidad de productos en total que tiene cada subcategoría o categoría y editar dando clic sobre el hipervínculo Editar para modificar algunos parámetros de las categorías y subcategorías.

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Cuando pulsa el Botón Reporte UPC dependiendo del explorador que esté utilizando se descargará automáticamente o solicitará su autorización para que el archivo sea guardado en la carpeta que usted especifique para que pueda visualizar en un archivo de Excel el listado de todos los productos con su respectivo SKU, UPC, el Nombre, si se encuentra activo, estado del stock y la categoría a la que pertenece.

Productos en ésta Categoría: Haga clic sobre el nombre de la categoría en la que desea que su producto sea creado y aparecerá a la izquierda el listado de los productos existentes en la categoría, si desea editar algún producto ya creado, de clic en el SKU o en la descripción del producto y aparecerá la ventana que le permite modificar todos los parámetros de éste.

En la parte superior derecha aparecerá un Botón llamado Nuevo Producto, donde podrá crear todos los productos que requiera para cada categoría.

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Crear Nuevo Producto:

Datos Básicos:   UPC   Usted debe especificar el UPC del producto que desea crear, debe utilizarlo tal y como viene de su proveedor, pero si lo desconoce o usted es el fabricante del producto y no tiene registrada su marca en el GS1 cree un código de 12 dígitos iniciando con la letra T indicando que son códigos temporales, mientras se adquiere el registro UPC de la Global Stándar 1 para que el sistema pueda ser actualizado a las cuentas de intercambio electrónico de datos (EDI) cuando usted lo desee y sin ninguna complicación. Debe ser un numero único para cada producto, y se crea con el estándar Global para cadenas de suministro, verifique cual es el encabezado de UPC para su empresa y sus productos, digite el código del nuevo producto, normalmente se utiliza el estándar UPC-A de 12 dígitos (Ver Glosario). SKU   Si en la configuración general de productos usted indicó que el UPC debe copiarse en el SKU, quedará escrito automáticamente, pero si prefiere, usted puede crear el SKU (Stock-Keeping Unit) que usted desee y debe deshabilitar la opción como se muestra en la siguiente imagen:

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El sistema cuando usted ha terminado de llenar estos campos verifica que no existan productos con los mismos códigos para evitar suplantaciones entre los productos y errores en el ingreso de los datos. Categoría: Verifique el nombre de la categoría a la que pertenecerá el producto y en la pestaña que se despliega, busque la categoría que desea. Unidad:   En unidad especifique si el producto se puede contar por números enteros (por unidades) o si es necesario contabilizarlo por peso. Peso   Indique el peso del producto en kilogramos, tenga en cuenta que todos los productos por más pequeños que sean se les debe asignar un valor que será usado para calcular el peso total en los envíos independientemente de si se contabiliza por unidad o por peso.

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Idioma  

El nombre y la descripción del producto deben ser escritos en los dos idiomas para poder guardar los cambios en el sistema. Nombre: Ingrese el nombre por el cual quiere que sea identificado el producto, preferiblemente caracteres de la A a la Z y del 1 al 0. Descripción:   Haga una descripción detallada que le permita diferenciar el producto de cualquier otro y no olvide escribirlo en los dos idiomas, para lo cual usted debe dar clic en el botón desplegable indicado con el color verde en la imagen anterior, seleccionar el idioma y completar los campos de Nombre y descripción en cada uno de los ellos. Nota: Solo de clic en el botón Guardar Cambios cuando haya terminado de diligenciar el nombre y la descripción del producto en los dos idiomas.

Permitir Variantes:   Cuando usted quiera hacer que el producto que esta creando sea un Producto Contenedor debe habilitar la casilla Permitir   Variantes y automáticamente se elimina el código UPC creado y el producto ya no se podrá vender, únicamente las variantes que tenga.

Nota: No olvide que las variantes son el cambio de especificaciones que tiene un mismo producto.

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Canales de  Venta:   Finalmente seleccione los canales de venta en los que desea que el producto se pueda ver y utilizar, puede seleccionar las tres opciones o solo una dependiendo del uso que le este dando al sistema.

De clic sobre Vender usando EAS, en la Tienda Web o incluso de clic sobre la tercera opción si usted tiene proveedores o clientes que manejan el intercambio electrónico de Datos para que pueda hacer ventas por éste medio.

Tipo de  Producto:   Finalmente seleccione alguna de éstas casillas cuando el producto no es material, es decir se convierte en un servicio o en un producto electrónico.

Si el producto es un Servicio implica que es intangible, debe ser producido y consumido al mismo tiempo, son altamente variables debido a que dependen de quién, cuándo y dónde se provean y el intercambio de éste resulta en el beneficio de quien lo recibe y no en la propiedad de un bien como servicios de instalación, garantía, mantenimiento, servicio al cliente entre otros. Mientras que la Entrega Electrónica significa que el producto se puede descargar exclusivamente por medios electrónicos, tales como libros digitales, música, videos, juegos, aplicaciones web y software especializado. Tenga en cuenta que al crear éste tipo de productos, no tienen inventario, ni Bin Location. Recuerde: No puede cambiar el tipo de producto si usted ya lo ha utilizado en alguna orden.

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Al dar clic en Guardar Cambios, aparecerá la ventana de la configuración avanzada del producto, con una nota en la parte superior que dice Operación Exitosa y 11 pestañas si es un producto normal y 4 pestañas si es un producto contenedor, listas para configuración de todos los aspectos del producto, tal como se observa en las imágenes a continuación:

Cuando se crea un producto contenedor se crea una pestaña llamada variantes en la que usted puede crear todos los productos variantes y cambiar las especificaciones de estos de la misma manera como usted crea un producto normal.

Administración de un Producto: Para administrar correctamente el producto usted debe completar todas las especificaciones para optimizar su uso y hacer más sencillas las creaciones de ordenes de venta EAS y POS, teniendo en cuenta cada una de las pestañas así:

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Esta imagen aparecerá cada vez que usted desee editar los datos de un producto, usted debe guardar los cambios por cada sección para que se creen exitosamente.

Detalles Como se puede observar la primera pestaña que aparece y que vamos a completar se llama detalles y tiene tres secciones Información general, especificaciones y Lista de precios.

Información General:   Aparecen los datos que ya se guardaron al momento de crear un producto, en ésta sección puede editarlos como usted lo considere necesario, si necesita alguna ayuda para modificar algún campo por favor diríjase a Crear un nuevo producto.

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Cuando haga cualquier modificación en ésta sección presione el botón Guardar Cambios, para que se almacene correctamente las modificaciones hechas. Tenga presente que si usted ha creado el producto con antelación y no lo ha utilizado en ninguna orden, usted puede convertirlo en un producto contenedor dando clic en Permitir Variantes, de lo contrario el botón queda deshabilitado.

Especificaciones: Para ingresar especificaciones del producto de clic en el botón Nuevo y aparecerá una ventana en la que usted puede seleccionar algún tipo anteriormente creado o incluso crear una nueva especificación.

De clic en Nuevo Tipo y aparecerá la siguiente ventana:

Aparece el listado de las especificaciones creadas y en Detalles usted debe ingresar el nuevo nombre de la especificación, debe ser un nombre genérico para luego asignarle las diferentes posibilidades y deben escribirse en los dos idiomas para poder guardar cambios.

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El ejemplo claro del nombre de una especificación puede ser Color y los valores que puede tomar son Rojo, verde, amarillo, naranja, rosado, blanco, negro, azul, morado, etc… Usted puede ingresar tantos tipos como necesite e incluso poner diferentes valores con el mismo tipo para un solo producto. Ejemplo:   Si un producto especificaciones.

es

un

saco

se

puede

crear

con

las

siguientes

Usted puede definir el nombre del tipo, y todos los valores de las especificaciones, puede hacerlo seleccionando varias veces el tipo o creando por tipo valores compuestos como el fabricante donde el valor esta compuesto por dos fabricantes, el fabricante A y el Fabricante B. Si usted desea hacer cambios en los nombres de las especificaciones de los productos por favor ingrese en el menú principal, a Productos, seleccione administrar especificaciones y en éste lugar puede editar todos los tipos y valores, los puede modifica pero no borrar.

Lista de  Precios:   Cada producto pude ser vendido a diferentes precios, para lo cual se maneja un listado de precios, y cada producto tiene la posibilidad de ajustarle el precio según lo desee. © TotalCode Software 2007 – 2012 15


Es recomendable que al crear un nuevo producto ingrese todos los valores que tendrá según cada lista de precios, pero tenga en cuenta que estos valores se sobrescribirán en el momento de hacer modificaciones globales a cada lista de precios en el menú Productos, submenú Administración de lista de precios. Para visualizar los precios de todos los productos por cada lista de precios usted puede ir al reporte de lista de precios ubicado en el menú Productos y actualizar la información si tiene permisos para hacerlo. Cuando necesite crear una nueva lista de precios siga las instrucciones dadas en el numeral 37 Administrar lista de Precios.

Galería: En la galería usted puede ingresar hasta 6 imágenes y un video por producto, los cuales serán visibles en la tienda Web, todas las imágenes deben estar en formato .jpeg y el video debe tomarse de youtube. La siguiente imagen le permite visualizar la galería del producto cuando se ingresa por primera vez, consta de tres secciones para imágenes y dos para video.

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Secciones de Imágenes Galería: En la sección de Galería podrá observar cual es la primera fotografía que

aparecerá cuando se muestra el producto, y debajo de la imagen principal como se visualizarán las demás imágenes.

Imágenes: En esta sección usted puede observar las imágenes que se suben al sistema y organizarlas como usted lo desee, recuerde guardar los cambios con el botón que aparece debajo de las imágenes que se hayan subido al sistema.

Si desea borrar alguna imagen o todas las imágenes de clic sobre el botón borrar que aparece debajo de cada imagen y cuando esté seguro de la organización de las fotografías y las que ya no necesita de clic en el botón Guardar Cambios para que se eliminen completamente y pueda seguir agregando imágenes.

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Nueva Imagen:   El ingreso de una nueva imagen se debe hacer siguiendo los pasos a continuación descritos:

1. Clic en el botón que se encuentra después de Nueva Imagen. 2. Clic sobre la imagen que desea ingresar al sistema. 3. Verifique que la imagen tenga formato .jpeg como aparece al final del nombre de cada imagen. 4. De clic sobre el botón Abrir que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana abierta. 5. De clic en el botón Subir imagen. 6. Aparece automáticamente la imagen tanto en la sección de imágenes como en la sección de Galería, siempre y cuando el archivo tenga el formato correcto, de lo contrario aparecerá un mensaje que indica quela imagen no ha sido seleccionada. Se pueden ingresar hasta 6 imágenes por producto, después de ingresar las seis imágenes el sistema muestra el siguiente mensaje.

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Secciones de Video:

El primer paso para poder cargar un video para la tienda web es subir el video a www.youtube.com, para lo cual usted puede encontrar las ayudas correspondientes en la parte inferior de la página como se muestra en la siguiente imagen:

Cuando usted termine de cargar su video debe dejarlo público para que se pueda visualizar correctamente en la tienda web.

Cuando usted este reproduciendo el video en la parte inferior aparecen los botones de Me gusta, Agregar a y Compartir, de Clic en éste ultimo encerrado en verde y aparecerá la siguiente imagen. © TotalCode Software 2007 – 2012 19


Usted debe ingresar el código que aparece seleccionado en la imagen después de http://Youtu.be/…, correspondiente a su video, cópielo en la casilla llamada código de YouTube por ejemplo para éste video sería: 7_jVzqEJAxw Copie y pegue éstos datos en la ventana establecida para cargar el video en el sistema así:

Y de clic en Guardar cambios para subir el video y automáticamente aparece en la tienda web en la parte inferior derecha de cada producto el video cargado.

Para eliminar   el   video   de   YouTube   ingresado   basta   con   borrar   el   código   y   guardar  los  cambios  para  eliminar  el  video.   Relacionados: Son los productos que usted puede sugerirle al cliente cuando esta viendo las especificaciones del producto en la tienda Web.

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Basta con buscar el producto por el SKU, el UPC o el Nombre en la sección de funciones así:

Ingrese el valor correspondiente si es un SKU o el Código UPC o incluso por el nombre y se desplegará un listado del cual puede seleccionar dando clic sobre cualquier link de los productos que desea que aparezcan como relacionados en la página web.

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Puede ingresar  tantos  como  usted  desee  pero  tenga  en  cuenta  que  en  la   Página  web  se  visualizan  todos  por  lo  que  se  recomienda  manejar  de  3  a   6  productos  relacionados.     Si  usted    desea  borrar  algún  producto  basta  con  dar  clic  sobre  la  caja  de   chequeo,  puede  ser  uno  o  varios  productos    y  dar  clic  sobre  el  botón  que   aparece   en   la   parte   inferior   llamado   Borrar   como   se   muestra   en   la   imagen  siguiente.  

Usted puede dar clic en el link de SKU para poder visualizar las propiedades de cada producto relacionado.

Materiales: En ésta sección usted puede ingresar todos los materiales que conforman el producto creado, esto permite tener mayor funcionalidad si en su empresa se maneja . El procedimiento para crear los materiales es el mismo que para ingresar los productos relacionados.

Inventario: Se encuentra dividido en 3 secciones, donde se especifica la cantidad de producto que hay en inventario, el lugar donde se encuentra ubicado y los © TotalCode Software 2007 – 2012 22


diferentes ajustes que respecto a la cantidad de producto que se encuentra en el inventario. Si su producto es de tipo servicio o entrega electrónica, no se maneja ni inventario, ni nivel de stock, ni ubicación en los Bins.

Info. Inventario   En ésta sección se puede controlar el inventario según el producto que se esté observando, indicando la cantidad de existencias que se tienen de un producto. Los valores están dados en la unidad de medida que se le haya asignado al producto en su configuración inicial.

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Ejemplo: Si el producto está medido por Kilogramos, indicara cuantos Kilogramos hay del producto, si están dados por unidad, indicará la cantidad de unidades que existen del producto. En Stock     En el campo En Stock muestra cuantas unidades del producto se encuentran en el inventario incluyendo las que se están asignadas en las ordenes ya creadas. Disponible  en  Stock     En el Campo Disponibles en Stock se muestra la cantidad de unidades que están disponibles para ser usadas en las ordenes de venta porque no han sido asignadas a ninguna orden. Pendientes  por  Empacar   En éste campo se muestran todas las unidades que han sido liberadas y están listas para ser empacadas, las cuales no son contadas en dentro del stock. Pendiente  por    Reposición     Son la cantidad de unidades devueltas, que luego de haber sido recibidas no han sido asignados a una ubicación especifica dentro de las Bodegas y por ende no se cuenta en el Stock. El  Total   Muestra la suma de los productos, que se encuentran en stock, en devoluciones sin ubicación en la Bodega y los que están listos para empacar dando el total real de unidades del producto que existen en todas las bodegas.

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Alarmas   Si usted prefiere el sistema puede generar una alarma visual, cambiando de color el estado del stock que se encuentra en la pestaña indicada en verde en la siguiente imagen:

En la sección final del formulario llamada Proyección de Nivel de Stock, donde aparece el listado de los movimientos de los productos con su respectiva fecha se observará la alarma cuando las cantidades del producto en el inventario sean menores al valor ingresado por usted en esta casilla.

La alarma en el stock Excedido se activa cuando el valor ingresado por usted es superado, esto le permitirá controlar mejor la cantidad de unidades de cada producto que tiene en el inventario.

Bins Por  defecto:   En ésta sección usted encontrará todas las bodegas de la compañía y podrá definir la ubicación del producto por defecto en caso de ser requerido.   Recuerde: Si su producto es de tipo servicio o entrega electrónica, no se maneja ni inventario, ni nivel de stock, ni ubicación en los Bins. Puede incluso crear un lugar de almacenamiento para cada Bodega simplemente con seleccionar en la lista desplegable Otro… e ingresar el nombre que le quiere asignar en la casilla que aparece en blanco, llamada Otro:, tal como se muestra en la siguiente imagen,

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No olvide presionar guardar para salvar todos los cambios hechos.

Ajuste de  Inventario:   En ésta sección aparece la descripción detallada de cada Bodega y la cantidad de unidades del producto ingresadas, indicando la cantidad que se encuentra en stock, la cantidad que se encuentra liberadas, listas para empacar, y la cantidad que se encuentra lista para asignarle una ubicación luego de ser devueltas. Recuerde: Si su producto es de tipo servicio o entrega electrónica, no se maneja ni inventario, ni nivel de stock, ni ubicación en los Bins. En el Costado derecho se puede ingresar el lugar donde se encuentra el producto dentro de cada bodega, si se va a adicionar o a restar del inventario cierta cantidad del producto y finalmente permite especificar el costo del producto por unidad. Como se muestra en la siguiente imagen usted puede administrar en el inventario el producto que usted creó, asignándole un lugar especifico en cada bodega de su empresa.

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Debe guardar bodega por bodega la información, ya que si la escribe en todas simultáneamente y luego le da guardar, perderá la información ingresada en las otras bodegas. Cuando usted haga algún cambio en el ajuste de inventarios siempre le solicitará hacer un comentario para mantener un excelente control de las mercancías que ingresan o salen de su inventario.

Ubica. Bins   En ésta sección se puede observar los lugares en los que se encuentran los productos dentro de cada Bodega para fácil identificación, adicionalmente le permite mover de lugar los productos con gran facilidad. Tenga en cuenta que si se ha creado alguna locación que no tiene nada en stock no aparecerá en el listado aunque haya sido creada. Recuerde: Si su producto es de tipo servicio o entrega electrónica, no se maneja ni inventario, ni nivel de stock, ni ubicación en los Bins.

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Para mover la cantidad de productos que usted necesite, realice los siguientes pasos: 1. Indique en el Botón de la parte superior izquierda, la bodega en la que se encuentra el producto que desea cambiar de lugar. 2. En el listado que aparece en la sección llamada “DE”, busque la ubicación del Bin, es decir, el nombre de la locación de la bodega donde se encuentra ubicado el producto. 3. En la columna Cantidad a mover, de clic sobre la casilla en 0 para poder ingresar la cantidad de producto que desea cambiar a otra ubicación, verifique que la locación de la cual desea mover los productos es la correcta escribiendo el valor en la fila donde se encuentra el producto actualmente. Puede cambiar de lugar los productos desde varias ubicaciones a un solo lugar, escribiendo el numero de productos que se quieren cambiar de posición en todas las filas donde se necesite. 4. En la sección “A” seleccione del listado de Ubicación del Bin, el lugar al que desea llevar la cantidad de productos ingresados en el punto anterior, fíjese que aparece el nombre asignado al Bin y entre paréntesis la cantidad de productos que tiene cada Bin. 5. Presione el botón mover y observe el mensaje de la parte superior donde dice la operación fue realizada exitosamente. Nota: Usted puede ingresar un nuevo Bin, para asignarle los productos deseados, seleccionando en la lista desplegable la opción Otro…, donde aparecerá un campo para crear el nuevo nombre de la locación como se observa en la siguiente imagen:

Ingrese datos en letras y/o números y presione el botón Mover y aparecerá una fila más en el listado de la sección “DE” con la cantidad de productos asignados.

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Nota: Si desea hacer modificaciones entre bodegas debe dirigirse a la sección transferencia entre Bodegas del menú Productos.

COMBOS El combo le permite hacer un rápido escaneo de un conjunto de productos que se venden en conjunto.

Proveedores: En esta pestaña se pueden asignar los diferentes proveedores del producto para la empresa.

En la imagen anterior se muestra un botón desplegable donde puede seleccionar la manera como desea buscar a su proveedor, puede ser por el nombre de la compañía, nombre de contacto, apellido de contacto, teléfono, correo electrónico, ciudad, estado e incluso código postal.

Según el campo seleccionado, a medida que usted va escribiendo los datos, aparecerá la lista de compañías que se ajustan a su búsqueda, y podrá establecer el costo unitario del producto. Recuerde: El costo del producto es el valor al que se le compra la mercancía al proveedor. Al dar clic sobre el proveedor deseado aparece en la sección de funciones, el nombre del proveedor elegido, una casilla para ingresar el costo del producto teniendo en cuenta código de la moneda que se esta manejando con el proveedor la cual se visualiza en el campo siguiente.

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El código de la moneda que aparece en el ultimo campo de ésta sección, usted puede identificarlo en la siguiente lista. Códigos de moneda ISO 4217 Código

Moneda

Código

Moneda

AED AFN ALL AMD ANG AOA ARS AUD AWG AZM BAM BBD BDT BGN BHD BIF BMD BND BOB BOV BRL BSD BTN BWP BYR BZD CAD CDF CHF CLF CLP CNY COP COU CRC CSD CUP CVE CYP CZK DJF DKK DOP DZD EEK EGP ERN ETB EUR FJD FKP GBP GEL GHC GIP GMD GNF GTQ GYD HKD HNL HRK HTG HUF IDR ILS INR IQD IRR ISK JMD JOD JPY

Dirham de los Emiratos Árabes Unidos Afgani afgano Lek albano Dram armenio Florín de las Antillas Holandesas Kwanza angoleño Peso argentino Dólar australiano Florín arubeño Manat azerbaiyano marco convertible de Bosnia-Herzegovina Dólar de Barbados Taka de Bangladesh Lev búlgaro Dinar bahreiní Franco burundés Dólar de Bermuda Dólar de Brunei Boliviano Mvdol boliviano (código de fondos) Real brasileño Dólar bahameño Ngultrum de Bután Pula de Botswana Rublo bielorruso Dólar de Belice Dólar canadiense Franco congoleño Franco suizo Unidades de fomento chilenas (código de fondos) Peso chileno Yuan Renminbi de China Peso colombiano Unidad de valor real colombiana (añadida al COP) Colón costarricense Dinar serbio (It was replaced by RSD on October 25, 2006) Peso cubano Escudo caboverdiano Libra chipriota Koruna checo Franco yibutiano Corona danesa Peso dominicano Dinar algerino Corona estonia Libra egipcia Nakfa eritreo Birr etíope Euro Dólar fijiano Libra malvinense Libra esterlina (libra de Gran Bretaña) Lari georgiano Cedi ghanés Libra de Gibraltar Dalasi gambiano Franco guineano Quetzal guatemalteco Dólar guyanés Dólar de Hong Kong Lempira hondureño Kuna croata Gourde haitiano Forint húngaro Rupiah indonesia Nuevo shequel israelí Rupia india Dinar iraqí Rial iraní Króna islandesa Dólar jamaicano Dinar jordano Yen japonés

KES KGS KHR KMF KPW KRW KWD KYD KZT LAK LBP LKR LRD LSL LTL LVL LYD MAD MDL MGA MKD MMK MNT MOP MRO MTL MUR MVR MWK MXN MXV MYR MZM NAD NGN NIO NOK NPR NZD OMR PAB PEN PGK PHP PKR PLN PYG QAR RON RUB RWF SAR SBD SCR SDD SEK SGD SHP SKK SLL SOS SRD STD SYP SZL THB TJS TMM TND TOP TRY TTD TWD

Chelín keniata Som kirguís (de Kirguistán) Riel camboyano Franco comoriano (de Comoras) Won norcoreano Won surcoreano Dinar kuwaití Dólar caimano (de Islas Caimán) Tenge kazajo (de Kazajstán) Kip lao Libra libanesa Rupia de Sri Lanka Dólar liberiano Loti lesothense (de Lesotho) Litas lituano Lat letón Dinar libio Dirham marroquí Leu moldavo Ariary malgache (de Madagascar) Denar macedonio Kyat myanmaro Tughrik mongol Pataca de Macao Ouguiya mauritana Lira maltesa Rupia mauricia Rufiyaa maldiva Kwacha malawiano Peso mexicano Unidad de Inversión (UDI) mexicana (código de fondos) Ringgit malayo Metical mozambiqueño Dólar namibio Naira nigeriana Córdoba nicaragüense Corona noruega Rupia nepalesa Dólar neozelandés Rial omaní (de Omán) Balboa panameña Nuevo sol peruano Kina de Papúa Nueva Guinea Peso filipino Rupia pakistaní zloty polaco Guaraní paraguayo Rial qatarí Leu rumano (desde el 1 de julio de 2005) Rublo ruso Franco ruandés Riyal saudí Dólar de las Islas Salomón Rupia de Seychelles Dinar sudanés Corona sueca Dólar de Singapur Libra de Santa Helena Corona eslovaca Leone de Sierra Leona Chelín somalí Dólar surinamés (desde el 1 de enero de 2004) Dobra de Santo Tomé y Príncipe Libra siria Lilangeni suazi (de Suazilandia) Baht tailandés Somoni tayik (de Tayikistán) Manat turcomano Dinar tunecino Pa'anga tongano Nueva lira turca Dólar de Trinidad y Tobago Dólar taiwanés

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TZS UAH UGX USD USN USS UYU UZS VEB VEF VND VUV WST XAF XAG XAU XBA

Chelín tanzano Hryvnia ucraniana Chelín ugandés Dólar estadounidense Dólar estadounidense (Siguiente día) (código de fondos) United States dollar (Mismo día) (código de fondos) Peso uruguayo Som uzbeco Bolívar venezolano Bolívar fuerte venezolano Dong vietnamita Vatu vanuatense Tala samoana Franco CFA Onza de plata Onza de oro European Composite Unit (EURCO) (Bonds market unit)

XBB XBC XBD XCD XDR XFO XFU XOF XPD XPF XPT XTS XXX YER ZAR ZMK ZWD

European Monetary Unit (E.M.U.-6) (Bonds market unit) European Unit of Account 9 (E.U.A.-9) (Bonds market unit) European Unit of Account 17 (E.U.A.-17) (Bonds market unit) Dólar del Caribe Oriental Special Drawing Rights (FMI) Franco de oro (Special settlement currency) Franco UIC (Special settlement currency) Franco CFA Onza de paladio Franco CFP Onza de platino Reservado para pruebas Sin divisa Rial yemení (de Yemen) Rand sudafricano Kwacha zambiano Dólar zimbabuense

El   valor   de   la   moneda   se   puede   modificar   en   la   sección   correspondiente   a   la   edición   de  los  proveedores,  en  el  menú  Proveedores,  submenú  lista  de  Proveedores.     Para  asignarle  al  producto  el  proveedor  basta  con  dar  clic  sobre  el  botón  señalado   en   Rojo,   llamado   adicionar   e   inmediatamente   aparecerá   en   el   listado   llamado   proveedores  el  nombre  y  el  costo  del  producto  en  la  moneda  correspondiente    como   se  muestra  en  la  siguiente  imagen:    

  Al  inicio  de  la  fila  aparece  una  casilla  de  chequeo    con  la  que    podrá  decidir  si  quiere   borrar  uno  o  varios  proveedores,  de  clic  sobre  la  casilla  del  proveedor  que  quiere   borrar  y  luego    sobre  el  botón  borrar.     Usted  puede  ingresar  tantos  proveedores  como  considere  necesario.     El  siguiente  mensaje  aparece  cuando  usted  intenta  ingresar  el  mismo  proveedor  dos   veces:       Adicionalmente   si   usted   desea   editar   algún   costo   ingresado   anteriormente,   basta   con   dar   clic   en     el   nombre   del   proveedor   y   automáticamente   aparece   habilitado   el   campo  para  modificar  el  costo.    

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SKU Clientes     Ingrese el SKU que sus clientes manejan para éste producto, cuando esté utilizando EDI o el cliente requiera que en las etiquetas de las cajas de empaque del producto, aparezca el SKU que su cliente utiliza.

Usted puede ingresar el SKU identificador de la compañía siguiendo los pasos a continuación: 1. De la lista desplegable en la sección de funciones, busque la compañía a la que desea asignarle el SKU, puede hacerlo por nombre de la compañía, nombre de contacto, apellido de contacto, teléfono entre otras, a medida que ingresa la información en la casilla aparece el listado de la búsqueda.

2. Seleccione de la lista, la compañía que requiere, dando clic sobre el nombre del cliente que aparece. 3. En la casilla llamada SKU digite el código que su cliente tiene para el producto, máximo puede tener 15 dígitos y de clic en Adicionar.

4. Aparece automáticamente en el listado la compañía y el valor escrito anteriormente.

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Si desea editar la información de clic sobre el nombre del cliente y podrá modificar el SKU, si desea borrar puede seleccionar uno o varios clientes en la casilla de chequeo y dar clic en el Botón borrar que aparece en la parte inferior del listado ya creado. Tal como se encuentra marcado en la siguiente imagen, al habilitar la opción requerir la etiqueta de contenido en la sección referencia de Envío, en el menú de edición del cliente, pestaña perfil, el SKU del producto será el que usted escriba en ésta sección.

ACTIVIDAD: En ésta pestaña se muestran las ordenes de venta o de compra en las que éste producto ha sido utilizado, reportando la cantidad de productos que se encuentran en ordenes que han sido abiertas, liberadas, empacadas, enviadas e incluso solicitadas al proveedor; así como el historial del stock y una proyección del nivel de stock. © TotalCode Software 2007 – 2012 33


Usted puede organizar el listado por orden de venta o por orden de compra del cliente según lo requiera, dando clic sobre el botón desplegable que aparece en la parte superior derecha de su pantalla, indicado en un rectángulo verde en la siguiente imagen:

En ordenes Abiertas usted puede visualizar el Numero de la Orden, el código de la orden de Compra hecha por el cliente, ciudad a la que se va a enviar la orden, fecha limite de envío de mercancía hacia el cliente, cantidad de productos utilizados por cada Orden de Compra y finalmente la cantidad de productos asignados en transito que son los productos que ya fueron enviados por el proveedor y que están asignados a una orden pero no han sido recibidos, y los productos asignados que se encuentran en el Stock.

Organizar por ordenes de venta le permite ver detalladamente el estado de cada orden identificándolas por su código . Organice por Ordenes de Compra cuando hay múltiples ordenes de venta para un mismo cliente, ya que así se encuentra el resumen del estado del producto rápidamente.

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Comunicaciones En esta pestaña aparecen todas las notas que se han realizado al momento de hacer cambios en el stock del producto. Usted puede seleccionar si desea imprimirlas en la factura o no, tenga presente que estos mensajes no se pueden borrar y solo el usuario que haya creado la comunicación puede editarla.

Las comunicaciones las pueden ver todos los usuarios y son muy útiles para dejar registro de alguna actividad inusual en el ingreso o retiro del producto del stock.

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Producto Contenedor:   Cuando usted ha creado un producto contenedor se generan las siguientes opciones:

Recuerde que éste producto no se puede vender como tal, es utilizado como un producto madre del cual solo sus variantes se pueden vender, por lo cual al ser creado, se borra automáticamente el UPC. En la Pestaña de Galería, ingrese las fotografías que desea que aparezcan en la tienda Web cuando se observa el producto en general, pero si se desea observar un producto variante específicamente aparecerán las fotografías que sean ingresadas en ese producto.

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Adicionalmente en la pestaña de relacionados ingrese todos los productos que desea que se muestren en la Tienda Web cuando sea seleccionado éste producto. Finalmente en la pestaña llamada variantes usted puede crear todas las variaciones de su producto contenedor, dando clic en el botón de nueva variante y usted deberá crear el producto como se hace en un producto normal.

Como se muestra en la figura anterior usted puede elegir en que canales usted mostrará el producto y si da clic sobre el SKU puede hacer la edición que necesite sobre cada producto variante. En el botón de Reporte de UPC, aparecerá en Excel un reporte del inventario así:

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Que le permitirá verificar el estado de sus productos.

2. Administrar Categorías: Categorías: Todos los productos deben pertenecer a una categoría, si usted esta usando la aplicación para administrar la tienda web aparecerá el listado de categorías que usted haya definido. Recuerde que un producto solamente se puede encontrar en una categoría. Subcategorías:   Permiten hacer una clasificación detallada de todos sus productos, usted puede crear tantas subcategorías como lo considere necesario según el producto que necesite administrar, adicionalmente todas las especificaciones que le de a cada subcategoría o incluso a las categorías pueden ser asignadas a todos los productos que pertenezcan a ellas.

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Usted puede crear una nueva categoría y visualizar todo el listado de la categorías y subcategorías y editarlas como lo desee.

Para crear una categoría usted podrá llenar el formulario anterior y dar clic en Guardar.

3. Administrar Listas de Precios Para crear una nueva lista usted puede ir al menú principal, entrar al menú de productos, seleccionar la opción de administrar listas de precios y aparecerá un botón llamado Nuevo.

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Para crear una nueva lista de precios siga las siguientes instrucciones: 1.De clic en el botón resaltado en verde, llamado Nuevo. 2. Se abre la ventana llamada Nuevo y a continuación puede ingresar el nombre de la nueva lista de precios, fíjese que en la parte superior de ésta ventana hay un botón de idiomas, usted debe crear el nombre de la lista de precios en los dos idiomas que aparecen, para poderla guardar. Nota: Para cambiar el idioma solo debe dar clic en el botón de idiomas, se despliega un menú con los dos idiomas, selecciona el que le hace falta crear y digita el nombre de la lista y ya queda guardado para ese idioma. Donde aparece la ventana para crear el nombre del nuevo listado de precios, recuerde que se debe crear en todos los idiomas que aparecen. Finalmente de clic en guardar cambios y aparecen dos secciones Copiar y Ajustar precios.

De clic en Guardar Cambios y creará lista de productos existentes pero con precio cero en toda la lista. Fíjese que en el momento de guardar cambios, si escribió el nombre de la lista en los dos idiomas, aparecerá un submenú que © TotalCode Software 2007 – 2012 41


le permitirá terminar de configurar la nueva lista creada como se observa a continuación:

En la sección COPIAR, usted puede copiar los precios de una lista creada anteriormente y hacerle ajustes a esos precios. De clic en Procesar y la información de la lista que se quiere copiar quedara cargada exitosamente.

1. En el submenú Ajustar precios, ingrese un porcentaje e indique cómo desea que se haga el ajuste de precios, incrementando el valor o haciendo un descuento en los precios, por categoría, por especificaciones o incluso por tipo. 2. Redondear a múltiplos de $: escriba el valor al que desea que se redondeen los precios para la lista de precios creada.

3. El redondeo puede hacerse de tres maneras: Normal: Según la cifra que ingrese, se hará el redondeo que se aplica al decimal situado en la siguiente posición. Si el siguiente decimal es menor que 5, el anterior no se modifica. Si el siguiente decimal es mayor o igual que 5, el anterior se incrementa en una unidad. © TotalCode Software 2007 – 2012 42


Redondear a múltiplos de 1.000 Precios 12.999 12.500 12.499

Tipo de redondeo Normal 13.000 13.000 12.000

Hacia arriba 13.000 13.000 13.000

Hacia abajo 12.000 12.000 12.000

Por ejemplo, si usted ingresa la cifra 1000, selecciona la opción normal y el precio de algún producto es 12.500 o 12.510 el valor redondeado será 13.000 Si el valor es 12.499 el valor redondeado será 12.000

Hacia arriba:  Cuando se selecciona ésta opción, siempre se aumenta el valor. Ejemplo: si el valor escrito es 1000 y el precio del producto es de 12.200 y la opción seleccionada es hacia arriba, entonces el precio se redondea a 13.000. Hacia  abajo: Si ésta opción es la seleccionada, hará que siempre se redondee al valor más bajo. Ejemplo: si el valor escrito es 1000 y el precio del producto es de 12.900 y la opción seleccionada es hacia abajo, entonces el precio se redondea a 12.000.

Aplicar a: Seleccione la categoría a la cual desea que se le apliquen los cambios de ajuste de porcentaje y redondeo hechas en la parte superior de ésta sección. Especificaciones: Seleccione de la lista de especificaciones de los productos a cuales desea hacerle los cambios (La lista de especificaciones debe ser creada por usted en el momento de crear productos variantes, o productos contenedores). Tipo: Según la especificación seleccionada usted podrá observar los valores de esa categoría y seleccionar alguna clase, por ejemplo si la especificación es el color del producto, usted puede seleccionar cualquier tipo de color de la lista desplegable y hacer algún ajuste de precio o redondeo solo para los productos seleccionados.

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No olvide que para que los cambios tengan efecto debe presionar el botón procesar, cada vez que cambie algún parámetro. Copiar: La lista desplegable le permite seleccionar de las listas de precios anteriormente creadas los precios que se tienen para luego hacerle ajustes y crear una nueva lista de precios.

4. Realizar Inventario Físico Cuando usted desee realizar el inventario físico de sus bodegas, deberá congelarlas para que no se puedan sacar productos ni ingresar productos. Podrá imprimir la lista de todas las ubicaciones y de los productos que deben aparecer en ellas para hacer el conteo físico de los productos para compararlo con el que aparece en el sistema para hacer el arqueo de todos los productos por cada bodega.

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Productos  

Manual de usuario para administrar y editar los productos de la página Web