Issuu on Google+

ENTERPRISE APPLICATION SUITE

KEEP IT SIMPLE, MAKE IT POWERFUL.


Configuración: CONFIGURACIÓN:  ..........................................................................................................  4   1.   Actualizar  m i  P erfil:  .....................................................................................................  4   2.   Configuración  d el  S istema  ..........................................................................................  7   General:  ...............................................................................................................................................  7   Ordenes  d e  V enta:  ...........................................................................................................................  8   Generalidades:  ...........................................................................................................................................  9   ERP  ( Enterprise  A pplication  S uite):  ................................................................................................  1 1   Punto  d e  V enta  ........................................................................................................................................  1 2   Devoluciones:  ..........................................................................................................................................  1 3   Envíos:  ..............................................................................................................................................  1 3   General  ......................................................................................................................................................  1 4   Excepciones  d el  V alor  G lobal  d e  E nvío:  ..........................................................................................  1 5   UPS  ..............................................................................................................................................................  1 7   FedEx  ..........................................................................................................................................................  1 7   BOL  y  U CC128  .........................................................................................................................................  1 8   Facturación:  ....................................................................................................................................  1 9   General  ......................................................................................................................................................  2 0   Impuesto  y  D escuento:  .........................................................................................................................  2 1   Impuesto  s obre  l as  v entas  p ara  l os  e stados  ..................................................................................  2 1   Encabezados  y  N otas  d e  p ie  d e  P agina:  ..........................................................................................  2 1   ERP(Idioma):  ...........................................................................................................................................  2 2   POS(Idioma)  .............................................................................................................................................  2 2   Web(Idioma)  ...........................................................................................................................................  2 3   Procesamiento  d e  P agos:  ...........................................................................................................  2 5   Procesamiento  d e  T arjetas  d e  C rédito  ............................................................................................  2 5   Configuración  d el  P rocesador  d e  T arjetas  d e  C rédito  ...............................................................  2 5   Authorize.net  ......................................................................................................................................  2 5   FirstData.com  .....................................................................................................................................  2 5   Depósitos  B ancarios  ..............................................................................................................................  2 6   PayPal  ........................................................................................................................................................  2 6   Pagos  O nline  ............................................................................................................................................  2 7   Ordenes  d e  C ompra:  ....................................................................................................................  2 7   Productos  ........................................................................................................................................  2 8   2.  E ditar  L ista  d e  P recios:  ..............................................................................................................  2 8   EDI:  ....................................................................................................................................................  3 2   Web  ...................................................................................................................................................  3 3   General:  .....................................................................................................................................................  3 4   Nombre  d e  l a  T ienda:  ......................................................................................................................  3 4   Teléfono:  ..............................................................................................................................................  3 4   Tienda  P rivada:  .................................................................................................................................  3 4   Dir.Envío  igual  D ir.Facturación:  ...................................................................................................  3 5   Capturar  C ompañía:  .........................................................................................................................  3 5   Mostrar  b otón  'Me  g usta'  d e  F acebook:  .....................................................................................  3 5   Administración  d e  l a  P lantilla:  .....................................................................................................  3 5   © TotalCode Software 2007 – 2012

2


Fondo:  ........................................................................................................................................................  3 6   Color  d e  F ondo:  .................................................................................................................................  3 6   Productos:  ................................................................................................................................................  3 7   Listar  los  p roductos  d e  las  s ubcategorías:  ...............................................................................  3 7   Ver  C arrito  E nvío  C alculado:  .........................................................................................................  3 7   Ver  C arrito  F echa  E nvío:  .................................................................................................................  3 7   Cantidad  d e  P roductos  p or  P ágina:  .............................................................................................  3 7   Mostrar  D isponibilidad  d e  P roductos:  .......................................................................................  3 8   Mostrar  p roductos  a gotados:  ........................................................................................................  3 8   Vender  P roductos  A gotados:  .........................................................................................................  3 8   Un  S KU  p or  O rden:  ...........................................................................................................................  3 8   Precios  y  T arjetas  d e  R egalo:  .............................................................................................................  3 8   Códigos  D escuento:  ..........................................................................................................................  3 8   Opción  T arjeta  d e  R egalo:  ..............................................................................................................  3 8   Longitud  M ax  T exto  R egalo:  ..........................................................................................................  3 8   Mostrar  l os  p recios  c on  l os  i mpuestos:  .....................................................................................  3 8   Mostrar  P roductos  s in  P recio:  ......................................................................................................  3 9   Lista  P recios:  ......................................................................................................................................  3 9   Despacho:  .................................................................................................................................................  3 9   Escoger  T ipo  D estino:  ......................................................................................................................  3 9   Tipo  d e  D estinatario  p or  D efecto:  ...............................................................................................  3 9   Permitir  R ecoger:  ..............................................................................................................................  3 9   Bodega  N um:  ......................................................................................................................................  3 9   Permitir  a l  C liente  S eleccionar  T ransportadora:  ...................................................................  3 9   No  H ay  E nvíos  e n  F in  d e  S emana:  ...............................................................................................  3 9   Escoger  F echa  E nvío:  .......................................................................................................................  4 0   Entregar  A ntes  d e  ( dias):  ...............................................................................................................  4 0   Tamaños  d e  las  I mágenes  d e  P roductos:  ........................................................................................  4 0  

3.   Administrar  U suarios  ...............................................................................................  4 0   Usuarios  A ctivos:  ..........................................................................................................................  4 1   Usuarios  E liminados:  ..................................................................................................................  4 8   Representantes  A ctivos:  .............................................................................................................  4 9   Representantes  E liminados:  .....................................................................................................  5 0   4.   Administrar  B odegas:  ...............................................................................................  5 1   5.   Alarmas  E DI   ................................................................................................................  5 4   6.   Notificaciones  E DI  .....................................................................................................  5 4  

© TotalCode Software 2007 – 2012

3


CONFIGURACIÓN: El menú principal de configuración le permite establecer valores predeterminados en todo el sistema, modificar el perfil de cada usuario, configurar Ordenes de Venta, Envíos, Facturación, Procesamientos de Pagos, Ordenes de compra, Productos, Cuentas EDI (Intercambio electrónico de datos), la tienda Web, configurar bodegas, usuarios, permisos de cada usuario, controlar notificaciones y alarmas en las cuentas EDI.

1. Actualizar mi Perfil: El submenú actualizar mi perfil se puede editar en cada usuario que ingrese al sistema, puede crear o modificar sus datos personales, cambiar color de la aplicación y su contraseña de acceso, excepto el nombre del usuario que solo puede ser modificado por las personas que estén autorizadas. Correo Electrónico y Departamento son los datos indispensables para actualizar el perfil, mantenga actualizados los datos de los usuarios teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

© TotalCode Software 2007 – 2012

4


ü El usuario no puede ser modificado. ü El Correo electrónico, preferiblemente ingrese el correo electrónico para recibir información relacionada con el sistema. ü Teléfono, escriba el número telefónico de contacto, éste campo no es indispensable pero es muy útil para emergencias. ü Departamento, seleccione la división dentro de la empresa a la que pertenece el usuario presionando el botón desplegable y dando clic sobre la división de la empresa que se desea.

Si no aparece en la lista desplegable la sección a la que usted pertenece, de clic sobre la opción Otro… y aparecerá una casilla donde podrá ingresar el nombre del departamento de la empresa, verifique que no exista ya en su lista para evitar crear departamentos innecesarios.

© TotalCode Software 2007 – 2012

5


ü El cargo que desempeña, escriba el cargo que a sido asignado en su contrato. ü Idioma, seleccione el tipo de idioma en el que éste usuario desea observar la aplicación. ü Fondo, Defina la imagen que aparece en la parte superior detrás del nombre de la empresa.

ü Color, modifica el color de toda la aplicación para ese usuario, esto puede ser útil para identificar rápidamente el tipo de usuario.

ü Contraseña, ingrese la nueva contraseña de acceso del usuario si desea cambiarla, no olvide que debe tener mínimo 6 caracteres.

ü Confirmar nueva contraseña, ingrese la misma contraseña que escribió en el campo anterior para evitar que por errores de mecanografía, el usuario no pueda ingresar al sistema. Si no coinciden © TotalCode Software 2007 – 2012

6


éstos campos es recomendable escoger otro tipo de contraseña e intentar de nuevo. Recomiende a todos los usuarios que la contraseña debe ser personal e intransferible lo que permitirá un mejor seguimiento de las actividades hechas por cada usuario. Finalmente no olvide guardar los cambios dando clic en el botón Guardar Cambios, para mantener los cambios hechos en el formulario.

2. Configuración del Sistema La configuración del Sistema le permite establecer los valores que por defecto en cada sección del sistema se visualizarán, administrar todo el sistema activar o desactivar opciones sobre las ordenes de venta, reglas de envío, cuando y cómo enviar sus facturas, indicar el procesamiento de pagos, qué método se va a usar cuando recibe pagos, establecer la cuenta bancaria a la que deben llegar esos pagos, establecer alarmas para las Ordenes de Compra, editar lista de precios, Ajustar configuraciones de las transacciones hechas con EDI y finalmente todas las configuraciones de la tienda Web.

General: En la ventana inicial del menú aparece la opción general en la que deberá completar los campos que se observan en la imagen a continuación:

Datos  de  la  Compañía     En la sección Datos de la Compañía, ingrese el nombre de su compañía tal como desea que se observe en el titulo de la aplicación y como aparecerá en © TotalCode Software 2007 – 2012 7


sus relaciones comerciales con FedEx, UPS, Bill of Lading, y en el UCC-128 de sus paquetes de envío. El NIT es el Número de identificación tributario de la compañía ingréselo completo, incluyendo el guion y el digito de identificación.

Generalidades   Cantidad  de  Cifras  decimales:       En la sección de Generalidades identifique la cantidad de cifras decimales que necesita que el sistema utilice en los cálculos y en los datos que se muestran en toda la aplicación. Puede tener máximo 2 cifras decimales. Ejemplo: Al ingresar el numero 2 las cantidades de dinero quedaran escritas en todo el programa con dos cifras decimales, si el valor es 100 queda escrito como sigue $ 100.00, si ingresa el 0 los montos quedaran escritos como sigue $100. Borrar  números  inactivos  después  de  (horas) Indique la cantidad de horas que estarán activas las ordenes de venta POS (Punto de venta) que no se hayan guardado, después de este tiempo sin usarlas las borrara.

No olvide dar clic en éste botón para salvar los cambios hechos en la aplicación.

Ordenes de Venta: El menú se divide en 4 secciones Generalidades, ERP, Punto de venta (POS) y Devoluciones, como se observa en la siguiente imagen:

© TotalCode Software 2007 – 2012

8


Generalidades:    

  1. Ver  listados  por: Seleccione la forma en la que desea que sea agrupada la lista de las ordenes de venta, puede ser por el Número de las ordenes de venta o por el numero de la orden de compra (O.C.) de los clientes. 2. Alerta  fecha  limite: Seleccione la cantidad de días previos a las fechas limites de entrega de las ordenes de venta, en las que desea que se genere una alarma en el sistema. Cambia a Rojo cuando la fecha limite ha pasado o es igual al día actual. Cambia a Naranja cuando la cantidad de días previos a la fecha limite, ingresados en ésta casilla, es menor a la fecha actual. Cambia a Verde cuando la fecha de inicio de la entrega de la orden es anterior o igual al día actual © TotalCode Software 2007 – 2012

9


Ejemplo: La fecha de inicio de recepción de mercancía del cliente es el día 1 de Abril, el limite de recepción de la orden es el día 15 de Abril, si se desea que se muestre la alarma 3 días antes por defecto, se debe ingresar el numero 3 en éste campo, lo cual genera la alarma visual en los listados de las ordenes abiertas, empacadas y liberadas así: Desde el 1 al 11 de Abril se muestra en Verde Del 12 al 14 de abril se Muestra en Naranja El 15 de Abril se muestra en Rojo hasta que se marque como enviada la orden.

  3.   Bodega   por   defecto: Seleccione la bodega que desea que aparezca por defecto en toda la aplicación, es recomendable que en este campo seleccione la bodega más utilizada en su empresa. 4.   Permitir   Ajustes   de   Inventario   al   Empacar: Seleccione ésta casilla si desea que se puedan hacer ajustes y modificaciones al inventario en el momento de empacar, ya que permite ajustar el inventario en los BIN cuando no se encuentra la totalidad de los productos al hacer un pick ticket. 5.Envio  a  un  solo  país: Al habilitar la casilla esta indicando que los envíos solo se harán a un país, y quedará por defecto el país que seleccione en el campo de la derecha. 6.Pais   por   defecto: Para agilizar el diligenciamiento de los datos de sus clientes (Específicamente en las direcciones de envío), usted puede seleccionar el país por defecto que utiliza su compañía. 7.  Correo  de  ventas: Ingrese el correo al cual desea que le lleguen las copias de las facturas que son enviadas a los clientes vía correo electrónico. 8.   Asignación   automática   de   Productos   (Días): La asignación automática de productos de cada orden se hará cuando la diferencia de días entre la fecha en la que se crea la orden y la fecha limite, sea menor o igual a la cantidad de días que se indique en ésta casilla. © TotalCode Software 2007 – 2012

10


Ejemplo: Si digitó en ésta casilla el numero 10 (días) y tiene las siguientes fechas: Creación de la Orden (dd/mm/yy)

Limite de entrega de la orden (dd/mm/yy)

Diferencia (Días)

Asignación Automática de Productos.

05/03/12 05/03/12 05/03/12

14/03/12 15/03/12 16/03/12

9 10 11

SI SI NO

El sistema intenta hacer la asignación automática de los productos si se encuentran en el inventario, de lo contrario deben asignarse manualmente, igual que las ordenes que no se encuentran en el rango de días definido en éste campo.

ERP  (Enterprise  Application  Suite):  

1. Canal   por   Defecto: Seleccione de la lista desplegable el medio por el cual se reciben las solicitudes de ordenes de venta, puede ser telefónicamente, por correo electrónico, fax o personalmente. 2. Términos   de   Pago   por   Defecto: En éste campo usted puede seleccionar de la lista desplegable el termino de pago que será el valor por defecto al momento de crear facturas de clientes o de proveedores en caso de que estos no lo tengan definido. Usted puede elegir los términos del pago que pueden ser: ü Prepago, si se paga por adelantado la orden. ü Net D, el pago se realiza después de los D días, donde D representa el cantidad de días en los que el pago neto se hará y las opciones van desde 7 hasta 150 días. 3. Descuentos   libres: Al habilitar esta casilla permite modificar manualmente los valores de descuento al crear y editar ordenes de venta ERP.

© TotalCode Software 2007 – 2012

11


4. Lista  de  precios: Seleccione la lista de precios que desea que aparezca por defecto al crear una orden de venta. Recuerde que los valores por defecto agilizaran su operación en el momento de crear una orden de venta, por lo que se le aconseja elegir la lista más utilizada.

Punto  de  Venta      

1. Lista   Precios: Lista de precios por defecto que será utilizada al crear una nueva orden en un Punto de venta (Point Of Sale). 2. Número  máximo  de  turnos: En el POS usted puede asignar turnos cuando se están creando ordenes de venta, indique aquí la cantidad de ordenes que pueden estar simultáneamente abiertas y que se guardarán según el turno que se les asigne. 3. Vender  productos  sin  precio: deshabilite ésta casilla si desea que todos sus productos cuando se encuentran en un punto de venta no se puedan vender si no tiene precio, exceptuando los que son de tipo “Muestra” que son muestras gratuitas. Ejemplo: Si a algún producto no se le ha asignado el precio, es importante que en el momento de crearse la orden no me permita vender el producto porque seria gratuito. Los campos que habilite en la siguiente sección, serán requeridos al momento de crear la orden de venta POS. 4. Requerir   ID   del   Cliente: Selecciónelo si es necesario que el campo de identificación del cliente haya sido ingresado cuando se crea una nueva orden de venta POS. 5. Requerir  Teléfono  del  Cliente: Selecciónelo si es necesario que el campo de teléfono del cliente haya sido ingresado cuando se crea una nueva orden de venta POS. © TotalCode Software 2007 – 2012

12


6. Requerir  Correo  Electrónico  del  cliente: Controla al momento de crear cliente en las ordenes de venta POS si es requerido el campo del correo electrónico del cliente cuando se crea un nuevo cliente. 7. Requerir  Representante  de  ventas: Controla al momento de crear las ordenes de venta POS, si es requerido el campo de representante de ventas. 8. Ajuste  Automático  de  productos  Finales:  Cuando el producto final no esta en stock y ésta opción esta seleccionada, se ajustan los materiales que componen el producto final en el inventario, pero si no está seleccionada la opción, se crea el producto final en el inventario para que se pueda vender.

Devoluciones:    

1. Máximo   Porcentaje   Monetario   de   Devolución: Indique el máximo porcentaje del precio del producto que puede ser entregado a su cliente, cuando se esta haciendo una devolución, si esta en cero o vacío se toma como una devolución del 100%. 2. Aviso   para   devoluciones   abiertas: Es una alarma en el listado de devoluciones, donde cambia de color la fecha de la devolución para que sea atendida lo antes posible, esto ocurrirá según la cantidad de días que se definan en éste parámetro.

No olvide dar clic en éste botón para salvar cualquier modificación que haya hecho en la aplicación.

Envíos: Tenga en cuenta que los costos de envío se ajustan automáticamente cuando es posible acceder al sistema de calculo de envíos de las transportadoras. © TotalCode Software 2007 – 2012 13


General  

1. Transportadora   y   Servicio   por   defecto: Seleccione la transportadora y el servicio que usualmente maneja en el envío de productos con la mayoría de sus clientes, para que aparezca por defecto cuando se crean las ordenes de venta y por ende facilitar la creación de las mismas. 2. Valor  de  Envío  por  defecto: Valor por defecto del envío cuando no es posible cargar automáticamente el costo del servicio de la transportadora seleccionada en la orden de venta. © TotalCode Software 2007 – 2012

14


3. Agregar   a   Cotización   de   Transportador   (%): Ingrese el porcentaje que cubre los sobrecostos que se puedan generar en los envíos.

Excepciones  del  Valor  Global  de  Envío:   En ésta tabla se ingresan y visualizan las excepciones que se deben tener en cuenta al momento de hacer un envió.

Para crear una nueva excepción de clic sobre el botón al final de la tabla llamado Nuevo, complete los campos teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:

1. En el campo Ciudad, es importante que ingrese el nombre completo de la ciudad, con el acento apropiado y sin siglas para que el sistema pueda encontrar todas las excepciones creadas por usted para la misma región. 2. Ingrese el nombre completo del Estado o departamento de la ciudad que usted ingresó anteriormente, recuerde que debe escribirlo sin siglas y con la acentuación apropiada. 3. Los campos Min. Peso y Max. Peso se deben indicar en Kilogramos, y hacen referencia al rango de peso de los productos, que tendrán una excepción y un valor especifico al momento de ser enviados.

© TotalCode Software 2007 – 2012

15


En el rango se compara si el peso total de la orden es mayor al peso ingresado en Min. Peso y si el peso total de la orden es menor al valor ingresado en el Max. Peso, entonces se aplica el precio ingresado en la Tasa de envío. Ejemplo:

Nº 1 2 3

Ciudad Estado Min.Peso Bogotá 0 Bogotá 10 Bogotá 21

Max.Peso 10 20 30

Tasa de Envío $1.000 $2.000 $3.000

Si los rangos de peso se escriben como se hace en la excepción 1 y en el 2 para los pesos de 10Kg en adelante quedará en $2000 la tasa de envío mientras si se escribe el rango como en el 2 y en el 3, las ordenes que se encuentren en 20.01 Kg o en 20.99Hg no serán tenidas en cuenta para ninguno de los dos valores de tasa de envío. 4. Indique en el ultimo campo Tasa de Envío, la tarifa que se le asigna a la nueva excepción para ajustar el precio en las ordenes de venta cuando se va a efectuar el envío. Guardar: Completados los campos de clic en el botón actualizar y se guardaran los cambios y actualizaciones hechas en las excepciones en el listado. Borrar: Si desea borrar alguna excepción basta con dar clic sobre la caja o cajas de chequeo que desee y dé clic en el botón Remover, tenga en cuenta que una ves eliminadas no se pueden recuperar.

Editar: Para modificar algún campo de las excepciones ya creadas de clic sobre el ID de la excepción y automáticamente podrá hacer las © TotalCode Software 2007 – 2012

16


modificaciones que desee, de clic en el botón actualizar y se guardaran los cambios hechos.

UPS   UPS (United Parcel Service Inc.) es una empresas transportadora, de gran trayectoria por lo cual si usted desea que sus envíos utilicen UPS, ingrese los datos solicitados a continuación, los cuales usted conoce en el momento de solicitar el servicio de UPS, datos con los cuales el sistema se enlaza automáticamente con la transportadora y determinar las tarifas de envío apropiadas, estos datos son entregados a usted en el momento de establecer una relación comercial con UPS.

  Requerir   Firma   de   Quien   Recibe:   Si   habilita   la   casilla   de   chequeo   indicará   que   el   envío  debe  ser  recibido  y  confirmado  con  la  firma  de  la  persona  que  recibe  el  envío   de  otra  forma  no  se  puede  entregar.  

FedEx   Los siguientes campos debe completarlos tal y como aparece en su suscripción a la empresa transportadora FedEx. FedEx FedEx FedEx FedEx

Meter Cuenta Clave Contraseña

© TotalCode Software 2007 – 2012

17


© TotalCode Software 2007 – 2012

18


BOL  y  UCC128   Prefijo   UCC128   (6   Caracteres): Prefijo de 6 caracteres usado para crear los códigos SSCC (Serial Shipping Container Code) el Código Seriado de Contenedor de Embarque de las etiquetas UCC 128. Ver http://www.totalcode.com/UCC128 Descripción Producto en UCC128: Descripción que aparece del producto en las etiquetas UCC 128. Para más información remítase http://www.totalcode.com/UCC128

a

la

siguiente

página

Web:

Prefijo BOL: Prefijo de los códigos de los Bill Of Lading.

Facturación: En éste módulo usted puede ajustar el encabezado y notas al pie que desea en sus facturas, en el idioma que elija y según el tipo, si es de ERP (Enterprise Application Suite ), Punto de venta (Point of Sale) y/o Tienda Web, impuestos, descuentos y datos específicos de la factura se pueden ingresar en el formulario que se observa a continuación:

© TotalCode Software 2007 – 2012

19


Se encuentran 6 secciones como sigue:

General     Prefijo   de   la   Factura: Ingrese el prefijo de sus facturas si lo tiene, para controlar sus facturas por cada sucursal o almacén, tenga en cuenta que éste dato es alfanumérico.

Nota: No olvide que los prefijos, igual que la numeración de las facturas, deben ser autorizados por la Dian. Para ello, en el formato dispuesto por la Dian, hay un espacio para los prefijos que se pretendan utilizar.

Número  de  Dígitos: Cantidad de dígitos que podrá tener el código de la factura, es decir, se Completa con ceros a la izquierda según la cantidad de dígitos que pueden tener sus facturas. . Ejemplo: La Factura No. 546 con 5 dígitos quedara de la siguiente manera, Factura No. 0000546. © TotalCode Software 2007 – 2012

20


Crear  Factura  Cuando  la  Orden  se  ha:  Defina cuando se crean las factura, en el momento de empacar o después de haber enviado los productos. Correo   de   Contabilidad: Indique el correo electrónico al cual debe llegar información sobre los resultados de los procesos de pago hechos con tarjetas de crédito.

Impuesto  y  Descuento:   Aplicar  Impuesto  de  Venta: Indica la manera en la que los impuestos se deben aplicar definiendo si es para todo el sistema (Global), por departamentos o por categoría de los productos. Impuesto   de   Ventas   Global   %: Porcentaje de impuestos para todo el sistema, este porcentaje es valido únicamente cuando se aplica el impuesto de venta global. Aplicar   descuentos: Indica si los descuentos en las ordenes de venta se realizaran antes o después de impuestos, tenga en cuenta que si usted esta utilizando aplicar impuestos de Venta por categoría únicamente puede aplicar los descuentos después de impuestos.

Impuesto  sobre  las  ventas  para  los  estados   Estos impuesto se deben indicar en porcentaje para los diferentes estados o departamentos de su región y solo es posible aplicarlos cuando la opción por Departamentos en la sección anterior llamada Aplicar impuesto de venta se encuentra seleccionada.

Encabezados  y  Notas  de  pie  de  Pagina:   En las secciones siguientes, usted puede crear sus encabezados y Pie de Pagina como lo desee, puede subir imágenes y escribir textos tal y como desea que aparezcan en la facturación.

© TotalCode Software 2007 – 2012

21


ERP(Idioma):   Usted debe diligenciar los siguientes campos con la información correcta, recuerde que aparecerá en sus facturas por lo que es importante que mantenga actualizada y correcta la información que ingrese aquí:

Para visualizar imágenes que estén precargadas en el encabezado y pie de Pagina de clic en la lupa que aparece en el Banner de la cabecera y del pie respectivamente. Para hacer cualquier modificación presione el Botón Editar y allí podrá cambiar la imagen que desea cargar tanto en la parte superior como en la parte inferior, la fotografía saldrá justificada a la izquierda y solo puede seleccionar archivos en formato .jpg, tenga en cuenta esto en el momento de crear su imagen. Para cargar la imagen de clic en el Boton Examinar, seleccione el archivo que desea cargar y de clic en aceptar, cuando cree sus facturas podrá pre visualizar la manera como quedara impresa y las modificaciones solo se podrán crear en ésta sección. Encabezado: El texto se debe ingresar teniendo en cuenta que aparecerá debajo de la imagen justificado a la izquierda. Pie de Pagina: El texto que escriba en éste campo aparecerá en la parte superior de la imagen y estará justificado a la izquierda.

POS(Idioma)   Usted debe diligenciar los siguientes campos con la información correcta, recuerde que todo lo que ingrese aquí aparecerá en sus facturas, por lo que es importante que mantenga actualizada y correcta la información que ingrese: © TotalCode Software 2007 – 2012 22


Para visualizar imágenes que estén precargadas en el encabezado y pie de Pagina de clic en la lupa que aparece en el Banner de la cabecera y del pie respectivamente. Para hacer cualquier modificación presione el Botón Editar y allí podrá cambiar la imagen que desea cargar tanto en la parte superior como en la parte inferior, la fotografía saldrá justificada a la izquierda y solo puede seleccionar archivos en formato .jpg, tenga en cuenta esto en el momento de crear su imagen. Para cargar la imagen de clic en el botón Examinar, seleccione el archivo que desea cargar y de clic en aceptar, cuando cree sus facturas podrá pre visualizar la manera como quedara impresa y las modificaciones solo se podrán crear en ésta sección. Encabezado: El texto se debe ingresar teniendo en cuenta que aparecerá debajo de la imagen justificado a la izquierda. Pie de Pagina: El texto que escriba en éste campo aparecerá en la parte superior de la imagen y estará justificado a la izquierda.

      Web(Idioma)   Para la página web se crean facturas para ser enviadas por correo electrónico, si así lo desea. Tiene la misma funcionalidad que los dos anteriores:

© TotalCode Software 2007 – 2012

23


Para visualizar imágenes que estén precargadas en el encabezado y pie de Pagina de clic en la lupa que aparece en el Banner de la cabecera y del pie respectivamente. Para hacer cualquier modificación presione el Botón Editar y allí podrá cambiar la imagen que desea cargar tanto en la parte superior como en la parte inferior, la fotografía saldrá justificada a la izquierda y solo puede seleccionar archivos en formato .jpg, tenga en cuenta esto en el momento de crear su imagen. Para cargar la imagen de clic en el botón Choose, seleccione el archivo que desea cargar y de clic en aceptar, cuando cree sus facturas podrá pre visualizar la manera como quedara impresa y las modificaciones solo se podrán crear en ésta sección. Encabezado: El texto se debe ingresar teniendo en cuenta que aparecerá debajo de la imagen justificado a la izquierda. Pie de Pagina: El texto que escriba en éste campo aparecerá en la parte superior de la imagen y estará justificado a la izquierda.

© TotalCode Software 2007 – 2012

24


Procesamiento de Pagos:

Procesamiento  de  Tarjetas  de  Crédito   Método: Seleccione cual procesador usted utiliza para pagos con tarjeta de crédito, con el ERP.

Configuración  del  Procesador  de  Tarjetas  de  Crédito   Dependiendo del método seleccionado en la sección anterior, usted deberá diligenciar los datos exigidos en los campos a continuación mostrados: Authorize.net  

Escriba su Usuario y contraseña. FirstData.com  

© TotalCode Software 2007 – 2012

25


Ingrese sus datos de identificación con los que creó la cuenta y busque el archivo en su computador dando clic en el botón Choose File, suba el archivo generado por FirstData.com y para terminar de clic en Subir Archivo.

Depósitos  Bancarios  

Si selecciona la opción Activar depósitos bancarios, cuando usted esté usando la tienda Web, la orden de venta queda en espera de autorización por parte de un usuario del sistema que confirme que el pago se realizó en la cuenta. Ingrese los datos de Banco, Número de cuenta y Titular de la cuenta para enviar una notificación al cliente y que pueda hacer el pago, por lo que es necesario que mantenga actualizados los datos y corrobore que el número de cuenta sea correcto.

PayPal  

Al dar clic sobre la caja de chequeo, Activar PayPal le permite que los pagos a su tienda Web sean por éste medio, por lo cual debe diligenciar los datos tal y como PayPal se los ha suministrado, para que las transacciones sean correctas. © TotalCode Software 2007 – 2012

26


Pagos  Online  

Pagos Online se activan solo al dar clic sobre la casilla de chequeo llamada Activar PagosOnline diligencie su usuario y contraseña para que el sistema permita el funcionamiento de ésta herramienta. No olvide guardar los cambios, dando clic en el botón al final de la pagina, para conservar las actualizaciones que usted haga sobre los Procedimientos de Pago.

Ordenes de Compra:

Alarma   para   Confirmación   Proveedor   Tarde: Cantidad de días después del envío de la Orden de compra al proveedor, que sin recibir confirmación de llegada de la orden a éste, se encenderá una alarma en la Orden de Compra, mostrándola de color rojo. Warn   Before   Late   Order   (days): Ingrese la cantidad de días, anteriores a la fecha en la que se debe recibir la mercancía enviada por el proveedor, para generar una alerta hasta que sea recibida la mercancía. Sobrepago  Max.  vs  OC  Original  (%): Cuando el proveedor envía más mercancía de la ordenada y solo se quiere pagar un porcentaje adicional por la mercancía que no se solicitó, indique en éste campo el valor máximo (en porcentaje) que estaría dispuesto a pagar.

© TotalCode Software 2007 – 2012

27


Tenga en cuenta el valor a pagar de la mercancía solicitada es del 100%, así que el valor ingresado debe ser mayor a éste. Auto  Marcar  Remesa  Directa  Enviada: Si da clic en la casilla de chequeo indica que se da por recibida por el cliente la orden de venta, ya que se hace un envío directo desde el proveedor hasta el cliente final. Si la casilla no queda activada, significará que se le hará seguimiento a la orden de venta hasta que el cliente final confirme le recepción de la mercancía. Finalmente no olvide guardar todos los cambios efectuados dando clic en el botón guardar.

Productos En ésta pestaña usted puede administrar los productos y establecer algunas configuraciones especiales:

1.   Usar   UPC   como   SKU: Si da clic en la casilla de chequeo hará que en el momento de crear un nuevo producto o editarlo, el valor ingresado en UPC sea copiado o sobre escrito en el SKU. Únicamente funciona si el UPC es modificado, porque cuando se digita el SKU no cambia el UPC. 2.  Editar  Lista  de  Precios:     En éste menú puede crear nuevas listas de precios e incluso modificarlas. © TotalCode Software 2007 – 2012

28


Para crear una nueva lista de precios siga las siguientes instrucciones: 1.De clic en el botón resaltado en verde, llamado Nuevo. 2. Se abre la ventana llamada Nuevo y a continuación puede ingresar el nombre de la nueva lista de precios, fíjese que en la parte superior de ésta ventana hay un botón de idiomas, usted debe crear el nombre de la lista de precios en los dos idiomas que aparecen, para poderla guardar. Nota: Para cambiar el idioma solo debe dar clic en el botón de idiomas, se despliega un menú con los dos idiomas, selecciona el que le hace falta crear y digita el nombre de la lista y ya queda guardado para ese idioma. 3. De clic en Guardar Cambios y creará lista de productos existentes pero con precio cero en toda la lista. Fíjese que en el momento de guardar cambios, si escribió el nombre de la lista en los dos idiomas, aparecerá un submenú que le permitirá terminar de configurar la nueva lista creada como se observa a continuación:

© TotalCode Software 2007 – 2012

29


4. En la sección COPIAR, usted puede copiar los precios de una lista creada anteriormente y hacerle ajustes a esos precios. De clic en Procesar y la información de la lista que se quiere copiar quedara cargada exitosamente. 5. En el submenú Ajustar precios, ingrese un porcentaje e indique cómo desea que se haga el ajuste de precios, incrementando el valor o haciendo un descuento en los precios, por categoría, por especificaciones o incluso por tipo. 6. Redondear a múltiplos de $: escriba el valor al que desea que se redondeen los precios para la lista de precios creada.

7. El redondeo puede hacerse de tres maneras: Normal: Según la cifra que ingrese, se hará el redondeo que se aplica al decimal situado en la siguiente posición. Si el siguiente decimal es menor que 5, el anterior no se modifica. Si el siguiente decimal es mayor o igual que 5, el anterior se incrementa en una unidad.

© TotalCode Software 2007 – 2012

30


Redondear a múltiplos de 1.000 Precios 12.999 12.500 12.499

Tipo de redondeo Normal 13.000 13.000 12.000

Hacia arriba 13.000 13.000 13.000

Hacia abajo 12.000 12.000 12.000

Por ejemplo, si usted ingresa la cifra 1000, selecciona la opción normal y el precio de algún producto es 12.500 o 12.510 el valor redondeado será 13.000 Si el valor es 12.499 el valor redondeado será 12.000

Hacia  arriba:  Cuando se selecciona ésta opción, siempre se aumenta el valor. Ejemplo: si el valor escrito es 1000 y el precio del producto es de 12.200 y la opción seleccionada es hacia arriba, entonces el precio se redondea a 13.000. Hacia  abajo: Si ésta opción es la seleccionada, hará que siempre se redondee al valor más bajo. Ejemplo: si el valor escrito es 1000 y el precio del producto es de 12.900 y la opción seleccionada es hacia abajo, entonces el precio se redondea a 12.000.

Aplicar a: Seleccione la categoría a la cual desea que se le apliquen los cambios de ajuste de porcentaje y redondeo hechas en la parte superior de ésta sección. Especificaciones: Seleccione de la lista de especificaciones de los productos a cuales desea hacerle los cambios (La lista de especificaciones debe ser creada por usted en el momento de crear productos variantes, o productos contenedores). Tipo: Según la especificación seleccionada usted podrá observar los valores de esa categoría y seleccionar alguna clase, por ejemplo si la especificación es el color del producto, usted puede seleccionar cualquier tipo de color de la lista desplegable y hacer algún ajuste de precio o redondeo solo para los productos seleccionados. No olvide que para que los cambios tengan efecto debe presionar el botón procesar, cada vez que cambie algún parámetro. © TotalCode Software 2007 – 2012 31


3.   Copiar   nombre   del   contenedor   a   nuevas   variantes: Al crear un nuevo producto variante copia automáticamente el nombre de su producto contenedor. Para entender mejor estos conceptos remítase al glosario o a la sección de creación de productos.

EDI: Es la manera estructurada de hacer Intercambio electrónico de datos de su compañía, con otras organizaciones que tengan la misma forma de transmisión, y éste es el estandarizado para mercados globales. Usted puede registrar su cuenta EDI y el ERP automáticamente enviará sus facturas y recibirá ordenes de compra de sus clientes para empacarlas según el estándar y generar la factura 810 después del envío de la mercancía.

ID  EDI  x12:  Escriba  el  número  identificador  de  su  registro  EDI  para  poder  hacer  las   transacciones  automáticas,  recuerde  que  el  formato  que  se  maneja  es  x12.    

Contacto   EDI: Seleccione de la lista de usuarios del sistema, la persona encargada de las cuentas EDI en su empresa, para que su cliente pueda contactar a esa persona, si en el listado no aparece el usuario encargado de las cuentas EDI, debe crear un usuario en el sistema para poder seleccionarlo.

© TotalCode Software 2007 – 2012

32


Validar   Precios: cuando usted de clic en la casilla de chequeo, el sistema verifica si al recibir una orden de compra a través de EDI, el precio de los productos están por debajo de la lista de precios designados para ese cliente, y si es así rechaza la orden de Compra. De lo contrario procesa la solicitud normalmente. Mantener  Precio: Cuando usted selecciona la casilla de chequeo, hace que la orden mantenga el precio que el cliente envía. Cuando las dos opciones están activas, rechaza la transmisión si el precio del cliente es menor.

Enviar   Descuento   en   Forma   810: La forma 810 es la factura electrónica que se genera en EDI, que permite mayor velocidad en el proceso de ingreso de datos, envío y recepción de las facturas, seleccione ésta opción si desea incluir el descuento en la Forma 810 de EDI.

Web En ésta sección usted puede configurar todos los parámetros de la tienda web, los parámetros que ajuste aquí serán visibles en su página y le permitirán manejar cómodamente el sistema como se observa en la siguiente imagen:

© TotalCode Software 2007 – 2012

33


La configuración de la tienda Web se encuentra dividida por secciones para tener claro los parámetros a configurar así:

General:   Nombre  de  la  Tienda:   Ingrese el nombre que desea que le aparezca a todos sus clientes en el momento de enviar un correo electrónico, de la Tienda Teléfono:   Aparecerá el numero en la Pagina Web y en el envio de correos electrónicos hacia los clientes. Tienda  Privada:     Al habilitar la tienda de manera privada, solo los clientes han iniciado sesión con usuario y contraseña podrán ver los productos de la tienda web, de lo © TotalCode Software 2007 – 2012

34


contrario todos los clientes que ingresen a la página podrán visualizar toda la tienda.   Dir.Envío  igual  Dir.Facturación:   Cuando da clic en la casilla de chequeo deja por defecto seleccionada la opción que completa los campos cuando son iguales las direcciones de envío y de facturación, de lo contrario deja la opción por defecto sin seleccionar. Capturar  Compañía:   De clic en la casilla de chequeo si desea que se le solicite al cliente el nombre de la compañía desde la cual esta haciendo la compra. Mostrar  botón  'Me  gusta'  de  Facebook:   Con éste botón habilitado usted podrá observar la cantidad de personas a quienes les gusta cada uno se sus productos. Administración  de  la  Plantilla:   En la sección administrar plantilla seleccione las imágenes que desea dejar como fondo, los banners que se muestran tano en la página Web como los que se enviaran vía correo electrónico a sus clientes, no olvide que las imágenes que se pueden cargar deben estar en formato *.jpg. A continuación se observa el formulario para cargar en el sistema las imágenes de la pagina Web:

© TotalCode Software 2007 – 2012

35


Para cargar las imágenes de fondo de la Tienda Web y las de los banners usted debe dar clic en el botón Choose File, o seleccionar, según aparezca en su navegador de internet, luego indique en el explorador que aparece el archivo que desea cargar, de clic en aceptar y quedará cargada la imagen seleccionada. Si desea corroborar cual es la imagen que se encuentra cargada, de clic en el link que tiene una lupa, al lado del botón borrar, que dice (Haga clic para ver la imagen) y aparecerá la imagen en una nueva pestaña o ventana según el navegador en el que se encuentre. No olvide dar actualizar en la nueva pestaña o ventana cada vez que desee pre visualizar una imagen para que usted observe la imagen correcta y no una anteriormente cargada.

Fondo:   Color  de  Fondo:   Ingrese el código del color en formato hexadecimal, para identificar el código del color deseado, ingrese al menú principal de Word, y en editar el color de la fuente, aparece el menú para seleccionar más opciones de colores así:

© TotalCode Software 2007 – 2012

36


De Clic en Más colores, se despliega la ventana llamada Colores, o Colors en ingles, seleccione con el mouse el color que desea, luego de Clic en la pestaña superior marcada con el símbolo # y podrá encontrar el código que debe ingresar en la casilla. Nota: El código hexadecimal debe contener 6 caracteres y debe ser ingresado sin el símbolo #.

O con el valor de RGB que aparece al hacer el cambio de color personalizado, puede usar cualquier buscador en línea para definir el código hexadecimal que usted desea.

Productos:   Listar  los  productos  de  las  subcategorías:   Muestra por categoría todos los productos que se encuentran en cada subcategoría cuando selecciona ésta opción. Ver  Carrito  Envío  Calculado:   Muestra la opción del costo del envío, según el peso y el Zip code o la ciudad a la que debe llegar la mercancía. El valor se puede ajustar en la configuración de envíos. Ver  Carrito  Fecha  Envío:   Cuando en su tienda web se observa el carro de compras, si habilita ésta opción mostrará la fecha de entrega de la compra. Cantidad  de  Productos  por  Página:   Define cuántos productos se muestran por página en las listas de productos de la tienda web. © TotalCode Software 2007 – 2012

37


Mostrar  Disponibilidad  de  Productos:   Si se habilita ésta opción muestra en cada producto su disponibilidad, mostrando un mensaje de agotado si no hay existencias o en inventario si esta disponible el producto según sea el caso. Mostrar  productos  agotados:   Muestra los productos aunque no se encuentran en el stock Vender  Productos  Agotados:   Cuando ésta opción esta habilitada permite vender productos aunque no estén en stock.(Revisar regla de stock) Un  SKU  por  Orden:   Si marca ésta opción hará que solo se pueda crear una orden por producto, es utilizado cuando en una lista de productos, no todos son enviados al mismo lugar, es preferible por producto crear una sola orden de venta.

Precios  y  Tarjetas  de  Regalo:   Códigos  Descuento:   Al finalizar la compra en la tienda web, si habilita ésta opción, le permitirá al cliente digitar en una casilla un código de descuento dado por su empresa, de lo contrario no se muestra ésta opción. Opción  Tarjeta  de  Regalo:   Al seleccionar ésta opción usted muestra en su tienda web la posibilidad de comprar una tarjeta de regalo física, de lo contrario no aparece en el formulario de compra de productos. Longitud  Max  Texto  Regalo:   Defina la cantidad de caracteres que puede escribir su cliente en la tarjeta de regalo, la longitud máxima es de 2.000 caracteres. Ésta opción solo es valida si la opción de regalo esta activa. Mostrar  los  precios  con  los  impuestos:   Si desea mostrar los precios con impuestos en la web, habilite esta casilla y verifique en la configuración de Facturación en la sección Impuesto y Descuento, que en Aplicar Impuesto de Venta se encuentre seleccionada © TotalCode Software 2007 – 2012 38


cualquier opción diferente a “Por Estado”, para que los precios se muestren con impuestos en la Tienda Web. Mostrar  Productos  sin  Precio:   Si desea habilitar esta casilla, se mostraran en su página web los productos sin precio pero tenga en cuenta que pueden ser vendidos sin precio. Lista  Precios:   Seleccione la lista de precios que se desea mostrar en la pagina web.

Despacho:   Escoger  Tipo  Destino:   Si habilita ésta opción usted mostrará en su tienda web, el mensaje para que indique lugar a donde llegarán sus compras, que puede ser residencial o de negocio. Tipo  de  Destinatario  por  Defecto:   Indique cual es el destinatario que más usa su empresa, puede ser de tipo residencial o negocio, para que aparezca por defecto en el formulario de información del cliente, cuando la opción de mostrar este activa. Permitir  Recoger:     Esta opción da autorización para que el cliente, si lo desea, pueda ir a mi tienda y recoger la mercancía comprada en la tienda web. Bodega  Num:     Seleccione la Bodega desde donde se enviarán las ordenes de venta al cliente. Permitir  al  Cliente  Seleccionar  Transportadora:   Cuando el cliente esta haciendo la solicitud de un producto, si habilita esta casilla le permitirá seleccionar de la lista predeterminada del sistema, la transportadora que le entregará su compra. No  Hay  Envíos  en  Fin  de  Semana:   Si   activa   ésta   casilla   indicará   que   no   se   harán   envíos   de   mercancía   ni   el   sábado   ni   domingo,   los   días   festivos   si   se   pueden   hacer   ventas.   Tenga   en   cuenta   que   al   activar   ésta   casilla   tiene   prelación   y   los   clientes   si   esta   habilitada   la   casilla   de   escoger   fecha   de  envío,  no  podrán  escoger  los  días  de  fin  de  semana.   © TotalCode Software 2007 – 2012

39


Escoger  Fecha  Envío:   Al seleccionar Escoger Fecha de Envío, mostrará una casilla en la que aparece el calendario y le permitirá a su cliente escoger la fecha en la que desea que sea enviada la compra, de lo contrario oculta la opción. No olvide que si se encuentra habilitada la opción de No hay envíos en Fin de semana, su cliente no podrá seleccionar ni los sábados ni los domingos. Entregar  Antes  de  (dias):   Cuando el cliente no elige la fecha de entrega, usted puede dejar por defecto la cantidad máxima de días en la que se debe entregar la compra hecha por el cliente.

Tamaños  de  las  Imágenes  de  Productos:   Cada vez que se carga una imagen en el sistema se crean tres tipos de imágenes para la visualización de la tienda web, las cuales quedaran definidas por los tamaños en pixeles que se pueden modificar en los campos que se observan en ésta sección.

3. Administrar Usuarios En éste menú de Configuraciones usted podrá establecer el tipo de servicios que le dará a cada usuario del sistema así como crear usuarios y borrarlos, para tener control total sobre el sistema.

© TotalCode Software 2007 – 2012

40


Como se observa en la imagen anterior, al ingresar a éste menú, usted podrá observar los usuarios que se encuentran activos, usuarios que usted ha eliminado, representantes de ventas activos y Representantes de ventas Eliminados del sistema con lo cual usted administrará fácilmente a todos y cada uno de los usuarios del sistema. La diferencia entre crear un usuario como representante de ventas activo y un usuario activo es que el primero solo tiene premiso para crear ordenes y visualizar las ordenes de venta de los clientes que tenga a cargo ese usuario específicamente, mientras que los segundos usted podrá configurarlos con los permisos que desee y tendrán acceso a toda la aplicación.

Usuarios Activos: Usted observará dos tipos de botones en ésta sección con los cuales puede Borrar o Crear un nuevo usuario y configurar de la siguiente manera: 1. Borrar: Para borrar de clic sobre la casilla de chequeo, en la primera columna de cada usuario y puede seleccionar uno o la cantidad de usuarios que usted dese dejar inactivos. 2. Crear   Nuevo   Usuario: De clic en el Botón Nuevo Usuario y aparecerá el siguiente formulario.

© TotalCode Software 2007 – 2012

41


Usted debe ingresar el Nombre Completo de quien será responsable del usuario que se ésta creando, usted puede incluir espacios y tildes, pero evite escribir símbolos como &@. En el campo de Usuario usted puede crear un nombre de usuario con números y caracteres de la A a la Z exceptuando la ñ, pueden ser escritos en mayúscula o minúscula, las palabras pueden ser separadas por punto, guion o raya al piso. Evite tildes, espacios, símbolos adicionales y nombres repetidos, tenga en cuenta que el usuario después de ser ingresado se validará para evitar nombres repetidos y crear exitosamente su usuario. La contraseña para cada usuario debe ser privada para evitar suplantaciones y tener mayor seguridad en el sistema, mínimo debe contener 6 caracteres y pueden ser de cualquier tipo, se recomienda utilizar diferentes símbolos números y letras, debe digitar de nuevo su clave para confirmarla. Si ya creó el usuario y desea cambiar la contraseña solo debe dar clic en el link configurar del usuario que desea editar y deberá escribir su nueva contraseña en los dos campos asignados para tal fin. El correo electrónico es indispensable para crear el usuario, permitirá visualizarlo en el directorio de usuarios y para que el sistema lo pueda contactar cuando sea necesario. © TotalCode Software 2007 – 2012 42


Especifique el teléfono, el departamento de la empresa al cual pertenece y el nombre del cargo que ocupa ese usuario, defina el idioma en el que ese usuario utilizará toda la aplicación y especifique la bodega que por defecto desea que le aparezca a ese usuario. Finalmente decida si quiere mantener activo el registro creado o si por el momento lo desea inhabilitar mientras le crea todos los permisos correspondientes. De clic en el botón Agregar Nuevo Usuario y verifique que aparezca correctamente en la lista de Usuarios Activos o en la lista de Usuarios Eliminados según sea el caso. 3. Configurar: Para editar el perfil y los permisos de cualquier usuario del sistema usted debe entrar en el link subrayado en la ultima columna de cada usuario llamado Configurar.

Se observará la imagen que aparece arriba y tendrá abierta la pestaña llamada Permisos, se encuentran clasificados los permisos de acuerdo al menú principal. Lea atentamente cada etiqueta y habilite la casilla de chequeo si desea dar permisos a ese usuario para realizar las tareas que se especifican en cada menú, de lo contrario déjela desactivada. Recuerde que si ya ha creado los permisos para algún otro usuario los podrá copiar dando clic en el menú desplegable Copiar Permisos de, seleccionando alguno de los usuarios ya creados, así se encuentren activos o no.

Ordenes de Venta: © TotalCode Software 2007 – 2012

43


Actualizar el embarque BLs: Ajustar Precios de los Productos: Habilite esta opción si desea que el usuario pueda cambiar los precios de los productos en la creación o edición de las ordenes de venta. Asignar / Reasignar: Habilite la opción si quiere que el usuario pueda asignar los productos para cada orden de venta y/o reasignarlos entre ordenes de venta ya creadas, es decir, tomar los productos asignados a una orden y reasignarlos a otra orden. Permitir cerrar caja en el POS: Si ésta habilitado autoriza a los usuarios para la administración de la caja, podrán hacer el cierre de ésta, realizar arqueos, ingresar los datos que aparecen físicamente, verificar si, el monto esperado corresponde con el balance real, hacer retiros y depósitos a la caja. Independientemente de la cantidad de cajas que usted maneje en el POS, cuando da clic en cerrar caja, no debe estar creando ninguna orden de venta en los puntos de venta. Autorizar Ordenes de Venta: Si selecciona la casilla, permite autorizar ordenes de venta por valores de crédito superiores al máximo establecido para cada cliente. Empaque automático de Ordenes de venta: Habilita ésta opción para los usuarios que pueden generar un empaque. Cancelar los Pick Tickets: Permisos para cancelar los pick Tickets determine los usuarios que pueden cancelar las listas de recolección de mercancía para ser enviada al cliente. Cancelar artículos abiertos: Cancelar los artículos que han sido abiertos en una orden de venta para ser usados en otra orden. Cancelar artículos liberados: Cuando se libera un articulo para sacarlo de la bodega deben existir usuarios que puedan autorizar la cancelación de la liberación del artículo que se encontraba en la bodega, para mantener el control sobre los productos que se encuentran en la Bodega. Cancelar Embarques BLs: © TotalCode Software 2007 – 2012

44


Para cancelar todo el embarque debe tener una autorización de personas que se encarguen de éste tipo de envíos. Cancelar artículos de embarque: Cancela solo algunos artículos que se encuentran en el listado de embarque. Cerrar Embarques: Existen usuarios que deben estar encargados de completar y cerrar un embarque cuando sea necesario. Crear Ordenes de envío Directas: Cuando se necesita hacer un envío directo desde su proveedor hasta su cliente final es importante que haya un control especifico y solo ciertas personas estén autorizadas para crearlas. Crear/Editar descuentos: Habilite esta casilla si el usuario puede crear o editar los descuentos que se hagan en todo el sistema. EDI Notificación de la Orden: Tendrá permiso quienes estén autorizados podrán recibir las notificaciones de la transmisión por EDI. Ingresar Ordenes de Venta: Solo las personas con este tipo de autorización podrán crear ordenes de venta en ERP. Ingresar Ordenes de Venta (POS): Solo a las personas encargadas de los puntos de venta se les permitirá crear este tipo de ordenes. Empacar Pick Tickets: Registrar los productos que se deben empacar según el pickticket Imprimir los Pick Tickets: Recuperar los artículos cancelados: Permite recuperar al inventario los artículos de ordenes que han sido canceladas. Liberar Ordenes de Venta: Al habilitar ésta casilla le permite al usuario sacar de la bodega los productos de una orden de venta. Contabilidad: © TotalCode Software 2007 – 2012

45


Agregar/Editar/Borrar Contra cargos del cliente: Cuando habilita ésta opción el cliente puede ingresar y editar todos los campos disponibles en la sección de contra cargos. Agregar/Editar/Borrar Facturas de Clientes Agregar/Editar/Borrar Pagos del cliente Agregar/Editar/Borrar abonos al crédito del cliente Agregar/Editar/Borrar Pagos salientes del cliente Agregar/Editar/Borrar devoluciones del proveedor Agregar/Editar/Borrar Facturas del proveedor Agregar/Editar/Borrar Pagos al proveedor Crear Facturas en consignación Exportar todos los datos Exportar a QuickBooks Ver datos Financieros Ordenes de Compra: Cancelar Ordenes de Compra Crear Ordenes de Compra Marcar POS como enviadas Recibir Ordenes de Compra Recuperar Artículos Cancelados Actualizar Ordenes de Compra

Productos: En ésta sección usted podrá asignar al administrador de los productos del inventario en las bodegas y editar sus especificaciones. Agregar/Editar/Borrar Productos Ajustar el inventario/ Costos Ajustar Precios Mover contenido de los Bins Devoluciones: Solamente los usuarios autorizados podrán recibir devoluciones y editarlas según sea el caso. Crear una devolución Editar devoluciones © TotalCode Software 2007 – 2012

46


Sobre escribir el limite de devoluciones: (puede redefinir los precios de las devoluciones) Clientes: Agregar/Editar/Borrar Clientes: Administre quienes pueden manipular las bases de datos, cambiando datos importantes, borrando y actualizando todos los datos de sus clientes. Agregar/Editar/Borrar Códigos de descuento: Los códigos de descuento que se pueden aplicar en las ordenes de venta serán modificadas por un usuario especifico.

© TotalCode Software 2007 – 2012

47


Configuraciones: Permita modificar estas opciones a los usuarios que se encuentren administrando el sistema ya que la mayoría de las configuraciones que se encuentran por defecto en el ERP se modifican en éste lugar. Agregar/Editar/Borrar Bodegas: Administración de Bodegas. Configuraciones del sistema: Configuración del sistema. Proveedores: Autorice a los usuarios que desea transportadoras y los Proveedores.

que

puedan

administrar

las

Agregar/Editar/Borrar Transportadoras Agregar/Editar/Borrar Proveedores

Usuarios: Habilite a los usuarios que pueden administrar a todos los usuarios y representantes de ventas respectivamente. Agregar/Editar/Borrar Representantes de ventas Agregar/Editar/Borrar Usuarios

Nota: Tenga en cuenta que siempre debe quedar algún usuario con permisos para editar a los usuarios y poder hacer modificaciones en el sistema.

Usuarios Eliminados: En ésta sección se pueden visualizar todos los usuarios que han sido eliminados, modificarles su configuración y si es le caso se pueden volver a activar, habilitando la casilla que se encuentra en la primera columna del usuario eliminado, e incluso desde éste menú usted puede ingresar un nuevo usuario de la misma forma como se realizó en el menú anterior. © TotalCode Software 2007 – 2012

48


Representantes Activos: Al dar clic en éste menú se observa la lista de representantes de ventas activos, el nombre, el teléfono, correo Electrónico e Idioma. Se pueden crear nuevos representantes de ventas y editar solo la información de registro inicial. Los permisos no se pueden modificar porque están preestablecidos de tal manera que el representante de ventas solo vea a los clientes que tiene asignados y pueda crear ordenes de venta.

Al dar clic en nuevo representante de venta, aparece el siguiente formulario:

© TotalCode Software 2007 – 2012

49


Tenga en cuenta que el formulario se debe llenar de la misma manera como se realiza en la creación de usuarios activos y le único espacio adicional que debe llenar es del porcentaje por defecto que puede ganar el representante de ventas por venta.

Representantes Eliminados:

En ésta sección se pueden visualizar todos los representantes de ventas que han sido eliminados, modificarles su perfil y activarlos, habilitando la casilla que se encuentra en la primera columna del usuario eliminado, e incluso desde éste menú usted puede ingresar un nuevo usuario dando clic sobre el botón Nuevo Rep. Ventas y completando el formulario. © TotalCode Software 2007 – 2012

50


4. Administrar Bodegas: En la administración de bodegas usted puede visualizar las diferentes bodegas que se tiene disponibles, su abreviatura le servirá para su fácil identificación en las listas de todo el sistema.

Adicionalmente usted puede definir si la bodega se encuentra congelada, es decir, si se está haciendo inventario y no puede ni entrar ni salir nada de la ella y especificar si en esa bodega se pueden utilizar puntos de venta o no. Se pueden editar las bodegas para cambiar las especificaciones dando clic sobre cualquiera de los links que se observan en el listado. Así mismo se pueden organizar las bodegas por ciudad, país, Estado, Nombre, código postal e incluso por el usuario que se encuentra encargado de la bodega, dando un clic sobre el título de la columna sobre la cual se desea organizar el listado. Para poder crear una nueva bodega basta con dar clic en el botón nuevo que se encuentra en la parte superior derecha y completar el formulario que allí aparece.

© TotalCode Software 2007 – 2012

51


Ingrese los datos completos como desea que aparezca el nombre de la bodega en todo el sistema. Indique la abreviatura con la que desea que sea conocida su bodega cuando se visualice en los diferentes listados de ordenes de compra y de venta. En Nombre de la dirección Indique la dirección de la Bodega, especificando el sector al que pertenece. Ejemplo: Santa Paula En Dirección línea 1 indique la dirección bien sea calle, carrera, transversal o avenida, y el numero. Ejemplo: Cr15 Nº104-30 edificio Cosmo104 En Dirección línea 2 indique exactamente el piso, el interior, la oficina y todos los datos que hagan falta para determinar la locación especifica. Ejemplo: Oficina 412 Indique la ciudad en la que se encuentra la bodega, el departamento, el código postal y el País. Indique si la Bodega se encuentra congelada y no se pueden hacer ni envíos ni recepción de mercancía. Seleccione si, si en la bodega se pueden hacer ventas de tipo POS (Point of sale) Punto de venta. © TotalCode Software 2007 – 2012 52


Indique el nombre del usuario que se encuentra encargado de la Bodega que se esta creando, si no se encuentra en el listado puede ser que el usuario no esta activo o no se ha creado por lo que debe remitirse al administrador de usuarios y verificar si el usuario ya se encuentra en el sistema o no. De Clic en el botón guardar cambios y recuerde que los campos Nombre, Abreviación, Sector, Dirección línea 1 y la ciudad son requeridos para poder crear la nueva Bodega, de lo contrario no podrá finalizar exitosamente la creación de la Bodega.

© TotalCode Software 2007 – 2012

53


5. Alarmas EDI Las Alarmas EDI (Intercambio Electrónico de datos), EDI las genera y el sistema hace una recepción de éstos datos para mostrarlos organizadamente según los parámetros que usted conozca para hacer la búsqueda, por ejemplo las fechas en las que usted desea buscar alarmas detectadas por fallos en la transmisión, las alarmas que se hayan solucionado satisfactoriamente o que han terminado, el tipo de EDI que se esta usando, por el cliente con el que tengo relación EDI e incluso por el nombre del archivo especifico que se envió.

6. Notificaciones EDI Indique los usuarios de la aplicación ERP que están habilitados para recibir notificaciones sobre las transacciones EDI hechas.

  Para más información sobre las cuentas EDI contáctenos y lo guiaremos en el proceso de Creación de cuentas EDI y a enlazar sus proveedores y clientes con el sistema ERP. © TotalCode Software 2007 – 2012

54


© TotalCode Software 2007 – 2012

55


Configuraciones