Introducción ERP by Karina Garcia

ERP PLANECIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

KEEP IT SIMPLE, MAKE IT POWERFUL.

INTRODUCION TotalCode Enterprise Resource Planning (ERP) integra la automatización de las funciones de la mayoría de los negocios, en un solo sistema diseñado para ayudar a su empresa a optimizar sus procesos y evitar el reingreso constante de los datos en múltiples sistemas.

GESTIÓN DE INVENTARIO ERP TotalCode hace una gestión eficaz de su inventario para reducir costos y maximizar los beneficios. Ofrece también el estado detallado del inventario y la información sobre valoración en cualquier momento, junto con un control sencillo, de recepción de gran alcance y circulación de mercancías dentro o entre almacenes. Todas las operaciones se pueden realizar de forma rápida y precisa utilizando códigos de barras o Identificador de Radio Frecuencia (RFID).

DISTRIBUCIÓN Y GESTIÓN DE PEDIDOS Posee avanzadas capacidades de gestión de pedidos y de cumplimiento, mejora en gran medida la eficiencia, ya que permite comprobar la disponibilidad del producto cuando se acepta un pedido de un cliente, la asignación manual y automática de productos a ciertos pedidos, la liberación de los pedidos de selección y embalaje, y la creación automática de etiquetas de envío las etiquetas (UPS, FedEx, USPS), UCC-128 (GS1-128), listas de empaque y / o cuentas de embarque.

FACTURACIÓN / CONTABILIDAD ERP TotalCode puede crear automáticamente las facturas de sus clientes tal y como son enviados los pedidos. Las facturas pueden ser consolidadas por la orden, por O.C. (Orden de Compra) cliente, o cuenta de embarque. Si una orden se debe pagar con tarjeta de crédito, ERP TotalCode perfectamente procesará la transacción de tarjeta de crédito sin necesidad de acceder a un terminal o una aplicación de terceros. Cuentas por pagar de pista, las cuentas por cobrar, las devoluciones de cargos, créditos, devoluciones, y la exportación a los principales paquetes de contabilidad, si lo desea.

ADMINISTRANDO LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (CRM - Customer Relationship Management) Acceda a los datos críticos del cliente y la información está disponible en tiempo real en cualquier lugar y desde cualquier conexión a Internet. TotalCode ERP ofrece a su equipo de ventas las herramientas para construir y mantener relaciones rentables a largo plazo. Revisión de los cables, propuestas, pedidos en curso, historial de pedidos, historial de facturación, historial de contacto, los contactos programados, saldo de cuenta y todos los datos relacionados con el cliente de un vistazo.

COMERCIO ELECTRÓNICO Integra un almacén basado en web con las operaciones de su empresa. Sus clientes tendrán la capacidad de posicionar y hacer seguimiento de pedidos 24/7, sus empleados serán más productivos, debido a la reducción de las tareas repetitivas y mejora la precisión de los pedidos. Todos los pedidos de la tienda en la web al instante se mostrarán en el módulo de gestión para evitar la necesidad de ingresar nuevamente las órdenes. Puede determinar qué productos deben incluirse en la tienda web y el sistema se encargará de procesar tarjetas de crédito y / o pagos de PayPal.

EDI - INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS TotalCode ERP está totalmente integrado, y la solución EDI automatizado lo hace tan perfecto que incluso podría olvidarse de EDI por completo. Las ordenes de compra del cliente, aparecerán en el sistema de gestión de pedidos tan pronto como se reciban, las facturas y avisos de envíos avanzados son transmitidos tan pronto como la mercancía se envía, y si se desea, los usuarios seleccionados serán notificados vía e-mail cuando un tipo específico de transmisión se envía o es recibida. TotalCode ERP, incluso le puede ahorrar dinero mediante la conexión directa con sus socios comerciales con AS2 (evitando cargos VAN - es compatible con socios comerciales).

NEGOCIOS INTELIGENTES / FUNCIONAMIENTO Los ejecutivos de la empresa y los administradores que requieren acceso en tiempo real de los negocios e indicadores de rendimiento clave, lo encontrarán en ERP TotalCode, con el beneficio adicional de tener acceso a

esta información desde cualquier lugar con conexión a Internet (incluso desde dispositivos habilitados para Internet inalámbrica y los teléfonos celulares). Las capacidades del sistema de información (incluida la información gráfica), y los algoritmos de previsión proporcionará de un solo vistazo una panorama general del rendimiento del negocio. Usted puede solicitar el software completo o sólo una parte que de solución a las necesidades de su empresa por lo que éste manual le ayudará a resolver todas sus preguntas y obtener un mejor rendimiento dentro de cada producto, ya que le guiará por la configuración y manejo de todo el software. Si usted está interesado en un contenido especifico por favor consulte nuestra tabla de contenido y haga clic en el servicio que usted necesita. Adicionalmente podrá tener toda la información disponible en los videos que encontrará por cada enlace, para una mayor comprensión de las instrucciones dadas en este manual.

REQUERIMIENTOS BÁSICOS DE HARDWARE: Computador o Dispositivo Móvil con navegador de internet ( Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera,(Todas las versiones), Internet Explorer 7.0 en adelante). ü Conexión a Internet ü Para puntos de venta (POS) puede usar una Pistola lectora de código de barras (Con emulación de teclado) ü

INSTRUCCIONES INICIALES Bienvenido al sistema TotalCode Enterprise Resoursing Planning (ERP), para acceder al sistema usted recibirá un correo electrónico indicándole, la página en la cual usted podrá abrir el sistema, enlace señalado en verde; el usuario y la contraseña, indicados en rojo; un enlace que le permitirá visualizar su tienda web creada automáticamente al momento de adquirir su sistema, marcada con el recuadro morado como se muestra a continuación:

Al ingresar al primer link usted puede digitar los datos de usuario y contraseña señalados anteriormente en rojo, en los campos disponibles para éste fin, como se muestra en la siguiente imagen.

Recuerde : El sistema funciona en cualquier dispositivo electrónico fijo o móvil que cuente con conexión a internet y un explorador ( Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera, Internet Explorer 7.0 en adelante, entre otros).

En la parte inferior izquierda encontrará el menú para cambiar el idioma a Español o Ingles según usted lo prefiera. Adicionalmente en el link de Ayuda usted encontrará los tutoriales del sistema.

Olvidó su contraseña? Si olvidó su contraseña remítase al enlace de ayuda y digite el correo electrónico que tiene registrado en el sistema y automáticamente recibirá la contraseña perdida y podrá modificarla en el menú Configuración en el submenú actualizar mi perfil.

Si no recuerda el correo electrónico que se encuentra registrado en el sistema comuníquese con el administrador general del sistema en su empresa para restaurar la clave.

Luego de ingresar con su usuario y contraseña aparecerá la pagina principal que le permitirá observar el detalle de todo el sistema, con cada uno de los links a los que puede acceder si usted es el administrador del ERP.

El sistema se encuentra dividido en 8 menús especializados en las áreas principales de su negocio como son las Ventas, Clientes, Compras, Proveedores, Productos, Contabilidad, Desempeño y Configuración. En cualquier momento usted puede acceder a este menú, dando clic sobre los botones que aparecen en la parte superior del sistema o incluso dando clic sobre título de la aplicación.

Ventas: En el menú de Ventas usted puede crear las ordenes de venta tanto en el ERP como en el POS (Point of sale) Punto de venta, verificar las ordenes de venta que se encuentran abiertas, liberadas, empacadas y enviadas así como verificar los BOL (Bill Of Lading), es decir, el listado de embarques que se han realizado en fechas especificas, hacer seguimiento a los productos que han sido solicitados en las diferentes ordenes, crear devoluciones y reintegros al inventario. En esta sección usted puede administrar todas las ordenes de venta para cualquier cliente, usando cualquiera de sus productos, e incluso utilizando lectores de códigos de Barra, para mayor eficiencia pensando en todas las posibilidades que tiene su negocio para expandirse o mejorar el rendimiento que ya tiene. La automatización de estos procedimientos le ahorran tiempo y dinero facilitando las transacciones comerciales que usted necesita.

Clientes: Con este sistema usted puede ingresar fácil y rápidamente la información de todos sus clientes, basta con ingresar los datos básicos, pero a medida que sus relaciones comerciales lo exijan usted puede ingresar toda la información necesaria para hacer envíos e incluso para manejar intercambio electrónico de datos (EDI). En este menú usted puede acceder al listado de todos sus clientes, descargarlo en un archivo de Excel o PDF, asignar descuentos para cada cliente, para productos específicos, y fechas determinadas, así como administrar las listas de regalos de su tienda web, y verificar los clientes que tienen mercancía en consignación.

Compras: Las compras hacen referencia a las solicitudes de mercancía que usted hace a sus proveedores. Se pueden ver todas las ordenes de compra que se han realizado, verificar en que estado se encuentra cada orden, hacer seguimiento a toda la línea de compra. Se puede confirmar si la solicitud de compra ha sido recibida por el proveedor, verificar si la orden ha sido enviada, conocer si ya se recibieron los productos, verificar a través de un listado cuales han sido los productos que se han pedido, cuando se han recibido los productos, si se ha confirmado el envío de la mercancía, detalles sobre envíos directos desde su proveedor hasta su cliente final, administrar alarmas visuales para alertar sobre productos que se están agotando, y productos que no se han recibido del proveedor.

Proveedores: Ingrese toda la información que necesite de sus proveedores, adminístrelos como lo desee, ingrese información sobre las transportadoras tanto para su tienda web como para ERP y POS, recuerde que el sistema puede utilizar los servicios de empresas transportadoras como UPS y FeDex que permiten enlazarse en línea y tener los costos de envío claros y actualizados al momento de generar las ordenes. Adicionalmente usted puede verificar los productos que se encuentran en consignación por parte de su proveedor y los que se han vendido y se encontraban en consignación.

Inventario: Administre sus productos utilizando categorías y subcategorías; productos Contenedores y variantes. En este menú usted puede crear y editar las categorías y productos que desee, en cada producto puede definir si es un servicio, una entrega electrónica o un producto tangible. También puede darle diferentes precios a un mismo producto creando listas de precios, para clientes mayoristas, minoristas, precios preferenciales para algún almacén, establecer los tipos de especificaciones que se pueden usar en cada producto, agrupar los productos, hacer transferencias de productos entre bodegas, visualizar varios reportes de nivel de inventario, las listas de precios, Costo del inventario, un historial de los ajustes que se han hecho al inventario y el contenido de cada ubicación en las bodegas (Bin Location). Finalmente usted podrá congelar las diferentes bodegas para hacer el inventario físico deteniendo cualquier transacción que se quiera hacer mientras se hace el inventario. Usted también podrá administrar los comentarios que se hagan sobre los productos en su tienda Web en el ultimo link que aparece en este menú.

Contabilidad: En este menú usted puede gestionar la facturación y reportes sobre el estado de las ventas y compras en el sistema. Por lo anterior existe en el sistema diferentes submenús que le permiten verificar los contracargos a Clientes, cuando los clientes crean un cargo a su empresa porque el producto no llega como fue solicitado y los contracargos a Proveedores porque la mercancía no llega a su empresa bajo las condiciones requeridas. Adicionalmente puede revisar los reportes de caja de los POS; las notas a crédito de clientes; los pagos salientes y entrantes tanto de clientes como de proveedores; el reporte de Impuesto de Ventas; el reporte de las ventas hechas con tarjetas de crédito y realizar las facturas para las ordenes que se encuentran en consignación.

Desempeño: El comportamiento de los productos en cuanto a los costos y la utilidad se pueden verificar en este menú. Se observa el margen de utilidad obtenido por producto y por cliente; la comisión por ventas y dependiendo los porcentajes asignados de cada producto para publicidad, regalías e impuestos usted podrá verificar las cuentas reales con las registradas en el sistema.

Configuraciones: En el menú de configuraciones cada usuario puede hacer las modificaciones de su perfil, cambiar la contraseña y editar la información registrada; establecer parámetros por defecto para que el diligenciamiento de los formularios sea rápido; establecer características del sistema en ordenes de venta, envíos, facturación, tipo de procesamiento de pago puede ser tarjeta de crédito, efectivo, pagos electrónicos, ordenes de compra; productos, relaciones de intercambio electrónico de datos (EDI) y definir los parámetros para configurar exitosamente la tienda web. Además usted puede administrar los usuarios del sistema, adjudicándole permisos para desarrollar determinadas tareas e incluso crear representantes de ventas, definiendo comisiones y clientes. Finalmente se pueden crear las bodegas que se utilizaran en el sistema y editar las existentes.

Búsqueda: Mientras navega por los diferentes links podrá hacer una Búsqueda sobre el sistema en cualquier momento. Dando clic en el menú de Búsqueda, en la ultima pestaña del menú superior o incluso en la parte inferior derecha de la ventana encontrará rápidamente la orden de venta, el cliente, las ordenes de compra a proveedores, el proveedor, las facturas, las ubicaciones de los productos en las diferentes Bodegas (Bins), las devoluciones y si es el caso, hacer búsquedas en el intercambio electrónico de datos (EDI).

A medida que usted va diligenciando la información requerida el sistema muestra automáticamente una lista de los valores relacionados a la búsqueda que esta realizando para que usted .

PASOS SUGERIDOS PARA COMENZAR A USAR EL SISTEMA 1. Ingrese al menú de configuración, configuración del sistema, y con ayuda del videotutorial y el manual ajuste todos los parámetros del ERP.

2. Cree todas las bodegas de su empresa a través del menú configuraciones, en Administrar Bodegas:

3. Cree los usuarios necesarios para gestionar todos los procesos de su empresa. Recuerde que cada nuevo usuario se empieza a cobrar a partir del primer ingreso al sistema con el usuario y contraseña nuevo.

Importe todos los productos simultáneamente desde un archivo de Excel o ingréselos uno a uno como se muestra en los video Tutoriales.

5. Cargue en el sistema la información de sus clientes o ingréselos uno a uno cuando va creando las ordenes de venta.

6. Cree su primera orden de venta ingresando al menú Ventas, de Clic sobre Crear orden de venta:

7. Verifique la administración de una orden de venta, ya que le permite seguir la línea de entrega de sus ordenes de venta, asignando los productos a la orden, liberándolos, empacándolos y enviándolos:

8. Cree códigos de descuento y establezca descuentos automáticos en cualquier lugar del sistema ingresando a la pestaña Clientes en el submenú descuentos:

9. Ingrese la información necesaria de sus proveedores para manejar compras y recepción de mercancía fácil y rápidamente:

10. Cree Ordenes de Compra a sus proveedores, seleccionando la pestaña de Compras en el submenú Crear Ordenes de Compra.

11. Verifique el estado de una orden de compra desde la solicitud a su proveedor, hasta la recepción de la mercancía en su empresa en los siguientes menús:

12. Ingrese al Punto de venta (POS) y conecte la pistola lectora de barras (emulador de teclado), apunte hacia el UPC de sus productos y automáticamente el sistema reconoce el producto y podrá crear sus ordenes de compra fácil y rápidamente.

De esta manera el usted puede conocer el sistema fácilmente y empezar a usarlo fácilmente.

Preguntas Frecuentes: ¿Qué significa TotalCode ERP? ERP (Enterprise Resource Planning), es la Planeación de recursos empresariales, la cual le permite administrar eficientemente todos sus recursos y en el caso de TotalCode ERP, siendo una aplicación basada en web, le permite mantener organizadas las operaciones de venta, compra, inventarios, facturación, envíos, administración de Bodegas, usuarios e incluso la creación de una tienda web para potencializar sus ventas, apoyar su crecimiento empresarial con el manejo de EDI (Intercambio electrónico de Datos) y generando Bill of Lading para enviar grandes ordenes de venta a sus clientes. ¿Qué módulos tiene el sistema? El sistema maneja principalmente módulos integrados de Ventas, Clientes, Proveedores, Inventario, Facturación, Contabilidad e incluso administración de tienda web. ¿Debo pagar por cada módulo por separado? No, usted tiene derecho a usar todo el sistema o solo una parte, dependiendo de sus necesidades, pero con el pago del usuario Administrativo se tiene acceso a todo el sistema. ¿Los Manuales y Video-Tutoriales tienen algún costo? No, los manuales y videos son gratuitos. Usted puede acceder a los manuales desde nuestra página web http://www.totalcodesoftware.co/support/ ¿Qué herramientas de IT necesito para usar el sistema? El sistema al ser basado en web solo requiere un dispositivo fijo (Computador) o móvil (Tablet y/o Smart phone) que cuente con un navegador web, tener acceso a internet y si se utilizan puntos de venta, una pistola lectora de códigos de barra(Con emulación de teclado). ¿Es necesario adquirir un servidor? No es necesario adquirir un servidor. ¿Es necesario comprar un dominio para que funcione la tienda web? No, al adquirir el sistema TotalCode ERP, automáticamente se crea la página web para que ingrese los productos y pueda hacer las ventas fácil y rápidamente en la web.

¿Es necesario solicitar la numeración a la DIAN para expedir las facturas? Si, Conforme con la Resolución Número 3878 de 28 de junio de 1.996, en su artículo 2.- Autorización de la numeración de las facturas. “Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la dependencia que haga su veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.” Se debe guardar una factura física al usar el sistema de Facturación por computador? Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan. ¿Se pueden cargar simultáneamente al sistema todos los productos que están en formato Excel? Si, mediante el uso del importador que aparece en el menú de Configuración, para mayor información consulte el manual. ¿El sistema maneja el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito? No, el sistema permite identificar el medio de pago en que se realizaron las transacciones, pero se debe procesar el pago a través de un Datafono o si es en la tienda web deberá hacerse por medios como PagosOnline o infoData. ¿Cómo regreso al menú principal? De un clic sobre el nombre principal de la aplicación y regresará al menú inicial desde cualquier parte del sistema. ¿Qué es un Producto contenedor? Es el producto que sin cambiar su esencia tiene diferentes variantes, por ejemplo, el producto contenedor será llamado Vela decorativa. Las variantes que son los productos que en este caso cambian solo de color serán: vela vela vela vela vela

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azul verde naranja rosada morada

¿Puedo hacer descuentos en los puntos de venta (POS)? Si, usted puede definir descuentos automáticos o manuales, crear un código de descuento y establecer su funcionamiento de manera automática o manual en el ERP, en el Pos y/o en la tienda web. Puedo convertir los reportes del sistema a PDF? Si, usted puede imprimir los reportes del sistema al dar clic sobre el botón que aparece en la parte superior derecha del reporte que desea descargar en formato PDF.

Puedo exportar la información almacenada en el sistema ERP a Excel? Si, usted puede exportar a Excel la información que ha ingresado al sistema con el botón que aparece en la parte superior derecha que ve en su pantalla, dando clic sobre el siguiente símbolo :

Puedo imprimir los Reportes del sistema ERP?

Si, usted puede imprimir los reportes del sistema al dar clic sobre el botón que aparece en la esquina superior derecha de la Página que usted desea imprimir.