EAS by Karina Garcia

INTRODUCION TotalCode Enterprise Application Suite (EAS) integra la automatización de las funciones de la mayoría de los negocios, en un solo sistema diseñado para ayudar a su empresa a optimizar sus procesos y evitar los datos de reingreso constantes en múltiples sistemas. GESTIÓN DE INVENTARIO EAS TotalCode hace una gestión eficaz de su inventario para reducir costos y maximizar los beneficios. Ofrece también el estado detallado del inventario y la información sobre valoración en cualquier momento, junto con un control sencillo, de recepción de gran alcance y circulación de mercancías dentro o entre almacenes. Todas las operaciones se pueden realizar de forma rápida y precisa utilizando códigos de barras o Identificador de Radio Frecuencia (RFID). DISTRIBUCIÓN Y GESTIÓN DE PEDIDOS Posee avanzadas capacidades de gestión de pedidos y de cumplimiento, mejora en gran medida la eficiencia, ya que permite comprobar la disponibilidad del producto cuando se acepta un pedido de un cliente, la asignación manual y automática de productos a ciertos pedidos, la liberación de los pedidos de selección y embalaje, y la creación automática de etiquetas de envío las etiquetas (UPS, FedEx, USPS), UCC-128 (GS1-128), listas de empaque y / o cuentas de embarque. FACTURACIÓN / CONTABILIDAD EAS TotalCode puede crear automáticamente las facturas de sus clientes tal y como son enviados los pedidos. Las facturas pueden ser consolidadas por la orden, por O.C. (Orden de Compra) cliente, o cuenta de embarque. Si una orden se debe pagar con tarjeta de crédito, EAS TotalCode perfectamente procesará la transacción de tarjeta de crédito sin necesidad de acceder a un terminal o una aplicación de terceros. Cuentas por pagar de pista, las cuentas por cobrar, las devoluciones de cargos, créditos, devoluciones, y la exportación a los principales paquetes de contabilidad, si lo desea. Administrando la Relación con el Cliente (CRM - Customer Relationship Management)

Acceda a los datos críticos del cliente y la información está disponible en tiempo real en cualquier lugar y desde cualquier conexión a Internet. TotalCode EAS ofrece a su equipo de ventas las herramientas para construir y mantener relaciones rentables a largo plazo. Revisión de los cables, propuestas, pedidos en curso, historial de pedidos, historial de facturación, historial de contacto, los contactos programados, saldo de cuenta y todos los datos relacionados con el cliente de un vistazo. COMERCIO ELECTRÓNICO Integra un almacén basado en web con las operaciones de su empresa. Sus clientes tendrán la capacidad de posicionar y hacer seguimiento de pedidos 24/7, sus empleados serán más productivos, debido a la reducción de las tareas repetitivas y mejora la precisión de los pedidos. Todos los pedidos de la tienda en la web al instante se mostrarán en el módulo de gestión para evitar la necesidad de ingresar nuevamente las órdenes. Puede determinar qué productos deben incluirse en la tienda web y el sistema se encargará de procesar tarjetas de crédito y / o pagos de PayPal. EDI - INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS TotalCode EAS está totalmente integrado, y la solución EDI automatizado lo hace tan perfecto que incluso podría olvidarse de EDI por completo. Las ordenes de compra del cliente, aparecerán en el sistema de gestión de pedidos tan pronto como se reciban, las facturas y avisos de envíos avanzados son transmitidos tan pronto como la mercancía se envía, y si se desea, los usuarios seleccionados serán notificados vía e-mail cuando un tipo específico de transmisión se envía o es recibida. TotalCode EAS, incluso le puede ahorrar dinero mediante la conexión directa con sus socios comerciales con AS2 (evitando cargos VAN - es compatible con socios comerciales).

NEGOCIOS INTELIGENTES / FUNCIONAMIENTO Los ejecutivos de la empresa y los administradores que requieren acceso en tiempo real de los negocios e indicadores de rendimiento clave, lo encontrarán en EAS TotalCode, con el beneficio adicional de tener acceso a esta información desde cualquier lugar con conexión a Internet (incluso desde dispositivos habilitados para Internet inalámbrica y los teléfonos celulares). Las capacidades del sistema de información (incluida la © TotalCode Software 2007 – 2012

información gráfica), y los algoritmos de previsión proporcionará de un solo vistazo una panorama general del rendimiento del negocio. Usted puede solicitar el software completo o sólo una parte que de solución a las necesidades de su empresa por lo que éste manual le ayudará a resolver todas sus preguntas y obtener un mejor rendimiento dentro de cada producto, ya que le guiará por la configuración y manejo de todo el software. Si usted está interesado en un contenido especifico por favor consulte nuestra tabla de contenido y haga clic en el servicio que usted necesita. Adicionalmente podrá tener toda la información disponible en los videos que encontrará por cada enlace, para una mayor comprensión de las instrucciones dadas en este manual.

INSTRUCCIONES INICIALES Bienvenido al sistema TotalCode Enterprise Application Suite (EAS), para ingresar al sistema usted debe escribir en la barra de direcciones de su explorador de internet favorito (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, entre otros), la dirección web indicada por TotalCode software, no olvide que para ingresar como administrador al final de la dirección debe aparecer …totacode-eas.com/admin/login , y para el ingreso de los representantes de ventas la dirección debe terminar en …totalcodeeas.com/reps/login y aparecerá la pantalla para ingresar su usuario y contraseña como se muestra en la siguiente imagen:

En la parte inferior izquierda encontrará el menú para cambiar el idioma a Español o Ingles según usted lo prefiera. Adicionalmente en el link de Ayuda usted encontrará los tutoriales del sistema, si usted requiere más información puede verificar en el índice de éste manual, el menú en el que se encuentra lo que usted necesita. Si olvidó su contraseña remítase al enlace de ayuda y digite el correo electrónico que tiene registrado en el sistema y automáticamente recibirá la contraseña perdida y podrá modificarla en el momento de ingresar.

Si no recuerda el correo electrónico que se encuentra registrado en el sistema comuníquese con el administrador general del sistema en su empresa y le restaurará la clave y podrá modificarla.

Luego de ingresar con su usuario y contraseña aparecerá la pagina principal que le permitirá observar el detalle de todo el sistema, con cada uno de los links a los que puede acceder si usted es el administrador del EAS.

Para un mejor uso del sistema configure todas las opciones que por defecto funcionaran por lo que se le recomienda dirigirse al menú de configuraciones. Mientras navega por los diferentes links podrá hacer una Búsqueda sobre el sistema en cualquier momento, dando clic en el menú de Búsqueda, en la ultima pestaña o incluso en la parte inferior derecha de la ventana para encontrar rápidamente lo que usted requiere.

Al dar clic sobre el link Búsqueda aparecerá un menú de opciones de Ordenes de Venta, Clientes, Ordenes de Compra, Proveedores, Productos, Facturas, Bins, Devoluciones, y EDI (Intercambio de Datos Electrónicos).

(Vea al final del documento en Búsqueda, instrucciones completas sobre ésta aplicación).

En la esquina superior derecha debajo de la barra de menú siempre encontrará tres iconos que le permitirán abrir los formularios en PDF, en Excel o incluso imprimirlos, como se observa a continuación.

En la parte inferior siempre encontrará un botón de Guardar, o crear orden para éste caso específicamente, resaltado aquí en azul, éste botón debe usarse siempre al finalizar el formulario porque solo así la información registrada en cada uno de los formularios quedará almacenada en el sistema.

Ingresar valores numéricos: Cuando ingrese valores numéricos al sistema, tenga en cuenta que solo se debe poner punto a las cifras decimales, o a las unidades de medida, en ningún caso ingrese un coma o un punto par definir miles o millones, el sistema hace el ajuste automático luego de ingresar el valor.